Universidad de Puerto Rico en Humacao Biblioteca-Administración de Colecciones EVALUACIÓN DE LA COLECCIÓN DE REFERENCIA BIBLIOTECA U.P.R.-HUMACAO por Carlos Rubén Velázquez Boirié Desarrollador de Colecciones con la colaboración de Sergio A. Rodríguez Sosa Lilia E. Méndez Desarrolladores de Colecciones 16 de mayo de 2003
AGRADECIMIENTOS En la evaluación de la Colección de Referencia e Investigación se contó con la colaboración de varios miembros del personal de la Biblioteca UPRH. Entre las personas que contribuyeron se encuentra la Prof. Marie Flores quien tuvo una destacada e importante participación en la planificación, evaluación e inicio del proyecto. La compañera Evelyn Solá participó en el proceso de recopilación de la información bibliográfica de los recursos examinados. La Sra. Carmen Maldonado contribuyó en la transcripción del instrumento de evaluación y en la transcripción de la información recopilada. Las estudiantes asistentes Daisy Ramos, Ivelisse Placeres y Marilinez Rodríguez también colaboraron activamente con el proyecto. Se reconoce y agradece la encomiable labor de cada uno de los participantes. Su contribución fue un factor determinante para la culminación del mismo. 2
I. INTRODUCCIÓN La Colección de Referencia e Investigaciones reúne una variedad de recursos bibliográficos vitales para las consultas e investigaciones. Tiene como objetivo satisfacer las necesidades de información de los usuarios que surgen de los programas académicos de esta institución universitaria. Esta es la razón principal por la cual se evalúa dicha colección. Hay que examinar el estado físico de sus recursos, constatar si están disponibles y accesibles a través del catálogo electrónico, auscultar su vigencia y actualidad, e inventariar los temas tratados. El Área de Administración de Colecciones (ADCO) es la unidad de la biblioteca a cargo de la evaluación y mantenimiento de las colecciones. Esta tarea constituye una de las funciones más importante de toda biblioteca moderna. El propósito es formar colecciones balanceadas capaces de satisfacer las demandas de información de la comunidad universitaria y extendida. La Política de Desarrollo de Colecciones (Rodríguez y Méndez, 2000) promulga los principios y guías a ser utilizados en la Biblioteca de la UPR- Humacao para la selección, adquisición, evaluación, mantenimiento y descarte de los recursos informativos (p. 2). Basados en estos principios y respondiendo a uno de los elementos del desarrollo de colecciones, se evaluó el estado actual de la Colección de Referencia con el objetivo de que sea punto de partida para atemperarla a las demandas curriculares. 3
II. METODOLOGÍA Para auscultar el estado actual de la Colección de Referencia se elaboró un instrumento (Apéndice 1) que recopila datos que permitieran examinar los siguientes aspectos: 1. Título del recurso informativo- La contabilidad tomó en consideración títulos y no piezas. 2. Año de publicación 3. Tema- Se auscultó la materia de los recursos para identificar fortalezas y debilidades de la colección y determinar tendencias en la adquisición de materiales bibliográficos a tono con las demandas curriculares. 4. Estado físico- Se establecieron tres calificaciones: bueno, regular y malo. En el caso de los títulos que contienen multivolúmenes se determinó hacer una evaluación en términos de la proporción del estado físico de la mayoría. 5. Accesibilidad a través del catálogo en línea- Determinar cuales recursos están registrados en el catálogo en línea. Esta información es fundamental para planificar y desarrollar un proyecto de conversión en el futuro. 6. El instrumento también incluye la acción recomendada respecto al recurso examinado. Se incluyen las siguientes recomendaciones: a. permanecer en la Colección b. reemplazar por el mismo título, una edición posterior y/o un título actualizado del mismo tema c. descartar 4
