SECRETARIA EJECUTIVA DE LA INSTANCIA COORDINADORA DE LA MODERNIZACION DE SECTOR JUSTICIA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA CUA No.:44842

Transcripción

1 DE LA MODERNIZACION DE SECTOR JUSTICIA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA CUA No.:44842 SECRETARIA EJECUTIVA DE LA INSTANCIA COORDINADORA DE LA MODERNIZACION DE SECTOR JUSTICIA ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS Seguimiento a las recomendaciones de la Contraloria General de Cuentas, de hallazgos del año GUATEMALA, JULIO DE 2015

2 INDICE INTRODUCCION 1 OBJETIVOS 1 ALCANCE DE LA ACTIVIDAD 1 RESULTADOS DE LA ACTIVIDAD 1

3 INTRODUCCION Con base al informe final elaborado por la Auditora Gubernamental, como resultado de la Auditoría Financiera y Presupuestaria que incluyó evaluación de aspectos de cumplimiento de gestión, durante el período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2014, en la Secretaría Ejecutiva de la ICMSJ, y derivado del resultado, el Ente Fiscalizador determinó en Área Financiera Financiera, dos ( 2 ) hallazgos relacionado con el Cumplimiento de Leyes y Regulaciones Aplicables, denominados "Aprobación del contrato sin previa constitución de la fianza de cumplimiento" y "Presentación extemporánea de informes" y un hallazgo de Control Interno, denominado "cambios de firmas en instituciones bancarias, no realizado" Por lo tanto, para atender lo preceptuado en la norma 4.6 Seguimiento del cumplimiento de las Recomendaciones emanado de la Contraloría General de Cuentas y el desarrollo del Plan Anual de Auditoría ( PAA ), de la auditoría interna para el ejercicio fiscal año 2015, se consideró planificar la auditoría de Tipo Administrativa, con el objeto de darle seguimiento al cumplimiento de las recomendaciónes del del Ente Fiscalizado para establecer la situación de las mismas. OBJETIVOS La presente auditoría es revisar de forma objetiva e independiente, la documentación de soporte que permite demostrar el cumplimiento de las recomendaciones de la Contraloría General de Cuentas, plasmadas en este informe. ALCANCE DE LA ACTIVIDAD La verificación de la documentación de soporte, se hizo en un cien por ciento ( 100 % ), aplicando pruebas de cumplimiento y de esta manera determinar la situación de cumplimiento de cada una de las recomendaciones de la Contraloría General de Cuentas. RESULTADOS DE LA ACTIVIDAD Pág. 1

4 Nombre de la Entidad. Secretaría Ejecutiva Dirección de la Entidad 5ª. Avenida 8-44 zona 9, Ciudad de Guatemala. No. De Cuentadancia S1-21 Teléfono de la Entidad PBX-FAX Tipo de Auditoría Seguimiento a Recomendaciones de la Contraloría General de Cuentas, año 2014 Período auditado Nombramiento CUA Informe Financiero del año 2014 Auditor Gubernamental Interno Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2014 Presentado por la Auditora actuante de la C.G.C. Lic. Saúl Orozco Molina Auditora Gubernamental Licda. Nidia Liceth Pinto Ceron. No. 1 Condición y Recomendación Hallazgo de Control Interno TÍTULO Cambio de firmas en instituciones bancarias, no realizado CONDICIÓN: En el Programa 11 Apoyo al Sector Justicia, de la Secretaría Ejecutiva de la Instancia Coordinadora de la Modernización del Sector Justicia, por medio del Oficio No de fecha 15 de febrero de 2015 del Banco de Guatemala, se estableció que la cuenta de Depósitos Monetarios No reconoce como firmas registradas hasta el 19 de diciembre de 2014, las de Carlos Alberto Ruíz Prado y Juan Tum González, Secretario Ejecutivo y Coordinador F i n a n c i e r o, respectivamente, quienes laboraron para la Institución al 19 de mayo de 2014, evidenciando la falta de actualización de registros bancarios. RECOMENDACIÓN: El Secretario Ejecutivo, debe girar instrucciones al Jefe del Departamento Administrativo Financiero a efecto que cuando un funcionario que tiene firma registrada en cualquier cuenta bancaria y ya no labora en la Secretaria, se proceda en forma inmediata a dar a viso al banco. Cargo de los Responsables. Licenciado Jaime Roberto Monroy Rivas, Exjefe del Departamento Administrativo Financiero de la Secretaría Ejecutiva de la ICMSJ. SITUACIÓN Realizada Proceso No Cumplida COMENTARIOS. Con base a la confirmación del hallazgos de parte de la Contraloría General de Cuentas y en cumplimiento de la recomendación respectiva. El Licenciado Héctor Aníbal de León Polanco, Secretario Ejecutivo de la Pág. 2

