UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA QUIMBIOTEC, C.A Resumen Ejecutivo N UAI-CP-RE-2014-001 RESUMEN EJECUTIVO DE LA ACTUACIÓN FISCAL PRACTICADA AL ACTA DE ENTREGA DE LA GERENCIA GENERAL SUSCRITA EN FECHA 07-11-2011 Dependencia Evaluada Código de la Actuación: Gerencia General Tipo de Actuación: Objetivo General: INFORME DEFINITIVO Nº UAI/CP-02-13 Auditoría de Cumplimiento Alcance: La actuación fiscal se circunscribió al análisis de los documentos adjuntos al Acta de Entrega de la Gerencia General suscrita en fecha 07-11-2011; así como la verificación selectiva de las Observaciones formuladas por la Servidora Pública Entrante a través del Informe S/N y sin firma, de fecha 28-03-2012. Revisar la legalidad y sinceridad del Acta de Entrega y sus anexos del Gerente General Saliente y verificar las observaciones realizadas por la Gerente General Entrante. Objetivos Especificos: Verificar la sinceridad y exactitud del contenido del Acta de Entrega de la Gerencia General de la Empresa Quimbiotec, C.A., de fecha 07-11-2011 y sus correspondientes Anexos, en cuanto al cumplimiento de lo establecido en las Normas para regular la entrega de los órganos y entidades de la Administración Pública y de las respectivas oficinas o dependencias, dictadas por la Contraloría General de la República. Verificar la sinceridad y exactitud de las Observaciones formuladas al Acta de Entrega antes señalada, realizada por la servidora pública entrante, contenidas en el Informe s/n de fecha 22-03-2012, el cual fue consignado en la Contraloría General de la República, adjunto al Oficio Q/GG/042/2012 de fecha 29-03-2012, emanando de la Gerencia General de la Empresa Estatal Quimbiotec C.A., recibido en este Órgano de Control Fiscal Interno, en fecha 10-12-2012, mediante Oficio N 06-02-2072 15-11-2012, emanado de la Dirección General de Control de la Administración Nacional Descentralizada de la Contraloría General de la República. Observaciones Relevantes: Se constató que el ejemplar del Acta de Entrega de la extinta Gerencia General, enviada a esta Unidad de Auditoría Interna, según Memorando S/N de fecha 10-11-2011, fue consignada en original, sin embargo los documentos Anexos que la acompañan no se encuentran debidamente certificados, tal y como lo señala el artículo 21 de las Normas para regular la entrega de los Órganos y Entidades de la Administración Pública y las respectivas Oficinas o Dependencias Se comprobó que los anexos del ejemplar enviado a la Unidad de Auditoría Interna, que acompañan el Acta de Entrega de la extinta Gerencia General, según Memorando S/N de fecha 10-11-2011, se encuentra incompleto, es decir, no se corresponde con los mencionados en la referida Acta de entrega, ya que solo fueron remitidos diecinueve (19) anexos de los treinta y seis (36) a los que se hace mención en la tabla de Contenido que se encuentra en el folio 00003 de la misma. Ausencia de soportes documentales suficientes que demuestren fehacientemente la situación de la ejecución del
Plan Operativo 2011, de conformidad con los objetivos y metas fijadas en el presupuesto correspondiente, para el momento del cese en funciones del Gerente General. Se aperturó en fecha 05-08-1992, una Caja Chica en moneda diferente a la del curso legal, específicamente en dólares americanos, la cual fue creada sin la debida Aprobación de la Junta Directiva como Máxima Autoridad Jerárquica de la Compañía; mediante Memorando manuscrito S/N, a través del cual se solicitó constituir un fondo de reserva permanente de 5.000 USD, para ser utilizado en viáticos y pagos en moneda extrajera, situación que se mantuvo hasta el momento del cese de funciones del Gerente General Saliente La Empresa Estatal Quimbiotec, C.A., para el momento de creación del fondo en moneda extranjera no contaba con una normativa interna debidamente aprobada por la Junta Directiva, como Máxima Autoridad Jerárquica de la empresa, mediante la cual autorizara la creación y regulara el funcionamiento de dicho fondo. La Gerencia General, mantuvo dólares americanos sin venderlos al Banco Central de Venezuela, en el Fondo de Caja Chica creado en moneda extranjera, mediante el Memorando manuscrito s/n de fecha 05-08-1992, a pesar de haber entrado en vigencia el Régimen para la Administración de Divisas, incluso hasta la fecha del cese en funciones del Gerente General el 07-11-2011. Existencia para el momento de la suscripción del Acta de Entrega, de una Normativa Interna denominada Procedimiento de Operaciones