INSTRUCTIVO DE DECLARACIÓN ANUAL 2013 CASO: 2 ENTIDADES QUE EJECUTARON INTERVENCIONES CON RECURSOS DE LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL NO REEMBOLSABLE

Transcripción

1 PASO 1 INSTRUCTIVO DE DECLARACIÓN ANUAL 2013 CASO: 2 ENTIDADES QUE EJECUTARON INTERVENCIONES CON RECURSOS DE LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL NO REEMBOLSABLE INGRESO AL SISTEMA Y USO DEL CÓDIGO DE USUARIO Y CONTRASEÑA 1. Ingrese a la Página Web 2. Luego, ingrese al Link DECLARACIÓN ANUAL (Puede utilizar cualquier de los dos link) Link Link 3. Seleccione la opción que se muestra en círculo rojo: Declaración Anual Ejecutoras ONGD, ENIEX y Públicos. Página 1 de 35

2 Luego click: 4. Si usted no ha recibido nuestra comunicación con el código de usuario y contraseña, el representante legal deberá contactar con la APCI a través del correo electrónico: soporte@apci.gob.pe y solicitarlo en el más breve plazo. 5. Utilice el código de usuario y contraseña entregado por la APCI. 6. Su código de usuario es único y su contraseña ha sido generada por el sistema, pero si usted desea podrá cambiarla ingresando a la opción Cambiar Clave. 7. Antes de iniciar la sesión observe los requisitos mínimos necesarios para operar sin dificultad el sistema. Página 2 de 35

3 PASO 2 INGRESO AL FORMATO DE INTERVENCIONES CON RECURSOS DE LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL NO REEMBOLSABLE (CINR) La nueva presentación le permite visualizar las Declaraciones Anuales del 2008, 2009, 2010, 2011 y En el caso de no haberla realizado, deberá regularizar la omisión y recién podrá declarar la correspondiente al año Seleccione el año que corresponde y luego pulse el botón Iniciar Declaración. 2. La pantalla muestra una consulta y deberá pulsar Aceptar. PASO 3 INGRESO AL FORMATO DE ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN 1. Para actualizar la información institucional, del representante legal y/o del Consejo Directivo (instituciones privadas), deberá pulsar el botón Actualización de Información. Página 3 de 35

4 2. El botón Actualización de Información del numeral 1 del Formulario de Declaración Anual 2013, le permite visualizar el formato correspondiente. 3. La siguiente información podrá ser actualizada utilizando los botones respectivos: a) Información Institucional. b) Información del Representante Legal. c) Información respecto al Consejo Directivo (hasta 3 cargos). En el caso de existir modificaciones en el Consejo Directivo, comunicar oficialmente a la APCI adjuntando Copia Literal de la SUNARP. 4. Para seleccionar al Representante Legal, los miembros del Consejo Directivo y asignar al Responsable de la Intervención en los campos respectivos recuerde que previamente debe ingresar los nombres y datos correspondientes, ingresando a REGISTRO de FUNCIONARIOS y luego utilice el botón Agregar 5. Le recordamos que siempre de Guardar la información que ingresa y luego proceda a Cerrar para regresar al Formulario de Declaración Anual Página 4 de 35

5 PASO 3 INGRESO AL FORMATO DE DECLARACIÓN DE EJECUCUIÓN DE INTERVENCIONES 3. La pantalla mostrará la imagen del Formulario de Declaración Anual 2013 y deberá pulsar el botón de Declaración de Intervenciones Ejecutadas con CINR correspondiente al numeral Si en la Declaración del año 2012 presentó intervenciones cuyo período de ejecución aún se mantienen en el año 2013, éstas serán migradas a su actual declaración. 5. Para registrar una nueva intervención deberá pulsar el botón Nuevo. Página 5 de 35

6 CREACIÓN DE PROGRAMAS Y/O PROYECTOS Y/O ACTIVIDADES 6. En el campo seleccionar Tipo de Intervención a Registrar, deberá seleccionar el tipo de intervención a registrar: PROGRAMA, PROYECTO o ACTIVIDAD. Para crear un PROGRAMA indique la denominación del Programa (Use mayúsculas, sin considerar acentos y signos), fechas de inicio y fin, así como el número de proyectos vinculados al Programa. Para el ejemplo se ha señalado que son 2 proyectos vinculados al programa, en consecuencia se deberá registrar la denominación, fecha de inicio y término de los 2 proyectos. Estos proyectos deben estar incluidos en el rango del programa. 7. La opción Agregar Proyecto le permite abrir un formato para ingresar la información de cada uno de los proyectos vinculados al programa. Debe considerar que la fecha de inicio y fin del proyecto debe guardar coherencia con la fecha de inicio y fin del Programa, es decir la fecha del proyecto, no debe de ser anterior a la fecha de inicio, ni posterior a la fecha de fin del Programa. Al finalizar pulsar el botón Guardar. 8. La siguiente pantalla muestra la opción Ingreso al Formato a través del cual podrá iniciar la Declaración del PROGRAMA. Observe que los proyectos vinculados no tienen opción de ingreso, por lo que el desarrollo del formato está sujeto al contexto estructural del PROGRAMA. Asimismo, en caso de haber incurrido en un error involuntario podrá eliminar o editar la información ingresada. Página 6 de 35

