MANTENIMIENTO EVOLUTIVO Y SOPORTE AL PLAN DE DIGITALIZACIÓN DE EXPEDIENTES DE LANBIDE

Transcripción

1 MANTENIMIENTO EVOLUTIVO Y SOPORTE AL PLAN DE DIGITALIZACIÓN DE EXPEDIENTES DE LANBIDE PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS 1 INTRODUCCIÓN LANBIDE, Servicio Vasco de Empleo, nace como organismo autónomo de carácter administrativo tras la aprobación de la Ley 3/2011, de 13 de octubre, ostentando personalidad jurídica propia y plena capacidad de obrar, con la aprobación de los presupuestos de la Comunidad Autónoma de Euskadi el uno de enero de 2010, derivado del acuerdo de traspaso de funciones y servicios a la Comunidad Autónoma del País Vasco en materia de ejecución de la legislación laboral en el ámbito del trabajo, el empleo y la formación profesional para el empleo, aprobado mediante Real Decreto 1441/2010, de 5 de noviembre y por Decreto del Gobierno Vasco 289/2010, de 9 de noviembre. LANBIDE desde su creación ha estado desarrollando iniciativas tendentes a la definición y ejecución de los programas y servicios que contribuyan a lograr un empleo estable y de calidad que favorezca un mercado de trabajo inclusivo que coadyuve a la cohesión social y territorial. Para la correcta gestión de los programas y servicios ofrecidos por LANBIDE, es necesario que se impulsen métodos y herramientas que faciliten la eficacia, agilidad y flexibilidad. Del mismo modo es necesario que su gestión se base en procesos optimizados (tanto en lo referente a normalización como a simplificación de los mismos) sobre los que fundamentar los flujos de trabajo. Asimismo desde Lanbide la gestión y tramitación de procedimientos administrativos se implementa en un gestor corporativo de expedientes en todas las unidades del Servicio, que a su vez se integra con otras aplicaciones específicas de cada servicio así como con los servicios horizontales de la plataforma tecnológica del Gobierno (PLATEA). De esta forma se dispone de un repositorio de gestión de todos los procedimientos que permite analizar actividad, resultados, asignar recursos, identificar cuellos de botella, disponer de una visión única de los terceros con los que se relaciona y ofrecer una consulta del estado de sus expedientes. 1

2 2 ANTECEDENTES Para alcanzar dicho objetivo, a finales del año 2010 se procedió a la contratación de una plataforma tecnológica para la gestión y tramitación de expedientes administrativos de Lanbide en sus diferentes líneas y programas de ayuda, denominada FLEXIA. El sistema final se denomina REGEXLAN, como resultado de lo que ofrece FLEXIA más las configuraciones, personalizaciones, parametrizaciones e integraciones en la plataforma tecnológica de Lanbide. Durante los años 2014 y 2015 se han llevado a cabo diversos trabajos de digitalización de procedimientos, principalmente desde el punto de vista del desarrollo de las infraestructuras necesarias para dar soporte a la integración de los sistemas con PLATEA. Dentro de estos trabajos se han preparado una serie de desarrollos y adaptadores que permiten las integraciones de los sistemas de Lanbide con la plataforma PLATEA. REGEXLAN se ha integrado con los distintos componentes de la plataforma de e- Administración del Gobierno Vasco (PLATEA), haciendo uso de dichos adaptadores: Mis gestiones : zona del portal del Gobierno Vasco donde el ciudadano interactúa con sus expedientes (consultas, requerimientos de subsanación, desistimientos, etc...) Formularios de solicitud y aportación de documentos: Permite al solicitante la cumplimentación y entrega telemática de las solicitudes y los documentos asociados a los expedientes. Plataforma de notificaciones telemáticas Gestor Documental (Dokusi): almacena los documentos electrónicos que se reciban o generen en el Gobierno Vasco. Estas integraciones son imprescindibles para la teletramitación de los procedimientos administrativos. Una vez desarrolladas e implantadas las integraciones necesarias, el proyecto avanzó con la preparación de la teletramitación de cada uno de los distintos procedimientos que gestiona Lanbide. 2