Estándar (POE) titulada Manejo del Fondo de Moneda Extranjera, la cual establecía procedimientos para la creación, manejo y reposición de un fondo en moneda extranjera (dólares), norma ésta que fue dictada al margen del Bloque de la Legalidad establecido para el Control de Cambio, estableciéndose en ella que dicho fondo sería utilizado para gastos de Viáticos fuera del país, para adquisición de libros en el exterior, y otros; previa autorización del Gerente General; sin que se apreciara dentro de la referida Norma la solicitud de Consideración y Autorización por parte del Vicepresidente de la República Bolivariana de Venezuela, tal como lo dispone los Convenios Cambiarios. Se evidenciaron pagos efectuados por Quimbiotec, C.A, a las empresas de seguros extranjeras: AXA EQUITABLE, AMERICAN BANKER LIFE y CICA LIFE INSURANCE COMPANY OF AMERICA, en moneda extranjera ($), durante los años 2007, 2008, 2009, 2010 y 2011, por la cantidad total de TRES MILLONES CIENTO SETENTA Y DOS MIL SEISCIENTOS SEIS BOLÍVARES CON 90/100 (Bs. 3.172.606,90) equivalente a UN MILLÓN TRESCIENTOS VEINTICINCO MIL TRESCIENTOS OCHENTA Y NUEVE DÓLARES CON TREINTA Y SIETE CENTAVOS ($ 1.325.389,37), por concepto de aporte a Póliza de Vida de los gerentes y personal técnico, sin la existencia de un Contrato u Orden de Servicio, mediante el cual se haya documentado la obligación que generara las erogaciones efectuadas en el que se indicara las condiciones establecidas entre Quimbiotec C.A. y las empresas antes indicadas. Se evidenció que las empresas de seguros extranjeras: AXA
EQUITABLE, AMERICAN BANKER LIFE y CICA LIFE INSURANCE COMPANY OF AMERICA, no se encontraban inscritas en el Libro de registro de Empresas de Seguros y reaseguros, y en tal sentido no se estaban controladas y reguladas por la Superintendencia de la Actividad Aseguradora (SUDESEG). Se determinó que durante los años 2007, 2008, 2009, 2010 y 2011 fueron utilizados recursos en moneda extranjera (Dólares Americanos), para finalidades distintas de las que se encontraban destinadas y reflejadas en las Solicitudes formuladas al Banco Central de Venezuela. De la revisión efectuada a las transacciones financieras y presupuestarias realizadas por Quimbiotec, C.A, por concepto de cancelación de una Póliza de Vida, a las empresas AXA- EQUITABLE, AMERICAN BANKER LIFE y CICA LIFE INSURANCE COMPANY OF AMERICA, durante los años 2007, 2008, 2009, 2010 y 2011, se evidenciaron pagos por la cantidad total de (Bs. 3.172.606,90), equivalente a ($ 1.325.389,37), los cuales fueron imputados a la partida presupuestaria 4.01.07.07.00 Aporte Patronal Caja Ahorro por Empleado, distinta a la naturaleza del gasto para el cual fueron solicitado dichos recursos. Conclusiones: Se concluye que para la elaboración y suscripción del Acta de Entrega fueron consideradas parcialmente las Normas para regular la entrega de los órganos y entidades de la Administración Pública y de las respectivas oficinas o dependencias, dictadas por la Contraloría General de la República, toda vez que los Anexos al Acta de Entrega no fueron presentados en copia debidamente certificada; fueron consignados por ante la Unidad de Auditoría Interna Diecinueve (19) Anexos; de los treinta y seis (36) detallados en la Relación correspondiente. No obstante, se determinó ausencia de soportes documentales suficientes, que demuestren fehacientemente la situación de la ejecución del Plan Operativo para el momento del cese en funciones del Gerente General. Por otra parte, de la verificación de la sinceridad y exactitud de las Observaciones formuladas al Acta de Entrega, por parte del Servidor Público Entrante, se concluyó que: Se aperturó en fecha 05-08-1992, una Caja Chica en dólares americanos sin la debida Aprobación de la Máxima Autoridad Jerárquica de la Compañía; la Empresa Estatal Quimbiotec, C.A., para el momento de creación del fondo en moneda extranjera no contaba con una normativa interna debidamente aprobada por la Junta Directiva, que autorizara la creación y regulara el funcionamiento de dicho fondo; la Gerencia General, mantuvo dólares americanos sin venderlos al Banco Central de Venezuela, en el Fondo de Caja Chica creado en moneda extranjera, a pesar de haber entrado en vigencia el Régimen para la Administración de Divisas; Existencia para el momento de la suscripción del Acta de Entrega, de una Normativa Interna denominada Procedimiento de Operaciones Estándar (POE) titulado Manejo del Fondo de Moneda Extranjera de fecha 17-09-2009, el cual fue dictado al margen del Bloque de la Legalidad establecido para el Control de Cambio, para gastos de Viáticos fuera del país, adquisición de libros en el exterior, y otros; previa autorización del Gerente General; sin que se apreciara dentro de la referida Norma la solicitud de Consideración y Autorización por parte del Vicepresidente de la República Bolivariana de Venezuela; así mismo, se evidenciaron pagos efectuados por Quimbiotec, C.A, a las empresas de seguros extranjeras AXA EQUITABLE, AMERICAN BANKER LIFE y CICA LIFE
