INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE LA DECLARACIÓN ANUAL 2017 CON EJECUCION DE INTERVENCIONES

Transcripción

1 INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE LA DECLARACIÓN ANUAL 2017 CON EJECUCION DE INTERVENCIONES INGRESO AL APLICATIVO Ingrese a la página web de APCI: luego de click en el ícono DECLARACION ANUAL ENTIDADES EJECUTORAS ONGD ENIEX ENTIDADES PUBLICAS, que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. El aplicativo le presentará la siguiente pantalla, en la cual usted deberá digitar su Usuario y Contraseña, la misma que fue entregada por la APCI. 1

2 En la misma pantalla, usted podrá: Cambiar su contraseña ingresando a la opción Cambiar Contraseña. Si no cuenta con Usuario y Contraseña, el representante legal deberá enviar un correo electrónico a: soporte@apci.gob.pe, indicando el nombre completo de la institución y señalando si se trata de una ONGD, ENIEX o una Entidad Pública. Descargar los instructivos elaborados para la Declaración Anual, tanto para los casos de NO Ejecución y Ejecución de intervenciones con recursos de la Cooperación Internacional No Reembolsable (CINR). Recordar que deberá contar con el navegador Google Chrome o Internet Explore INICIO DE LA DECLARACIÓN ANUAL Después que usted haya ingresado el Usuario y Contraseña; se presentará la siguiente ventana, seleccione el año que va a declarar, haga click en el botón Iniciar Declaración y en el aplicativo se mostrará la siguiente pregunta: Está seguro de iniciar una nueva declaración?, pulse Aceptar". En el caso que su institución (ONGD, ENIEX) haya sido inscrita antes del año 2017, se mostrarán las declaraciones realizadas por su institución durante los años anteriores. Si a la fecha de ingreso, su representada no cumplió con la presentación de la (s) declaración (es) por el (los) año (s) anterior (es), puede regularizar la omisión presentando la información correspondiente en orden cronológico. A continuación, se muestra el Proceso de la Declaración Anual 2017, que incluyen cinco (05) pasos a desarrollar, los mismos que se recomienda ingresar para su validación o llenado: 1. Actualizar datos de la entidad declarante 2. Intervenciones 2.1. Declaración de Ejecución de Intervenciones Declaración de No Ejecución. 3. Plan Anual de Actividades Cooperación Sur-Sur y Triangular 2015 y Finalizar Declaración. 2

3 1. ACTUALIZAR DATOS DE LA ENTIDAD DECLARANTE 1.1. Ubicado en el numeral 1, ingrese haciendo click en donde se indica La pantalla mostrará el registro de los últimos datos de su institución, si encuentra alguna información desactualizada podrá modificar dicha información en la opción Actualizar Datos de la Institución Asimismo podrá realizar el registro o actualización de los datos del Representante Legal, Consejo Directivo y funcionario responsable de la intervención. Ingresar a la opción Relación del Personal de la Entidad Declarante. 3

4 1.4. Para registrar a los miembros que conforman el Consejo Directivo, el Representante Legal o Responsable de la Intervención, deberá seleccionar el botón Agregar A continuación se muestra la siguiente pantalla, a través del cual registrará los datos del personal en cuestión Una vez registrado los datos pulse el botón Guardar Para actualizar el personal de cualquiera de los casos, deberá seleccionar el botón Seleccionar Personal. 4

5 1.8. La pantalla muestra el personal registrado de su entidad. Darle click al personal seleccionado Luego se seleccionar al personal y revisar toda la información registrada, deberá dar click en el botón Cerrar Modificación, y luego en el botón Salir para continuar con el siguiente paso en el proceso de la Declaración Anual. 5

6 RECUERDE: Para el caso de las entidades privadas, de haber sido modificado la Denominación de la entidad, Consejo Directivo o cambio de Representante Legal, deberá informar a la APCI oficialmente adjuntando Copia Literal Certificada en original de inscripción en la SUNARP. Para el caso de las Entidades Públicas, solo se procederá a registrar al Representante Legal de la institución

7 2. DECLARACION DE EJECUCION DE INTERVENCIONES 2.1. En esta opción se mostrará la imagen del Proceso de Declaración Anual 2017; luego, para proceder a registrar intervención(es), deberá pulsar el icono Declaración de Intervenciones Ejecutadas con CINR, ubicado en el numeral Para registrar una nueva intervención, haga click en Agregar Intervención Luego pulsar el botón Nuevo 7

8 Nota: Si en la Declaración del año 2016 presentó intervenciones cuyo periodo de ejecución aún se mantienen en el año 2017, éstas serán migradas automáticamente por el sistema a la actual declaración Para identificar el tipo de intervención, seleccionar en el desglosable el tipo: PROGRAMA, PROYECTO o ACTIVIDAD Digitar el nombre completo de la intervención; así como las fechas de inicio y término. Luego dar click en el botón Guardar. NOTA: * La denominación de la intervención deberá ser digitada en mayúscula, no considere acentos, ni símbolos. * Tener en cuenta que en caso de señalar como tipo de intervención un Programa, las fechas de inicio y término de los proyectos que se desprenden de esta intervención, deberán guardar coherencia con la fecha de inicio y término del programa. Es decir, las fechas del proyecto deberán estar incluidos en el rango de fechas del programa En pantalla se observará la intervención registrada. Para ingresar al formato, hacer click en Ingreso al Formato 2.7. En el aplicativo se puede almacenar n cantidad de intervenciones. La opción Editar le permite realizar cualquier corrección de los datos ingresados. La opción Eliminar suprime el registro ingresado. 8