3 3 OBJETIVO, ALCANCE Y TAREAS DEL PROYECTO El Plan de digitalización de los servicios de Lanbide establece y planifica la prioridad y el alcance en la digitalización de los servicios que ofrece la organización. Esto afecta a los procedimientos que se gestionan en REGEXLAN. El objetivo principal del presente pliego es la continuación del plan de digitalización de expedientes de Lanbide, teniendo en cuenta que dicho plan, es revisado periódicamente y se establecen modificaciones en función de las necesidades cambiantes que se identifican por parte de las áreas y servicios de Lanbide. Además del mantenimiento y soporte a la plataforma que facilita el plan de digitalización se deberán abordar otros trabajos que permitan la mejora y evolución del gestor de expedientes de Lanbide, REGEXLAN, relacionados con la implantación de nuevos procedimientos y las digitalizaciones posteriores de los nuevos procedimientos en la misma. En los siguientes apartados se describen los trabajos a realizar que son objeto del presente pliego. Consultoría Ejecución de Proyectos Definición y seguimiento del Plan de Digitalización de los servicios Lanbide Consultoría funcional y técnica Gestión del cambio, comunicación y formación Avanzar en la mecanización y digitalización de procedimientos incluidos en el plan de digitalización: estudio inicial, análisis, diseño, construcción, pruebas e implantación. Desarrollos para procedimientos en el gestor de expedientes. Operación de Negocio Mantenimiento de las integraciones desarrolladas con sistemas de e- administración (PLATEA). Trabajos de mantenimiento y evolución de REGEXLAN relacionados con la digitalización. 3.1 Consultoría Definición y seguimiento del Plan de Digitalización de los servicios Lanbide Las tareas a realizar en esta categoría englobarán aquellas orientadas a la definición, priorización y planificación de los proyectos a acometer con el fin de llevar a cabo la digitalización de los procedimientos prevista dentro del Plan de Digitalización de los servicios de Lanbide. Las funciones a desempeñar serán: Definir los objetivos y el alcance de los proyectos a acometer. Definir el modelo de gestión idóneo a implementar en los sistemas de información, acorde con el marco normativo y el modelo organizativo. Identificar necesidades de planificación, gestión, evaluación y comunicación con otras entidades. Identificar alternativas para implementar o dar solución a alguna necesidad concreta utilizando las herramientas comunes. Valoración de alternativas. 3

4 Elaborar el catálogo de proyectos que se desarrollarán dentro del Plan de Digitalización, con una prioridad y descripción detallada de los mismos. Elaborar informes de proyectos y actividades en curso Consultoría funcional y técnica Dentro de esta categoría se incluyen todas aquellas tareas relacionadas con el soporte funcional o técnico sobre la plataforma de integración con PLATEA, así como del Gestor de Expedientes REGEXLAN. Las tareas a desempeñar serán: Análisis de nuevas necesidades de planificación, gestión, evaluación y comunicación con otras entidades y definición de alternativas de implementación. Consultoría de procedimientos y parametrización de los mismos Colaboración en el diseño funcional y técnico de otros sistemas que hagan uso de la infraestructura. Evaluación, estudio y análisis de viabilidad de iniciativas que pueden convertirse en proyectos. Participación en el análisis de una aplicación o proyecto participando activamente en la toma de requisitos Gestión del cambio, comunicación y formación La digitalización de un procedimiento supone un cambio en la gestión de dicho procedimiento, que afecta tanto a solicitantes como a tramitadores. Es objeto del pliego la realización de los trabajos necesarios para que dicho cambio se lleve a cabo de forma correcta: Sesiones de formación a tramitadores y equipo de Lanbide Documentación para comunicación a los solicitantes Soporte de segundo nivel (especializado) una vez puesto en producción tanto a tramitadores como a ciudadanos/empresas Coordinación con EJIE y otros participantes en el proyecto 3.2 Ejecución de Proyectos Digitalización de procedimientos incluidos en el plan de digitalización Dentro del plan de digitalización, se ha elaborado una propuesta inicial de procedimientos priorizados. Se han seleccionado los más significativos para hacer la digitalización, de acuerdo a los siguientes criterios: Dirigidos a colectivos con capacidad de manejo de equipos informáticos y empresas Con previsión de continuidad al menos en 2016 Es objetivo de este pliego profundizar en la digitalización de procedimientos que comenzó en el 2014 y la adaptación a las nuevas normativas y evolución tecnológica. Dado el carácter cambiante y en evolución continua de las necesidades y restricciones normativas, la lista de procedimientos a implementar dentro del alcance de este proyecto se obtendrá de las tareas de consultoría previamente definidas. 4

