Oficina de Control Interno

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1 Oficina de Control Interno Distribuido a: Fernando Noreña Jaramillo - Vicerrectoría Administrativa Y Financiera. Unidad Auditada: Sistema de PQRS Vigencia 2017 Copias Luis Fernando Gaviria Trujillo Rectoría. Liliana Ardila Secretaria General Oswaldo Agudelo González Recursos Informáticos Educativos. Emitido por: Sandra Yamile Calvo Cataño Jefe Control Interno Elaborado por: Enio Aguirre Torres Profesional Control Interno Áreas Responsable: Vicerrectoría Administrativa Y Financiera. INFORME 1er. Informe de Verificación al Sistema de PQRS 2017 Informe No. 01 Fecha del informe: Julio 28 de

2 Contenido del informe 1. Resumen ejecutivo 2. Objetivo y Alcance 3. Matriz de riesgos y controles 4. Criterios Analizados 5. Resultados del Informe 6. Recomendaciones 7. Plan de Mejora 2

3 1. Resumen ejecutivo Dando cumplimiento al artículo 76 de la Ley 1474 de 2011 Por el cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública en el cual se establece que la Oficina de Control Interno deberá vigilar que la atención se preste de acuerdo con las normas legales vigentes y rendirá a la administración de la entidad un informe semestral sobre el particular. Control Interno emite el resultado de la verificación realizada al sistema de PQRS de la Universidad en el primer semestre de la vigencia FORTALEZAS Sistema PQRS (, , telefono) funciona de manera adecuada, permite al usuario interponer, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias por corrupción. Publicacion de informes de quejas y reclamos. Recobro del valor facturado por gasto de telefonía fija y móvil a los proyectos especiales. Manual del usuario de PQR 131-MU-01 Versión 2 ( ) el instructivo para la atención de peticiones, quejas y reclamos 131-INT-01 Versión 7 (Mayo 2017), disponiblesenlapáginadepqr. Enlace de PQR de facil acceso en la pagina principal de la Universidad. Disminución de los casos de las PQRS interpuestas por la comunidad, en los primeros semestres (Enero a Junio). DEBILIDADES Reporte de PQRS que son similares o repetidas por parte de lo usuarios. Fallas en el sistema de alertas de vencimiento (herramienta web). Falta de estadisticas sobre Peticiones y Sugerencias, dado que el informe no lo contempla. No toda las dependencias que deben dar respuesta a PQR se encuentran habilitadas en el sistema. Las quejas contra funcionarios que implican servicio al ciudadano es la causamascomundelusodelsistema. Sandra Yamile Calvo Cataño Jefe Control Interno 3

4 2. Objetivo y Alcance OBJETIVOS Rendir informe semestral de las PQR, producto de la verificación realizada al sistema de PQR de la Universidad. Verificar el cumplimiento del artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, referente al diseño de la metodología para diseñar y hacer seguimiento a la estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano, la establecida en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano contenida en el documento Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Verificar el cumplimiento del artículo 76 de la Ley 1474 de 2011, referente a los estándares que deben cumplir las entidades públicas para dar cumplimiento a los contenidos en el documento Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. ALCANCE El presente informe corresponde al periodo comprendido entre el 01 de enero y el 30 de junio de METODOLOGÍA En el presente informe la metodología empleada se basó en el análisis de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias por corrupción interpuestas por los usuarios, ciudadanos y la comunidad Universitaria, a través de Aplicativo web PQRS, correo electrónico, vía telefónica, forma personal y/o comunicación escrita, obtenidas a través de: Solicitudes documentales - Informe de PQRS del primer semestre de 2017, de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera. - Informe del primer semestre de 2017, de Control Interno disciplinario sobre las denuncias por corrupción. Verificación en el Sistema PQRS De las quejas y reclamos interpuestos De los tiempos de respuesta, que estuvieran ajustados a los dados por la Ley De los casos que más se repiten De los casos que tienen que ver con el servicio al ciudadano 4

5 3. Riesgos y controles Los riesgos y controles que se evaluarán a través de la verificación de las PQRS son los siguientes: Tabla 1. Riesgos y controles Incumplimiento PQRS sin Incumplimiento Mal Traslado Error en el Información de las Normas respuesta o de los términos funcionamiento de una traslado de las no RIESGOS CONTROLES que rigen las PQRS (Estatuto Anticorrupción tratamiento dados por la Ley para dar respuesta a las del aplicativo de PQRS PQRS a personal sin PQRS que llegan: , teléfono, confiable para las estadísticas (Ley 1474 de 2014), Ley 1712 de 2011, etc.) PQRS acceso al personalmente aplicativo de PQRS Resolución de Rectoría No. X X X X X X 1446 de 2010 Instructivo para la atención de las peticiones, quejas, X X reclamos, sugerencias y denuncias por corrupción X X X X Aplicativo en de PQRS X X X X X X Manual del Usuario X X X X X X Mantenimiento a aplicativo de X X PQRS Procedimiento 131-CA-09 - Administración X X X X X X del Sistema PQRS Informe de Vicerrectoría Administrativa y Financiera X Fuente: Análisis Oficina de Control Interno La matriz anterior muestra la relación entre los riesgos y controles evaluados por Control Interno en el ejercicio de la Auditoria. 5

6 4. Criterios analizados Los criterios empleados en la auditoria se detallan a continuación: 1. Informes presentados por Vicerrectoría Administrativa y Control Interno disciplinario 2. Ley 1474 de 2011 establece que en toda entidad pública, deberá existir por lo menos una dependencia encargada de recibir, tramitar y resolver las quejas, sugerencias y reclamos que los ciudadanos formulen, y que se relacionen con el cumplimiento de la misión de la entidad 3. Decreto 2641 de diciembre 17 de 2012 Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de Resolución de Rectoría No de junio de 2010 Por medio de la se establece el Instructivo para la atención de las PQRS y se dictan otras disposiciones 5. Manual del usuario PQRS Peticiones, s, s, Sugerencias y Denuncias por Corrupción, versión 2 de código 131-MU-01. Nota: en cumplimiento de la Ley de protección de datos personales (ley 1581 de 2012) se omiten los nombres de las personas citadas en el informe. 6

