Manual del Administrador Quipux v1.3

Transcripción

1 Manual del Administrador Quipux v1.3 Quipux 1.1 1

2 Sistema de Gestión Documental Licencia Usted es libre de: copiar, distribuir y comunicar públicamente la obra hacer obras derivadas Condiciones: Reconocimiento. Debe reconocer los créditos de la obra de la manera especificada por el autor o el licenciador (pero no de una manera que sugiera que tiene su apoyo o apoyan el uso que hace de su obra). Compartir bajo la misma licencia. Si altera o transforma esta obra, o genera una obra derivada, sólo puede distribuir la obra generada bajo una licencia idéntica a ésta. Al reutilizar o distribuir la obra, tiene que dejar bien claro los términos de la licencia de esta obra. Alguna de estas condiciones puede no aplicarse si se obtiene el permiso del titular de los derechos de autor Nada en esta licencia menoscaba o restringe los derechos morales del autor. Para ver la licencia completa, visite: 2

3 Indice Licencia...2 Condiciones:...2 Introducción...5 Ingreso al Sistema...5 Usuario del Sistema...5 Ciudadano...6 Estructura y Funcionalidad del sistema...6 Opciones generales del sistema...7 Tipos de Perfiles del Sistema...8 Módulos y Funcionalidades generales...8 Usuario Administrador...8 Módulo de Administración...8 Listas de Usuarios...1 Crear una Lista...1 Editar una Lista...11 Consultar una Lista...11 Usuarios Internos...12 Crear un Usuario Editar un Usuario...15 Consultar un Usuario...16 Usuario sin área...17 Ciudadano...19 Editar un Ciudadano...2 Consultar un ciudadano...2 Áreas...21 Crear una Área...22 Editar una Área...22 Instituciones...23 Numeración de Documentos...24 Administración de Archivos Digitales...25 Organización de los niveles de carpetas virtuales...25 Administración de archivos digitales Consultar archivos digitales...27 Gestión del Archivo...29 Organización física del archivo...29 Nueva ubicación física...29 Consultar estructura del archivo físico...31 Relacionar expediente físicos con expedientes digitales...32 Ubicación física de los documentos Usuario Normal

4 Creación de documentos...34 Acciones con los documentos...39 Acción regresar Acción editar acción responder...4 Acción reasignar...41 Acción informar...42 Acción archivar...43 Acción firmar/enviar...44 Acción eliminar...49 Acción restaurar...5 Sección Bandeja...51 Tipos de carpetas...52 Detalles Generales de los Documentos...56 Ingreso a la información detallada de los documentos...57 Registro de documentos...57 Imprimir comprobantes...62 Imprimir código de barras...62 Imprimir comprobante Cargar documentos digitalizados...64 Consulta y Búsqueda de Documentos...66 Parámetros para consultar o buscar documentos...66 Reportes...67 Soporte

5 Introducción. El presente documento es el manual del administrador sobre el sistema de gestión documental Quipux 1.1, herramienta informática que le apoyará en su proceso laboral y documental, al optimizar recursos y procesos. El sistema Quipux 1.1 está basado en el sistema de gestión documental ORFEO inicialmente desarrollado por la Superintendencia de Servicios Públicos de Colombia, bajo licencia GPL(General Public License). Ingreso al Sistema. Se inicia abriendo el Explorador de Internet. Una vez que se abre la página, se digita la siguiente dirección: Aparecerá la página de ingreso al sistema de gestión documental. En donde, se ingresa como usuarios del sistema o ciudadanos. Nota.- Este aplicativo solo funciona en el explorador de Internet Mozilla Firefox. Usuario del Sistema. Los usuarios del sistema son los usuarios creados por el administrador de las instituciones que tienen implementado el sistema de gestión documental. Para ingresar al sistema de gestión documental se debe: Ingresar usuario y contraseña, que en este caso están definidos como administrador del sistema el nombre de usuario sera admin y el nombre de la institución ejemplo (adminmies) en el caso que sea administrador del MIES y la contraseña será 123. Al ingresar al sistema por primera vez, este le pedirá que cambie la contraseña. Seleccionar el botón Ingresar. (Fig. 1) 5

6 Fig. 1 Pantalla de Ingreso Ciudadano. Los usuarios ciudadanos son los ciudadanos creados en el sistema al momento de registrar un documento. Los usuarios externos por medio de esta opción podrán consultar el estado de sus trámites en cualquier institución que utilice el sistema de gestión documental. Para ingresar al sistema de gestión documental se debe: Seleccionar el link Ingresar como ciudadano, haga clic AQUI. Ingresar usuario y contraseña, que están definidos por la cédula del ciudadano. Por ejemplo para el ciudadano Pepito Perez su usuario y contraseña será 17. En el caso en que no se ingresó la cédula el momento de registrar al ciudadano, el sistema generará un número automáticamente para que el ciudadano pueda ingresar a revisar sus trámites. La nueva contraseña la define el usuario externo la primera vez que ingrese a la aplicación. Seleccionar el botón Ingresar. (Fig. 1) Estructura y Funcionalidad del sistema. Para un manejo práctico y sencillo, la pantalla principal (Fig. 2) del sistema se encuentra dividida en 3 secciones principales que son: Opciones generales del sistema (parte superior de la pantalla). Funcionalidades del sistema como: estructura de carpetas, ingreso y registro de documentos, administración, entre otras. (Parte izquierda de la pantalla). Lista de documentos o contenido de acuerdo a la opción 6

7 seleccionada (parte derecha y central de la pantalla). Fig. 2 Pantalla de Principal Opciones generales del sistema. a)ayuda Esta opción permite ingresar al documento Manual de Usuario del Sistema de Gestión Documental Quipux. - Soporte. El soporte permite al usuario comunicarse por medio del correo electrónico y obtener ayuda sobre problemas e incidentes que se hayan presentado en el sistema. Por favor ingresar los siguientes datos: Nombre de la Institución. Nombre Completo. Cargo. Una descripción concisa y precisa sobre el problema (Si es posible enviar como adjunto pantallas que muestren el error). 7