5 X ICMSJ, a través del oficio SEICMSJ Of , de fecha 04 de junio del año 2015, le solicita a la Licenciada Ingrid Liliana Soto Ramírez, Coordinadora Financiera de la ICMSJ, a efecto que, se cumpla con la recomendación de la Contraloría General de Cuentas. Con fecha 13 de enero de 2015, a través del oficio SEICMSJ-OF-UDAF-TES , la Secretaría Ejecutiva de la Instancia Coordinadora de la Modernización del Sector Justicia, se le solicita a la Gerencia del Banco de Guatemala, registrar la firma del Licenciado Héctor Aníbal De León Polanco, cargo de Secretario Ejecutivo y cancelar la firma del Licenciado Jaime Roberto Monroy Rivas, cargo Jefe Departamento Administrativo Financiero, y con esto quedan actualizadas las firmas de la cuenta No de la Secretaría Ejecutiva de la ICMSJ. Con fecha 19 de mayo de 2015, a través del oficio SEICMSJ-AECID Of. 059/2015, la Coordinación Administrativa del Proyecto AECID/SEICMSJ; le solicita al Banco de Desarrollo Rural, S.A; la inclusión de firma: del Ingeniero Oscar Fernando Argueta Mayorga, Coordinador Técnico del Proyecto Reducción del número de muertes violentas de mujeres en 12 municipios del Departamento de Sololá y la eliminación de la firma del: Doctor Rolando López Morán, Sub-Secretario Ejecutivo de la SEICMSJ, y con esto quedan actualizadas las firmas de la cuenta No del Programa referido. Con fecha 5 de junio de 2015, a través del oficio SEICMSJ-AECID Of. 032/2015, el Licenciado Héctor Aníbal De León Polanco, Secretario Ejecutivo de la ICMSJ, le solicita al Banco de Desarrollo Rural, S.A; la eliminación de la firma del Doctor Rolando López Morán, en la cuenta: SEICMSJ-AECID-SUBVENCIÓN IX. No , debido al reciente nombramiento del Ing. Oscar Fernando Argueta Mayorga como Coordinador Técnico del Programa AECID-SEICMSJ. Con fecha 20 de mayo de 2015, a través del oficio sin número, el Licenciado Pág. 3

6 Elmer Arturo Ventura, Responsable Contable del Programa SEJUST, le solicita al Banco de Desarrollo Rural, S.A; el registro de la nueva firma siendo esta la del Doctor Rolando López Morán, para que sea incorporada a las cuentas siguientes: de SEJUST FONDOS UNIÓN EUROPEA P.P.D.M. número , SEJUST FONDOS NACIONALES P.P.D.M. número , SEJUST FONDOS UNIÓN EUROPEA P.P. 1 número , SEJUST FONDOS UNIÓN EUROPEA P.P. 2 número , esto en sustitución de la firma de la Licenciada Yolanda Auxiliadora Pérez Ruíz, para lo cual se adjuntaron formularios de actualización de firmas para las cuatro cuentas del Programa de Apoyo a la Seguridad y la Justicia en Guatemala-SEJUST- Con fecha 5 de junio de 2015, a través del oficio sin número, el Doctor Rolando López Morán, Administrador del Programa SEJUST, le solicita al Banco de Desarrollo Rural, S.A; el registro de la nueva firma, siendo esta la de la Licenciada Angela Maribel Gómez Sequén, para que sea incorporada a las cuentas siguientes: SEJUST FONDOS UNIÓN EUROPEA P.P.D.M. número , SEJUST FONDOS NACIONALES P.P.D.M. número , SEJUST FONDOS UNIÓN EUROPEA P.P. 1, número , SEJUST FONDOS UNIÓN EUROPEA P.P. 2. numero : esto en sustitución de la firma de Elmer Ventura para lo cual se adjunta formularios de actualización de firmas para las cuatro cuentas del Programa de Apoyo a la Seguridad y la Justicia en Guatemala-SEJUST. Con fecha 01 de julio de 2015, a través del oficio SEICMSJ-BID-Of y con fecha de recepción del banco el 06-07/2015, el Ingeniero Juan Carlos Linares Cruz, Coordinador de la Unidad Ejecutora, le solicita al Banco de Desarrollo Rural, S.A. que sea eliminada la firma del Doctor Rolando López Morán, Subsecrsetario Ejecutivo de la Secretaría Ejecutiva de la ICMSJ, de la cuenta No , a nombre de la Secretaría Ejecutiva de la ICMSJ Préstamo BID 1905/OC-GU. Con fecha 22 de junio de 2015, a través del oficio SEICMSJ-AECID OF , el Señor César Augusto Ispache Sac, Coordinador Administrativo Financiero de Subvenciones AECID, le informa a la Gerencia General del Banco de Guatemala, que varias cuentas abiertas en el Banco de Desarrollo Rural, S. A., fueron canceladas como se detalla a continuación: Pág. 4

