DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION FINANCIERA DE LA REPUBLICA

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1 INFORME Nro. DFOE-SAF-IF de marzo, 2015 DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION FINANCIERA DE LA REPUBLICA ANEXO N 1 INFORME SOBRE LAS SITUACIONES IDENTIFICADAS EN LA AUDITORÍA FINANCIERA REALIZADA EN EL MINISTERIO DE HACIENDA SOBRE LA INFORMACIÓN FINANCIERA DE ACTIVOS, PASIVOS, PATRIMONIO Y GASTOS CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO ECONÓMICO

2 CONTENIDO Página Nro. RESUMEN EJECUTIVO 1. INTRODUCCIÓN 1 ORIGEN DE LA AUDITORÍA...1 OBJETIVO DE LA AUDITORÍA...1 NATURALEZA Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA...1 METODOLOGÍA APLICADA...2 COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA RESULTADOS 3 Registro improcedente de los fondos trasladados por la JUPEMA incluidos dentro del rubro de Caja y Bancos. 3 Inadecuado registro contable de impuestos tributarios recaudados 4 Debilidades relacionadas con el saldo de las cuentas por cobrar en cobro judicial 5 Inexistencia de la conciliación de saldos de las cuentas de Bienes Duraderos del Ministerio de Hacienda consignados en los sistemas SIGAF y SIBINET 6 Necesidad de mejorar la información contenida en el SIGAF y en el SIBINET. 8 Otras situaciones determinadas en relación con la cuenta de Terrenos. 9 Debilidades en la información que respalda el registro de la deuda del Estado con la CCSS y su revisión por parte de la Contabilidad Nacional. 10 Diferencia entre los datos de la Contabilidad Nacional (CN) y los de la CCSS, sobre los rubros que componen la deuda estatal 12 Diferencia entre el saldo de la cuenta Cuenta Control Saldo en Dólares y su respectivo registro auxiliar. 13 Carencia de registros auxiliares de cuentas por pagar 14 Debilidades existentes en la información contenida en la nota relacionada con activos y pasivos contingentes. 14 Inadecuada revelación sobre las primas devengadas. 17 Deficiencias relacionadas con el proceso de registro de desembolsos de créditos externos por medio de Pagos Directos 17 Deficiencia en la porción circulante de la deuda externa consignada en el balance de situación CONCLUSIONES DISPOSICIONES 21

3 ANEXOS AL MÁSTER RICARDO SOTO ARROYO EN SU CALIDAD DE CONTADOR NACIONAL, O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO A LA MÁSTER DINA VÍQUEZ ESQUIVEL, DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA, O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO Anexo Nro.1 Anexo Nro.2 Fotografías de terrenos e instalaciones Valoración de las observaciones al borrador del Informe

4 RESUMEN EJECUTIVO INFORME Nro. DFOE-SAF-IF Qué examinamos? En la auditoría se examinó la razonabilidad de los saldos de las cuentas contables del Ministerio de Hacienda contenidas en el Balance de Situación del Poder Ejecutivo al 31 de diciembre de 2013, seleccionadas de acuerdo con criterios de materialidad, a saber: Caja y Bancos, Cuentas por Cobrar a Corto y Largo Plazo, Adquisición de Valores, Otros Activos Financieros, Bienes Duraderos, Cuentas por Pagar a Corto y Largo Plazo, Endeudamiento de Corto y Largo Plazo y Gastos del Ministerio de Hacienda, contenidas en el Estado de Resultados del Poder Ejecutivo por el periodo que finalizó en esa fecha.. Por qué es importante? Esta auditoría reviste importancia, en virtud de la magnitud de los activos, pasivos, ingresos y gastos correspondientes al Ministerio de Hacienda contenidos en los Estados Financieros del Poder Ejecutivo al 31 de diciembre de 2013 y por el periodo que finalizó en esa fecha. En este contexto, la disponibilidad de información financiera fiable y oportuna en relación con dichos rubros, resulta fundamental dentro de la situación financiera del Poder Ejecutivo para el control, la rendición de cuentas y la toma de decisiones. Además, de que constituye un insumo importante a esta Contraloría para elaborar y presentar el dictamen de los estados financieros del Poder del periodo 2013 a la Asamblea Legislativa, conforme lo establece el artículo 52 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos. Qué encontramos? El Ministerio de Hacienda, a través de la Contabilidad Nacional como órgano rector del Subsistema de Contabilidad Pública, viene realizando esfuerzos en procura de mejorar la calidad de la información contable de las operaciones y transacciones financieras; sin embargo, persisten condiciones que se consideran desfavorables para la obtención, procesamiento y presentación de información financiera que presente fielmente los recursos, obligaciones y resultados económicos del Ministerio de Hacienda y del Poder Ejecutivo. Esas situaciones se relacionan con el registro improcedente dentro de las cuentas del Ministerio de Hacienda, de los fondos traspasados por la Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional (JUPEMA)por la suma de ; al inadecuado registro contable como un rebajo a cuentas por cobrar de procedentes de impuestos tributarios recaudados, debilidades relacionadas con el saldo de cuentas por cobrar en cobro judicial que generaron una diferencia de de más en el saldo reportado por dicho concepto en el Balance de Situación, la existencia de una diferencia de debido a la falta de conciliación de los saldos de las cuentas de Bienes del Ministerio de Hacienda consignados en el sistema SIGAF y con la información existente en el sistema SIBINET, la necesidad de mejorar la información contenida en esos sistemas, con el fin de identificar errores originados por duplicidad de registros y registros incorrectos (en cuentas que no corresponden o por montos erróneos), así como implementar

5 controles adecuados que permitan ejercer un mejor control sobre los bienes públicos que administra el Ministerio de Hacienda para garantizar su salvaguarda y estado. Además, en relación con el pasivo se identificó una diferencia entre el saldo de la deuda del Estado con la CCSS por concepto de cuotas del Estado como tal y cuotas subsidiarias, según los registros contables del SIGAF, con la información que contiene el reporte que remite la Caja al Ministerio por la suma de de los cuales, corresponden a ajustes de noviembre y diciembre de 2013 y los restantes a deuda no negociada y aceptada por el Ministerio. Asimismo, se identificaron deficiencias, relacionadas con la documentación que respalda los débitos y créditos registrados en las cuentas contables que conforman dicha deuda, y la falta de verificación y aprobación de la información recibida de la CCSS, con base en la que se efectúan esos registros contables, así como a la oportunidad con la que se realizan las actualizaciones de esas cuentas. También, respeto de los activos se comenta la existencia de una diferencia de entre el saldo de la Cuenta de Control Saldo en Dólares y lo consignado en el Sistema Control Contable de Fondos de la Tesorería, la que no fue aclarada por la Administración. Además, se determinó que no existen registros auxiliares en algunos rubros de las cuentas por pagar, así como algunas deficiencias en las revelaciones realizadas en las notas al Balance de Situación del Poder Ejecutivo respecto de los activos y pasivos contingentes relacionados con los procesos ejecutivos o litigios a favor y en contra del Estado, y sobre las primas devengadas en las colocaciones de deuda. Finalmente, se comentan algunas deficiencias identificadas en el registro de desembolsos de créditos externos por medio de pagos directos y en el registro de la porción circulante de la deuda externa del Gobierno. Qué sigue? Con el fin de corregir las situaciones encontradas en la auditoría se cursan disposiciones a la Contabilidad Nacional, para que tome las medidas pertinentes y realice las coordinaciones con quien proceda, con el fin de mejorar los procesos de registro y presentación de la información contable, así como para la corrección de los errores y las debilidades determinadas en la información contable. Por otra parte, se dispone a la Directora de la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio que implemente los controles para la protección y salvaguarda de los bienes inmuebles que administra el Ministerio de Hacienda.

