ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA

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1 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA PROPUESTA DE PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL ARCHIVO HISTÓRICO DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES ALEJANDRO TOPETE DEL VALLE T E S I N A Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E L I C E N C I A D O E N A R C H I V O N O M Í A P R E S E N T A : E V A G A R C Í A G O N Z Á L E Z ASESORES: Mtro. Luis Francisco Rivero Zambrano Lic. Lourdes Patricia Martínez Rangel MÉXICO, D. F. 2013

2 ÍNDICE PREFACIO... IV INTRODUCCION... V CAPÍTULO 1 ARCHIVO HISTÓRICO DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES ALEJANDRO TOPETE DEL VALLE 1.1. ANTECEDENTES GENERALES DEL ARCHIVO HISTÓRICO DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES MISIÓN, VISIÓN Y OBJETIVOS DEL ARCHIVO HISTÓRICO DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL ARCHIVO HISTÓRICO DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES FUNCIONES DEL ARCHIVO HISTÓRICO DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES FONDO DOCUMENTAL DEL ARCHIVO HISTÓRICO DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES PROTOCOLOS NOTARIALES ( ) PODER LEGISLATIVO ( ) PODER EJECUTIVO PODER JUDICIAL PRIVADOS DONACIONES Y ADQUISICIONES ( ) ACERVOS ESPECIALES FOTOTECA ( ) MAPOTECA ( ) VIDEOTECA ( ) HEMEROTECA BIBLIOTECA ( ) SERVICIOS DEL ARCHIVO HISTÓRICO DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES CAPÍTULO 2 LA PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN EN LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS 2.1. EL DOCUMENTO SOPORTES FÍSICOS DOCUMENTALES DEFINICIÓN DE ARCHIVO CICLO VITAL DEL DOCUMENTO VALORACIÓN DOCUMENTAL TRANSFERENCIAS I

3 2.7. CONCEPTO, OBJETIVO, IMPORTANCIA, FUNCIONES Y PROCESOS TÉCNICOS DEL ARCHIVO HISTÓRICO CONCEPTO DE ARCHIVO HISTÓRICO OBJETIVO DE LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS PROCESOS TÉCNICOS EN UN ARCHIVO HISTÓRICO CONCEPTO DE PRESERVACIÓN CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LA CONSERVACIÓN AGENTES CAUSANTES DEL DETERIORO EN LOS DOCUMENTOS AGENTES EXTERNOS AGENTES INTERNOS MEDIDAS ENCAMINADAS A LA PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS CRITERIOS PARA LA PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DIAGNÓSTICO ARCHIVÍSTICO CONCEPTO E IMPORTANCIA DEL DIAGNÓSTICO ARCHIVÍSTICO OBJETIVOS DEL DIAGNÓSTICO ARCHIVÍSTICO VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL DIAGNÓSTICO ARCHIVÍSTICO BENEFICIOS DE LOS DIAGNÓSTICO ARCHIVÍSTICO MÉTODOS DEL DIAGNÓSTICO ARCHIVÍSTICO CAPÍTULO 3 EL AHEA, UN DIAGNÓSTICO ARCHIVÍSTICO SOBRE SUS PROCESOS DE PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN 3.1. METODOLOGÍA DIAGNÓSTICO ARCHIVÍSTICO EN MATERIA DE PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL CONDICIONES DEL EDIFICIO Y MOBILIARIO CONDICIONES DEL ACERVO DOCUMENTAL PROPUESTA DE SOLUCIÓN EN MATERIA DE PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL ARCHIVO HISTÓRICO DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES ALEJANDRO TOPETE DEL VALLE PRESERVACIÓN CONSERVACIÓN DOCUMENTAL CONCLUSIONES BIBLIOGRAFÍA II

4 ANEXOS ANEXO 1: ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL ARCHIVO HISTÓRICO DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES ANEXO 2: ESTRUCTURA FUNCIONAL DEL ARCHIVO HISTÓRICO DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES.. 89 ANEXO 3: FICHA DE SOLICITUD DE MATERIAL DEL ARCHIVO HISTÓRICO DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES ANEXO 4: INVENTARIO GENERAL DEL ARCHIVO HISTÓRICO DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES ANEXO 5: CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ANEXO 6: GUIÓN DE ENTREVISTA ANEXO 7: FICHA DE OBSERVACIÓN FOTOGRAFÍAS FOTO 1: FACHADA DEL EDIFICO DEL ARCHIVO HISTÓRICO DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES FOTO 2: FACHADA DEL EDIFICO DEL ARCHIVO HISTÓRICO DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES FOTO 3: INTERIOR DEL ARCHIVO HISTÓRICO DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES (LADO IZQUIERDO)100 FOTO 4: INTERIOR DEL ARCHIVO HISTÓRICO DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES (LADO DERECHO). 101 FOTO 5: PRESENCIA DE HONGOS FOTO 6: DAÑO OCASIONADO POR SALITRE FOTO 7: DAÑO OCASIONADO POR LA HUMEDAD FOTO 8: PUERTA DAÑADA (1) FOTO 9: PUERTA DAÑADA (2) FOTO 10: DOCUMENTO MANCHADO Y CON DESPRENDIMIENTO FOTO 11: DOCUMENTO MANCHADO POR SUCIEDAD FOTO 12: DOCUMENTO CON DOBLEZ FOTO 13: PLANO CON FOXING FOTO 14: MAPA MANCHADO FOTO 15: DOCUMENTO CON ROTURA FOTO 16: DOCUMENTO DAÑADO POR DOBLECES FOTO 17: MAPA DAÑADO POR MAL USO FOTO 18: DOCUMENTO CON ROTURAS FOTO 19: ESTANTERÍA DE 5 NIVELES FOTO 20: ARMARIO ARCHIVADOR METÁLICO PARA PLANOS FOTO 21: ESCALERA III