7 CANCELACIÓN DE CUENTAS EN BANRURAL PROGRAMA-AECID-VARIAS SUBVENCIONES + FONDO ROTATIVO. NÚMERO DE CUENTA GIRO MENSUAL FECHA DE NOMBRE: AUTORIZADO. CANCELACIÓN SEICMSJ-AECID-SUBVENCIÓN VI Q 9,000, /01/2012 SEICMSJ-AECID-SUBVENCIÓN VII Q 10,000, /04/2013 SEICMSJ-AECID-SUBVENCIÓN VIII Q 8,652, /03/2014 SEICMSJ-AECID-FR-INTERNO-SUBV.IX Q 40, /06/2015 Después de evaluar la documentación descrita anteriormente, la auditoría interna determina que la recomendación del hallazgo denominado " Cambio de firmas en instituciones bancarias, no realizado", se cumplió por parte de la Secretaría Ejecutiva de la ICMSJ, y de los Programas vinculantes. Por lo tanto, se clasifica la recomendación en situación de REALIZADA. No. Condición y Recomendación Cargo de los Responsables. 1 Hallazgo Relacionado con el Cumplimiento de Leyes y Regulaciones Aplicables. TITULO Aprobación del contrato sin previa constitución de la fianza de cumplimiento CONDICIÓN En la Secretaría Ejecutiva de la Instancia Coordinadora de la Modernización del Sector Justicia, se emitió el contrato SEICMSJ/029/002/2014 por un monto de Q 210, bajo el renglón de gasto presupuestario 029 Otras Remuneraciones de Personal Temporal de fecha 02 de enero de 2014, fecha de aprobación, según resolución de aprobación d e c o n t r a t o s SEICMSJ/UDAG/002/2014 del 28 de enero de 2014, presentándose la fianza de cumplimiento en el mes de abril del año Licenciado Douglas Pineda Velásquez, Coordinador Administrativo SITUACIÓN Realizada Proceso N o Cumplida COMENTARIOS. RECOMENDACIÓN El Secretario Ejecutivo, debe girar instrucciones al Coordinador Administrativo, para que cumpla con la normativa legal correspondiente.. x Con base a la confirmación del hallazgos de parte de la Contraloría General de Cuentas y en cumplimiento de la recomendación respectiva. El Pág. 5

8 Licenciado Héctor Aníbal de León Polanco, Secretario Ejecutivo de la ICMSJ, a través del oficio SEICMSJ Of , de fecha 04 de junio del año 2015, le solicitó su colaboración al Licenciado Douglas Pineda Velásquez, Coordinador Administrativo de la ICMSJ, a efecto que, se cumpla con la recomendación de la Contraloría General de Cuentas. Se tuvieron a la vista los contratos administrativos de personal que labora en la Secretaría Ejecutiva de la ICMS, como el pesonal de los Centros de Administración de Justicia, que están ubicados en el Interiorde la República, y que cobran honorarios por servicios Profesionales o bien Técnicos, con cargo al renglón presupuestario 029; al respecto se pudo comprobar que dichos contratos, las fianzas de cumplimiento y las aprobaciónes, se elaboración entre las fechas que estipulan los artículos 26 del Reglamento y 65 de la Ley, del Acuerdo número del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, como se describe en detalle a continuación: Los contratos administrativos tienen fecha 05/01/2015, excepto uno que tiene fecha 02/03/2015, y que le corresponde al Señor Eduardo Alberto de la Rosa Félix. Las fianzas de cumplimiento tienen fecha del 04/02/2015 Las aprobaciones de parte del Despacho Superior, tienen fecha 04/02/2015 y 05/02/2015, respectivamente. Las copias de los contratos fueron enviados a la Contraloría General de Cuentas, el 10 de marzo de 2015, Y Las planillas de honorarios por servicios técnicos y Profesionales, tienen fecha 11 de febrero de 2015 Con base a la evaluación de la documentación antes descrita, la auditoría interna clasificó la recomendación de la Contraloría Geeral de Cuentas, en situación de REALIZADA. Pág. 6

