UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS PROGRAMA ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS ACTIVIDAD ACADÉMICA CONTABILIDAD DE COSTOS I. IDENTIFICACION DEL CURSO 1. Número de Créditos Académicos: 4 2. Facultad que lo ofrece Ciencias Económicas y Administrativas 3. Campo de Formación: AAP 4. Código: 130620304 5. Naturaleza del curso: Teórico 6. Semestre III 7. Prerrequisitos Contabilidad II II. DEFINICIÓN DE LA ACTIVIDAD ACADÈMICA El análisis de la contabilidad de costos es importante porque permite conocer como se logra alcanzar el éxito en los negocios o empresas que ofrecen productos o servicios. A los clientes hoy en día para que haya eficiencia en los negocios se hace necesario elaborar informes Contables de productos y de servicios, como también permiten analizar los costos del negocio. Por tal razón por medio de la contabilidad de costos les daremos las herramientas y conocimientos necesarios para que pueda elaborar dichos informes de manera real y eficiente en cualquier tipo de empresa o negocio. III. JUSTIFICACIÓN: La forma compleja como se afectan los negocios con las diferentes transacciones comerciales que en ellas se realizan, hace que los administradores de esta, busquen cada vez mejores herramientas para tomar decisiones, por lo anterior, la contabilidad de costos debe ser conocida en la mayoría de sus aspectos por los profesionales en Administración de Negocios para que con base en una buena información contable éste pueda elaborar un análisis de la situación en que se encuentra cualquier tipo de negocio o empresa para de esta manera tomar las decisiones y aplicar los correctivos para alcanzar el éxito de ella. 1
IV. OBJETIVOS Objetivo General: Diferenciar los costos en todos sus aspectos y aplicarlos correctamente en cualquier tipo de empresa o Negocio. Objetivos específicos: Conceptualizar a cerca de la contabilidad de costos Diferenciar los costos y relacionarlos con los diferentes tipos de negocios o empresas. Clasificar los costos en todos sus aspectos y su aplicación en las empresas ya sean de productos o servicios. Identificar los costos que se deben utilizar en las empresas dependiendo del tipo de producción. Analizar los diferentes tipos de costos aplicados a las empresas o negocios. V. METODOLOGÌA DEL TRABAJO ACADÈMICO: Dentro de esta propuesta se tendrán en cuenta tres elementos fundamentales para el desarrollo de la educación a distancia por medio de encuentros. Estos elementos son: Actividades individuales, actividades grupales y consolidación. Actividades individuales: son las que debe realizar cada alumno si desea obtener los logros propuestos en cada asignatura. Estudio del material sugerido Lectura y entendimiento del material de refuerzo. Investigaciones y consultas. Participación activa. Estudio de los libros textos El estudiante deberá estudiar entender y dominar los temas sugeridos propuestos para la asignatura. Lectura y entendimiento del material de refuerzo De los materiales o documentos entregados a los alumnos o sugeridos, deberán leerlos, entenderlos y estar en capacidad de socializarlos. Investigaciones Los trabajos de investigación personales acordados con los docentes deberán ser desarrollados por estos y estar en capacidad de discernir sobre los mismos. Asimismo, los estudiantes deberán presentar por escrito al inicio de cada encuentro, las dificultades e inquietudes presentadas durante el análisis de los ejes temáticos, las cuales serán aclaradas en el transcurso del encuentro pedagógico. 2
Participación activa Los alumnos deben participar activamente en todas las actividades concernientes a las tutorías. Actividades grupales: Son las que se desarrollan por grupos de trabajos, por cipas o por todo el grupo que cursa la signatura tales como: Talleres Mesas redondas Exposiciones Paneles Observación de videos u otro tipo de ayudas audiovisuales Discusiones temáticas Apoyo virtual Talleres Por medio de éstos los estudiantes deberán desarrollar destrezas y habilidades sobre los temas propuestos. Mesas redondas Estas permitirán que los estudiantes interactúen y que lleguen a conclusiones sobre temas específicos. Paneles Donde los alumnos discutirán sobre puntos divergentes de un mismo tema. Consolidación: Etapa donde se miden los logros por parte del estudiante y el docente. Retroalimentación Evaluaciones orales y escritas Auto evaluación y Conclusiones de los resultados Retroalimentación El tutor o los alumnos desarrollaran esta etapa, procurando que se aclaren todas las dudas que existan sobre un tema determinado. Evaluaciones orales y escritas Se concertarán evaluaciones orales y escritas con el fin de determinar los logros obtenidos por los alumnos y ser analizados respecto a los objetivos propuestos para la asignatura; estas evaluaciones se harán en forma cualitativa y cuantitativa. Autoevaluación y conclusiones de los resultados El tutor aplicará un método de auto evaluación para determinar si cumplió con sus objetivos y sacar una conclusión sobre los resultados expresados por el método y así poder mejorar en tutorías posteriores o servir de ejemplo para otros tutores y en otras asignaturas. VI. CONTENIDOS: 3
PRIMERA TUTORÍA a. Aspectos Generales b. Definición de la contabilidad de costos c. Clasificación de los costos d. Sistemas de costeo e. Definición de los elementos del costo f. Diferentes tipos de contabilización de inventarios. g. Estado de costos de productos vendidos. h. Materias primas i. Mano de Obra j. Costos indirectos de fabricación k. Ejercicios prácticos SEGUNDA TUTORÍA a. Costos por Ordenes de producción b. Costeo de la materia prima c. Costeo de la mano de obra d. Costeo de los Costos Indirectos de Fabricación e. Ejercicios prácticos TERCERA TUTORÍA a. Costos por Procesos b. Los elementos de costo por procesos c. Diferencias con los costos por Ordenes de producción d. Informes de cantidades de producción d.1. Las Unidades a distribuir d.2. La distribución de Unidades e. Ejercicios prácticos CUARTA TUTORÍA a. Costeo Estándar b. Clases de Estándares c. Definición de los tipos de estándares d. Variaciones relacionadas con las materia primas e. Variaciones relacionadas con la mano de obra f. Ejercicios prácticos Trabajo Final 4