6 INFORME Nro. DFOE-SAF-IF DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION FINANCIERA DE LA REPUBLICA INFORME SOBRE LAS SITUACIONES IDENTIFICADAS EN LA AUDITORÍA FINANCIERA REALIZADA EN EL MINISTERIO DE HACIENDA SOBRE LA INFORMACIÓN FINANCIERA DE ACTIVOS, PASIVOS, PATRIMONIO Y GASTOS CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO ECONÓMICO INTRODUCCIÓN Origen de la Auditoría 1.1. La auditoría se realizó con fundamento en las competencias que le confieren a esta Contraloría General los artículos 183 y 184 de la Constitución Política; 17, 21 y 37 de su Ley Orgánica No. 7428, y en cumplimiento del Plan de Trabajo del Área de Fiscalización del Sistema de Administración Financiera de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (DFOE). Objetivo de la Auditoría 1.2. Examinar la razonabilidad de la información financiera relacionada con los activos, pasivos, patrimonio y gastos del Ministerio de Hacienda contenida en los Estados de Financieros del Poder Ejecutivo del ejercicio económico 2013 y proponer las acciones correctivas que se estimen pertinentes. Naturaleza y alcance de la Auditoría 1.3. La auditoría comprendió la verificación de la razonabilidad del saldo de las cuentas de activo, pasivo, patrimonio y gastos del Ministerio de Hacienda contenidas en los Estados Financieros del Poder Ejecutivo del ejercicio económico La auditoría comprendió la ejecución de procedimientos de auditoría, diseñados para obtener evidencia suficiente y apropiada sobre los saldos de dichos rubros y las revelaciones realizadas sobre los mismos en las notas explicativas a los estados financieros respectivos. Además, abarcó la evaluación del control interno relevante, para lo cual se diseñaron y aplicaron procedimientos de auditoría apropiados según las circunstancias, pero no con el propósito de expresar una

7 2 opinión sobre la efectividad del control interno del ministerio; sin embargo, se presentan comentarios y disposiciones sobre aspectos de control que pueden mejorarse. Metodología aplicada 1.5. La auditoría se realizó de acuerdo con lo establecido en el Manual sobre Normas Generales de Auditoría para el Sector Público y con el Procedimiento de Auditoría de la Contraloría General de la República En la ejecución de la auditoría se aplicó la metodología establecida por la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa de este órgano contralor para el desarrollo de auditorías, por lo que se aplicaron técnicas y prácticas de auditoría normalmente aceptadas, tales como: entrevistas, observaciones, confirmaciones, revisión de la documentación que sustenta las transacciones, revisiones de muestras de transacciones. Comunicación preliminar de los resultados de la Auditoría 1.7. Los principales resultados consignados en el presente informe fueron expuestos verbalmente el día 9 de diciembre del 2014, como parte del Dictamen de los Estados Financieros del Poder Ejecutivo, correspondientes al 31 de diciembre de 2013 y por el periodo terminado en esa fecha, al Lic. José Francisco Pacheco Jiménez, Viceministro de Egresos; al Master Ricardo Soto Arroyo, Contador Nacional y al Lic. Juan de Dios Araya Navarro, Auditor Interno, todos del Ministerio de Hacienda; en la cual se les informó sobre la emisión de este informe que incluye los principales resultados determinados en la auditoría Asimismo, las disposiciones contenidas en este documento y los plazos para su cumplimiento fueron comentados verbalmente con la Administración el 19 de febrero de El borrador del informe se entregó el 26 de febrero de 2015, al Máster Ricardo Soto Arroyo, Contador Nacional y a la Máster Dina Víquez Esquivel, Directora Administrativa Financiera, con los oficios DFOE-SAF-0135 (3080) y DFOE-SAF-0137 (3094) respectivamente, con el propósito de que en un plazo de 5 días presentaran las observaciones que consideraran pertinentes sobre el contenido de dicho documento Mediante el oficio Nro. DCN de fecha 5 de marzo de 2015, el Contador Nacional comunicó a esta Contraloría, las observaciones sobre los párrafos 2.19 a 2.32, 2.50 a 2.54 y 2.60 a 2.64, las cuales fueron documentadas en el Anexo Nro. 2 de este informe. La Directora Administrativa Financiera no presentó observaciones.

8 2. RESULTADOS División de Fiscalización Operativa y Evaluativa 3 Registro improcedente de los fondos trasladados por la JUPEMA incluidos dentro del rubro de Caja y Bancos El Artículo 3 de la Ley 8721 Reforma del Sistema de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional establece que la Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional (JUPEMA) deberá trasladar al Régimen de reparto, en un solo tracto, y en el plazo de tres (3) meses, las cuotas obreras, patronales y estatales deducidas de los salarios de los funcionarios nacidos el 1º de agosto de 1965 o en fecha posterior, que hayan sido nombrados por primera vez antes del 15 de julio de 1992, que sean cotizantes del Régimen de capitalización colectiva y que dado a esta reforma legal deban ser trasladados al Régimen de reparto. La Junta de Pensiones y Jubilaciones y el Ministerio de Hacienda determinarán el monto total de esa suma, de acuerdo con las liquidaciones actuariales que se emitirán para tales efectos Con fundamento en lo establecido en el citado artículo, la JUPEMA trasladó los recursos a ese Ministerio. Al respecto, se estableció que al 31 de diciembre del 2013, los recursos pertenecientes a JUPEMA incluyendo los rendimientos obtenidos sobre los fondos traspasados ascendían a , los cuales se presentan en el rubro de caja y bancos del Balance de Situación del Poder Ejecutivo a esa fecha Por otra parte, el artículo 4, de la citada Ley autoriza al Ministerio de Hacienda para que mantenga, en un Fondo Especial de Pensiones administrado por un banco del Sistema Bancario Nacional o por una operadora de pensiones autorizada por la SUPEN, los recursos que la JUPEMA le traslada y si al momento del traslado, aún no se ha concluido el proceso para la selección del ente encargado de la administración, serán administrados transitoriamente por la Dirección de Crédito Público, en procura de obtener el mayor rendimiento mediante inversión del Sector Público costarricense En relación con la administración del citado Fondo Especial de Pensiones, el artículo 19 del Decreto Ejecutivo Nº H Reglamento a los Artículos 3 y 4 de la citada Ley Nº 8721, establece que la Tesorería Nacional podrá realizar todas las actividades propias de un administrador del Fondo Especial de Pensiones del Régimen de Reparto, tendentes a la consecución de una eficiente administración de los recursos y deberá informar mensualmente al Ministro de Hacienda sobre la situación de dicho Fondo Especial y los rendimientos obtenidos. 1 De los , se encuentran invertidos y el resto está en el fondo general.

9 A criterio de esta Contraloría General de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 4 de la Ley 8721 y 19 del Decreto Ejecutivo Nº H, la contabilización de los recursos trasladados por JUPEMA en los registros contables del Ministerio de Hacienda es incorrecto, ya que los mismos pertenecen al Fondo Especial de Pensiones del Régimen de Reparto que es una entidad distinta del Ministerio, por lo que deben llevarse en una contabilidad separada Al respecto, la Contabilidad Nacional señaló, que las autoridades del Ministerio no han decidido cuál es el tratamiento que se va seguir para ese Fondo, y que han estado en conversaciones con la Tesorería Nacional, para definir si esos fondos traspasados por JUPEMA se deben llevar de forma separada de los registros del Ministerio. Además, que se han mantenido conversaciones con la SUPEN quienes han manifestado que esos recursos constituyen un fondo de pensiones Debido a lo comentado, el rubro de caja y bancos contenido en el balance de situación del Poder Ejecutivo al 31 de diciembre de 2013, no revelan adecuadamente el efectivo que poseía el Poder Ejecutivo. Además, con la situación en comentario se incumple lo establecido en los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense referidos a Ente Contable Público, el cual establece que constituirán un ente contable público los Órganos y Entes que administran o custodian fondos públicos, y el de Revelación Suficiente que señala que los estados contables y financieros deben contener toda la información necesaria que exprese adecuadamente la situación económica-financiera y de los recursos y gastos del Ente y, de esta manera, sean la base para la toma de decisiones. Inadecuado registro contable de impuestos tributarios recaudados 2.8. El 30 de diciembre de 2013, se rebajó la cuenta Cuentas por cobrar Ingresos Tributarios por la suma de Dicho rebajo obedeció al registro de los impuestos tributarios recaudados por medio del Sistema de Información y Liquidación de Impuestos (ILI) cuya naturaleza se desconocía Sobre el particular debe señalarse, que fue incorrecto utilizar la cuenta por cobrar mencionada para el registro de la citada transacción, debido a que no fue originada por la recuperación de cuentas por cobrar, sino al recaudo de ingresos del periodo En relación con la razón por la cual se presentó la situación en comentario se consultó a la Contabilidad Nacional, sin embargo, en esa dependencia no se suministró a esta Contraloría General, información del porque se acreditó la cuenta contable citada La situación comentada constituye inobservancia de la Norma Técnica Relativa a las Cualidades de la Información Contable denominada Confiabilidad contenida

