MÓDULO 2 CONTROL FINANCIERO Introducción Los sistemas de control financieros implementados dentro de las compañías, tienen inmensos valores agregados a la administración de los diferentes procesos. El sistema de control financiero debe ser una solución de inteligencia de negocios, que apoye el proceso de análisis de la información contable y financiera de la compañía, el control de los presupuestos y los planes estratégicos de la empresa, apoyan el proceso de toma de decisiones en la planeación y ejecución de los recursos, facilitando el seguimiento a los resultados a través de los indicadores de las áreas. El control financiero, define el cumplimiento de los factores de disponibilidad presupuestal, ejecución presupuestal, Participación del gasto asignado a las áreas, tiempos promedio de pagos, Porcentajes de inversión, desviaciones encontradas y su favorabilidad y la fijación de las proyecciones presupuestales para los periodos siguientes o ajustes al actual. Objetivos del módulo o Competencias a desarrollar Identificar y conocer las principales razones financieras y la aplicación en las diferentes áreas. Identificar y trazar un horizonte de medición y plantear objetivos alcanzables que permitan la correcta gestión financiera. Identificar el mapa estratégico financiero y la participación de su área en la estructura financiera de la compañía. Elaborar las razones financieras que controlan su área y plantear planes de acción que permitan generar mejoramientos a los procesos. Identificar los renglones presupuestales de mayor incidencia en la gestión financiera y generar gestión administrativa y de control con énfasis en obtener resultados esperados CONTENIDO DEL MÓDULO Índice temático del módulo 2. CONTROL FINANCIERO 2.1. RAZONES FINANCIERAS ASOCIADOS AL BALANCED SCORE CARD 2.2. ANALISIS Y SITUACIONES SOBRE PRESUPUESTOS 2.2.1. COMO CORREGIR EL RUMBO 2.3. MAPA ESTRATEGICO FINANCIERO 2.3.1. PARTICIPACION DE CADA AREA EN LA ESTRUCTURA FINANCIERA AREAS DE GASTOS, COSTOS E INGRESOS 2.4. GESTION DE CONTROL DE PRESUPUESTOS
Ideograma del módulo
2. CONTROL FINANCIERO 2.1. RAZONES FINANCIERAS ASOCIADOS AL BALANCED SCORE CARD Las razones financieras son el resultado de dividir dos valores de alguno de los estados financieros, estas son una poderosa herramienta de análisis y planeación financiera, de una manera acertada y sencilla nos permiten ver lo que está sucediendo en una empresa Se pueden comparar contra la historia de una empresa (periodos anteriores), contra las demás empresas del sector y contra las metas establecidas en el presupuesto y en el plan estratégico. Existen cinco categorías de razones financieras: Razones financieras de liquidez: Estas permiten conocer la capacidad de la empresa para cumplir con los compromisos a corto plazo, tanto financiera como operativamente. - Razón corriente: Es la relación entre el activo y el pasivo corriente, actua como indicador de liquidez, ya que considera el pasivo y el activo solo al final del periodo, indica la cantidad de pesos que se tienen por cada peso de deuda a corto plazo, ayuda a comprender la efectividad del manejo del capital de trabajo, pero depende de si los activos relacionados son convertibles en efectivo a corto plazo. Su cálculo es: Razón corriente = Activo corriente / Pasivo corriente - Prueba Ácida: Es la relación entre el activo corriente excluyendo el inventario y el pasivo corriente, es un indicador de liquidez que considera lo mas realizable en efectivo del negocio, indica la capacidad de la compañía para pagar las deudas de corto plazo sin tener en cuenta los inventarios. Su cálculo es: Prueba Ácida = Activo corriente Inventarios / Pasivo corriente - Prueba de efectivo: Es la razón de liquidez mas estricta, solo tiene en cuenta el dinero disponible para pagar los pasivos corrientes, es decir que mide la capacidad inmediata de la empresa para realizar los pagos, no considera los recaudos de cartera por ventas, pero si considera los pagos a proveedores por las compras realizadas. Su cálculo es: Prueba de efectivo = Disponible / Pasivo corriente Razones financieras de Apalancamiento: Estas permiten analizar la estructura financiera de la empresa y su capacidad de pago. - Razón de Apalancamiento: Es la relación establecida entre la deuda financiera y el capital, indica el nivel de deuda por cada peso de capital invertido. Su cálculo es: Apalancamiento = Pasivo total / Capital contable
