SUBPROYECTO 3.4.1. DE LENGUAJE CLARO Y LECTURA FÁCIL PARA LA MEJORA DE LA USABILIDAD DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS POR QUÉ DEL PROYECTO Este proyecto pretende potenciar la comunicación clara en los servicios y procedimientos públicos. La Comunicación clara es aquella en la que la ciudadanía puede encontrar fácilmente la información que necesita, comprenderla sin dificultad y tomar, con conocimiento, sus decisiones. La exigencia de claridad es un derecho de los afectados en aquellos ámbitos en los que las decisiones tienen consecuencias relevantes para sus vidas. Se trata de redactar los textos situándose en el lugar de los destinatarios, pensando en sus necesidades, intereses y perfiles La comunicación de los organismos públicos con los colectivos con diversidad funcional (problemas cognitivos...), las personas mayores, personas inmigrantes, etc., requieren una especial atención. Para aplicar las técnicas de lenguaje claro es necesario, además de la decidida voluntad de hacerlo, profesionalizar el proceso con la participación de personas especializadas que conozcan las técnicas y pautas. ANTECEDENTE Actuación piloto que realizado en 2017 en el programa de Ayudas a familias por hijos/as a su cargo: El Gobierno Vasco pone en marcha el primer proyecto de Lectura Fácil en la página web euskadi.eus OBJETIVOS Crear un grupo de trabajo para, mediante un programa de formación-acción, potenciar la comunicación clara y mejorar la usabilidad (simplificación del lenguaje administrativo y, en su caso, uso de técnicas de lectura fácil) de servicios o programas que se publican en Euskadi.eus, con particular atención a los servicios especialmente dirigidos a colectivos con diversidad funcional (En ámbitos: Inmigración, personas mayores, personas con dificultades lectoras o de comprensión: discapacidad cognitiva). Servir de base o piloto para extender progresivamente la dinámica de formación acción para mejorar la usabilidad de los servicios publicados en Euskadi.eus a todos los servicios o programas dirigidos a la ciudadanía en general. ENTIDADES PARTICIPANTES EN EL PILOTO Lanbide Dirección de Innovación Educativa del Departamento de Educación Dirección de Política Familiar y Diversidad del Departamento de Empleo y Políticas Sociales Dirección de Servicios Sociales del Departamento de Empleo y Políticas Sociales
PERSONAS PARTICIPANTES: Personas responsables de la elaboración y publicación de los textos de servicios o programas de ayudas que se publican en Euskadi.eus (tramitadores y, en su caso, responsables web) ENTIDADES FORMADORAS Área de Lenguaje Administrativo del IVAP Organización experta en Lectura Fácil PROGRAMA DE FORMACIÓN-ACCIÓN a) Como paso previo, se identifican los servicios o programas de ayuda publicados en Euskadi.eus para su adaptación y posterior publicación (uno o dos por unidad organizativa) y las fichas y demás documentos a adaptar. Se crea un espacio colaborativo en plataforma SharePoint para la gestión de la formación, biblioteca de documentos originales, de trabajo y adaptados, biblioteca de materiales formativos y de referencia y sistema de comunicación y diálogos en el grupo. b) Formación sobre criterios y técnica de simplificación del lenguaje administrativo y la tutorización para la adaptación práctica de los materiales originales del programa elegido desde el estado actual a una versión más fácilmente entendible por toda la ciudadanía en general (Formador: Área de lenguaje administrativo del IVAP). Entre sesiones, cada unidad organizativa va reescribiendo progresivamente sus documentos con la ayuda/tutorización del IVAP.
