CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA TRIBUNAL ELECTORAL DEL ESTADO DE GUERRERO

Transcripción

1 CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA TRIBUNAL ELECTORAL DEL ESTADO DE GUERRERO

2 INTRODUCCIÓN Una institución, genera en el ejercicio de sus funciones su memoria documental. Los expedientes jurisdiccionales y cuadernillos auxiliares que generan y forman las Salas del Tribunal Electoral del Estado de Guerrero, así como la Secretaría General de Acuerdos, requieren de una eficaz sistematización que haga evidente sus funciones, para el cumplimiento de los fines institucionales. En esa virtud, y tomando en cuenta que los archivos concentran información irremplazable que constituye el testimonio del actuar institucional del Tribunal Electoral con motivo de su función sustantiva, a la vez que constituyen el sustento de la transparencia y el derecho de acceso a la información, el Tribunal se ha dado a la tarea de organizar y sistematizar su fondo documental relativo a la función jurisdiccional; lo anterior conlleva necesariamente a la clasificación archivística de los expedientes jurisdiccionales y cuadernillos auxiliares, en términos de una estructura que represente el proceso mediante el cual los documentos en cita han sido generados, aportando los datos necesarios para dirigir las búsquedas con certidumbre. Bajo esas condiciones, a través del uso del Cuadro General de Clasificación Archivística del Tribunal Electoral del Estado de Guerrero, se efectúa uno de los pasos más importantes para la organización de los archivos de dicho órgano jurisdiccional que, en complemento con los restantes instrumentos y procedimientos archivísticos, cercioran la conservación y accesibilidad a los expedientes y cuadernillos en comento, generados diariamente por las Salas y la Secretaría General de Acuerdos de dicho Órgano Jurisdiccional; aspecto que ha sido contemplado en la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, la cual tiene como unos de sus fines mejorar la organización, clasificación y manejo de los documentos, asimismo se retoman las disposiciones que en materia de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales, así como relativas al Archivo del Tribunal Electoral del Estado, que ha emitido el Pleno de dicho

3 órgano jurisdiccional, pues se deberán conservar en el archivo los expedientes y cuadernillos auxiliares. Aunado a lo anterior, el Tribunal Electoral del Estado de Guerrero asegurará que el Archivo se organice, describa y conserve tomando en cuenta los principios, metodología y estándares en la materia archivística y con el sustento de las tecnologías de la información, de conformidad con los lineamientos aplicables; también, de acuerdo al cuadro de clasificación archivística, se llevará a cabo la organización del Archivo, garantizando la disponibilidad, localización pronta, integridad y preservación de los citados cuadernillos y expedientes. Bajo tales circunstancias, el Cuadro de Clasificación Archivística pretende cumplir con los siguientes: FINES Tomar en cuenta las disposiciones normativas en materia de organización de archivos mediante la creación, validación e instrumentación del referido cuadro. Determinar un proceso de clasificación, que tenga una composición lógica, basada en las funciones y atribuciones de las Salas y Secretaría General del Tribunal Electoral del Estado de Guerrero, a través de la cual puedan agruparse los expedientes y cuadernillos que se vayan produciendo. Optimizar el control de dichos expedientes y cuadernillos, así como agilizar y facilitar su ubicación, abonando a hacer efectivo el derecho de acceso a la información.

4 RESEÑA DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA El principal instrumento organizador de los archivos del Tribunal Electoral del Estado de Guerrero es el Cuadro General de Clasificación Archivística; el cual se estructura con base en las funciones de las Salas y la Secretaría General de dicho órgano jurisdiccional, y sirve para clasificar los expedientes y cuadernillos integrados con la documentación producida o recibida, facilitando con ello su ubicación y consulta. El Cuadro General de Clasificación Archivística del Tribunal Electoral del Estado de Guerrero es práctico, pues se conforma de categorías de agrupamiento estables, únicas, estructuradas y generales, que se desprenden de las atribuciones de las áreas antes mencionadas; de igual forma, prevé una explicación de la procedencia de los expedientes y cuadernillos, situándolos en su contexto de generación y manejo; se compone jerárquicamente, con categorías y subcategorías que se traducen en los niveles de fondo, sección, serie y subserie, estableciéndose la relación o coordinación entre las mismas, como se muestra a continuación: COMPOSICIÓN DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN FONDO SECCIÓN Es la denominación de la institución en la que se producen los documentos. (Tribunal Electoral del Estado de Guerrero) Son las divisiones del Fondo que se basan en las funciones, facultades o atribuciones del órgano generador. (Salas y Secretaría General) SERIE SUBSERIE Son las divisiones de una sección que señala el conjunto de documentos que se producen en cada una de aquellas, los cuales derivan de una misma actividad y versan sobre una materia o asunto específico. (Medios de Impugnación) Subdivisión de la serie que refleja grupos de asuntos relacionados entre sí. (Tipos de Medios de Impugnación)