5 PREFACIO La inquietud de conocer a detalle los procedimientos que utiliza el Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes para preservar y conservar los documentos que resguarda, y que son lo más valioso que tiene esta institución porque representan los acontecimientos que se vivieron en el pasado de este Estado. Identificar los deterioros y las plagas que los atacan y conocer cuáles son los métodos que utilizan para conservar en excelente condiciones físicas los documentos. Estas fueron las razones que me llevaron a desarrollar este trabajo de investigación. Algunas de las dificultades a las que me enfrenté durante el desarrollo del presente trabajo, fue sin duda, la falta de personal dedicado a las actividades de conservación y la poca capacitación que ha recibido el personal en materia de conservación para ejecutar estas funciones archivísticas. Doy gracias a todas las personas que me ayudaron para continuar y concluir esta etapa, en especial al Mtro. Luís Francisco Rivero Zambrano y a la Lic. Lourdes Patricia Martínez Rangel, quienes me orientaron en este proyecto y que gracias a su apoyo y experiencia podré concluir esta tesina. IV

6 INTRODUCCION El interés de realizar un trabajo de investigación denominado Propuesta de Preservación y Conservación de los Documentos del Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes Alejandro Topete del Valle, no es solo para conocer las causas que originan deterioros en los documentos, sino para proponer medidas que protejan adecuadamente los fondos documentales que resguarda, a fin de prolongar su utilización en condiciones óptimas durante el mayor tiempo posible y estar en condiciones de difundirse. El Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes Alejandro Topete del Valle, resguarda y conserva documentos desde el año 1560 en diversos soportes documentales. Para el Archivo Histórico tanto el edificio como sus fondos documentales son muy importantes, ya que son la Memoria Histórica del Estado de Aguascalientes. Todo documento por naturaleza envejece con el tiempo y asociado a que están expuestos a factores de alteración como son los ambientales, físicos y mecánicos, pueden sufrir cambios en su composición física y pueden afectar su funcionalidad y poner en peligro la información contenida en ellos. Para analizar esta problemática es necesario referirse a la preservación, como a aquellas actividades económicas y administrativas que involucran tanto al edificio como el mobiliario y los depósitos de almacenamiento, la formación del personal, los planes de acción, los procedimientos para proteger y asegurar la información contenida en los documentos. Y la conservación, que en el ámbito de los archivos hace referencia a todas aquellas medidas destinadas a proteger físicamente los documentos de los agentes de deterioro como son los externos (agua, fuego, desastres) y los internos (biológicos, químicos, mecánicos) y prolongar su utilización desde el punto de vista de su integridad física y funcional el mayor tiempo posible. Así es como los objetivos concretos que se persiguen con este trabajo de investigación son el elaborar un diagnóstico archivístico que explore, describa y analice las técnicas de conservación y preservación que se implementan en el Archivo Histórico del Estado de V

7 Aguascalientes (AHEA), y conocer las condiciones físicas y ambientales del edificio, mobiliario y materiales de almacenamiento y los agentes de deterioro que dañan los documentos. Finalmente, investigar si el personal cuenta con la capacitación para preservar y conservar el patrimonio documental de esta institución. Lo anterior, nos permitirá conocer Qué tipo de estantes y mobiliarios de almacenamiento utilizan?, Cuáles son los métodos preventivos de conservación que aplican a los documentos?, Cuáles el grado de daño en el edificio y los documentos?, Cuáles son los agentes de deterioro comunes?, Cuáles son las opciones de conservación?, Cuál es el proceso de preservación documental?. Para poder alcanzar los objetivos y responder a las preguntas de investigación se utilizó la metodología cualitativa, en donde se aplicó una entrevista al Jefe del Departamento de Conservación y Restauración del AHEA, a fin de profundizar sobre el tema de preservación y conservación y se apoyó con la técnica de la observación directa, que es de gran ayuda para observar a detalle el estado físico actual tanto del edificio como de los documentos, después de registrarse y analizarse dicha información, se procedió a elaborar un informe con los resultados obtenidos para presentar una propuesta de preservación y conservación documental al Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes a fin de ayudar a mantener en óptimas condiciones el patrimonio documental que resguarda. Esta investigación está estructurado en tres capítulos: Capítulo 1. Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes Alejandro Topete del Valle, muestra una descripción de la organización y funcionamiento del Archivo Histórico, sus antecedentes, misión, visión y objetivos. Así como, su estructura orgánica, funciones, la tipología documental que resguarda y servicios que ofrece, aspectos importantes que nos ayudaran a conocer más detalladamente su funcionamiento y finalmente poder ubicar problemas y generar estrategias de solución. En el Capítulo 2. La Preservación y Conservación en los Archivos Históricos, se abordan los conceptos básicos del Archivo Histórico como son: el ciclo de vida de los documentos, la valoración y transferencia documental, los agentes que causan deterioro a los documentos, las VI

8 medidas y criterios a considerar para la preservación y conservación de documentos en los Archivos Históricos, es importante abordar estos temas por ser el ordenamiento metódico y adecuado en esta etapa para su conservación y consulta de los historiadores, investigadores, estudiantes y público en general. También el diagnóstico archivístico que es una guía que detecta anomalías, permite recopilar información para que posteriormente se presenten soluciones y así mejorar los aspectos de los archivos. Finalmente, en el Capítulo 3. El AHEA, Un Diagnóstico Archivístico sobre sus Procesos de Preservación y Conservación. Para este último capítulo se realizó un diagnóstico archivístico en materia de preservación y conservación documental en el Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes, que nos permitió identificar la problemática existente en cuanto a la preservación del edificio y la conservación de los acervos documentales que resguarda el Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes. Dicho diagnóstico fue el instrumento para elaborar una propuesta de solución a los problemas de preservación del edificio y conservación del acervo documental que enfrenta esta institución. VII

