INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE LA DECLARACIÓN ANUAL 2017 SIN EJECUCION DE INTERVENCIONES

Transcripción

1 INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE LA DECLARACIÓN ANUAL 2017 SIN EJECUCION DE INTERVENCIONES INGRESO AL APLICATIVO Ingrese a la página web de APCI: luego, de click en la palabra Servicios, luego Declaración Anual y por último DECLARACION ANUAL ENTIDADES EJECUTORAS ONGD ENIEX ENTIDADES PUBLICAS. El aplicativo le presentará la siguiente pantalla, en la cual, usted deberá digitar su USUARIO y CONTRASEÑA, la misma que fue entregada por la APCI. 1

2 En la misma pantalla, usted podrá: Cambiar su contraseña ingresando a la opción Cambiar Contraseña. Si no cuenta con Usuario y Contraseña, el representante legal deberá enviar un correo electrónico a: soporte@apci.gob.pe, indicando el nombre completo de la institución y señalando si se trata de una ONGD, ENIEX o una Entidad Pública. Descargar los instructivos elaborados para la Declaración Anual, tanto para los casos de NO Ejecución y Ejecución de intervenciones con recursos de la Cooperación Internacional No Reembolsable (CINR). Recordar que deberá contar con el navegador Google Chrome o Internet Explore INICIO DE LA DECLARACIÓN ANUAL Después que usted haya ingresado el Usuario y Contraseña; se presentará la siguiente ventana, seleccione el año que va a declarar, haga click en el botón Iniciar Declaración y en el aplicativo se mostrará la siguiente pregunta: Está seguro de iniciar una nueva declaración?, pulse Aceptar". En el caso que su institución (ONGD, ENIEX) haya sido inscrita antes del año 2017, se mostrarán las declaraciones realizadas por su institución durante los años anteriores. Si a la fecha de ingreso, su representada no cumplió con la presentación de la (s) declaración (es) por el (los) año (s) anterior (es), puede regularizar la omisión presentando la información correspondiente en orden cronológico. A continuación, se muestra el Proceso de la Declaración Anual 2017, que incluyen cinco (05) pasos a desarrollar, los mismos que se recomienda ingresar para su validación o llenado: 1. Actualizar datos de la entidad declarante 2. Intervenciones 2.1. Declaración de Ejecución de Intervenciones Declaración de No Ejecución. 3. Plan Anual de Actividades Cooperación Sur-Sur y Triangular 2015 y Finalizar Declaración. 2

3 1. ACTUALIZAR DATOS DE LA ENTIDAD DECLARANTE 1.1 Ubicado en el numeral 1, ingrese haciendo click en donde se indica. 1.2 La pantalla mostrará el registro de los últimos datos de su institución, si encuentra alguna información desactualizada podrá modificar dicha información en la opción Actualizar Datos de la Institución. 1.3 Asimismo podrá realizar el registro o actualización de los datos del Representante Legal, Consejo Directivo y funcionario responsable de la intervención. Ingresar a la opción Relación del Personal de la Entidad Declarante. 3

4 1.4 Para registrar a los miembros que conforman el Consejo Directivo, el Representante Legal o Responsable de la Intervención, deberá seleccionar el botón Agregar. 1.5 A continuación se muestra la siguiente pantalla, a través del cual registrará los datos del personal en cuestión 1.6 Una vez registrado los datos pulse el botón Guardar. 1.7 Para actualizar el personal de cualquiera de los casos, deberá seleccionar el botón Seleccionar Personal. 4

5 1.8 La pantalla muestra el personal registrado de su entidad. Darle click al personal seleccionado. 1.9 Luego se seleccionar al personal y revisar toda la información registrada, deberá dar click en el botón Cerrar Modificación, y luego en el botón Salir para continuar con el siguiente paso en el proceso de la Declaración Anual. 5

6 RECUERDE: Para el caso de las entidades privadas, de haber sido modificado la Denominación de la entidad, Consejo Directivo o cambio de Representante Legal, deberá informar a la APCI oficialmente adjuntando Copia Literal Certificada en original de inscripción en la SUNARP. Para el caso de las Entidades Públicas, solo se procederá a registrar al Representante Legal de la institución DECLARACIÓN DE NO EJECUCIÓN 2.1 En esta opción se mostrará la imagen del Proceso de Declaración Anual 2017; luego, deberá pulsar el icono Declaración de No Ejecución, ubicado en el numeral