VII. BIBLIOGRAFÍA TORRES, Aldo S. Contabilidad de Costos. Editorial Mc Graw Hill HARGADON, Jr, Bernard. MUNERA CARDENAS Armando. Contabilidad de Costos Editorial Norma. Segunda Edición. GOMEZ BRAVO, Oscar. Contabilidad de Costos. Editorial Mc Graw Hill BACKER MORTON, Jacobsen Lyle. Contabilidad de Costos. Editorial Mc. Graw Hill. GARCIA COLIN, Juan. Contabilidad de Costos. Editorial Mc Graw Hill ROJAS Demóstenes. Principios de Contabilidad de Costos. Mc Graw Hill. OSSA ZAPATA Gladis Elena y RAIGOSO MORENO Luz Amparo. Cun. E. Reyes Pérez. Contabilidad de Costos. Editorial Limusa. Hernán Pabón Barajas. Costos I: Un Enfoque Moderno en la Implantación de Sistemas Eficientes Para la Toma de Decisiones. Y Ralph Polimeni. Manual de Contabilidad de Costos GARCIA, Oscar León. Administración Financiera. Editorial Prensa Moderna. Tercera edición. 1998 BRIMSON, James. Contabilidad por actividades. Editorial Alfaomega Grupo Editor S.A. 1997 CUEVAS VILLEGAS, Carlos F. Contabilidad de Costos. Enfoque gerencial y de Gestión. 2. edición. Prentice Hall. Pearson Educación de Colombia Ltda. 2001. ENLACES DE INTERES www.contacostos.com. Link Sistemas de costeo www.google.com buscador: costos estándar. Link. Variaciones. 5
CONTABILIDAD DE COSTOS TEMAS DE REFUERZO MATERIAL DE AYUDA PARA LAS CUATRO TUTORIAS CONTABILIDAD DE COSTOS: Todo proceso que pretende generar un producto o un servicio se compone de un conjunto de acciones interrelacionadas orientadas a la utilización o transformación de ciertos elementos de entrada denominados factores en ciertos elementos de salida denominados productos, servicios u objetos de costo. Se da este nombre al sistema ordenado de uso de los principios de Contabilidad General, para registrar los costos de producción de bienes o servicios de una empresa, de tal manera que las cuentas que se llevan en relación a la producción, la administración y la venta de éstos, sirvan a los administradores para la determinación de costos unitarios y totales, de los artículos producidos o servicios prestados, para lograr una actividad económica, eficiente y lucrativa. El cálculo adecuado de los costos asociados al producto o servicio depende en gran medida del conocimiento que tenga quien los calcula, del proceso de producción o servicio de donde se genera el objeto de costo. DEFINICIÓN E IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS: La contabilidad de costos es una ampliación o extensión de la contabilidad financiera, de modo que se pueda adicional y simultáneamente determinar el costo de fabricación de un producto. La contabilidad de costos es un arte o la técnica empleada para recoger, registrar y reportar la información relacionada con los costos de fabricación de un producto y, con base en dicha información, tomar decisiones adecuadas relacionadas con la planeación y el control de los mismos. La contabilidad de costos es una parte especializada de la contabilidad general de una empresa industrial. La contabilidad financiera o comercial tiene que ver con la clasificación, registro, interpretación y control de las operaciones comerciales de compra y venta. 6
La contabilidad de costos hace parte del sistema contable y surte información tanto para la contabilidad financiera: preparación de estados de resultados, como para la contabilidad administrativa: cálculo de puntos de equilibrio, márgenes de contribución, presupuestos, entre otros. La contabilidad de costos es el subsistema que identifica, mide, procesa y comunica información objetiva sobre el costo de producir un bien o prestar un servicio. Algunos de los objetivos de la contabilidad de costos son: Determinar el costo de producir un bien o prestar un servicio Establecer un control administrativo Suministrar información para la planeación y toma de decisiones Metodologías utilizadas para el costeo De acuerdo con las características de la producción: Costos por Órdenes de Fabricación: aplica en empresas en las cuales la producción sea heterogénea, es decir, se fabrica a solicitud del cliente y con las especificaciones dadas por el mismo, el objetivo de este tipo de producción no es mantener unidades en inventario, es una modalidad de producción poco económica y la unidad de costeo es cada orden de fabricación. Costos por Procesos: aplica en empresas en las cuales la producción es homogénea, se fabrican grandes cantidades y se mantienen en inventarios, es una modalidad de producción más económica, la unidad de costeo es cada proceso y el costo unitario se calcula por promedios de producción. De acuerdo con la base de costos utilizada: Base Histórica: es una metodología de costos que basa su cálculo en datos reales, pasados, sobre los cuales ya no se tiene ningún control. Es esta clasificación se encuentran los costos por órdenes y los costos por procesos. Base predeterminada: es una metodología que calcula los costos antes de que se incurra en ellos. Busca mejorar la planeación y presupuestación. Existen dos metodologías que predeterminan los costos: 7
Costos Estimados: son aquellos que se conocen con anticipación, pero su cálculo es subjetivo, puesto que los criterios mediante los cuales se calcula el costo no tienen justificación científica. Se utiliza la información histórica y la experiencia para estimar el comportamiento futuro. Costos Estándar: son los costos que se calculan mediante la utilización de procedimientos científicos, tales como la ingeniería industrial (tiempos y movimientos), se calcula el consumo óptimo de recursos y al finalizar el proceso productivo se determinan las variaciones de lo real frente al estándar establecido. De acuerdo con Filosofías: Costeo Total o Absorbente: es una metodología de costeo que incluye dentro de su cálculo todos los costos asociados a la producción, tanto fijos como variables, los gastos se asignan al periodo en el cual se consumieron. Costeo Directo o Variable: tiene en cuenta para el cálculo del costo del producto solo lo variable, todos los costos fijos se asignan al periodo en el cual se consumieron, por lo tanto no hacen parte del valor de los inventarios. Esta metodología requiere la separación de costos en fijos y variables. Los gastos se asignan al igual que los costos fijos al periodo en el cual se consumieron. Costeo Basado en Actividades: tiene en cuenta para el cálculo del producto, tanto lo fijo como lo variable y además incluye en el costo del producto todos los gastos consumidos. Esta metodología introduce un nuevo concepto, el costeo de las actividades necesarias para elaborar el producto. Actualmente es la metodología más utilizada. Nuevas Técnicas de costeo: recientemente se han diseñado nuevas metodologías para el cálculo de costos, las cuales no han sido muy utilizadas, puesto que involucran cambios en la forma de ver la organización y de registrar la información. Algunas de estas metodologías son el costeo objetivo, la teoría de restricciones, el costeo basado en ventas, entre otras. COSTOS Y GASTOS En una empresa industrial podemos distinguir tres funciones básicas: Producción, Ventas y Administración. Para llevar a cabo cada una de estas tres funciones, la empresa tiene que efectuar ciertos desembolsos por pago de salarios, arrendamiento, servicios públicos, materiales, etc. Estas erogaciones reciben respectivamente el nombre de costos de producción, gastos de administración y gastos de ventas, según la función a que pertenezcan. 8