- Razón de endeudamiento: Indica el nivel de deuda que se tiene en relación con la inversión total en activos, presenta la relación deuda activos, es decir cuánto se debe por cada peso invertido en activos de la compañía. Su cálculo es: Endeudamiento = Pasivo total / Activo total - Razón de cobertura: Muestra el número de veces que se pueden pagar los intereses con base en la utilidad generada por la operación, determina cuantas veces se pueden pagar los gastos financieros, mientras mayor sea la razón de cobertura, menor será el riesgo. Su cálculo es: Cobertura = Utilidad operativa / Intereses - Razón de compromisos de pago a corto plazo: Determinan la proporción del pasivo total para pago en corto plazo, es decir el pasivo corriente, establece la relación entre el pasivo corriente y el total de pasivos. Su cálculo es: Compromiso de pago a corto plazo = Pasivo corriente / Pasivo total - Razón de capitalización: Presenta el nivel de deuda de largo plazo, en relación con el capital contable. Es el apalancamiento en el largo plazo. Su cálculo es: Capitalización = Pasivo no corriente / Capital contable - Razón de riesgo en moneda extranjera: Muestra la relación entre las deudas en moneda extranjera y el pasivo total, esta indica el riego al que esta expuesta la compañía por las fluctuaciones de la tasa de cambio. Su cálculo es: Riesgo en moneda extranjera = Pasivo en moneda extranjera / Pasivo total Razones financieras de rentabilidad: Presentan la utilidad que ha generado la empresa y permite evaluar la gestión de la administración. - Razón de margen bruto de ventas: Presenta la proporción de utilidad inicial sobre ventas, presenta el margen que tiene la compañía para pagar sus gastos administrativos, de ventas y financieros. Su cálculo es: Margen bruto de ventas = Utilidad bruta en ventas / Ventas netas - Razón de margen operativo de ventas: Muestra la proporción de utilidad sobre las ventas, descontando los gastos de administración y de venta, da a conocer la generación de utilidades por la operación normal de la empresa, es el margen que queda para cubrir gastos financieros. Su cálculo es: Margen operativo de ventas = Utilidad operativa / Ventas netas - Razón de margen neto de ventas: Presenta la proporción de utilidad neta sobre la venta neta, es la rentabilidad total del negocio, presenta la eficiencia de la gerencia y la capacidad de la compañía para generar utilidades. Su cálculo es:
Margen neto de ventas = Utilidad neta / Ventas netas - Razón de retorno sobre la inversión: Muestra la riqueza generada a partir de la inversión total en activos, representa la rentabilidad de la compañía de acuerdo con su nivel de activos, en la medida en que la inversión es mayor, la rentabilidad disminuye. Su cálculo es: Retorno de la inversión = Utilidad neta / Activo total promedio - Razón de retorno sobre capital: Presenta la generación de utilidades a partir de la inversión hecha por los socios de la compañía. Su cálculo es: Retorno sobre capital = Utilidad neta / Capital contable promedio - Razón de Valor económico agregado (EVA): Da a conocer la generación de valor en un determinado periodo, el capital económico incluye el patrimonio de los accionistas y los pasivos. Su cálculo es: EVA = Utilidad operativa después de impuestos (capital económico X Costo promedio de capital) Razones financieras de actividad: Estas muestran la eficiencia en el manejo de los recursos por parte de la administración de la empresa. - Razón de rotación de cartera: Es la proporción de las cuentas por cobrar existentes a una fecha determinada, de acuerdo con las ventas realizadas en el periodo, mientras mayor sea, el recaudo es en menor tiempo. Su cálculo es: Rotación de cartera = Ventas netas / Cuentas por cobrar promedio - Razón de días de cartera: Presenta el promedio de días necesarios para recaudar la cartera. Su cálculo es: Día de cartera = 360 / Rotación de cartera - Razón de rotación de inventarios: Muestra la relación que hay entre el costo de ventas y el inventario promedio, presenta las veces que se está vendiendo el inventario. Su cálculo es: Rotación de inventarios = Costo anual / Inventario promedio - Razón de días de inventario: Muestra los días que se mantienen los productos en bodega hasta su venta. Su cálculo es: Días de inventario = 360 / Rotación Inventario - Razón de rotación de proveedores: Muestra la relación que hay entre las compras anuales y los proveedores promedio, determina las veces que se efectúan compras a los proveedores. Su cálculo es:
