SERVICIOS DE SALUD DE SAN LUIS POTOSI. SISTEMA DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA OfiPart MANUAL DE USUARIO

Transcripción

1 SERVICIOS DE SALUD DE SAN LUIS POTOSI SISTEMA DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA OfiPart MANUAL DE USUARIO JULIO

2 CONTENIDO I. Objetivo... 3 II. Generalidades... 4 III. Aclaración y sugerencia... 5 IV. Reconociendo pantallas Principal Captura de documento... 7 V. Ingreso al Sistema... 8 VI. Registro de documentos... 9 VII. Crear etiquetas VIII. Anexar archivos IX. Turnado de documentos recibidos IX. Búsqueda de documentos X. Plantillas determinadas para circulares XI. Crear carpetas XII. Listado de correspondencia XIII. Baja de documentos

3 I. Objetivo El presente Manual de Usuario del Sistema de Control Documental OfiPart, se elabora con el propósito fundamental de continuar con los procesos de implementación de dicho sistema en las Unidades Administrativas de los Servicios de Salud de San Luis Potosí, por lo que facilitará los trabajos de quienes ya cuentan con dicho sistema, y dará la bienvenida a nuevos usuarios, ya que existen funcionarios que cuentan con los accesos, sin embargo no han explorado los beneficios que brinda el Sistema de Control Documental OfiPart más allá del registro de documentos, por lo que se elabora esta herramienta de consulta digital. 3

4 II. Generalidades Usar la tecla Tab para cambiar de un campo a otro. Para desplegar catálogos disponibles en algunos campos, presionar la tecla F8 Se mencionará a la Unidad Administrativa Documental como: UAD. Adjuntar archivos: El formato requerido es en PDF. Escanear los documentos que requiere adjuntar previo al registro, aceptando como máximo 20 hojas por archivo, pudiendo agregar varios en un mismo documento. En el nombre del archivo evita utilizar espacios, comillas, signos, etc. Seleccionar de las opciones del catálogo de tipos de anexos, las que corresponden a digitalizables. (Hoja digitalizable o en Hojas digitalizables). Generar folio: podrá ser un mismo folio para varios registros, los cuales serán entregados a la Unidad Administrativa Documental en conjunto (Dependiendo de los horarios de despacho de cada usuario). Para búsqueda de documentos, proporcionar el dato lo más concreto posible (palabras clave del asunto, apellido no muy común). Para eliminar un documento, deberá ser antes de contar con el folio que asigna el Sistema de Control Documental OfiPart, así mismo, no debe contener: etiqueta, anexos ni referencias, por lo que se deberán borrar antes de la eliminación de todo el documento. 4

5 III. Aclaración y sugerencia Debido a que aún quedan pendientes de incorporar al uso del Sistema de Control Documental OfiPart, a Jurisdicciones Sanitarias, Hospitales Generales, Hospitales Básicos Comunitarios, Clínica Psiquiátrica Dr. Everardo Neumann Peña, así como al Hospital del Niño y la Mujer Dr. Alberto López Hermosa, la correspondencia que ellos generan no se encuentra en el sistema, sin embargo para control interno de cada área, se sugiere que en los casos de dar respuesta a un escrito de dichas unidades, se puede escanear el documento al que se hace referencia y subirlo como archivo adjunto, con lo que se podrá armar el expediente de manera digital, en tanto se incorporan dichas Unidades al Sistema de Control Documental OfiPart. 5

6 IV. Reconociendo pantallas 1. Principal Muestra los apartados que el sistema trabaja: los principales son: 1. Nombre del usuario activo; así como los usuarios con quienes comparte información; 2. Carpeta, indica el estado del documento (entrada, preparado, turnado, etc.); 3. Enviar a: contiene usuarios a quienes se puede turnar el documento; 4. Genera correspondencia, se utiliza para hacer el envío del registro a la Unidad Administrativa Documental; 5. Listado de correspondencia, contiene relación con estatus de folios enviados a la UAD. En el resto de las columnas contiene datos específicos de cada documento, fecha en que se registró, si cuenta con anexo, etiqueta, referencia, folio, remitente, destinatario, asunto, etc. 6

7 2. Captura de documento Contiene, 1. Buzón, indica el buzón del usuario que está activo, 2. Etiquetas, sirve para seleccionar por temas y facilitar búsquedas posteriores, 3. Tipo de documento, despliega opciones de documentos que pueden ser registrados; 4. Fecha de ingreso, fecha en que se realiza el registro; 5. Área destino, cuenta con catálogo para seleccionar destinatarios de documentos, 6. Clasificación, corresponde a la clave y serie del Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA) cuenta con catálogo; 7. Asunto, capturar asunto del documento se podrán agregar palabras clave; 8. Remitente, nombre del funcionario que firma el documento, 9. Referencias, anotar número de documento a que se da respuesta, o esté relacionado con el que se registra. 10. Guardar, guarda la información capturada. 7