d. libros raros 1 e. enviar a la Colección de Circulación Para determinar la permanencia de los recursos en la colección se tomó en consideración, además, la frecuencia de uso dado a los mismos, mediante la observación de la tarjeta de préstamo. Luego de elaborar la hoja de evaluación se procedió a examinar cada uno de los títulos anaquelados siguiendo el esquema de clasificación decimal Dewey, abarcando la totalidad de los anaqueles y armarios. Cabe mencionar que por medio de este procedimiento no se logró evaluar la totalidad de los títulos en la Colección. La razón por la que no se cotejó el 100% de los títulos fue que no se encontraron en el anaquel al momento del cotejo. La recopilación de datos culminó en octubre de 2002. En tercer lugar se tabuló y analizó la información recopilada y se elaboró el informe de los hallazgos. III. ANÁLISIS Y PRESENTACIÓN DE LOS HALLAZGOS Los datos presentados en esta evaluación se basan en un total de 3,636 títulos. De éstos, 3,584 corresponde a materiales en formato impreso, lo que representa un 98.6% de la colección y una cantidad menor, 52, corresponde a discos compactos, representando el 1.4% de la colección. Una de las intenciones del estudio era conocer el año de publicación de cada uno de los títulos para auscultar la actualidad y las tendencias prevalecientes. Los hallazgos reflejaron que los recursos publicados en los años 60 tienen mayor cantidad de títulos que cualquiera de las otras décadas, 1 Para efectos de la evaluación se definió libros raros como los recursos informativos que tienen una o más de estas particularidades: tipo de papel, tinta, encuadernación, impresión tipográfica, ilustraciones, antigüedad, entre otras, que hacen de este tipo de publicación un recurso valioso para ser preservado y conservado para la posteridad. 5
con 28.5 %, (Tabla 1). Le sigue la década del 70, con 26.9% y los años 90 con 16.7%. La década del 90 tiene mayor cantidad de títulos (607), 16.7%, que la del 80, que tiene 552 títulos, es decir, 15.2%. La mayoría de los títulos de la colección (3,177) fueron publicados entre los años 60 al 90, lo que representa el 87.3% de la colección. Tabla 1: Años de publicación de los recursos informativos Años Cantidad de Por ciento títulos 2000-65 1.8% 1990-99 607 16.7 1980-89 552 15.2 1970-79 979 26.9 1960-69 1,039 28.5 1950-59 244 6.8 1940-49 47 1.3 1930-39 13.3 1920-29 11.3 1910-19 3.1 1900-09 4.1 19? 64 1.8 1800-1899 8.2 Total 3636 100% El segundo renglón evaluado fue las materias representadas en los recursos. Examinar temáticamente la colección permite determinar sus fortalezas y debilidades y observar si las tendencias de crecimiento están acorde con las demandas académicas. Se observó, por ejemplo, que las áreas de enfermería, terapia ocupacional, terapia física y ciencias naturales (biología, química, física, matemática y química) contenían obras de referencia actualizadas. 6
En tercer lugar, se examinó el estado físico de los recursos bibliográficos para determinar el nivel de deterioro y su impacto en el manejo y desarrollo de la colección (Tabla 2). El 43.7% de los materiales de la Colección de Referencia está en un estado físico Regular comparado con 36% que está Bueno y 20.3% Malo. El 79.7% de los mismos está en las categorías de Bueno o Regular, superando a los que se encuentran en pésimas condiciones por un 59.4%. Tabla 2: Estado físico de los recursos informativos Estado físico Cantidad Por ciento Bueno 1,308 36 Regular 1,590 43.7 Malo 738 20.3 Total 3,636 100% En cuarto lugar se auscultó la accesibilidad de los recursos bibliográficos a través del catálogo en línea (Tabla 3). Los resultados demuestran que la mayoría de los materiales informativos no están incluidos en el catálogo en línea. Apenas el 21.3% de los recursos bibliográficos pueden localizarse a través del catálogo en línea. El restante 78.1% no está accesible, lo que representa un 57.4% entre uno y otro. Tabla 3: Accesibilidad en Catálogo en línea Catálogo en línea Cantidad Por ciento Sí 775 21.3 No 2,861 78.7 Totales 3,636 100% 7