9 2 No. Condición y Recomendación Hallazgo Relacionado con el Cumplimiento de Leyes y Regulaciones Aplicables. Cargo de los Responsables. SITUACIÓN Realizada Proceso No Cumplida COMENTARIOS. TITULO Presentación extemporánea de informes. CONDICIÓN Se verificó que las autoridades de la Secretaría Ejecutiva de la Instancia Coordinadora de la Modernización del Sector Justicia, trasladó a Crédito Público del Ministerio de Finanzas Públicas, los informes de avance físico y financiero de los programas y proyectos financiados con recursos externos ( préstamos ), con fecha 24 de febrero de 2014, el informe que corresponde al mes de enero y al 31 de diciembre de 2014 no había sido enviado el informe correspondiente al mes de noviembre de RECOMENDACIÓN El Secretario Ejecutivo, debe velar por el cumplimiento de las normas de la Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos para cada año, girando instrucciones a quien corresponda de acuerdo a la naturaleza de la norma. En el caso de préstamos, girar instrucciones al Coordinador de la Unidad Ejecutora que coordine el envío de los informes mensuales a la Dirección de Crédito Público. Licenciado Héctor Aníbal De León Polanco, Secretario Ejecutivo de la ICMSJ, así como el Ingeniero Juan Carlos Linares Cruz, Coordinador de la Unidad Ejecutora del Programa de Apoyo al Sector Justicia P e n a l - B I D 1905/OC-GU. x Con base a la confirmación del hallazgos de parte de la Contraloría General de Cuentas y en cumplimiento de la recomendación respectiva. El Licenciado Héctor Aníbal de León Polanco, Secretario Ejecutivo de la ICMSJ, a través del oficio SEICMSJ Of , de fecha 04 de junio del año 2015, le solicitó su colaboración al Ingeniero Juan Carlos Linares Cruz, a efecto que, se cumpla con la recomendación de la Contraloría General de Cuentas. La Coordinación de la Unidad Ejecutora del Programa Préstamo BID 1905/OC-GU, con sede en la Secretaría Ejecutiva de la Instancia Coordinadora de la Modernización del Sector Justicia, a presentado los Informes de Avance Físico Pág. 7

10 y Financiero, a la Dirección Crédito Público del Ministerio de Finanzas Públicas, dentro del tiempo estipulado en el Artículo 53 Bis. Informes sobre Utilización de Recursos Provenientes de la Cooperación Externa, Reembolsable y no Reembolsable. ( Adicionado por el artículo 33 del Decreto número del Congreso de la República ). En éste se hace hincapié en lo que concierne a los préstamos, respcto a la información de avance físico y financiéro que se debe de enviar a la Dirección de Crédito Público del Ministerio de Finanzas Públicas en forma mensual, durante los primeros diez ( 10 ) días hábiles de cada mes. A continuación se describe en detalle los informes enviados en los primeros cinco meses del año 2015, y que son: MES CRÉDITO PÚBLICO FECHA DE RECEPCIÓN Enero 06/02/2015 Febrero 05/03/2015 Marzo 08/04/2015 Abril 07/05/2015 Mayo 08/06/2015 Con base a la información evaluada por la auditoría interna, se confirma que la recomendación de la Contraloría General de Cuentas se cumplió de parte de la Coordinación del Programa Préstamo BID 1905/Oc-GU; por lo tanto, por ésta razón se clasifica en situación de REALIZADA. SAUL OROZCO MOLINA Auditor SAUL OROZCO MOLINA Director Pág. 8