8 b)salir. Esta opción permite cerrar la sesión el momento que no se desea continuar utilizando el aplicativo. Tipos de Perfiles del Sistema. El sistema cuenta con los siguientes perfiles de usuario: a)perfil Usuario Administrador.Este perfil tiene acceso a todos los módulos y sub-módulos del sistema. Su misión fundamental es: la administración de usuarios y perfiles, áreas, numeración de documentos, etc. La contraseña de este tipo de usuario debe estar especialmente protegida ya que permite el control absoluto del sistema. b)perfil Usuario Normal.Este perfil permite realizar las tareas generales del sistema como: crear nuevos documentos, búsquedas, reportes entre otras a las que se tenga permiso. Estos permisos les serán concedidos o negados por el usuario administrador. c) Perfil Usuario del Archivo.Este perfil le permite al usuario recibir los documentos externos e incluirlos en el sistema. Sólo pueden realizar las tareas para las que tengan permiso. Estos permisos les serán concedidos o negados por el usuario administrador. Módulos y Funcionalidades generales. Usuario Administrador Módulo de Administración. 8

9 Fig. 3 Módulo de Administración El usuario administrador es el encargado de gestionar los siguientes sub-módulos: Cambio de Contraseña. Es opción permite al usuario cambiar su contraseña para el ingreso al sistema (Fig. 4). Cuando se realice un cambio de contraseña, se debe cerrar la sesión y volver a ingresar con la nueva clave. Para cambiar la contraseña se debe: Seleccionar la opción Cambio Contraseña. Ingresar la contraseña anterior. Ingresar la nueva contraseña. Seleccionar el botón Aceptar. Fig. 4 Pantalla de Cambio de Contraseña 9

10 Listas de Usuarios. Este sub-módulo permite crear, editar y consultar listas de usuarios internos, externos y mixtas(usuarios internos y externos). Crear una Lista.- Fig. 5 Pantalla de Creación de Listas de Envío En la parte superior, escoger el tipo de lista (personal o pública) e ingresar el nombre y descripción de la lista (Fig. 5). En la sección Buscar Personal seleccionar el nombre de la institución o ingresar el nombre del usuario y puesto y dar clic en el botón Buscar. Para crear una lista: Ubicar el usuario que va formar parte de la lista y seleccionarlo dando clic en el link Incluir que se encuentra debajo de la columna Acción. El o los usuarios seleccionados aparecen en la parte inferior de la pantalla como parte de la lista actual. Seleccionar el botón Aceptar. 1

11 Editar una Lista.- Fig. 6 Pantalla de Modificación de Listas de Envío En la parte superior, seleccionar la lista por ser editada y modificar el nombre de la misma. En la sección Buscar Personal seleccionar el nombre de la institución o ingresar el nombre del usuario y puesto. Dar clic en el botón Buscar (Fig. 6). Para editar una lista se debe: Ubicar el usuario que va formar parte de la lista y seleccionarlo dando clic en el link Incluir que se encuentra debajo de la columna Acción. El o los usuarios seleccionados aparecen en la parte inferior de la pantalla como parte de la lista actual. Seleccionar el botón Aceptar. Consultar una Lista.- Fig. 7 Pantalla de Consulta de Listas de Envío 11

12 Se despliega la lista con todos los usuarios que pertenecen actualmente a la lista (Fig. 7). Usuarios Internos. Fig. 8 Pantalla de Administración de Usuarios y Perfiles Dentro del sub-módulo de administración de usuarios y perfiles se puede: Crear un Usuario.- Fig. 9 Pantalla de Creación de Usuarios Para crear un usuario (Fig. 9): Ingresar los siguientes campos: cédula: cédula del usuario. nombres y apellidos: del usuario. abreviación, título/rango: rango o título del usuario. área: escoger el área a la que pertenece el usuario. perfil: escoger el tipo de perfil entre normal y jefe. cargo: cargo del usuario. mail: cuenta de correo del usuario. 12

13 Nota.- Los campos que se encuentran con asterisco son obligatorios. Seleccionar el botón Siguiente que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Se despliega la pantalla de permisos del usuario. Fig. 1 Pantalla de Permisos de Usuario En esta sección se asigna los siguientes permisos al usuario que esta siendo creado actualmente: Usuario Nuevo: la siguiente vez que el usuario acceda al sistema se le pedirá que defina su clave de acceso. Usuario Activo: activa o desactiva el usuario. Los usuarios desactivados no pueden acceder al sistema. Administrar Archivo: muestra en el menú la opción para administración de archivos físicos: creación de organización física y ubicaciones físicas. Manejar Archivo: permite a los usuarios del archivo buscar y ubicar documentos en el archivo físico de la institución. Consultar documentos: permite al usuario consultar documentos que pertenecen a otros usuarios de la misma área o de áreas con menor jerarquía. 13

14 Administración del Sistema: muestra en el menú la opción de administrar el sistema: áreas, usuarios, lista de usuarios, numeración de documentos. Digitalizar Documentos: muestra en el menú la opción para asociar documento digital (imágenes), a los documentos registrados en la mesa de entrada. Impresión de Documentos: muestra en el menú la opción para imprimir los documentos que deberán ser enviados manualmente. Creación de Ciudadanos: permite a un usuario ingresar nuevos ciudadanos en el sistema, para el definirlos como destinatarios en sus documentos. Reportes: permite visualizar reportes estadísticos de documentos recibidos por los usuarios de la institución. Administración de carpetas virtuales: muestra en el menú la opción de administración de Carpetas Virtuales y tipificación documental. Firma digital: Define si el usuario puede firmar digitalmente los documentos. Creación de documentos de salida: permite al usuario crear documentos de Salida. Documentos que salen de la institución a otra institución o a un ciudadano. Creación de documentos de entrada: permite al usuario registrar documentos de entrada. Documentos que llegan a la institución de manera física, se registran y se digitalizan para que fluya internamente en la institución electrónicamente. Usuario Público: Permite al usuario ser visto desde otras áreas de una misma institución. Administración de viajes. Habilita las opciones para dar permisos a los usuarios y utilizar el sistema de viajes (Fig. 11) Fig. 11 Pantalla de Permisos de Usuarios Una vez terminado de asignar los permisos para personal de RRHH, selección el botón Aceptar que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. 14