7 9. La siguiente pantalla muestra la opción Ingreso al Formato a través del cual podrá iniciar la Declaración del PROGRAMA. Observe que los proyectos vinculados tienen opción de ingreso, por lo que el desarrollo del formato será por proyecto, así como información general del Programa. Asimismo, en caso de haber incurrido en un error involuntario podrá eliminar o editar la información ingresada. 10. Para la creación de un PROYECTO o ACTIVIDAD deberá pulsar el botón Nuevo y registrar la opción correcta PROYECTO O ACTIVIDAD según corresponda. Indique la denominación del Proyecto o Actividad (Use mayúsculas, sin considerar acentos y signos) y las fechas de inicio deberán estar dentro del año de declaración (2013) y fin del proyecto. Luego, pulse el botón Guardar. Página 7 de 35

8 11. Al grabar se mostrará la siguiente pantalla. Pulse el botón Ingreso al Formato para ingresar y visualizar el formato de Declaración de Intervenciones 2013, según corresponda a un programa o un proyecto. NOTA: El sistema puede almacenar n cantidad de intervenciones. La opción Editar le permite realizar cualquier corrección de los datos ingresados. La opción Eliminar suprime el registro ingresado, sin opción de recuperar. PASO 3 LLENADO DE INFORMACIÓN EN EL FORMATO DE INTERVENCIONES CON RECURSOS DE LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL NO REEMBOLSABLE (CINR) Al ingresar al Formato Único para la presentación de la Declaración Anual de Intervenciones Ejecutadas con Cooperación Internacional No Reembolsable visualizará la siguiente presentación: (1) Los campos siguientes son opciones por defecto del sistema, por lo tanto, usted no podrá modificarlos directamente: Intervención Nº : Indica el número interno del sistema. Estado : Situación del registro de la intervención. Página 8 de 35

9 Comentario : Señala el primer campo que no ha sido llenado, luego de haber pulsado la opción Finalizar Intervención que lo encontrará en la última pestaña Evaluación y Observaciones. (2) Solo para el caso de intervenciones migradas (es decir a partir de su segundo año de ejecución) que no hayan registrado ejecución de recursos o gasto en el periodo de declaración correspondiente deberán seleccionar la opción respectiva: Solo en este caso particular no podrá consignar información en las pestañas Costos y Financiamiento / Avances de Resultados y Problemas Encontrados debiendo continuar con el llenado de la pestaña Evaluación de Observaciones. (3) A continuación, en la pantalla encontrará 6 pestañas denominadas: Identificación : Contiene datos básicos de la intervención. Marco Lógico : Contiene la estructura lógica de la intervención. Orientación de la Intervención : Contiene la clasificación temática a la que contribuye la intervención. Costos y Financiamiento : Describe la composición del financiamiento de la intervención. Avance de Resultados y Problemas Encontrados : Describe la información cualitativa respectiva. Evaluación y Observaciones : Describe información cualitativa de las acciones de evaluación de la intervención. Página 9 de 35

10 A continuación desarrollaremos el llenado por cada pestaña. 1. Identificación En este ítem el sistema le solicitará indicar la fecha de suscripción del Convenio y/o Contrato contraído con la Fuente Financiadora. La Fecha de Inicio y Fecha de Fin de la intervención Asimismo, el aplicativo le permite ingresar información de la Institución Ejecutora y de la Institución Responsable. Cabe señalar que la Institución Ejecutora es la entidad que ejecuta directamente las acciones de la intervención; mientras que la Entidad Responsable es la entidad que ha suscrito el convenio de financiamiento con la entidad cooperante, y se responsabiliza, a todo nivel, de la gestión de la intervención. Puede coincidir con la Institución Ejecutora. El ingreso de la información, en ambos campos, se inicia pulsando el botón: Agregar Entidad Ejecutora y el botón Agregar Entidad Responsable respectivamente; luego de lo cual, aparecerá una ventana emergente que le permite identificar y localizar el nombre de la institución ejecutora o responsable de la intervención. Por defecto el sistema le brindará información respecto al RUC de la entidad seleccionada, así como la identificación del tipo de entidad. En el caso que su intervención esté vinculada a algún Programa Oficial, inicie la búsqueda a través de la opción Agregar Programa Contenedor. Página 10 de 35

11 Ejecutora Responsable Programa Contenedor Ejecutora NOTA IMPORTANTE: Si usted está declarando una intervención que tiene más de una entidad ejecutora o responsable, deberá repetir el proceso con el botón AGREGAR, adicionando a los otros ejecutores. Estos dos campos son de carácter obligatorio. Los campos de Nombre de Intervención, Tipo, Situación de la Intervención, Fecha de Inicio y Fecha de Finalización" son mostrados automáticamente por el sistema, a partir de la información ingresada en los pasos previos. Los siguientes campos son opcionales, y deberá llenarlos si cuenta con la información: Código de la Intervención Siglas Código SNIP : Este código es asignado por el ejecutor, en común acuerdo con su fuente financiera, puede estar expresada en el convenio de financiación. El campo permite 10 caracteres. : Este campo acepta las Siglas que la intervención puede tener, determinada por el propio ejecutor o por su fuente. El campo permite 10 caracteres. : Es el código asignado por el Sistema Nacional de Inversión Pública. El campo permite 10 caracteres. El campo Programa contenedor de la Fuente Cooperante es un campo opcional. Si su intervención recibe financiamiento de fuente oficial, podrá encontrar una gama de opciones donde identificará la fuente cooperante y programa superior que lo relaciona. Si usted no tiene una fuente oficial, deberá elegir la opción NO APLICA. PARA EL CASO DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS En caso de que su intervención responde a la ejecución de una entidad pública, usted deberá llenar la opción: Por Cadena Institucional (sólo para entidades públicas). Página 11 de 35

