CODIGO:PRO-GJU-005 Página 1 de 14 PORTADA A. HISTORIAL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA JUSTIFICACIÓN DE LA MODIFICACIÓN 1 04/11/2008 Lanzamiento del procedimiento 2 25/11/2011 Modificación de la normatividad 3 28/09/2012 Modificación de la normatividad, actualización de todos los capítulos del procedimiento, se eliminan los puntos críticos del riesgo y se incluye el capítulo 8 controles existentes del mapa de riesgos del proceso. Los cambios se presentan en letra cursiva con base en el procedimiento de administración y control de documentos (PRO-GCD-003). 4 Se incluye en el capítulo 6 de políticas y condiciones generales la obligación de realizar las evaluaciones de desempeño de los proveedores de acuerdo a la ley 80 de 1993 artículo 4 numeral 4. B. REVISIONES Y APROBACIONES DEL DOCUMENTO ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Nombre: Oscar Herrera Isaza Nombre: Lydia Edith Rivas Niño Nombre: Francisco Ramírez Rivera Cargo: Contratista Asesor de calidad Cargo: Jefe Oficina Jurídica Cargo: Director General Fecha: 08/01/2014 Fecha 15/01/2014 Fecha: Nombre: Wilman Ortiz Rojas Cargo: Abogado Contratista Asesor de Contratación Fecha: 14/01/2014 C. LISTA DE DISTRIBUCION LISTA DE DISTRIBUCIÓN N NOMBRE Y CARGO 1 Lydia Edith Rivas Niño Jefe 2 Wilman Ortiz Rojas Abogado Contratista Asesor Jurídico en contratación
Página 2 de 14 1. OBJETIVO Este procedimiento tiene por objeto establecer las actividades, condiciones, responsables controles y decisiones necesarias, para efectuar contratación por la modalidad de selección abreviada de Características Técnicas Uniformes y de Común Utilización. 2. ALCANCE Inicia con la recepción de los documentos, estudios previos y borrador del pliego de condiciones en la Oficina, remitidos por la dependencia interesada en la contratación y finaliza con la suscripción del contrato y cumplimiento de los requisitos de ejecución y legalización del mismo. 3. RESPONSABLES Los responsables de ejecutar este procedimiento son: El Subdirector Administrativo y Financiero, El Coordinador de Bienes y Servicios, El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, el Jefe de la Oficina y el Abogado encargado de la contratación. 4. BASE LEGAL 4.1 NORMAS DE CONTRATACION Ley 80 de 1993. Ley 1150 de 2007. Ley 1474 de 2011. Estatuto Anticorrupción. Decreto 734 de 2012 Decreto 019 de 2012. Decreto anti-trámites. Normas de planeación Institucional. 4.2 NORMAS COMPLEMENTARIAS Decreto 3992 de 2008 Por el cual se aprueba la modificación de la estructura del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República FONPRECON. Decreto 3993 de 2008, Por el cual se aprueba la modificación de la planta de personal del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República FONPRECON
Página 3 de 14 Resolución de delegación No.01509 de 1º de diciembre de 2008, expedida por FONPRECON o las que la modifiquen o adicionen. Resolución No. 0774 del 21 de junio de 2011, por medio de la cual se adopta la Versión No. 2 del Manual del Sistema para la Administración de Riesgos Operativos - SARO del Fondo de Previsión Social del Congreso de República FONPRECON. Resolución No. 0775 del 21 de junio de 2011, por medio de la cual se adopta la Versión No. 2 de Manual del Sistema de Administración de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo - SARLAFT del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República. Circular Externa 052 del 25 de octubre de 2007, modificada mediante la Circular Externa 022 del 30 de julio de 2010 - Seguridad y calidad en el manejo de información a través de medios y canales de distribución de productos y servicios para clientes y usuarios, expedidas por la Superintendencia Financiera de Colombia. Artículo 50 de la Ley 789 del 2002. y artículo 23 de la Ley 1150 del 2007 De los aportes al Sistema de Seguridad Social. Resolución No.603 del 26 de julio de 2012 Por la cual se adopta el Manual de Contratación del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República FONPRECON. 5. DEFINICIONES 5.1 CDP. Certificado de Disponibilidad Presupuestal. 5.2 RP. Registro Presupuestal. 5.3 Sistema Electrónico para la Contratación Pública. 5.4 SARLAFT Sistema de Administración de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. 5.5 SARO Sistema para la Administración de Riesgos Operativo.
