PRESENTACIÓN DEL ESTUDIO INDICADORES DE OPERACIÓN SEGURA COMO MANEJO LTDA
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CONTEXTO Según el informe sobre la situación mundial de la seguridad vial elaborado en el 2009 por la Organización Mundial de la Salud (OMS) 1, todos los años cerca de 1.3 millones de personas mueren y otros 50 millones sufren traumatismos, como consecuencia de accidentes en las vías. Los accidentes de tránsito son una de las tres principales causas de muerte de personas entre 5 y 44 años de edad y conllevan pérdidas económicas que se estiman en cerca de 500 billones de dólares que equivalen a un porcentaje entre el 1 y el 3% del Producto Interno Bruto de todos los países del mundo. La OMS prevé que los traumatismos por accidentes de tránsito aumentarán hasta convertirse en la quinta causa principal de mortalidad en 2030. En Colombia, en el año 2010, se presentaron 39.318 lesionados no fatales y 5.704 muertes en accidentes de tránsito 2. De acuerdo con estadísticas de la Corporación Fondo de Prevención Vial, en conjunto con el Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses, publicadas en 2011, las muertes por accidentes de tránsito son la segunda causa de decesos violentos en el país. Dentro de este panorama, parece obvio que los temas asociados con seguridad vial deberían ser una preocupación de primer orden de gobiernos, comunidades y empresas en todos los sectores, y en particular convertirse en prioridad para las organizaciones cuya actividad principal se desarrolla en las vías, en medio de los llamados usuarios vulnerables de las vías de tránsito (peatones, ciclistas, motociclistas y personas con limitaciones físicas) y otros miles de vehículos. En los últimos años ha tomado fuerza el concepto de la responsabilidad social corporativa, entendido como una práctica con implicaciones en distintos ámbitos de gestión de la empresa: en primera instancia, se destacan las actividades que se desarrollan como parte de los programas de responsabilidad social corporativa y están vinculadas a la actividad básica de la empresa; en segundo lugar están aquellos programas enfocados al bienestar 1 ORGANIZACIÓN MUNDIAL DE LA SALUD, Informe sobre la situación mundial de la seguridad vial: es hora de pasar a la acción, Ginebra: Organización Mundial de la Salud, 2009. Disponible en <www.who.int/violence_injury_prevention/road_safety_status/2009)>. 2 INSTITUTO NACIONAL DE MEDICINA LEGAL Y CIENCIAS FORENSES, Foresis datos para la vida, Bogotá: Instituto nacional de medicina legal y ciencias forenses, 2010. INDICADORES DE OPERACIÓN SEGURA Página 3 de 12
de sus empleados y sus familias; por último, encontramos aquellas acciones dirigidas al entorno y otros grupos de interés como las comunidades en las áreas de operación. Para el caso de las empresas dedicadas a actividades de transporte, las acciones de responsabilidad civil asociadas con la seguridad vial están dentro de los tres ámbitos descritos anteriormente: i) son parte integral de la operación, ii) tienen consecuencias directas en la salud de los empleados y iii) impactan uno de los problemas de salud más importantes, la accidentalidad vial. Por otro lado, la Royal Society for the Prevention of Accidents (ROSPA) ha estimado que hasta un tercio de los accidentes de tránsito involucran a alguien que está trabajando en ese momento. Esto sumaría miles de muertos y heridos graves cada año. Pese a lo anterior, muchos empleadores creen, erróneamente, que son sus empleados quienes deben asegurar el cumplimiento de requisitos legales para conducir y así mismo, tener u obtener los conocimientos y habilidades necesarios para poner en práctica los procedimientos seguros de conducción. Hacer oportunamente las revisiones técnico-mecánicas de los vehículos y que el conductor tenga una licencia de conducción válida, no es suficiente para garantizar la seguridad de los empleados (y quienes comparten vía con ellos) cuando estos están en la vía. Las normas de salud ocupacional y seguridad industrial también se aplican en la vía; las actividades de conducción, como todas las actividades de trabajo, deben tratarse con efectividad dentro de un sistema de gestión de salud ocupacional y seguridad industrial. INDICADORES DE OPERACIÓN SEGURA Página 4 de 12