15 Editar un Usuario.- Fig. 12 Pantalla de Búsqueda de Usuario En la sección Buscar Persona (Fig. 12) seleccionar el área o ingresar el nombre del usuario y clic en el botón Buscar. Se despliega un listado con todas los usuarios que tengan coincidencias. Para editar a un usuario (Fig. 13): Ubicar el usuario por ser editado y hacer clic sobre el nombre. Fig. 13 Pantalla de Creación de Listas de Envío Modificar la información existente. Seleccionar el botón Siguiente que se encuentra en la parte inferior de la pantalla, se despliega la pantalla de permisos del usuario (Fig. 14). 15

16 Fig. 14 Pantalla de Permisos de Usuarios En esta sección se asignan permisos al usuario que esta siendo editado actualmente. Una vez terminado de asignar los permisos, seleccionar el botón Aceptar que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Consultar un Usuario. Fig. 15 Pantalla de Consulta de Usuario 16

17 En la sección Buscar usuario del sistema (Fig. 15) seleccionar el área o ingresar el nombre del usuario y dar clic en el botón Buscar. Se despliega un listado con todas los usuarios que tengan coincidencias. Para consultar un usuario: Ubicar el usuario por ser editado y hacer clic sobre el nombre y se despliega una pantalla con la información detallada del usuario. Seleccionar el botón Siguiente y se despliega la pantalla de permisos actuales del usuario (Fig. 16). Fig. 16 Pantalla de Permisos de Usuarios Usuario sin área.para asignar usuarios a las áreas, también es utilizado para realizar el cambio de usuarios de un área a otra (Fig. 17). 17

18 Fig. 17 Pantalla de Asignación de Usuarios x Áreas Escoger usuario y área Seleccionar el botón Asignar Área. Se desplegará en la parte inferior de la pantalla un listado completo de todos los usuarios por área (Fig. 18). En la última columna del listado está las acción Quitar Área que si lo seleccionar permitirá quitar el usuario a la área asignada. Fig. 18 Listado de Usuarios x Áreas 18

19 Ciudadano Dentro del submódulo de administración de usuarios externos se puede: Crear un Ciudadano.- Fig. 19 Pantalla de Creación de Ciudadanos Para crear un ciudadano (Fig. 19): Ingresar los siguientes campos: cédula/ruc: En el caso de no tener la cédula del ciudadano escoger: No tiene No. de cédula y el sistema generará automáticamente un número único que identificará al ciudadano. nombres y apellidos: del usuario. abreviación, título/rango: rango o título del usuario. mail: cuenta de correo del usuario. cargo: del usuario. Seleccionar el botón Aceptar. 19

20 Editar un Ciudadano.- Fig. 2 Pantalla de Búsqueda de Ciudadanos En la sección Buscar ingresar el nombre del ciudadano y seleccionar el botón Buscar (Fig. 2). Se despliega un listado con todas los ciudadanos que tengan coincidencias. Para editar a un ciudadano: Ubicar el usuario por ser editado y hacer clic sobre el nombre y se despliega una pantalla con la información detallada del usuario (Fig. 21). Fig. 21 Pantalla de Modificación de Datos de Ciudadanos Modificar la información existente. Seleccionar el botón Aceptar. Consultar un ciudadano.- Fig. 22 Pantalla de Consulta de Ciudadanos 2

21 En la sección Buscar Ciudadano (Fig. 22) ingresar el nombre del ciudadano y seleccionar el botón Buscar. Se despliega un listado con todas los ciudadanos que tengan coincidencias. Para consultar un ciudadano (Fig. 23): Ubicar el usuario por ser consultado y hacer clic sobre el nombre y se despliega una pantalla con la información detallada del usuario. Fig. 23 Pantalla de Consulta de Datos de Ciudadanos Áreas. Este submódulo permite crear, editar y listar áreas de la institución. Dentro del sub-módulo de administración de áreas se puede: 21

22 Crear una Área.- Fig. 24 Pantalla de Creación de Áreas Para crear una área se debe (Fig. 24): Ingresar los siguientes campos: nombre: nombre del área. sigla: sigla del área (esta sigla es la que aparecerá impresa, cuando se generen los documentos). ciudad: la ciudad a la que pertenece el área Seleccionar una área padre de la área que se está ingresando actualmente. Seleccionar la ubicación física del archivo. Ubicación del archivo físico, en que lugar van a estar físicamente los documentos generados Area de la que copiará la plantilla. Seleccionar si se desea copiar el formato de una plantilla de otra área existente. Caso contrario se carga la plantilla en formato PDF, con un máximo en tamaño de 1Kb. Seleccionar el botón Aceptar. Editar una Área.- Fig. 25 Pantalla de Modificación de Áreas 22

23 Para editar una área se debe (Fig. 25): Escoger el área que se desea editar. Modificar los datos del área. Seleccionar el botón Aceptar. Listar áreas existentes.para listar áreas se debe: Seleccionar el botón Listar Áreas. Instituciones. Este submódulo permite crear, editar y listar instituciones (Fig. 26). Al ingresar a la administración de instituciones se desplegará automáticamente la institución actual. Fig. 26 Pantalla de Administración de Instituciones Dentro del sub-módulo de administración de instituciones se puede: Crear una institución.para crear una institución se debe: Ingresar el RUC, sigla, nombre y logo. Seleccionar el botón Aceptar. Editar una institución.para editar una institución se debe: Modificar el RUC, sigla, nombre y logo. Seleccionar el botón Aceptar. Listar instituciones existentes.para listas las instituciones se debe: Seleccionar el botón Listado de Institución. 23

24 Fig. 27 Listado de Instituciones Numeración de Documentos. El formato de numeración de documentos se lo define por cada clase de documento que tenga la institución. Para ingresarlo se debe: Seleccionar el área en donde se va ha definir el formato de la numeración de los documentos. Se despliega una pantalla con un listado de los documentos existentes (Fig. 28): Fig. 28 Pantalla de Numeración de Documentos clase de documento.- las clases de documentos son: oficio, externo, memo, circular copiar formato del área.- escoger el formato de numeración perteneciente al área que se esta ingresando o escoger un formato de numeración definido en otra área para esta clase de documento. formato.- escoger el formato de numeración de los documentos. Por ejemplo: Se define el formato de numeración para un documento de la siguiente manera: 24