5 CÓDIGO DE REFERENCIA El código de referencia es indispensable para la clasificación archivística, principalmente aporta una identificación única a cada unidad o grupo documental contenidos en el Cuadro. Asimismo, informa sobre su ubicación exacta dentro de la estructura institucional ya que utiliza una codificación alfanumérica, que forma parte del Cuadro de Clasificación, empleando siglas para los niveles de fondo, sección y serie. A modo de ejemplo, el código de referencia de la serie Medio de Impugnación (competencia de la Sala de Segunda Instancia) se compondrá de la siguiente manera: TEE FONDO SSI SECCION MI SERIE Una vez unidas las claves, el código de referencia de la serie queda integrado como sigue: TEE-SSI-MI

6 PAUTAS DE OPERACIÓN A través del Cuadro General de Clasificación Archivística se integrarán y organizarán todos los expedientes y cuadernillos auxiliares generados y formados por las Salas y la Secretaría General de Acuerdos del Tribunal Electoral, de cualquier tipo y época, en el ejercicio de las funciones y atribuciones y se utilizará en los archivos de trámite, concentración e histórico. Validado y aprobado el Cuadro de Clasificación Archivística, las secciones, series y subseries quedarán fijos, siendo susceptibles de modificación a través de una solicitud justificada. La clasificación archivística se realizará relacionando cada expediente jurisdiccional a la serie documental Medio de Impugnación, y en el caso de los cuadernillos auxiliares no aplicará serie por no tratarse de medios de impugnación, sino de seguimiento de estos o determinados asuntos. De manera general, la agrupación de expedientes en una serie refleja la misma actividad institucional, que en el caso particular son medios de impugnación, pero también puede ser resultado de una acumulación por tratarse de una forma particular de documentos derivada de su producción, recepción o uso. A la apertura de un nuevo expediente se realizará su registro y se clasificará dentro de la serie que le corresponda del Cuadro General de Clasificación Archivística; en el entendido que en el presente al tratarse de medios de impugnación solo se usará esa serie, no así en los cuadernillos auxiliares por las razones antes indicadas. Así, a la serie se le asociará el código de referencia que ya ha sido predefinido desde los niveles de fondo, sección, serie y subserie.

7 Por tanto, al personal del Archivo le corresponde agregar a dicho código únicamente los números de expediente que vaya dando de alta; podrán clasificarse también los documentos individuales que constituyen cada expediente o cuadernillo, en cuyo caso se registrarán dentro del expediente que les corresponda agregando al código de referencia el número consecutivo que se les asigne. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA DEL TRIBUNAL ELECTORAL DEL ESTADO DE GUERRERO El fondo documental jurisdiccional del Tribunal Electoral del Estado de Guerrero se integra con el conjunto de expedientes y cuadernillos generados por las Salas y la Secretaría General de Acuerdos en el ejercicio de sus funciones y atribuciones; para una visión completa del Cuadro General de Clasificación Archivística del Tribunal Electoral del Estado de Guerrero, enseguida se indican las secciones que lo componen y más adelante se insertará el esquema completo desglosado en todos sus niveles: 7

8 Secciones del Cuadro General de Clasificación Archivística del Tribunal Electoral del Estado de Guerrero SC SI SII SIII SIV SSI SGA ISU IISU IIISU IVSU VSU SALA CENTRAL PRIMERA SALA REGIONAL SEGUNDA SALA REGIONAL TERCERA SALA REGIONAL CUARTA SALA REGIONAL SALA DE SEGUNDA INSTANCIA SECRETARIA GENERAL DE ACUERDOS PRIMERA SALA UNITARIA SEGUNDA SALA UNITARIA TERCERA SALA UNITARIA CUARTA SALA UNITARIA QUINTA SALA UNITARIA 8

9 CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVISTA TRIBUNAL ELECTORAL DEL ESTADO DE GUERRERO CODIGO DE REFERENCIA FONDO SECCIÓN SERIE SUBSERIE TEE-SC-MI-RAP-00 TEE SC MI RECURSO DE APELACION COMPETENCIA DE LA SALA CENTRAL TEE-SC-MI-JIN-00 TEE SC MI JUICIO DE INCONFORMIDAD COMPÉTENCIA DE LA SALA CENTRAL TEE-SC-MI-RRV-00 TEE SC MI RECURSO DE REVISIÓN COMPETENCIA DE LA SALA CENTRAL TEE-SI-MI-JIN-00 TEE ISR MI JUICIO DE INCONFORMIDAD COMPÉTENCIA DE SALA REGIONAL (PRIMERA SALA) TEE-SII-MI-JIN-00 TEE IISR MI JUICIO DE INCONFORMIDAD COMPÉTENCIA DE SALA REGIONAL (SEGUNDA SALA) TEE-SIII-MI-JIN-00 TEE IIISR MI JUICIO DE INCONFORMIDAD COMPÉTENCIA DE SALA REGIONAL (TERCERA SALA) 9