10 5 en el Plan Contable aplicable, la cual, señala que la información contable debe reunir requisitos que le otorguen el carácter de certeza para hacerla creíble y válida para adoptar decisiones pertinentes y que está relacionada con la captación, clasificación, valuación y presentación de la información Debido a la situación en comentario el saldo de la mencionada cuenta al 31 de diciembre de 2013, es incorrecto debido a que esta subvaluado por la suma citada, lo que origina que carezca de integridad y confiabilidad, situación que puede afectar la toma de decisiones por parte de la Administración y otros usuarios de la información. Debilidades relacionadas con el saldo de las cuentas por cobrar en cobro judicial Al 31 de diciembre de 2013 el saldo de la cuenta Cuentas por cobrar Cobros Judiciales es por , según se determinó en la auditoría, dicho monto corresponde a lo reportado por la División de Adeudos Estatales de la Dirección General de Hacienda a la Contabilidad Nacional en el mes de noviembre del Al respecto, la citada División con oficio DAE-OF del 23 de julio de 2014, remitió a la Contraloría General copia del contenido de la base de datos del sistema de expedientes digitales (SIED) al 31 de diciembre de En la revisión de la información contenida en la citada base de datos, se observó que la misma contenía registros los que correspondían a una cartera en cobro judicial de Por otra parte, se encontró que dicha base de datos contenía casos que fueron terminados en el año 2011 por la suma de , por lo que la cartera de cuentas por cobrar en Cobro Judicial según el sistema SIED al 31 de diciembre de 2013 era de Al respecto con oficio Nro. DCN del 03 de setiembre de 2014, la Sub Contadora Nacional manifestó a la Contraloría, que la razón por la que en el balance de situación del Poder Ejecutivo al 31 de diciembre de 2013 aparece registrado el monto de las cuentas por cobrar en cobro judicial al 30 de noviembre de 2013, es porque en la información del mes de diciembre de 2013 que les remitió la División de Adeudos Estatales el día 30 de enero de 2014; no coincidían el saldo inicial de diciembre con el saldo final de noviembre 2013, por lo que se tuvo que solicitar a la unidad primaria de registro la corrección pertinente y que fue recibida hasta julio de De lo comentado se deduce, que el saldo del rubro de Cuentas por Cobrar que se presenta en el balance de situación del Poder Ejecutivo al 31 de diciembre de 2013,

11 6 es erróneo ya que el mismo está sobrevalorado en ( ). Además, se evidencia que la información contenida en el sistema de información que lleva la División de Adeudos Estatales no es confiable Con las situaciones comentadas se incumple con lo establecido en las Norma y 5.6 de las Normas de Control Interno para el Sector Público, en las cuales se establece la obligación al Jerarca y Titulares Subordinados de llevar registros contables actualizados y confiables; así como de implementar sistemas de información que contemplen los procesos de recopilación, procesamiento y generación de información de calidad que responda a las necesidades de los distintos usuarios. Inexistencia de la conciliación de saldos de las cuentas de Bienes Duraderos del Ministerio de Hacienda consignados en los sistemas SIGAF y SIBINET El Sistema de Registro y Control de Bienes de la Administración Central (SIBINET), es el sistema oficial para el registro y control de los bienes duraderos de los distintos ministerios y sus órganos adscritos, y constituye el registro auxiliar de las cuentas contables de bienes duraderos que se llevan en el Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera (SIGAF) De acuerdo con lo establecido en el Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central, es responsabilidad de cada Ministerio mantener actualizada la información de los bienes que se encuentran bajo su administración en dicho sistema En la auditoría, se determinó que al 31 de diciembre de 2013, el saldo del rubro de bienes del Ministerio de Hacienda al Valor de Adquisición según el SIGAF, es menor que el contenido en el SIBINET, por la suma total de , como se muestra en el siguiente detalle: Detalle de diferencias existentes en los saldos de cuentas que conforman el rubro de bienes (al valor de adquisición) Al 31 de diciembre de 2013 Cuenta contable Saldo en Colones - Valor de Adquisición Nro. Nombre SIGAF SIBINET Diferencia Equipo y Mobiliario de Oficina Equipos Varios Maq. y Equipo de Construcción Equipo de Transporte Edificios Instalaciones Bienes Patrim.Hist Terrenos (a)

12 Construc Proceso Edif. e Instalac Aplicaciones Informáticas Total Activo Fijo Fuente: Elaboración propia con base en información obtenida de los sistemas SIGAF y SIBINET. Nota: (a) Corresponde al registro duplicado de la baja de un terreno que se vendió en el año 2013; el cual, fue reversado en enero de En relación con la citada diferencia, se estableció que la misma se produce debido a que la información de los sistemas SIGAF y SIBINET, no es objeto de conciliación periódica por parte de la Unidad de Administración de Bienes del Ministerio, no obstante que existen disposiciones legales y normativa técnica emitida por la Contabilidad Nacional, que obligan a realizar dicha actividad Al respecto, el artículo 15 de la Ley General de Control Interno, Nro. 8292, y la norma de las Normas de Control Interno para el Sector Público, disponen al jerarca y los titulares subordinados, la obligación de diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar entre otras actividades de control, conciliaciones periódicas de los registros. Además, la Contabilidad Nacional emitió la Directriz Nro. CN , Conciliación de los registros contables de la partida de bienes duraderos con los registros en el Sistema de Registro y Control de Bienes de la Administración Central SIBINET y en el Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera SIGAF Sobre el particular, se encontró que por medio del oficio PI-AB del 12 de junio de 2014, el Coordinador de la Unidad de Administración de Bienes, le informó a la Contabilidad Nacional, que no disponía de las herramientas requeridas para realizar la conciliación de bienes. Adicionalmente, el Proveedor Institucional señaló que no tenía datos para realizar la Conciliación de Saldos del 2013, e indica que en el 2013 se estuvo trabajando en la conciliación de saldos del 2012, logrando aclarar las diferencias hasta llevarlos a cifras a las que ya no se pudo detectar su origen. Debido a esto mediante el oficio PI-AB , se le solicitó a la Contabilidad Nacional que realizara los ajustes pertinentes para dejar las cifras en cero para el La falta de la conciliación de los saldos de las cuentas de bienes contenidos en los sistemas SIGAF y SIBINET, además de constituir inobservancia de lo establecido en el Reglamento para el Registro y Control de Bienes, la Ley General de Control Interno y la Directriz Nro. CN mencionadas; origina desconocimiento e incertidumbre sobre el valor de los bienes que administra el Ministerio y menoscaba la integridad y confiabilidad en la información contable respecto de las cuentas de bienes, contenida en los estados financieros del Poder Ejecutivo al 31 de diciembre de 2013.

