Asunto. Número. Vigencia. Sustituye o modifica

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1 Tipo Guía Asunto JUSTIFICACIÓN DE GASTOS DE AYUDA A LAS ACTIVIDADES DE DEMOSTRACIÓN Y LAS ACCIONES DE INFORMACIÓN DEL PROGRAMA NACIONAL DE DESARROLLO RURAL Unidad Subdirección General de Regulación de Mercados Número Vigencia Sustituye o modifica

2 INDICE Págs. 1. INTRODUCCIÓN OBLIGACIONES DE LOS BENEFICIARIOS MODIFICACIÓN DEL PROGRAMA DE DEMOSTRACIÓN E INFORMACIÓN PERIODO SUBVENCIONABLE DE LOS PROGRAMAS DE DEMOSTRACIÓN E INFORMACIÓN GASTOS SUBVENCIONABLES REQUISITOS ESPECIFICOS DE LAS SOLICITUDES DE PAGO INTENSIDAD E IMPORTE DE LA AYUDA DATOS DE CONTACTO... 8 ANEXO I: LOGOTIPOS Y MODELOS A UTILIZAR EN LAS ACTUACIONES DE INFORMACIÓN, PUBLICIDAD, DIFUSIÓN Y SEÑALIZACIÓN DE LAS ACTUACIONES... 9 ANEXO II: MODELO DE PANEL ANEXO III: MODELO DE SOLICITUD DE PAGO PARA LA CONCESIÓN DE AYUDAS A LAS ACTIVIDADES DE DEMOSTRACIÓN Y LAS ACCIONES DE INFORMACIÓN ANEXO IV: PROGRAMA-CALENDARIO DE EJECUCIÓN DE LAS ACTUACIONES ANEXO V: ESTADO FINANCIERO RECAPITULATIVO ANEXO VI: CUADRO REPERTORIADO DE FACTURAS Y JUSTIFICANTES16 ANEXO VII: MODELO DE DECLARACIÓN RESPONSABLE PARA LA SOLICITUD DE PAGO

3 1. INTRODUCCIÓN El Fondo Europeo Agrícola de Desarrollo Rural (FEADER) es el fondo de la Unión Europea a través del que ésta contribuye a la financiación de los programas de desarrollo rural ejecutados según establece el derecho comunitario relativo a la ayuda de desarrollo rural.(1) En el Programa Nacional de Desarrollo Rural de España (PNDR), aprobado mediante Decisión de Ejecución de la Comisión de 26 de mayo de 2015, una de las actuaciones recogidas es el apoyo a las acciones de demostración e información, contemplada en el artículo 14.1 del Reglamento (UE) nº 1305/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 17 de diciembre de Esta actuación se refleja en la submedida 1.2 del PNDR, que contempla acciones de demostración e información para entidades asociativas prioritarias de carácter supraautonómico, reconocidas de acuerdo con el Real Decreto 550/2014, de 27 de junio, por el que se desarrollan los requisitos y el procedimiento para el reconocimiento de las Entidades Asociativas Prioritarias y para su inscripción y baja en el Registro Nacional de Entidades Asociativas Prioritarias, previsto en la Ley 13/2013, de 2 de agosto, de fomento de la integración de cooperativas y de otras entidades asociativas de carácter agroalimentario. Estas ayudas a acciones de demostración e información tratan de facilitar la innovación y la incorporación de nuevas tecnologías y conocimientos, aumentando la productividad y eficiencia de las Entidades Asociativas Prioritarias y, en definitiva, mejorar su capacidad de competir en un mercado global, favoreciendo un crecimiento inteligente, sostenible e integrador, que posibilite mayores niveles de empleo, de productividad y contribuyendo a una mayor cohesión económica, social y territorial. Los beneficiarios de estas ayudas son las Entidades públicas o privadas u organizaciones prestadoras del servicio de demostración o información en relación con las actividades desarrolladas por las Entidades Asociativas Prioritarias. El Fondo Español de Garantía Agraria (FEGA) es el encargado de llevar a cabo los procedimientos necesarios para la tramitación, pago y desarrollo de los controles administrativos y controles sobre el terreno de las solicitudes de pago de estas ayudas. Para la correcta gestión de los fondos europeos y nacionales destinados a las medidas de desarrollo rural es fundamental el conocimiento, por parte de los (1) Se puede encontrar más información acerca de esta medida en la web del FEGA ( en el siguiente enlace: 1

4 beneficiarios de estas ayudas, de las condiciones que regulan su concesión y las responsabilidades adquiridas como perceptores de la misma. Con la concesión de la subvención, los beneficiarios no solo asumen la responsabilidad de llevar a cabo las acciones subvencionadas, sino, además, la de aportar la prueba de que éstas han sido realizadas y de que se han cumplido las condiciones impuestas. De ahí que una insuficiente justificación de estos extremos conlleve las mismas consecuencias que la no realización de la acción. La presente guía ha sido elaborada por la Subdirección General de Regulación de Mercados del FEGA, como responsable de la gestión y control del pago de estas ayudas, con el objetivo de orientar a los beneficiarios en el cumplimiento de sus responsabilidades de cara a la adecuada justificación de los gastos subvencionables. En su propio interés, se recomienda a los beneficiarios la lectura detenida de la presente guía, que el FEGA les facilita. Igualmente una copia estará disponible en su página web: 2. OBLIGACIONES DE LOS BENEFICIARIOS Los beneficiarios de estas ayudas están sujetos al cumplimiento de las siguientes obligaciones: Cumplir con la normativa de aplicación y en particular con los requisitos y obligaciones establecidos en el Real Decreto 126/2016, de 1 de abril, por el que se establecen las bases reguladoras para la concesión de ayudas a las actividades de demostración y las acciones de información, en el marco del Programa Nacional de Desarrollo Rural , para el fomento de la integración de entidades asociativas agroalimentarias de carácter supraautonómico. Cumplir el objetivo, ejecutar el proyecto, realizar la actividad que fundamenta la concesión de las subvenciones. Justificar ante el órgano concedente el cumplimiento de los requisitos y condiciones, así como la realización de la actividad y el cumplimiento de la finalidad que determinen la concesión o disfrute de la subvención. Someterse a las actuaciones de comprobación, a efectuar por el órgano concedente, así como cualesquiera otras de comprobación y control financiero que puedan realizar los órganos de control competentes, tanto nacionales como comunitarios, aportando cuanta información le sea requerida en el ejercicio de las actuaciones anteriores. Comunicar al órgano concedente la obtención de otras subvenciones, ayudas, ingresos o recursos que financien las actividades subvencionadas. 2

5 Acreditar con anterioridad a dictarse la propuesta de resolución de pago de la ayuda que se halla al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias y frente a la Seguridad Social. Constituir una cuenta bancaria única, para el ingreso de la ayuda y desde la que realizarán todos los movimientos relacionados con la subvención. Llevar una contabilidad analítica que permita la identificación de los ingresos y gastos relativos a la realización de las actividades, manteniendo dicha información a disposición de las autoridades nacionales competentes y de la Comisión Europea para posibles comprobaciones. Conservar los documentos justificativos de la aplicación de los fondos recibidos, incluidos los documentos electrónicos, en tanto puedan ser objeto de las actuaciones de comprobación y control. Registrar la subvención que perciban en los libros contables que correspondan. Tener legalizados los libros de contabilidad según lo establecido en la normativa nacional y autonómica de aplicación. Proporcionar toda la información necesaria para poder realizar el seguimiento y la evaluación del programa. Aportar los datos que sean necesarios para la elaboración de indicadores y los que, a efectos estadísticos se puedan emplear para estudios relativos a los aspectos técnicos, económicos, laborales y sociales. Proceder al reintegro de los fondos percibidos en los supuestos contemplados en el artículo 37 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones. Respecto a las actuaciones de demostración e información, que deberán ser gratuitas para los participantes en las mismas, se debe garantizar la comprobación de que los participantes han asistido en el caso de actuaciones presenciales y elaborar un informe final con la finalidad de asegurar el correcto desarrollo de las actuaciones de demostración e información. Comunicar a la Dirección General de la Industria Alimentaria las adaptaciones que surjan en las actuaciones de información y demostración previstas, y en concreto los cambios de ubicación, horarios y asistentes o participantes, antes de su celebración. En las publicaciones del programa, en los dípticos o trípticos, en los paneles horizontales o verticales, en los listados de firmas de asistentes, en los materiales utilizados y suministrados a los asistentes, en las presentaciones realizadas, en las cartulinas de identificación de los asistentes y ponentes a 3

6 lo largo del evento y demás material utilizado, se incorporarán los logotipos y los modelos, conforme al Anexo I. Deberá colocarse al menos un panel con información acerca de la operación (de tamaño mínimo A3), en un lugar bien visible para el público. Dicho panel debe adecuarse al modelo del Anexo II. Deberán realizarse fotografías que muestren la presencia de dichos logos en los paneles, mesa de ponentes, etc. Presentar en el sitio web del beneficiario para uso profesional, en el caso de que exista tal sitio, una breve descripción de la operación cuando pueda establecerse un vínculo entre el objeto del sitio web y la ayuda prestada a la operación, en proporción al nivel de ayuda, con sus objetivos y resultados, y destacando la ayuda financiera de la Unión. 3. MODIFICACIÓN DEL PROGRAMA DE DEMOSTRACIÓN E INFORMACIÓN El beneficiario podrá solicitar la modificación del Programa de demostración e información previsto en la solicitud de ayuda hasta dos meses antes de la fecha límite para la presentación de las solicitudes de pago. Cualquier modificación sobre la propuesta presentada inicialmente y objeto de resolución positiva deberá comunicarse a la Dirección General de la Industria Alimentaria del Ministerio de Agricultura, Alimentación y Medio Ambiente. Se tendrá en cuenta las siguientes condiciones y limitaciones: a) No se admitirán modificaciones que afecten al cumplimiento de las condiciones de elegibilidad ni a la puntuación obtenida en los criterios de valoración. b) No se admitirán modificaciones que alteren el objetivo final del proyecto. c) No se admitirán ni aprobarán modificaciones que supongan un cambio de beneficiario. d) No se admitirán modificaciones que amplíen el periodo de ejecución del proyecto ni afecten al alza del presupuesto aprobado. No se admitirán modificaciones que supongan la no ejecución en las condiciones establecidas como mínimo del 70% de la subvención inicialmente aprobada. Las modificaciones que supongan una disminución de los presupuestos aprobados supondrán la reducción proporcional de la subvención concedida. 4

7 4. PERIODO SUBVENCIONABLE DE LOS PROGRAMAS DE DEMOSTRACIÓN E INFORMACIÓN El periodo subvencionable de los gastos comprenderá desde la presentación de la solicitud de ayuda hasta la fecha límite para la ejecución del Programa de demostración e información, siendo ésta el 1 de septiembre de GASTOS SUBVENCIONABLES Serán subvencionables los gastos directamente relacionados con la organización, realización e impartición de las actividades contempladas en el Programa de demostración e información y, en particular, los siguientes conceptos: a) Costes directos de personal: expertos y personal de apoyo y de coordinación, propio o externo debidamente justificado. b) Costes indirectos: costes que no estén vinculados o no pueden vincularse directamente con una actividad específica de la entidad en cuestión. Entre estos costes se incluye, por ejemplo, gastos de teléfono, agua o electricidad. Estos costes se calcularán a un tipo fijo del 15% de los costes directos de personal subvencionables (recogidos en el apartado a). c) Compra de material didáctico y material informático y audiovisual. d) Publicaciones en formato papel y digitales, y dispositivos informáticos de almacenamiento facilitados a los asistentes. e) Alquiler de las instalaciones de terceros y de maquinaria requerida para el desarrollo de la actividad. f) Costes de desplazamiento, alojamiento y manutención del personal y de los asistentes. g) Seguro de accidente de asistentes y, en su caso, importe de la póliza de responsabilidad civil para afrontar los riesgos que para los bienes o personas puedan derivar de la realización de las actividades. Asimismo, podrán incluirse como subvencionables los seguros que sean necesarios para cubrir posibles contingencias derivadas de las actividades de los organizadores, para el supuesto de que tales contingencias no estén recogidas por ninguna relación de aseguramiento. 5