9 2.8. El formato se mostrará con 6 pestañas denominadas: Pestañas Descripción 1. Identificación Contiene datos básicos de la intervención. 2. Marco Lógico Contiene la estructura lógica de la intervención. 3. Orientación de la Intervención Contiene la clasificación temática a la que contribuye la intervención. 4. Costos y Financiamiento Describe la composición del financiamiento de la intervención. 5. Avance de Resultados y Problemas Encontrados 6. Evaluación y Observaciones Describe la información cualitativa respectiva. Describe información cualitativa de las acciones de evaluación de la intervención. A continuación desarrollaremos el llenado de cada pestaña. 1. IDENTIFICACION a. Fecha de Convenio.- Indicar la fecha de suscripción del convenio y/o contrato suscrito con la fuente Cooperante. Para el caso de las entidades públicas, luego de registrar la Fecha de Convenio o Acuerdo, deberá dirigirse a la Cadena Institucional y registrar la información indicada, una vez registrada, deberá continuar con el llenado de los siguientes campos. b. Institución Ejecutora.- Entidad que ejecuta directamente las acciones de la intervención. Para ubicar a la institución ejecutora, hacer click en el botón Agregar. Si usted está declarando una intervención que tiene más de una entidad ejecutora o responsable, deberá repetir el proceso con el botón AGREGAR, de esta manera adicionará a las demás entidades ejecutoras o responsables de la intervención. c. Institución Responsable.- Entidad que suscribe el convenio de financiamiento con la entidad cooperante, y se responsabiliza, a todo nivel, de la gestión de la intervención. En ocasiones la institución responsable es la misma entidad ejecutora. Para ubicar a la institución responsable, hacer click en el botón Agregar. D 9

10 d. Programa Contenedor de la Fuente Cooperante.- Sólo en el caso de que su intervención esté vinculado a algún programa que recibe financiamiento de una Fuente Oficial, podrá identificar a la Fuente Cooperante y programa superior que lo relaciona. Si usted no tiene una fuente oficial, deberá elegir la opción No Aplica. 1 Los siguientes campos son opcionales, y deberá llenarlos si cuenta con la información: e. Código del Convenio de la Intervención.- Este código es asignado por el ejecutor, en acuerdo con su fuente de financiamiento, puede estar expresada en el convenio de financiación. f. Siglas.- Este campo acepta las siglas que la intervención puede tener, determinada por el propio ejecutor o por su fuente. El campo permite 10 caracteres. g. Código SNIP.- Es el código asignado por el Sistema Nacional de Inversión Pública. E F G PARA EL CASO DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS En caso de que su intervención responda a la ejecución de una entidad pública. Usted deberá llenar la opción Por cadena Institucional (Sólo para entidades públicas). La opción despliega 4 campos: Tipo : Si es una entidad pública, deberá elegir la opción Gobierno Nacional-Regional-Local. Sector : Seleccionar del listado el sector respectivo. Pliego : Seleccionar del listado el pliego respectivo Unidad : Seleccionar del listado la unidad respectiva. IMPLEMENTACIÓN DE ENFOQUES En el caso que la intervención haya tenido un enfoque de género o de inclusión, deberá responder las preguntas para cada caso. 1 De no encontrar el nombre del Programa Contenedor, por favor tome escriba al siguiente correo electrónico declaracionanual@apci.gob.pe 10

11 Asimismo, si ha existido la participación de una empresa privada nacional o extranjera, deberá responder las preguntas que se muestran al marcar SI. MODIFICAR FECHA DE FINALIZACION DE LA INTERVENCION La opción Modificar Fecha estará habilitada para el caso de intervenciones migradas de años anteriores que requieran modificar la fecha de finalización de la Intervención debiendo indicar el motivo. (Adenda, convenio, carta, etc.) En el caso que la intervención presentada haya sido extendida en el tiempo de finalización y/o ampliación de presupuesto, deberá seleccionar la opción SI e ingresar la nueva fecha y la justificación de la misma en el campo de texto adjunto a la fecha. Al finalizar pulse el botón Guardar Para el caso de las intervenciones que tengan convenio vigente y que luego del primer año no hayan tenido ejecución por incumplimiento en los desembolsos de parte del cooperante durante el año de la declaración, el aplicativo permitirá declarar la intervención, seleccionando la siguiente opción: Seleccionando esta opción, el aplicativo inhabilitará las pestañas 1 al 5, pudiendo registrar el monto ejecutado US$ 0, 00. Sólo deberá registrar al responsable de la intervención o alguna observación o problema sobre la intervención. Dichos campos se encuentran en la pestaña 6 Evaluación y Observaciones 11