8 V. Ingreso al Sistema Ubicar en el escritorio del equipo de cómputo el icono correspondiente al sistema OfiPart y dar doble click. Activar la casilla de acepto los riesgos. Click en ejecutar. Teclear usuario y contraseña que proporciona la Responsable de la Unidad Administrativa Documental (UAD), dar click en ingresar. 8

9 VI. Registro de documentos En este módulo se deberá capturar los datos de todos los documentos que se desean despachar por lo que a continuación se muestra a detalle el llenado de cada uno de los campos de la pantalla de captura, hasta obtener el folio que asigna el Sistema, mismo que es necesario para el trámite final de despacho. Usuario activo Los documentos mostrados en la pantalla, son de acuerdo a la carpeta seleccionada. Click en agregar 9

10 Presionar la tecla F8, para seleccionar el tipo de documento. Ubicar y dar click Seleccionar fecha en que se da de alta el documento Muestra calendario. 10

11 Brinda la opción de cambiar de original a copia Capturar parte del nombre del destinatario (s), como pista para que aparezcan los registrados en el catálogo. Al registrar un documento circular, se capturan todos los destinatarios como originales y si cuenta con copias marcadas, se deberá cambiar de original a copia. Cuando las copias son repetitivas, en el botón Recuperar copias nos proporciona los últimos destinatarios a quien se dirigió copias y de esta forma se evitará escribirlas nuevamente. Capturar datos si el destinatario no está dado de alta en el catálogo. Activar casilla, si es destinatario frecuente. 11

12 En este espacio aparecerá el destinatario (s), dando click sobre el nombre se activará que se despachará directo, de lo contrario será por archivo. v F8, catálogo de clasificación vigente, puede teclearlo si lo conoce, solo acepta mayúsculas. Click sobre la serie que es acorde al tema del documento. 12

13 Capturar el asunto, se podrá capturar información clave. v Teclear el nombre de quien remite el oficio o memorándum. Click para seleccionar 13

14 Se verifica que sea correcto y avanza con la tecla Tab. Referencias, si es seguimiento o Atención a un documento. Llenar campos solicitados. Oprimir guardar 14

15 Una vez terminada la captura del documento, click en guardar Brinda la opción de agregar anexos, en caso de contar con ellos, consultar pág

16 Cerrar. El documento ha sido agregado. Dar click sobre genera correspondencia. 16

17 Click en Oficialía de partes Pulse en guardar sin imprimir. Anotar en las dos copias del documento, el folio que se te proporciona. Has concluido exitosamente el registro del documento. Cerrar. v Para continuar con la actividad, deberá acudir a la ventanilla de la Unidad Administrativa Documental, para llevar a cabo el despacho de los documentos registrados, en dónde la UAD, se encargará de concluir el trámite de alta en el sistema automatizado, toda vez que se plasman sello de despachado, fecha y número oficial al documento, éste se escanea y se sube al sistema de acuerdo al número de folio proporcionado por el usuario. 17

18 VII. Crear etiquetas La opción de etiquetas, se encuentra dentro de la pantalla de captura de documento y sirve para ir clasificando los documentos por tema, programa o sistema, con la finalidad de facilitar la búsqueda posterior, así como ordenar la información. Capturar en este campo el nombre que desea asignar. Click en etiquetas Pulsar, crear nueva etiqueta Indicará que la etiqueta solo se creará para su usuario, pulsar SI. 18

19 La etiqueta, ya se encuentra en la lista. Después de un click aparece en el lugar establecido para tal fin. Así se visualizan las etiquetas en la pantalla principal. 19

20 VIII. Anexar archivos Presenta la opción de anexar archivos, con esta actividad se complementa el expediente digital y facilita búsquedas posteriores, así como evitar la impresión innecesaria de información. v Al tener completa la captura del documento, se selecciona guardar, brindando la opción de anexos, seleccionar SI. Para lo que deberá cubrir especificaciones descritas en el área de Generalidades (Pag.4). Seleccione opciones digitalizables Digitalizable u Hojas Digitalizables) (Hoja 20

21 Localice el archivo en la unidad de almacenamiento. Click para seleccionar Abrir. Oprimir en guardar; si se cuenta con más archivos por adjuntar, repetir los pasos. 21

22 Así mismo, se puede hacer referencia de que el documento lleva anexos no escaneables: Anexo: CD y rollo Oprimir en guardar Cerrar. 22