Los Costos: Es el consumo de recursos (materias primas, mano de obra, etc.) para realizar actividades relacionadas directamente con la producción del bien o la prestación del servicio. El beneficio obtenido por el sacrificio de estos recursos se obtendrá una vez se venda el producto final. Ejemplo: los materiales utilizados para la fabricación del producto, el salario de los obreros, los costos de producción se transfieren (capitalizan) al inventario de productos fabricados. El costo de los productos fabricados está dado por los costos de producción en que fue necesario incurrir para su fabricación. Por esta razón a los desembolsos relacionados con la producción se les llama COSTOS y no GASTOS, puesto que se incorporan en los bienes producidos y quedan por lo tanto, capitalizados en los inventarios hasta tanto se vendan los productos. Los Gastos: Es el consumo de recursos requerido para realizar actividades que apoyen la producción del bien o la prestación del servicio. El sacrificio de estos recursos deberá cargarse al estado de resultados del periodo en el cual fueron consumidos, por lo tanto, no se relacionan con la venta de los productos. Ejemplo. El salario del personal administrativo, los gastos de administración y ventas, por el contrario, no se capitalizan sino que, como su nombre lo indica, se gastan en el período en el cual se incurren y aparecen como tales en el Estado de resultados. FINES PRINCIPALES DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS: 1. Determinar el costo de los inventarios de productos fabricados tanto unitario como global, con miras a la presentación en el balance general. 2. Determinar el costo de los productos vendidos, con el fin de poder calcular la utilidad o pérdida en el período respectivo y poder preparar el estado de resultados. 3. Dotar a la gerencia de una herramienta útil para la planeación y el control sistemático de los costos de producción. 4. Servir de fuente de información de costos para estudios económicos y decisiones especiales relacionadas principalmente con inversiones de capital a largo plazo, tales como reposición de maquinaria, expansión de la planta, fabricación de nuevos productos, fijación de precios de ventas, etc. Los dos primeros fines se refieren principalmente a la función contable básica de costeo de los productos, que permite preparar los estados financieros y cumplir con las informaciones que se deben suministrar al Gobierno (Para liquidación de impuestos y estadísticas), a los accionistas, a las instituciones de crédito, etc. Los otros dos fines se refieren principalmente a la función administrativa que debe cumplir la contabilidad de costos, mediante el suministro de información relevante y oportuna, que permita a la gerencia tomar decisiones adecuadas. 9
Un buen sistema de contabilidad de costos no debe limitarse únicamente a la función contable básica, sino que también suministrar a la gerencia información necesaria para la función administrativa, que en términos generales se podría denominar la función de "control de costos". DIFERENCIAS CONTABLES CONTABILIDAD COMERCIAL CONTABILIDA DE COSTOS 1. Los objetivos de la contabilidad 1. El objetivo de la contabilidad de general son: Determinar el costo de costos se limita a determinar el costo ventas y el resultado del ejercicio. unitario de fabricación. 2. La contabilidad comercial o financiera 2. La contabilidad de costos determina registra, clasifica, interpreta y controla el costo de producción, y luego acude a las operaciones de una empresa la contabilidad general para obtener el comercial. resultado del ejercicio. 3. Para la contabilidad financiera, la 3. Para la contabilidad de costos, la utilidad bruta es la diferencia entre las utilidad bruta es la diferencia entre las ventas y el costo de ventas, en la ventas y el costo de ventas, en la formulación del estado de resultados. formulación del estado de resultados. 4. El costo de ventas tiene su origen en 4. El costo de fabricación tiene su base la factura de compra de mercancías en los elementos que configuran el más los gastos de adquisición y venta. costo: Costos primarios (directos) y costos generales de fabricación (indirectos). 5. Compran mercancía que luego 5. Transforman las materias primas en venden normalmente a un precio algo nuevo y distinto que constituye los superior, pero sin haberle efectuado productos terminados que ninguna transformación sustancial. posteriormente han de vender. 6. El costo de los inventarios y el de la mercancía vendida está dado por los precios de compra y no precisan por lo tanto de un sistema de costos para obtener estas cifras. LOS TRES ELEMENTOS DEL COSTO: 6. Necesitan de un sistema de costos para poder determinar el costo de los productos fabricados que ha de figurar en los inventarios en el balance general y el costo de los productos vendidos que ha de figurar en el estado de resultados. Los costos de producción son los que se capitalizan para conformar el costo de los productos fabricados. Estos costos de producción se pueden dividir en tres clases o elementos. Dicho de otra forma, el costo de un producto lo integran tres elementos, a saber: Materiales Directos Mano de obra Directa Costos Generales de Fabricación 10