9 CAPÍTULO 1 ARCHIVO HISTÓRICO DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES ALEJANDRO TOPETE DEL VALLE El presente capítulo muestra los hechos relevantes que han marcado la pauta en el crecimiento y transformación del Estado de Aguascalientes. La misión, visión y objetivos que tiene este Archivo Histórico, la organización administrativa y funcional a través de una estructura que permita conocer el alcance que tiene esta Institución. Una descripción del fondo documental que resguarda y los servicios que ofrece a los usuarios para cubrir las necesidades de la información deseada. Lo anterior, ayudará para conocer el funcionamiento de este Archivo Histórico y será la base para comprender el tema de investigación de este trabajo Antecedentes generales del Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes Los antecedentes de este inmueble los encontramos en el año de 1865, cuando la señora Martina Aguilera la heredó de su esposo Procopio Jayme. En 1884 optó por vendérsela a María Lizana la cual conservó hasta el año 1902 cuando Manuel Diaz Infante ya entonces viudo de María Lizana se la vendió la señora Concepción Gámez Serna viuda de Rangel. Todos ellos de familias de renombre por ser hacendarios del Estado de Aguascalientes. Después de haberse habitado como vivienda, pasó a ser Sede del Consulado Americano debido a que tenían gran cantidad de norteamericanos quienes tenían intereses económicos en esta ciudad de Aguascalientes. Y durante los años 40 s y 50 s fue utilizada como casa hogar, años más tarde pasó a ser una simple bodega y almacén de una casa comercial llamada la Casa de Vidrio, lo que provocó un enorme deterioro al inmueble. Ante la necesidad de salvaguardar la documentación generada por la administración pública estatal para constituir la memoria administrativa y la historia de la entidad, el Archivo se ubicó en primera instancia en el Antiguo Mesón de San José, en donde la documentación permaneció abandonada. En las décadas de los 70 s y hasta los 80 s el archivo fue parte del Estado de Aguascalientes y posteriormente del Archivo General de Estado. Fue en el año de 1

10 1980, cuando se crea una Unidad de Archivo Histórico y a finales del año 1981 la sección histórica del Archivo General del Estado se transfiere para conformar con la documentación el Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes. En el año 1982, por disposición del gobierno del Estado de Aguascalientes se creó el Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes como una instancia dependiente de la Secretaría General de Gobierno. Hasta entonces, la documentación que ahora resguarda el Archivo pasó por varios lugares, incluyendo el segundo patio de Palacio de Gobierno, el Instituto de Ciencias, después en el edificio de la Inspección de Policía, en donde los documentos fueron utilizados para cubrir la noria que existía en ese lugar, documentación que no se destruyó, fue ubicada en la Escuela Oficial para Niños María Antúnez. Fue hasta el año 1986, cuando se vuelve a tener noticias de la finca y el entonces gobernador del estado Rodolfo Landeros Gallegos adquirió la finca antigua y ordenó su inmediata restauración, con el fin de dar asiento definitivo al Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes, el cual se encuentra ubicado en la calle Juan de Montoro número 215, Zona Centro, porque fue considerado Patrimonio Histórico para resguardar el acervo documental del Estado de Aguascalientes, dicha finca fue reconstruida y embellecida por el arquitecto autodidacta y talentoso artista J. Refugio Reyes Rivas. En este mismo año, se llevó a cabo la inauguración del Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes, en el que asistió el entonces presidente de México Miguel de la Madrid Hurtado, donde se reveló una placa conmemorativa, al cual se le denominó Alejandro Topete del Valle, en reconocimiento a su trayectoria como profesor, cronista e historiador de la entidad y primer director del Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes. Alejandro Topete del Valle, fue una figura importante en el panorama cultural del estado durante el siglo XX. Su principal aportación se relaciona con el rescate y publicación de 2

11 documentos de gran relevancia para la historia regional 1, su intervención fue esencial en la creación del Archivo Histórico del Estado siendo él el primer director de la institución. El Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes, presentó un incremento en su acervo documental, debido a esto, en abril de 1991 el edificio fue ampliado en la parte posterior, construyéndose en dos niveles la parte nueva, dado que se requería de más espacios para resguardar documentos. Actualmente, el Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes Alejandro Topete del Valle, tiene especial importancia cultural e histórica, por un lado, facilita a los ciudadanos el acceder a la información, por otro lado, el proteger, resguardar la Memoria Histórica del Estado de Aguascalientes asegura su permanencia, conservación y consulta de la información que contiene su acervo. Este Archivo Histórico es frecuentado por estudiantes e investigadores, con la finalidad de localizar información para sus tareas y proyectos, así como por curiosos que se acercan para admirar una bella joya arquitectónica Misión, visión y objetivos del Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes La planeación estratégica del Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes, plantea diferentes tópicos y uno de ellos es la misión la cual busca conjuntar esfuerzos para promover el desarrollo archivístico de Aguascalientes a través de la capacitación y modernización de los procesos en la administración de documentos. Garantizar la integridad del patrimonio documental de Gobierno del Estado e impulsar el servicio de calidad y transparencia en la atención al público 2. Por otra parte, la visión del Archivo Histórico es que la Dirección General de Archivos sea una instancia archivística moderna, acorde con el desarrollo tecnológico y con instalaciones funcionales y seguras. Que en el mediano plazo se convierta en referente obligado por su organización, desarrollo y eficiencia en los servicios que presta para la oportuna toma de 1 Portal del Gobierno del Estado de Aguascalientes [En Línea]. Aguascalientes / Nuestra Historia / Aguascalentenses Ilustres. [Fecha de Consulta: 15 de agosto de 2012]. Disponible en: 2 GARCIA PIMENTEL RUIZ, Ma. Dolores. Presentación Plan de Trabajo Anual Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes. México Diapositiva 7 3

