EXPERIENCIAS SOBRE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA EN LA UNIVERSIDAD DE SEVILLA

Transcripción

1 EXPERIENCIAS SOBRE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA EN LA UNIVERSIDAD DE SEVILLA María Regla Mora Pazos Vicegerente de Organización UNIVERSIDAD DE SEVILLA

2 ENFOQUE MULTIDISCIPLINAR PROCESOS RRHH TIC NORMAS RECURSOS LIDERAZGO POLÍTICO

3 CONTEXTO LIDERAZGO POLÍTICO PROGRAMA PROGRAMA DE DE GOBIERNO GOBIERNO DISTRIBUCIÓN COMPETENCIAL ASIGNACIÓN PRESUPUESTARIA

4 DIRECCIÓN N DEL PROYECTO SECRETARIADO TIC ÁREAS DE ACTUACIÓN Adquisición e Implementación de la Infraestructura Tecnológica GESTIÓN DEL CAMBIO GERENCIA Identificación, Simplificación y Racionalización de Procedimientos y Servicios

5 ORGANIZACIÓN N Y ESTRUCTURA DE LA DIRECCIÓN N DEL PROYECTO EQUIPO DE DIRECCIÓN EQUIPO DE DIRECCIÓN GERENTE GERENTE DIRECTOR DIRECTOR SECRETARIADO SECRETARIADO TIC TIC Vicegerente Organización Vicegerente Organización Jefe Servicio Admón. Electrónica Jefe Servicio Admón. Electrónica Director Área Aplicaciones Corporativas Jefe Servicio Universidad Digital COMISIÓN DE SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

6 RECURSOS PROPIOS PRESUPUESTO USE AJENOS MODELO DE FINANCIACIÓN UU.PP. ANDALUZAS SUBVENCIÓN FINALISTA CONTRATO PROGRAMA

7 PROYECTOS EN DESARROLLO Centro de Atención Multicanal RRHH TIC Sistema de Tramitación ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA Gestión del Cambio RRHH Descripción y Simplificación de Procedimientos PROCESOS CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS Y SERVICIOS

8 Centro de Atención Multicanal OBJETIVOS Sistema de Tramitación ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA Gestión del Cambio Descripción de Procedimientos Descripción y Simplificación de Procedimientos Análisis de la Tramitación Actual Simplificación y Rediseño EXIGENCIA LEGAL Art. 34 Ley 11/2007 Incorporación del Rediseño en la Herramienta MODELA EXIGENCIA TECNOLÓGICA

9 SIMPLIFICACIÓN Y REDISEÑO (Art. 34 Ley 11/2007, de 22 de junio) La aplicación de medios electrónicos a la gestión de los procedimientos, procesos y servicios irá siempre precedida de la realización de un análisis de rediseño funcional y simplificación del procedimiento, proceso o servicio en el que se considerarán los siguientes aspectos Supresión o reducción de la documentación requerida al ciudadano. Reducción de plazos y tiempos de respuestas. Previsión de medios e instrumentos de participación, transparencia e información. Racionalización de la distribución de las cargas de trabajo.

10 Centro de Atención Multicanal Sistema de Tramitación ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA Gestión del Cambio Descripción de Procedimientos Programación del Proyecto Marco Inicial de Aplicación Recursos Metodología de Trabajo

11 Marco Inicial de Aplicación OBJETIVO Lograr implementar procedimientos no excesivamente complejos que nos permita poner en funcionamiento la plataforma y nos sirva como entrenamiento para secuenciar y dimensionar la incorporación de nuevos procedimientos administrativos. Criterios Aplicados en la Selección de Procedimientos Nº de Servicios implicados 3 Nº de trámites administrativos 10 Que no exijan la intervención de una empresa externa a la Univ. Que en su histórico no tengan un elevado nº de reclamaciones. Que sean muy utilizados por la Comunidad Universitaria

12 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Solicitud a cada Servicio de la Universidad de la selección de 3 Procedimientos Administrativos siguiendo los criterios acordados. Cumplimentación de una ficha descriptiva para cada Procedimiento seleccionado > 100 Procedimientos Prioridad declarada Impacto en volumen Impacto en C. Univ. Estrategia US 30 PROCEDIMIENTOS

13 Recursos DECISIÓN PROPIOS AJENOS SISTEMA MIXTO GARANTÍAS HOMOGENEIZACIÓN DE RESULTADOS REDUCCIÓN DE CARGAS DE TRABAJO CUMPLIMIENTO DE PLAZOS MAYOR MOTIVACIÓN Y COMPROMISO

14 Secuencia de Tareas ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL METODOLOGÍA DESCRIPCIÓN y DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DISEÑO DE LA SITUACIÓN FUTURA RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA ** Recogida de de Información. ** Taller sobre Situación Actual ** Elaboración documentación ** Validación ** Taller de de Rediseño ** Elaboración documentación Rediseño ** Validación

15 PRINCIPALES MEJORAS PROPUESTAS EN EL REDISEÑO Situación Actual Situación Futura Normalización Normalización Simplificación Cambio Tecnológico

16 DOCUMENTACIÓN 4.- Definición de hitos y comunicados a interesados 1.-Información general del procedimiento 2.- Diagrama de flujo de fases 3.- Detalle y descripción de las fases (Usuarios, Tareas, condiciones de inicio y fin, Acciones, Eventos, etc.) 5.- Definición de indicadores de gestión 6.- Rediseño de formularios de solicitud

17 CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS Y SERVICIOS OBJETIVOS Cuantificar Cuantificar el el volumen volumen de de procedimientos procedimientos y y servicios servicios Medir Medir el el nivel nivel de de complejidad complejidad Permitir Permitir la la planificación planificación de de una una implantación implantación telemática telemática escalonada escalonada Clasificar Clasificar los los procedimientos procedimientos en en familias familias y y subfamilias subfamilias Identificar Identificar los los servicios servicios de de respuesta respuesta inmediata inmediata Dimensionar Dimensionar el el esfuerzo esfuerzo económico económico que que requiere requiere el el proyecto proyecto Posibilitar la definición de indicadores para monitorizar el avance del proyecto

18 GESTIÓN DEL CAMBIO PLAN DE COMUNICACIÓN PLAN DE FORMACIÓN OBJETIVOS OBJETIVOS Activar Activar implicación, implicación, motivación motivación y y creatividad creatividad Disminuir Disminuir incertidumbres incertidumbres para para facilitar facilitar la la adaptación adaptación al al cambio cambio Crear Crear las las expectativas expectativas adecuadas adecuadas Detectar Detectar preocupaciones preocupaciones y y resistencias resistencias en en los los diferentes diferentes colectivos colectivos Proporcionar Proporcionar las las competencias competencias necesarias necesarias Facilitar Facilitar la la adaptación adaptación al al nuevo nuevo modelo modelo de de trabajo trabajo Minimizar Minimizar los los impactos impactos negativos negativos en en la la prestación prestación del del servicio servicio Mejorar el rendimiento Mejorar el rendimiento

19 MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN