Seminario Virtual: Cómo crear informes anuales excepcionales con poco presupuesto

Transcripción

1 Seminario Virtual: Cómo crear informes anuales excepcionales con poco presupuesto

2 Sobre la AFF La Alianza Fronteriza de Filantropía México EE. UU. es una organización binacional de membresía que conjunta a personas e instituciones mexicanas y estadounidenses que trabajan y se preocupan por la región fronteriza de México y los Estados Unidos. Ofrecemos herramientas y oportunidades que ayudan a fortalecer las habilidades de nuestros miembros a lo largo de la frontera para que logren alcanzar su misión. Nuestra misión Fortalecer e incrementar la filantropía comunitaria en la región fronteriza de México y los EE. UU. Nuestra visión compartida Mejorar de manera significativa la calidad de vida de los residentes de la región fronteriza que comparten los EE. UU y México para el 2020 mediante: - La colaboración y el liderazgo sobre temas transfronterizos. - La movilización de recursos filantrópicos efectivos para atender la problemática fronteriza. - Una capacidad filantrópica fortalecida para promover el desarrollo de las comunidades fronterizas en el largo plazo.

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4 Cómo participar Abrir y cerrar el panel de control Ver, seleccionar y probar el audio Envío de preguntas por chat (texto) Levantar la mano para preguntar E este siminario, las preguntas se deberán hacer únicamente vía chat

5 MAURICIO GUERRERO MARTÍNEZ Es profesor del Diplomado Líderes Sociales del ITESM, del Diplomado Nacional de Profesionalización de INDESOL y del Diplomado de Gerencia Social de OSC de Fundación Merced. Articulista sobre temas de responsabilidad social y filantropía, coautor de los libros Comunicación Estratégica en las Organizaciones y La Filantropía en Sinaloa. Fue Asesor del Programa Fortaleza de Fundación Merced, Subdirector Fundación CIE y Director de Promoción del CEMEFI. Fue miembro del Comité de Responsabilidad Social del Centro Mexicano para la Filantropía durante 10 años y presidente del capítulo Ciudad de México de la Asociación de Profesionales en Procuración de Fondos (AFP). Actualmente es Director de CMS Consultores, empresa especializada en comunicación y mercadotecnia social. Cuenta con una Maestría en Comunicación Institucional por el Centro Avanzado de Comunicaciones Eulalio Ferrer A.C. y es Licenciado en Comunicación por la Facultad de Ciencias Políticas y Sociales de la Universidad Nacional Autónoma de México,

6 Qué es un informe anual? Un reporte de las actividades del año pasado Es algo que se debe hacer por obligación Es una publicación larga, mientras más larga, mejor Un documento que incluye todo cuanto hicimos durante un año

7 Un informe es un documento escrito en prosa discursiva cuyo fin es comunicar información. Es redactado como una obligación institucional para informar a determinadas audiencias. Su contenido está determinado por la misión de la organización que lo elabora. Es un informe de resultados, no de actividades. Herramienta de mercadotecnia que dura todo el año. Es una manera de diferenciarte de otros. Es una celebración de tus éxitos.

8 Por qué las organizaciones hacen un informe anual? Creen que deben Siempre hacen uno Sus donantes lo requieren

9 Cambia tu mentalidad, un informe anual no es una obligación, es una oportunidad de dar a conocer tu trabajo y decirle a tus donantes lo buena que es la organización.

10 Cuál es el verdadero objetivo de un informe anual? El informe anual es una herramienta que puedes usar para Informar Conectar Inspirar

11 Para las OSC informar es una obligación legal, pero también es una obligación ética hacia sus órganos de gobierno, donantes, beneficiarios y sociedad en general.

12 El informe anual representa una oportunidad para: Agradecer públicamente a quienes te apoyan Mostrar la institucionalidad, seriedad y permanencia de la organización. Construir y transmitir mensajes clave Demostrar que te tomas tu trabajo en serio Poner en contexto tus datos financieros qué se logró con el dinero?