12 decisiones y en la preservación de la memoria administrativa, histórica y notarial de la entidad, privilegiando el servicio de calidad y transparencia en beneficio de las personas y a las dependencias de Gobierno Estatal 3. Los objetivos que tiene establecidos el Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes ayuda a anticipar los resultados esperados, así como, contar con una guía para formular estrategias, asignar recursos, permitiendo una coordinación, organización y control de los fondos documentales. Se mencionan a continuación los objetivos específicos viables y suficientes que tiene el Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes: Modernizar integralmente los archivos del Estado. Promover su aprovechamiento y conservación. Establecer mecanismos eficientes para difundir el acervo histórico del Estado. Fomentar el interés por preservar y difundir nuestra memoria histórica. Rescatar y preservar los archivos y fondos documentales que por su importancia administrativa e histórica deban ser resguardados y protegidos por el Estado. Clasificar la documentación que se resguarda del Gobierno del Estado. Modernizar los instrumentos de consulta para la oportuna toma de decisiones. Apoyar en forma permanente a las dependencias estatales (Asesoría y capacitación). Brindar un servicio de calidad a la población que requiere los servicios. Garantizar la integridad de los acervos documentales 4 Todas las áreas que conforman el Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes tienen el mismo objetivo: rescatar, clasificar y conservar todos los materiales documentales sobre la memoria histórica de Aguascalientes, para que en el futuro se puedan realizar trabajos de investigación que permitan transferir el conocimiento a desarrollo histórico de nuestro estado. 3 Idem 4 Ibídem, Diapositiva

13 1.3. Estructura Orgánica del Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes Una vez expuesto lo que el Archivo Histórico persigue como dependencia gubernamental, es importante conocer su estructura orgánica y que muestra en forma clara que la Dirección General del Archivo, es la autoridad suprema del Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes del que dependen dos departamentos, uno de ellos es el de Acervos y otro, es el de Restauración y Conservación (ver anexo 1). En seguida, conoceremos las funciones que desempeña cada una de las áreas que conforman este Archivo Histórico, dicha información fue proporcionada por la Maestra Ma. Dolores García Pimentel, Jefa del Departamento de Acervos del AHEA mediante el Plan de Trabajo Anual DIRECCION Es la primera autoridad del Archivo Histórico, quien dicta las medidas que se estimen convenientes para llevar a cabo todas las tareas que le son esenciales y así mantener la organización del Archivo Histórico. Además, es el área encargada de dirigir y coordinar las actividades archivísticas y presupuestales del Archivo Histórico 5. CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN Esta área es la encargada de garantizar la durabilidad y conservación de los documentos, planeando programas de restauración documental y la restauración de los documentos que lo requieran. También, dirige las tareas de encuadernación de la Hemeroteca del Archivo Histórico 6. Para realizar eficazmente sus labores cuentan con el apoyo de un encargado de sala de consulta y hemeroteca quien se encarga de organizar, catalogar, capturar y revisar todo el material bibliográfico y hemerográfico, también apoya en eventos culturales y en el reparto de invitaciones para estos mismos. Y un encargado de la fototeca quien se encarga de organizar, conservar, catalogar las fotografías y difundir su acervo fotográfico. 5 GARCIA PIMENTEL RUIZ, Ma. Dolores. Formato AP DG 001. Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes. México GARCIA PIMENTEL RUIZ, Ma. Dolores. Información proporcionada en forma económica. Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes. México

14 ACERVOS Es el área encargada de administrar los recursos materiales, financieros y humanos de la Dirección del Archivo Histórico. También coordina los proyectos editoriales, en lo que respecta a la difusión; calendariza y gestiona las visitas guiadas y la distribución de material didáctico. Finalmente, participa en la investigación y eventos culturales y en la adquisición de documentos de carácter histórico 7. De igual manera, cuenta con el apoyo de tres catalogadoras, cuyas funciones son: Archivar semanalmente los documentos ya catalogados y revisados, entregar los reportes de actividades al personal y mecanografiar fichas de catalogación. Apoya a esta área una encargada de atención al público, quien atiende al público en general, proporciona fotocopias del material que se solicita relacionada con los fondos documentales contenidos en el Archivo Histórico. Además, se encarga de acomodar y sellar los periódicos locales y elabora los informes semanales de las visitas guiadas y consultantes. También el Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes cuenta con una estructura orgánica funcional, en donde se representa el nombre de las personas y el puestos que tiene bajo su cargo cada uno. (Ver anexo 2). Una vez expuesta la estructura orgánica del Archivo Histórico, es importante delimitar o definir las funciones propias del archivo Funciones del Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes Es necesario conocer y difundir las funciones que tiene bajo su cargo el Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes, esta institución debe buscar en el usuario la forma de despertar el interés sobre la investigación histórica y social de nuestro Estado, se considera necesario que los ciudadanos conozcan el tipo de información que ofrece esta dependencia, por lo que es necesario promover la constante difusión del acervo y servicios que ofrece el Archivo Histórico; Además, preparar y desarrollar acciones en coordinación con instituciones como las 7 GARCIA PIMENTEL RUIZ, Ma. Dolores. Formato AP JDAPT 00. Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes. México