13 8 Necesidad de mejorar la información contenida en el SIGAF y en el SIBINET En la auditoría se estableció que al 31 de diciembre de 2013 el Ministerio de Hacienda tenía registrados en el módulo de contabilidad del SIGAF y en el SIBINET, 67 terrenos por un monto de Al respecto, se determinó que habían dos (2) fincas duplicadas sobre las cuales, la administración se encuentra efectuando las indagaciones respectivas para determinar las acciones correctivas que proceden. El detalle de dichos terrenos es el siguiente: Detalle de Terrenos Duplicados Pendientes de Verificar Al 31 de diciembre de 2013 Placa Patrimonio Descripción del bien Valor de compra TERRENO Finca TERRENO SJ PATARRA F TERRENO Finca TERRENO SJ HOSPITAL F TOTAL Fuente: Elaboración propia con base en información obtenida de sistema SIBINET Por otra parte, en la revisión física que se efectuó de una muestra de 17 terrenos, se determinó lo siguiente: a) Once (11) terrenos con un valor de , no están siendo utilizados en las actividades ordinarias del Ministerio, por lo que de acuerdo con la normativa contable su registro y presentación debe hacerse de forma separada de aquellos bienes que son usados en el giro normal de las operaciones. b) En los terrenos placas , , , , y , existen edificaciones cuyo valor total según avalúos suministrados por la Unidad de Bienes del Ministerio es de , las que erróneamente están registradas como parte del valor de los terrenos en que se encuentran construidas Además, se encontró que dos (2) equipos móviles (Nros. de patrimonio y ), que fueron donados a Costa Rica por el Gobierno de la República Popular de China para la inspección de contenedores, fueron registrados por la suma de en total, y de acuerdo con la documentación comprobatoria el valor total de dichos bienes es , evidenciándose con esto que el saldo de la cuenta de bienes Equipo de Transporte se encuentre subvaluado en Por otra parte, se determinó la existencia de 11 bienes de diferentes clases por un valor de , que fueron dados de baja en periodos anteriores al 2013, fueron rebajados del inventario del Ministerio en el año 2013.

14 Las situaciones en comentario se originaron debido a que la Contabilidad Nacional no recibe de la Unidad de Administración de Bienes la información pertinente para efectuar oportunamente el registro contable de todas las transacciones relacionadas con los bienes del Ministerio. Además, a errores cometidos en la digitación de los datos por parte del personal encargado de ingresar la información en el SIBINET Al respecto, debe citarse que el artículo 15 de la Ley General de Control Interno, Nro. 8292; y las normas 4.3, y de las Normas de Control Interno para el Sector Público, establecen la obligación del jerarca y los titulares subordinados, de establecer registros que coadyuven en la anotación adecuada de las transacciones, así como de mantener registros contables que brinden un conocimiento razonable de los recursos de la institución, y posibiliten la obtención de información confiable y oportuna. En ese mismo sentido, en las Normas Técnicas Relativas a la Valuación y Registro de la Información contenidas en el Plan Contable aplicable, se establece que los bienes deben clasificarse de acuerdo con el uso de los mismos Las situaciones comentadas menoscaban la integridad y confiabilidad de la información de las cuentas terrenos, edificios y equipo de transporte contenida en el SIGAF, en el SIBINET y en el balance de situación del Poder Ejecutivo al 31 de diciembre de 2013, ya que debido a las mismas el saldo de la cuenta de terrenos estaba sobrevaluado, y los saldos de las cuentas de edificios y equipo de transporte se presentaban subvaluadas en dichos sistemas y estado financiero. Otras situaciones determinadas en relación con la cuenta de Terrenos En la auditoría se estableció que el Ministerio no cuenta con controles apropiados para la salvaguarda de sus propiedades. Debido a esto en algunos de los terrenos que fueron objeto de verificación física, se observaron situaciones como las señaladas en el siguiente detalle (Ver imágenes en Anexo Nro. 1 de este informe): Detalle de debilidades identificadas en terrenos objeto de revisión física Al 31 de diciembre de 2013 Nro. de patrimonio Folio real Ubicación Debilidades Aguas Zarcas, -Presencia de precaristas. San Carlos -No posee restricción en el acceso a la propiedad San Carlos -Está superpuesto en la finca propiedad del Hogar de Ancianos de San Carlos. La última gestión por parte de la Administración para aclarar esta situación data de julio Escazú -El bien inmueble está siendo utilizado por caballos y hay un gallinero -No posee restricción en el acceso a la propiedad. -La edificación presenta un alto grado de deterioro.

15 Ochomogo, Cartago -No posee restricción en el acceso a la propiedad Pococí, Limón -No posee restricción en el acceso a la propiedad Estas propiedades no poseen linderos definidos y marcados, por lo cual se desconocen los límites de cada una. En la finca 36528, existe una edificación que presenta un alto deterioro Fuente: Elaboración propia con base en información obtenida en la Unidad de Administración de Bienes y en las inspecciones físicas realizadas Sobre el particular, el artículo 15 de la Ley General de Control Interno, Nro y la norma 4.3 de las Normas de Control Interno para el Sector Público, establecen la obligación del jerarca y titulares subordinados de establecer, evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente la protección, custodia, inventario, correcto uso y control de los activos pertenecientes a la institución Además, el Reglamento de Organización de la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio de Hacienda establece como funciones del Director Administrativo y Financiero, garantizar el buen estado y mantenimiento de las instalaciones físicas del Ministerio e implementar los mecanismos de seguridad y vigilancia necesarios para las instalaciones, el personal y los recursos del Ministerio Por lo comentado en este aparte, se evidencia la carencia de controles por parte del Ministerio que aseguren la protección e integridad de los bienes inmuebles que se encuentran bajo su administración, originando esto que algunas propiedades hayan sido invadidas, y otras para las que no existe una clara delimitación e identificación de los predios, así como que las edificaciones que existen en algunas de ellas, presenten un alto grado de deteriorado debido a vandalismo o a efectos de la naturaleza, con la consecuente pérdida de valor de los mismos. Debilidades en la información que respalda el registro de la deuda del Estado con la CCSS y su revisión por parte de la Contabilidad Nacional Periódicamente la Contabilidad Nacional realiza ajustes a las cuentas que conforman la deuda que tiene el Estado con la Caja Costarricense de Seguro Social, producto de la contribución por conceptos tales como: Contribución de cuota Estatal y subsidiarias no conciliada, Atención de la población indigente y leyes especiales, Deuda no negociada Convenio año 2007, traslado del programa de primer nivel de atención del Ministerio de Salud, Ley 7374, Código de la Niñez, Ley de Paternidad Responsable, Deuda no negociada Convenio Año 2011, Saldo 2 Reglamento de Organización de la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio de Hacienda Decreto Ejecutivo Nro publicado en La Gaceta 138 del 18/06/2006.

16 11 Convenio año 2003 (conciliado) y Saldo Convenio 31 Octubre 2011, con base en un cuadro o reporte denominado Deuda del Estado Acumulada Conciliada, que le remite la Dirección Financiera Contable de la Caja Al respecto, se observó que dichos ajustes los realiza la Contabilidad Nacional sin que previamente se efectúe un proceso de revisión y aprobación por alguna instancia designada para ese fin por la máxima autoridad del Ministerio, de la información que contiene el mismo, con el fin de asegurarse de su corrección de los datos consignados en el citado reporte mensual, contrastándolos con otros datos pertinentes de la contabilidad u otras fuentes, según proceda. Cabe indicar que adicionalmente al reporte mencionado, y para efectos del registro de la referida deuda, no se tiene una factura o documento de cobro mensual de la CCSS, que detalle los términos del cobro y la base de cálculo para el principal y los intereses, la referencia a la normativa que obliga al aporte y el periodo que cubre, entre otros En relación con los registros en mención, se estableció que el procedimiento Nro. CN-RC-017 denominado Registro de la Deuda con la Caja Costarricense del Seguro Social de la Unidad de Registro Patrimonial de la Contabilidad Nacional, no es aplicado en la actualidad conforme está definido, debido a que algunas de las tareas o actividades que en este se definen no se realizan y porque en el mismo no se especifican los documentos con los que se debe respaldar y realizar los registros contables respectivos a este tipo de transacciones Además, se observó que el objetivo de dicho procedimiento es Registrar los movimientos contables tanto los aumentos y disminuciones de la cuenta por pagar a la C.C.S.S., por concepto de las cuotas estatales sobre los salarios pagados a todos los trabajadores, pensionados y sobre los montos reportados por los asegurados voluntarios, sin embargo, en el mismo se incluye información sobre las obligaciones que tiene el Estado con la Caja como patrono, que no tienen relación con lo establecido en el objetivo Al respecto, el artículo 15 de la Ley General de Control Interno establece la obligación del jerarca y los titulares subordinados de mantener actualizados los procedimientos que definen claramente las actividades que coadyuven en la anotación adecuada de las transacciones y los hechos significativos que se realicen en la institución Esta situación incrementa el riesgo de que el registro de las operaciones relacionadas con deudas del Estado con la CCSS, no se realice de forma uniforme. Además, de que no se disponga de un documento de referencia que permita facilitar el aprendizaje y conocimiento requeridos por funcionarios nuevos para efectuar los registros contables respectivos a ese tipo de deudas.

