Manual del usuario Almacén Copyright IMESIS-TPV 2010 Versión: 6.3.ES.2 Revisión 0 IMESIS-TPV 2010 Pág 1
Manual de : Almacén Documentación de usuario final y referencia de la aplicación, apartado de Almacén. Menú de almacén Dentro de las opciones del Menú principal de la aplicación, tenemos la opción Almacén, que nos permitirá acceder a todas las opciones disponibles para la gestión de artículos, familias y movimientos de almacén. Para acceder a este menú podemos hacer uso de la tecla aceleradora 3. Partiendo del menú principal, tenemos la opción Almacén Las opciones disponibles en el menú de almacén son: - Creación o Artículo o Familia o Inventario o Regularización - Búsqueda o Artículos o Familias o Inventarios valorados o Entradas y salidas - Cálculos o Cálcular existencias o Cálcular bajo mínimos o Pila de cálculos IMESIS-TPV 2010 Pág 2
Artículos Para crear un artículo pulsamos la opción correspondiente o usamos el acelerador de teclado A. Aparecerá entonces el formulario correspondiente: Formulario de creación de artículo Los campos que hemos de completar en el formulario son los siguientes: - Referencia: código o identificador propio del artículo. - Nombre: aquél por el que conoceremos el artículo. - Unidad: unidad en la que se encuentra expresada la cantidad del artículo (l, litros; m, metros; kg, kilogramos, etc.). En la pestaña Existencias y movimientos podemos ver información sobre: - Disponible: cantidad disponible del artículo en las unidades que hemos configurado; es el resultado que restar a las existencias la cantidad pendiente de servir y sumar la cantidad pendiente de recibir. - Existencia: existencia real del artículo en el almacén en las unidades correspondientes. - Pdte. de servir: cantidad del artículo en las unidades correspondientes que está pendiente de servir. - Pdte. de recibir: cantidad del artículo en las unidades correspondientes que está pendiente de recibir. - Stock mínimo: cantidad del artículo en las unidades correspondientes por debajo de la cual se avisa, si la cantidad disponible es inferior. De esta manera podemos realizar un nuevo pedido. IMESIS-TPV 2010 Pág 3
En la rejilla podemos consultar la lista de movimientos por fecha, del último al primero. También nos permite encarpetar la lista de movimientos, eligiéndo rangos de fechas a mostrar pulsando el botón Carpetas. A esta pestaña Existencia y movimientos podemos acceder con la tecla aceleradora Alt+1. Pulsando en la pestaña Otros datos o usando la tecla aceleradora Alt+2 accedemos a los datos del artículo referidos al proveedor, a la familia otros datos contables. Pestaña Otros datos - Proveedor por defecto: asignaremos la entidad que será el proveedor por defecto en las compras que efectuemos del artículo. Podremos crear - Familia: familia o subfamilia a la que pertenece el artículo. - Cuentas contables: configuración en caso que la aplicación esté enlazada con contabilidad. o Ventas: cuenta contable en la que repercutirán las ventas del artículo. o Compras: cuenta contable en la que repercutirán compras del artículo. - Régimen de IVA: régimen de IVA que tiene asignado el artículo. o Compra: régimen de IVA que tiene asignado en las compras el artículo. o Venta: régimen de IVA que tiene asignado en las ventas el artículo. - Auditoría: datos de control del artículo. o Alta: fecha en que fue creado el artículo en la base de datos. o Último cambio: fecha en que fue modificado el artículo por última vez. Haciendo clic en la pestaña Foto y comentario o pulsando la tecla aceleradora Alt+3 podemos introducir una imagen en la ficha del artículo. Para ello basta con pulsar con el botón derecho del ratón sobre el campo en el que se guardará la imagen para abrir el menú de contexto. IMESIS-TPV 2010 Pág 4
Podemos importar una imagen en formato JPG o BMP. Si queremos, es posible eliminar la imagen de origen. Pestaña Foto y comentario Dentro de esta misma pestaña disponemos de un tampo texto en el cual podemos escribir un comentario u observación del artículo. Para introducir saltos de línea usamos la combinación de teclas Crtl+Intro. Pulsando la siguiente pestaña, llamada Precios, o utilizando la tecla aceleradora Alt+4, podemos gestionar las tarifas de compra y de venta, así como los precios especiales a clientes. IMESIS-TPV 2010 Pág 5