10 CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVISTA TRIBUNAL ELECTORAL DEL ESTADO DE GUERRERO CODIGO DE REFERENCIA FONDO SECCIÓN SERIE SUBSERIE TEE-SIV-MI-JIN-00 TEE IVSR MI JUICIO DE INCONFORMIDAD COMPETENCIA DE SALA REGIONAL (CUARTA SALA) TEE-SSI-MI-RAP-00 TEE SSI MI RECURSO DE APELACION COMPÉTENCIA DE LA SALA DE SEGUNDA INSTANCIA TEE-SSI-MI-JIN-00 TEE SSI MI JUICIO DE INCONFORMIDAD COMPETENCIA DE LA SALA DE SEGUNDA INSTANCIA TEE-SSI-MI-REC-00 TEE SSI MI RECURSO DE RECONSIDERACION TEE-SSI-MI-JEC-00 TEE SSI MI JUICIO ELECTORAL CIUDADANO TEE-SSI-MI-JLT-00 TEE SSI MI JUICIO PARA DIRIMIR LOS CONFLICTOS O DIFERENCIAS LABORALES ENTRE EL TRIBUNAL ELECTORAL Y SUS SERVIDORES 10

11 CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVISTA TRIBUNAL ELECTORAL DEL ESTADO DE GUERRERO CODIGO DE REFERENCIA FONDO SECCIÓN SERIE SUBSERIE TEE-SSI-MI-JLI-00 TEE SSI MI JUICIO PARA DIRIMIR LOS CONFLICTOS O DIFERENCIAS LABORALES ENTRE EL INSTITUTO ELECTORAL Y DE PARTICIPACION CIUDADANA Y SUS SERVIDORES TEE-SSI-PES-00 TEE SSI No aplica PROCEDIMIENTO ESPECIAL SANCIONADOR TEE-SSI-AG-00 TEE SSI No aplica ASUNTO GENERAL TEE-ISU-MI-RAP-00 TEE ISU MI RECURSO DE APELACION COMPÉTENCIA DE SALA UNITARIA (PRIMERA SALA) TEE-ISU-MI-JIN-00 TEE ISU MI JUICIO DE INCONFORMIDAD COMPÉTENCIA DE SALA UNITARIA (PRIMERA SALA) TEE-IISU-MI-RAP-00 TEE IISU MI RECURSO DE APELACION COMPÉTENCIA DE SALA UNITARIA (SEGUNDA SALA) 11

12 CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVISTA TRIBUNAL ELECTORAL DEL ESTADO DE GUERRERO CODIGO DE REFERENCIA FONDO SECCIÓN SERIE SUBSERIE TEE-IISU-MI-JIN-00 TEE IISU MI JUICIO DE INCONFORMIDAD COMPÉTENCIA DE SALA UNITARIA (SEGUNDA SALA) TEE-IIISU-MI-RAP-00 TEE IIISU MI RECURSO DE APELACION COMPÉTENCIA DE SALA UNITARIA (TERCERA SALA) TEE-IIISU-MI-JIN-00 TEE IIISU MI JUICIO DE INCONFORMIDAD COMPÉTENCIA DE SALA UNITARIA (TERCERA SALA) TEE-IVSU-MI-RAP-00 TEE IVSU MI RECURSO DE APELACION COMPÉTENCIA DE SALA UNITARIA (CUARTA SALA) TEE-IVSU-MI-JIN-00 TEE IVSU MI JUICIO DE INCONFORMIDAD COMPÉTENCIA DE SALA UNITARIA (CUARTA SALA) TEE-VSU-MI-RAP-00 TEE VSU MI RECURSO DE APELACION COMPÉTENCIA DE SALA UNITARIA (QUINTA SALA) 12

13 CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVISTA TRIBUNAL ELECTORAL DEL ESTADO DE GUERRERO CODIGO DE REFERENCIA FONDO SECCIÓN SERIE SUBSERIE TEE-VSU-MI-JIN-00 TEE VSU MI JUICIO DE INCONFORMIDAD COMPÉTENCIA DE SALA UNITARIA (QUINTA SALA) TEE-SGA-CAA-00 TEE SGA CAA CUADERNILLO AUXILIAR DE AMPARO TEE-SGA-CMF-00 TEE SGA CMF CUADERNILLO AUXILIAR DE MEDIO DE IMPUGNACIÓN FEDERAL TEE-SGA-CAN-00 TEE SGA CAN CUADERNILLO DE ANTECEDENTES 13