17 12 Diferencia entre los datos de la Contabilidad Nacional (CN) y los de la CCSS, sobre los rubros que componen la deuda estatal En la comparación efectuada de la deuda por concepto de la contribución Estatal a la seguridad social que muestran los registros contables del Poder Ejecutivo al 31 de diciembre de 2013 que mantiene la Contabilidad Nacional, con el reporte Deuda del Estado Acumulada Conciliada, emitido por la Caja a esa misma fecha, se determinó que el total de la deuda según los registros contables era inferior en Esto debido a que en los registros contables la deuda del Estado con la CCSS era por , mientras que según el reporte de la CCSS, el Estado le adeudaba Al respecto, se estableció que el saldo de la deuda del Estado con la Caja que aparecía en los registros contables del SIGAF, estaba desactualizado debido a que los reportes de la CCSS de noviembre y diciembre de 2013 fueron recibidos por la Contabilidad Nacional en febrero de 2014, y con base en los mismos en dicho mes se registraron ajustes contables por la suma de en las diferentes cuentas que conforman la deuda del Estado con la CCSS, con lo cual, la diferencia al 31 de diciembre de 2013 en realidad ascendía Dicha diferencia obedece en mayor parte a que en el informe que remite la CCSS sobre los saldos de la deuda del Estado, se incorporan varios importes que no son registrados por la Contabilidad Nacional, debido a que no han sido negociados y por ende reconocidos como obligaciones reales por el Ministro de Hacienda En relación con la deuda no negociada con la CCSS 4, se obtuvo información de que se realizó un convenio de compromiso entre partes, y se integró una comisión técnica de alto nivel conformada por el Viceministro de Egresos y la Tesorera Nacional, y tres funcionarios profesionales de la rama económica, para que junto a sus similares de la CCSS, inicien la revisión de datos, documenten la deuda y definan finalmente una cifra conciliada. Así como para que se defina la metodología y procedimientos para que en adelante los cobros de la CCSS por los servicios prestados al Estado, sean cobrados bajo documentación que respalde contablemente las erogaciones La situación comentada constituye incumplimiento de la norma de las Normas de Control Interno para el Sector Público, la cual, establece la obligación de los Jerarcas y titulares subordinados de establecer y mantener registros contables actualizados. Asimismo, con dicha situación se inobserva lo dictado por la norma de ese mismo cuerpo normativo que instaura la obligación de las 3 Oficio DCN del 21 de agosto de 2014 de la Subcontadora Nacional. 4 Oficio TN del 30 de octubre de 2014, del Subtesorero Nacional

18 13 administraciones de realizar verificaciones y conciliaciones periódicas de los registros de activos y pasivos de la institución, con el fin de verificar la exactitud de los mismos Además, constituye incumplimiento de los principios de contabilidad aplicables al sector público costarricense, referidos a realización y revelación suficiente, los cuales exigen que las transacciones entre dos entes deben registrarse cuando ocurran; y los estados financieros deben contener toda la información necesaria que exprese adecuadamente la situación económica-financiera que del Ente; respectivamente Finalmente, la situación en comentario ocasiona incertidumbre sobre la veracidad del monto real que el Estado le adeuda a la CCSS. Con lo que además, se afecta la razonabilidad y fiabilidad de la información revelada y presentada en los estados financieros del Poder Ejecutivo del periodo 2013, e impacta la toma de decisiones por parte de la Administración y terceros interesados. Diferencia entre el saldo de la cuenta Cuenta Control Saldo en Dólares y su respectivo registro auxiliar Al 31 de diciembre de 2013 el saldo de la cuenta Cuenta Control Saldo en Dólares ascendía a En la auditoría se determinó, que existía una diferencia de entre dicho saldo y la sumatoria de la información consignado en el Sistema de Control Contable de Fondos (CCF) de la Tesorería Nacional, la cual era por En relación con la citada diferencia, en la unidad de Registro Patrimonial de la Contabilidad Nacional, se indicó a la Contraloría que no cuentan con las herramientas para justificar y explicar las causas de la misma 5, porque las cuentas de control son propias de la Tesorería Nacional La situación en comentario obedece a que la Contabilidad Nacional no realiza conciliaciones periódicas del saldo de la cuenta Cuenta Control Saldo en Dólares con lo consignado en el Sistema de Control Contable de Fondos (CCF) de la Tesorería Nacional Con lo comentado se incumple lo establecido en la norma de las Normas de Control Interno para el Sector Público, que establece la obligación de realizar verificaciones y conciliaciones periódicas para comprobar la exactitud de los registros y determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes Además, lo comentado menoscaba la credibilidad y confiabilidad que puedan depositar los diferentes interesados en la información financiera que se presenta 5 oficio DCN ,

19 14 en los estados financieros del Poder Ejecutivo al 31 de diciembre de 2013, para la toma de decisiones en relación con la mencionada cuenta de control. Carencia de registros auxiliares de cuentas por pagar Al 31 de diciembre de 2013 la Contabilidad Nacional no mantenía registros auxiliares de las cuentas por pagar Nros Órdenes de Pago Generales Periodo Actual, Cuentas por Pagar Pens. Aliment. Deducciones Planilla y Cuentas por Pagar Deducciones a Terceros, que permitan conocer el detalle de las transacciones que conforman el saldo de las citadas cuentas a esa fecha Dichos registros auxiliares son de suma importancia para la dirección y la administración, ya que le proporcionan el detalle de la composición y antigüedad de las transacciones registradas en las cuentas y le permiten tener de manera eficiente la comprensión y el conocimiento de los hechos financieros y económicos registrados en las mismas Además, constituyen para los órganos de fiscalización y control la fuente primaria de información en el desarrollo de sus análisis sobre la veracidad, integridad y razonabilidad de los saldos contables contenidos en los estados financieros Debido a la situación en comentario, le fue imposible a la Contraloría General, efectuar los procedimientos de auditoría que tenía planificados, con el propósito de comprobar la razonabilidad de los saldos de dichas cuentas. En adición debe señalarse que no fue posible desarrollar procedimientos alternativos para realizar las comprobaciones planeadas, debido a que fue imposible extraer del SIGAF la información pertinente para su realización En relación con la situación expuesta, cabe señalar que en el inciso g) del Artículo 11 del Decreto Nro Reglamento de la Organización de la Dirección General de la Contabilidad Nacional se establece como función de la Unidad de Registro Patrimonial de esa Dependencia, llevar actualizados los auxiliares contables que sean necesarios para controlar los saldos de las operaciones contables. Debilidades existentes en la información contenida en la nota relacionada con activos y pasivos contingentes En la auditoría se estableció que la revelación sobre activos y pasivos contingentes se realizó en la nota Nro. 20 del Balance de Situación del Poder Ejecutivo del año En dicha nota se informa que los activos y pasivos contingentes al 31 de diciembre de 2013 eran por y , respectivamente. En la revisión realizada sobre esos montos, se determinó lo siguiente:

20 15 a. Dichos montos no incluyen la información correspondiente a los ministerios de Educación Pública (MEP), Ambiente y Energía (MINAE), Relaciones Exteriores y Culto, Obras Públicas y Transporte (MOPT), y Trabajo y Seguridad social, los cuales, no enviaron la información respectiva a la Contabilidad Nacional. No obstante, esta Contraloría General determinó que según la información remitida por la Procuraduría dichos ministerios tenían los activos y pasivos contingentes que se detallan: Detalle de los activos y pasivos contingentes según información de la PGR de los ministerios que no remitieron información sobre contingentes a la Contabilidad Nacional Al 31 de diciembre de 2013 Nombre del Ministerio Activos Contingentes Pasivos Contingentes Monto Casos Monto Casos Educación Pública Ambiente y Energía Relaciones Exteriores y Culto Obras Públicas y Transporte Trabajo y Seguridad Social (1) Total Fuente: Elaboración propia con base en información obtenida de la Procuraduría General de la República. Nota: (1) Informó a la Contabilidad Nacional que no había recibido información por concepto de procesos judiciales abiertos en instancias judiciales de las direcciones que conforman el Ministerio. b. El Ministerio de Hacienda únicamente reportó un caso en el que ya existe condena monetaria en contra del Estado y el Ministerio de Planificación Nacional reportó 3 casos sin su pretensión económica, de los cuales, 1 no está en la información de la Procuraduría, no obstante, que en la información que suministró la PGR dichos ministerios tenían los siguientes activos y pasivos contingentes: Detalle de los activos y pasivos contingentes según información de la PGR de los ministerios de Hacienda y Planificación Nacional y Política Económica Al 31 de diciembre de 2013 Nombre del Ministerio Activos Contingentes Pasivos Contingentes Monto Casos Monto Casos Hacienda Planificación Nacional y Política Económica Total Fuente: Elaboración propia con base en información obtenida de la Procuraduría General de la República.