Rotación de proveedores = Compras anuales / Proveedores promedio - Razón de días de proveedores: Determina los días de pago a proveedores. Su cálculo es: Días de proveedores = 360 / Rotación de proveedores - Razón de rotación de activos corrientes: Muestra la capacidad de la empresa para generar ventas respecto a un determinado volumen de activos corrientes, indica la eficiencia en el manejo del capital de trabajo, el objetivo es obtener el mayor volumen de ingresos con la menor cantidad posible de activos corrientes. Su cálculo es: Rotación de activos corrientes = Ventas netas / Promedio de activos corrientes - Razón de días de activos corrientes: Es el número de días promedio que el dinero se demora en hacer el recorrido en el ciclo de caja. Su cálculo es: Días de activos corrientes = 360 / Rotación de activos corrientes - Razón de rotación de activos totales: Se conoce también como retorno sobre la inversión, corresponde a la rentabilidad obtenida con los activos totales. Su cálculo es: Rotación de activos totales = Ventas netas / Promedio de activos totales - Razón de rotación de activos fijos: Muestra el número de veces que rotaron los activos fijos durante el periodo, se busca trabajar con el menor número de activos fijos y concentrar los recursos en el capital de trabajo. Su cálculo es: Rotación de activos fijos = Ventas netas / Promedio de activos fijos Razones financieras del mercado: Permiten encontrar el valor contable de las acciones, para establecer comparaciones con la realidad del mercado. - Razón de utilidad por acción: Muestra el valor de la utilidad generada que le corresponde a cada acción. Su cálculo es: Utilidad por acción = Utilidad neta / Número de acciones - Razón de valor en libros: Es el valor de cada acción de acuerdo con el patrimonio (capital contable). Su cálculo es: Valor en libros = Capital contable / Numero de acciones - Razón de valor de mercado: Es el precio dado por la ley de oferta y demanda de las acciones en la bolsa de valores si es el caso de la empresa, de lo contrario, es el precio que los posibles compradores están dispuestos a pagar por la empresa, esta es una medida de percepción que se tiene en general sobre la empresa, lo que están dispuestos a pagar por cada acción. Su cálculo es:
Múltiplo precio / unidad: muestra cuantas veces el mercado está pagando por la acción en función de la utilidad: Múltiplo precio / Utilidad = Valor del mercado / Utilidad por acción Múltiplo precio / Valor en libros: muestra cuantas veces el mercado está pagando por la acción de acuerdo al patrimonio de la empresa. Múltiplo precio / Valor en libros = Valor por acción 2.2. ANALISIS Y SITUACIONES SOBRE PRESUPUESTOS Cuando se realiza el análisis un presupuesto, se hace indispensable conocer la orientación de este, es decir hacia dónde va dirigido, teniendo claras las áreas involucradas y la responsabilidad de cada una de estas para su cumplimiento, es importante conocer a cabalidad las obligaciones de cada área dentro de la compañía y su reflejo en el presupuesto, focalizando en los servicios, bienes y funciones que cada una debe proveer para garantizar el cumplimiento de los planes estratégicos. Para hacer el análisis del presupuesto el primer paso es comprender qué es el presupuesto, por qué es importante conocer las asignaciones presupuestarias para el periodo, cual es el ciclo formal de toma de decisiones sobre dicho presupuesto y cuál fue el presupuesto anterior y su cumplimiento. Es bueno hacer control periódico sobre el presupuesto con el fin de verificar como se van desarrollando las actividades planteadas en este, si se está cumpliendo con las metas propuestas y si los gastos y costos asumidos por la empresa son acordes a lo presupuestado, de esta manera las áreas tendrán la oportunidad de generar estrategias que corrijan y garanticen el cumplimiento del presupuesto inicialmente planteado. Posterior a esto, se pueden elaborar iniciativas o estrategias a partir del monitoreo, para que se genere la respuesta deseada, deberán ser presentadas y discutidas con las personas involucradas dentro del proceso, por ejemplo, el financiero, el gerente y los jefes de áreas y deben ser difundidos y utilizados por todo el grupo de interesados, en este caso, los funcionarios de la empresa, con unas responsabilidades reasignadas y monitoreo constante durante las diferentes etapas. 2.2.1. COMO CORREGIR EL RUMBO Lo primero que se debe hacer es redefinir el rumbo, cuando es claro que la empresa no está cumpliendo con su presupuesto, es claro que las cosas o no se están haciendo bien, o no se habían definido de manera realista en el presupuesto que se había planteado, de ahí que se deba realizar primero que todo una revisión conciencia de los objetivos propuestos en el presupuesto y redefinir el rumbo. Redefinirlo, implica contar con una nueva estrategia que permita tener claro hacia donde se dirige, esto permitirá maximizar el uso de los recursos, tomar decisiones que muestren al personal el camino a recorrer y permitirá generar reacciones oportunas a los cambios inesperados que se presenten durante el proceso, defensa de la competencia y atacar el mercado en términos más apropiados para la compañía.