7 5. Resultados de auditoria A continuación se presentan de forma detallada los resultados del trabajo de evaluación. Cada uno hace referencia a los riesgos y controles evaluados. Cada observación está asociada a un nivel de prioridad de solución (criticidad) cuyo significado es el siguiente: Tabla 2. Prioridad de las observaciones según el riesgo Prioridad Descripción Alta El hallazgo implica que las debilidades evidenciadas requieren intervenciones o ajustes significativos y deben ser atendidas en el corto plazo Media El hallazgo implica que las debilidades evidenciadas requieren intervenciones o ajustes en el mediano plazo. Baja El hallazgo implica que las debilidades evidenciadas, requieren intervenciones o ajustes menores. Fuente: Análisis Oficina de Control Interno 1. Estado de los casos 1.1 Total de casos: Después del análisis de los casos reportados en el informe de s y s de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, se verificó que se dio respuesta a las solicitudes que llegaron durante el primer semestre de Gráfico1: Clasificación de Casos 249 Clasificación de Casos Peticiones s s Sugerencias Total Fuente: Reporte de Aplicativo PQRS, página web UTP corte a 31//2017 Gráfico 2: Casos de s y s por conducto de llegada s y s por conducto de llegada WEB DE QUEJAS LÍNEA DE QUEJAS OTRO PERSONAL/ TOTAL Fuente: Reporte de quejas y reclamos Vicerrectoría Administrativa y Financiera 7

8 En la siguiente gráfica se aprecia la disminución de los casos de las PQRS interpuestas por la comunidad, en los primeros semestres (Enero a Junio), de las vigencias 2015, 2016 y 2017: Gráfico 3: Casos registrados en y 2017 en los primeros semestres (Enero a Junio) Comparativo de Casos Semestres I y de Línea de Otro Total quejas quejas Fuente: Reportes de quejas y reclamos de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera Se presenta una diferencia de seis (6) casos, entre el informe presentado por la Vicerrectoría Administrativa (91 página web y 14 otros canales) y el resultado de la revisión realizada por Control Interno (91 aplicativo y 11 otros canales); lo anterior debido a que la Vicerrectoría Administrativa y Financiera registró tres (3) casos que son repetidos y tres (3) casos que los reportó como otros canales y fueron también registrados por la página web, según se explica en las tablas 3 y 4: El caso registrado en el aplicativo con los ID y El caso registrado en el aplicativo con los ID y El caso registrado en el aplicativo con los ID y El caso registrado en el aplicativo con los ID y El caso registrado en el aplicativo con los ID y El caso registrado en el aplicativo con los ID y El caso registrado en el aplicativo con los ID El caso registrado en el aplicativo con los ID El caso registrado en el aplicativo con los ID

9 Tabla 3: Diferencias por Casos Repetidos Tipo Asunto Dependencia ID Fecha de creación Solicitud Ruido Ruido Ruido Ruido intersemestral IM833 Plantas Térmicas Gestión de Servicios Institucionales Gestión de Servicios Institucionales Gestión de Servicios Institucionales Gestión de Servicios Institucionales Admisiones, Registro y Control Académico * 31/05/ /05/ /05/ /05/ * 07/06/2017 En la portería principal de la universidad, han ubicado una planta y una pantalla LED, generando alto nivel de ruido, perturbando los quehaceres diarios de las personas que nos encontramos cerca de ella En la portería principal de la universidad, han ubicado una planta y una pantalla LED, generando alto nivel de ruido, perturbando los quehaceres diarios de las personas que nos encontramos cerca de ella En la portería principal de la universidad, han ubicado una planta y una pantalla LED, generando alto nivel de ruido, perturbando los quehaceres diarios de las personas que nos encontramos cerca de ella En la portería principal de la universidad, han ubicado una planta y una pantalla LED, generando alto nivel de ruido, perturbando los quehaceres diarios de las personas que nos encontramos cerca de ella El día 25 de mayo habilitaron el portal estudiantil para ingresar a cursos intersemestrales, desde la media noche de ese mismo día estuve tratando de ingresar al portal pero fue imposible, solo hasta las 11:00 am de ese mismo día el sistema se normalizó y pude ingresar a la plataforma; sin embargo, los cupo de la asignatura de mi interés ya estaban agotados. Solicito de forma respetuosa que se me otorgue un cupo para el curso intersemestral de Plantas Térmicas IM833 dictado en la facultad de ingeniería mecánica. 9

10 Tipo Asunto Dependencia ID Fecha de creación Solicitud intersemestral IM833 Plantas Térmicas intersemestral IM833 Plantas Térmicas No le aplicaron el 10% de votaciones en el valor de la matricula No le aplicaron el 10% de votaciones en el valor de la matricula Gestión de Tecnologías Informáticas y Sistemas de Información Gestión de Tecnologías Informáticas y Sistemas de Información Admisiones, Registro y Control Académico Admisiones, Registro y Control Académico /06/ /06/ * 24/06/ /06/2017 El día 25 de mayo habilitaron el portal estudiantil para ingresar a cursos intersemestrales, desde la media noche de ese mismo día estuve tratando de ingresar al portal pero fue imposible, solo hasta las 11:00 am de ese mismo día el sistema se normalizó y pude ingresar a la plataforma; sin embargo, los cupo de la asignatura de mi interés ya estaban agotados. Solicito de forma respetuosa que se me otorgue un cupo para el curso intersemestral de Plantas Térmicas IM833 dictado en la facultad de ingeniería mecánica. El día 25 de mayo habilitaron el portal estudiantil para ingresar a cursos intersemestrales, desde la media noche de ese mismo día estuve tratando de ingresar al portal pero fue imposible, solo hasta las 11:00 am de ese mismo día el sistema se normalizó y pude ingresar a la plataforma; sin embargo, los cupo de la asignatura de mi interés ya estaban agotados. Solicito de forma respetuosa que se me otorgue un cupo para el curso intersemestral de Plantas Térmicas IM833 dictado en la facultad de ingeniería mecánica. Me dirijo a ustedes para comunicarles que no me aplicaron el descuento por el "certificado electoral, ya que este documento está debidamente escaneado y cargado en la plataforma del portal estudiantil. solicito por favor revisen y liquiden nuevamente el valor de mi matricula académica para realiza el pago Me dirijo a ustedes para comunicarles que no me aplicaron el descuento por el "certificado electoral, ya que este documento está debidamente escaneado y cargado en la plataforma del portal estudiantil. solicito por favor revisen y liquiden nuevamente el valor de mi matricula académica para realiza el pago Fuente: Aplicativo PQR, página web UTP *: Los casos marcados con * son los que se contabilizan en la estadística, dado que estos fueron los que recibieron la respuesta por el directo responsable del asunto o tema de la queja o reclamo. 10