5 3.2.2 Desarrollos para procedimientos en gestor de expedientes Dentro de este apartado se incluyen desarrollos a medida integrados en el gestor de expedientes (módulos de extensión) y desarrollos específicos basados en los componentes definidos en el apartado de infraestructura tecnológica de este pliego. Estas funcionalidades deben desarrollarse a medida según las necesidades de cada procedimiento e integradas con el gestor de expedientes. 3.3 Operación de Negocio Mantenimiento de las integraciones desarrolladas con sistemas de e- administración (PLATEA) El proyecto de digitalización puesto en marcha durante el año 2014 contempló el desarrollo de integraciones con PLATEA, la plataforma de e-administración del Gobierno Vasco, derivadas del Plan de Digitalización de expedientes. Los principales módulos con los que el Gestor de Expedientes se ha integrado son: Publicación de información en Mis gestiones de euskadi.eus Formularios de solicitud y aportación de documentos a través de euskadi.eus Plataforma de firma electrónica Anotaciones en registro telemático Plataforma de notificaciones (postal) Plataforma de notificaciones (telemática) Gestor Documental (Dokusi) Como resultado se ha obtenido una capa de integración con PLATEA de uso horizontal a las diferentes aplicaciones de Lanbide. Dentro del alcance previsto del presente pliego se contempla el mantenimiento tanto perfectivo como evolutivo de las integraciones desarrolladas, así como las adaptaciones necesarias que puedan surgir para el uso de la capa de adaptadores por diferentes aplicativos Trabajos de mantenimiento y evolución de REGEXLAN relacionados con la digitalización Para garantizar el correcto funcionamiento del producto, se realizarán los trabajos necesarios para la depuración y corrección de todas las incidencias que pudiesen detectarse en el sistema de gestión. Además, dentro de este apartado, se incluye un mantenimiento evolutivo que cubra el conjunto de incorporaciones, modificaciones y eliminaciones en el producto software necesarias o bien para cubrir la expansión o cambio en las necesidades de los usuarios o bien para ajustarse a cambios en requisitos externos (normativos, legales,...) relacionados con el plan de digitalización a implantar. 5

6 4 REQUERIMIENTOS Y CARACTERÍSTICAS DEL CONTRATO 4.1 Recursos El volumen mínimo de recursos a contratar será de horas para los trabajos objeto del presente pliego. Estas horas se gestionarán durante el periodo de vigencia del contrato, a partir de reuniones con periodicidad mensual, en las cuales se irá estimando la carga de trabajo concreta a realizar en el siguiente periodo. 4.2 Equipo de trabajo El equipo de trabajo propuesto deberá estar compuesto por un interlocutor del contrato y un equipo de técnicos que dispongan de los conocimientos necesarios para desarrollar el conjunto de tareas descritas anteriormente. Concretamente, deberán disponer de conocimientos y experiencia suficiente en las aplicaciones de gestión de expedientes y registro y en PLATEA. El contrato contempla la participación de 5 roles diferentes, que deberán cumplir la experiencia mínima que se indica: Perfil % Dedicación Jefe de Proyecto De 4% a 8% Consultor De 25% a 28% Arquitecto técnico De 2% a 4% Analista De 12% a 14% Analista-Programador De 53% a 57% Total 100% Los porcentajes de dedicación mínimos deberán tenerse en cuenta en la planificación y asignación de recursos presentado en la oferta técnica. 4.3 Organización, planificación y control Los trabajos se realizarán en las instalaciones del licitador, salvo aquellos que por su definición requieran una presencia física en LANBIDE, en cuyo caso el personal del licitador realizará los trabajos en las dependencias que LANBIDE habilite a tal efecto. Se debe detallar en la oferta el plan de trabajo para cada una de las fases del proyecto, que cuyos hitos serán de carácter mensual, y que concluirán con el plan anual propuesto al final de cada uno de los años naturales que abarca el proyecto. 6

7 También se propondrán planes de trabajo, con un nivel de detalle razonable sin perder la perspectiva de que estos planes puedan sufrir variaciones porque LANBIDE pueda priorizar otros desarrollos respecto a los que ahora mismo se prevén o propongan. Asimismo, se designará un Comité de Dirección formado por miembros de LANBIDE y de la adjudicataria que colaboren en la verificación y evaluación las tareas bajo la supervisión del Director de Proyecto. Este reporte tendrá carácter mensual y se desglosarán por peticiones solicitadas, ejecutadas y estado. Se valorará positivamente el planteamiento de Acuerdos de Nivel de Servicio para las labores de mantenimiento así como de la disponibilidad de los sistemas de información de las aplicaciones objeto del pliego. 4.4 Infraestructura tecnológica Para satisfacer todos los requisitos funcionales actuales y futuros dentro del negocio de Lanbide de una manera homogénea y escalable en cuanto a tecnología se refiere, se ha definido la siguiente arquitectura lógica de desarrollo Java EE basada en las siguientes tecnologías: JSF con implementación RichFaces. JPA con implementación Hibernate. EJB3 en lógica de negocio. Planificación de procesos con Quartz. JBoss-Seam como Framework de integración y conversación. La infraestructura tecnológica actual de Lanbide está compuesta por productos Oracle como solución corporativa para servidores de aplicaciones y bases de datos. Actualmente los productos sobre los que se soportan los sistemas de información en Lanbide son: Oracle 11g (RAC). Oracle Weblogic Server 11g (Clúster de dos nodos). Active Directory. 7