12 Cadena Institucional La opción despliega 4 campos: Tipo : Si es una entidad pública, deberá elegir la opción Gobierno Nacional Regional Local. Sector : Seleccionar del listado el sector respectivo. Pliego : Seleccionar del listado el pliego respectivo. Unidad : Seleccionar del listado la unidad respectiva. NOTA IMPORTANTE: Al GUARDAR verifique el correcto llenado de todos los campos, sobre todo los de carácter obligatorio. PARA EL CASO DE LAS ENTIDADES QUE CUMPLEN EL ROL DE EJECUTORAS Y FINANCIADORAS Solo para el caso de las entidades mencionadas, aparecerán 02 matrices adicionales. En la primera, debe ingresar el monto de convenio general, fuente de origen de los recursos, país de procedencia y el carácter de los recursos. La segunda matriz, indica las entidades que financio (Monto convenio con cada entidad y monto desembolsado). En caso que las entidades financiadas sean más de una, utilizar el botón AGREGAR. IMPLEMENTACIÓN DE ENFOQUES Página 12 de 35

13 Si la intervención ha realizado actividades de enfoque de Género y/o Discapacidad, Ud. debe seleccionar la opción Sí. Luego responda según lo ejecutado. MODIFICAR FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA INTERVENCIÓN La opción de Modificar Fecha estará habilitada para el caso de intervenciones migradas que requieran Modificar la Fecha de Finalización de la Intervención debiendo Indicar Motivo. (Adenda, convenio, carta, etc.) En el caso que la intervención presentada haya sido extendida en el tiempo de finalización y/o ampliación de presupuesto, deberá seleccionar la opción SI e ingresar la nueva fecha y la justificación de la misma en el campo de texto adjunto al fecha. Al finalizar pulse el botón Guardar. Página 13 de 35

14 2. Marco Lógico Para la presente declaración, la APCI asume las siguientes definiciones para los principales elementos del marco lógico: FIN (Objetivo de Desarrollo) : Principal objetivo (global) al que la intervención tiende a contribuir a mediano y largo plazo. Es el cambio que se quiere lograr con la intervención. Es el objetivo de mayor nivel jerárquico. En ese sentido, la entidad ejecutora de la intervención aporta un nivel de contribución para el cumplimiento hacia el FIN. PROPOSITO (Objetivo General) : Es el objetivo de impacto que la intervención se compromete a cumplir al término de su ejecución. Todos los esfuerzos están orientados a la consecución del mismo. RESULTADOS (Objetivos Específicos) : Son los efectos esperados que la intervención se propone alcanzar para garantizar el logro del propósito. ACTIVIDADES : Son los principales medios que deberán ejecutarse para asegurar el logro de los resultados definidos. Nos indican cómo se desarrollará la intervención y el tipo de recursos humanos y materiales requeridos. INDICADORES : Son medidas específicas (unidad de medida) que señalan la información que se necesita para conocer el progreso alcanzado en el cumplimiento de las metas propuestas para cada nivel de la Jerarquía de Objetivos del marco lógico. FUENTES DE VERIFICACIÓN : Las fuentes de verificación son los medios a través de los cuales podremos constatar, conocer y verificar el cumplimiento de las metas establecidas en la Jerarquía de Objetivos (Propósito, Resultados y Actividades). SUPUESTOS IMPORTANTES : Representan los factores externos que escapan al control de las entidades ejecutoras y que en principio pueden repercutir en la ejecución de las intervenciones. METAS : Son los logros cuantificables al final de un proceso usando los criterios de cantidad, calidad y tiempo. La exigencia de considerar METAS para cada nivel de la Jerarquía de Objetivos fundamenta en la necesidad de explicar qué cosas queremos lograr específicamente con los procesos de cambio enunciados en ellos. Para llenar cada uno de los elementos anteriormente señalados, usted debe: En el caso de Programas y Proyectos a) Seleccionar el botón en el campo respectivo, digitar y/o pegar textos en Word en el campo Ingresar Texto. Al finalizar debe pulsar el botón GRABAR, de lo contrario perderá la información ingresada. Luego de Guardar, podrá observar el texto en la matriz del Marco Lógico. Si el número de caracteres a registrar excede la capacidad limitada, usted deberá adjuntar el marco lógico en archivo PDF. Página 14 de 35

15 Seleccionar opción y llenar en este campo de texto. Luego GRABAR. b) Realizar el mismo proceso para todos los campos (Indicadores, Fuentes de Verificación y Supuestos Importantes) de cada uno de los elementos señalados. NOTA IMPORTANTE: En el caso de no contar con información en algunos de los campos de texto solicitados, podrá digitar la palabra NO APLICA hasta completar todos los recuadros. De esta manera podrá guardar su información satisfactoriamente. Para el caso de Actividades a) En el caso que una intervención sea una Actividad deberá de llenar solamente el campo correspondiente al punto 2. Propósito (Objetivo General) Página 15 de 35