15 escuelas para difundir el acervo histórico, apoyándose también en publicaciones y eventos de su acervo histórico. El Archivo Histórico se encarga de recibir la documentación que tienen un valor histórico y que fue generada por diversas dependencias del gobierno estatal, concentrándolo y protegiéndolo de todo posible daño interno o externo. También programa acciones para una organización apropiada que tiene como finalidad mejorar los procesos de identificación y clasificación de la información y la elaboración de los instrumentos de control y consulta como son catálogos, índices, guías e inventarios, a fin de contar con una buena organización de sus fondos y que permita su rápida localización y control de su archivo. De igual forma, realiza programas para conservar y proteger los acervos documentales que tiene bajo su resguardo, creando medidas preventivas que sean necesarias para la conservación adecuada del archivo y hace uso del taller de restauración para reparar los documentos del acervo que lo ameriten. Finalmente, implementa su propia normatividad y reglamentación para los servicios de préstamo y consulta. El personal que labora en el Archivo Histórico tiene la responsabilidad de asesorar y orientar a los usuarios en forma eficaz, transmitiendo a los usuarios la importancia real e invaluable de la información que proporciona Fondo documental del Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes La documentación que el Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes resguarda y conserva, está conformada por expedientes procedentes de organismos judiciales, instituciones del poder Ejecutivo Estatal, donaciones y adquisiciones e información de particulares, que por su valor histórico, social y cultural, forman parte del patrimonio cultural en sus ocho fondos documentales, los cuales residen desde el año 1560 a la fecha. El archivo posee cajas que ascienden a unidades documentales, el tipo de información contenida en los diferentes fondos documentales es variada, cuentan con protocolos notariales los cuales son manuscritos de escribanos y notarios públicos del estado de Aguascalientes y que abarcan 7

16 desde la época colonial, fondos como Poder Legislativo, Ejecutivo y Judicial que contiene información de asuntos que competen tanto a Instituciones como a la ciudadanía, también este archivo histórico se complementa con acervos bibliográficos, sonoros, mapas, vídeos y publicaciones periódicas, a continuación se presenta una breve descripción de dichos fondos: Protocolos Notariales ( ) El fondo conserva las escrituras realizadas por los escribanos y notarios públicos de Aguascalientes desde el siglo XVII y hasta el siglo XX. La información contenida se refiere principalmente a la ciudad de Aguascalientes. En este fondo se encuentran testamentos, contratos de arrendamiento, capellanías, contratos de compra-venta, donaciones, fianzas, hipotecas, manumisiones, renuncia y traspaso de oficios públicos, permutas, poderes, entre otros. Este fondo está conformado por 120 cajas con 730 expedientes, 521 libros de protocolos y 302 libros de apéndices y minutas. Así mismo, este cuenta con un catálogo cronológico para una mejor localización y control del acervo Poder Legislativo ( ) El fondo está conformado por documentación generada por el congreso del estado en el ejercicio de sus funciones. La información que se puede consultar en este acervo está relacionada con los siguientes asuntos: leyes, reglamentos, nombramientos, peticiones de particulares, relaciones con otras legislaturas, elecciones, asuntos sindicales, contratos, cortes de caja. Este fondo está conformado de 364 cajas con 11,566 expedientes. Asimismo, cuenta con un inventario el cual se encuentra ordenado por temas y cronología 9. 8 Guía General del Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes Alejandro Topete del Valle. Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes. p. 6 9 Ibídem, pág. 8 8

17 Poder Ejecutivo Este fondo se conforma por las siguientes secciones: Secretaría General de Gobierno ( ) Esta sección está formada con documentos generados por los actos del poder ejecutivo del estado y sus relaciones con los grupos e instituciones locales y con las demás entidades de la República. Algunos de los temas que sobresalen en este acervo son división política, expropiaciones, nombramientos, concesiones, elecciones, registro civil, registro público de la propiedad. Cuenta con un inventario, ordenado cronológicamente por ramas o instancias, este acervo cuenta con 750 cajas 10. Educación ( ) La documentación de esta sección surge por la atención que prestaba el Ejecutivo Estatal a la educación, a través de la Junta de Instrucción Pública. Esta sección está conformada por 231 cajas con expedientes y 125 libros y sus instrumentos de consulta son Fichas de catálogo ordenadas cronológicamente con un resumen del documento y la signatura de localización. En cuanto a los libros, se tiene un inventario, que contiene un resumen del asunto tratado 11. Tesorería ( ) Contiene información relacionada con los ingresos y egresos del erario público como recaudaciones, cortes de caja, egresos, pólizas de diario. Esta sección tiene 100 cajas con 1,582 expedientes y 78 libros. Para su mejor localización cuentan con un inventario ordenado cronológicamente 12. Registro Civil ( ) Resguarda libros de las oficinas del Registro Civil a partir de 1850 a raíz de la promulgación de las Leyes de Reforma, esta sección incluye tanto libros de nacimientos y matrimonios así como de 10 Ibídem, pág Ibídem, pág Ibídem, pág. 12 9

18 defunciones. Esta sección cuenta con 790 libros en 36 cajas. Este acervo cuenta con un inventario ordenado geográfica y cronológicamente 13. Junta Local de Conciliación Y Arbitraje ( ) Contiene información relacionada con diversos asuntos que competen al ámbito laboral, como diversos asuntos como la creación y actividades de los sindicatos de Aguascalientes, contratos colectivos de trabajo, peticiones, demandas y quejas de obreros y campesinos contra empresas y propietarios de tierras, juicios de amparo, huelgas, cierre de fábricas reportes de inspectores sobre condiciones laborales en talleres y haciendas del estado y actividades de la Junta Local de Conciliación y Arbitraje y de la Comisión de Salarios Mínimos en Aguascalientes. Esta sección comprende 148 cajas con 2,526 expedientes. Cuenta con un Inventario cronológico para ágil su localización Poder Judicial Este fondo también se conforma por diversas secciones, las cuales son: Judicial Civil ( ) Contiene información relacionadas con distintas clases de delitos y transacciones mercantiles entre particulares como: Testamentarias, Divorcios, Embargos, Demanda por entrega de bienes, Denuncio de terrenos, entre otros. Es importante mencionar, que esta sección se encuentra el documento más antiguo resguardado en el Archivo Histórico: una carta de venta y posesión de una casa que perteneció a Juan de Montoro, y que tiene fecha de septiembre de Esta sección está conformada por cajas con expedientes. De igual forma, cuenta con un catálogo ordenado cronológicamente para su fácil localización, contiene campos como fecha, lugar, nombre del juez, resumen del documento, signatura de localización, anexos y observaciones Ibídem, pág Ibídem, pág Ibídem, pág