Pestaña Precios Tanto las tarifas de compra y de venta como los precios especiales a clientes se generan de forma automática desde la gestión de compras y ventas, respectivamente. En el cálculo del precio en la venta, se tendrá en cuenta primero el precio especial al cliente, luego la tarifa del artículo aplicada para ese cliente, con descuento si lo tiene y, por último, el descuento que pueda tener asignado el cliente. Dentro de esta misma pestaña de Precios, encontramos en la pestaña Tarifas de compra los precios de costo: el último costo y el costo medio del artículo. El precio de costo último se calcula automáticamente en la gestión de compras, al igual que el precio medio, aunque este último tiene en cuenta también los inventarios y regularizaciones con precio. En la rejilla incluída en esa misma pestaña veremos las tarifas de compra creadas. Si hacemos doble clic sobre una línea en blanco podemos crear una nueva tarifa de compra. Si hacemos doble clic sobre una línea ya creada podemos editar la tarifa. Al hacer doble clic sobre una línea ya creada nos aparece el formulario de la tarifa de compra. En él se asume el artículo, debiendo asignar el proveedor, y si queremos, crear una referencia del proveedor. Podemos asignarle la fecha, precio y descuento de la tarifa, calculándose el precio neto de manera automática. En la siguiente pestaña, llamada Tarifas de venta, podemos definir de igual manera las tarifas de venta. Tenemos también la opción de quitar el descuento en líneas de venta o de compra. Para configurarlo, basta con marcar o desmarcar las casillas correspondientes. IMESIS-TPV 2010 Pág 6
Para crear una nueva tarifa de venta hacemos doble clic sobre un espacio en blando de la rejilla. De igual manera que en caso de la rejilla de tarifas de compra, si queremos editar una tarifa ya creada, hacemos doble clic sobre ella. Pestaña Tarifas de venta Para crear una tarifa de venta podemos elegir de entre las tarifas que ya existen o crear una nueva. El artículo se asume, por lo que debemos de completar el precio y el descuento, calculándose de manera automática el precio neto. Finalmente, en la última pestaña podemos crear precios especiales para los clientes. Haciendo doble clic sobre una línea en blanco de la rejilla abriremos el formulario para crear un precio especial. Hemos de elegir el cliente (al igual que en casos anteriores podemos localizar, crear o editar el cliente) y, siendo asumido el artículo, asignar el precio y el descuento calculándose el precio neto. IMESIS-TPV 2010 Pág 7
Pestaña Precios especiales a clientes Una vez completados todos los datos del artículo podemos aceptar su ficha. Búsqueda de artículos Para buscar o listar los artículos usaremos la opción de menú Artículos correspondiente o haremos uso de la tecla aceleradora E. Opción Artículos del menú Almacén IMESIS-TPV 2010 Pág 8
Nos aparece un formulario de búsqueda que nos da la posibilidad de buscar artículos por código, listar todos los artículos, buscar por trozos y palabras de la referencia y el nombre, o bien por el proveedor. Si, por ejemplo, elegimos buscar por Código, nos aparece una lista cuyo contenido es únicamente ese artículo. Desde esa lista, y haciendo doble clic sobre la línea en la que aparece el artículo, podemos ver su ficha. Buscar artículos por código En el caso de marcar la casilla Todos del formulario de búsqueda, veremos el listado completo de artículos. IMESIS-TPV 2010 Pág 9
Buscar todos los artículos Si marcamos la casilla Trozos, podemos encontrar los artículos que se correspondan con las ternas de letras que usemos como texto a buscar. Si por ejemplo, tenemos un artículo que tiene por nombre la palabra Artículo basta con que, si buscamos por trozos, indiquemos como terna de letras a buscar la terna art. Buscar artículos por trozos IMESIS-TPV 2010 Pág 10
De igual manera, podemos buscar por palabras completas. Si marcamos la casilla Palabras y en el campo Texto a buscar escribimos la palabra artículo nos aparecería en la lista el artículo de nombre Artículo que se propuso como ejemplo en el párrafo anterior. Buscar artículos por palabras Por otro lado, también es posible buscar por proveedor. Para seleccionarlo, podemos usar las flechas arriba-abajo del campo o el botón incrustado que nos permite localizarlo. Buscar artículos por proveedor IMESIS-TPV 2010 Pág 11
Finalmente indicar que podemos hacer una búsqueda combinada obteniendo, por ejemplo, el artículo de código que escojamos y el resultante de la búsqueda por trozos. Búsqueda combinada de artículos En otro orden de cosas es importante mencionar que podemos imprimir los resultados obtenidos en las rejillas, bien provengan de búsquedas o bien de rejillas incluídas en formularios. Para ello usamos los botones correspondientes de la barra de herramientas. Si existe además algún informe alternativo al que está por defecto, también podemos seleccionarlo para imprimir el listado que vemos en pantalla. IMESIS-TPV 2010 Pág 12