16 3. Orientación de la Intervención 1. La pestaña permite el ingreso de información de vinculación de las intervenciones con la Clasificación Temática del Comité de Ayuda al Desarrollo (DAC), áreas priorizadas por la Política Nacional de Cooperación Técnica Internacional (PNCTI) y los Objetivos de Desarrollo del Milenio (ODM). Para el llenado de los datos de la CLASIFICACIÓN TEMÁTICA DE LA POLÍTICA NACIONAL DE COOPERACIÓN TÉCNICA INTERNACIONAL, se inicia pulsando el botón Agregar, y le despliega las opciones para el llenado de los siguientes campos: Áreas Prioritarias : La Política Nacional de Cooperación Técnica Internacional (PNCTI), establece 4 áreas prioritarias en concordancia con los ejes del Plan Bicentenario. Temas Prioritarios : Presenta una clasificación temática de acuerdo a las áreas prioritarias Contenidos : Lista los subtemas de la clasificación temática. Porcentaje (%) : Representa la participación del presupuesto orientado a la temática durante todo el ciclo de vida de la intervención. Una vez que ha llenado estos datos, debe pulsar el botón Guardar. Podrá añadir todos los registros que requiera pulsando el botón Nuevo, usted deberá ingresar todos los temas que aborde su intervención. El sistema valida solo cuando la suma de los registros ingresados es igual (=) a 100%. Este porcentaje está referido al monto de ejecución anual. Para el llenado de los campos: OBJETIVOS DE DESARROLLO ESTRATÉGICO DE LA POLÍTICA NACIONAL DE COOPERACIÓN TÉCNICA INTERNACIONAL y OBJETIVOS DE DESARROLLO DEL MILENIO se procederá de la misma forma anteriormente desarrollada. También este campo le presenta las opciones Modificar y Eliminar. Página 16 de 35

17 CARACTERISTICAS DE LA POBLACIÓN BENEFICIARIA La variable Tipo de Población Beneficiaria permitirá identificar características de la población como: nivel de vida, edad, actividad y la cifra total de la población. ENFOQUE DE GÉNERO Esta opción solo se habilitara en el caso que usted haya registrado en la pestaña IDENTIFICACIÓN, que la intervención tiene enfoque de género. ENFOQUE DE INCLUSIÓN (Discapacidad) Esta opción solo se habilitara en el caso que usted haya registrado en la pestaña IDENTIFICACIÓN, que la intervención tiene enfoque de inclusión (discapacidad). MULTINACIONAL Identifica si la intervención se ejecuta en otros países además del Perú. Está orientado a las intervenciones de carácter binacional o multinacional. En el caso de ser Multinacional, declarar los recursos programados que porcentaje se ejecutan en nuestro país. Página 17 de 35

18 Para el llenado de los datos de ÁMBITO DE INTERVENCIÓN, se presentan los siguientes campos: Ubigeo: Describe el ámbito geográfico específico de la intervención, precisando la circunscripción territorial en el Perú. Departamento, Provincia y Distrito: Detalla la ubicación específica de la intervención. % Intervención: Define la participación de la inversión ejecutada durante el año anterior por ubigeo. El porcentaje de la inversión ejecutada deberá sumar en todos los casos 100%. Nº de Población Objetivo: Establece la cobertura de la población objetivo de la Intervención. N de Mujeres y N de Hombres: Establece la participación de las mujeres y hombres beneficiarios en la intervención por ubigeo. El registro de estas cifras son obligatorias sin importar si la intervención tiene enfoque de género y/o discapacidad. Dominio: Establece con precisión si la intervención se realiza en la Costa, Sierra o Selva. Ámbito: Establece con precisión si la intervención se realiza en zona rural o urbana, según sea el caso. Para ingresar la información referida : ÁMBITO DE INTERVENCIÓN, deberá pulsar el botón AGREGAR, y se presentará la siguiente pantalla emergente: Deberá seleccionar el ubigeo entre las opciones: Departamental, Provincial y Distrital. Dependiendo de la selección, el sistema le presentará una lista de opciones para los campos que se describen. Puede registrar uno u varios ámbitos, recuerde la sumatoria de los porcentajes de ámbito de la intervención debe ser igual a 100% Luego de registrar los datos, deberá pulsar el botón: GUARDAR, que permite agregar la información al campo ÁMBITO DE INTERVENCIÓN Y ENFOQUE DE GENERO. Página 18 de 35