11 Tabla 4: Diferencias por Conducto de llegada Tipo Asunto Dependencia ID Grados Servicio al usuario Espacio físico Admisiones, Registro y Control Académico Gestión de Servicios Institucionales Gestión del Talento Humano Fecha de creación /05/ /06/ /06/2017 Solicitud En el día de hoy recibimos una llamada del estudiante Fabio Andrés Osorio, manifestando que se enteró apenas la semana pasada de que los grados eran en agosto y él fue a preguntar hace poco y en Registro le dijeron que eran en septiembre. Manifiesta que por esto no va alcanzar a graduarse, puesto que como tenía la información que era para septiembre, alcanzaba a entregar la primera semana de agosto el anteproyecto de grado y ahora no alcanza. Enviamos correo electrónico enviado por la Auxiliar del Programa Administración del Turismo Sostenible Facultad de Ciencias Ambientales, de una solicitud que realiza inicialmente a nombre del Ing. Jorge Ivan Orozco Betancurth Buenos días. Enviamos un RECLAMO recibido, por la línea de quejas y reclamos. El usuario manifiesta que por el Laboratorio de Mecatrónica que funciona en el CDV, algunos estudiantes y docentes fuman en el pasillo del segundo piso y el humo entra a los salones y laboratorio, algo que es molesto para muchos usuarios. Necesita por favor que se tomen acciones correctivas del caso. Fuente: Aplicativo PQR, página web UTP Estos casos llegaron tanto por otros canales como por la página web y se deben de contabilizar solo por la página web. OBS 1 s y s similares (mismo usuario, fecha y hora) En las estadísticas de este semestre se observan 6 casos que fueron registrados más de una vez por el usuario y que son reportados como casos diferentes en el informe de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, lo que puede afectar las estadísticas del sistema. Riesgo relacionado: Información no confiable para las estadísticas de la UTP Controles relacionados: Informe de Vicerrectoría Administrativa y Financiera Prioridad del hallazgo: Bajo Comentarios del auditado: Ninguna 1.2 Casos reclasificados en el semestre Se registran 3 casos (1 Denuncia, 1 y 1 ) que solicitaron reclasificación por el responsable de la respuesta, dado que estos no correspondían al tipo de PQRS que fue seleccionado por el peticionario. 11

12 Tabla 5: Casos Reclasificados No. Nuevo Tipo Asunto Dependencia TIPO ORIGINAL 1 Constantes faltas a clase del Docente Facultad de Ingenierías Denuncia 2 Inscripciones Admisiones, Registro y Control Académico 3 Sugerencia Los Mapas de la UTP Recursos Informáticos y Educativos Fuente: Aplicativo PQRS, página web UTP 1.3 Casos Vencidos de PQRS en el semestre En cuanto a las (51) s, (40) s, (12) Sugerencias y las (249) Peticiones que se presentaron en el primer semestre de 2017, las tablas Nos. 6, 7 y 8 nos muestran los casos de las s (2), s (1) y Peticiones (8) vencidos, es decir, se les dio respuesta días después del vencimiento de los términos establecidos en el instructivo para la atención de peticiones, quejas, reclamos y denuncias de corrupción 131-INT-01, la razón de esta situación se explica en una falla en las alertas electrónicas de notificación de PQRS próximas por vencer y PQRS vencidas; dicha falla fue corregida el 03 de abril de Tabla 6: Casos de s y s vencidos Tipo Asunto Dependencia Fecha de creación Fecha de respuesta Días de vencimiento Programas académicos Facultad Ciencias Ambientales 21/02/ /03/ Asignaturas Facultad Ciencias Básicas 25/02/ /04/ Devolución de dinero Gestión Financiera 14/03/ /04/ Fuente: Aplicativo PQRS, página web UTP Tabla 7: Casos de Peticiones vencidas Dependenci Tipo Asunto a Petición Asignaturas Facultad Tecnología Fecha de creación Fecha de respuesta Días de vencimiento 18/01/ /04/ Petición Matricula financiera Gestión Financiera 03/02/ /03/ Petición Asignaturas Facultad Ciencias Básicas 03/02/ /02/

13 Tipo Petición Petición Petición Petición Petición Asunto SOLICITUD DE DEVOLUCION DE DINERO CANCELACION Certificados Escusa medica Estudiantes Solicitud de información. Fuente: Aplicativo PQRS, página web UTP Dependenci a Gestión Financiera Gestión Financiera Facultad Ciencias de la Educación Facultad Ciencias de la Salud Facultad Ciencias de la Salud Fecha de creación Fecha de respuesta Días de vencimiento 20/02/ /04/ /02/ /04/ /02/ /04/ /02/ /03/ /03/ /04/ Tabla 8: Resumen de Casos Vencidos Clasificación Casos Vencidos Peticiones 8 s 2 s 1 Sugerencias 0 Total 11 Fuente: Aplicativo PQR, página web UTP OBS 2 Informe de PQRS que no contempla las Peticiones y Sugerencias No se evidencia en el informe de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera las Peticiones y Sugerencias, lo cual dificulta el seguimiento y trazabilidad de las mismas y la verificación de los tiempos estipulados en el instructivo y conforme a la Ley. Riesgo relacionado: Información no confiable para las estadísticas de PQRS Controles relacionados Informe de Vicerrectoría Administrativa y Financiera Prioridad del hallazgo: Medio Comentarios del auditado: Ninguna OBS 3 Casos vencidos por fallas en las alertas del sistema (web) De acuerdo a las estadísticas se presentaron un total de 11 casos vencidos (peticiones, quejas y reclamos), es decir no se dio la respuesta en el tiempo oportuno, lo anterior debido a que el sistema web presento fallas en las alertas sobre vencimiento. Riesgo relacionado: Información no confiable para las estadísticas de la UTP Controles relacionados: Informe de Vicerrectoría Administrativa y Financiera Prioridad del hallazgo: Alto Comentarios del auditado: Ninguna 1.4 s y reclamos enviados a Control Interno Disciplinario 13