8 Tendrán la consideración de gastos subvencionables aquéllos que se realicen dentro del periodo subvencionable y no sobrepasen los límites máximos subvencionables establecidos en el anexo I del Real Decreto 126/2016, de 1 de abril. Los gastos deben responder a costes reales, efectivamente realizados, pagados y justificados mediante facturas pagadas o documentos contables de valor probatorio equivalente. Dicha justificación no será necesaria en el caso de los costes indirectos. El Impuesto sobre el valor añadido cuando no se considerará gasto subvencionable, excepto cuando no sea susceptible de recuperación por el beneficiario. No serán gastos subvencionables los gastos financieros (intereses, leasing, etc.), la compra de edificios ni las amortizaciones de instalaciones propias. 6. REQUISITOS ESPECIFICOS DE LAS SOLICITUDES DE PAGO Se presentarán de forma presencial en el Registro General del FEGA según modelo del Anexo III, o de forma electrónica a través de su sede, cuya dirección es dentro del apartado de Catálogo de Servicios. Se presentará una solicitud de pago por Programa de demostración e información. Se presentarán en el plazo de 15 días naturales tras la finalización del correspondiente período de ejecución siendo por tanto la fecha límite de presentación de las solicitudes de pago y documentación que la acompañe, el día 16 de septiembre del año El incumplimiento de este plazo por razones imputables al beneficiario conllevará una penalización del 1% de la ayuda por día hábil de retraso en la presentación de la solicitud. Las actuaciones para las que se solicite el pago deberán estar ejecutadas, justificadas y abonadas para ser subvencionables, salvo la excepción relativa a la justificación de los costes indirectos. El pago se efectuará una vez justificada y comprobada la realización de las acciones subvencionadas y el gasto total de las mismas. No obstante, cuando la ejecución total de las acciones de demostración e información no alcance el 70% de la ayuda subvencionable inicialmente aprobada, no se abonará ayuda alguna. Junto con cada solicitud de pago se adjuntará la siguiente documentación: a) Un informe de ejecución compuesto por: 1º Un informe resumen de las actuaciones que se han llevado a cabo, incluyendo un calendario según modelo Anexo IV. 6

9 2º Una evaluación de los resultados obtenidos que puedan verificarse en la fecha del informe. 3º Un estado financiero recapitulativo donde consten los gasto planificados y los realizados efectivamente, según modelo Anexo V. b) Un extracto de la cuenta bancaria única, correspondiente al periodo de ejecución para el que se solicita el pago. c) Facturas y justificantes de pago correspondientes. d) Cuadro repertoriado de facturas, donde se relaciona cada una de las facturas con sus correspondientes justificantes de pago y los apuntes en la cuenta bancaria, en formato Excel, según modelo Anexo VI. e) Cualquier documentación justificativa de las actuaciones realizadas. f) Declaración responsable, según modelo Anexo VII, de no hallarse incurso en ninguno de los supuestos del artículo 13.2 y 3 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, no haber recibido ayudas para la misma finalidad y objeto, indicar, en su caso, las fuentes e importes de la financiación solicitada procedente de las administraciones públicas o de otros entes públicos o privados, para la misma finalidad, y de no encontrarse inmersa en un proceso de reintegro de subvenciones. g) Certificado de estar al corriente de las obligaciones tributarias y con la Seguridad Social. h) Datos bancarios de la cuenta elegida para recibir la ayuda. El FEGA efectuará en un plazo de 60 días a partir de la fecha de recepción de la solicitud de pago. Este plazo se podrá ver interrumpido mediante notificación al solicitante para que subsane la falta o acompañe los documentos preceptivos y otros elementos de juicio necesarios. El plazo se reanudará a partir de la fecha de recepción de la información solicitada, que se deberá remitir o efectuar, respectivamente, en un plazo de 10 días naturales a partir de la notificación. De no hacerlo así, se tendrá por desistida su solicitud. 7