19 Judicial Penal ( ) Esta sección contiene información sobre delitos penales cometidos en Aguascalientes desde la época colonial y hasta el siglo XX como: robo, fraude, homicidios, estupro, adulterio, portación de arma prohibida, entre otros. Lo conforman 859 cajas con expedientes. De igual forma, cuenta con un Inventario el cual se encuentra ordenado cronológicamente 16. Supremo Tribunal de Justicia ( ) La información contenida en la sección Supremo Tribunal de Justicia tiene su origen en los recursos interpuestos ante dicho Tribunal durante los juicios civiles y penales que habían sido tramitados en primera instancia. Algunos de los asuntos que se pueden encontrar son los siguientes: ultrajes, lesiones, robos, fraude, rapto y estupro. También se localizar asuntos administrativos referentes a acuerdo, actas, avisos, nombramientos de jueces, libros de visitas a cárceles y libros de comunicaciones. El acervo está divido en 217 libros y 788 cajas con expedientes. Para la consulta de los libros se cuenta con un inventario cronológico. Para la localización de los expedientes se tiene a disposición del usuario un inventario parcial en donde se indica la localización del documento 17. Juzgado Mixto Menor y Mixto de Paz ( ) Estos Juzgados atendían demandas por delitos de orden civil y penal, los asuntos eran Golpes, Injurias, Robo, Amenazas, Abuso de confianza y Entrega de bienes. Esta sección está integrada de 563 cajas con expedientes, de los cuales expedientes corresponden al juzgado mixto menor y al de mixto de paz. De igual modo, cuenta con un catálogo cronológico para una rápida localización y control del acervo Ibídem, pág Ibídem, pág Ibídem, pág

20 Privados Este fondo se clasifica como privado debido a que contiene información de individuos y asociaciones cuyos asuntos están relacionados con el estado de Aguascalientes y está conformado por las siguientes 7 secciones: Edmundo Games Orozco ( ) Esta sección comprende la correspondencia particular de Edmundo Games Orozco durante sus periodos de senador, candidato a la gubernatura y Gobernador del Estado. Esta sección se conforma por 9 cajas con documentos y cuenta con un Inventario cronológico para su localización y control de documentos 19. Hacienda de Las Rosas ( ) Sección integrada con documentos producidos por los trámites y actividades normales de la administración de la hacienda, estos documentos son libros, hojas sueltas, cuadernos y cuadernillos y los temas se refieren a Pagos a trabajadores, Ingresos y egresos, Inventarios y balances, Libros de cosecha, Libros de ganado, Contratos: compra y venta. Su volumen documental está conformado en 14 cajas con 175 expedientes. Así mismo, cuentan con un inventario ordenado cronológicamente 20. Archicofradía y Cofradía del Señor del Tepozán de Nuestra Señora de Guadalupe ( ) Las cofradías eran asociaciones religiosas formadas con miras a ejercer obras de caridad o por simple devoción. Los documentos de esta sección, proporcionan información sobre los egresos e ingresos de la Cofradía del Señor del Tepozán. Esta información se encuentra resguardada en 2 cajas con 74 expedientes y se tiene un inventario ordenado cronológicamente Ibídem, pág Ibídem, pág Ibídem, pág

21 Veteranos de la Revolución Delegación Aguascalientes ( ) Esta sección contiene información de individuos que formaron parte de esta delegación en el estado de Aguascalientes. Aquí se pueden encontrar, peticiones de reconocimiento de méritos y servicios, invitaciones para participar en desfiles cívicos, solicitudes de integrantes de la delegación para conseguir trabajo en alguna empresa de la localidad, comunicaciones con otras delegaciones de la República para organizar alguna celebración, gastos de eventos y solicitudes de tierras 22. Esta sección integra todos estos asuntos en 15 cajas con 79 expedientes. También cuenta con un inventario que contiene asunto, año y signatura de localización. Salas López (Hacienda de la Labor, Calvillo) ( ) Contiene documentación generada por las familias Salas López y Salas Villalobos. Esta documentación es fuente de información para la reconstrucción de la historia de la Hacienda de la Labor, de la vida cotidiana, del reparto agrario, biografía de los miembros de la familia que participaron dentro de una forma distinta en la vida sociedad, económica y política del país en el siglo XX. Sección conformada por 2,023 expedientes en 32 cajas, para que al usuario se le facilite la localización de estos expedientes se cuenta con un inventario 23. Respetable Logia Simbólica Benito Juárez No. 25 ( ) Es importante la información contenida en esta sección, debido a que los interesados tienen acceso a una rica fuente que contribuirá, al conocimiento de la logia y la divulgación de su riqueza documental. Para la consulta del acervo, se cuenta con un inventario que contiene las actividades internas de la Logia, las cuales están clasificados en expedientes particulares de miembros, cuadros lógicos y planchas, circulares, correspondencia, decretos y tesorería. Se incluyen diversas categorías de impresos como revistas, periódicos y libro. Todos estos asuntos se encuentran en 59 cajas con 2,015 expedientes, 289 impresos, revistas y periódicos, 100 libros y 19 marcos con fotografías. Esta 22 Ibídem, pág Ibídem, pág