Página 4 de 14 5.6 SELECCIÓN ABREVIADA La selección abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. Son bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos. Por bienes y servicios de común utilización entiéndanse aquellos generalmente requeridos por las entidades y ofrecidos masivamente en el mercado, en condiciones equivalentes para quien los solicite en términos de prestaciones mínimas y suficientes para la satisfacción de sus necesidades. No se consideran de características técnicas uniformes y de común utilización las obras y los servicios intelectuales. 5.7 SUBASTA INVERSA: Es una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en el Decreto 734 de 2012 y en los respectivos pliegos de condiciones. La subasta inversa se llevara a cabo con dos o más proponentes habilitados y se realizara a través de dos modalidades: electrónica o presencial. 5.8 SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA: La subasta inversa electrónica tendrá lugar en línea a través del uso de recursos tecnológicos. En desarrollo de la adquisición de bienes o servicios de características técnicas uniformes o de común utilización a través de subastas inversas, FONPRECON usará la modalidad electrónica, salvo que la Entidad certifique que no cuentan con la infraestructura tecnológica para ello, caso en el cual podrán llevar a cabo los procedimientos de subasta de manera presencial. 5.9 SUBASTA INVERSA PRESENCIAL. Bajo esta modalidad los lances de presentación de las propuestas se harán con la presencia física de los proponentes y por escrito y es la modalidad bajo la cual puede actualmente seleccionar la entidad a sus proveedores, por no contar con la plataforma tecnológica para hacerlo electrónicamente.
Página 5 de 14 6. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES 6.1 Según lo prevé el artículo 3.2.1.2 del Decreto 0734 de 2012, sin consideración a la cuantía del contrato a realizar, si el bien o servicio requerido por FONPRECON es de características técnicas uniformes y de común utilización deberá hacerse uso de procedimientos de subasta inversa (electrónica o presencial), compra por acuerdo marco de precios o adquisición a través de bolsas de productos. Sin embargo, en tratándose de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización de mínima cuantía, deberá aplicarse lo señalado en el artículo 3.5.1 del Decreto 0734 de 2012, por tener fundamento en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y ser norma especial, la cual indica que la contratación cuyo valor no exceda del 10% la menor cuantía de la entidad, independientemente de su objeto, se efectuará de conformidad con las reglas señaladas en esas mismas normas para la contratación de mínima cuantía 6.2 Las personas que desarrollen este procedimiento deben tener conocimientos en las leyes y normas de regulación aplicables a la contratación. 6.3 Este procedimiento aplica para la celebración de contratos de adquisición de servicios y bienes que tengan características técnicas uniformes y sean de común utilización por las entidades. 6.4 Las personas que apliquen este procedimiento deben tener una formación profesional y técnica en área de la contratación estatal. 6.5 En todos los procesos de contratación intervienen profesionales de acuerdo con su especialidad y la Oficina responde por la parte jurídica del proceso. 6.6 Durante la ejecución del contrato quien ejerce la vigilancia y control del mismo es el supervisor del contrato. 6.7 Los documentos originales del proceso de contratación permanecen en la Oficina. 6.8 Para modalidad de selección abreviada de características técnicas uniformes de común utilización, se deben presentar los siguientes documentos por parte del área interesada: Estudios y documentos previos, dentro de los cuales se entienden el certificado de disponibilidad presupuestal, justificación y conveniencia de la contratación, borrador de pliegos y ficha técnica. 6.9 La dependencia interesada en la realización del proceso de selección, elaborará los estudios previos señalados en el artículo 12 de la Resolución No.603 del 26 de julio de 2012 Por medio de la Cual se adopta el manual de Contratación de FONPRECON