12 2. MARCO LÓGICO Para la presente declaración, la APCI asume las siguientes definiciones para los principales elementos del marco lógico: FIN (Objetivo de Desarrollo) Principal objetivo (global) al que la intervención tiende a contribuir a mediano y largo plazo. Es el cambio que se quiere lograr con la intervención. Es el objetivo de mayor nivel jerárquico. En ese sentido, la entidad ejecutora de la intervención aporta un nivel de contribución para el cumplimiento hacia el FIN. PROPOSITO (Objetivo General) Es el objetivo de impacto que la intervención se compromete a cumplir al término de su ejecución. Todos los esfuerzos están orientados a la consecución del mismo. RESULTADOS (Objetivos específicos) Son los efectos esperados que la intervención se propone alcanzar para garantizar el logro del propósito. ACTIVIDADES Son los principales medios que deberán ejecutarse para asegurar el logro de los resultados definidos. Nos indican cómo se desarrollará la intervención y el tipo de recursos humanos y materiales requeridos. INDICADORES Son medidas específicas (unidad de medida) que señalan la información que se necesita para conocer el progreso alcanzado en el cumplimiento de las metas propuestas para cada nivel de la jerarquía de Objetivos del marco lógico. FUENTES DE VERIFICACION Las fuentes de verificación, son los medios a través de los cuales podremos constatar, conocer y verificar el cumplimiento de las metas establecidas en la jerarquía de objetivos (propósito, resultados y actividades). SUPUESTOS IMPORTANTES Representan los factores externos que escapan al control de las entidades ejecutoras y que en principio pueden repercutir en la ejecución de las intervenciones. Nota: Si el número de caracteres a registrar excede la capacidad limitada, usted deberá adjuntar el marco lógico en archivo PDF. 12

13 En el caso que una intervención sea una Actividad, deberá registrar información correspondiente a la fila: 2. Propósito (Objetivo General) y, 4. Actividades. RECUERDE: Que anualmente se debe actualizar la información correspondiente a los Resultados y Actividades de la intervención. 3. ORIENTACION DE LA INTERVENCION Esta pestaña permite el ingreso de información relacionada a: a) Clasificación Temática del Comité de Ayuda al Desarrollo (DAC). b) Áreas Prioritarias de la Política Nacional de la Cooperación Técnica Internacional. c) Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS). Para ingresar información respecto a estos 03 puntos, dar click en el botón Agregar, y empezará a llenar los campos respectivos, una vez que ha llenado estos datos, debe pulsar el botón Guardar. Recuerde que cada clasificación deberá sumar el 100%, de acuerdo a lo ejecutado durante el año. Usted podrá añadir registros adicionales, pulsando el botón Agregar 2. Este formato le presenta las opciones Modificar y Eliminar 2 Para que la información sea validada, la suma de los porcentajes deberán sumar 100%. 13

14 d) Tipo de Población Beneficiaria Permitirá identificar características de la población como: nivel de vida, edad, actividad y la cifra de la población beneficiaria. e) Enfoque de Género Esta opción sólo se habilitará en el caso que usted haya registrado en la pestaña IDENTIFICACIÓN, que la intervención tiene enfoque de género. f) Enfoque de Inclusión (Discapacidad) Esta opción sólo se habilitará en el caso que usted haya registrado en la pestaña IDENTIFICACIÓN, que la intervención tiene enfoque de inclusión (discapacidad). g) Multinacional Identifica si la intervención se ejecuta en otros países además del Perú. Está orientado a las intervenciones de carácter binacional o multinacional. En el caso de ser multinacional, declarar los recursos programados que porcentaje se ejecutan en nuestro país. Para el llenado de los datos de Ámbito de Intervención se presentan los siguientes campos: Para llenar la información respectiva, deberá pulsar el botón Agregar. Si desea registrar más de un ámbito, deberá completar los datos por cada uno de ellos y luego seleccionar el botón Agregar. Ubigeo Departamento Provincia y Distrito Describe el ámbito geográfico específico de la intervención, precisando la circunscripción territorial en el Perú. En caso la intervención se ejecute en uno o más departamentos, deberá registrar cada uno de los Departamentos involucrados. Detalla la ubicación especifica de la intervención Dominio Establece con precisión si la intervención se realiza en zona rural o urbana % Intervención Define la participación de la inversión ejecutada durante el año anterior por ubigeo. El % de la inversión ejecutada deberá sumar en todos los casos 100%. N Total de Población Establece la cobertura de la población objetivo de la intervención. Beneficiaria N de Mujeres Establece la participación de las mujeres y hombres beneficiarios en la N de Varones intervención por ubigeo. El registro de estas cifras es obligatoria sin importar si la intervención tiene enfoque de género y/o discapacidad. 14

15 4. COSTOS Y FINANCIAMIENTO Para ingresar la información relacionada a los flujos de financiamiento de la intervención por cada fuente cooperante, el formato presenta los siguientes campos: 3 Intervención País Financiamiento Carácter de los Recursos Moneda Presupuesto en el Marco del Convenio Presupuesto Total de la intervención (A) Presupuesto Ampliado de la Intervención (B) Ejecución Acumulada hasta el 2016 (C) Monto Programado para el 2017 Monto desembolsado para el 2017 Monto Ejecutado durante el 2017 (D) Monto Ejecutado Enfoque de Género Programa, proyecto o Actividad que se está declarando. Al identificar la fuente de financiamiento, por defecto se visualizará el país de origen. Muestra el nombre de la Fuente Cooperante por cada intervención. Muestra la naturaleza de los recursos, si estos son oficiales o privados por intervención. Establece que el ingreso de la moneda es en US$, independientemente del tipo de moneda del convenio de financiación. Es el monto pactado que se especifica en el Convenio marco o Convenio único, entre la entidad responsable, el (los) ejecutor (es) y la fuente de financiamiento. Es el monto pactado con la fuente de financiamiento para la ejecución de la intervención por el ciclo de vida del mismo. Monto acordado con la fuente de financiamiento a través de una adenda, para incrementar o reducir el presupuesto inicial. Monto acumulado desde el inicio de la intervención hasta el 31 de diciembre de 2016, por cada fuente de financiamiento. Monto programado por cada fuente financiadora para el año Monto desembolsado por cada fuente de financiamiento por el año Monto ejecutado durante el 2017, por cada fuente de financiamiento. Monto ejecutado durante el 2017, por enfoque de género. Este no debería ser mayor al monto ejecutado durante el Esta 3 Los cuadros de color gris son campos autogenerados por el aplicativo, a partir de la información que usted va registrando en los cuadros de color celeste. 15