Se debe definir un sistema adecuado de medición que garantice la identificación de las falencias a tiempo, con el fin de establecer las acciones preventivas o correctivas pertinentes. 2.3. MAPA ESTRATEGICO FINANCIERO Para realizar el mapa estratégico financiero se parte de la revisión de los objetivos financieros, estos objetivos deben estar enfocados en lo que se quiere brindar a los accionistas de las compañía, como se quiere aparecer ante los clientes, los procesos que influyen en la consecución de la satisfacción de los clientes y los accionistas y en lo que se espera a futuro, la capacidad de mejorar y cambiar de la compañía. Posterior a esto se debe clarificar y traducir la visión y la estrategia, establecer los objetivos con la compañía y las diferentes áreas o procesos de la misma.
2.3.1. PARTICIPACION DE CADA AREA EN LA ESTRUCTURA FINANCIERA AREAS DE GASTOS, COSTOS E INGRESOS Áreas de gastos: son aquellas que aportan gastos al presupuesto de la compañía, como por ejemplo el área comercial que genera gastos de venta y el área administrativa con gastos como pólizas, servicios públicos, pagos de servicios generales y vigilancia. Áreas de costos: Las áreas de costos aportan costo al presupuesto de la compañía, estas son las áreas de producción, con costos en materia de prima directa e indirecta y mano de obra directa e indirecta. Áreas de ingresos: Las áreas de ingresos son las que generar flujo de dinero a la compañía, esta es el área comercial, que se encarga de vender la producción de la compañía y generar ingresos que permitan cubrir los costos, los gastos y generar utilidades. 2.4. GESTION DE CONTROL DE PRESUPUESTOS La característica del control presupuestario es la comparación entre la planeación y la ejecución, el control debe ser realizado de forma regular y metódica, se debe tener claridad en la información necesaria sobre el nivel de rendimiento deseado, el nivel real alcanzado y la desviación presentada. Adicionalmente se deben establecer planes y actividades futuras que permitan el cumplimiento del presupuesto, la actividad del control no debe solo limitarse a la vigilancia del nivel de cumplimiento esperado y la identificación de las variaciones. Todos los aspectos que han sido objeto de planeación o programación deben ser objeto de seguimiento, las desviaciones cuentan con una causa que debe ser identificada en el proceso de control, es necesario saber si la desviación se debe a fallas en la planeación o a fallas de ejecución, las desviaciones se deben asignar a un responsable que debe hacer el análisis minucioso correspondiente, este responsable debe establecer también las acciones correctivas a las deficiencias identificadas. Para establecer un control continuo de los presupuestos, que permitan identificar a tiempo las desviaciones, pueden ser de gran ayuda los índices de gestión, que permiten medir el cumplimiento de la compañía en general y establecer a tiempo los correctivos pertinentes. Un buen presupuesto será efectivo, en la medida que el control del mismo sea bueno, es necesario que los efectos y los resultados se controlen, se analicen y generen las decisiones adecuadas para corregir desviaciones presentes o prevenir las futuras. Lo adecuado es que el presupuesto desde el mismo instante en que sea aprobado, se planifique también un seguimiento constante, informes periódicos de la gestión y la evolución de los resultados, que incluyan la comparación para identificar las desviaciones, cuando las desviaciones son favorables deben ser adheridas al proceso de planeación y tenidas en cuenta en procesos futuros, si la desviación es desfavorable para la compañía debe ser analizada a fondo con el fin de diseñar la acción correctiva pertinente y vigilar su aplicación de forma inmediata.