Página 6 de 14 dentro de los que se encuentra el certificado de disponibilidad presupuestal. Así mismo, elaborará con fundamento en dichos estudios el proyecto de pliego de condiciones y la ficha técnica con todas las especificaciones del objeto a contratar. La FICHA técnica deberá contener como mínimo: a) Denominación del bien o servicio b) Denominación técnica del bien o servicio c) Unidad de medida d) Descripción general De igual forma determinará, conjuntamente con la Oficina, el cronograma a seguir, en donde se especifiquen los términos para cada una de las actividades a realizar. 6.10 Igualmente le corresponde al Jefe de la dependencia interesada en la contratación la tipificación, estimación y asignación, de los riesgos que puedan afectar el equilibrio económico del contrato, con el fin de estimar cualitativa y cuantitativamente la probabilidad e impacto, y señalará el sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse. 6.11 El encargado de las funciones de contratación de la Oficina será responsable de revisar los pliegos borradores y definitivos, resolución de apertura, adendas, asistir a las diferentes audiencias que tenga el proceso, realizar la revisión de los requisitos habilitantes de orden jurídico, la minuta del contrato, la resolución de adjudicación o declaratoria de desierta y el contrato. 6.12 El proponente u oferente deberá presentar dentro del proceso de selección una propuesta acorde con el pliego de condiciones, la cual deberá contener en términos generales los documentos jurídicos, técnicos y financieros de carácter habilitante requeridos en dicho pliego. 6.13 Se deben realizar las evaluaciones de desempeño de los proveedores personas jurídicas por parte de los supervisores cada seis (6) meses dando cumplimiento al artículo 4 numeral 4 ley 80 de 1993.
Página 7 de 14 7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 1. 2. 3. N ACTIVIDAD RESPONSABLE Estudios y documentos previos y ficha técnica de los bienes u productos requeridos, que deberán ser elaborados, recaudados y soportados por el Jefe de la dependencia interesada Los estudios y documentos previos deben estar acordes con la modalidad del proceso de selección y deberán contener como mínimo los señalados en el artículo 12 de la Resolución No.603 del 26 de julio de 2012 Por la cual se adopta el Manual de Procedimiento de Contratación de FONPRECON : Recepción de los documentos, estudios previos, borrador de pliego de condiciones y ficha técnica enviados por la dependencia interesada Revisa, analiza y realiza observaciones de los documentos mencionados anteriormente. 4. Existen observaciones? SI tiene observaciones se devuelven los 5. documentos al área interesada para que realice las correcciones del caso. 6. Si NO tiene observaciones se inicia el proceso publicando el aviso de convocatoria, borradores de pliegos de condiciones, estudios y documentos previos y ficha técnica, en la página web de la Entidad y en el, cuando menos durante cinco (5) días hábiles. DOCUMENTO REGISTRO Y OBSERVACIONES Estudios y documentos previos, ficha técnica de los bienes u productos requeridos, certificado de disponibilidad presupuestal. Documento de solicitud. Documentos, estudios previos y borrador de pliego de condiciones. Memorando devolviendo documentación Aviso de convocatoria, borradores de pliegos de condiciones, estudios y documentos previos y ficha técnica,
Página 8 de 14 7. 8. 9. 10 11 Durante el término anterior se pueden presentar observaciones a los documentos anteriores y en caso de presentarse se deberán contestar dentro del mismo término. Dichas observaciones y respuestas se publicaran en la página web de la entidad y en el el día de su expedición o dentro de los tres (3) días habilites siguientes. Las observaciones presentadas igualmente pueden dar lugar a cambios que se incluirán en los pliegos definitivos. Al día hábil siguiente del vencimiento del término anterior se publica la resolución de apertura y los pliegos definitivos en la página web de la Entidad y en el. En caso de presentarse modificaciones a los estudios previos y/o a la ficha técnica se deberán publicar nuevamente en la página web de la Entidad y en el conjuntamente con la resolución de apertura y los pliegos definitivos. A partir de la publicación del pliego de condiciones definitivo se pueden presentar aclaraciones al mismo, las cuales se deben contestar antes del cierre del proceso. Dichas aclaraciones y respuestas se publicaran en la pagina web de la entidad y en el, el día de su expedición o dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. Las aclaraciones presentadas pueden dar lugar a reformar los pliegos Director General Comunicación vía web física o fax de las observaciones presentadas por los proponentes, respuestas a las observaciones por parte de FONPRECON Resolución de apertura, pliegos definitivos, ficha técnica Comunicación vía web física o fax de las aclaraciones presentadas por el proponentes, respuestas a las aclaraciones por parte de FONPRECON Adendas.