16 información solo se registrará si se conoce el presupuesto ejecutado por dicho enfoque. Monto Ejecutado Enfoque Inclusivo Monto ejecutado durante el año 2017, por enfoque inclusivo. Este no debería ser mayor al monto ejecutado durante el Esta información solo se registrará si se conoce el presupuesto ejecutado por dicho enfoque. Saldo de Presupuesto US $ (A+B) (C+D) Es el resultado de la diferencia entre los montos acumulados y ejecutados respecto al presupuesto total de la intervención y el monto ampliado (+ o -), por cada fuente de financiamiento. Registro de la Intervención sólo con Aporte Externo Para ingresar los datos del Financiamiento Externo, utilice el botón Agregar Registro y a la pregunta si la intervención recibió Contrapartida Nacional, seleccione NO y siga las siguientes instrucciones: La pantalla que se muestra corresponderá a la información de una sola fuente de financiamiento, donde indicará la denominación de la fuente, si identifica el origen del fondo a través de la lectura del convenio, el tipo de moneda, datos del presupuesto del convenio, presupuesto de la intervención, así como los montos de programación, desembolso y ejecución, en este último se detalla el gasto por enfoque. 1. Proyecto: En el caso de haber declarado un Programa seleccione el proyecto que va a declarar y proceda a registrar los montos correspondientes. 16

17 2. Aporte Externo: El desglosable le permite ver todas las fuentes cooperantes en orden alfabético. De existir dudas, la opción más segura es Buscar, porque le facilita la búsqueda tan solo utilizando una palabra clave. Ejemplo: Si busca la fuente cooperante: Hambre del Mundo, puede utilizar la palabra clave Mundo y saldrán todas las opciones para que identifique el de su interés Origen de los Fondos (opcional): Si en el convenio suscrito se identifica el origen de los fondos, sírvase identificar la fuente que apoya el objetivo de su intervención. Si no es el caso, podrá obviar este paso. 4. Llene la información relacionada al: Presupuesto Total de la Intervención : Cifra correspondiente al presupuesto previsto en el momento de la suscripción del convenio. Monto Programado : Cifra correspondiente a la programación prevista en el convenio. Monto Desembolsado : Cifra correspondiente al dinero alcanzado al responsable de la intervención. Monto Ejecutado : Cifra correspondiente al gasto ejecutado (efectuado) durante el año Presupuesto Extendido: En el caso de existir una adenda que incluye la ampliación del presupuesto, utilice la opción si y luego declare la cifra sustentando por qué en el campo de texto adjunto. Esta opción solo se habilitará a partir del segundo año del proyecto. Luego, procederá a pulsar el botón: Guardar, caso contrario, perderá la información ingresada. 4 En caso de no encontrar en las alternativas su Fuente Cooperante, usted deberá enviar un correo electrónico a la siguiente dirección: declaracionanual@apci.gob.pe, solicitando el ingreso de su fuente cooperante indicando nacionalidad, dirección y pagina web de la respectiva fuente. 17

18 Registro de la Intervención con Aporte Nacional (CONTRAPARTIDA) Esta información es de carácter obligatorio para todos los casos donde ha existido un financiamiento con recursos nacionales y está previsto en el Convenio suscrito con la Fuente Cooperante. Estos recursos pueden provenir de la misma entidad ejecutora, en caso sea una ONGD, la comunidad beneficiaria o alguna entidad pública. Para ingresar los datos de contrapartida, utilice el botón Agregar Registro y seleccione SI para que proceda con el ingreso de la información correspondiente. Luego se mostrará la siguiente pantalla: Forma de llenado: Son tres pasos que se deben tomar en cuenta: 1. Declare el tipo de contrapartida en el caso correspondiente a Contrapartida Nacional Efectiva / Contrapartida Nacional Valorizada. 2. De existir varios aportes como contrapartida nacional, estos se registrarán como un solo monto, siempre y cuando se diferencie entre efectivo y valorizada. 3. Llene la información relacionada al: Presupuesto Total de la Intervención : Cifra correspondiente al presupuesto previsto en el momento de la suscripción del convenio. Monto Programado : Cifra correspondiente a la programación prevista en el convenio. Monto Desembolsado : Cifra correspondiente al dinero alcanzado al responsable de la Intervención. Monto Ejecutado : Cifra correspondiente al gasto ejecutado (efectuado) durante el año