MATERIALES DIRECTOS: En la fabricación de un producto entran diversos materiales. Algunos de estos materiales quedan formando parte integral del producto, como sucede con las materias primas y demás materiales que integran físicamente el producto. Estos reciben el nombre de materiales directos y su costo constituye el primer elemento integral del costo total del producto terminado. Otros materiales se usan para la lubricación de las máquinas, mantenimiento de plantas y equipos, aseo, etc. Estos reciben el nombre de materiales indirectos y su costo se incluye dentro del tercer elemento denominado costos generales de fabricación. MANO DE OBRA DIRECTA: Para la transformación de los materiales directos en productos terminados hace falta el trabajo humano por el cual la empresa paga una remuneración llamada salario, (las prestaciones sociales también forman parte de la remuneración que recibe el empleado). Los trabajadores de producción son de diversas clases. Algunos intervienen con su acción directa en la fabricación de los productos bien sea manualmente o accionando las máquinas que transforman las materias primasen productos acabados. La remuneración de estos trabajadores, cuando se desempeñan como tales, es lo que constituye el costo de mano de obra directa, segundo elemento integral del costo total del producto terminado. Otros trabajadores desempeñan labores indirectas de aseo; vigilancia, mantenimiento, supervisión, oficinas de fábrica, dirección de fábrica, etc. La remuneración de estos trabajadores de producción se denomina mano de obra indirecta y se incluye dentro de los costos generales de fabricación. COSTO GENERALES DE FABRICACIÓN o COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN: Además de los materiales directos y la mano de obra directa, hacen falta para la fabricación de los productos otra serie de costos tales como servicios públicos (agua, luz y teléfonos), arrendamientos de plantas y equipos, seguros de plantas, etc. Todos estos costos junto con los materiales indirectos y la mano de obra indirecta, conforman el grupo de los llamados Costos Generales de Fabricación, que constituye el tercer elemento integral del costo total del producto terminado. SEGUNDA TUTORIA MATERIAL DE APOYO 11
SISTEMA DE ACUMULACION DE COSTOS POR ÓRDENES DE PRODUCCION Aplica en empresas en las cuales la producción sea heterogénea, es decir, se fabrica a solicitud del cliente y con las especificaciones dadas por el mismo, el objetivo de este tipo de producción no es mantener unidades en inventario, es una modalidad de producción poco económica y la unidad de costeo es cada orden de fabricación y lo utilizan las empresas cuyos productos se identifican con facilidad mediante unidades individuales o lotes, cada uno de los cuales reciben materias primas directas, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación. CARACTERISTICAS: Producción por lotes Producción para clientes conocidos (a gusto del cliente) Producción por pedidos El costo unitario de cada orden de producción se determina dividiendo el costo total de la orden entre el número de unidades producidas. BASES PARA EL REGISTRO DEL COSTO: REFERENCIA HISTORICA (COSTEO REAL): Los tres elementos del costo son cargados a la producción cuando se conoce su valor real, es decir, cuando se conoce el valor de los materiales. Mano de obra y CIF consumidos en la producción. Esta información se tiene disponible solo cuando el periodo contable ha terminado. Su principal desventaja es que para la toma de decisiones solo se cuenta con la información de costos del período inmediatamente anterior. Si se trabaja en un ambiente económico con bajos niveles de inflación y niveles de demanda estables, entonces la información puede ser útil para la toma de decisiones; pero cuando las variables económicas de oferta y demanda y los niveles de inflación cambian constantemente, este sistema de costeo no es útil para la toma de decisiones. REFERENCIA ESTIMADA (COSTO ESTANDAR): Se estiman los tres elementos del costo, generando estándares o parámetros predeterminados de desempeño a alcanzar en los tres elementos del costo, esta herramienta está enfocada a generar información en apoyo a la optimización de los recursos. Los estándares deben revisarse periódicamente, teniendo en cuenta las variables económicas de oferta y demanda y la inflación. REFERENCIA HISTORICA Y ESTIMADA (COSTEO NORMAL): Se registra la materia prima y la mano de obra directa utilizando datos reales y se calcula una tasa de asignación para repartir el costo indirecto de producción. Esto implica hacer estimaciones para un período de los costos indirectos de fabricación y también de la forma de repartirlo o asignarlo a cada orden de producción y al final del período contable se establecen las variaciones entre costo indirecto aplicado y el costo indirecto real, con el fin de analizarlas y tomar las medidas de control, en el caso de que las hubiere. 12
HOJA DE COSTOS (COSTEO NORMAL) Es un instrumento para registrar los costos de producción incurridos en cada orden. Se usan para fines internos. Su finalidad es ayudar al sistema de información contable y apoyar el control administrativo de la empresa. Las hojas de costos pueden variar de una empresa a otra. En general contiene los siguientes datos: Nº de orden de producción Nombre del cliente Fecha de iniciación y fecha de terminación. Descripción de los artículos que se van a fabricar, referencia. Número de unidades que integran el lote. Datos del costo total y costo unitario, los cuales se obtienen al final cuando se termina de fabricar la orden de producción. Tres columnas, una para cada elemento del costo. Determinados los tres elementos del costo se suman y se dividen por el número de unidades producidas, con el fin de obtener el costo unitario del producto. MATERIALES DIRECTOS (COSTO REAL) Compra de materias primas: para un buen control interno se requiere: Orden de compra: Es un formato prenumerado donde se detallan las materias primas solicitadas al proveedor, se dan instrucciones de despacho y se especifican los precios de venta pactados. Informe de recepción: Es un documento que prepara el almacenista, especificando las materias primas recibidas, fecha, cantidades y estado en que se encuentran. Factura del Proveedor: Es el documento mediante el cual se formaliza la compraventa. Uso de materiales: Requisición de materiales: se utiliza para retirar materias primas del almacén y por consiguiente descargarlo al kárdex. MANO DE OBRA DIRECTA (COSTO REAL) Esta representado por el salario más las prestaciones sociales y aportes parafiscales, en labores productivas (trabajadores directos). En producción de trabaja con 167 horas al mes, las cuales se determinan así: 13