7 2.2 El aplicativo le presentará la siguiente pantalla, haga click en Generar Constancia 7

8 3. PLAN ANUAL DE ACTIVIDADES Para ingresar al formato del Plan Anual de Actividades 2018 (sólo entidades privadas), deberá pulsar el botón Plan Anual de Actividades del numeral 3 del Formulario de Declaración Anual 2017 A continuación, el sistema le presentará la siguiente pantalla: 8

9 Los campos que presenta esta pantalla son: Los campos que presenta esta pantalla son: 1. Objetivos Institucionales y Relación con los de Desarrollo Sostenible* 1 : Usted deberá presentar sus objetivos institucionales para el año 2018, y como estos se relacionan con los Objetivos de Desarrollo Sostenible. 2. Áreas Prioritarias de la Institución*: Señalar las áreas prioritarias, de carácter temático, que son prioritarias para la institución para el año Intervenciones Aprobadas para el 2018*: Mencionar las principales actividades institucionales establecidas para el año en el marco de las intervenciones programadas con recursos de la Cooperación Internacional No Reembolsable (CINR). 4. Principales Socios Colaboradores: Consigna los datos de las entidades públicas o privadas que se constituyen como aliados estratégicos en el desarrollo de sus actividades institucionales programadas para el año Públicos: Cada opción le presenta un listado de opciones que responden al Sector, Pliego y Unidad a la que pertenece el Socio Colaborador. Usted deberá seleccionar una de estas opciones y grabar con el botón Guardar. Para eliminar usar la opción Eliminar. Privados: Solo deberá ingresar el nombre de la entidad privada colaboradora. 5. Ámbitos Territoriales de Intervención: Señalar los principales ámbitos geográficos (ubigeo) de las intervenciones programadas para el año Acciones Programadas para las Intervenciones: Referido a las acciones de monitoreo y evaluación que se realizarán durante el año Finalizado el llenado, utilice la opción Guardar y luego Cerrar para volver al Formulario de Declaración. En el caso de haber incurrido en un error involuntario, podrá regresar al formato, utilizando el botón Plan Anual de Actividades. 1 * Campos Obligatorios. 9

10 4. COOPERACION SUR-SUR Y-TRIANGULAR En el caso de haber ejecutado iniciativas (intervenciones) en la modalidad de Cooperación Sur-Sur y Triangular, sírvase leer el instructivo que en anexo se adjunta al presente. 5. FINALIZACIÓN DE LA DECLARACION ANUAL Si procedió correctamente, hacer click en el botón Procesar Cierre de Declaración, ubicado en el numeral 5 del Formulario de la Declaración Anual Inmediatamente aparecerá un mensaje de alerta, indicando que no habrá opción de modificar la información que ingresó luego de que usted de Aceptar. 10

11 6. IMPRESIÓN DE LA CONSTANCIA DE DECLARACIÓN Una vez concluida su declaración, el aplicativo le mostrará en el Proceso de la Declaración Anual 2017, numeral 5, el icono de la Constancia de Declaración, la misma que le permitirá imprimir su Constancia que acredita haber cumplido con su compromiso legal. Dicha impresión debe ser firmada por el Representante Legal y remitida a nuestra oficina sito: Av. José Pardo 261 Lima 18 Miraflores, en un plazo de 05 días hábiles. 11

12 ANEXO INSTRUCTIVO COOPERACIÓN SUR-SUR Y TRIANGULAR 2017 Objetivo Contar con información real y actualizada de todas las acciones de cooperación Sur-Sur y Triangular (CSS) realizadas en el Perú, la Agencia ha visto por conveniente, solicitar a las entidades públicas y privadas la presentación de la información sobre esta modalidad de la Cooperación Técnica Internacional correspondiente al año Ingreso al aplicativo: Hacer click en Declaración de Iniciativas CSSyT Se mostrará la siguiente pantalla. Hacer click en Nuevo. 12