19 4. Costos y Financiamiento La pantalla permite ingresar información sobre la ejecución presupuestaria de la intervención con las siguientes precisiones: a) Los cuadros que se presentan a continuación, de color gris, son campos autogenerados por el sistema; a partir de la información que usted va registrando en los cuadros de color verde claro. b) Todos los cuadros tienen ingreso numérico con dos decimales. c) Los cálculos de suma y resta son automáticos. d) Los datos que usted vaya ingresando son automáticamente guardados. Proceder a ingresar los datos del ítem REGISTRO DE COSTOS POR INTERVENCIÓN a partir de la siguiente pantalla: Como se puede observar, la pantalla inicial presenta los siguientes campos: Intervención: Es la intervención que se está declarando o el proyecto que compone el Programa, objeto de la declaración. País: Identificada la fuente cooperante, el sistema muestra por defecto el país de origen de dicha fuente. Financiamiento: Muestra el nombre de la entidad o Fuente Cooperante por intervención. Carácter de los Recursos: Muestra la naturaleza de los recursos, si estos son Oficiales o Privados, por intervención. Moneda: Establece que el ingreso de la moneda es US$, independientemente del tipo de moneda del convenio de financiación. Presupuesto en el Marco del Convenio: Específica el valor de la inversión total de la intervención durante todo el ciclo de vida del mismo especificado en el convenio por fuente de financiamiento. Presupuesto Total del Proyecto (a): Específica el valor de la inversión total de la intervención durante todo el ciclo de vida del mismo, por fuente de financiamiento. Página 19 de 35

20 Presupuesto ampliado del Presupuesto (b): Especifica el valor de la ampliación presupuestaria a partir de una adenda declarada en la pestaña Identificación. Ejecución Acumulada hasta el 2012 (c): Específica el valor de la inversión ejecutada desde el inicio de la intervención hasta el 31 de diciembre del 2011, por fuente de financiamiento. Monto Programado para el 2013: Especifica el valor de la inversión programada por la fuente financiadora durante el Monto Desembolsado durante el 2013: Específica el valor desembolsado por cada fuente de financiamiento durante el Monto Ejecutado durante el 2013 (d): Específica el valor de la inversión ejecutada durante el 2012, por fuente de financiamiento. Saldo del Presupuesto US $ (a+b) (c+d): Es el resultado de la diferencia entre los montos acumulados y ejecutados respecto al Presupuesto Total del Proyecto y el monto ampliado, por fuente de financiamiento. Utilizando el botón AGREGAR REGISTRO el sistema le preguntará si la intervención recibió Contrapartida Nacional (SI/NO). REGISTRO DEL APORTE NACIONAL (CONTRAPARTIDA): En el caso de ser afirmativa su respuesta emerge la siguiente pantalla: Página 20 de 35

21 LLENADO DE LA CONTRAPARTIDA: Esta información es de carácter obligatoria para todos los casos donde ha existido un financiamiento con recursos nacionales y está previsto en el Convenio suscrito con la Fuente Cooperante. Si la intervención tuvo un aporte de contrapartida no previsto, es conveniente que por transparencia también se tome en consideración la información. FORMA DE LLENADO: Son tres pasos que se deben tomar en cuenta: 1. Declare el tipo de contrapartida en el caso correspondiente a Contrapartida Nacional Efectiva / Contrapartida Nacional Valorizada. 2. Llene la información relacionada al: Presupuesto Total de la Intervención : Cifra correspondiente al presupuesto previsto en el momento de la suscripción del convenio. Monto Programado : Cifra correspondiente a la programación prevista en el Convenio. Monto Desembolsado : Cifra correspondiente al dinero alcanzado al responsable de la intervención. Monto Ejecutado : Cifra correspondiente al gasto ejecutado (efectuado) durante el año Presupuesto Extendido: En el caso de existir una adenda que incluye la ampliación del presupuesto, utilice la opción Si y luego declare la cifra sustentando por qué en el campo de texto adjunto. NOTA: Esta opción le permite declarar la cantidad necesaria de casos de contrapartida. REGISTRO DEL APORTE EXTERNO: En el caso de ser negativa su respuesta emerge la siguiente pantalla: Página 21 de 35

22 LLENADO DEL APORTE EXTERNO: Esta información es de carácter obligatoria para todos los casos donde una intervención ha sido financiada con recursos de la Cooperación Internacional No Rembolsable (CINR). FORMA DE LLENADO: Son tres pasos que se deben tomar en cuenta: 1. *Proyecto: En el caso de haber declarado un Programa seleccione el proyecto que va a declarar. 2. *Aporte Externo: El desglosable le permite ver todas fuentes cooperantes que el sistema tiene incluido en sus tablas. La opción Buscar le facilita la búsqueda utilizando tan solo una palabra clave. Ejemplo: Si busca la fuente cooperante Pan para el Mundo, puede utilizar la palabra clave MUNDO y saldrán todas las opciones para que identifique el de su interés. Página 22 de 35