Días al año 365 Domingos 52 Festivos 17 Vacaciones 15 Permisos Incapacidades 3 Total días 278 Horas al día 8 Horas al año 2.224 Inactividad normal (10%) 222.4 Horas potenciales efectivas laborables año 2001.6 Horas potenciales efectivas laborables mensuales 167 horas Registros del personal: Registros de tiempo: Tarjetas individuales para cada trabajador donde consten: si es trabajador directo o indirecto, salario básico por día, mes, o semana. A los obreros se acostumbra pagarles según las horas trabajadas y por ende determinar el valor a pagar. Tarjetas de tiempo: Detalla la forma como los trabajadores directos emplean su jornada laboral y el número de horas que emplearon en cada orden de producción: tiempo productivo o improductivo. Al terminar la semana se agrupan todas las tarjetas de tiempo y se procede a descargar a cada orden de producción el número de horas utilizadas. COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACION (COSTOS PREDETERMINADOS) PRESUPUESTO DE GASTOS PERIODO: MES AGOSTO DE 2.006 INDIRECTOS DE FABRICACION COSTOS FIJOS 9.800.000 COSTOS VARIABLES 14.500.000 UNIDADES A PRODUCIR 140.000 HORAS DE MANO DE OBRA DIRECTA 19.800 COSTO DE MANO DE OBRA 59.400.000 INDIRECTA HORAS MAQUINA 5000 COSTO DE MATERIALES DIRECTOS 95.000.000 Debido a que no son plenamente identificables con las órdenes de producción, es decir, se puede saber el costo de cada uno de los renglones de los costos indirectos de fabricación en un período determinado, por ejemplo un mes. El problema consiste en determinar cuanto de este costo corresponde a cada orden de producción fabricadas durante ese período. 14
TASA PREDETERMINADA: Es el factor de que se utiliza para aplicar los CIF a las diferentes órdenes de producción: TP = COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACION PRESUPUESTADOS NIVEL DE PRODUCCION PRESUPUESTADO COSTOS FIJOS: Existen con o sin producción: arrendamientos, depreciaciones, impuestos, seguros. COSTOS VARIABLES: Aumentan o disminuyen con la producción: energía, mantenimiento, entre otros. PROCEDIMIENTO PARA DETERMINAR LA TASA PREDETERMINADA: Se prepara el presupuesto de CIF (CIF fijos más los CIF variables) para el período contable próximo, para ello se utilizan técnicas estadísticas, o promedios de períodos históricos (numerador) Se determina el volumen estimado de producción que sirva como base para la distribución de costos (denominador). Este volumen puede expresarse con base en: Unidades producidas: Si la empresa fabrica un solo producto o varios productos homogéneos, en especial en cuanto al tiempo necesario para su fabricación, el volumen de producción presupuestado se puede expresar en unidades del producto. HORAS DE MANO DE OBRA DIRECTA: Si la producción es heterogénea, se puede tomar como denominador las horas de mano de obra directa. Esta base se emplea no solamente debido a la variedad de la producción, sino porque se estima que la ocurrencia de los costos generales guarda relación con el número de mano de obra directa que para su elaboración requieren cada una de las órdenes de producción. HORAS MAQUINA: Si la producción es altamente mecanizada. TERCERA TUTORIA MATERIAL DE APOYO En las empresas que utilizan el sistema de fabricación por procesos, se elaboran productos relativamente estandarizados para tenerlos en existencia. Corresponde a técnicas de producción masiva. 15
La división del trabajo y la mecanización expandieron el uso de procesos continuos y por departamentos, y perfiló el sistema de costos por procesos. Procesos de producción: Un proceso es una entidad o sección de la compañía en la cual se hace un trabajo específico, especializado y repetitivo. Algunos términos que se usan son: departamentos, centros de costos, centro de responsabilidad, función y operación. Cualquier proceso puede utilizarse para la fabricación de varios productos. También, cualquier producto puede requerir procesamiento en varios procesos. El plan de producción depende de las características técnicas del diseño de producto y proceso. Además de la naturaleza del diseño del producto y del proceso, la organización y distribución de la planta también determina la relación de los procesos entre sí (si se van a arreglar como procesos en secuencia o como procesos paralelos). Los procesos paralelos operan independientemente unos de otros. La producción de uno de estos procesos paralelos no se convierte en materia prima ni insumo para el otro. Cuando un proceso recibe la producción de otro proceso, ambos procesos están dentro de un arreglo secuencial. Requisitos: Se aplica en industrias que trabajan en forma continua o en serie y en las que los artículos demandan procesos similares, y en las que se van transformando por etapas la materia prima hasta que alcanza el grado de producto terminado. Los artículos, en su mayoría homogéneos, consumen iguales costos de materiales, mano de obra e indirectos de fabricación; en procesos paralelos o secuenciales y en los que las unidades se miden en términos físicos (litros, kilos, metros). El costo unitario se calcula mediante un promedio entre la suma de los costos consumidos por los departamentos o procesos en un período, y las cantidades producidas en el mismo. Es un sistema simple y económico, porque no existen trabajos individuales ni cálculos específicos por elemento. 16
Se lo puede aplicar cuando: Se trata de productos estándar u homogéneos. Existen elevados volúmenes de producción. La imposibilidad de conocer los costos consumidos por cada tipo de trabajo, hace que las erogaciones no se acumulen por elemento, por lo tanto no se utiliza la hoja de costos. Los elementos se cargan a los departamentos o procesos, y se van transfiriendo de uno a otro, determinando valores: Productos transferidos. Inventarios de producción en proceso. En este sistema, el traslado recíproco o secuencial entre procesos es lo habitual. El cálculo del costo unitario se realiza, entre otros, mediante el método de los cinco pasos, que sigue la secuencia: 1. Producción procesada computable. 2. Costo unitario. 3. Costo unitario promedio. 4. Costo de la producción terminada. 5. Costo inventario final producción en proceso. Estos pasos se vinculan con los siguientes conceptos: 17