Familias Para crear una nueva familia pulsamos la opción de menú correspondiente o utilizamos la tecla aceleradora B. Aparecerá por tanto la ficha de la familia. Formulario de creación de familia Los campos que hemos de completar en el formulario son los siguientes: - Código: código o identificador propio de la familia. Está compuesto por pares de letras que representan niveles dentro de la familia. - Nombre: aquél por el que conoceremos la familia. En la rejilla de la pestaña Artículos (tecla aceleradora Alt+1), además de ver los artículos pertenecientes a esta familia y editarlos podemos crearlos, asumiendo éstos la familia. Al igual que en caso del artículo, tenemos la posibilidad de introducir una imagen de la familia en su ficha. Para ello pulsamos en la pestaña Imagen (o utilizamos la tecla aceleradora Alt+2). Con el botón derecho del ratón abrimos el menú de contexto y elegimos la opción Importar imagen. Una vez hemos completado la ficha de la familia, aceptamos para guardar los cambios. La familia que hemos creado tiene como código OF y como nombre Material de oficina. Seguidamente vamos a crear otra familia (por lo tanto seleccionamos nuevamente en el menú de Almacén la opción Familias y le especificamos como código OF-CO y como nombre Consumibles. Así mismo le hemos incluido una imagen. IMESIS-TPV 2010 Pág 13
Buscar familias En la opción de menú Familias (tecla aceleradora F) del menú Almacén podemos ver el árbol de familias que hemos creado. Árbol de familias y rejilla de artículos Podemos ver cómo las familias se encuentran incluidas unas dentro de otras formando una estructura de tipo árbol. Esta estructura se crea por medio del código. Así, y volviendo a las dos familias de ejemplo que creamos anteriormente, la familia Consumibles de código OFCO, se encuentra incluida en la materia Material de oficina, porque ésta tiene como código OF. Las distintas ramas de familias cuelgan en función del código que hemos asignado a cada una. Que las ramas no cuelguen de otra se debe a que no comparten el código. Es decir, una rama cuelga de otra porque la parte inicial del código es común. Supongamos que tenemos seleccionada una familia en el árbol y hacemos doble clic en uno de los artículos de esa familia que aparecen en la rejilla para abrir su ficha. Si modificamos la familia de un artículo, asignándole otra que pertenezca a la misma rama, seguirá apareciendo en la rama principal, pero si vamos a la familia a la que pertenecía ya no está. Si seleccionamos la nueva rama elegida veremos que el artículo se encuentra en ésta. Podemos ver que en función de la rama seleccionada vemos los artículos pertenecientes a la rama y, además, los pertenecientes a las familias que cuelgan. Si queremos desactivar esta característica de la estructura arbolada, viendo únicamente los artículos pertenecientes a la rama seleccionada y no los de las ramas que cuelguen, hemos de pulsar el botón Herencia arbolada que aparece en la barra de herramientas a la izquierda del árbol de familias. IMESIS-TPV 2010 Pág 14
Desde la rejilla de artículos podemos imprimir sus correspondientes listados seleccionado uno de los artículos de la rejilla y pulsando el botón Ver informe para visualizarlo en vista previa. Para imprimir basta con pulsar el botón Imprimir. Informe de artículos De la misma manera podemos imprimir los informes correspondientes al árbol de familias. Listado de familias IMESIS-TPV 2010 Pág 15
Inventarios Pulsando la opción de menú Inventario o utilizando la tecla aceleradora C podemos hacer una regularización por inventario. ara crear un artículo pulsamos la opción correspondiente o usamos el acelerador de teclado A. Aparecerá entonces el formulario correspondiente: Fomulario de inventario En él debemos elegir el artículo que vamos a inventariar, la cantidad que hemos contado de ese artículo, su precio y además la fecha y hora del recuento. En función de la diferencia encontrada entre el stock real y el calculado, en la grabación del inventario se aumentará o disminuirá la existencia de manera automática. Creamos, por ejemplo, un inventario con el artículo de ejemplo llamado Artículo, indicando que hemos contado 100 unidades del artículo. Cuando tengamos que introducir una fecha disponemos del calendario pulsando el correspondiente botón o utilizando la tecla aceleradora F4. También podemos usar las flechas que hay en el control de edición para avanzar en las fechas hacia delante o hacia atrás. Es importante introducir la hora del inventario. Si consignamos la fecha y hora correctas de realización del inventario podrían realizarse movimientos de entrada y salida durante la ejecución de éste, ya que el cálculo de la diferencia con la existencia se hará para la hora introducida. Además, si con posterioridad al inventario se introducen nuevas entradas o salidas anteriores a éste, la diferencia se recalculará de forma automática. Si queremos realizar una actualización de manera contínua del inventario para los distintos artículos utilizamos el botón Aceptar y seguir (o los aceleradores de teclado Alt+A ó F12). En nuestro caso vamos a introducir en el inventario artículo más. IMESIS-TPV 2010 Pág 16