22 sección cuenta con un inventario que contiene la siguiente información: asunto, año y signatura de localización 24. Reportes Consulares de Aguascalientes ( ) Estos reportes contienen información detallada sobre la vida política y la actividad económica de la región y los sucesos de la revolución mexicana y la guerra cristera en Aguascalientes, San Luis Potosí, Zacatecas y Guadalajara. Está sección está compuesta por 276 expedientes que se encuentran en 5 cajas. Además, para su fácil localización, se tiene un índice con contempla información como: caja, número de expediente, tipo de documento, fecha Lugar, cónsul, signatura de localización, lugares y personas a que hace referencia el reporte y asunto Donaciones y adquisiciones ( ) Esta colección consta de siete series documentales que han sido incorporadas al archivo mediante adquisiciones hechas por la institución o donaciones de particulares, los cuales son: papeles de familia, Antonio Peconi, José Isabel Durón, Ángel Hernández, Familia Silva Nájera, Fernando García Villegas y Archivo de Ma. Mercedes Rizo Mora. Este fondo documental está conformada en 28 cajas con 407 documentos y para su localización cuentan con un inventario ordenado cronológicamente Acervos Especiales Los acervos especiales son una opción distinta para conservar la información fuera del soporte común que es el papel, reúnen características no convencional es como fotografías, mapas, planos, sonoros, videos. Las secciones que conforman este fondo se puntualizan a continuación: 24 Ibídem, pág Ibídem, pág Ibídem, pág

23 Fototeca ( ) La Fototeca básicamente es cultural, resguarda fotografías de los eventos más importantes del estado de Aguascalientes como sus personajes, eventos políticos, templos, reinas de la feria de San Marcos, calles, plazas, edificios públicos, haciendas y municipios. Está compuesta por fotografías de la ciudad y el estado de Aguascalientes, con una temática amplia, que incluye personajes, familias, eventos políticos, religiosos, reinas de la feria de San Marcos, templos, calles, plazas, edificios públicos, haciendas y municipios. Integrado en 50 cajas con fotografías. Así mismo, este cuenta con un catálogo fotográfico y un índice para una mejor localización y control del acervo Mapoteca ( ) La mapoteca resguarda mapas y planos de la ciudad, el estado y la región de Aguascalientes desde el siglo XVIII hasta el XX. También, cuenta con reproducciones de planos y mapas localizados en el Archivo General de la Nación, la mapoteca Antonio García Cubas y el INEGI. Consta de 138 tanto planos como mapas y para su mejor localización y control cuenta con un inventario ordenado cronológicamente que aporta información como: número de fólder, descripción del plano, fecha y autor Videoteca ( ) Soberana convención revolucionaria ( ) Esta sección se compone de microfichas de los documentos originales que se encuentran resguardados en el Archivo General de la Nación (AGN), documentos que fueron generados durante las sesiones de la Convención Revolucionaria de Aguascalientes. Está sección la conforma 1 caja con 208 tarjetas de microfichas, para la consulta de este acervo, se 27 Ibídem, pág Ibídem, pág

24 cuenta con un lector de microfichas. Dicha sección, cuenta con catálogo con fecha, lugar, síntesis del contenido, signatura de localización en el AGN, signatura de localización en las tarjetas de microficha del Archivo Histórico del Estado 29. En su mayoría, los videos y cintas que componen este fondo fueron producidos por Radio y Televisión de Aguascalientes, así como por el Instituto Cultural y la Universidad Autónoma de Aguascalientes, está integrada por secciones como informes de gobierno, campañas políticas, noticiarios, entrevistas y la historia y leyenda de Aguascalientes. Conformado por 857 vídeos y 48 cintas de 35 y 16 mm. Además, se tienen 12 audios casetes, 80 diapositivas, 4 microfilms del ramo Judicial Civil ( ) y 3 microfilms del Protocolos Notariales ( ). Cuenta con un Inventario con signatura y nombre del asunto o personaje Hemeroteca Este fondo está integrado por publicaciones periódicas (diarios y revistas) de todas las áreas del conocimiento, es hasta el momento la más consultada por la ciudadanía, porque ahí se pueden consultar sucesos en todos los ámbitos que ocurrieron en el pasado. Gracias a ellos, es posible conocer su historia y los hechos más sobresalientes del Estado de Aguascalientes. Su clasificación la componen las siguientes 5 secciones y que por razones de conservación, algunas de los sección que a continuación se enlistan, no pueden ser reproducidos mediante fotocopiado. Comercial Contemporánea ( ) Esta sección la componen siete series documentales que se refieren a los periódicos locales. Lo componen 3020 empastados, 185 paquetes de periódicos y 8 cajas con periódico oficial 31. Comercial Histórica ( ) En esta sección está integrada por 71 tipos de periódicos locales y 79 empastados Ibídem, pág Ibídem, pág Ibídem, pág

25 Ejemplares sueltos ( ) En los ejemplares sueltos comprende periódicos locales y nacionales que circularon en la ciudad. Es necesario mencionar, que no se cuenta con colecciones completas y el préstamo está sujeto a la condición del deterioro del periódico. Integrado por 10 empastados y 406 periódicos. Asimismo, cuenta con un inventario para su localización y control 33. Periódico Oficial ( ) El productor del periódico oficial es el Gobierno del Estado de Aguascalientes y está conformada de 348 empastados 34. Diario Oficial ( ) Este acervo cuenta con dos apartados (microfilm cuyo instrumento de consulta es un índice microfilmado y original). Esta sección se conforma de 24 empastados y 6 cajas de microfichas Biblioteca ( ) La biblioteca complementa al Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes, el cual está integrado por acervos bibliográficos sobre la historia de México e historia política y economía del estado. 36 Para el Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes su variedad documental y la riqueza de su contenido en los fondos documental es de gran importancia, porque no sólo le permite conocer su pasado, sino que constituye una herramienta de información para los usuarios, que requieran tomar ciertas decisiones en su investigación. Para ello pone a disposición de los interesados la documentación con fines de información, mediante los servicios que a continuación se mencionan: 32 Ibídem, pág Ibídem, pág Ibídem, pág Ibídem, pág Ibídem, pág

26 1.6. Servicios del Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes Los servicios es la actividad que se lleva a cabo para satisfacer las necesidades del usuario, el Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes, ofrece servicios de acceso a los fondos documentales o a la información contenida en ellos a toda la comunidad. Sin embargo, es requisito que cuando se solicite la información sea por medio de una Ficha de Solicitud de Material que proporciona el Archivo y cumplir con las normas de consulta del servicio (ver anexo 3); y mostrar identificación vigente, excepto para el servicio que ofrece en línea de la Consulta del Acervo Digital Colonial del Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes. Normas del Servicio de Consulta 1. No se permite introducir portafolios, carpetas, mochilas o bolsas a la Sala de consulta, en todo caso, se encargarán al responsable del Area de Consulta. 2. Se prohíbe fumar y consumir cualquier clase de alimento o líquidos en la Sala de consulta. 3. No usar como apoyo la documentación facilitada, tampoco hojear bruscamente la documentación y todo aquello que pudiera alterar el estado físico del documento. 4. No se permite escribir con cualquier instrumento de escritura diferente al lápiz. Si desea trabajar con máquina de escribir o computadora, se tendrá que pedir autorización al responsable de la Sala de Consulta. 5. El AHEA, se reserva el derecho de fotocopiar la documentación cuando se considere pueda dañarse. Artículo 16, Reglamento del AHEA. 6. Cualquier tipo de anomalía detectada respecto al documento facilitado al investigador, deberá reportarlo al responsable de la Sala de Consulta. 7. Se prohíbe el ingreso a los depósitos documentales. 8. La reproducción de fotografías, deberá ser autorizada por la dirección del AHEA. 9. La consulta de todo documento resguardado por el AHEA, será exclusivamente en la Sala de Consulta, Artículo 20, Reglamento del AHEA. 18

27 10. Si de publicaciones se trata, el investigador se compromete a donar 2 tantos de la mismo para aumentar el acervo bibliográfico de la institución. 37 El Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes pone a disposición de los usuarios la documentación del patrimonio cultural que resguarda como son las colecciones documentales, hemeroteca, fototeca, biblioteca, por medio de la consulta directa o automatizada y/o, reproducciones. Cuenta con los siguientes servicios: Servicio de fotocopiado. El Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes establece las políticas que ofrece al público tanto para el servicio de fotocopiado y sus costos. Primero, se deberá llenar una solicitud, previo pago de acuerdo a la Ley de Ingresos, las reproducciones del acervo serán realizadas únicamente por el personal que autorice el Jefe del Archivo. Para fines de investigación, se podrán proporcionar reproducciones de documentos, para otros propósitos el Jefe del Archivo determinará los lineamientos del proceso de duplicación y los límites de su uso, difusión masiva y posteriores reproducciones. Además, el Archivo Histórico podrá negar la reproducción o difusión del material bajo su custodia cuando pueda sufrir daños, se tenga interés en comercializarse, no se cuente con los derechos legales correspondientes o se haya convenido de alguna forma la negativa a su reproducción. Reproducciones de fotografías mediante escáner. Estas reproducciones se harán De acuerdo con sus posibilidades, el Archivo Histórico del Estado instalará y desarrollará los sistemas y servicios reprográficos más convenientes y eficaces para apoyar la mejor conservación de sus acervos, y la consulta y aprovechamiento de los mismos. La propia institución establecerá las políticas con que ofrecerán al público estos servicios GARCÍA PIMENTEL RUÍZ, Ma. Dolores. Ficha de Solicitud de Material. Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes Alejandro Topete del Valle. México Reglamento del Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes. Capítulo IV, Artículo

28 Visitas guiadas. Este programa pretende despertar el interés en la historia de Aguascalientes y promover su difusión a través del Archivo Histórico entre el magisterio y los alumnos de Educación Básica. Las visitas guiadas van dirigidas a escuelas y grupos interesados en conocer el funcionamiento del Archivo. Asesoría en la búsqueda de información. Los usuarios tienen acceso a los instrumentos de búsqueda que faciliten el acercamiento a las informaciones que precisan para satisfacer sus intereses. Entre ellos encontramos los siguientes: Catálogos de Autor, Título y Materia; Índice Topográfico; Certificado Histórico; Inventario de Expedientes; Fichas Descriptivas. Certificación de documentos que se resguarden en la institución. Consiste en el otorgamiento de copias certificadas de documentos originales a personas naturales y jurídicas que lo soliciten. Consulta del Acervo Digital Colonial del Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes. El Archivo Histórico cuenta con el servicio digital de su acervo colonial, el cual constituye una herramienta de gran utilidad para todos aquellos interesados en la historia de Aguascalientes y su región, puede consultar en la siguiente dirección: Con este sistema es posible localizar y consultar de forma ágil y exacta todos los documentos de la época colonial que resguarda el Archivo Histórico, desde 1598 hasta Cuenta con opciones de búsqueda que permiten ubicar documentos por lugar, fecha, fondo documental o autoridad. 20

29 Para finalizar este capítulo, es importante recordar que los archivos son el depósito donde se resguarda la memoria histórica y administrativa de un poblado. Este Archivo representa el espacio a la memoria escrita del pasado y del presente, figuran la cultura, la historia y el actuar de la administración pública en su estrecha relación con la sociedad. De tal manera, que la responsabilidad no sólo es su adecuada conservación, sino hacerlos accesibles a todos aquellos que tengan interés en su utilización. La creación de instrumentos de consulta (inventarios, catálogos, índices) en los fondos documentales que conforman el Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes, es una constante actividad que se realiza y que asociado al rescate, restauración y su difusión, se contribuirá en la preservación de la memoria documental de Aguascalientes. 21