25 En la parte inferior de la columna Formato se encuentra un combo y los botones Añadir y Borrar en donde se debe: Escoger del combo los datos que van a formar parte de la numeración de los documentos. Se puede escoger entre las siguientes opciones: institución, área, año, secuencial, abreviación del documento. Los datos se desplegarán en el orden ingresado. Seleccionar el botón Añadir Para borrar la última opción ingresada: Seleccionar el botón Borrar. abreviación del documento.- Se puede ingresar abreviaciones a los documentos. Por ejemplo, oficio-of. separador.- ingresar el tipo de separador para el formato de numeración. N dígitos del año.- ingresar el número de dígitos con el que se quiere que aparezca el año. N dígitos secuencial.- ingresar el número de dígitos con el que se desea que aparezca el secuencial. secuencia actual.- ingresar el número actual en que se encuentra la secuencia. Módulo de Administración de Archivos Digitales. Organización de los niveles de carpetas virtuales. Para ingresar los niveles de organización de carpetas virtuales: Seleccionar el área en donde se va ha definir el formato de organización de las carpetas. 25

26 Ingresar el nombre de los diferentes niveles que van a conformar la organización de las carpetas (Fig. 29). Seleccionar el botón Aceptar. Fig. 29 Pantalla de Organización de Archivos Digitales Administración de archivos digitales. Para ingresar los nombres de las carpetas virtuales que se han definido en el módulo anterior: Seleccionar el link crear serie (en el caso de ejemplo vamos a crear la Serie A (Fig. 3)). Fig. 3 Pantalla de Administración de Archivos Digitales Ingresar el nombre, el tiempo de gestión en el archivo, tiempo en el archivo central. 26

27 Seleccionar el botón Guardar. Este proceso se debe hacerlo con cada nivel de organización de las carpetas virtuales. Para editar los nombres de las carpetas virtuales ingresadas: Seleccionar el link editar que se encuentra bajo la columna Acción. Fig. 31 Pantalla de Administración de Archivos Digitales Modificar los datos ingresados (Fig. 31). Consultar archivos digitales. Para consultar la organización del expediente: Seleccionar el área en donde se va a consultar (Fig. 32). Fig. 32 Pantalla de Consulta de Archivos Digitales Se despliega una lista de la organización del expediente con nombre de archivos digitales, estado y tipo (Fig. 33). 27

28 Fig. 33 Pantalla de Administración de Archivos Digitales Finalmente se puede imprimir este listado como reporte. 28

29 Módulo de Gestión del Archivo. Organización física del archivo. Para ingresar los niveles de organización física del archivo: Seleccionar el área en donde se va ha definir los niveles (Fig. 34). Fig. 34 Pantalla de Organización Física del Archivo Ingresar el nombre de los niveles de organización física del archivo (Fig. 35). Seleccionar el botón Aceptar. Fig. 35 Pantalla de Ingresos de Niveles de Organización Física Nueva ubicación física. Para ingresar los nombres de la organización física del archivo: Fig. 36 Pantalla de Administración de Archivos Seleccionar el link crear cajón (en el caso de ejemplo Archivador es el primer nivel de organización (Fig. 36)). Ingresar el nombre, el tiempo de gestión en el archivo, tiempo en el archivo central. Seleccionar el botón Guardar. 29

30 Este proceso se debe hacerlo con cada nivel de organización del archivo físico. Para editar los nombres de los items de la organización física del archivo: Seleccionar el link editar que se encuentra bajo la columna Acción. Modificar los datos ingresados (Fig. 37). En esta opción se tiene la opción de desactivar un ítem. 3

31 Fig. 37 Pantalla de Modificación de Administración de Archivos Consultar estructura del archivo físico. Para consultar la organización del archivo físico (Fig. 38): Seleccionar el área en donde se va a consultar. Fig. 38 Pantalla de Consulta de Archivo Físico Se despliega una lista de la organización del archivo físico con nombre del ítem, estado y tipo (Fig. 39). Fig. 39 Listado de Archivos Físicos Finalmente se puede imprimir este listado como reporte. 31

32 Relacionar expediente físicos con expedientes digitales. Para relacionar los expedientes digitales con uno o varios expedientes físicos se debe (Fig. 4): Desplegar el expediente digital que se desea relacionar con el físico. Escoger el link Seleccionar. Desplegar el expediente físico que se desea relacionar con el digital. Escoger el link Seleccionar. Fig. 4 Pantalla para Relacionar Expedientes Físicos con Digitales 32

33 En la parte inferior de la pantalla se desplegará un mensaje con la acción que se acabó de realizar. Cada vez que se tipifique un documento al expediente digital lo relacionará al archivo físico que se ha definido en este módulo. Ubicación física de los documentos Para relacionar los expedientes digitales con uno o varios expedientes físicos (Fig. 41): Seleccionar el archivo y hacer clic sobre el botón Siguiente. Fig. 41 Pantalla de Selección de Ubicación Física de Documentos En la parte inferior de la pantalla aparece la ubicación digital y la nueva ubicación física del documento. Seleccionar el botón Aceptar. Finalmente el sistema despliega el siguiente mensaje. 33

34 Usuario Normal Creación de documentos. En la parte izquierda de la pantalla se encuentra la opción de crear o ingresar nuevos documentos al sistema(fig. 42), los mismos que deben ser tramitados y enviados al personal de la institución. Fig 42 Creación de nuevo documento Generalmente se trata de memorandos, circulares u oficios que son enviados por los usuarios internos a usuarios de la misma institución o ajena a esta(fig. 43). Fig 43. Pantalla de nuevo documento Al desplegarse la pantalla, se ingresan los siguientes campos: Tipo de documento Número de referencia (para el caso de documentos externos) Asunto Descripción de los Anexos Cuerpo del Documento La opción Utilizar Plantilla, permite generar documentos para imprimir en hojas membretadas propias de cada institución, en el caso que este deshabilitada, imprimirá con la plantilla cargada en el quipux. En el botón BUSCAR DE/PARA se ingresa el o los destinatarios, 34