13 El informe anual también: Es una garantía de transparencia para los donantes actuales y potenciales de la OSC. Es una herramienta para la procuración de fondos. Motiva a los miembros de la organización en sus diferentes categorías y los compromete con los retos para el futuro.

14 Cómo debe ser un informe anual? Breve, que la gente se quede con ganas de conocer más. Conciso para que la gente lo lea hasta el final El mejor resultado: que la gente visite tu página web, que no queden tan exhaustos que no lleguen a ese punto!

15 Cómo debe ser un informe anual? Es parte fundamental de la imagen institucional, sirve como presentación y enlace y da gran visibilidad a la organización. Refleja la razón de ser y el corazón ideológico de nuestra organización. Es congruente, coherente y consistente con la misión institucional, el objeto social y los propósitos. Tiene correlación con los otros materiales impresos y electrónicos que utiliza la organización.

16 El informe anual no es: Una confesión de todo, incluyendo lo malo. La oportunidad de hablar de todo lo que pasó en el año en la organización No es una solicitud de fondos es una herramienta que se usa en la procuración de fondos

17 Contenido: Un mensaje personal que inspira presidente o director Breve información de la organización misión / visión Modelo de intervención Resumen de logros y resultados Historias testimonios de donantes, beneficiarios. Estadísticas - pocas

18 Lista de donantes y agradecimientos Lista de consejeros y personal operativo Alianzas y sus resultados Gráficas de origen y aplicación de los recursos Estados financieros auditados Fotografías, mientras más reales, mejor Mucho espacio en blanco para facilitar su lectura

19 Por qué es distinto a otros materiales de Mkt? Tiene una vida útil de un año Incluye información financiera No solicita donativos directamente

20 Como crear un buen informe: Piensa como el lector Designa un coordinador Trabaja por comités (finanzas, donantes, programas, etc.) Haz tu plan al principio del año Determina quién tomará la decisión final Desarrolla un tema Asigna un presupuesto Determina el formato Piensa en como fluye: tiene que tener lógica desde la perspectiva del lector Reúne información durante todo el año

21 Programa tiempo y recursos para Escribir Revisar Actualizar listas (donantes, voluntarios, correo) Antes de imprimirlo, que lo lea alguien más: Impresión Envío Errores Qué te gustó más? Si te llegara, lo leerías?

22 Errores frecuentes: Verlo como una obligación, no una oportunidad Esperar mucho tiempo antes de editarlo y publicarlo Escribir demasiado y hacerlo muy largo solo elige lo mejor de lo mejor Demasiado frío (no académico) Demasiado cálido (mucho melodrama) Pro Bono no siempre equivale a trabajo de calidad. Si es gratis pero poco efectivo o feo, no sirve.

23 No suficientes fotos ni espacio blanco Lastimar sentimientos de alguien que no se menciona Impresión en una sola tinta o fotocopias Errores gramaticales o en los nombres (donantes) Dar la tarea a: La persona de desarrollo, en medio de la temporada de eventos Voluntarios / estudiantes de servicio social bien intencionados. Es un trabajo importante y profesional

24 Usos del informe anual: Exclusividad: enviar primero a tus donantes Para llevar a cualquier evento al que acudas En la página web Usa frases en redes sociales Como herramienta de orientación para nuevos consejeros, personal, donantes, voluntarios.

25 Crear un informe con poco presupuesto: Designa a un responsable, comités y cronograma Menos páginas - mejor 2 páginas full color que cien en blanco y negro Considera una postal o formato breve Voluntarios, sí, pero con supervisión y capacidad Forma alianza con otras organizaciones para bajar costos, imprenta, fotografía, etc.

26 Formatos: El folleto tradicional El folleto más el envío de una postal Postal de gran tamaño 2 páginas, 4 páginas En video En línea: Mini sitios.pdf Issuu Página web

27 Ejemplos: Mini Sitio: ISSUU: Video: Página web xml

28 Muchas gracias!

29 Asesorías con Mauricio Guerrero para crear / revisar tu informe anual: malaura@alianzafronteriza.org Muchas gracias!