Diferentes modelos de PMO
Modelos de PMO Cuando estamos hablando de una PMO, qué tenemos en mente? Hay una diversidad de modelos, dependiendo a su vez de un montón de variables: ü Tipo de estructura organizaeva ü Funcionalidades asignadas ü Roles y competencias ü Dimensionamiento ü Sector ü Presupuesto Hasta ahora, si os dais cuenta, todavía no menciono ninguna metodología en concreto. El moevo no es otro, que, aunque son importantes, no condicionan tanto en los comienzos. Si es verdad, que hay muchas organizaciones que empiezan eligiendo primero la metodología. Yo no soy muy amiga de este punto de pareda, aunque reconozco que es una opción más. Mencionar, que es vital pensar tanto en el hoy como en el mañana. Abrir la mente y la visión a medio largo plazo.
Diferentes Modelos de PMO Modelos de PMO según William Casey and Wendi Peck (2001) Escuadrón de Combate Estación Meteorológica Torre de Control
Modelo Estación Meteorológica Estación Meteorológica Cuando el problema de la Organización es la confusión causada por diferentes Epos de informes elaborados por diferentes gerentes de proyectos y con jergas variadas, la solución sería la Estación Meteorológica. Este Epo de OGP (PMO)sólo informa de la evolución de los proyectos, pero sin intentar influenciar en su dinámica. De la misma forma que en una estación meteorológica, la OGP informa a los pilotos Directores de Proyecto- sobre las condiciones del Eempo, sobre la dirección que los pilotos están tomando, pero sin conducir él mismo el avión, tampoco influencia el vuelo. Su misión es informar. A estación meteorológica no está autorizada a decir a los Directores de proyectos y a sus clientes cómo y que hacer. Responde a preguntas tales como: cómo esta nuestro proyecto? Cuánto hemos consumido del presupuesto hasta el momento en que nos encontramos? Cuáles son nuestros riesgos? Este Epo de OGP también puede ser responsable de mantener una base de datos de documentos históricos de proyectos y lecciones aprendidas. Libro Como Implantar una Oficina de GesEón de Proyectos (OGP) en su Organización. Una guía para mejorar el Rendimiento de su Organización. Antonio Alonso González
Modelo Estación Meteorológica (ejemplo) Estación Meteorológica ü No se a vosotros, pero a mi esto me suena mucho. Será que he trabajado años así?. ü Si!, yo asocio esto a los departamentos de informáeca de muchas empresas, medianas o grandes. ü Organizaciones jerárquicas, con estructuras funcionales rígidas. Con departamentos de compras, ventas, RRHH, markeeng, etc. Con departamento de Controlling Financiero y Departamento de InformáEca. ü En el caso en el que yo he trabajado durante muchos años como responsable, el problema es que teníamos 1-2- 3 ó más, estaciones meteorológicas dando el parte a la vez y que deciros que pocas veces coincidíamos. ü Cuantas tormentas nos han pillado sin aviso. Aparentes días de sol, que se nublan de repente, sin saberlo o viendo que monte esta haciendo sombra. ü Estoy hablando de la época de planes estratégicos a 3-5 años. Presupuestos anuales por departamentos. Sesiones de control de seguimiento de presupuesto. ü Aunque parezca menera, no era tan malo, o sí. Era o sigue, siendo el eselo de muchas organizaciones. Insisto, algunas pequeñas, muchas medianas y casi todas las grandes organizaciones.
Modelo Torre de Control Torre de Control Por otro lado, cuando la organización Eene problemas de entrenamiento de personal, usa metodologías caras y de poca aplicación; altos ejecuevos con poca comprensión o visión equivocada sobre Dirección y GesEón de proyectos; lecciones aprendidas no uelizadas en nuevos proyectos; uso y cambio constante de cualquier método y herramientas, etc, es en este caso cuando la Torre de Control parece ser la solución más adecuada. De esta manera, el gerente de la OGP da la dirección a los gerentes de proyectos. Cada gerente maneja su avión y Eene la responsabilidad del vuelo, pero debe de seguir las instrucciones de la torre de control, parecularmente durante el despegue y el aterrizaje. Así los pilotos prestan mucha atención a la torre de control, pues el avión puede caer si las reglas no son seguidas. La Torre de Control establece la metodología de Dirección y GesEón de proyectos, incluyendo la GesEón del riesgo, definición de roles y responsabilidades, comunicación, geseón de objeevos, lecciones aprendidas y herramientas. También es responsable de la consultoría interna, en el senedo de garanezar que la metodología será seguida, por la constante mejora en los procesos.
Modelo Torre de Control (ejemplo) ü Pues este también me lo conozco. De todos los modelos en los que he trabajo, en mi caso, es por mucho el que menos me gusta. ü Era un proyecto, dihcil, muy complejo y además no salió muy bien. Os pongo en antecedentes: ü Año 2004, por entonces en Mitsubishi Motors habíamos conseguido estabilizar nuestra instalación del ERP SAP. Para los que conozcáis este mundo, teníamos implantados FI- CO- PA- TR- MM- WM- SD. Mandan un email de la central de Holanda, convocándonos una reunión urgente e importante en España que resulto ser un kick- off (Arranque de proyecto); Roll- out del modelo Europeo de SAP. En este proyecto solo tenían FI- CO- MM- SD. Socorro, faltan cosas. Esto no va a ir bien. ü Proyecto de 9 meses (todo un embarazo), para luego llevarse toda la informáeca a Alemania. Liderado por Accenture Alemania, para más INRI. ü Que modelo de PMO tenían? Premio, Torre de Control (además Alemana, uff!). No exagero. A mí, como responsable del chiringito SAP de España, me toco en el reparto ser la SPOC ; Single Point of Contact. No digo más, tan solo que el proyecto duro 9 meses + 16 más para estabilizarlo. ü Fue mi úlemo proyecto en Mitsubishi, aprendí muchísimo, pero, sufrí mucho más. Capitán Spock
Modelo Escuadrón de Combate Escuadrón de Combate Las organizaciones cuyo negocio es hacer proyectos necesitan estar permanentemente atentas a la capacitación de su personal en Dirección Y GesEón de proyectos. En general la persona que contrata y trata con los gerentes de proyecto sabe muy poco sobre la función. Por otro lado, es fundamental para la Organización que sean se seleccionados correctamente, bien entrenados y que pertenezcan a la Organización. La solución, en este caso, es el Pool de Recursos o Escuadrón de Combate. En este caso la parecipación del gerente de una OGP es bastante significaeva. Indica a los Directores de Proyectos cuándo entrar en la cabina y cuándo despegar. Igual que en el aire, todos los pilotos deben estar en estrecha consonancia y volando en la misma dirección. Algunos pilotos pueden ser verdaderos ases, otros no tanto, pero el gerente de la OGP es evaluado por el desempeño del pool. No se trata de un Epo de estructura que sólo con su implantación se puede dejar sola, sin soporte. Al contrario, el Escuadrón de combate requiere algunos cuidados: ü El gerente del pool debe ser el responsable de designar los gerentes a los respecevos proyectos y el pool es la única fuente disponible en la Organización. ü Los ejecuevos no pueden contratar a gerentes de proyectos que no sean del pool o,p por lo menos, sin consultar al gerente. ü El gerente del pool es la autoridad máxima en lo que respeta a su equipo
Escuadrón de Combate Modelo Escuadrón de Combate (ejemplo) Como ya he comentado, por la estructura organizaeva de Mitsubishi, para los proyectos internos de la importadora, operábamos con un modelo Epo Estación meteorológica. La complejidad aumentaba, ya que a su vez éramos los distribuidores únicos en España. Teníamos 60-70 clientes importantes, cada uno de los concesionarios de la red en España. ü Pues si, cara a los proyectos con la Red de Concesionarios, se podría decir que las 14 personas que llegamos a componer el departamento de IT, en el momento de más auge, éramos un Escuadrón de combate. ü Teníamos asignadas competencias por áreas Epo: comunicaciones, comercial, post venta, almacenes ü A destacar que cada 2-3 años, cambiamos de competencias, ya que terminábamos bastante quemados. El cambio era bueno para nosotros y para la red de concesionarios. ü Muchas de las batallas nuevas, las abordábamos con escuadrones de apoyo externo (proveedores cualificados). Internamente no disponíamos de tantos aviones, helicópteros, etc, para asiser a todas las batallas y guerras que teníamos. La red de concesionarios propios de Mitsubishi se creo del 1994-1998 (en los comienzos se compareó red con Mercedes Benz). ü A favor, tuvimos muchos medios a nuestro alcance, con buenos comandantes funcionales en Eerra que nos apoyaban. El proyecto fue muy bonito, además de muy ambicioso. Como siempre, sufrimos lo suyo, pero os aseguro que mereció la pena.
Agradecimiento Muchas gracias, Antonio, por darme tu consenemiento para uelizar contenidos de tu libro. Lo leía hace unos años y recordaba, entre otras temas, los uelizados en este documento con mucho agrado. Mi aportación, he preferido que sea, completarlos con alguno de los proyectos vividos en primera persona. Perfil de linkedin En un próximo post, añadiré alguno nuevo, inspirado en los mencionados hasta ahora. Antonio, seguro que por tu puesto actual y por la empresa en la que estás, ING, Eenes mucho que aportar y completar desde el punto de vista de AGILE. Libro Como Implantar una Oficina de GesEón de Proyectos (OGP) en su Organización. Una guía para mejorar el Rendimiento de su Organización. Antonio Alonso González
Consultora Artesana. GesOón de Proyectos ana@arandaconsultora.net www.arandaconsultora.net 608 098 098