14 Para el primer semestre de la vigencia 2017 no se reportaron casos de quejas o reclamos por vencimiento de términos, dado que las situaciones presentadas se debió a fallas en el sistema de alertas de vencimiento funcionalidad que tiene el sistema. Respecto a quejas sobre funcionarios que por la gravedad de la situación ameritaran el traslado a esta dependencia, se observó que dichas situaciones se enfocaban en temas de servicio al usuario, y una (1) que se presento fue direccionada directamente por el sistema a dicha dependencia, por lo cual el reporte no fue necesario. Es importante aclarar que la responsabilidad del envío de estos casos involucra a la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, según procedimiento 131-CA-09 y el Instructivo para la atención de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias por corrupción, numeral Denuncias de corrupción recibidas por Control Interno Disciplinario Para el primer semestre de la vigencia 2017 se reportó un caso de una que tenía como responsable al Decano de la Facultad de Ciencias de la Salud, pero este la remitió a Control Interno Disciplinario por considerar que se trataba de un caso de corrupción. Dicho caso, fue analizado por Control Interno Disciplinario y consideró que este no era un caso de corrupción; sino más bien una queja en contra de un funcionario y la traslado nuevamente para que se diera respuesta por la Decanatura de Ciencias de la Salud 1. OBS 4 Socialización y difusión de este medio de control social. Se evidencia que los usuarios reportan las denuncias por corrupción como quejas o reclamos o ante entes externos a la Universidad, lo cual puede haber ocurrido por la poca socialización y difusión, a todos los estamentos universitarios y a la comunidad en general, sobre los canales implementados por la Universidad para denunciar dichos los actos. Riesgo relacionado: Incumplimiento de las Normas que rigen las PQRS (Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2014), Código de Policía, etc.) Controles relacionados: Instructivo para la atención de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias por corrupción Procedimiento 131-CA-09 - Administración del Sistema PQRS Prioridad del hallazgo: Bajo Comentarios del auditado: Ninguna 2. Tiempos de respuesta de los casos recibidos (s y s) De acuerdo a la tabla 9, de los 102 casos reportados por los diferentes medios, sesenta y dos (62), que equivalen al 80,4% de las respuestas, se dieron entre los diez primeros días; catorce (14) que corresponden al 14,7% de los casos se les dio respuesta entre los 11 y los 15 días, estando dentro de los 15 días hábiles establecidos como términos legales, dos (2) que equivalen al 2.0% que no se respondieron en los términos establecidos. Es importante señalar que se reportan tres (3) casos a los cuales no se les ha dado respuesta, pero están dentro de los términos establecidos, los que equivalen al 2.9%. Los dos casos a los que se les dio respuesta por fuera de los términos establecidos por la norma interna y por la ley, uno en el día 16 (1 día después) y uno en el día 27 (11 días después); fue debido a que el aplicativo tuvo una falla en su funcionalidad de envío de alertas electrónicas de PQRS, se encontró que éste no estaba enviando las alertas electrónicas de notificación de PQRS próximas por vencer y PQRS vencidas; dicha falla fue corregida el 03 de abril de Información reportado mediante memorando No del 28/07/2017 de Control Interno Disciplinario 14

15 Por las consideraciones anteriormente expuestas, se consideró que estos casos habían cumplido con el proceso de respuesta a los ciudadanos, ya que cada dependencia se encargó de recibir, tramitar y resolver las quejas y reclamos que los ciudadanos formularon. Tabla 9: Tiempo promedio de respuesta (días hábiles) Intervalo (días) Casos Mayor a 20 1 Sin responder* 3 Total 102 Fuente: Aplicativo de PQR, página web * El tiempo de respuesta están dentro de los términos establecidos, por lo tanto no se encuentran vencidos. El número de casos con respuestas vencidas del primer semestre de 2017 (2 casos) fue superior al del segundo semestre de la vigencia 2016 (0 casos). 3. s y reclamos por dependencias y tema 3.1 Casos por dependencias La dependencia administrativa donde llega el mayor número de casos es Vicerrectoría de Responsabilidad Social y Bienestar Universitario con 24 casos (cafeterías, maltrato de funcionario, etc.), luego Admisiones, Registro y Control Académico con 19 casos (Inscripciones, Ingresos de nuevos estudiantes, Asignaturas, Matricula Académica, maltrato de funcionario, grados), seguida por Gestión de Servicios Institucionales con 14 casos (perros, parqueaderos, espacios fiscos y deportivos, entre otros), luego Gestión Financiera con 8 casos (matricula financiera, devolución de dineros, entre otros), el ILEX con 5 casos (horarios, deudas, aprobaciones), la Vicerrectoría Académica con 5 casos (matricula académica, profesores), Recursos Informáticos y Educativos con 4 caos (reservas de salas, funcionamiento del wifi), Recursos Humanos con 3 casos (pago de nómina),secretaria General Planeación y Vicerrectoría de Investigaciones, Innovación y Extensión con 1 caso. Gráficos 4: Dependencias Administrativas que presentan mayor número de Casos Total Vice Inv, Innov y Extens Planeación Secretaria General Gest Talento Humano GTIySI CRIE Vice Académica ILEX Gestión Financiera Servicios Institucionales Admisión, Registro y Control Vice RSyBU Fuente: Aplicativo de PQR, página web Administrativas con PQRS 15