35 remitente y copia (esta opción permite enviar una copia del documento)(fig. 44). Para la búsqueda de usuarios existen las siguientes opciones: Buscar usuarios por nombre de la institución. Buscar usuarios por nombre, cédula o puesto. Fig 44. Pantalla de destinatarios del sistema El envío de los documentos se puede realizar a usuarios internos de la institución o usuarios externos a la institución, en donde su sistema de gestión documental se encuentre interconectado. Adicionalmente, se lo puede enviar a listas de usuarios que pueden constar de solo usuarios internos, solo usuarios externos o mixtas (usuarios internos y externos). Escogidos destinatarios, hacer clic en el botón Aceptar, en la parte inferior En el botón CREAR CIUDADANO se puede crear, editar y consultar ciudadanos (Son ciudadanos, aquellas personas ajenas a instituciones que están dentro de Quipux, por ejemplo: asociaciones, colegios profesionales, etc). (Fig. 45) Para crear un ciudadano: Ingresar los datos del ciudadano. En el caso de no tener la cédula del ciudadano escoger: No tiene No. de cédula y el sistema generará automáticamente un número único que identificará al ciudadano. Con este número como cédula y contraseña podrá acceder al Quipux Se debe llenar todos los campos pedidos Seleccionar el botón Aceptar. Se le enviará una notificación al mail del ciudadano, indicándole que ha sido creado en el sistema Quipux y que cambie su contraseña. Fig. 45 Creación de ciudadanos 35

36 Para editar un ciudadano: Escoger el ciudadano. Seleccionar el botón Editar Usuario. Modificar los datos del ciudadano. Seleccionar el botón Aceptar. Para consultar un ciudadano: Escoger el ciudadano (Fig. 46). Seleccionar el botón Consultar Usuario (Fig. 47). Fig. 46 Escoger el ciudadano Fig. 47 Consulta de ciudadanos Una vez finalizado el documento, dar clic en aceptar o en grabar en el caso de que se quiera seguir editando el mismo. Al dar clic en aceptar, aparece la siguiente pantalla (Fig. 48): 36 Fig. 48 Información general de los documentos

37 Esta pantalla contiene las siguientes acciones: vista previa del documento: permite visualizar documento una vez que ha sido correctamente grabado. el Además se puede encontrar las opciones: información general, anexos, recorrido y carpetas. En la opción de nivel de seguridad dentro de Información General, se debe asignar el Nivel documento (Fig. 49): Público. Todos los usuarios que pertenecen pueden ver el documento. Reservado. Solo los usuarios destinatarios pueden verlo. la pestaña de que tendrá el a la institución del documento Fig. 49 Asignación del nivel de seguridad al documento. Para escoger el nivel, se selecciona entre Público o Reservado y se graba el Nivel Anexos.- todos los archivos que han sido adjuntados con el documento (Fig. 5). Los anexos máximo deben tener un tamaño de 3 MB. 37

38 Fig. 5 Archivos anexos del documento. Recorrido.- Es el flujo histórico del documento que se está tramitando. Son las distintas instancias por las cuales ha pasado el documento desde su creación (Fig. 51). 38

39 Fig. 51 Recorrido del documento. Carpetas.- Esta opción permite incluir los documentos ingresados en las carpetas virtuales existentes y además muestra todos los documentos que pertenecen a estas carpetas (Fig. 52). Fig. 52 Asignación del documento en una carpeta virtual. Para incluir un documento en un expediente se debe: Seleccionar el expediente donde se va a incluir el documento. Seleccionar el link Seleccionar. Seleccionar el botón Aceptar. Acciones con los documentos. Entre las acciones del usuario se tiene: REGRESAR, ELIMINAR, EDITAR, REASIGNAR, INFORMAR, FIRMAR/ENVIAR, ARCHIVAR, RESTAURAR, RESPONDER. 39

40 Acción regresar. Permite regresar a la pantalla anterior. Acción editar. Permite corregir o modificar la información de un documento que se encuentra en estado de edición (Fig. 53). Para editar un documento se debe: Ingresar a la bandeja de documentos En Elaboración, en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada. Seleccionar un documento dando clic sobre el link que se encuentra en la columna Fecha Documento. Se despliega una pantalla donde se selecciona la acción Editar. Dentro de esta pantalla se ingresa el destinatario, remitente, asunto, resumen, cuerpo del documento, fecha del documento y número de referencia. Adicionalmente, se puede adjuntar archivos. Seleccionar el botón Grabar o Aceptar. Fig. 53 Acción editar un documento existente. Acción responder. Permite enviar un documento de respuesta a los documentos que recibió el usuario. Para responder a un documento se debe: Ingresar a la bandeja de documentos Recibidos, en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada. Seleccionar un documento dando clic sobre el link que se encuentra en la columna Fecha Documento. Se despliega una pantalla donde se selecciona la acción Responder. 4

41 En esta pantalla se ingresa el destinatario, remitente, asunto, resumen, cuerpo del documento, fecha del documento y número de referencia. Adicionalmente, se puede adjuntar archivos. Seleccionar el botón Grabar o Aceptar Acción reasignar. Permite enviar un documento al usuario que debe realizar el trámite o enviar un documento en estado de edición a cualquier usuario para que sea corregido (Fig. 54). Para reasignar un documento se debe: Ingresar a la bandeja de documentos En Elaboración o Recibidos, en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada. Seleccionar un documento dando click sobre el link que se encuentra en la columna Fecha Documento. Se despliega una pantalla donde se selecciona la acción Reasignar. Escoger el área del usuario al que se le quiere enviar el documento. Escoger al usuario que debe realizar el trámite. Se despliega una pantalla donde se ingresa comentario. Seleccionar el botón Aceptar. 41 un

42 Fig. 54 Acción reasignar un documento a otro usuario. Finalmente, se presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado (Fig. 55). Fig. 55 Resumen con el detalle de la acción realizada. Acción informar. Permite enviar una copia del documento. Los informados son enviados inmediatamente a la informados (Fig. 56). documentos carpeta de Para informar sobre un documento: Ingresar a la bandeja de documentos En Elaboración, Recibidos, Enviados, o Archivados en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada. Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la misma que se encuentra al inicio del registro e inmediatamente dar un clic en la acción Informar. 42

43 Escoger al usuario o lista de usuarios a los que se les quiere informar. Se presentará una pantalla donde se ingresa un comentario. Seleccionar el botón Aceptar. Fig. 56 Acción informar un documento a uno o varios usuarios. Finalmente, se presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado (Fig. 56). Fig. 56 Resumen con el detalle de la acción realizada. Acción archivar.permite archivar documentos que se encuentran en estado de en 43