PRESENTACIÓN DEL ESTUDIO En el marco de su objetivo de generar espacios de mejoramiento de las condiciones de seguridad de las operaciones de transporte de las empresas en Colombia, la Corporación Fondo de Prevención Vial encargó a Cómo Manejo LTDA., la elaboración de un sistema de indicadores que permitirá contrastar las condiciones actuales de operación (línea base) de las empresas, que participen en el estudio, con las mejores prácticas y estándares para los diferentes tipos de transporte, con el propósito de determinar la brecha que hay entre dicha línea base y las mejores prácticas. En el instrumento que se diseñó para este fin, se examinan temas relevantes para la operación segura, a través de un conjunto de preguntas dirigidas a evaluar o determinar aspectos puntuales asociados con: - Organización interna - Procedimientos operativos - Talento humano - Equipo móvil - Infraestructura Las preguntas están estructuradas con base en una serie de temas relevantes para la operación segura y la seguridad vial. Cada pregunta corresponde a un nivel básico o avanzado que está relacionado con el nivel de desarrollo que esa norma, práctica o comportamiento representa con referencia al tema de seguridad vial y la operación segura. Las preguntas de nivel básico hacen alusión a: - El cumplimiento de las normas aplicables a nivel nacional. - Comportamientos seguros y estándares nacionales, que son vinculantes para aquellas empresas u operaciones certificadas, tales como Norma Técnica Colombiana ISO (NTC-ISO) de ICONTEC, Registro Único de Contratistas (RUC) del Consejo Colombiano de Seguridad, y Business Alliance for Secure INDICADORES DE OPERACIÓN SEGURA Página 5 de 12
Commerce (BASC; que en español se traduce como Alianza Empresarial para el Comercio Seguro), que son referencia o buena práctica para otras. - Normas y estándares que provienen de otros países. Las preguntas de nivel avanzado corresponden a: - Mejores prácticas aplicadas por compañías y/o en operaciones de transporte con indicadores superlativos de seguridad vial. - Normas que tienen origen en países que, como algunos de la Comunidad Europea, presentan un avanzado desarrollo en temas de seguridad vial con resultados comprobados. Vale la pena mencionar que las normas nacionales se consideran de nivel básico, dado que su cumplimiento es el mínimo requerimiento para la operación en el país, aunque algunas de ellas corresponden, en el contexto de los estándares internacionales, a buenas prácticas del más alto nivel. El máximo puntaje en cada categoría representa el cumplimiento de la normatividad aplicable, la implementación de estándares, buenas prácticas y procedimientos, así como la implementación de mecanismos de control que aseguren desde el nivel gerencial la seguridad en la operación diaria de las empresas. Pretendemos que la aplicación del instrumento constituya en sí misma en una base de conocimiento, de tal manera que al ser aplicado y evaluado su resultado, facilite el diseño de estrategias, planes de mejora y/o acciones concretas en temas específicos, que lleven a un mejoramiento de las condiciones de operación segura de cada empresa. Con el fin de entender mejor el instrumento y sus resultados, a continuación describimos, en detalle, cada uno de los temas y la información que incluyen. INDICADORES DE OPERACIÓN SEGURA Página 6 de 12
ORGANIZACIÓN INTERNA En general, cualquier organización que tenga operaciones de transporte, bien sea como parte de su negocio principal, o bien como una actividad de soporte, debe incluir dentro de sus sistemas de gestión los temas relacionados con la seguridad vial. La formalización, documentación, divulgación y el seguimiento al cumplimiento de los procedimientos y políticas son el punto de partida para buscar el aseguramiento en la operación. La organización empresarial con respecto a la operación de transporte, debe incluir, desde el más alto nivel institucional, los criterios de seguridad con la misma importancia que los de eficiencia y rentabilidad. En esta categoría están incluidos temas como: - Identificación y