INSURANCE COMPANY OF AMERICA, por concepto de aporte a Póliza de Vida de los gerentes y personal técnico, sin la existencia de un Contrato u Orden de Servicio; del mismo se determinó que las referidas empresas, no se encontraban controladas y reguladas por la Superintendencia de la Actividad Aseguradora (SUDESEG);fueron utilizados recursos en moneda extranjera (Dólares Americanos),durante los años 2007, 2008, 2009, 2010 y 2011 para finalidades distintas de las que se encontraban destinadas y reflejadas en las Solicitudes formuladas al Banco Central de Venezuela; e imputados por una partida presupuestaria diferente a la naturaleza del gasto. Finalmente, con relación a las observaciones formuladas por la Gerente General Entrante cuya sinceridad y exactitud no fueron verificadas en esta Actuación Fiscal, las mismas serán incluidas en la planificación y programación de las próximas actuaciones fiscales a practicar por este órgano de control fiscal interno. Recomendaciones: Girar las instrucciones necesarias para que las Dependencias que integran la Estructura Organizativa de la Empresa Estatal Quimbiotec C.A., adscritas a su Gerencia, tomen en consideración para la elaboración y suscripción de futuras Actas de Entrega, las Normas para regular la entrega de los órganos y entidades de la Administración Pública y de las respectivas oficinas o dependencias, dictadas por la Contraloría General de la República, a los fines de demostrar la situación en que se encuentre la oficina o dependencia que se entregue al momento del cese en funciones del servidor público que la representó, resguardar la debida delimitación de responsabilidades tanto del servidor público que entrega como del que recibe, así como garantizar la continuidad de la gestión administrativa de la función pública dentro del Plan Operativo Anual que se encuentre en curso, y en ese sentido: Consignar por ante la Unidad de Auditoría Interna de la Empresa Estatal Quimbiotec C.A., en copia debidamente certificada del ejemplar del Acta de Entrega y de sus correspondientes Anexos, con el fin que los documentos que respalden la situación de la Dependencia Entregada al momento del cese en funciones del servidor público cuya acta de entrega se trate, ofrezcan confiabilidad, y certeza jurídica en cuanto a su emisión, y archivo en donde se encuentre debidamente respaldado el documento público cuya copia se adjunta. Incluir todos los documentos que deben acompañar al Acta de Entrega según la dependencia que se trate, con información exacta tanto cuantitativa como cualitativamente; con la finalidad de que el Servidor Público Saliente, pueda demostrar oportunamente, su debida diligencia, en el cumplimiento de su deber de hacer entrega de los bienes y recursos que administraba, manejaba y/o custodiaba para el momento del cese en funciones, como buena práctica en el ejercicio de una sana administración de los recursos del Estado Venezolano. Anexar al Acta de Entrega, los soportes documentales que demuestren fehacientemente, la situación de la ejecución de los Planes Operativos de conformidad con los objetivos y metas fijadas en el presupuesto correspondiente, con el fin de ofrecer oportunamente al Servidor Público entrante, el documento por
excelencia necesario para demostrar el porcentaje de ejecución del Plan Operativo que se encuentre en curso para el momento del cese en funciones del servidor público que entrega, y de esta manera garantizar la continuidad administrativa; y los elementos que fueren necesarios para la toma oportuna de decisiones de ser el caso, aunado a ello, que la información suministrada sea completa, sincera y adecuada a los lineamientos vinculados con el Plan Operativo Anual Nacional, Institucional y políticas presupuestarias del Ejecutivo Nacional. Ejercer vigilancia para que las Cajas Chicas que estimen necesario abrir las Dependencias que integran la Estructura Organizativa de Quimbiotec C.A., con el fin de efectuar gastos