19 4. Presupuesto Extendido : En el caso de existir una adenda que incluye la ampliación del presupuesto, utilice la opción Si y luego declare la cifra sustentando el por qué en el campo de texto adjunto. Procederemos a ingresar los datos del ítem Presupuesto por Rubro de Gasto, el mismo que consta de 02 partes, a partir de la siguiente pantalla: Costos Directos de la Intervención (US $) Pulse el botón Modificar para ingresar las cifras por rubro y luego pulse el botón Guardar. El cuadro presenta los siguientes rubros: 1. Infraestructura: Consigna el monto en US $ invertido en algún tipo de infraestructura como aulas, servicios higiénicos, canales, entre otros. 2. Monitoreo y Evaluación: Consigna el monto en US$ que implica el presupuesto de monitoreo y evaluación de la intervención. En este rubro considerar lo presupuestado para el personal, consultorías, materiales y movilización que permitan implementar el monitoreo de la intervención o su respectiva evaluación. En este caso, si el monto es global, podrá ser distribuido proporcionalmente por resultado, en función al criterio del declarante. 3. Asistencia Técnica : Consigna el monto en US$ que implica el presupuesto de personal directamente involucrado en las acciones de la intervención, independientemente de su modalidad de contratación pero que tiene permanencia en la intervención. Incluye al personal que realiza trabajos específicos de consultoría, así como, el presupuesto de materiales de capacitación a ser adquiridos para las acciones directas de la intervención. 4. Equipamiento: Consigna el monto en US $ que implica el presupuesto de equipos, maquinarias y herramientas a ser adquiridos para las acciones directas de la intervención, y que, normalmente, son entregados a los beneficiarios, como arados, equipos de comunicación, tractores, equipos médicos, entre otros. 5. Desplazamientos (Viajes y Viáticos): Consigna el monto en US $ que implica el presupuesto de movilización necesaria para implementar las acciones de la intervención como pasajes aéreos, pasajes terrestres, viáticos, impuestos de viaje. 6. Otros: Consigna el monto en US$ que implica algún rubro no considerado en los ítems anteriores Costos Administrativos de la Intervención (US $) Pulse el botón Modificar para ingresar las cifras por rubro y luego pulse el botón Guardar. El cuadro presenta los siguientes rubros: 19

20 1. Personal (permanente): Consigna el monto en US$ que implica el presupuesto de personal administrativo permanente, independiente de la modalidad de contratación, y que es asignado al presupuesto de la intervención. 2. Servicios de Terceros (Contabilidad, Asesoría Jurídica): Consigna el monto en US $ que implica el presupuesto de servicios de terceros especializados como asesoría contable o legal, entre otros, asignado al presupuesto de la intervención. 3. Implementación de oficina (Mobiliario, equipos informáticos): Consigna el monto en US $ que implica la implementación de oficinas, como adquisición de equipos, mobiliarios entre otros, asignado al presupuesto de la intervención. 4. Administración del proyecto (Comunicaciones, útiles de oficina, movilización, servicios bancarios, servicios, alquileres, otros): Consigna el monto en US $ que implica la administración de la intervención como comunicaciones, útiles de oficina, movilizaciones locales, servicios bancarios, servicios de luz, agua, teléfono, alquileres, entre otros, asignados a la intervención. En la parte inferior de dicho cuadro, el aplicativo sumará automáticamente los montos resultantes de los Costos Directos de la Intervención + Costos Administrativos de la intervención. Validación de Costos y Financiamiento: El aplicativo prevé la validación, revisando que las cifras totales de las fuentes externas consignadas en el cuadro 4.1, sean iguales a la suma de los subtotales A+B (Costos Operativos + Costos Administrativos). Nota: Sólo se registrará la información del Presupuesto por Rubro de Gasto, del financiamiento externo de la intervención. Para el caso de la Contrapartida nacional, esta información No Aplica Aporte Externo en Recursos Humanos Es una modalidad de Cooperación (expertos y voluntarios) que atiende el requerimiento en el marco de una intervención. En dicho cuadro encontrará los siguientes campos: Modalidad: Establece la modalidad de cooperación a partir de dos opciones, Expertos Extranjeros y Voluntarios. Nombre: Consigna el nombre del recurso humano. Nacionalidad: Consigna la nacionalidad del recurso humano y usted encontrará el listado de países. Periodo de Permanencia Temporalidad x Meses: Consigna el número de meses de permanencia del recurso humano en el país. 20

21 Fuente Cooperante: Consigna la Fuente Cooperante que brinda el recurso humano, y usted encontrará un listado de opciones. Para ingresar la información de este cuadro, usted deberá pulsar el botón: AGREGAR REGISTRO, y le mostrará la siguiente pantalla emergente: No olvidar pulsar el botón GUARDAR, en caso contrario, perderá la información ingresada. Una vez concluido el ingreso de la información, la pantalla le mostrará los datos ingresados. 5.- AVANCES Y RESULTADO Y PROBLEMAS ENCONTRADOS La pantalla permite ingresar información sobre los resultados, indicadores y metas físicas y financieras de la intervención, así como sus avances al 31 de diciembre de 2017, y los respectivos problemas encontrados para el cumplimiento de las metas. La información deberá ser llenada basándose en lo registrado en el MARCO LOGICO. Para ingresar la información deberá hacer click en el botón AGREGAR, luego llenar los campos indicados y finalmente, Guardar. Sólo en el caso que se haya presentado modificaciones en la ejecución de la intervención, usted deberá señalarlos. 6.- EVALUACION Y OBSERVACIONES La pantalla permite ingresar información sobre las evaluaciones a las que haya sido sometida la intervención y las observaciones relacionadas a los datos básicos de la institución, su representante legal o declarante obligado y el responsable de la intervención. 21