23 - En caso de NO encontrar en las alternativas su FUENTE COOPERANTE, usted deberá enviar un correo electrónico a la siguiente dirección: declaracionanual@apci.gob.pe, solicitando el ingreso de su fuente cooperante. Para ello deberá dar las siguientes características: Nombre de la fuente cooperante, dirección, país y sitio web. - Es importante saber que la fuente cooperante no podrá ser el nombre de un país. 3. Origen de los Fondos (opcional): Si en el convenio suscrito se identifica el origen de los fondos, el sistema le permite identificar a la fuente que apoya el objetivo de su intervención. Si no es el caso, podrá obviar este paso. 4. Llene la información relacionada al: Presupuesto Total de la Intervención : Cifra correspondiente al presupuesto previsto en el momento de la suscripción del convenio. Monto Programado : Cifra correspondiente a la programación prevista en el Convenio. Monto Desembolsado : Cifra correspondiente al dinero alcanzado al responsable de la intervención. Monto Ejecutado : Cifra correspondiente al gasto ejecutado (efectuado) durante el año Presupuesto Extendido: En el caso de existir una adenda que incluye la ampliación del presupuesto, utilice la opción Si y luego declare la cifra sustentando por qué en el campo de texto adjunto. 6. Luego procederá a pulsar el botón: GUARDAR. NOTA IMPORTANTE: En caso de no encontrarla, deberá alcanzar información de la fuente cooperante con los datos más relevantes (denominación sigla, país de origen, carácter de la cooperación privada/oficial, representante) a través del correo electrónico: declaracionanual@apci.gob.pe. NOTA IMPORTANTE: Todos los campos señalados con * son considerados CAMPOS OBLIGATORIOS. Procederemos a ingresar los datos del ítem PRESUPUESTO POR RUBRO DE GASTO que consta de dos partes, a partir de la siguiente pantalla: NOTA IMPORTANTE: Es importante recordarle que solo se declara lo que proviene de las fuentes cooperantes más NO de la contrapartida. Página 23 de 35

24 4.2.1 COSTOS DIRECTOS DE LA INTERVENCIÓN (US $) Pulse la opción Modificar para ingresar las cifras por rubro y luego pulse el botón Guardar. El cuadro presenta los siguientes campos: a) Rubro: Se presentan los siguientes rubros de costos directos: Personal (No Consultores): consigna el monto en US $ que implica el presupuesto de personal directamente involucrado en las acciones de la intervención, independientemente de su modalidad de contratación pero que tiene permanencia en la intervención. No considerar al personal que realiza trabajos específicos de consultoría. Página 24 de 35

25 Consultorías (Servicios de Terceros): Consigna el monto en US $ que implica el presupuesto de consultorías, considerando que son contrataciones de personal para trabajos específicos relacionados con la intervención. Equipos, Maquinarias y Herramientas: Consigna el monto en US $ que implica el presupuesto de Equipos, Maquinaria y Herramientas a ser adquiridos para las acciones directas de la intervención, y que, normalmente, son entregadas a los beneficiarios, como arados, equipos de comunicación, tractores, equipos médicos, entre otros. Infraestructura: Consigna el monto en US $ invertido en algún tipo de infraestructura como aulas, servicios higiénicos, canales, entre otros. Suministros e Insumos: Consigna el monto en US $ que implica el presupuesto de Suministros e Insumos a ser adquiridos para las acciones directas del proyecto, y que, normalmente, son entregadas a los beneficiarios, como vacunas, abonos, fertilizantes, plantas, entre otros. Materiales de Capacitación, Asistencia Técnica o Asesoría: Consigna el monto en US $ que implica el presupuesto de Materiales de Capacitación, Asistencia Técnica o Asesoría a ser adquiridos para las acciones directas de la intervención, y que, normalmente, son entregadas a los beneficiarios, como cuadernos, guías, lapiceros, separatas, entre otros, además de refrigerios, almuerzos, alquileres de locales para acciones educativas, traslados de los participantes, entre otros. No considera ningún monto referido a personal que ejecuta las acciones de capacitación, asistencia técnica o asesoría. Incluir los gastos de movilización (viajes y viáticos del personal que implementa las acciones del proyecto) Movilización (Viajes y viáticos): Consigna el monto en US $ que implica el presupuesto de Movilización necesaria para implementar las acciones de la intervención como pasajes aéreos, pasajes terrestres, viáticos, impuestos de viaje. Publicaciones y Difusión: Consigna el monto en US $ que implica el presupuesto de Publicaciones y Difusión considerados en la intervención. Monitoreo y Evaluación: Consigna el monto en US $ que implica el presupuesto de Monitoreo y Evaluación de la intervención. En este rubro considerar lo presupuestado para personal, consultarías, materiales y movilización que permitan implementar el monitoreo de la intervención o su respectiva evaluación. En este caso, si el monto es global, podrá ser distribuido proporcionalmente por resultado, en función al criterio del declarante. Otros. Consigna el monto en US $ que implica algún rubro no considerado en los ítems anteriores. b) Moneda: Establece que el ingreso de la moneda es en US$, independientemente del tipo de moneda del convenio de financiación. c) Presupuesto de la Intervención: Específica el valor de la inversión total de la intervención durante todo el ciclo de vida del mismo, por cada rubro. d) Presupuesto Ampliado: Especifica el valor de la ampliación presupuestaria. e) Ejecución Acumulada hasta el 2011 (US$): Específica el valor de la inversión ejecutada desde el inicio de la intervención hasta el 31 de diciembre del 2011, por cada rubro. f) Monto Ejecutado en el 2012: Específica el valor de la inversión ejecutada durante el año 2012, por cada rubro. g) Saldo del Presupuesto US$: Es el resultado de la diferencia entre el monto presupuestado y ampliado contra lo acumulado y gastado en cada rubro. Página 25 de 35