El último renglón de este trabajo desglosa cinco recomendaciones relativas al destino final de cada recurso evaluado, basándose en el análisis de los aspectos investigados señalados anteriormente (Tabla 4). Las categorías recomendadas son: Permanecer en la colección, Reemplazar, Descartar, Libros raros y Enviar a la colección de Circulación. El estudio recomienda que la mayoría de los recursos evaluados sigan formando parte de la colección de Referencia. El (51.9%) de los 3,636 títulos evaluados fueron incluidos en la categoría Permanecer en la colección. Las recomendaciones Permanecer en la colección, Reemplazar y Libros raros combinadas representan casi ¾ partes de los recursos (74.1%). Este dato estadístico supera por 48.2% a los recursos bibliográficos colocados en las categorías Descartar y Enviar a Circulación. La suma de los recursos en las categorías Permanecer en la colección, Reemplazar, Libros raros y Enviar a Circulación (77.9%) supera a los recursos en la categoría Descartar por 55.8%. Tabla 4: Recomendaciones Decisión Cantidad Por ciento Permanecer en la 1887 51.9% Colección Reemplazar 737 20.3 Descartar 806 22.1 Libros raros 68 1.9 Enviar a la Colección 138 3.8 de Circulación Totales 3636 100% 8
IV. CONCLUSIÓN Las conclusiones más significativas de este estudio sobre la Colección de Referencia son las siguientes: Es necesario actualizar la colección con recursos informativos correspondientes a los últimos cinco años. Actualmente la década del 1960 tiene el mayor por ciento de material bibliográfico comparado con otras décadas (28.5%). Esto hace pensar que existe una relación entre este dato y el establecimiento de la institución en el año 1962. Luego de esa década, la colección volvió a crecer significativamente en la década del 1970 (26.9%) pero su crecimiento disminuyó en las décadas del 1980 (15.2%) y 1990 (16.7%). Es imprescindible establecer un programa para la preservación y conservación de los recursos informativos que permanecerán en la colección, dado que la mayoría están en Regulares o Malas condiciones (64%). Los factores que han afectado las condiciones físicas de estos recursos son: la cantidad de uso, las condiciones ambientales y los desastres naturales. Los criterios principales que ameritan atender este problema son: El valor bibliográfico de las obras La protección de la salud de los empleados y usuarios Es imprescindible incorporar sistemáticamente los recursos bibliográficos al catálogo electrónico. La mayoría de los recursos deben permanecer en la colección pero es necesario formular un plan sistemático de desarrollo y actualización de la colección. 9
V. RECOMENDACIONES Tomando como base los resultados de la evaluación de los recursos informativos de la Colección de Referencia se recomienda lo siguiente: 1. Que este documento sea considerado por la facultad de bibliotecarios para tomar las decisiones al respecto, basándose en la Política de Desarrollo de Colecciones de la Biblioteca de la Universidad de Puerto Rico en Humacao. 2. Actualizar la colección con recursos que fortalezcan las demandas curriculares de la UPRH. 3. En la medida que el presupuesto lo permita, se recomienda reemplazar los recursos deteriorados, considerando la demanda académica. 4. Reparar aquellos recursos informativos que están en malas condiciones y que son valiosos para satisfacer las demandas académicas. Será conveniente que la biblioteca establezca un programa para la preservación y conservación de los materiales bibliográficos donde se incluya la encuadernación y adiestramiento al personal sobre la protección y el manejo efectivo de los mismos, entre otros. 5. Establecer un proyecto de incorporación al catálogo electrónico, en la medida que los recursos humanos y fiscales lo permitan, dando prioridad a los recursos informativos que sean de mayor valía. 6. Establecer un plan para el reemplazo y descarte, utilizando como punto de partida la información recopilada en este documento. 7. Utilizar esta evaluación como marco de referencia para establecer una categoría para identificar los libros raros en el catálogo electrónico. 10
VI. IMPLICACIONES Los resultados de esta evaluación tiene a nuestro juicio las siguientes implicaciones: Sirve de guía para realizar otras evaluaciones de colecciones similares de la Biblioteca de la UPR en Humacao. Sirve de base para que el personal del servicio al público pueda colaborar en estudios evaluativos de las colecciones donde se desempeñan. VII. BIBLIOGRAFÍA Rodríguez Sosa, Sergio y Lilia E. Méndez Vázquez. (2000). Política de Desarrollo de Colecciones. Humacao, P. R.: Área de Administración de Colecciones. 11