13 2. Llenado de información de Iniciativas Qué iniciativas de cooperación se registran? La plataforma permite registrar y caracterizar las iniciativas de cooperación (programas, proyectos y acciones) que anualmente intercambian entre sí los países iberoamericanos, en las tres modalidades reconocidas en nuestro espacio: Cooperación Horizontal Sur-Sur Bilateral Cooperación Sur-Sur Triangular Cooperación Horizontal Sur-Sur Regional De manera análoga, este aplicativo permite registrar aquellas iniciativas de las que una entidad peruana haya participado junto a sus socios de otras regiones en desarrollo, como pueden ser el Caribe no Iberoamericano, África, Asia. Cómo está configurado el Formato de la Declaración? Los datos de las iniciativas se subdividen en las siguientes opciones: 1. Datos Generales. Corresponde a datos generales de la iniciativa, tales como el título, fecha de aprobación, países que intervienen, etc. 2. Costos. Corresponde a los datos de presupuesto y de ejecución de costos de la iniciativa. 3. Contactos. Corresponde a los datos de los principales contactos, tales como gerente del proyecto. En las iniciativas de las modalidades Triangular y Regional, se presentan dos secciones adicionales: 4. Articulaciones. Corresponde a datos relativos a los mecanismos institucionales y de financiación. 5. Fases. Corresponde a cómo se articulan los distintos actores en cada una de las fases del proyecto Datos Generales: El sistema mostrará la pestaña Datos Generales. En ella deberá seleccionar los campos obligatorios y opcionales si se creen necesarios Estado de iniciativa Este dato corresponde al estado en que se encuentra la iniciativa: Aprobada, Iniciada o Finalizada Modalidad de Cooperación 2 Este dato corresponde a la modalidad de cooperación a la que pertenece la iniciativa. Las opciones disponibles son las siguientes: 2 Cooperación Horizontal Sur-Sur Bilateral: Modalidad de la Cooperación Sur-Sur en la que dos países en desarrollo intercambian recursos o experiencias. En este intercambio no existe condicionalidad y la interlocución se realiza en igualdad de condiciones. Los costos se asumen de manera compartida, aunque no necesariamente en participaciones equivalentes. Los países se reparte los denominados roles de oferente (aquél que aporta los principales recursos financieros, técnicos y humanos) y de receptor. Cooperación Sur-Sur Triangular: Modalidad de Cooperación Sur-Sur en la que participan un conjunto de actores que, pudiendo todos ellos realizar distintos tipos de aportes (técnicos, financieros u otros) se reparte el ejercicio de tres roles: el de los así denominados primer oferente y receptor (uno o varios países en desarrollo, en cada caso), y el de segundo oferente (país en desarrollo, país desarrollado, organismo regional o multilateral, o alguna asociación de ellos). El rasgo diferencial está determinado por el rol del primer oferente, quién actúa como principal responsable del fortalecimiento de capacidades. Cooperación Horizontal Sur-Sur Regional. Modalidad de Cooperación Sur-Sur que tiene como objetivo el desarrollo y/o la integración de una región, entendiendo con ello que los países que la conforman (un mínimo de tres en desarrollo) comparte y consensuan dicho objetivo. El carácter regional de esta cooperación que recogido bajo un mecanismo institucional formalizado. Su ejecución se estable a partir de Programas y Proyectos. 13

14 Cooperación Horizontal Sur-Sur Bilateral Cooperación Sur-Sur Triangular Cooperación Horizontal Sur-Sur Regional Estado de Iniciativa: Indicar si la iniciativa está aprobada, iniciada o finalizada Tipo de Iniciativa: Opciones disponibles: i) Programa: Conjunto de proyectos orientados a la consecución de un mismo objetivo. En ocasiones implica, además y simultáneamente, a varios destinatarios. ii) Proyecto: Conjunto de acciones interrelacionadas encaminadas a satisfacer un objetivo común hacia un destinatario específico a través de su ejecución en el marco de uno o varios sectores y/o temas. Se aprueba en un marco de cooperación a través de comisión mixta, acuerdo interinstitucional u otros. iii) Actividad: Se ejecuta puntualmente, por una sola vez, a través de variantes específicas (asesoría, pasantía, investigación conjunta, misión de diagnóstico, seminarios, etc.). 14