26 4.2.2 COSTOS ADMINISTRATIVOS DE LA INTERVENCIÓN (US $) El cuadro presenta los siguientes campos: a) Rubro: Se presentan los siguientes rubros de costos administrativos: Personal (permanente): Consigna el monto en US $ que implica el presupuesto de personal administrativo permanente, independiente de la modalidad de contratación, y que es asignado al presupuesto de la intervención. Servicios de Terceros (Contabilidad, Asesoría Jurídica): Consigna el monto en US $ que implica el presupuesto de servicios de terceros especializados como asesoría contable o legal, entre otros, asignado al presupuesto de la intervención. Implementación de oficina (mobiliario, equipos informáticos): Consigna el monto en US $ que implica la implementación de oficinas, como adquisición de equipos, mobiliarios entre otros, asignado al presupuesto de la intervención. Administración de la intervención (comunicaciones, útiles de oficina, movilización, servicios bancarios, servicios, alquileres, otros): Consigna el monto en US $ que implica la administración de la intervención como comunicaciones, útiles de oficina, movilizaciones locales, servicios bancarios, servicios de luz, agua, teléfono, alquileres, entre otros, asignados a la intervención. b) Moneda: Establece que el ingreso de la moneda es US$, independientemente del tipo de moneda del convenio de financiación. c) Presupuesto de la Intervención: Específica el valor de la inversión total de la intervención durante todo el ciclo de vida del mismo, por cada rubro. d) Ejecución Acumulada hasta el 2011 (US$): Específica el valor de la inversión ejecutada desde el inicio de la intervención hasta el 31 de diciembre del 2011, por cada rubro. e) Monto Ejecutado en el 2012: Específica el valor de la inversión ejecutada en el año 2011, por cada rubro. f) Saldo del Presupuesto US $: Es el resultado de la diferencia entre el monto presupuestado y ampliado contra lo acumulado y gastado en cada rubro. En la parte inferior de dicho cuadro, el sistema automáticamente sumará los montos resultantes de los Costos Directos de la Intervención + Costos Administrativos de la Intervención. VALIDACIÓN DE COSTOS Y FINANCIAMIENTO: El sistema prevé la validación revisando que las cifras totales de las fuentes externas consignadas en el cuadro 4.1, sean iguales a la suma de los subtotales A+B (Costos operativos + Costos administrativos). NOTAS IMPORTANTES: Para ingresar la información del ítem COSTOS DIRECTOS DE LA INTERVENCIÓN (US $) y del COSTOS ADMINISTRATIVOS DE LA INTERVENCIÓN (US$), usted deberá pulsar el botón. MODIFICAR. En ambos casos, para cada rubro, deberá proceder de la misma manera, sin olvidarse de pulsar el botón: GUARDAR, EN CASO CONTRARIO, PERDERA LA INFORMACIÓN INGRESADA. Como parte final de esta pestaña, encontrará el cuadro: 4.3 APORTE EXTERNO EN RECURSOS HUMANOS, Es una modalidad de Cooperación(expertos y voluntarios) que atiende el requerimiento en el marco de una intervención. Página 26 de 35

27 En dicho cuadro encontrará los siguientes campos: Modalidad: Establece la modalidad de cooperación a partir de dos opciones, Expertos Extranjeros y Voluntarios. Nombre: Consigna el nombre del recurso humano. Nacionalidad: Consigna la nacionalidad del recurso humano y usted encontrará el listado de países. Periodo de Permanencia Temporalidad x Meses: Consigna el número de meses de permanencia del recurso humano en el país. Fuente Cooperante: Consigna la fuente cooperante que brinda el recurso humano, y usted encontrará un listado de opciones. Para ingresar la información de este cuadro, usted deberá pulsar el botón: AGREGAR REGISTRO, y le mostrará la siguiente pantalla emergente: No olvidarse de pulsar el botón: GUARDAR, EN CASO CONTRARIO, PERDERA LA INFORMACIÓN INGRESADA. Una vez concluido el ingreso de la información, la pantalla le mostrará los datos ingresados. Página 27 de 35

28 5. Avances de Resultados y Problemas Encontrados La pantalla permite ingresar información sobre los resultados, indicadores y metas físicas y financieras de la intervención, así como sus avances al 31 de diciembre de 2013, y los respectivos problemas encontrados para el cumplimiento de las metas. La información deberá ser llenada basándose en lo registrado en el MARCO LÓGICO. Para ingresar la Información deberá hacer click en el botón AGREGAR, luego llenar los campos indicados y finalmente, grabar. Solo en el caso que se haya presentado modificaciones en la ejecución de la intervención, Ud. Deberá señalarlos. Página 28 de 35

29 6. Evaluación y Observaciones La pantalla permite ingresar información sobre las evaluaciones a las que haya sido sometida la intervención y las observaciones relacionadas a los datos básicos de la institución, su representante legal o declarante obligado y el responsable de la intervención. La primera acción en esta pantalla es seleccionar si su intervención ha estado sometida a algún tipo de evaluación. Si la intervención no ha sido evaluada, pase a los siguientes campos. Pero si su intervención ha sido evaluada, usted encontrará 4 tipos de acción: Seguimiento, Medio Término, Final y Auditoria. Dependiendo de la opción que usted elija deberá ingresar la información de los siguientes campos: Nombre de la entidad evaluadora: Consignar el nombre de la entidad que realizó la evaluación Fecha de la evaluación: Consignar la fecha de la evaluación Principales recomendaciones: Consignar las principales recomendaciones que se derivan del informe, según tipo de acción. Conclusiones: Consignar las principales conclusiones que se deriven del informe, según tipo de acción. Luego de llenar esta información, en la pantalla encontrará los siguientes campos, que soportan 1,000 caracteres: Señale los problemas y/o limitaciones encontradas en el formato de Declaración Anual, precisando las inconsistencias. (Máximo 1000 caracteres): En el caso de encontrar inconsistencias y/o incoherencias en su declaración debido a limitaciones que muestra el formato, sírvase indicar la justificación o las razones de las mismas. Descripción breve y concisa sobre la contribución de la intervención, al mejoramiento del nivel de vida y/o desarrollo de la población objetivo (máximo 1,000 caracteres): Consignar la información que considere pertinente que explique Página 29 de 35