16 La dependencia académica donde llega el mayor número de casos es la Facultad de Ciencias de la Salud con 3 casos (funcionarios y espacios deportivos), siguen con 3 casos las Facultades de Bellas Artes (matricula académica y cursos), con 2 casos la Facultad de Tecnologías y la Facultad de Ing. Industrial (funcionarios y notas) y la Facultad de Ingeniarías (grados y asignaturas) y con 1 caso las facultades de Mecánica-Ciencias Ambientales y Ciencias Básicas. Gráficos 5: Dependencias Académicas que presentan mayor número de Casos Total 13 Fac. Ciencias Básicas 1 Académicas con PQRS Fac. Ciencias Ambientales Fac. Ingeniería Mecánica Fac. Ingenieria Industrial Fac. Ingenierias 2 Fac. Bellas Artes y Human 3 Fac. Ciencias Salud 3 Fuente: Aplicativo de PQR, página web Casos por tema: Los más representativos son: Servicio al Usuario: Docentes, Administrativos y mal servicio de información. Espacios Deportivos: Uso de espacios en escenarios deportivos, fumar marihuana en estos espacios. Matricula financiera: No aplicación de descuentos, valor de la matrícula. Matrícula Académica: Consulta y cambio de horarios, proceso de matrícula, matricular inglés. Admisiones Estudiantes: Solicitudes de ingreso a la universidad negadas. Inscripciones: Mala información sobre inscripciones. Parqueaderos: mal manejo de parqueaderos. Portal Estudiantil: No se pudo ingresar al portal estudiantil, no aparecen notas, no ha podido matricular materias. Robos: De bicicletas Ruido: Por pantalla led ubicada en portería principal Inglés: No aparecen notas Cafeterías: Mala Atención en cafeterías de la Universidad y Hospital San Jorge. 16

17 Gráfico 6: Temas de casos presentados 25 TEMAS DE CASOS PRESENTADOS No. Casos Servicio al usuario Espacios deportivo Matricula financiera Matricula académica Admisiones Inscripciones Parqueaderos Portal Robos Ruido Inglés Cafeterias Devolución dinero Historial académico Temas Mantenimiento Espacio físico Servicio médico Notas Transferencia Anormalidad Mordedura de perro Hostigamiento sexual Internet Grados Seguridad Pago Fuente: Aplicativo de PQR, página web 3.3 Casos sobre Servicio al Usuario: Se evidencia que sobre este tema son repetitivos las quejas y reclamos y ocupa el primer puesto de los asuntos de las PQRS presentadas en el Aplicativo. Es por lo anterior, que se considera que dicho tema merece un análisis más detallado, con el fin de diseñar acciones de mejora que permitan subsanar las observaciones que se vienen presentado y con ello asegurar una mejor atención a nuestros clientes, tanto internos como externos. En el primer semestre de 2017, se presentaron las siguientes quejas y/o reclamos que involucraron un mal servicio al usuario, según lo registrado en el aplicativo de PQRS de la Universidad: Tabla 10: s y/o s sobre Servicio al Usuario Tipo Asunto Dependencia Medio Justificación No está de acuerdo que no le hubieran informado con tiempo sobre las reservas de las salas Recursos Informáticos y Educativos Se lamenta no poder ofrecer otra solución a su solicitud de servicio en las salas del CRIE y se espera su comprensión en cuanto a los requerimientos de la UTP, entendiendo que las actividades de la semana de adaptación no dependen del CRIE, pero se definen como prioridad y deben ser atendidas de manera inmediata. Al programa de medicina se le garantiza el servicio de manera continua, diciembre - enero en la sala ubicada en el Hospital San Jorge. 17

18 Tipo Asunto Dependencia Medio Justificación Mala atención de la funcionaria de la ventanilla 7 Mal trato de Alexander Ruden de matemáticas, solicita que le cambien de grupo Mala atención de la persona que maneja prácticas No está de acuerdo con el manejo que da a las clases el docente Juan Pablo Trujillo Mala atención de la trabajadora social que atiende las monitorias sociales No ha sido posible que el Director de Ingeniería de Sistemas lo atienda No le han informado sobre la suspensión de los términos del concurso de méritos Admisiones, Registro y Control Académico Vicerrectoría Académica Vicerrectoría de Investigaciones, Extensión e Innovación Facultad de Ciencias Básicas Vicerrectoría de Responsabilidad Social y Bienestar Universitario Vicerrectoría Académica Gestión de Talento Humano Línea de quejas de quejas Agradezco que haya dado a conocer lo sucedido porque es la manera de alertarnos de que algo no está funcionando bien. Tenga la seguridad que tomaremos cartas en el asunto para corregir el servicio a los usuarios. Permítanos darle a conocer la oferta existente en cuanto a postgrados y según su preferencia, brindarle información precisa sobre inscripciones, costos y demás aspectos relacionados Consultamos al departamento de matemáticas y su situación ya ha sido resuelta. Ante el percance presentando, cabe resaltar que actualmente se están adelantando los trámites correspondientes ante las instancias respectivas para lograr la actualización de la política de Prácticas de la UTP (Oficina de Prácticas de la Vicerrectoría de Investigaciones, Innovación y Extensión), con el fin de fortalecer el seguimiento y desarrollo de las prácticas, específicamente aquellas no conducentes a trabajo de grado con el objetivo de evitar que situaciones de este tipo ocurran en el escenario de práctica. Jefe Departamento de Física: Apreciada madre de familia, lo que me comenta me preocupa ya que los docentes contratados en la Facultad, tienen buenas características académicas y son idóneos en su labor académica, no obstante tendré una reunión con el docente en referencia para proceder a tomar cartas en el asunto, y contrastar lo por usted expresado tan amablemente con su versión. Me gustaría hablar con el (los), alumno (s) afectado (s) si es posible, y tener así una visión más clara acerca del problema generado. Agradecemos la manifestación de su percepción frente al servicio y se tomarán acciones de mejora en el proceso de Promoción social. El Director del Programa de Ingeniería de Sistemas, Ing. Carlos Augusto Meneses los espera en su oficina para resolver su situación académica Le informo que de acuerdo con la resolución 3858 de 2016 el concurso se encuentra en fase de diseño de la prueba de conocimientos. En consecuencia con lo anterior y según el Capitulo V. De las pruebas. Articulo 25 Citación A pruebas escritas. Es deber de los aspirantes acceder a la página web enlace para consultar su citación y conocer la fecha, hora y lugar de presentación de las pruebas escritas establecidas en la presente convocatoria, así como la información anexa que se suministre sobre las pruebas. 18

19 Tipo Asunto Dependencia Medio Justificación No está de acuerdo que un docente salga con un grupo de estudiantes y se embriague y sea vulgar No está de acuerdo con el manejo que le da a la asignatura Bilogía la docente Nancy Castillo Mala atención de la funcionaria Clara de ingeniería Física No está de acuerdo con la mala atención de Guillermo Nieto en un servicio de transporte Solicita certificación de un diplomado realizado el año pasado No está de acuerdo con la respuesta a su queja anterior y solicita respuesta concreta No está de acuerdo con la respuesta a sus quejas anteriores y solicita respuesta concreta Fuente: Aplicativo de PQR, página web Facultad de Bellas Artes y Humanidades Facultad de Ingenierías Facultad de Ingenierías Servicios Institucionales Gestión de Talento Humano Servicios Institucionales Servicios Institucionales Me permito enviar a usted el Acta de descargos del docente involucrado en el asunto, e igualmente el protocolo establecido por la Universidad para las salidas académicas y el informe del docente. Debido a que el sistema de PQRS no permite sino un archivo, a su correo llegarán en adjunto los dos últimos. Realice una reunión con la docente del programa Nancy Castillo R; la cual, me expreso que no ha faltado a su obligación de asistir a clase, considera que algún comentario ha sido mal interpretado. En torno a lo anterior, se compromete en el manejo de este tema, de igual manera en revisar los resultados de sus alumnos en relación a los exámenes, es importante aclarar que hasta la fecha no se puede determinar la perdida de la asignatura, ya que aún hace falta realizar otras pruebas, por lo tanto existe la oportunidad de que obtengan los logros y aprueben la materia, también la docente afirma viene cumpliendo con el programa de la asignatura, pero que estará más atenta para dar feliz término a este curso. Conozco a la funcionaria Clara Inés Ortega Vinasco desde hace más de 18 años y he sido testigo de su desempeño, seriedad y compromiso con el trabajo en el programa de Ingeniería Eléctrica, además siempre ha tenido un reconocimiento de los profesores y estudiantes del programa. Para este caso aislado y dentro del plan de mejoramiento continuo propongo una reunión entre las partes: usted, la auxiliar y el director del programa, para aclarar toda la situación. Es importante recalcar que el manejo administrativo es un compromiso conjunto de la auxiliar y el director, para lo cual cualquier inquietud que tengan los estudiantes puede ser atendida por cualquiera de los dos. Lamentamos el percance en la prestación del servicio solicitado del 25 de mayo, le informo que se tomaron las acciones y se hicieron los ajustes en la programación para prestar el servicio solicitado el 01 de junio Estimado Profesor, la Universidad Tecnológica de Pereira no ejecutó la operación del diplomado en mención. Recomendamos comunicarse directamente con Computadores para educar y hacer el reclamo correspondiente: María Fernanda González: mgonzalez@cpe.gov.co y Jim Paul Smith: jsmith@cpe.gov.co Nos permitimos manifestarle que, como anteriormente se le había informado, la Oficina de Servicios Institucionales hará los ajustes necesarios para evitar situaciones como la presentada, teniendo en cuenta algunas de sus inquietudes. Para la Vicerrectoría es importante conocer las inquietudes de la comunidad mediante mecanismos como este, por consiguiente se le agradece el haber dado a conocer su opinión en torno a este asunto, dando respuesta a su solicitud le comento que está en gestión ante la instancia correspondiente la contratación de los instructores por periodo no académico. 19

20 A continuación, en la tabla 11, registramos los casos que fueron reportados por los usuarios como quejas o reclamos en contra de funcionarios por mal servicio; pero que Control Interno no los considera como casos de mal servicio al usuario por parte de funcionarios, dado que corresponden a situaciones fuera de la gobernabilidad del funcionario, como: estructuras de procedimientos, deficiencias tecnológicas o de equipos. Tabla 11: s y/o s que no son sobre Servicio al Usuario Tipo Asunto Dependencia Justificación Concepto OCI No le recibieron a la hija en UTEPITOS después de diligenciar 17 hojas, dicen que no tiene datos No está funcionando la opción PSE para los pagos en Univirtual No está de acuerdo con que los equipos para practicas se estén deteriorando No hay implementos necesarios en la enfermería para atender primeros auxilios No pudo usar un computador en una sala No está de acuerdo con el manejo que se le dio Vicerrectoría de Responsabilidad Social y Bienestar Universitario Gestión de Tecnologías Informáticas y Sistemas Facultad de Ciencias de la Salud Vicerrectoría de Responsabilidad Social y Bienestar Universitario Gestión de Talento Humano Facultad de Ciencias de la Salud Después de verificar los cupos de los niños, se identifica que su hija efectivamente había sido aceptada por Casita Utepitos y que no se presenta ninguna dificultad con la documentación. Le informo que el problema que se presenta con Univirtual es la referencia que generaron (UV-CONTINUA- DMVXVIII_58E2CD6273A3C), esta referencia es muy larga y el sistema de pagos no la procesa, esta debe tener máximo 30 caracteres y la de ustedes tiene 34 caracteres. Por favor cambiar referencia a máximo 30 caracteres. De esta forma se soluciona el problema. Una vez notificado se procede a realizar reunión con los docentes encargados de la Asignatura de Fisiología del Esfuerzo doctor José Carlos Giraldo Trujillo y Carlos Eduardo Nieto en la dirección del programa reuniones realizadas el viernes 28 de abril y 3 de mayo respectivamente) A nivel institucional se presentaron cambios en los procedimientos relacionados con insumos, lo cual ocasiono demoras en la adquisición de los mismos. Desde la Vicerrectoría con pleno compromiso, ya se generaron las acciones y procedimientos, ante la instancia respectiva para solucionar la situación y entrega de insumos. Revisando en el sistema, se ve solamente una hora reservada para su código, justamente la que usted usó de 1:00 a 2:00 pm, se le informó que debía esperar el cambio de turno de monitor a las 2:00 pm. Para que solicitara la hora restante pero a las 2:00 pm no se recibió la solicitud, al parecer usted no pudo esperar, pero su hora sí aparece disponible en esa fecha, nadie más la usó. Nos permitimos informar que se dio traslado al Hospital San Jorge para revisar el CODA con el Dr. Diomedes Tabima García, coordinador de la oficina Docencia Servicio Corresponde a la estructura del procedimiento establecido. Corresponde a fallas tecnológicas, fuera de la gobernabilidad del funcionario Corresponde a la estructura de procedimientos y a deficiencias de equipos, fuera de la gobernabilidad del funcionario Corresponde a la estructura de procedimientos y a deficiencias de equipos, fuera de la gobernabilidad del funcionario Corresponde a la estructura del procedimiento Corresponde a la estructura del procedimiento 20