21 16 c. En la información referente a los pasivos contingentes del Ministerio de Agricultura y Ganadería, se incluyen dos demandas en contra del Ministerio por un monto total en dólares de US$ , cuando lo correcto era (equivalente en colones del monto en dólares convertir al tipo de cambio de 502,47 por dólar vigente al 31/12/2013). d. La información correspondiente al Ministerio de Gobernación y Policía incluye cuatro (4) expedientes que no corresponden a contingentes de dicho Ministerio. Al respecto, se estableció que en el expediente Nro CA cuya pretensión inicial es de el demandado es el Consejo Técnico de Aviación Civil y el Estado como tal; y que los expedientes Nros CA, CI y CA con pretensiones iniciales de , y US$ , respectivamente, pertenecen al Ministerio de Seguridad Pública Las situaciones comentadas se originan debido a que no se tienen implementados controles para garantizar que la información sobre activos y pasivos contingentes que le remiten los ministerios, le sea suministrada conforme con lo solicitado por la propia Contabilidad Nacional, además, de que los ministerios le proporcionen los datos debidamente conciliados con la información que les suministra la Procuraduría General de la República, para asegurarse que los datos proporcionados sean veraces, completos y confiables, con el detalle pertinente para efectuar los registros que corresponden Lo anterior evidencia una débil gestión por parte de la Contabilidad Nacional, con el fin de obtener oportunamente de los Ministerios la información pertinente sobre los activos y pasivos contingentes, que le permitan realizar el adecuado reconocimiento y revelación de los potenciales derechos y obligaciones del Poder Ejecutivo De lo expuesto en este acápite se desprende que la información contenida en la Nota Nro. 20 del Balance de Situación carece de confiabilidad, debido a que en la misma no se revela adecuadamente el total de los activos y pasivos contingentes que tenía el Poder Ejecutivo al final del año Por otra parte, debe señalarse que las situaciones comentadas constituyen incumplimiento a lo establecido en las Normas Técnicas Relativas a las Cualidades de la Información Contable contenidas en el Plan Contable aplicable en el año 2013 y a lo establecido en la Norma 5.6 de las Normas de Control Interno para el Sector Público relacionadas con utilidad, Confiabilidad de la información, así como a lo dispuesto en la norma técnica relativa a las cualidades de la información contable referida a verificabilidad de la información.

22 Inadecuada revelación sobre las primas devengadas En la revisión de la nota Nro. 15 Endeudamiento a Corto Plazo del Balance de Situación del Poder Ejecutivo al 31 de diciembre del 2013, se determinó que en el punto Nro. 3 de la misma, se revela que el saldo de la cuenta 2119 Primas a esa fecha era por un monto total de , indicando sobre el mismo que corresponde al registro de las primas que no fueron registradas en su oportunidad Al respecto, la Contabilidad Nacional con oficio Nro. DCN del 27 de noviembre del 2014, indicó a este órgano contralor, que el monto consignado en el punto nro. 3 de la nota en mención, corresponde a la reclasificación de primas de títulos valores que fueron registradas como un pasivo a largo plazo cuando se contabilizó la colocación de los títulos valores que las originaron Lo anterior, evidencia y por lo tanto lo que debió revelarse en dicha nota era que dicho monto correspondía a la reclasificación hecha en el 2013, para registrar correctamente como pasivo a corto plazo, primas sobre títulos valores que se registraron en su oportunidad erróneamente como pasivo a largo plazo La situación en comentario afecta la calidad de la información revelada en la citada nota respecto de las primas devengadas en títulos valores, ya que adolece de las cualidades necesarias que la acrediten como confiable, con lo cual, no se cumple con lo dispuesto en la norma del Manual de Normas de Control Interno para el Sector Público, la cual, establece la obligación del jerarca y titulares subordinados según sus competencias de asegurar razonablemente que la información se encuentre libre de errores, defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas Además, con la situación comentada se evidencia que la Contabilidad Nacional no ejecuta los controles pertinentes para garantizar que la información revelada en las notas a los estados financieros es confiable y precisa, situación que puede inducir a interpretaciones erróneas a la Administración y los usuarios de la información financiera. Deficiencias relacionadas con el proceso de registro de desembolsos de créditos externos por medio de Pagos Directos En la auditoría se estableció, que en el proceso de ejecución y registro de los desembolsos de créditos externos por medio de pagos directos 6, intervienen las siguientes instancias: la Unidad Ejecutora del Proyecto (quién realiza la solicitud de los desembolsos, solicita al acreedor la realización del pago directo, recibe la 6 Pago directo es aquel hecho directamente por un Organismo Internacional (acreedores), a un proveedor, previa solicitud de la Unidad Ejecutora y aprobación de las Dirección Financiera como Unidad Ministerial.

23 18 información del acreedor y la remite a la Contabilidad Nacional); la Unidad Financiera Ministerial (quien registra, libera y contabiliza las órdenes de pago en el SIGAF y elaborar las propuestas de pago); la Tesorería Nacional (quien aprueba la realización del pago y comunica a la Contabilidad Nacional y Crédito Público sobre ese tipo de operaciones); la Unidad de Registro Patrimonial (quien afecta en el SIGAF las cuentas patrimoniales); y la Dirección de Crédito Público (encargada de los registros en el Sistema de Administración y Gestión de Deuda Externa SIGADE) El estudio permitió determinar, que el monto total de las cuentas contables del pasivo utilizadas para el registro del endeudamiento externo era menor en , que el total que aparece registrado en el SIGADE. Además, se comprobó que dicha diferencia se debe en parte a lo siguiente: a) En la cuenta contable D.EXT. L.P. BID, se registró el 26 de diciembre de 2013 un pasivo por la suma de (US$ ,15 al tipo de cambio de 502,47 por dólar), el cual, correspondía a un pago directo hecho en febrero del 2014, por el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) correspondiente al Programa de Regularización y Catastro (Convenio de préstamo BID 1284). b) En la cuenta contable Deuda externa varios Largo Plazo no se registraron pagos directos realizados en el año 2013, correspondientes a los convenios de préstamo KFW Cooperación Financiera Oficial República Federal de Alemania ; y CR-P4 Japan International Cooperation Agency (cuya unidad ejecutora es el Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados -ICAA-, y la Unidad Financiera Ministerial es el Ministerio de Salud), por un monto total de (US$ ,30 al tipo de cambio de 502,47 por dólar). c) Por error al registrar la suma de (US$ ,96, al tipo de cambio de 502,47 por dólar), depositada por el ICAA al Fondo General, correspondiente al % del préstamo CR-P4, se acreditó la cuenta de pasivo Deuda Externa Corto Plazo Varios, cuando lo que correspondía era disminuir la cuenta Cuentas por cobrar sobre Préstamos Corto Plazo. Cabe señalar, que esta situación fue corregida por la Contabilidad Nacional en marzo del Con respecto a las situaciones comentadas, la Contabilidad Nacional por medio del oficio DCN del 13 de octubre del 2014, indicó a la Contraloría que el pago directo realizado por el BID en el año 2014 (Convenio de préstamo BID 1284), fue registrado contablemente en el año 2013, debido a que la Unidad Financiera del Ministerio Hacienda y la Tesorería Nacional realizaron el registro