15 Título: Título de la iniciativa Objetivo: Finalidad de la iniciativa Fecha de aprobación: Una iniciativa aprobada es aquella que cuenta con un documento de la iniciativa que asimismo ha sido formalizado al margen de la instancia concreta. La fecha de aprobación es coincidente con aquella que se refiera al segundo de los pasos, pues es dicha fecha la que garantiza que se hayan cumplido ambos requisitos Fecha de Inicio: Esta fecha se expresa en el formato dd/mm/aaaa. Una iniciativa iniciada es aquella que ha registrado el inicio de la primera actividad (no considerando, entre estas, aquellas que se refieran a actividades de gestión previas). La fecha de inicio, coincide con la del inicio de dicha actividad Fecha de Finalización: Este corresponde al año de finalización de la iniciativa. En el caso que se ingrese la fecha exacta de finalización, el sistema calculará este dato automáticamente. Al guardar, el sistema verifica que si el estado de la iniciativa es Iniciada o Aprobada, la fecha de fin no puede estar vencida Cómo fue aprobado?: Seleccionar según corresponda el caso Tipo de participación: Las opciones disponibles varían según modalidad de la iniciativa: i) Para el caso Bilateral: Los roles son oferente, receptor y ambos; solo se aceptan dos combinaciones: Oferente-Receptor y Ambos-Ambos. ii) Para el caso Triangular: Identificar actores para los tres (3) roles: Primer oferente (principal responsable del fortalecimiento de capacidades), Segundo oferente (país u organismo que presta apoyo) y Receptor (beneficiario del fortalecimiento). iii) Para el caso regional: se asocia a cada país/organismo participantes uno de los posibles roles: Oferente (si su función es la de fortalecer capacidades). Receptor (si recae sobre él el fortalecimiento de capacidades) o Ambos (si a lo largo de la iniciativa puede desempeñar varios roles) País/Organismos: Identificación del país u organismo. En esta subsección se registrarán los países u organismos que intervienen en la iniciativa de cooperación, así como su tipo de participación. Para acceder al agregado de país/organismo seleccione el botón Agregar País/Organismo ubicado en la sección Países/Organismos del formulario Institución: Para el caso peruano la denominación de la institución saldrá por defecto. Para los siguientes actores, sírvase identificar a cada uno de ellos. Al finalizar sírvase Guardar y se mostrará un mensaje Iniciativa registrada con éxito. 15

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17 2.2. COSTOS Una vez registrado los participantes, el aplicativo lo moverá a la pestaña de COSTOS para registrar la información financiera de la iniciativa por el año declarado: L o s m o n t o s d e b e n s e r e x p r e s a d o s en dólares americanos y se subdividen en dos secciones: a) Datos de costos presupuestados, b) Datos de costos ejecutados. Respecto al número de pasantes y los días promedio 2017, se deberá hacer un cálculo respecto a esta información, considerando que esta información es de carácter obligatorio. Al finalizar la información hacer click en Guardar. 17

18 Para los casos de Iniciativas de Cooperación Sur-Sur Triangular y Regional, se habilitarán las siguientes pestañas: III. Articulaciones y IV. Fases ARTICULACIONES En esta sección se ingresarán los datos correspondientes a preguntas sobre el modo en que se articula la cooperación. Sólo aplica a las modalidades de cooperación Triangular y Regional. La misma está dividida en dos categorías: Mecanismo Institucional Mecanismo Financiación Modalidad Triangular y Regional Los datos a ingresar en cada caso son los siguientes: Dato Quién solicita el proyecto y Respondiendo a qué. Mecanismo Institucional Mecanismo de financiación Descripción Describe quién o quienes solicitan el proyecto y a que responde esta solicitud. Este dato es un texto libre. Indique si existe un mecanismo institucional formalizado para la triangulación y cuál fue el mismo. Indique cómo se financia y cómo se gestionan los recursos. Modalidad Regional Dato Descripción Quién solicita el proyecto y Respondiendo a qué. Mecanismo Institucional Mecanismo de financiación Describe quién o quienes solicitan el proyecto y a que responde esta solicitud. Este dato es un texto libre. Indique si existe un mecanismo institucional formalizado, qué tipo de acuerdo es y quiénes lo suscriben. Indique si existe algún mecanismo formal de financiación, qué tipo de mecanismo de financiación es, cómo se establece quién y cuánto aporta, cómo se establece quién y cuánto gasta FASES La sección Fases está disponible solo para las modalidades de cooperación Triangular y Regional. En esta sección se ingresarán los datos correspondientes a preguntas relativas a cada una de las fases. Registre quién y cómo participa en cada una de las fases de la iniciativa. Después de ingresados los datos, haga clic sobre el botón Guardar al pie del formulario para que dichos datos sean almacenados. 18

19 2.5. CONTACTOS Para registrar los contactos, sírvase llenar los campos indicados y al finalizar Guardar. Para finalizar hacer click en Terminar Iniciativa Listado de Iniciativas En esta opción podrá Actualizar, Eliminar o imprimir la iniciativa registrada. Si tiene más i n i c i a t i v a s, h a cer click en Nuevo. Nota: En caso de requerir orientación o consultas, sírvase llamar al: / wloredo@apci.gob.pe 19