Costos incurridos: los consumidos por los tres elementos y durante un período. Producción procesada: cantidad de producción en elaboración en un período, en términos de unidades equivalentes. Costos unitarios: cociente entre los costos del período y la producción procesada computable. Producción procesada computable: se calcula por elemento y mediante la siguiente fórmula: Producción terminada + Inv. Final de Prod. En Proc. Inv. Inicial de Prod. En Proc. Ambos inventarios expresados en términos de producción equivalente. Producción equivalente. Como los elementos no se incorporan de la misma forma a los procesos, sino que lo hacen en distintos tiempos y cantidades, surge una dificultad para el cálculo del costo unitario, que se supera con el concepto de producción equivalente. La producción equivalente es el número de artículos que se terminarían si todos los costos o esfuerzos del período se aplicaran exclusivamente a terminar unidades. Dicho en otros términos: la medición del trabajo realizado en un departamento en base a productos totalmente finalizados. Se calcula estableciendo el grado de avance o de terminación de la producción en proceso, sea tanto inicial como final. El cálculo del grado de terminación o de avance es competencia del ingeniero de fábrica, no es tarea del administrador ni de contadores. La valuación de los inventarios de las cuentas de proceso se efectúa utilizando el concepto de producción equivalente. 18
El cálculo de los costos finales depende de la forma de producción, ya que se presentan muchas variantes: Producción de un solo artículo con incorporación total de materiales en el primer proceso. Fabricación de un solo producto, utilizando materia prima en todos los departamentos. Producción de varias manufacturas, con materiales separados para cada uno o no, y con incorporación en el primer proceso de materiales, o en todos los departamentos. El sistema de costeo por proceso se presume el costo como el promedio de todas las unidades producidas durante el período, la producción completada del último departamento se transfiere al inventario de productos terminados, el procedimiento de acumulación de costos por procesos sigue el flujo de producción, las cuentas de control se establecen para cada proceso y los costos directos y gastos generales de fabricación se destinan a cada proceso COSTOS ESTANDAR CUARTA TUTORIA MATERIAL DE APOYO Llamado también COSTO MODELO, son aquellos costos que reflejan valores predeterminados, realizados sobre bases técnicas, son estimativos científicamente elaborados con base en estudios cuidadosos de ingeniería y por lo tanto, estos dan el modelo de lo que los costos deben ser, si la operación se efectua eficientemente. VENTAJAS DE LOS COSTOS ESTANDAR 1. Ofrece a la gerencia las herramientas necesarias para ejercer un control en la producción, al permitir confrontar los datos reales con los predeterminados. Detectar las desviaciones de los datos históricos en relación con los predeterminados y poder tomar correctivos. 2. Su aplicación es paralela a sistemas por órdenes o procesos 3. Es elemento eficaz de control administrativo 19
4. Permite establecer políticas de precio antes de realizar la producción. 5. Permite un análisis cuidadoso y señala las variaciones del costo 6. Disminuye el trabajo y los gastos de oficina una vez lograda la estandarización 7. Facilita la obtención del costo total: número de unidades por costo estándar por unidad 8. Facilita la elaboración de presupuestos flexibles y listas de precios estándar 9. Facilita el cálculo del costo de los productos fabricados = número de unidades por costo estándar 10.Facilita la confección de informes con base en costos estándar disponibles 11.Facilita la toma de decisiones DESVENTAJAS DE LOS COSTOS ESTANDAR 1. Su aplicación requiere estandarizar todas las operaciones 2. Puede crear malestar entre los trabajadores por dificultad de adaptación 3. Implementar un sistema de costos estándar en la empresa es demasiado costoso TIPOS SE ESTANDAR Los tipos de estándar se deben establecer con criterios prácticos y para ello tendremos en cuenta dos criterios: 1. La posibilidad de que ciertos estándar realmente funcionen como un método eficaz del control del costo. 2. La frecuencia con que se emplean. Bajo estos dos criterios tenemos los siguientes tipos de estándar ESTANDAR IDEALES Los costos así predeterminados tienen en cuenta el rendimiento máximo en la utilización de todos los recursos de una empresa, basándose en las mejores combinaciones posibles de los diferentes factores de la producción. Máxima 20
producción al mínimo costo (máxima eficiencia). Son difícilmente alcanzables; Su fijación esta dada en un escenario en donde Si todo saliera bien ESTANDAR NORMALES Cuando la predeterminación de los costos se basa en las condiciones normales más factibles de una empresa. Condiciones normales de trabajo ESTANDAR REALES O A CORTO PLAZO Son estándares que tiene en cuenta las con condiciones socio económicas y políticas del momento, se establecen con la idea de revisarlos cada vez que se observen resultados que están muy distantes de predeterminados. ESTANDAR BASICOS Patrones rígidos en periodos estables ESTRECHEZ DE LOS ESTANDARES El estándar se debe fijar con un criterio práctico, teniendo en cuenta una tolerancia normal para ciertos factores de ineficiencia que son prácticamente inevitables: desperdicio de materiales, retardo en la operación, etc, y a su vez debe ser alcanzable operativamente eficiente. ESTANDARES PARA LOS ELEMENTOS DEL COSTO ESTANDAR DE MATERIALES Para hablar de estándar de materiales es preciso distinguir los criterios de cantidad y costo de materiales. 1. Los estándares de cantidad y calidad de materiales directos los establecen el personal de planeamiento, ingenieros industriales que suelen estudiar las muestras y adecuarlas hasta lograr el grado óptimo para obtener los productos de la mejor calidad. 21
2. Para obtener precios favorables, los jefes de compras tienen la mejor opción de estudiar el mercado, la disponibilidad de materiales, su transporte, relación de oferta y demanda, fáciles descuentos, etc, y en lo posible prevenir cualquier variación en los precios. Además para un mejor control se debe verificar la cantidad y los costos reales de los materiales usados, para lo cual se cuenta con la solicitud de materiales y las ordenes de compra. Las variaciones están dadas por las siguientes formulas: Variación Neta= La diferencia entre el costo actual y el costo estándar (Cantidad real x precio real Cantidad estándar x Precio estándar) Variación en Precio de Materiales = (Precio estándar Precio real) x cantidad real comprada ó (Cantidad real x precio real) (Cantidad real x Precio estándar) Variación de cantidad (ó eficiencia) de materiales = (Cantidad Estándar Cantidad Real) x precio estándar (Cantidad real x Precio Estándar) (Cantidad Estándar x Precio estándar) ESTANDAR DE MANO DE OBRA Debemos tener presente un estudio de la mano de obra para que el cuerpo técnico de la empresa pueda establecer mejor el tiempo para la contratación de personal, así como en horas hombre necesario para el proceso de fabricación. El estándar que se fija debe tomar como patrón la conducta laboral y la eficiencia promedio de los trabajadores. En cuanto al precio de la mano de obra el departamento de personal realizará para fijar un estándar equivalente al promedio de remuneración de los trabajadores requeridos por la empresa. En muchas empresas en periodo inflacionario prevén en sus estándares de salarios las alzas 22