22 La primera acción en esta pantalla es seleccionar si su intervención ha estado sometida a algún tipo de evaluación. 5 Si su intervención ha sido evaluada, usted encontrará 4 tipos de acción: Seguimiento, Medio Término, Final y Auditoria (debidamente habilitadas). Dependiendo de la opción que usted elija deberá ingresar la información de los siguientes campos: Nombre de la entidad evaluadora: Consignar el nombre de la entidad que realizó la evaluación. Fecha de la Evaluación: Consignar la fecha de la evaluación. Principales Recomendaciones: Consignar las principales recomendaciones que se derivan del informe, según tipo de acción. Conclusiones: Consignar las principales conclusiones que se deriven del informe, según tipo de acción. Luego de llenar esta información, en la pantalla encontrará los siguientes campos: Observaciones.- Señale los problemas y/o limitaciones encontradas en el formato de Declaración Anual, precisando las inconsistencias; en el caso de encontrar inconsistencias y/o incoherencias en su declaración debido a limitaciones que muestra el formato, sírvase indicar la justificación o las razones de las mismas. Ej.: diferencia en el tipo de cambio. Descripción breve y concisa sobre la contribución de la intervención, al mejoramiento del nivel de vida y/o desarrollo de la población objetivo.- Consignar la información que considere pertinente que explique la contribución de la intervención al mejoramiento del nivel de vida y/o desarrollo de la población objetivo prevista en la intervención. 5 Si la intervención no ha sido evaluada, pase a los siguientes campos. 22

23 Señale los problemas y/o limitaciones encontrados en la ejecución de la intervención, así como sus recomendaciones.- Consignar la información que considere pertinente que explique los problemas y limitaciones de la intervención de manera integral y las recomendaciones respectivas. Asignar Responsable de la Intervención.- Esta información está referida a la persona que tiene la responsabilidad de las coordinaciones, monitoreo y/o supervisión del proyecto. Para ello deberá dar click en el botón Agregar y seleccionar a la persona en la ventana Personal de la Entidad Declarante, la misma que se presenta en el Paso 1.- Actualizar Datos del Declarante. Una vez que usted ha cumplido con los pasos anteriores, procederá a pulsar el botón: FINALIZAR INTERVENCIÓN, con lo cual culmina su Declaración de Intervención. El aplicativo revisa las validaciones de todas las pestañas llenadas e indica en el campo: Comentario las inconsistencias que tiene que verificar y corregir. Una vez subsane las inconsistencias, deberá regresar a la pestaña 6 y pulsar el botón: FINALIZAR las veces que sean necesarias, hasta que aparezca el comentario Sin Observaciones. 23

24 3. PLAN ANUAL DE ACTIVIDADES 2018 Para ingresar al formato del Plan Anual de Actividades 2018 (sólo entidades privadas), deberá pulsar el botón Plan Anual de Actividades del numeral 3 del Formulario de Declaración Anual Esta pestaña NO es aplicable a las ENTIDADES PÚBLICAS. A continuación, se muestra la siguiente pantalla: 24

25 Los campos que presenta esta pantalla son: 1. Objetivos Institucionales y Relación con los de Desarrollo Sostenible* 6 : Usted deberá presentar sus objetivos institucionales para el año 2018, y como estos se relacionan con los Objetivos de Desarrollo Sostenible. 2. Áreas Prioritarias de la Institución*: Señalar las áreas prioritarias, de carácter temático, que son prioritarias para la institución para el año Intervenciones Aprobadas para el 2018*: Mencionar las principales actividades institucionales establecidas para el año en el marco de las intervenciones programadas con recursos de la Cooperación Internacional No Reembolsable (CINR). 4. Principales Socios Colaboradores: Consigna los datos de las entidades públicas o privadas que se constituyen como aliados estratégicos en el desarrollo de sus actividades institucionales programadas para el año Públicos: Cada opción le presenta un listado de opciones que responden al Sector, Pliego y Unidad a la que pertenece el Socio Colaborador. Usted deberá seleccionar una de estas opciones y Guardar con el botón Guardar. Para eliminar usar la opción Eliminar. Privados: Solo deberá ingresar el nombre de la entidad privada colaboradora. 5. Ámbitos Territoriales de Intervención: Señalar los principales ámbitos geográficos (ubigeo) de las intervenciones programadas para el año Acciones Programadas para las Intervenciones: Referido a las acciones de monitoreo y evaluación que se realizarán durante el año Finalizado el llenado, utilice la opción Guardar y luego Cerrar para volver al Formulario de Declaración. En el caso de haber incurrido en un error involuntario, podrá regresar al formato, utilizando el botón Plan Anual de Actividades. 4. COOPERACION SUR-SUR Y-TRIANGULAR En el caso de haber ejecutado iniciativas (intervenciones) en la modalidad de Cooperación Sur-Sur y Triangular, sírvase leer el instructivo que en anexo se adjunta al presente. 6 * Campos Obligatorios. 25