44 trámite o enviado. Los documentos archivados son enviados inmediatamente a la carpeta de archivados (Fig. 57). Para archivar un documento: Ingresar a la bandeja de documentos Recibidos o Enviados en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada. Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la misma que se encuentra al final del registro, dar un clic en la acción Archivar. Se presenta una pantalla donde se ingresa un comentario. Seleccionar el botón Aceptar. Fig. 57 Acción archivar un documento. Finalmente, se presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado (Fig. 58). Fig. 58 Resumen con el detalle de la acción realizada. Acción firmar/enviar. 44

45 Permite firmar y enviar documentos que se encuentran en estado de edición o no enviado. Los documentos firmados y enviados correctamente son guardados en la carpeta de enviados. Caso contrario son guardados a la carpeta de no enviados (Fig. 59). Para firmar y enviar un documento se debe: Ingresar a la bandeja de documentos En Elaboración o No Enviados en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada. Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la misma que se encuentra al final del registro, dar un clic en la acción Firmar/Enviar. Se despliega la siguiente pantalla, en la cual se activa o desactiva la casilla para firmar o no digitalmente Fig. 59 Acción firmar/enviar un documento electrónicamente. Firmar digitalmente electrónico). el documento que será enviado (envío Ingresar la ubicación del token(dispositivo electrónico que se le da a un usuario autorizado para facilitar el proceso de autenticación). Ingresar la clave para firmar digitalmente. Ingresar un comentario. Seleccionar el botón Aceptar. Finalmente, se presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado (Fig. 6). 45

46 Fig. 6 Resumen con el detalle de la acción realizada. Nota.- Para firmar digitalmente un documento el usuario debe solicitar al administrador del sistema el certificado y la activación del permiso de firmar digitalmente El dueño de la firma digital debe ser el mismo usuario logeado que desea firmar y enviar el documento, caso contrario el sistema le arrojara el siguiente mensaje: Enviar documento sin firma digital(envío manual): Desactivar la opción de firmar digitalmente el documento. Ingresar un comentario. Seleccionar el botón Aceptar (Fig. 61). 46

47 Fig. 61 Acción firmar/enviar un documento manualmente. Finalmente, se presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado y un mensaje de que el documento fue enviado a la carpeta de Enviados y a Documentos por imprimir(fig. 62). Fig. 62 Resumen con el detalle de la acción realizada. Si el documento fue enviado a Documentos por imprimir Ingresar al módulo de Documentos por Imprimir en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada. Imprimir el documento seleccionado y enviarlo manualmente. Seleccionar el documento por medio de la caja de 47

48 chequeo, la misma que se encuentra al final del registro, dar un clic en la acción Enviar (Fig. 63). Fig. 63 Acción enviar un documento cuando se encuentra en la carpeta Documentos por Imprimir. Se presentará una pantalla donde comentario. Seleccionar el botón Aceptar (Fig. 64). se ingresa un Fig. 64 Acción enviar un documento. Finalmente, se presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado. Fig. 65 Resumen con el detalle 48 de la acción realizada.

49 Acción eliminar. Permite eliminar documentos que se encuentran en estado de edición. Los documentos eliminados son enviados a la carpeta de eliminados (Fig. 66). Para eliminar un documento: Ingresar a la bandeja de documentos En Elaboración, en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a esta bandeja. Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la misma que se encuentra al final del registro, dar un clic en la acción Eliminar. Se presentará una pantalla donde se ingresa un comentario. Seleccionar el botón Aceptar. Fig. 66 Acción eliminar un documento. Finalmente, se presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado(fig. 67). 49

50 Fig. 67 Resumen con el detalle de la acción realizada. Acción restaurar.permite restaurar documentos que han sido previamente eliminados por el usuario. Los documentos restaurados son enviados inmediatamente a la carpeta de en elaboración (Fig. 68). Para restaurar un documento: Ingresar a la bandeja de documentos Eliminados, en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a esta bandeja. Fig. 68 Escoger el o los documentos que se va a restaurar. Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la misma que se encuentra al inicio del registro e inmediatamente dar un clic en la acción Restaurar. Se presentará una pantalla donde se ingresa un comentario. Seleccionar el botón Aceptar (Fig. 69). 5

51 Fig. 69 Acción restaurar un documento. Finalmente, se presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado (Fig. 7). Fig. 7 Resumen con el detalle de la acción realizada. Sección Bandeja. La carpetas con las que cuenta el sistema de gestión documental son las siguientes: en elaboración, recibidos, eliminados, no enviados, enviados, archivados, pendientes e informados. 51

52 Estructura de las pantallas con el contenido de las carpetas. En todas las pantallas existe la siguiente estructura(fig. 71): Fig. 71 Estructura de la carpeta En Elaboración. En la parte superior de la pantalla Hay una descripción del tipo de documentos que se despliegan en la carpeta actual. Inmediatamente, se encuentra un pequeño submódulo de búsquedas, en el que se debe ingresar el número del documento para encontrarlo. Para concluir el proceso pulse el botón Buscar. En la parte inferior se desplegarán todos los documentos que cumplan con la condición ingresada. En la parte central derecha de la pantalla Están las acciones que el usuario puede realizar con determinados documentos. Entre ellas se tiene: responder, informar, firmar, enviar, corregir, eliminar, entre otras. En la parte inferior de la pantalla Está el detalle de los documentos con: número de documento fecha del documento número de referencia asunto enviado por estado Tipos de carpetas Todos los documentos pueden ser listados por leídos y no 52

53 leídos. Los que aparecen con color azul son los leídos, mientras que los de color verde son los no leídos. El sistema cuenta actualmente con los siguientes tipos de carpetas: En elaboración: aquí se encuentran los documentos que están en estado de edición, para que sean revisados y corregidos (Fig. 72). Fig. 72 Documentos en la carpeta En Elaboración. En este módulo están las acciones Eliminar, Reasignar, Informar y Firmar/Enviar. Estas acciones están explicadas más adelante. Recibidos: aquí se encuentran los documentos por tramitar (Fig. 73). Fig. 73 Documentos en la carpeta Recibidos. En este módulo están las Reasignar, Informar y Archivar. acciones Responder, Eliminados.aquí se listan los documentos que se encontraban en estado de edición y que han sido eliminados (Fig. 74). Fig. 74 Documentos en la carpeta Eliminados. 53