24 19 presupuestario de dicha transacción en ese año. En relación con los pagos directos de los convenios de préstamo KFW y CR-P4, indicó que no los habían registrado debido a que fue hasta el 13 de enero del 2014, cuando la Dirección Financiera del Ministerio de Salud, realizó el respectivo trámite presupuestario en el SIGAF, luego de haber recibido de los acreedores los avisos de que se habían realizado los desembolsos Al respecto, se encontró que el procedimiento Nro. CN-RC-003 Registro desembolsos en especie (pagos directos) amparados bajo el convenio de préstamo, que tiene en operación la Unidad de Registro Patrimonial de la Contabilidad Nacional para el registro de dichas transacciones, establece que el encargado de registrar las transacciones de Deuda Externa debe verificar la coincidencia de la información contenida en el SIGAF con la del SIGADE, para lo cual debe realizar una conciliación de la información. Sobre el particular se determinó, que no obstante que la citada Unidad realizó la mencionada verificación, las inconsistencias que identificaron no fueron ajustadas, con lo cual se incumple, con lo establecido en la norma de las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público, la que entre otras cosas establece, que las conciliaciones se realizan con el fin de determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes Como consecuencia de las situaciones comentadas, la información relacionada con el endeudamiento externo contenida en el balance general del Poder Ejecutivo no es correcta ni confiable, ya que no cumple con lo relativo a la confiabilidad de la información establecido en las citadas normas técnicas de control interno, y en las Normas técnicas relativas a las cualidades de la información contable contenidas en el Plan Contable aplicable en el año Deficiencia en la porción circulante de la deuda externa consignada en el balance de situación Al 31 de diciembre de 2013, el monto total de la porción circulante de la deuda externa que se presenta en las cuentas de pasivo a corto plazo del balance general del Poder Ejecutivo ascendía a En la comparación realizada de dicho monto, con la información sobre la programación de pagos de los créditos externos del Gobierno Central suministrada por la Dirección de Crédito Público (DCP), se determinó la existencia de una diferencia de , según se observa en el siguiente detalle: Detalle Comparativo de la Porción Circulante de la Deuda Externa según información de la Dirección de Crédito Público y el SIGAF Al 31 de diciembre del 2013 Montos en Colones N Cuenta Detalle Cuenta Programación de Pagos Según SIGAF Diferencia

25 20 (Información DCP) Deuda Externa C.P. A.I.D , , , Deuda Externa C.P. BID , ,64 ( ,24) Deuda Externa C.P. BIRF , ,89 ( ,73) Deuda Externa C.P. BCIE , ,11 ( ,57) Deuda Externa C.P , , ,60 Bonificada Deuda Externa C.P. Varios , ,02 ( ,98) TOTALES , ,81 ( ,57) Fuente: Elaboración propia con base en información obtenida en la DCP y el SIGAF (tipo de cambio utilizado por Dólar, vigente al 31/12/ Sobre la diferencia mencionada la Contabilidad Nacional informó a esta Contraloría General, que la misma se originó debido a que el encargo del registro de la deuda externa de la Unidad de Registro Patrimonial, realizó el cálculo de la porción circulante al 31 de diciembre del 2013 con la información de diciembre Lo anterior, evidencia que la Contabilidad Nacional no ejecuta los controles pertinentes para garantizar que la información que se utiliza para dicho cálculo sea la correcta Por otra parte, se encontró que en los procedimientos existentes en la Unidad de Registro Patrimonial para el registro de la deuda externa, Nro. CN-RC-75 Revisión y análisis de la deuda externa del Gobierno Central y el Nro. CN-RC-007 Amortización, Intereses, Comisiones de préstamo de deuda, no incluyen las actividades que se deben realizar, ni la información requerida para efectuar el cálculo de la porción circulante, únicamente contienen los asientos que se deben confeccionar En consecuencia el balance de situación del Poder Ejecutivo al 31 de diciembre del 2013, no presenta el monto correcto de las obligaciones que a esa fecha el Estado debía honrar en el corto plazo por concepto de amortización de deuda externa, afectando esto la calidad de la información que sobre tales rubros se presenta en dicho estado financiero, situación que puede inducir a interpretaciones erróneas a la Administración y los usuarios de la información financiera Finalmente, la situación comentada constituye incumpliendo de lo dispuesto en la norma del Manual de Normas de Control Interno para el Sector Público, la cual, establece la obligación del jerarca y titulares subordinados según sus competencias de asegurar razonablemente que la información se encuentre libre de errores, defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas.

26 3. CONCLUSIONES División de Fiscalización Operativa y Evaluativa La auditoría realizada, pone en evidencia la existencia de una serie de situaciones que afectan el proceso de registro contable de las operaciones del Poder Ejecutivo, y la emisión de información a través de los estados financieros respectivos que lleva a cabo la Contabilidad Nacional, e inciden en la calidad y razonabilidad de dichos estados financieros, por lo cual, es preciso que las autoridades del Ministerio de Hacienda adopten las acciones pertinentes, con el fin de que en el futuro no se repitan situaciones como las expuestas en este informe para mejorar la calidad de la información contable Al respecto, se comenta sobre el registró improcedente en la contabilidad del Poder Ejecutivo de los recursos traslados por la JUPEMA al Ministerio de Hacienda para el establecimiento del fondo especial de pensiones. También, el informe se refiere a situaciones de registro y control susceptibles de mejora, relacionados con algunos conceptos de las cuentas por cobrar, la Estimación Cobranza Dudosa y a la existencia de errores y la falta de conciliación de la información contenida en los sistemas SIGAF y SIBINET respecto de los bienes duraderos del Ministerio de Hacienda Además, se señalan situaciones identificadas en cuanto al registro de las deudas del Poder Ejecutivo con la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) por concepto de cuotas del Estado como tal y cuotas subsidiarias, relacionadas con debilidades y deficiencias referidas a la documentación que respalda los débitos y créditos registrados en las cuentas contables que conforman dicha deuda, la verificación y aprobación de la información recibida de la CCSS, con base en la que se efectúan los registros contables, así como a la oportunidad de las actualizaciones de esas cuentas Asimismo, se exponen la existencia de diferencias y la carencia de registros auxiliares en algunos rubros de las cuentas por pagar, así como algunas deficiencias en las revelaciones realizadas en las notas al Balance de Situación del Poder Ejecutivo respecto de los activos y pasivos contingentes relacionados con los procesos ejecutivos o litigios a favor y en contra del Estado, y sobre las primas devengadas en las colocaciones de deuda. También, se comentan algunas deficiencias identificadas en el registro de desembolsos de créditos externos por medio de pagos directos y en el registro de la porción circulante de la deuda externa del Gobierno. 4. DISPOSICIONES 4.1 De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nro. 7428, y el artículo 12 inciso c) de la Ley General de

27 22 Control Interno, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo (o en el término) conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad. 4.2 Este órgano contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar el establecimiento de las responsabilidades que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones. Al Máster Ricardo Soto Arroyo en su calidad de Contador Nacional, o a quien en su lugar ocupe el cargo 4.3 Excluir de la contabilidad del Poder Ejecutivo los recursos trasladados por la JUPEMA en cumplimiento a lo estipulado por la Ley Nro. 8721, y se proceda a llevar una contabilidad separada por ser el Fondo Especial de Pensiones del Régimen de Reparto una entidad distinta de dicho Poder. Esta disposición deberá ser cumplida a más tardar el 30 de junio de 2015 y su cumplimiento se acreditará con la remisión a la Contraloría General de una copia de los asientos mediante los cuales se realizó la corrección respectiva. Ver párrafos 2.1 a 2.7 de este informe. 4.4 Girar instrucciones a la Unidad de Registro Patrimonial para que establezcan los controles pertinentes, con el fin de que la situación comentada en los párrafos 2.8 al 2.12 de este informe no vuelva a presentarse. Además, para que en caso que proceda realice los ajustes que sean pertinentes para que el saldo de la Cuenta por Cobrar Ingresos Tributarios muestre información correcta sobre los derechos que posee el Estado por este concepto.. Esta disposición deberá ser cumplida a más tardar el 31 de marzo de 2015, y su cumplimiento se acreditará mediante el envío esta Contraloría, de una nota en la que se certifique que se implementaron los controles requeridos y de proceder se realizaron los ajustes respectivos. 4.5 Solicitar a la Dirección General de Hacienda que la certificación sobre cuentas por cobrar en cobro judicial que esa instancia debe remitirle a la Contabilidad Nacional periódicamente, sea enviada oportunamente, y contenga únicamente los casos pendientes incluidos en la base de datos del Sistema de Expedientes Digitales (SIED) de la División de Adeudos Estatales. Esta disposición deberá ser cumplida a más tardar el 31 de marzo de 2015 y su cumplimiento se acreditará mediante el envío a la Contraloría General de una certificación en la que se certifique las acciones realizadas y que se corrigieron las situaciones comentadas en los párrafos 2.13 a 2.18 de éste informe. 4.6 Coordinar con la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa (DGABCA), para que a la brevedad se aclaren las situaciones