26 5. FINALIZACIÓN DE LA DECLARACION ANUAL Si procedió correctamente, hacer click en el botón Procesar Cierre de Declaración, ubicado en el numeral 5 del Formulario de la Declaración Anual Inmediatamente aparecerá un mensaje de alerta, indicando que no habrá opción de modificar la información que ingresó luego de que usted de Aceptar. 6. IMPRESIÓN DE LA CONSTANCIA DE DECLARACIÓN Una vez concluida su declaración, el aplicativo le mostrará en el Proceso de la Declaración Anual 2017, numeral 5, el icono de la Constancia de Declaración, la misma que le permitirá imprimir su Constancia que acredita haber cumplido con su compromiso legal. Dicha impresión debe ser firmada por el Representante Legal y remitida a nuestra oficina sito: Av. José Pardo 261 Lima 18 Miraflores, en un plazo de 05 días hábiles. AÑO

27 ANEXO INSTRUCTIVO COOPERACIÓN SUR-SUR Y TRIANGULAR 2017 Objetivo Contar con información real y actualizada de todas las acciones de cooperación Sur-Sur y Triangular (CSS) realizadas en el Perú, la Agencia ha visto por conveniente, solicitar a las entidades públicas y privadas la presentación de la información sobre esta modalidad de la Cooperación Técnica Internacional correspondiente al año Ingreso al aplicativo: Hacer click en Declaración de Iniciativas CSSyT Se mostrará la siguiente pantalla. Hacer click en Nuevo. 27

28 2. Llenado de información de Iniciativas Qué iniciativas de cooperación se registran? La plataforma permite registrar y caracterizar las iniciativas de cooperación (programas, proyectos y acciones) que anualmente intercambian entre sí los países iberoamericanos, en las tres modalidades reconocidas en nuestro espacio: Cooperación Horizontal Sur-Sur Bilateral Cooperación Sur-Sur Triangular Cooperación Horizontal Sur-Sur Regional De manera análoga, este aplicativo permite registrar aquellas iniciativas de las que una entidad peruana haya participado junto a sus socios de otras regiones en desarrollo, como pueden ser el Caribe no Iberoamericano, África, Asia. Cómo está configurado el Formato de la Declaración? Los datos de las iniciativas se subdividen en las siguientes opciones: 1. Datos Generales. Corresponde a datos generales de la iniciativa, tales como el título, fecha de aprobación, países que intervienen, etc. 2. Costos. Corresponde a los datos de presupuesto y de ejecución de costos de la iniciativa. 3. Contactos. Corresponde a los datos de los principales contactos, tales como gerente del proyecto. En las iniciativas de las modalidades Triangular y Regional, se presentan dos secciones adicionales: 4. Articulaciones. Corresponde a datos relativos a los mecanismos institucionales y de financiación. 5. Fases. Corresponde a cómo se articulan los distintos actores en cada una de las fases del proyecto Datos Generales: El sistema mostrará la pestaña Datos Generales. En ella deberá seleccionar los campos obligatorios y opcionales si se creen necesarios Estado de iniciativa Este dato corresponde al estado en que se encuentra la iniciativa: Aprobada, Iniciada o Finalizada Modalidad de Cooperación 7 7 Cooperación Horizontal Sur-Sur Bilateral: Modalidad de la Cooperación Sur-Sur en la que dos países en desarrollo intercambian recursos o experiencias. En este intercambio no existe condicionalidad y la interlocución se realiza en igualdad de condiciones. Los costos se asumen de manera compartida, aunque no necesariamente en participaciones equivalentes. Los países se reparte los denominados roles de oferente (aquél que aporta los principales recursos financieros, técnicos y humanos) y de receptor. Cooperación Sur-Sur Triangular: Modalidad de Cooperación Sur-Sur en la que participan un conjunto de actores que, pudiendo todos ellos realizar distintos tipos de aportes (técnicos, financieros u otros) se reparte el ejercicio de tres roles: el de los así denominados primer oferente y receptor (uno o varios países en desarrollo, en cada caso), y el de segundo oferente (país en desarrollo, país desarrollado, organismo regional o multilateral, o alguna asociación de ellos). El rasgo diferencial está determinado por el rol del primer oferente, quién actúa como principal responsable del fortalecimiento de capacidades. Cooperación Horizontal Sur-Sur Regional. Modalidad de Cooperación Sur-Sur que tiene como objetivo el desarrollo y/o la integración de una región, entendiendo con ello que los países que la conforman (un mínimo de tres en desarrollo) comparte y consensuan dicho objetivo. El 28

29 Este dato corresponde a la modalidad de cooperación a la que pertenece la iniciativa. Las opciones disponibles son las siguientes: Cooperación Horizontal Sur-Sur Bilateral Cooperación Sur-Sur Triangular Cooperación Horizontal Sur-Sur Regional Estado de Iniciativa: Indicar si la iniciativa está aprobada, iniciada o finalizada Tipo de Iniciativa: Opciones disponibles: i) Programa: Conjunto de proyectos orientados a la consecución de un mismo objetivo. En ocasiones implica, además y simultáneamente, a varios destinatarios. ii) Proyecto: Conjunto de acciones interrelacionadas encaminadas a satisfacer un objetivo común hacia un destinatario específico a través de su ejecución en el marco de carácter regional de esta cooperación que recogido bajo un mecanismo institucional formalizado. Su ejecución se estable a partir de Programas y Proyectos. 29