menores, sean aperturadas en la moneda de curso legal, previa aprobación de la Junta Directiva, como Máxima Autoridad de Quimbiotec C.A., en normas de control interno elaboradas con apego a las disposiciones constitucionales, legales y con las políticas dictadas por el Ejecutivo Nacional, a objeto de procurar el mantenimiento de las condiciones monetarias, crediticias y cambiarias favorables a la Estabilidad de la Moneda, equilibrio económico y al desarrollo ordenado de la economía del País. Someter a consideración y aprobación de la Junta Directiva como Máxima Autoridad Jerárquica de la Empresa, los instrumentos normativos que integren el Sistema de Control Interno de la Compañía, con la finalidad que las actividades de la administración activa no se realicen de manera discrecional, por deficiencia de un sistema de control interno adecuado a las políticas, normas, métodos y procedimientos que regulen los actos de administración en el manejo del patrimonio público, así como los requisitos y condiciones que deben cumplirse en las operaciones a ser autorizadas, aprobadas, revisadas y registradas, para garantizar la salvaguarda de los recursos y la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la información presupuestaria, financiera y administrativa inmanente en todas las organizaciones públicas. Velar por que la tenencia de divisas en moneda extranjera por parte de Quimbiotec C.A., se ajuste al llamado Bloque de la Legalidad, con la finalidad que la Compañía Estatal, garantice el espíritu, propósito y razón previsto por el Estado Venezolano, a través de las regulaciones cambiarias, sin poner en riesgo el normal desenvolvimiento de la actividad económica en el país, la estabilidad de la moneda y el cumplimiento de los compromisos internacionales de la República Bolivariana de Venezuela. Elaborar los Instrumentos Normativos Internos que desarrollen las Regulaciones Cambiarias dictadas por el Ejecutivo Nacional, con apego a las Políticas dictadas al efecto, y considerando dentro de la norma que se dicte, todos los niveles de autorización requeridos para que sea procedente la adquisición de divisas en moneda extranjera, a saber, Presidente de la República Bolivariana de Venezuela, Vicepresidente y Ministro del Poder Popular para la Economía, Finanzas y Banca Pública, de acuerdo al caso; para cubrir los gastos previstos taxativamente en los Convenios Cambiarios. Velar que los compromisos que se asuman en nombre de la Empresa, se encuentren debidamente autorizados y documentados, con la finalidad de conocer los límites de la
obligación y determinar los derechos a favor de la Compañía, en atención de la debida protección y salvaguarda del patrimonio público, dentro del ejercicio de una sana administración de los recursos del Estado Venezolano. Vigilar que las Empresas de Seguro con las que se establezcan compromisos en nombre de la Empresa Estatal Quimbiotec C.A., se encuentren debidamente registradas y permisadas para operar en el país, por ante el Organismo regulador de la Actividad Aseguradora en Venezuela, a fin que los contratos en materia de seguro, ofrezcan seguridad jurídica a la Compañía Estatal, así como las garantías necesarias y suficientes por las resultas de la obligación que asuma y de esta manera evitar riesgos y eventuales pérdidas al patrimonio del Estado Venezolano. Velar porque los recursos solicitados en moneda extranjera por ante el Banco Central de Venezuela, vinculados con la operatividad de la Empresa Estatal Quimbiotec C.A., sean utilizados para las finalidades previstas en el Punto de Cuenta al Presidente, Vicepresidente de la República y Ministro del Poder Popular para la Economía, Finanzas y Banca Pública, de acuerdo al caso; con el objeto de garantizar como Empresa del Estado Venezolano, el cumplimiento del Plan Estratégico Nacional, con apego a los principios que rigen la Función Pública, vinculados con la legalidad, funcionamiento planificado, transparencia en la administración de los recursos, control de la gestión pública en pro de la consecución de los resultados previstos, así como de la confiabilidad que deben prevalecer en las operaciones administrativas, presupuestarias y financieras en la Gerencia de la Administración Pública Nacional. Vigilar que al momento que se vayan a realizar las imputaciones presupuestarias, se practiquen por las Partidas correspondientes a la naturaleza del gasto, con el fin de fortalecer el sistema del control interno, en cuanto a la formulación del compromiso.