Gestión documental con fotocopiadoras digitales

Transcripción

1 Connect to Sharp Version 2 Product Info Gestión documental con fotocopiadoras digitales Convierta su fotocopiadora digital en un dispositivo todoterreno para sus documentos: con DocuWare Connect to Sharp, haga que su fotocopiadora sea compatible con los archivadores de DocuWare. Mientras escanea, la herramienta archiva los documentos en el mismo proceso de trabajo y los guarda en el archivador central de documentos. Todos los usuarios autorizados pueden acceder a dichos documentos de inmediato. Pero todavía hay más: puede acceder a sus documentos archivados desde la fotocopiadora siempre para imprimirlos y llevárselos de la manera más rápida y práctica. Aplicación Selección rápida de la configuración para el archivado y la búsqueda La gestión documental con la fotocopiadora digital resulta sumamente sencilla: en el dispositivo, debe elegirse la aplicación DocuWare Connect to Sharp. En la página de inicio, solo tiene que buscar de forma intuitiva los símbolos de la configuración apropiada para sus proyectos, que dependerá de si desea guardar o buscar. Se puede acceder a las opciones de configuración de búsqueda y archivado sin tener que registrarse, o bien se pueden proteger por contraseña. Definición sencilla de palabras clave y palabras de búsqueda Para guardar en el archivador DocuWare un documento que se encuentra en la fotocopiadora digital es preciso indicar palabras clave. Ventajas Optimización de los procesos: integración perfecta de la fotocopiadora digital Sharp en el sistema de gestión documental Simplificación del trabajo: los documentos se archivan e indexan durante el escaneado Eficiencia: los documentos archivados se seleccionan e imprimen en el dispositivo multifunción Mejor flujo de información: los documentos están listos de inmediato para todas las personas autorizadas 1

2 Por el contrario, el sistema DocuWare requiere palabras de búsqueda para poder suministrar el documento buscado directamente a la fotocopiadora. Connect to Sharp facilita al máximo la introducción de las palabras y pone a disposición del usuario opciones personalizadas: una de ellas consiste en introducir las palabras en los campos de entrada de un diálogo. En este caso, se efectúa mediante un teclado virtual o bien a través de listas en las que se pueden seleccionar términos ya existentes. La otra posibilidad consiste en visualizar las palabras clave o de búsqueda de forma jerárquica, como en una estructura de carpetas. Para transferir la palabra, basta con seleccionar la carpeta correspondiente. Tenga en cuenta que el uso de un diálogo para introducir palabras o de una estructura de carpetas jerárquica dependerá de la configuración que haya seleccionado. Simplificación del trabajo Requisitos del sistema Requisitos de DocuWare Instalación de DocuWare 5.1c Con todas las ediciones aplicables de DocuWare Server: BUSINESS, PROFESSIONAL y ENTERPRISE Licencia de DocuWare Client Requisitos de Sharp Clave MX-AMX2 Fotocopiadora digital Sharp compatible Una vez seleccionadas las palabras clave relevantes para el archivado, escanee el documento. El documento digitalizado con las palabras clave asignadas se guarda en segundo plano en el archivador DocuWare. Todos los usuarios autorizados pueden acceder a él de inmediato. Si busca un determinado documento, tras definir las palabras de búsqueda aparecerá una lista de resultados con las entradas que coincidan con los criterios introducidos. Después de elegir el documento correspondiente, puede ver una vista preliminar o bien imprimirlo para poder llevárselo. Aún resulta más sencillo si se utiliza una configuración de búsqueda con una lista de tareas DocuWare, ya que se lleva a cabo una búsqueda predefinida automáticamente y en segundo plano. No es necesario especificar palabras de búsqueda completas. Una vez elegida la configuración en la página de inicio, el documento se selecciona fácilmente en las listas que aparecen en pantalla. Lo que marca la diferencia Si desea seguir realizando cambios en el documento MX-4112N escaneado, debe guardarlo primero en una bandeja del MX-5112N Web Client en lugar de en el archivador. Con una configuración protegida por contraseña, puede transferir un documento directamente a su bandeja personal. Si opta por una configuración en la que se proporciona el nombre de usuario pero no la contraseña, los procesos pueden optimizarse todavía más: un encargado puede utilizar, por ejemplo, el nombre de usuario de su responsable con el fin de guardar una carta en su bandeja web. Ejemplo de aplicación: mejora del flujo de trabajo Con DocuWare 5.1c: MX-260x / 310x MX-360x / 410x / 500x MX-C311 / C381 / C401 MX-B38x / B40x MX-M363 / M453 / M503 MX-M623 / M753 Modelos adicionales a partir de DocuWare 5.1c Service Pack 1: MX-M283N MX-2010U MX-2310U MX-2610N MX-3110N MX-3610N Connect to Sharp permitirá mejorar sus flujos de trabajo y realizar las tareas con mayor rapidez. Por ejemplo, puede aprovechar la posibilidad de que Connect to Sharp y DocuWare combinen listas de tareas. Un ejemplo de entre muchos: durante una reunión, recibe de su interlocutor un documento importante que desearía reenviar enseguida a su asistente para su tramitación. El problema es que el despacho de su asistente se encuentra en otra planta del edificio. Afortunadamente, tiene la fotocopiadora digital a mano. Escanea rápidamente el documento con una configuración de Connect-to-Sharp en cuyo diálogo de almacenamiento ya se asignan automáticamente las palabras clave Documentación de entraday Nuevo. En la pantalla solo debe indicar el nombre del encargado, en este caso, su asistente. Evidentemente, ella ya dispone de una lista de tareas donde puede ver todos los documentos guardados con las correspondientes palabras clave Documentación de entraday Nuevo, así como su propio nombre. Cuando regrese a su asiento en la reunión, su asistente ya dispondrá del escrito en su ordenador. 2

3 Diálogo de inicio de la fotocopiadora Seleccione de manera intuitiva en la pantalla una configuración de la fotocopiadora para guardar o buscar en los archivadores de DocuWare. 3

4 Archivado con campo de entrada para palabras clave La indexación de un documento puede efectuarse de dos maneras: puede transferir las entradas de un documento ya existente, o bien rellenar los campos uno a uno mediante el teclado virtual o las listas de selección. Búsqueda por jerarquía de palabras Las entradas de las palabras clave de documentos que ya están archivados se muestran de manera jerárquica como en una estructura de carpetas. Solo tiene que elegir una determinada carpeta y la palabra de búsqueda se transferirá a DocuWare. 4

5 Arquitectura Connect to Sharp se basa en la tecnología de DocuWare Web Client. El producto multifunción Sharp incluye un navegador web. Este se comunica mediante HTTP/HTTPS con el módulo DocuWare Connect to Sharp, una aplicación ASP.NET que funciona dentro de Microsoft IIS (Internet Information Services). Para comunicarse con el sistema DocuWare, Connect to Sharp utiliza una interfaz de programación de DocuWare. Los documentos escaneados se transfieren por FTP (File Transfer Protocol) del dispositivo Sharp a un servidor FTP. Una vez allí, se guardan en un directorio de dicho servidor. DocuWare accede a ese directorio del servidor FTP mediante el sistema de archivos, recoge allí los archivos escaneados y, mediante una interfaz de programación, archiva los documentos en el archivador DocuWare. Los datos de índice relativos a los documentos escaneados se transfieren de Connect to Sharp directamente a la interfaz. Integración de los dispositivos Sharp en DocuWare La integración del dispositivo Sharp en el sistema de gestión documental de DocuWare se efectúa mediante protocolos estándar e interfaces de DocuWare. 5

6 Configuración Por un coste mínimo, puede convertir Connect to Sharp en un gestor de documentos totalmente adaptado a sus procesos de trabajo y usuarios: Configuración de DocuWare: Cree una instancia web propia para el módulo adicional. En ella se define el usuario a través del cual se registra la aplicación en el sistema DocuWare. En la configuración del Web Client, se selecciona el módulo de administración para Connect to Sharp. Allí se establece que el dispositivo de Sharp utilice Connect to Sharp, además de definir las opciones de configuración de búsqueda y archivado con diferentes configuraciones de impresión y escaneado. En el módulo de administración, se establecen las diferentes autorizaciones de DocuWare, para poder adaptar Connect to Sharp a los correspondientes flujos de trabajo de la empresa. Configuración de Sharp: Registre la aplicación mediante el Web-Frontend como programa de aplicación externo. Para ello, indique la URL mediante la cual se accede a la interfaz de usuario en la pantalla del escáner. 6

7 Configuración del Web Client Cree de manera cómoda la configuración del Web Client para establecer las opciones de archivado y búsqueda en DocuWare. En los diferentes menús, establezca todos los parámetros pertinentes en las diferentes fichas. En el primer paso, determine, entre otros aspectos, si se trata de una configuración de archivado o de búsqueda, así como el archivo o la bandeja a los que se debe hacer referencia. Este documento también se puede encontrar aquí: For more information please visit our website at: 7