30 uno o varios sectores y/o temas. Se aprueba en un marco de cooperación a través de comisión mixta, acuerdo interinstitucional u otros. iii) Actividad: Se ejecuta puntualmente, por una sola vez, a través de variantes específicas (asesoría, pasantía, investigación conjunta, misión de diagnóstico, seminarios, etc.) Título: Título de la iniciativa Objetivo: Finalidad de la iniciativa Fecha de aprobación: Una iniciativa aprobada es aquella que cuenta con un documento de la iniciativa que asimismo ha sido formalizado al margen de la instancia concreta. La fecha de aprobación es coincidente con aquella que se refiera al segundo de los pasos, pues es dicha fecha la que garantiza que se hayan cumplido ambos requisitos Fecha de Inicio: Esta fecha se expresa en el formato dd/mm/aaaa. Una iniciativa iniciada es aquella que ha registrado el inicio de la primera actividad (no considerando, entre estas, aquellas que se refieran a actividades de gestión previas). La fecha de inicio, coincide con la del inicio de dicha actividad Fecha de Finalización: Este corresponde al año de finalización de la iniciativa. En el caso que se ingrese la fecha exacta de finalización, el sistema calculará este dato automáticamente. Al guardar, el sistema verifica que si el estado de la iniciativa es Iniciada o Aprobada, la fecha de fin no puede estar vencida Cómo fue aprobado?: Seleccionar según corresponda el caso Tipo de participación: Las opciones disponibles varían según modalidad de la iniciativa: i) Para el caso Bilateral: Los roles son oferente, receptor y ambos; solo se aceptan dos combinaciones: Oferente-Receptor y Ambos-Ambos. ii) Para el caso Triangular: Identificar actores para los tres (3) roles: Primer oferente (principal responsable del fortalecimiento de capacidades), Segundo oferente (país u organismo que presta apoyo) y Receptor (beneficiario del fortalecimiento). iii) Para el caso regional: se asocia a cada país/organismo participantes uno de los posibles roles: Oferente (si su función es la de fortalecer capacidades). Receptor (si recae sobre él el fortalecimiento de capacidades) o Ambos (si a lo largo de la iniciativa puede desempeñar varios roles) País/Organismos: Identificación del país u organismo. En esta subsección se registrarán los países u organismos que intervienen en la iniciativa de cooperación, así como su tipo de participación. Para acceder al agregado de país/organismo seleccione el botón Agregar País/Organismo ubicado en la sección Países/Organismos del formulario Institución: Para el caso peruano la denominación de la institución saldrá por defecto. Para los siguientes actores, sírvase identificar a cada uno de ellos. Al finalizar sírvase Guardar y se mostrará un mensaje Iniciativa registrada con éxito. 30

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32 2.2. COSTOS Una vez registrado los participantes, el aplicativo lo moverá a la pestaña de COSTOS para registrar la información financiera de la iniciativa por el año declarado: Los montos deben ser expresados en dólares americanos y se subdividen en dos secciones: a) Datos de costos presupuestados, b) Datos de costos ejecutados. Respecto al número de pasantes y los días promedio 2017, se deberá hacer un cálculo respecto a esta información, considerando que esta información es de carácter obligatorio. Al finalizar la información hacer click en Guardar. 32

33 Para los casos de Iniciativas de Cooperación Sur-Sur Triangular y Regional, se habilitarán las siguientes pestañas: III. Articulaciones y IV. Fases ARTICULACIONES En esta sección se ingresarán los datos correspondientes a preguntas sobre el modo en que se articula la cooperación. Sólo aplica a las modalidades de cooperación Triangular y Regional. La misma está dividida en dos categorías: Mecanismo Institucional Mecanismo Financiación Modalidad Triangular y Regional Los datos a ingresar en cada caso son los siguientes: Dato Quién solicita el proyecto y Respondiendo a qué. Mecanismo Institucional Mecanismo de financiación Descripción Describe quién o quienes solicitan el proyecto y a que responde esta solicitud. Este dato es un texto libre. Indique si existe un mecanismo institucional formalizado para la triangulación y cuál fue el mismo. Indique cómo se financia y cómo se gestionan los recursos. Modalidad Regional Dato Descripción Quién solicita el proyecto y Respondiendo a qué. Mecanismo Institucional Mecanismo de financiación Describe quién o quienes solicitan el proyecto y a que responde esta solicitud. Este dato es un texto libre. Indique si existe un mecanismo institucional formalizado, qué tipo de acuerdo es y quiénes lo suscriben. Indique si existe algún mecanismo formal de financiación, qué tipo de mecanismo de financiación es, cómo se establece quién y cuánto aporta, cómo se establece quién y cuánto gasta FASES La sección Fases está disponible solo para las modalidades de cooperación Triangular y Regional. En esta sección se ingresarán los datos correspondientes a preguntas relativas a cada una de las fases. Registre quién y cómo participa en cada una de las fases de la iniciativa. Después de ingresados los datos, haga clic sobre el botón Guardar al pie del formulario para que dichos datos sean almacenados. 33

34 2.5. CONTACTOS Para registrar los contactos, sírvase llenar los campos indicados y al finalizar Guardar. Para finalizar hacer click en Terminar Iniciativa Listado de Iniciativas En esta opción podrá Actualizar, Eliminar o imprimir la iniciativa registrada. Si tiene más iniciativas, hacer click en Nuevo. Nota: En caso de requerir orientación o consultas, sírvase llamar al: / wloredo@apci.gob.pe 34