c) Formación y tutorización en técnicas para el proceso de elaboración de una versión especial de lectura fácil para colectivos con diversidad funcional y la tutorización para la adaptación del servicio/programa resultado de la fase a) anterior hasta la versión de lectura fácil. d) En algún momento del proceso de adaptación de los textos a publicar, quizás tras una primera propuesta, se intentará contar con la participación de personas de los colectivos a quienes van dirigidos, para asegurar su comprensibilidad e incluso introducir mejoras que puedan sugerirnos para satisfacer mejor sus necesidades. Esto daría al producto final mayor garantía de calidad, legitimidad en su elaboración y cumpliría además con otro de los objetivos de innovación pública que queremos impulsar: la participación de la ciudadanía en el diseño y evaluación de los servicios públicos. e) La publicación de los servicios adaptados en Euskadi.eus y sede electrónica. En algunos casos como servicio adaptado a lenguaje simplificado, en otros adaptado para lectura fácil exclusivamente o, en su caso, la publicación de ambas versiones. f) La difusión de las actividades realizadas. No todos los servicios/programas que se adapten son susceptibles de tener un versionado de lectura fácil. Y es posible que no todos los servicios/programas puedan llevar a cabo alguna actividad de validación de los textos adaptados con colectivos y personas usuarias. SUBPROYECTO 3.4.2 DE ESTANDARIZACIÓN Y NORMALIZACIÓN Paralelamente al desarrollo del subproyecto 341 de Lenguaje Claro y Lectura Fácil, se ha reactivado el Grupo de Estandarización y Normalización Documental que ya estuvo operativo en el anterior Plan de Innovación Pública, para seguir trabajando en la estandarización de plantillas de documentos generados por la administración. Se trata de que no solamente las fichas de los servicios que se publican en Euskadi.eus estén en lenguaje claro sino que también lo estén las resoluciones que se generan en la tramitación de los procedimientos correspondientes (Requerimiento de subsanación, desistimiento, concesión, denegación, modificación de ayuda, renuncia ). Este trabajo implica tener en cuenta los siguientes aspectos: El aspecto jurídico; la validez jurídica de las simplificaciones y estandarizaciones que se introduzca en el proceso de normalización El lenguaje administrativo y la usabilidad de los documentos, tanto en castellano como en euskera, sobre todo en el canal electrónico. El propio modelo de tramitación del procedimiento: El proceso de estandarización está implicando la revisión y actualización del propio modelo básico de tramitación del procedimiento. El aspecto tecnológico: Hay que tener en cuenta la integración de las plantillas documentales en la configuración de los servicios electrónicos y la incorporación al documento de los datos
disponibles en la Plataforma común de servicios electrónicos (PLATEA), junto con otros datos de negocio que provienen de aplicaciones de gestión específicas del procedimiento concreto. Por todo ello, el equipo está compuesto por: Responsable y técnicos del área de Lenguaje Administrativo del IVAP Dos juristas, uno de ellos de la Oficina de Control Económico Técnico de la Unidad de Servicios Electrónicos responsable de la digitalización de servicios y procedimiento Responsable y técnico de EJIE Ocasionalmente, tramitadores de expedientes de becas, ayudas y subvenciones Todo ello coordinado y impulsado por un responsable de proyecto de la DACIMA Actualmente se ha empezado a trabajar en la estandarización de las plantillas de los principales documentos utilizados en uno de los programas que participan en el proyecto de Lenguaje Claro y Lectura Fácil que está adaptando sus fichas, formularios, guías en base a criterios de lenguaje claro. Concretamente se adaptarán y aplicarán a modo de piloto los siguientes documentos: Requerimiento de subsanación, Resolución de desistimiento, Resolución de concesión de ayuda, Resolución de denegación de ayuda.
SITUACIÓN ACTUAL (ABRIL 2018) REALIZADO PREVISIÓN HITO PROY 3.4.1 LENGUAJE CLARO Y LECTURA FÁCIL Diseño y trabajos preparatorios Constitución del grupo de trabajo Preparación materiales formación Lenguaje Claro (LC) LC Sesión 1 (Ficha 1) LC Sesión 2 (Ficha 2) LC Sesión 3 (Ficha 3) LC Sesión 4 (Formulario 1) LC Sesión 5 (Formulario 2) LC Sesión 6 (Otros textos ) Tutorización de propuestas LC de fichas realizadas Preparación módulo Lectura Fácil (LF) LF Sesión 1 LF Sesión 2 Tutorización de propuestas LF de lectura fácil Sesión contraste con personas/colectivos usuarios Publicación progresiva de fichas* PROY 3.4.2 ESTANDARIZACIÓN Y NORMALIZACIÓN DOCUMENTAL Diseño y trabajos preparatorios Constitución del grupo de trabajo Estandarización y normalización de documentos generados por la administración *Cada programa llevará su propio calendario. may jun jul 2017 2018 ago sep oct nov dic ene feb mar abr may jun jul ago sep oct nov dic