21 Tipo Asunto Dependencia Justificación Concepto OCI al internado rotatorio Ha realizado varias veces la solicitud de arreglo de TV y no la han atendido No está de acuerdo en no tener entrenador para Atletismo No está de acuerdo en no tener entrenador para Futbol Femenino No está de acuerdo en no tener entrenador para Futbol Femenino Fuente: Aplicativo de PQR, página web Servicios Institucionales Vicerrectoría de Responsabilidad Social y Bienestar Universitario Vicerrectoría de Responsabilidad Social y Bienestar Universitario Vicerrectoría de Responsabilidad Social y Bienestar Universitario para iniciar todos los trámites con el fin de evitar esta clase de situaciones. Es de aclarar que el servicio no se atendió porque para el inicio del año 2017, no había ningún contrato de servicio de mantenimiento para equipos electrónicos, situación que se corregirá con la legalización de una orden de servicio que contemple el mantenimiento de televisores. Para la Vicerrectoría es importante conocer las inquietudes de la comunidad mediante mecanismos como este, por consiguiente se le agradece el haber dado a conocer su opinión en torno a este asunto, dando respuesta a su solicitud le comento que está en gestión ante la instancia correspondiente la contratación de los instructores por periodo no académico. Para la Vicerrectoría es importante conocer las inquietudes de la comunidad mediante mecanismos como este, por consiguiente se le agradece el haber dado a conocer su opinión en torno a este asunto, dando respuesta a su solicitud le comento que está en gestión ante la instancia correspondiente la contratación de los instructores por periodo no académico. Para la Vicerrectoría es importante conocer las inquietudes de la comunidad mediante mecanismos como este, por consiguiente se le agradece el haber dado a conocer su opinión en torno a este asunto, dando respuesta a su solicitud le comento que está en gestión ante la instancia correspondiente la contratación de los instructores por periodo no académico. Corresponde a estructuras de procedimientos. Corresponde a estructuras de procedimientos Corresponde a estructuras de procedimientos Corresponde a estructuras de procedimientos OBS 5 PQRS relacionadas con el Servicio al Usuario Se observa que en el primer semestre de 2017 se recibieron 25 quejas y/o reclamos relacionados por la mala atención a los usuarios de las cuales 15 corresponden a servicio al ciudadano, lo que puede generar el no dar cumplimiento con la normatividad sobre la mejora de los mecanismos de Atención al Ciudadano. Riesgo relacionado: Incumplimiento de las Normas que se relacionan con las PQRS (Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2014), Ley 1712 de 2014 Transparencia y del derecho de acceso a la información pública, etc.) Controles relacionados: Instructivo para la atención de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias por corrupción Aplicativo en de PQRS Prioridad del hallazgo: Medio Comentarios del auditado: Ninguna 21

22 4. Dependencias académicas y administrativas registradas para la atención de PQRS En el sistema PQRS se han registrado 28 dependencias que dan respuesta a las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias de corrupción, así: Dependencias Académicas Facultad Bellas Artes y Humanidades Facultad de Ciencias Agrarias y Agroindustria Facultad Ciencias Ambientales Facultad Ciencias Básicas Facultad Ciencias de la Salud Facultad Ciencias de la Educación Facultad Ingeniería Mecánica Facultad Ingenierías Facultad Ingeniería Industrial Facultad Tecnología Dependencias Administrativas Rectoría Secretaría General Jurídica Relaciones Internacionales Planeación Plan de Desarrollo Institucional Vicerrectoría Administrativa y Financiera Gestión Financiera Gestión de Servicios Institucionales Gestión de Tecnologías Informáticas y Sistemas de Información Gestión del Talento Humano Jardín Botánico Vicerrectoría Académica Admisiones, Registro y Control Académico Biblioteca e Información Científica Recursos Informáticos y Educativos Univirtual Instituto de Lenguas Extranjeras Vicerrectoría de Investigaciones, Innovación y Extensión Vicerrectoría de Responsabilidad Social y Bienestar Universitario OBS 6 Responsables de dar respuesta a PQRS sin acceso al aplicativo Se observa que el sistema PQRS no tiene registrado la totalidad de las dependencias Académicas (solo incluye decanaturas) y Administrativas (Vicerrectorías, Oficinas, Centros y Divisiones), lo que puede conllevar a que se incumplan con los tiempos de respuestas, dado el trámite que debe hacer el usuario del aplicativo para obtener la respuesta del responsable directo del caso no este registrado en el aplicativo. Riesgo relacionado: Mal funcionamiento del aplicativo de PQRS - PQRS sin respuesta o tratamiento Controles relacionados: Aplicativo en de PQRS Instructivo para la atención de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias por corrupción Procedimiento 131-CA-09 - Administración del Sistema PQRS Prioridad del hallazgo: Alto Comentarios del auditado: Ninguna 22