cumplimiento de los requerimientos legales (normatividad). - Elaboración y divulgación del manual de operaciones de transporte y sus documentos de soporte. - Elaboración y seguimiento de indicadores de desempeño en la operación. - Definición, divulgación y control de políticas de operación segura de la flota en temas relacionados con: el consumo de bebidas alcohólicas, o cualquier otra sustancia o medicamento que pueda alterar la habilidad para conducir, gestión de la fatiga y relación con los usuarios (si aplica). PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS La eficiencia y seguridad en las operaciones de transporte, están basadas en la ejecución sistemática de acciones dirigidas a obtener resultados estandarizados. Estos procedimientos operativos permiten utilizar de forma segura los recursos (equipo móvil e infraestructura), e incluyen la manera de llevar a cabo los procesos, la forma como estos se supervisan y las acciones a ejecutar para corregir desviaciones o atender contingencias. INDICADORES DE OPERACIÓN SEGURA Página 7 de 12
La revisión de los procedimientos operativos incluyen la evaluación de temas como: - Interacción con las autoridades, en especial las de tránsito. - Diseño y divulgación de planes de contingencia, realización de simulacros de atención de contingencias y emergencias. - Diseño de mecanismos para hacer inspecciones en ruta. - Identificación y divulgación de puntos de accidentalidad en las vías utilizadas habitualmente, así como la elaboración de planes de mitigación. - Procedimientos de control logístico y definición de parámetros de seguridad. - Definición de protocolos de comunicación. - Restricción y control al uso de equipos móviles de comunicación y otros distractores en la cabina. TALENTO HUMANO Por su misma naturaleza, todas las operaciones de transporte están basadas primariamente en sistemas y equipos administrados y operados por personas; por esta razón, el talento humano es considerado un recurso crítico. En particular son relevantes los temas asociados con las competencias, la habilitación, bienestar y conocimientos de los conductores y de todas las personas con responsabilidad en la operación. Entre los aspectos a evaluar dentro de la gestión del talento humano en cualquier operación de transporte, se encuentran los siguientes: - Definición de perfiles (experiencia, competencias, educación y requerimientos legales, entre otros). - Proceso de selección, contratación e inducción. - Capacitación en prácticas de operación segura y mejoramiento de competencias relacionadas con la seguridad en la operación y relaciones humanas. - Procesos de renovación de la habilitación de conductores (permiso para operar). - Capacitación en técnicas de evacuación, seguridad vial y atención de emergencias. INDICADORES DE OPERACIÓN SEGURA Página 8 de 12
EQUIPO MÓVIL Las organizaciones más avanzadas en operaciones de transporte seguras, han implementado una serie de estándares y buenas prácticas relacionadas con procedimientos operativos y administrativos que garanticen el óptimo funcionamiento de los vehículos. Entre los primeros se encuentran las inspecciones pre-operativas, los peritajes y el registro y seguimiento de todas las labores de mantenimiento preventivo y correctivo. En cuanto a los procedimientos administrativos, los sistemas de gestión incluyen mecanismos para suspender o retirar de la operación a vehículos en condiciones sub-estándar; y en lo que se refiere al mantenimiento, han normalizado los procesos de compra de repuestos y reparación de vehículos, siguiendo las recomendaciones y lineamientos de los fabricantes, que en general reflejan las exigencias de normas de calidad de alto nivel establecidas por las leyes de los países donde se fabrican sus vehículos o donde están sus mercados. Vale la pena mencionar la importancia que tiene el hecho de que el equipamiento de los vehículos incluya, además de los aditamentos de fábrica, algún equipo de seguridad adicional como GPS, limitadores de velocidad, alarmas de cinturones de seguridad, entre otros. INFRAESTRUCTURA Para la realización del estudio se tuvieron en cuenta las vías utilizadas en las operaciones de transporte de las empresas participantes y especialmente la gestión que se hace con respecto a los riesgos que se encuentran en dichas vías y la formalidad de los mecanismos de mitigación de los riesgos. Así mismo, en algunos casos, se tuvieron en cuenta los componentes de la infraestructura propia de las empresas estudiadas en aspectos como la seguridad en los muelles de abordaje y/o carga, señalización apropiada y mecanismos de seguridad para evitar la presencia de personas en las vías vehiculares. INDICADORES DE OPERACIÓN SEGURA Página 9 de 12
