Enero de 2011

Transcripción

1 Enero de 2011

2 Introducción La Gestión Documental consiste en el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos. Un Sistema de Gestión Documental se define cómo el programa o un conjunto de programas utilizados para almacenar, organizar, consultar y administrar documentos electrónicos y/o imágenes digitales de documentos originalmente soportados en papel.

3 Beneficios Disminución de costos administrativos» Reducción de tiempo de localización de documentos.» Reducción en el uso del papel. Continuidad en los procesos» Un imprevisto con su archivo físico puede ser mitigado debido a que la información se encuentra almacenada de manera electrónica. Aumento en la productividad» Estandarización de procesos.» Disminución en tiempos de respuesta.» Uso de información para la toma de decisiones.

4 Acceso al Sistema Se inicia abriendo un Explorador de Internet. Una vez que se abre la página, se digita la dirección correspondiente al Sistema de Gestión Documental.

5 Acceso al Sistema Los usuarios del sistema son los usuarios creados para los funcionarios por el administrador del sistema de gestión documental asignado en la secretaría. Los datos de usuario y contraseña le serán enviados al usuario del sistema mediante un correo electrónico generado por el sistema una vez que hayan sido creados. Aparecerá la página de ingreso al sistema de gestión documental. En donde, se ingresa como usuario del sistema o administrador.

6 Estructura Opciones generales del sistema. Funcionalidades del sistema como: estructura de carpetas, ingreso y registro de documentos, administración, etc. Lista de documentos o contenido de acuerdo a la opción seleccionada. Para un manejo práctico y sencillo, la pantalla principal del sistema se encuentra dividida en 3 secciones principales.

7 Perfiles de Usuario a) Perfil Usuario Administrador Tiene acceso a todos los módulos y submódulos del sistema, su misión principal es la administración de usuarios, áreas, numeración de documentos, etc. a) Perfil Usuario Normal Puede realizar las tareas generales del sistema como: crear nuevos documentos, búsquedas, reportes, etc. a) Perfil Usuario del Archivo Le permite recibir los documentos externos e incluirlos en el sistema.

8 Uso del Sistema Nuevo documento En la parte izquierda de la pantalla se encuentra la opción de crear o ingresar nuevos documentos al Sistema, mismos que deben ser tramitados y enviados al personal de la institución.

9 Documentos Algunos de los campos incluidos en la creación de un nuevo documento: Tipo de documento Número de referencia Asunto Descripción de los Anexos Generar documento con datos de los destinatarios (título, nombre, cargo, institución) Generar documento con datos de los destinatarios (cargo, institución). Generar un documento con el nombre de la lista Cuerpo del Documento Utilizar Plantilla, permite generar documentos en hojas membretadas propias de cada área.

10 Documentos Recorrido Carpetas Anexos Nivel de Seguridad Vista previa del documento Una vez creado el documento nos enviará a una pantalla de confirmación que cuenta con opciones adicionales.

11 Nivel de Seguridad a) Público Todos los usuarios que pertenecen a la institución pueden ver el documento. a) Reservado Solo los usuarios destinatarios del documento pueden verlo. En la opción de nivel de seguridad dentro de la pestaña de Información General, se debe asignar el Nivel que tendrá el documento.

12 Anexos En los anexos podemos encontrar todos los archivos que han sido adjuntados con el documento.

13 Recorrido Muestra el flujo histórico del documento que se está tramitando. Son las distintas instancias por las cuales ha pasado el documento desde su creación.

14 Carpetas Esta opción permite incluir los documentos ingresados en las carpetas virtuales existentes y además muestra todos los documentos que pertenecen a estas carpetas.

15 Acciones con los Documentos Entre las acciones que el usuario puede aplicar a un documento están: Acción eliminar Permite eliminar un documento que se encuentra en elaboración. Acción editar Permite corregir o modificar la información de un documento que se encuentra en estado de elaboración.

16 Acciones con los Documentos Acción responder Permite enviar un documento de respuesta a los documentos que recibió el usuario. Acción reasignar Permite enviar un documento al usuario que debe realizar el trámite o enviar un documento en estado de edición a cualquier usuario para que sea corregido.