28 23 existentes entre los sistemas SIGAF y SIBINET comentadas en los párrafos del 2.19 al 2.32 de este informe y se proceda a realizar los ajustes que correspondan en dichos sistemas. Esta disposición debe ser cumplida a más tardar el 30 de junio de 2015 y su cumplimiento se acreditará con el envío a esta Contraloría de una copia de los asientos de ajuste que se realizaron y de la conciliación donde se evidencie la igualdad entre ambos sistemas. 4.7 Revisar y actualizar el procedimiento No. CN-RC-017 Registro de la Deuda con la Caja Costarricense del Seguro Social, que tiene en aplicación la Unidad de Registro Patrimonial considerando las situaciones comentadas en los párrafo 2.37 al 2.42 de este informe. Esta disposición deberá ser cumplida a más tardar el 30 de setiembre de 2015 y su cumplimiento se acreditará mediante el envío de una certificación a esta Contraloría, en la que se informe que el procedimiento se modificó y está siendo aplicado para el período Gestionar ante la Dirección Financiera de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) que le remitan oportunamente la información correspondiente a las deudas del Estado con la Caja, y de esa manera puedan realizar los ajustes que procedan en los registros contables. Esta disposición debe ser cumplida en el término de siete meses a partir de la fecha de recibo de este informe y su cumplimiento se acreditará con la comunicación a esta Contraloría General de las acciones realizadas y los resultados obtenidos. Ver párrafos 2.43 al 2.49 de este informe. 4.9 Coordinar con la Tesorería Nacional lo pertinente a efecto de lograr conciliar el saldo de la cuenta contable Cuenta de Control Saldo en Dólares, con lo consignado en el Sistema de Control de Fondos, con el fin de corregir la diferencia comentada en los párrafos 2.50 al 2.54 de este informe. Esta disposición debe ser cumplida a más tardar el 30 de junio del 2015 y su cumplimiento se acreditará con el envío a esta Contraloría de un documento en el que se certifique que la conciliación fue realizada y se detallen los ajustes realizados Coordinar con la Tesorería Nacional para que la Contabilidad Nacional, cuente con detalles de las transacciones que conforman los saldos de las cuentas de pasivo Órdenes de Pago Generales Periodo Actual, Cuentas por Pagar Pens. Aliment. Deducciones Planilla y Cuentas por Pagar Deducciones a Terceros. Esta disposición deberá ser cumplida en un plazo máximo de seis meses a partir del recibo del presente informe, y su cumplimiento se acreditará mediante el envío a esta Contraloría de un documento en el que se certifique que se cuenta con los referidos detalles. Ver los párrafos 2.55 a 2.59 de este informe Modificar la solicitud de información sobre activos y pasivos contingentes, que le remiten a los ministerios mensualmente, incluyendo en ésta que les informen con

29 24 el debido detalle y justificación sobre cuáles de los casos contenidos en la información que les remite la Procuraduría General de la República son o no contingentes, así como sobre otros contingentes que se tenga conocimiento y no estén incluidos en dicha información, a efecto de efectuar los ajustes contables que correspondan. Además, debe informar al Ministro de Hacienda sobre los ministerios que no remitan la información solicitada, con el fin de que realice las acciones pertinentes ante su similar del ramo que corresponda. Esta disposición deberá ser cumplida en un plazo de tres meses contados a partir de la fecha de recibido de este informe y su cumplimiento se acreditará con la remisión a la Contraloría de una nota en la que se informe que se efectuaron las modificaciones a la solicitud de información, y se comunicó al Ministro sobre los ministerios que no remitieron la información de sus activos y pasivos contingentes. Ver párrafos 2.60 al 2.64 de este informe Ordenar a la Unidad de Análisis Contable que implemente los controles pertinentes que garanticen razonablemente que la información contenida en las nota a los estados financieros del Poder Ejecutivo, revelen adecuadamente los aspectos importantes relacionados con los saldos incluidos en los citados estados financieros. Esta disposición deberá ser cumplida a más tardar en un plazo de tres meses contados a partir de la fecha de recibido de este informe, y su cumplimiento acreditará con la remisión por parte de la Contabilidad Nacional de una nota en la que informe los controles que fueron implementados. Además, será objeto de revisión en la auditoría que realizará la Contraloría en el año 2016 sobre los estados financieros del ejercicio económico Ver párrafo 2.65 a 2.69 de este informe Instruir a la Unidad de Registro Patrimonial para que incorpore en el procedimiento contable existente, relacionado con el registro de los desembolsos de créditos externos (pagos directos), lo referente a la coordinación que debe efectuarse con la Tesorería Nacional y la Dirección de Crédito Público, con el fin de obtener la información requerida para el oportuno y correcto registro de dichos desembolsos. Asimismo, instruir a la citada Unidad de Registro para que en lo sucesivo, las diferencias que se establezcan en la conciliación que deben realizar de la información sobre pagos directos, que contienen los sistemas SIGAF y SIGADE, sean aclaradas y registrados los ajustes que procedan oportunamente. Esta disposición deberá ser cumplida en un plazo de tres meses contados a partir del recibo del presente informe, y su cumplimiento se acreditará mediante el envío a esta Contraloría de una certificación de que el procedimiento fue modificado y está siendo aplicado en el período 2015; y copia la instrucción girada para que las diferencias identificadas en la conciliación de la información de los sistemas SIGAF Y SIGADE sean aclaradas y corregidas. Ver párrafos 2.70 a 2.74 de este informe.

30 División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Instruir a la Unidad de Registro Patrimonial para que incorpore en los procedimientos contables que se tienen en aplicación para el registro de la Porción Circulante de la Deuda Externa, las actividades y la información requerida que permita efectuar oportuna y correctamente el registro de dichos pasivos, al cierre de cada periodo contable. Esta disposición deberá ser cumplida en tres meses contados a partir del recibo del presente informe y su cumplimiento se acreditará mediante comunicación a esta Contraloría de que el procedimiento fue modificado y está siendo aplicado para el período Ver párrafos 2.75 a 2.79 de este informe. A la Máster Dina Víquez Esquivel, Directora Administrativa y Financiera, o a quien en su lugar ocupe el cargo Implementar los controles pertinentes que permitan establecer la protección e integridad de los bienes inmuebles del Ministerio que se encuentran bajo su administración. La definición de estos controles debe ser cumplida a más tardar el 29 de mayo de 2015 y su cumplimiento se acreditará con la remisión por parte de la Dirección Administrativa Financiera de una nota en la que detalle los controles que serán implementados. Asimismo, deberá al 30 de octubre del 2015, remitir un informe del avance de su cumplimiento. Además, será objeto de revisión en la auditoría que realizará la Contraloría en el año 2016 sobre los estados financieros del ejercicio económico Ver párrafos 2.33 a 2.36 de este informe. Firmado digitalmente Arnoldo Sanabria Villalobos Lic. Federico Castro Páez Lic. Arnoldo Sanabría Villalobos Gerente de Área Asistente Técnico

31 26 Anexo Nro. 1 Fotografías de terrenos Nro. de Patrimonio Folio real de finca Ubicación Aguas Zarcas, San Carlos

32 27 Nro. de Patrimonio Folio real de finca Ubicación Escazú

33 28

34 29

35 30

36 31 Nro. de Patrimonio Folio real de finca Ubicación Ochomogo, Cartago

37 32

38 33 Nro. de Patrimonio Folio real de finca Ubicación Pococí, Limón

39 34

40 35

41 36