23 IX. Turnado de documentos recibidos Este módulo está destinado para dar atención y turnado a la correspondencia recibida, con la finalidad de que la información fluya y se eliminen tiempos de espera de documentos en físico. Cuando han turnado correspondencia al usuario, al ingresar al Sistema Automatizado OfiPart, envía un mensaje informando que se tienen N cantidad de archivos en la carpeta de ENTRADA, indicar aceptar. Seleccionar carpeta de: ENTRADA El sistema arroja la correspondencia que llegó a su usuario. 23

24 Click sobre el número en la casilla Digit. Para visualizar el documento y poder turnar al área correspondiente. Se selecciona el documento a turnar Verificar que esté activa la casilla de envío de documentos a carpeta de turnados. Click en turnar. 24

25 Seleccionar usuario a turnar Para esta actividad, solicita contraseña. Verificar que esté activa la casilla para que a la vez sea enviada a la carpeta de turnados. Aparece aviso de confirmación de actividad, ya que una vez turnado no se podrá cancelar la actividad, verificar la acción e indicar lo que corresponda. 25

26 Seleccionar carpeta de TURNADOS Verificar que el documento ya existe en la misma. 26

27 IX. Búsqueda de documentos Muestra una serie de variables para búsquedas específicas (cuando se cuenta con datos como número de documento, fecha, etc.) se recomienda iniciar en el área de búsqueda general, proporcionando datos concretos, palabras clave. Pantalla principal Click en buscar Proporcionar datos concretos, palabras clave. Click en buscar todos mis usuarios Click en buscar 27

28 Ejemplo de búsqueda cuando se conoce el número de documento: Pantalla principal Capturar el número del documento con que despacho la UAD, sin anteponer 000 al inicio. Click en buscar. 28

29 El sistema proporciona los registros encontrados con el número solicitado. En la casilla de Digit., sobre el número aparecerá la palabra en Ver, dar click para obtener el documento. 29

30 El documento cuenta con referencias Click sobre una de ellas Oprimir en buscar. Pulsar en Ver. 30

31 Seleccionar archivo Click en Ver Archivo. El sistema de Control Documental OfiPart, mostrará el archivo adjunto como referencia, se consulta y finalmente se elige en la opción de cerrar. 31

32 X. Plantillas determinadas para circulares Las Plantillas determinadas para circulares, facilitan la actividad de registro, ahorran tiempo en los casos de circulares, ya que generalmente se envían a las mismas áreas (jurisdicciones, hospitales, dependencias, municipios, etc.), por lo que una vez creada la plantilla, para futuras ocasiones no es necesario capturar destinatario por destinatario, bastará con seleccionar la plantilla adecuada. Capturar, parte de los nombres de cada uno de los Destinatarios para que aparezca el catálogo. Seleccione guardar plantilla Asigne un nombre (solo acepta 8 caracteres) Aceptar La plantilla predeterminada ha sido creada. 32

33 Para eliminar, se selecciona la plantilla Click en Elimina Plantilla Mensaje de confirmación de la acción, oprimir SI. Desplegar la lista Ya no aparece dicha plantilla. 33

34 XI. Crear carpetas Este módulo, brinda la oportunidad de organizar la información por temas, de manera similar a un control en físico. Seleccionar un registro Click en Enviar a: Asignar un nombre Envía mensaje que la etiqueta se creará solo para tu usuario, oprimir en SI. La carpeta ha sido creada 34

35 El registro cambió su ubicación Seleccionar varios registros de un mismo tema, para reubicar. Oprimir Enviar a: 35

36 Seleccione la carpeta Los registros cambiaron de lugar. 36

37 XII. Listado de correspondencia Los listados de correspondencia sirven para consultar el folio que se genera para los documentos, ya que en ocasiones se no se plasma dicho número en las copias correspondientes, mismo que es necesario para el trámite final de despacho. Pantalla principal. Click en Listado de correspondencia. Se visualizan, los folios registrados y enviados a la Unidad Administrativa Documental. Seleccionar un registro y pulsar. 37

38 Presenta los documentos que se enviaron a la Unidad Administrativa Documental, con el mismo número de folio. 38

39 XIII. Baja de documentos La actividad de éste módulo se podrá realizar únicamente si aún no se genera folio por el sistema, en caso de requerir eliminación de registros ya con folios, deberá hacerlo de conocimiento del personal de la Unidad Administrativa Documental. Seleccionar el documento que desea eliminar Verificar que aún no cuenta con folio. Modificar ver. Para poder eliminar el registro, no debe tener etiqueta; referencias ni anexos. 39

40 Se eliminan dentro de la pantalla actual (Modificar Ver) y se guardan modificaciones. Nuevamente se selecciona el documento a eliminar Click en modificar ver. 40

41 Una vez vacíos los campos, pulsar Baja Documentos. Verificar la no existencia en carpeta de preparados. Cerrar. 41