17 Acciones con los Documentos Acción informar Permite enviar una copia del documento. Los documentos informados son enviados inmediatamente a la carpeta llamada informados. Acción archivar Permite archivar documentos que se encuentran en estado de trámite o enviado. Los documentos archivados son enviados inmediatamente a la carpeta llamada archivados.

18 Acciones con los Documentos Acción firmar/enviar Permite firmar y enviar documentos que se encuentran en estado de edición o no enviado. Los documentos firmados y enviados correctamente son guardados en la carpeta de enviados. En caso contrario son almacenados en la carpeta llamada no enviados. Acción restaurar Permite restaurar documentos que han sido previamente eliminados por el usuario. Los documentos restaurados son enviados inmediatamente a la carpeta llamada en elaboración. Acción Comentar Permite anexar comentarios a documentos.

19 Bandeja de Documentos Las carpetas con las que cuenta el sistema de gestión documental son las siguientes: En elaboración Ahí se encuentran los documentos que están en estado de edición, para que sean revisados y corregidos. Eliminados Ahí se listan los documentos que se encontraban en estado de edición y que han sido eliminados No Enviados Ahí se listan los documentos que tuvieron errores al momento de ser firmados digitalmente y no se enviaron.

20 Bandeja de Documentos Enviados Ahí se listan los documentos que fueron correctamente enviados con firma digital por el sistema a sus destinatarios. Archivados Ahí se encuentran los documentos que fueron previamente archivados. Reasignados Ahí se encuentran los documentos que han sido reasignados y una observación de lo que se tiene que realizar con el documento. Informados Ahí se encuentran los documentos que se le enviaron al usuario(s) para que sean informado(s) del mismo.

21 Registro de Documentos Fecha de Registro Número de referencia Asunto Descripción de Anexos Resumen Estos documentos son los que llegan a la institución y que generalmente son ingresados al sistema por el personal de la mesa de entrada (archivadores, secretarias, etc.). Los documentos registrados aparecen en la bandeja llamada En Elaboración donde se puede continuar editándolos.

22 Imprimir Comprobantes Este módulo permite imprimir el número del documento con su código de barras en la parte superior derecha del mismo. Finalmente, se genera un documento.pdf con el código de barras del documento.

23 Comprobante de Recepción Número de documento Fecha Usuario que recibe Este módulo permite imprimir un comprobante de la recepción del documento.

24 Cargar Documento Digitalizado Cargar el documento digitalizado Este módulo permite asignar un documento digitalizado como contenido de un documento previamente generado en el sistema.

25 Consulta de Documentos Parámetros de Búsqueda Este módulo permite consultar por medio de parámetros como número o clase de documento, uno o varios documentos que concuerden con dicha solicitud de búsqueda.

26 Visualización de un Documento Vista previa de un documento en Formato PDF

27 Reportes Parámetros de la generación de reportes Este módulo permite generar diferentes tipos de reportes

28 Reportes Consulta de registros por estados del documento. Estadísticas de digitalización de documentos. Consulta de registros por tiempos de demora. Cantidad de registros por usuario y por estado del documento. Entre los estados de documentos se tiene:» Tramitados» En edición» Eliminados» Archivados» Vencidos» etc.

29 Conclusiones La Gestión Documental no es solo un proceso de organización, digitalización y automatización del sistema de archivo, sino que a partir de su implantación se empieza a generar valor en cada uno de los procesos internos de la organización desde distintos frentes: Facilita localizar todo tipo de documentos desde su estación de trabajo. Aumenta la seguridad en el manejo de documentos, cada usuario podrá buscar el tipo de información y documentos para los cuales tiene autorización. Permite el seguimiento y auditoría de la documentación

30 Información de Contacto Para mayor información puede contactarnos vía telefónica o vía fax: en Campeche al del Interior de la república mexicana al 01 (981) Internacional al (+52) o a través de nuestro Portal en Internet donde un Ingeniero podrá asesorarlo en línea.