promovidas por los sindicatos, decretos de ajuste salarial o política económica del país. Para un mejor control de estándar de tiempo, cantidad y ajuste salarial o política económica del país. Para un mejor control de estándar de tiempo, cantidad y eficiencia de mano de obra es de gran ayuda la hoja de ruta, una hoja que registra el tiempo y la cantidad de unidades laboradas al realizar una tarea específica. El estándar de cantidad de mano de obra esta dado por el tiempo que demoran los trabajadores para realizar las distintas tareas de la producción. El estándar de precio de mano de obra es el salario (más prestaciones sociales y demás aportes que genere) que devenga el trabajador por unidad (Unidad de tiempo, producto, etc.). Las variaciones están dadas por las siguientes formulas: Variación de salario = (Horas Reales x Salario unitario estándar) Salario Total Real ó (Salario Estándar Salario Real) x Horas reales trabajadas Variación de Tiempo = Salario Unitario x (Horas Estándar Horas Reales) ó (Horas estándar Horas reales) x salario estándar ESTANDAR DE COSTOS INDIRECTOS Para la obtención de estándar para los Costos Indirectos de Fabricación (Costos generales de fabricación) se emplea un procedimiento similar al usado para calcular la Tasa Predeterminada, es decir, dividir el valor de los costos indirectos de fabricación sobre el volumen de producción (Estándar), expresado en Unidades Producidas, Horas mano de obra, horas máquina, costo de materiales, etc. De la misma forma que para el material y la mano de obra se carga cantidades, horas estándar y precios así mismo se registra el costo indirecto utilizando una 23
tasa estándar de aplicación. dimensiones: En los costos indirectos podemos observar tres Costos indirectos presupuestados: Se obtiene del presupuesto al inicio del periodo para calcular la tasa predeterminada El Costo indirecto real: Que es la misma suma de todas las cuentas que se incluyen como costos indirectos que realmente se han incurrido. Costo Indirecto Estándar o Aplicado Es la cantidad de Costos Indirectos que ha sido asignada a la producción con base en la tasa de costos indirectos multiplicado por el consumo estándar de la base de aplicación. VARIACIÓN Son diferencias que se encuentran al comparar los costos reales (históricos realmente incurridos) y los costos estándar que sirvieron de base técnica para los cálculos del presupuesto de producción y estas pueden ser: Favorables Que se presentan cuando el valor real utilizado es MENOR que el valor estándar. Desfavorables: Cuando el valor real utilizado el MAYOR que el valor estándar. Las variaciones propias de los Costos Indirectos de Fabricación (costos generales de fabricación) giran alrededor de tres aspectos: Eficiencia Presupuesto y Capacidad 24
La variación de eficiencia: Indicie especialmente en la mano de obra directa y en las horas máquina usadas en la producción de órdenes, lotes específicos o fabricación en proceso. La variación de presupuesto: Se explican como diferencias entre las partidas previstas (presupuestadas) para CIF (costos generales) y las realmente aplicadas, por algunas razones como aumentos en la producción, estimación errónea de costos, etc. La variación de capacidad: Explica como una variación del volumen de producción, el cual varía por razones más o menos horas hombre o más o menos horas máquina. Variación Neta: Es la diferencia entre los gastos generales que se aplican a la producción en costos estándar y los gastos generales reales en el proceso de manufactura. Estas variaciones de pueden calcular por medio de las siguientes formulas: VARIACIÓN NETA Inventario TEP (GG) GGR y el Inventario TEP = Horas Estándar x Tasa Estándar Tasa Estándar = Gastos Generales Presupuestos / Base Presupuestada Variación Eficiencia = (Horas Estándar Horas Reales) x Tasa Estándar Variación de Presupuesto = Gastos Generales Presupuestos Nivel Normal (GGPNN) Gastos Generales Reales (GGR) Pero GGPNN = GGP.FIJOS+(GGP.VARIABLES X NIVEL NORMAL(NN) )Y EL NN = BASE REAL/BASE PRESUPUESTADA VARIACIÓN DE CAPACIDAD = 25
GASTOS GENERALES APLICADOS (GGA) GGPNN. PERO LOS GGA = TASA ESTÁNDAR X BASE REAL COSTOS POR ACTIVIDADES (ABC) Como alternativa de solución a los problemas que plantean los métodos tradicionales de costeo surgió el denominado COSTEO BASADO EN LAS ACTIVIDADES. La asignación de costos por este método también se da en dos etapas donde la primera también consiste en acumular los CIF por centros de costos con la diferencia que no solamente se utilizan más centros que en los métodos tradicionales sino que estos toman otro nombre: se denominan ACTIVIDADES. En la segunda etapa los costos se asignan a los trabajos de acuerdo con el número de actividades que se requieren para ser completados. El enfoque de la contabilidad de costos por actividades para la gestión de costos divide la empresa en actividades. Una actividad describe lo que la empresa hace, la forma en que el tiempo se consume y las salidas de los procesos. La principal función de una actividad es convertir RECURSOS (materiales, mano de obra, tecnología) en salidas. Históricamente se ha cargado los costos a los productos así: 26
Realmente para poder elaborar un producto se necesitan unos costos (RECURSOS) pero estos recursos no los consumen los productos sino unas actividades que se realizan para poder elaborarlos. El producto consume ACTIVIDADES y las actividades a su vez consumen recursos. Cabe aclarar que bajo este sistema, los productos no son solamente susceptibles de costeo, sino todo aquello que consuma actividades: Todos los recursos de una empresa van enfocados a producir algo, luego ese algo hay que asignarle todos los recursos y no solamente lo que se relacione con producción ALGUNOS CONCEPTOS BASICOS PARA ENTENDER EL SISTEMA A.B.C.: PRODUCTO: cualquier bien o servicio que la empresa ofrece a la venta. Ejs: servicios odontológicos, médicos, seguros, préstamos bancarios, componentes para automóviles, servicios de consultoría, producción y distribución de gasolina, películas, juegos de jockey, libros, etc. Cualquier otro bien o servicio generador de ingresos. RECURSOS: definidos como aquellos factores de producción que permiten la ejecución de una actividad específica. Ejs: Materiales Mano de obra Tecnología, maquinaria y equipo 27