54 a) En este módulo se encuentra la acción Restaurar. No Enviados.- Aquí se listan los documentos que tuvieron errores al momento de ser firmados digitalmente y no se enviaron (Fig. 75). Fig. 75 Documentos en la carpeta No enviados. En este módulo están las acciones Enviar manualmente y Correo Electrónico. Las cuales están explicadas mas adelante Enviados.aquí se listan los documentos que fueron correctamente enviados con firma digital por el sistema a sus destinatarios (Fig. 76). Fig. 76 Documentos en la carpeta Enviados. En este módulo están la acción Informar. Archivados.- aquí se encuentran los documentos que fueron previamente archivados (Fig. 77). Fig. 77 Documentos en la carpeta Archivados. 54

55 En este módulo está la acción Informar. Reasignados.- aquí se encuentran los documentos que han sido reasignados y una observación de lo que se tiene que realizar con el documento. Informados.- aquí se encuentran los documentos que se le enviaron al usuario(s) para que sea informado(s) del mismo (Fig. 78). Fig. 78 Documentos en la carpeta Informados. En este módulo se puede eliminar el documento informado, o informar a otro usuario sobre el documento. Para eliminar un documento se debe: Seleccionar el documento en la caja de chequeo al inicio del registro (Fig. 79). Escoger Eliminar de la lista. Fig. 79 Escoger el o los documento(s) que van a ser borrado(s). A continuación se despliega una pantalla en la que es necesario: Ingresar un comentario sobre la acción a realizar (variará en función de la necesidad del usuario). Seleccionar el botón Aceptar. Para enviar una copia o informar del documento se debe: Seleccionar el documento en la caja de chequeo al inicio del registro. Escoger Informar (enviar copia de documentos) de la lista. 55

56 Escoger el área donde se encuentran los usuarios a los que se informará (Fig. 8). Seleccionar el usuario al cual se va a informar Ingresar el comentario. Seleccionar el botón Aceptar. Fig. 8 Informar o Enviar una Copia del documento. Detalles Generales de los Documentos. Información General.- La información detallada del documento ingresado recientemente (Fig. 81). Fig. 81 Información general de los documentos Dentro de las opciones generales de los documentos se puede: Ver el documento que ha sido creado. Verificar quien fue la persona que firmó y envió el documento(en el caso que haya sido firmado digitalmente). Dar clic en Verificar Firma Al verificar la firma se despliega la siguiente pantalla (Fig. 82): 56

57 Fig. 82 Pantalla con los datos de la persona que ha firmado el documento Si la firma fue exitosa, desplegara, el número de cédula, nombre, cargo, institución y la fecha (hora, minuto, segundo), en el que fue firmado digitalmente También permite, descargar el archivo firmado. Ingreso a la información detallada de los documentos. Para ingresar a la información detallada de los documentos de todas las carpetas se debe: Seleccionar el documento dando clic sobre el link que se encuentra en la columna Fecha Documento. (fig.83) Fig 83. Pantalla de Acceso a la Información detallada de los documentos Registro de documentos. 57

58 Registrar documento. En la parte izquierda de la pantalla se encuentra la opción de registrar documentos en el sistema, los mismos que deben ser enviados al personal de la institución. Estos documentos son los que llegan a la institución y que generalmente son ingresados al sistema por el personal de la mesa de entrada (archivadores, secretarias, entre otros). Los documentos registrados aparecen en la bandeja de En Elaboración donde se puede seguir editándolos (cargar documentos digitalizados y anexos).(fig.84) Fig 84. Registro de Documentos Estos documentos son registrados en el sistema, en donde se ingresa: Fecha de registro Número de referencia. Asunto Descripción de los anexos Resumen 58

59 En la opción BUSCAR se ingresa el o los destinatarios, remitente y copia(esta opción permite enviar una copia del documento). (Fig. 85) Para la búsqueda de usuarios existen las siguientes opciones: Buscar usuarios por nombre de la institución. Buscar usuarios por nombre o puesto. Fig. 85 Búsqueda de Usuarios El envío de los documentos se puede realizar a usuarios internos de la institución o usuarios externos a la institución, en donde su sistema de gestión documental se encuentre interconectado. Adicionalmente, se lo puede enviar a listas de usuarios que pueden constar de solo usuarios internos, solo usuarios externos o mixtas (usuarios internos y externos). En la opción CREAR CIUDADANO se puede crear, editar y consultar ciudadanos. Para crear un ciudadano: Ingresar los datos del ciudadano. En el caso de no tener la cédula del ciudadano seleccionar No tiene No. de cédula y el sistema generará automáticamente un número único que identificará al ciudadano. Se debe llenar todos los campos pedidos Seleccionar el botón Aceptar. (fig. 86) 59

60 Fig. 86 Creación de Ciudadano. Para editar un ciudadano: Escoger el ciudadano. Seleccionar el botón Editar Usuario. Modificar los datos del ciudadano. Seleccionar el botón Aceptar. Para consultar un ciudadano (Fig.87): Fig. 87 Consulta de ciudadano. En la sección Buscar Persona ingresar el nombre del ciudadano /Cédula de Identidad y seleccionar el botón Buscar. Se despliega un listado con todas los ciudadanos que tengan coincidencias. Para consultar un ciudadano: Ubicar el usuario por ser consultado y hacer clic sobre el nombre y se despliega una pantalla con la información detallada del usuario. (Fig.88) 6 Fig. 88. Información del ciudadano consultado.

61 Se puede adjuntar ANEXOS al documento que se está ingresando. Una vez finalizado el documento, dar clic en aceptar o en grabar en el caso de que se quiera seguir editando el mismo. Al dar clic en aceptar, aparece la siguiente pantalla (Fig.89): Fig. 89. Información general del ciudadano. Esta pantalla contiene las siguientes acciones: vista previa del documento: permite visualizar el documento una vez que ha sido correctamente grabado. Grabar: permite grabar la información que contiene el documento. Aceptar: permite continuar con el siguiente paso del proceso de ingreso del documento. Cancelar: permite salir o cancelar la operación realizada. Una vez que el documento ha sido correctamente ingresado, se despliega una pantalla con las siguientes opciones(fig.9): 61

62 Fig. 9. Información del ciudadano ingresado. Imprimir comprobantes Imprimir código de barras. Este módulo permite imprimir el número del documento con su código de barras en la parte superior derecha del mismo. Para imprimir el código de barras del documento se debe: Buscar el documento, ingresando todo el número del documento o una parte del número. Seleccionar el botón Buscar. En el listado que se despliega en la parte inferior, dar click en la caja de chequeo que se encuentra al inicio de los registros. Seleccionar el botón Imprimir Código de Barras. (Fig.91) Fig.91 Impresión de Código de Barras. 62