Si introducimos precio en el inventario de los artículos, éste será tenido en cuenta para el cálculo del precio medio de los artículos. Si no queremos que varíe el precio medio del artículo en el inventario, dejamos el campo precio a cero. Para terminar la introducción de artículos en el inventario basta con pulsar el botón Aceptar para que se guarde la ficha, o el botón Cancelar para que no se guarde el último registro, en vez de la tecla Aceptar y seguir. Inventario valorado Para ver el inventario valorado pulsaremos la opción de menú Inventario valorado del menú Almacén o utilizaremos el acelerador de teclado G. Opción Inventario valorado del menú Almacén Al pulsar esta opción nos aparece un formulario que contiene un calendario para que seleccionemos la fecha del inventario. IMESIS-TPV 2010 Pág 17
Fomulario de inventario valorado Una vez pulsamos el botón Buscar aparece una rejilla con los artículos, sus existencias y precios medios. Listado de artículos IMESIS-TPV 2010 Pág 18
Además del inventario valorado de cada artículo podemos ver el número de artículos, el stock total y el valor de nuestro almacén. Podemos además imprimir el informe correspondiente al inventario valorado del almacén o escoger uno de los disponibles pulsando el botón Especificar informe de la barra de herramientas superior. Informe de inventario valorado Regularización Para efecturar una regularización en nuestro almacén hemos de pulsar la opción correspondiente del menú o utilizar la tecla aceleradora D. Al pulsar esta opción nos aparece un formulario en el cual hemos de introducir el artículo, la cantidad, el precio y la fecha y hora de la regularización. En función de si la cantidad es positiva o negativa la grabación se considerará una entrada o una salida. IMESIS-TPV 2010 Pág 19
Formulario de regularización Igual que en el caso del inventario, si queremos realizar una introducción de contínua de regularizaciones, usaremos el botón Aceptar y seguir. Para terminar, usaremos el botón Aceptar ó Cancelar (éste último si no queremos que se guarde el último registro introducido). Al contrario que en la grabación del inventario, cuando efectuamos una regularización, la cantidad grabada se corresponde con la variación que se produce en la existencia, y no con la diferencia con ésta como en el inventario. Movimientos de almacén Para consultar los movimientos de nuestro almacén, pulsaremos la opción Entradas/Salidas del menú Almacén o usaremos la tecla aceleradora H. IMESIS-TPV 2010 Pág 20
Opción Entrada/Salida del menú Almacén En el formulario que aparece podemos consultar, por ejemplo, los movimientos de inventario de un cierto artículo en un rango de fechas. Una vez pulsamos el buscar Buscar aparece una rejilla con los movimientos de almacén. Formulario de búsqueda de movimientos de almacén IMESIS-TPV 2010 Pág 21
Desde el propio formulario de búsqueda tenemos la posibilidad de consultar todos los movimientos de un artículo en un rango de fechas dado. En el caso de que queramos consultar todos los movimientos realizados en nuestro almacén basta definir el rango de fechas en el formulario de búsqueda. Cálculo de existencias y stock bajo mínimos Para forzar el cálculo de existencias y de artículos con stock bajo mínimos, pulsaremos las opciones de menú correspondientes o utilizaremos las teclas aceleradoras I y J, respectivamente. Al lanzar la opción Calcular existencias se habrá generado una pila de cálculos que podemos disparar pulsando la opción de menú Pila de cálculos o utilizando la tecla aceleradora K. Cuando lanzamos la opción aparece una rejilla con la pila de cálculos, y en su barra de herramientas disponemos de un proceso que permite calcular las existencias de la pila en 2º plano. Rejilla con la pila de cálculos Este proceso de cálculo de existencias es automático en cliente-servidor, pudiendo definir que realice el recálculo cada 10 segundos. Con el ejecutor monopuesto será necesario que forcemos el cálculo. IMESIS-TPV 2010 Pág 22