23 Para el caso de denuncias por corrupción, estas son atendidas por Control Interno Disciplinario. 5. Estado y Proyección General del Sistema 5.1 Concepto sobre el estado de PQR: En general el sistema PQRS de la Universidad tiene un funcionamiento acorde a lo establecido por las normas que regulan la materia. En cuanto a los casos se observa una disminución en las PQRS con respecto al periodo anterior; se observa mayor uso del tema de reclasificación, dado que los conceptos son más claros para los usuarios. Un avance significativo en el sistema es la incorporación de las denuncias por corrupción, sin embargo solo se ha presentado una denuncia de corrupción pero fue reclasificada como queja. Por lo anterior, es importante la socialización y difusión de este medio de control social. También se avanzó en el traslado de las PQRS, que es cuando un caso no le compete a su dependencia, lo envía a la dependencia que debe dar la respuesta. 5.2 Proyección del sistema PQRS para segundo semestre de 2017 Las proyecciones de los cambios solicitados para el sistema de PQR y denuncias se realizaran en la vigencia 2017, de acuerdo a la planeación que disponga Recursos Informáticos y Educativos. 2 Los cambios proyectados se refieren a: Integrar el nuevo aplicativo de Derechos de Petición en la página PQRS. Quitar Petición y agregar Derecho de Petición, Derecho de Petición: Solicitud respetuosa que el usuario requiere a la Universidad por motivo de interés general o particular y del cual debe obtener pronta respuesta. En esta categoría están incluidos las siguientes modalidades: Información o solicitud de documentos, Inquietud y Consulta Agregar las 3 opciones de derecho de petición y al dar clic que envíe al formulario, así: o Información o solicitud de documentos: Solicitud de documentos o datos concretos sobre la institución o los servicios que presta. o Inquietud: Interés en recibir información específica sobre la institución. o Consulta: Solicitud de aclaración sobre algún tema en particular y que sea competencia de la Universidad. Agregar: También puede manifestar su: Derecho de Petición al correo derechodepeticion@utp.edu.co, o por escrito con oficio dirigido a la dependencia respectiva y radicado en Gestión de Documentos. Contar con la opción de agregar las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, que llegan por correo electrónico, teléfono, carta o personal, con los mismos pasos, para poder agregarlos. Así: o Seleccionar la dependencia a quien dirige el mensaje o Agregar: Solicitud relacionada con: y que salga una lista desplegable para escoger: Petición,,, Sugerencia. o Agregar: Medio por el cual se presenta la solicitud. Y que salga una lista desplegable para escoger: Correo electrónico, Carta, Teléfono, Personalmente, Otro. 2 Cambios solicitados por el Administrador del sistema PQRS 23

24 o Seleccionar Archivo Ningún archivo seleccionado Validar la información agregada. Adicionar al listado actual de responsables todas las demás dependencias que se crean pertinentes. 6. Recomendaciones OBS 1 s y reclamos similares (mismo usuario, fecha y hora) Realizar un análisis de los casos con el fin de identificar los casos repetidos de quejas y reclamos que pueden aumentar las estadísticas en el sistema. OBS 2 Informe de PQRS que no contempla las peticiones y sugerencias Incluir en el informe de PQRS la información correspondiente a las peticiones y sugerencias presentadas. OBS 3 Casos vencidos por fallas en las alertas del sistema (web) Realizar pruebas aleatorias que permita comprobar la operación correcta de las funcionalidades del sistema. Generar estrategias de socialización que permita recordar a los responsables del mismo las obligaciones y deberes con el sistema. OBS 4 Socialización y difusión de este medio de control social. Se debe de socializar a todos los estamentos universitarios y a la comunidad en general, este mecanismo de participación ciudadana y control social, así como de la nueva herramienta para interponer las Denuncias de Corrupción en el aplicativo PQRS. OBS 5 PQRS relacionadas con el Servicio al Usuario Capacitar y sensibilizar al personal docente y administrativo como docente sobre la importancia en la atención de los usuarios. OBS 6 Responsables de dar respuesta a PQRS sin acceso al aplicativo Dar acceso al aplicativo de PQRS para que pueda diligenciar las respuestas a los casos que le han sido asignados por el administrador del aplicativo, de acuerdo al asunto registrado por el usuario. Adicionando al listado actual de responsables todas las demás dependencias que se crean pertinentes. Recomendación general: Implementar los cambios sugeridos por el administrador del sistema, incorporando las recomendaciones del presente informe. 24

25 7. Plan de Mejora Esperamos, en consecuencia con el presente Informe de evaluación, se implementen las acciones de mejoramiento necesarias para que la gestión de las Peticiones, s, s y Sugerencias (peticiones) en la Universidad sea un ejercicio sistemático, que conlleve al fortalecimiento de la cultura del autocontrol y la prevención y a la verificación del avance de los estándares que las entidades públicas deben cumplir sobre los contenidos del documento Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. El plan de mejoramiento deberá ser presentado por el auditado en el formato Plan de Mejoramiento (1115-F03-01) quince (15) días hábiles después de la entrega del informe de auditoría y en él se deberá acordar los seguimientos acerca de las acciones implementadas que permitirán evidenciar la mejora en los puntos auditados y que presentaron debilidades. Es así, que el Plan de Mejoramiento presentado por el auditado será parte integral del presente informe. Fecha de presentación del Plan de Mejoramiento F03-01: DD / MM / AA Responsable del Plan de Mejoramiento 1115-F03-01: Vicerrectoría Administrativa y Financiera Responsable del Seguimiento de Plan de Mejoramiento 1115-F03-01: Control Interno 25