Página 9 de 14 12 13 14 15 mediante adendas. De darse lugar a las adendas se publicarán en la página web de la entidad y en el el día de su expedición o dentro de los tres (3) días habilites siguientes. La Dirección General dará lugar a la conformación del La Subdirección Administrativa y Financiera, en coordinación con la dependencia interesada, recibirá en sobres cerrados las ofertas y elaborará Planilla de recepción de las mismas, que se publicará en la página web de la Entidad y en el. Se presentan las ofertas y se lleva a cabo en audiencia pública el acta de cierre y apertura de propuestas en la que se dejará constancia de los documentos constitutivos de la oferta, la cual deberá estar conformada por documentos habilitantes en un sobre y en otro la oferta inicial de precio. Cada área, integrante del Comité evaluador, retira las ofertas, así: Original para el área jurídica, primera copia para el área técnica, segunda copia para el área financiera y administrativa Director General Subdirector Administrativo y Financiero Subdirector Administrativo y Financiero Memorando Conformación de Comité. Planilla de Recepción de ofertas. Registro de acta de cierre y ofertas. acta de cierre y ofertas 16 El acta de cierre y apertura de propuestas debe publicarse en el y en la pagina web de la entidad En la audiencia de apertura de propuestas participarán el Subdirector Administrativo y Financiero, el Jefe de la Oficina y el jefe del área interesada en el proceso. Los Subdirector Administrativo y Financiero Acta de cierre y apertura de propuestas
Página 10 de 14 17. 18 19 20 21 22 sobres que contengan la información de los requisitos habilitantes de orden jurídico, financiero, administrativo, operativo y técnico se abrirán en audiencia pública, debiendo permanecer cerrado y custodiado el sobre contentivo de la oferta de precio inicial, el cual solo podrá ser abierto en la audiencia de la subasta. A partir del día hábil siguiente a la fecha de cierre del proceso se cuenta con el término previsto en el cronograma para la verificación de los requisitos habilitantes de las propuestas por parte del. El, en sus distintas áreas, remite comunicación a los proponentes para subsanar los documentos e información de carácter habilitante, si se requiere, dentro del término que se indique en el pliego de condiciones La dependencia interesada consolidará los informes del Comité y los remitirá a la Oficina, en la que se establecerán los proponentes habilitados y no habilitados. Igualmente se remiten los informes a la Subdirección Administrativa y Financiera a fin de correr traslado a los oferentes Revisa y publica en el y en la Pagina web de la Entidad en el momento de su expedición o dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. El informe de evaluación permanecerá en la Subdirección Administrativa y Financiera por tres (3) días para que los oferentes presenten observaciones. En caso de presentarse observaciones la Entidad, a través del Comité evaluador, en el área correspondiente, Funcionario interesada Memorando de traslado al comité para evaluación de las ofertas Comunicación a los proponentes Memorando remitiendo la consolidación de la evaluación Observaciones Comunicación vía web física o fax de las Observaciones
Página 11 de 14 23 24 25 26 27 deberá resolverlas y ponerlas a disposición de la Oficina Asesora Jurídica para publicarlas en la página web de la Entidad y en el SI se presentan modificaciones a los informes de verificación de requisitos habilitantes la Entidad los publicará en la página web de la Entidad y en el. En el evento de quedar habilitados dos o más proponentes, después del término de subsane, se dará lugar a la subasta inversa. Si solo un proponente resultare habilitado para participar en la subasta, la entidad adjudicará el contrato al proponente habilitado, siempre que su oferta no supere el presupuesto oficial y ajuste su oferta a un descuento mínimo En el evento no presentarse ningún proponente para participar en la subasta la entidad ampliará los plazos para presentación de propuestas por el término establecido en los pliegos de condiciones, sin que supere la mitad del plazo inicialmente previsto Si ninguno se presenta se declarará desierto el proceso. SUBASTA INVERSA PRESENCIAL: Se abrirán los sobres con las ofertas iníciales de precio y comunicará a los participantes en la audiencia, únicamente, cuál fue la menor de ellas Se otorgará a los proponentes un término común señalado en los pliegos de condiciones para hacer un lance que mejore la menor de las ofertas iniciales de precio a que se refiere el literal anterior. Director General Subdirector Administrativo y Financiero Director General o su delegado presentadas por los proponentes, respuestas a las observaciones por parte de FONPRECON, documentos modificatorio Documentos habilitantes Sobres económicos Fichas de lance
Página 12 de 14 28 29 30 31 32 33 34 35 36 Los proponentes harán sus lances utilizando los sobres y los formularios suministrados Se recogerá los sobres cerrados de todos los participantes Se registrarán los lances válidos y los ordenará descendentemente. Con base en este orden, se dará a conocer únicamente el menor precio ofertado. Los proponentes que no presentaron un lance válido no podrán seguir presentándolos durante la subasta y se tomará como su oferta definitiva su último lance válido. La entidad repetirá el procedimiento descrito en los anteriores literales, en tantas rondas como sea necesario, hasta que no se reciba ningún lance que mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior. En caso de existir empate se adjudicará el contrato al que presentó la menor propuesta inicial. De persistir el empate, se desempatará por medio de sorteo. De presentarse una oferta estimada artificialmente baja se llamará al proponente a fin de que explique las razones que sustentan el valor por él ofertado. Oídas las explicaciones, el comité evaluador recomendará el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso, explicando sus razones. Finalizada la audiencia de subasta inversa, el comité evaluador emitirá recomendación de adjudicación y/o declaratoria de desierta a la Dirección General, en audiencia de adjudicación. La Oficina en coordinación con la dependencia interesada, elabora el proyecto de Resolución de Adjudicación y/o desierta para dar lugar a la firma de la Dirección General designados Comité evaluador Director General Director General Director General Jefe y Fichas de lance Sobre con ficha de lances Sobre con ficha de lances Ficha de lances Resolución de adjudicación y notificación a todos los proponentes.
Página 13 de 14 37 38 Publicación de resolución de adjudicación. Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la notificación de la resolución de adjudicación se dará lugar a la suscripción y cumplimiento de los requisitos de ejecución y legalización del contrato. Registro presupuestal, Registro en el, Contrato, Póliza. 8. CONTROLES EXISTENTES Revisión de Información base. Verificación del estudio para justificación y conveniencia de la contratación. Verificación de la documentación y de los requisitos exigidos en cada etapa de la contratación. Seguimiento estricto de la norma y del proceso. Instrucciones del responsable superior. Verificación del documento por responsable. Aplicación de Cronogramas. Se exige en las contrataciones que el proponente declare bajo la gravedad de juramento que la información y documentos aportados a la propuesta son verídicos, con el objetivo de salvaguardar al Fondo en procesos administrativos jurídicos, diligenciando el modelo de carta que la entidad anexa a sus pliegos. Presentación de informes por parte de los contratistas. Seguimiento por parte del supervisor del contrato. Seguimiento de fechas de finalización de contratos acordes con la normatividad en materia contractual. Elaboración de actas de liquidación para los contratos que lo requieren de acuerdo con las instrucciones que imparte el Director General de la Entidad. 9. FORMATOS Y ANEXOS Estudios previos Borrador de pliego de condiciones Fichas técnicas Certificado de disponibilidad presupuestal CDP Conformación Comité Evaluación Resolución de apertura Pliegos de condiciones definitivos Acta de cierre del proceso
Página 14 de 14 Propuestas y sobre cerrado propuesta económica Verificación Requisitos Habilitantes de las propuestas Consolidación de Verificación Requisitos Habilitantes Acta de de Subasta y apertura sobre económico Resolución de adjudicación Contrato Registro presupuestal Pólizas del contrato Informes de supervisión Acta de Liquidación