30 la contribución de la intervención al mejoramiento del nivel de vida y/o desarrollo de la población objetivo prevista en la intervención. Señale los problemas y limitaciones encontrados en la ejecución de la intervención, así como sus recomendaciones (máximo 1,000 caracteres): Consignar la información que considere pertinente que explique los problemas y limitaciones de la intervención de manera integral y las recomendaciones respectivas. No olvide Guardar la información. A continuación, procederá a llenar los datos del campo denominado Información del Responsable de la Intervención. Esta información está referida a la persona que tiene la responsabilidad de las coordinaciones, monitoreo y/o supervisión del proyecto. IMPORTANTE: En el caso de no encontrarse inscrito el Responsable de la Intervención, deberá ser inscrito en el Formato Actualización de Información del Formulario de Declaración Anual. Página 30 de 35

31 Una vez que usted ha cumplido con los pasos anteriores, procederá a pulsar el botón: FINALIZAR INTERVENCIÓN, con lo cual culmina su Declaración de Intervención. El sistema revisa las validaciones de todas las pestañas llenadas e indica en el campo: Validación de Datos las inconsistencias que tiene que verificar y corregir El llenado de todas las demás intervenciones que registre su institución (pública o privada) deberá realizar todos los pasos que se detallan en la presente GUÍA. Para el caso de los privados (ONGD y ENIEX) revisar el PASO 4 correspondiente al Plan Anual de Actividades Página 31 de 35

32 PASO 4 INGRESO AL FORMATO DEL PLAN ANUAL DE ACTIVIDADES 1. Para ingresar al formato del Plan Anual de Actividades (solo entidades privadas), deberá pulsar el botón Plan Anual de Actividades del numeral 3 del Formulario de Declaración Anual Lo que le permite ingresar al formato denominado PLAN ANUAL DE ACTIVIDADES Página 32 de 35

33 3. Los campos que presenta esta pantalla son: a) Objetivos Institucionales y relación con los Objetivos del Milenio*: Usted deberá presentar sus objetivos institucionales para el año 2014, y cómo estos se relacionan con los Objetivos del Milenio. b) Áreas Prioritarias de la Institución*: Señalar las áreas prioritarias, de carácter temático, que son prioritarias para la institución para el año c) Principales Actividades Institucionales programadas para el año 2014*: Mencionar las principales actividades institucionales establecidas para el año en el marco de las intervenciones programadas con recursos de la Cooperación Internacional No Reembolsable (CINR). *Campos Obligatorios d) Principales Socios Colaboradores: Consigna los datos de las entidades públicas o privadas que se constituyen como aliados estratégicos en el desarrollo de sus actividades institucionales programadas para el año e) Ámbitos Territoriales de Intervención*: Señalar los principales ámbitos geográficos (ubigeo) de las intervenciones programadas para el año f) Acciones Programadas para las Intervenciones Ejecutadas: Referido a las acciones de monitoreo y evaluación que se realizarán durante el año 2014 Finalizado el llenado, utilice la opción Guardar y luego Cerrar para volver al Formulario de Declaración. 4. En el caso de haber incurrido en un error involuntario, podrá regresar al formato utilizando el botón Plan Anual de Actividades. 5. Para iniciar el ingreso de la información en estos campos de texto, solo deberá ubicar el cursor en el recuadro correspondiente y llenar los datos, considerando que tienen una capacidad de 1,500 caracteres alfanuméricos. Para el campo Principales Socios Colaboradores, el sistema le presenta algunas opciones: a) Públicos: Cada opción le presenta un listado de opciones que responden al Sector, Pliego y Unidad a la que pertenece el Socio Colaborador. Usted deberá seleccionar una de estas opciones y grabar con el botón Guardar. Para eliminar utilizar la opción Eliminar. b) Privados: Solo deberá ingresar el nombre de la entidad privada colaboradora. Página 33 de 35

34 PASO 6 FINALIZACIÓN E IMPRESIÓN DE LA CONSTANCIA DE DECLARACIÓN 1. Si procedió correctamente el sistema le habilitará el botón Finalizar Declaración en el numeral 4 del Formulario de Declaración Anual 2013 y lo alertará que no habrá opción de modificación luego de la aceptación. 2. Una vez concluido, el sistema le habilita el botón Constancia de Declaración en el numeral 5 del Formulario de Declaración Anual 2013 y le permitirá imprimir su Constancia que acredita haber cumplido con su compromiso legal. Página 34 de 35

35 IMPORTANTE: La Constancia de Declaración debidamente firmada por el Representante Legal, deberá ser remitida en el plazo de 5 días a nuestras oficinas sito en Av. José Pardo N 261 Lima 18 - Miraflores. Página 35 de 35