63 Finalmente, se genera un documento.pdf con el código de barras del documento.(fig.92) Fig.92 Código de Barras. Imprimir comprobante. Este módulo permite imprimir un comprobante de la recepción del documento. Este comprobante tiene la siguiente información: número de documento, fecha, recibido por, nombre del usuario. Para imprimir el comprobante del documento se debe: Buscar el documento, ingresando todo el número del documento o una parte del número. Seleccionar el botón Buscar. (Fig.93) Fig. 93 Pantalla para Impresión de Comprobantes. En el listado que se despliega en la parte inferior, dar clic en la caja de chequeo que se encuentra al inicio de los registros. Seleccionar el botón Imprimir Comprobante. Finalmente, se genera un documento.pdf con el comprobante. (Fig.94) 63 Fig. 94 Impresión del Comprobante.

64 Cargar documentos digitalizados. Para cargar y asociar el documento digitalizado: Buscar el documento, ingresando todo el número del documento o una parte del número. Seleccionar el botón Buscar.(Fig.95) Fig. 95 Búsqueda del documento asociado. Ubicar el documento y seleccionarlo dando clic en la caja de chequeo que se encuentra al inicio del registro. Seleccionar el botón Asociar Imagen del Documento.(Fig.96) 64

65 Fig.96 Asociar un Documento Escoger el archivo que va a ser asociado como imagen al documento. Ingresar un comentario. Seleccionar el botón Aceptar.(Fig.97) Fig. 97 Documento asociado a la imagen Finalmente, se despliega en la pantalla un resumen con toda la información referente al documento y la persona que realizó la acción. Nota.- Solo se debe cargar una imagen digitalizada por cada documento registrado en la mesa de entrada. Si son varias hojas se las debe generar en un solo archivo. 65

66 Consulta y Búsqueda de Documentos. Este módulo permite consultar por medio de parámetros como número o clase de documento, uno o varios documentos que concuerden con dicha solicitud de búsqueda.(fig.98) Parámetros para consultar o buscar documentos. Fig. 98 Parámetros de consulta o búsqueda de documentos Para consultar un documento, se tiene que ingresar cualquiera de los siguientes parámetros: número de documento: se puede digitar todo el número o solamente una parte de él. número de referencia: permite realizar la búsqueda por medio del código de referencia con el que llegó el documento, este código es generado por el remitente. Remitente. Búsqueda por remitente Destinatario. Búsqueda por destinatario Buscar en texto: se puede ingresar alguna(s) palabra(s) que están en el resumen del documento y el sistema va a desplegar todos los documentos que incluyan esta palabra. Tipo de documento: buscar por los tipos de documentos existentes como por ejemplo: oficio, memo, circular, etc. Rango de fecha: se puede limitar un rango de fecha para realizar la búsqueda solo en determinado tiempo. El rango de fecha para la consulta, está por defecto para el último mes, si desea una búsqueda en un rango mayor deberá ampliar este rango para una búsqueda. Area actual: buscar documentos en una área solicitada. 66

67 Pasos para realizar una consulta o búsqueda del documento. Para realizar una consulta o búsqueda de un documento: Seleccionar el vínculo "Búsquedas", que se encuentra en la parte inferior de la sección de carpetas y opciones personalizadas. Ingresar el parámetro de búsqueda o consulta de documentos. Seleccionar el botón Buscar. En la parte inferior central de la pantalla se despliega un listado con todos los documentos que coincidieron con los parámetros de búsqueda ingresados.(fig.99) Fig. 99 Lista Obtenida después de acción de búsqueda Una vez que se encontró un documento, se puede acceder a el para revisar su información general: Al dar clic sobre el Número Documento, se puede obtener la imagen digitalizada para un documento de entrada o el archivo anexo si este ha sido ya registrado. Al dar clic sobre la Fecha Documento, se visualiza la información general del documento. Reportes. Este módulo permite generar diferentes tipos de reportes como: Cantidad de registros por usuario y por estado del documento. Entre los estados de documentos se tiene: tramitados, en edición, eliminados, archivados, vencidos, etc. Estadísticas de digitalización de documentos. Para generar un reporte se debe: Escoger el tipo de consulta o estadística. 67

68 Escoger el área. Escoger el usuario. Ingresar la fecha desde y hasta. Inmediatamente se desplegará un listado con usuario, estado del trámite, número de documentos registrados y digitalizados(dependiendo del tipo de reporte que se desea generar). (fig.1) Fig. 1 Visualización de un reporte Para generar un reporte detallado (fig.11) se debe: Seleccionar el link que se encuentra en la última columna del listado anterior. Fig. 11 Reporte Detallado Inmediatamente se desplegará en otra pantalla un reporte detallado. Adicionalmente en este módulo se tiene la opción de Imprimir, que permite generar un reporte en un archivo.pdf e imprimirlo. (fig.12) 68

69 Fig. 12 Visualización previa del documento Soporte Para soporte sobre dudas, inquietudes, fallas, problemas acerca del sistema Quipux, favor hacer lo siguiente: 1. Contactar a su administrador institucional de Quipux, es decir dirigirse a la mesa de ayuda de su institución. 2. En caso de que no exista solución con la mesa de ayuda, el personal de help desk debería hablar con el administrador o director de tecnología de la institución, para tratar de solucionar el problema con Quipux. 3. En el caso de que el problema no sea en la institución, el administrador institucional que maneja Quipux, debería comunicarse con el Administrador General del Sistema Quipux, en la Subsecretaría de Informática. 69

70 Casos Especiales Usuarios Cuando un usuario sea cambiado de área o puesto dentro de la misma institución, se debe seguir los siguientes pasos: 1. Crear en el sistema Quipux, el usuario que lo va a reemplazar. 2. El usuario que cambió de área o puesto debe ingresar al sistema y reasignar todos los documentos en tramite y en elaboración al usuario que se hace cargo del puesto. 3. El usuario nuevo podrá ver los documentos en su bandeja de recibidos. Cuando un usuario sea desactivado en el sistema 1. Al desactivar el usuario aparece la siguiente pantalla Se escoge el usuario al cual deben asignarse los documentos del empleado desactivado. 7