Suministros Sistemas de información Seguros Activos fijos productivos (planta, muebles y enseres, vehículos) Repuestos Terrenos Capacidad administrativa y de ventas Como se puede observar la clasificación tradicional de materiales directos, mano de obra directa y CIF para un sistema de costos ABC pierde su validez. Los costos de los recursos se pueden clasificar en directos e indirectos con respecto a cada actividad: Directo: aquel plenamente identificable con la actividad y asignable a ella de forma económicamente viable (medible). Ej: si la actividad de inspeccionar determinados materiales requiere 2 horas de MO y cada hora cuesta $3.000, a esta actividad se le deben asignar $6.000. Los costos directos tales como materiales y mano de obra se pueden asignar en forma directa al objeto de costo. 28
Indirecto: aquel que es común a varias actividades por lo cual es difícil de identificar con una actividad específica y medir el costo imputable a cada uno en forma individual. Ej: espacio, tecnología, suministros, servicios públicos, seguros, impuestos, etc. Para asignar los costos indirectos a las diferentes actividades se deben seleccionar los inductores de costo más apropiados analizando la causalidad existente entre recurso y actividad ACTIVIDADES: existen varias definiciones: 1. Son procesos o procedimientos que originan algún trabajo Ej: departamento de cuentas por pagar: * Actividades: Reunir y archivar las notas Comprobar y contrastar las facturas con las notas de recibo de mercancías Introducir los datos al sistema Distribuir los comprobantes por grupos Realizar los traslados de comprobantes al departamento de tesorería 2. Evento o transacción que opera como promotor o inductor de costo, es decir, que actúa como factor causal en la incurrencía de costos en una empresa 29
3. Todo lo que implique acción 4. Todo lo que consume recursos 5. Conjunto de tareas para producir algo 6. Parte de un proceso que tiene las siguientes características o elementos: a) tiene una entrada: evento por fuera de la actividad y que acciona la ejecución de la actividad. Ej: recibir un pedido (evento) obliga a entrar en acción (actividad) que genera un proceso productivo (productos o servicios) b) Tiente una salida: la acción implica producir algo (un producto, una orden, una factura, una nómina, un cheque, un certificado, una negociación, etc.) para un cliente interno o externo c) Consume unos recursos: mano de obra, máquinas, sistemas de información, infraestructura, capital, tierra, instalaciones, tecnología. O sean los factores de producción empleados para realizar una actividad. 7. Son un conjunto interrelacionado de operaciones o tareas propias de una empresa que a su vez constituyen una cadena de valor que conforman los procesos, los cuales utilizan unos recursos y los transforman para obtener un producto o servicio. Clasificación de las actividades: Actividades repetitivas o no: la repetitiva es la que hace la organización sobre una base continua, estas se componen de una entrada, una salida y 30
un procedimiento. Tales actividades representan un área definida de contabilidad. La no repetitiva es aquella que ocurre una vez específicamente para proyecto únicos y que con frecuencia afectan a varios departamentos. Primarias o secundarias: a) Primaria: contribuye directamente a la misión de un departamento o unidad organizativa. Ej: diseñar o modificar son dos actividades primarias de un departamento de ingeniería. Se caracteriza por que su salida es utilizada por fuera de la organización o por otra unidad dentro de la organización. b) Secundaria: apoya las actividades primarias de la organización. Son actividades de carácter general que se convierten en recursos que son consumidos por actividades primarias. Ejs ACTIVIDADES PRIMARIAS ACTIVIDADES SECUNDARIAS * Llamadas a clientes actuales * Mantenimiento de archivos * Negociación de préstamos * Operaciones de préstamo * Facturar al cliente * Preparación y limpieza maquinas. * Anunciar el producto * Entrevistas, elaboración. formato. 31
* Procesar el producto * Traslado materiales a estantes * Seleccionar y capacitar personal * Transporte de producto terminado. OBJETIVOS DE COSTOS: es un elemento o ítem final para el cual se desea una acumulación de costos, es decir es todo aquello a los que queremos medir su costo provisional o final. Los objetivos finales de costos son los productos y servicios que una empresa suministra a sus clientes. En un entorno productivo (industrial) pueden ser items tales como: productos, acabados, un proceso productivo, una herramienta o instrumento, un servicio de ingeniería, etc. Los provisionales son objetivos cuyos costos se acumulan para luego ser imputado en todas las direcciones dentro de la empresa. Ej: * La empresa fabrica una herramienta que utilizará para producir productos. El costo de esta herramienta se acumula como objetivo provisional y luego se capitaliza en una cuenta de activos fijos. * Ingeniería desarrolla un proyecto de investigación y desarrollo. El costo se acumula como un objetivo provisional de costo para medir el costo de trabajo de investigación, pero es contabilizado mensualmente como un gasto general y administrativo. INDUCTORES DE COSTO (drives): se puede definir como aquel factor cuya incurrencia da lugar a un costo, este factor representa una causa principal de la actividad, por tanto pueden existir diferentes inductores en un centro de costos. También es factible definir un inductor de costo con un factor utilizado para medir cómo se incurre en un costo y/o cómo conducir a cada objeto de costo una porción de costos de cada actividad que éste consume. Para la selección adecuada de un inductor debe existir una relación de causa efecto entre el driver y el consumo de éste por parte de cada actividad y cada objeto de costo, además de ser constante dentro de un lapso de tiempo específico, ser oportuno, de fácil manejo y medición. 32