METODOLOGÍA DE APLICACIÓN La aplicación de la herramienta se realiza por medio de entrevistas realizadas durante una visita realizada por un consultor sénior en gerencia del riesgo y seguridad vial, con experiencia en procesos de auditorías de cumplimiento, seguridad vial y operación segura de flotas de vehículos, con amplio conocimiento y manejo del instrumento. El consultor hace las preguntas y contra preguntas pertinentes, permitiendo respuestas abiertas, hasta obtener la información necesaria para satisfacer el objetivo de cada pregunta incluida en el instrumento. Una vez obtenida la respuesta, el consultor, con su criterio, elige la opción que mejor interpreta lo expresado por el entrevistado. INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS En la primera parte del informe se presenta el resultado general, expresado en el índice global de riesgo en la operación que corresponde a la diferencia entre el puntaje máximo posible y la suma de los resultados obtenidos en cada tema. Este índice, expresado en un valor porcentual, tiene su respectiva correspondencia en la Tabla 1. Rangos de riesgo en operaciones de transporte. INDICADORES DE OPERACIÓN SEGURA Página 10 de 12
Tabla 1. Rangos de riesgo en operaciones de transporte BRECHA RIESGO DE LA OPERACIÓN INTERPRETACIÓN La formalización de procesos es escasa o inexistente 55% + MUY ALTO No se encuentran controles documentados La operación presenta una MUY ALTA probabilidad de que se presenten accidentes con consecuencias potencialmente graves La formalización de procesos es escasa o inexistente 40% + a 55% ALTO Los controles no se documentan Las condiciones de la operación favorecen la posibilidad de incidentes con consecuencias potencialmente graves 25% + a 40% MEDIO Algunas de las medidas y controles, así como el seguimiento de los controles, se encuentran documentados Se han tomado medidas y controles para disminuir a un nivel tolerable la probabilidad de incidentes de seguridad y su potencial impacto INDICADORES DE OPERACIÓN SEGURA Página 11 de 12
BRECHA RIESGO DE LA OPERACIÓN INTERPRETACIÓN 10% + a 25% BAJO La mayoría de las medidas y controles, así como el seguimiento de los controles, se encuentran documentados Se han implementado medidas y controles para reducir hasta un punto razonable la probabilidad de incidentes y su impacto El seguimiento de los controles está documentado 10% - MUY BAJO Se han documentado e implementado medidas y controles para reducir al mínimo la probabilidad de incidentes y su potencial impacto También en la primera parte se presenta gráficamente, para cada tema, la brecha obtenida de la aplicación de la herramienta. Estas brechas corresponden a la diferencia entre el puntaje máximo posible y el puntaje obtenido. Las categorías en las que la brecha tenga el puntaje porcentual más alto, serán en las que se debe trabajar prioritariamente, dado que son las que mayor riesgo generan para la operación. En la segunda parte del informe, se presentan la brecha, los hallazgos y las principales recomendaciones para cada uno de los temas. A partir de allí, la empresa podrá formular las acciones correctivas pertinentes, con ayuda de la referencia bibliográfica, o con la consulta de la mejor práctica asociada a ese tema, en los casos en que aplique. Pretendemos que el informe constituya una guía que facilite a la empresa el diseño de estrategias, planes de implementación y acciones concretas en temas específicos, que aseguren unas condiciones de movilidad segura y se traduzcan en disminución de incidentes y la mitigación de sus posibles consecuencias. INDICADORES DE OPERACIÓN SEGURA Página 12 de 12