10 7. INTENSIDAD E IMPORTE DE LA AYUDA La ayuda podrá alcanzar el cien por cien de los gastos subvencionables que se hayan generado por la actuación, dentro de los límites que se contemplan en el siguiente punto. El límite máximo de la ayuda es de: a) Por cada actuación de demostración: euros. b) Por cada actuación de información: euros. 8. DATOS DE CONTACTO Los solicitantes podrán dirigirse al FEGA para requerir cualquier aclaración que precisen en relación con la justificación de los gastos de la ayuda. Para ello los datos de contacto son los siguientes: FEGA Subdirección General de Regulación de Mercados C/ José Abascal, 4 7ª planta Madrid Teléfono Fax pndr fega@fega.es 8

11 ANEXO I: LOGOTIPOS Y MODELOS A UTILIZAR EN LAS ACTUACIONES DE INFORMACIÓN, PUBLICIDAD, DIFUSIÓN Y SEÑALIZACIÓN DE LAS ACTUACIONES 9

12 ANEXO II: MODELO DE PANEL 10

13 SECRETARÍA GENERAL DE AGRICULTURA Y ALIMENTACIÓN FONDO ESPAÑOL DE GARANTÍA AGRARIA ANEXO III: MODELO DE SOLICITUD DE PAGO PARA LA CONCESIÓN DE AYUDAS A LAS ACTIVIDADES DE DEMOSTRACIÓN Y LAS ACCIONES DE INFORMACIÓN I. DATOS PERSONALES. Primer apellido Segundo apellido Nombre DNI/NIF, pasaporte o documento equivalente en caso de extranjeros, NIE Teléfono de contacto, correo electrónico y fax Cargo que desempeña en la entidad que representa II. DATOS Y DOMICILIO DE LA ENTIDAD SOLICITANTE. Nombre o razón social NIF Domicilio: Calle/plaza núm. Localidad Provincia Código postal Teléfono FAX Correo electrónico Actividad principal Nombre del Programa de demostración e información Datos bancarios Declaro bajo mi responsabilidad que son ciertos los datos de la cuenta bancaria única indicada Titular de la cuenta Número de la cuenta bancaria (IBAN) La empresa que solicita el pago de la ayuda se corresponde las indicadas en el artículo 3, y cuenta con los requisitos especificados en el artículo 4 del Real Decreto 126/2016, de 1 de abril. III. DOMICILIO A EFECTOS DE NOTIFICACIÓN. Domicilio: Calle/plaza núm. Localidad Provincia Código postal Teléfono y fax Correo electrónico IV. DOCUMENTACIÓN QUE SE ADJUNTA CON LA SOLICITUD. Informe de ejecución compuesto por: 11

14 Informe resumen de las actuaciones que se han llevado a cabo, incluyendo un calendario según el modelo establecido en el anexo VIII. Evaluación de los resultados obtenidos que puedan verificarse en la fecha del informe. Estado financiero recapitulativo donde consten los gastos planificados y los realizados efectivamente, según el modelo establecido en el anexo IX. Extracto de la cuenta bancaria única, correspondiente al período de ejecución para el que se solicita el pago. Facturas y justificantes de pago correspondientes. Cuadro repertoriado de facturas, donde se relaciona cada una de las facturas con sus correspondientes justificantes de pago y los apuntes en la cuenta bancaria, según el modelo establecido en el anexo X. Certificado de estar al corriente de las obligaciones tributarias y con la Seguridad Social. Declaración responsable, según el modelo establecido en el anexo XI, de: - no hallarse incurso en ninguno de los supuestos del artículo 13.2 y 3 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre; - no haber recibido ayudas para la misma finalidad y objeto; - las fuentes e importes de la financiación solicitada procedente de las administraciones públicas o de otros entes públicos o privados, para la misma finalidad; - no encontrarse inmersa en un proceso de reintegro de subvenciones. Datos bancarios de la cuenta elegida para recibir la ayuda. Otra documentación. En su caso, indíquese: V. SOLICITUD. El/la abajo firmante solicita el pago de la ayuda a que se refiere la presente instancia por importe de. y declara que son ciertos los datos consignados en ella, reuniendo los requisitos exigidos y aceptando las condiciones establecidas en la convocatoria, comprometiéndose a probar documentalmente todos los datos que figuran en esta solicitud y que conoce las obligaciones establecidas en el artículo 14 del Real Decreto 126/2016, de 1 de abril, y que se compromete a cumplirlas. Igualmente autoriza al Ministerio de Agricultura, Alimentación y Medio Ambiente para el uso y tratamiento de los datos de carácter personal que constan en la documentación presentada y en esta solicitud, a los efectos del inequívoco consentimiento previsto en el artículo 6 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal y disposiciones concordantes. En, a de de 201. (Firma) 12

15 Sr. Presidente del Fondo Español de Garantía Agraria. C/. Beneficencia, Madrid. 13

16 SECRETARÍA GENERAL DE AGRICULTURA Y ALIMENTACIÓN FONDO ESPAÑOL DE GARANTÍA AGRARIA ANEXO IV: PROGRAMA-CALENDARIO DE EJECUCIÓN DE LAS ACTUACIONES DATOS DE LA ENTIDAD SOLICITANTE Razón social NIF Programa de demostración e información: Actividad formativa Tipo de actividad 1 Nº Nombre Duración (horas) Fecha de inicio Fecha de finalización Nº de Edición 2 Nº de participantes Actividad de demostración Acción de información Importe (con IVA) IVA Importe (sin IVA) 1 Marcar con una X 2 Se refiere al número de veces que está previsto repetir una determinada actividad formativa, en su caso. 14

17 SECRETARÍA GENERAL DE AGRICULTURA Y ALIMENTACIÓN FONDO ESPAÑOL DE GARANTÍA AGRARIA ANEXO V: ESTADO FINANCIERO RECAPITULATIVO DATOS DE LA ENTIDAD SOLICITANTE Razón social NIF Actuación Concepto/s de gasto de cada actuación 1 (a) Presupuesto ( ) (b) Gastos realizados ( ) (c) Presupuesto gastos realizados (d=b-c) % Dif. [e=100 x (d / b)] TOTAL 1 Una actuación puede incluir varios conceptos de gasto. 15

18 SECRETARÍA GENERAL DE AGRICULTURA Y ALIMENTACIÓN ANEXO VI: CUADRO REPERTORIADO DE FACTURAS Y JUSTIFICANTES FONDO ESPAÑOL DE GARANTÍA AGRARIA DATOS DE LA ENTIDAD BENEFICIARIA DE LA AYUDA Nombre/Razón Social NIF Códigos para los pagos efectuados y apuntados: 1 Transferencia bancaria 2 Letra de cambio 3 Cheques 4 Otros (indicar) PROGRAMA DE DEMOSTRACIÓN E INFORMACIÓN Nº Actuación Concepto/s de gasto de cada actuación 1 Coste sin IVA FACTURAS Número de Fecha Documentación Emitido Objeto del Importe de Orden Factura por gasto (sin IVA) emisión Código Nº Fecha PAGOS EFECTUADOS Y REFLEJADOS EN LA CUENTA ÚNICA 2 Importe (con IVA) IVA Importe (sin IVA) 1 Una actuación puede incluir varios conceptos de gasto. 2 Independientemente de la forma de pago elegida, todos los apuntes deben quedar reflejados en la cuenta única para ser subvencionables 16

19 SECRETARÍA GENERAL DE AGRICULTURA Y ALIMENTACIÓN FONDO ESPAÑOL DE GARANTÍA AGRARIA ANEXO VII: MODELO DE DECLARACIÓN RESPONSABLE PARA LA SOLICITUD DE PAGO Don, con DNI/NIF, pasaporte o documento equivalente en caso de extranjeros, NIE en su calidad de de la (entidad solicitante) con NIF y domicilio en. Declara bajo su responsabilidad que la entidad solicitante: - No incurre en ninguno de los supuestos del artículo 13.2 y 3 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre. - No ha recibido ayudas incompatibles para la misma finalidad y objeto. - Indicar, en su caso, las fuentes e importes de la financiación solicitada procedente de las administraciones públicas o de otros entes públicos o privados, para la misma finalidad: - No se encuentra inmersa en un proceso de reintegro de subvenciones. En, a de de 201. (Firma) 17

20 C/ Beneficencia, Madrid Tel: