Anexo 3 Instrucciones para las auditorías externas de los proyectos de Agriterra El propósito de estas instrucciones es brindar claridad a nuestros clientes sobre las expectativas que tiene Agriterra de la auditoría externa que se realiza para el proyecto financiado por Agriterra. 1. Aspectos generales a. Los estados financieros del proyecto deberán ser examinados por un contador público independiente y calificado con al menos 5 años de experiencia profesional. El contador deberá estar registrado por el órgano nacional certificador de contadores. b. La directiva de la organización o el órgano competente (dependiendo de los estatutos o reglamentos) seleccionará al auditor según sus procedimientos internos. c. Agriterra recomienda solicitar al menos 3 ofertas de varias firmas de contaduría y elegir la que satisfaga las restricciones presupuestarias y los requerimientos descritos en estas instrucciones. d. La organización cliente tiene la obligación de proporcionarle una copia de estas instrucciones al auditor seleccionado. 2. La misión de auditoría a. La Auditoría se realizará en conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría (ISA por su sigla en inglés), establecidas por la Federación Internacional de Contadores (IFAC por su sigla en inglés). Para mayor información, visítese: http://www.ifac.org/auditing-assurance/claritycenter/clarified-standards. b. El informe o los informes de Auditoría se usarán de acuerdo a ISA 800 Consideraciones especiales Auditorías de estados financieros preparados de conformidad con un marco de información con fines específicos. Aún más pertinente es ISA 240 Responsabilidades del auditor en la auditoría de estados financieros con respecto al fraude. Para mayor información, visítese: http://www.ifac.org/publications-resources/2013- handbookinternationalquality-control-auditing-review-other-assurance-a. c. La Auditoría se realizará de acuerdo a las leyes y normativas locales, así como a estos términos de referencia y a las instrucciones de auditoría. d. La Auditoría deberá realizarse en la oficina matriz y, de ser necesario, en las oficinas regionales y/o locales. 3. Objetivos de la auditoría Asegurar y emitir un dictamen sobre la razonabilidad, cabalidad, precisión, objetividad y requisitos de subvencionalidad de los ingresos, gastos y saldos de fondos reportados con respecto a las donaciones de Agriterra para el proyecto. 1
4. Áreas de enfoque de la auditoría y requisitos mínimos para la verificación sustantiva El auditor externo deberá revisar los ingresos y gastos del proyecto en virtud al acuerdo suscrito entre Agriterra y la organización cliente (preparados por ésta y aprobados por Agriterra). El auditor planificará el trabajo de manera que efectivamente pueda verificar los gastos. El auditor mínimamente deberá seguir los procedimientos listados a continuación. De haber divergencia en cifras, se asegurará de especificar el monto y la divisa, y si la divergencia es positiva o negativa. 4.1 Áreas específicas relativas al proyecto de Agriterra: 1. Se verificará que las cuentas del proyecto se ajusten a GAAP (sigla en inglés de los Principios de contabilidad generalmente aceptados) y/o a NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera) y a la normativa nacional. 2. Se comprobará que los gastos en el Informe Financiero sean subvencionables según los términos y las condiciones del contrato de donaciones suscrito entre Agriterra y la organización cliente. 3. El auditor verificará que en efecto se ha incurrido en los gastos para un elemento seleccionado y que los gastos corresponden a la organización cliente. Para este fin, el auditor examinará los documentos de respaldo (p. ej., facturas, contratos) y los comprobantes de pago. El auditor también examinará las pruebas del trabajo realizado, los bienes recibidos o los servicios prestados y, de aplicarse, verificará la existencia de activos. El auditor confirmará la exactitud y cabalidad de los activos fijos y proveerá una lista de las inversiones, el mobiliario y el equipo adquiridos con los fondos de Agriterra durante el período sobre el cual se informa. 4. El auditor examinará la naturaleza de los gastos para un elemento seleccionado y comprobará que dichos gastos hayan sido incluidos en la partida correcta del Informe Financiero. 5. El auditor verificará que se incurrió en los gastos para un elemento seleccionado durante el período de implementación del proyecto; de no ser así, deberá cerciorarse que se mencione en las notas financieras. 6. Se confirmará que los costos de personal se han pagado conforme a la normativa oficial. Se proporcionará una descripción general de los montos asignados a la nómina salarial del proyecto de Agriterra y los montos que corresponden a otros proyectos. 7. Se preparará una conciliación entre el Informe Financiero del proyecto que fue enviado a Agriterra, y aprobado por ésta, y los estados financieros anuales. Se expondrán los ingresos y gastos reales y, si se han constatado diferencias, se incluirán explicaciones. Si hubiese una divergencia de más de 15% en los gastos por categoría presupuestaria, el auditor verificará que Agriterra haya estado de acuerdo con esta divergencia y que la organización cliente la haya explicado. 8. El auditor examinará si los ingresos que debieron asignarse al proyecto (incluyendo, entre otros, las subvenciones y el financiamiento recibidos de otros donantes, y los ingresos generados por la organización cliente en el contexto del proyecto, tales como intereses recibidos) fueron asignados al proyecto e incluidos en el Informe Financiero. Para ello, el auditor consultará con la organización cliente y examinará la documentación proporcionada por dicha organización. 2
9. Se mencionarán los aspectos encontrados durante la auditoría que podrían tener un efecto significativo en la implementación del proyecto. 10. Se mencionarán los riesgos hallados al revisar el sistema de control interno. 5. Contenido del informe de auditoría externa a. El dictamen del Auditor. De ser un dictamen sin reservas, deberá presentarse como, En mi/nuestra opinión, los gastos del proyecto [mencione el nombre del proyecto y el número del contrato] de [mencione el nombre del cliente] para el año que concluyó el 31 de diciembre de 20XX son legítimos en todo aspecto sustancial según los términos y las condiciones del contrato entre Agriterra y [mencione el nombre del cliente]. b. Estados financieros auditados del proyecto, debidamente firmados, con sus notas financieras exhaustivas. c. La Carta de Gestión sobre los hallazgos de la auditoría contendrá lo siguiente: Información sobre las áreas de enfoque de la auditoría descritas en el punto 4. Observaciones de la organización administrativa y el sistema de control interno del proyecto, las deficiencias que estos revelan y las respectivas recomendaciones para mejorar el sistema de control. d. El estado de las recomendaciones enunciadas el año anterior, de aplicarse. e. Carta de Representación. f. El Memorándum de Auditoría debidamente llenado por el auditor seleccionado. 6. Información adicional a. La organización cliente proveerá al auditor sus estados financieros preparados conforme a GAAP y/o a NIIF y a la normativa nacional en contaduría. b. Concluida la auditoría externa, el auditor llevará a cabo una sesión de cierre con los miembros de la directiva para presentar los hallazgos. c. El informe de auditoría externa se elaborará en inglés, francés o español y se enviará una copia impresa a Agriterra. d. Los estados financieros del proyecto deberán auditarse a la fecha de cierre del ejercicio fiscal determinado por el país donde está inscrita la organización. Si dicho ejercicio fiscal no concordara con aquél que determina Holanda (de enero a diciembre), el auditor externo informará sobre las áreas de enfoque siguiendo al ejercicio fiscal holandés. 3
MEMORÁNDUM DE AUDITORÍA MÁS INFORMACIÓN SOBRE LA ENTIDAD Y SU ENTORNO Información de contexto En esta sección se describen brevemente los componentes legales y/o de elaboración de informes que abarca la auditoría. Políticas contables Resuma brevemente las políticas contables más importantes que emplea el cliente, teniendo en cuenta lo siguiente: Aspectos contables y de elaboración de informes financieros. Estimaciones contables y criterios relacionados. Sucesos importantes; operaciones inusuales y fraude Resuma los sucesos importantes, las operaciones inusuales y los riesgos de fraude que haya habido desde el período anterior. Incluya en su resumen elementos como los siguientes: En opinión del equipo de trabajo de auditores, de qué manera y dónde es más probable que ocurra una inconsistencia material debido a fraude o error. La existencia de factores internos o externos que afectan al cliente. Cualquier historial de fraude o un fraude que se sabe ha ocurrido con el cliente. Otros temas que puedan dar pie a inconsistencias materiales debido a fraude. EVALUACIÓN GENERAL DEL RIESGO PARA EL TRABAJO DE AUDITORÍA, INCLUYENDO LOS RIESGOS SIGNIFICATIVOS Resuma brevemente la evaluación de los riesgos que existen para el trabajo de auditoría. Emita una opinión que defina si el riesgo para el trabajo es: Normal; Mayor a lo normal. Si es Mayor a lo normal, el memorándum deberá abordar la forma en que el auditor responderá a los riesgos identificados para el trabajo con el fin de contenerlos. Describa los riesgos más importantes y la manera en que se los contendrá. CONTROL INTERNO Y CONFIABILIDAD DEL CONTROL INTERNO Documente su comprensión de los componentes del control interno e informe sobre las debilidades en el control interno. Resuma brevemente su evaluación del sistema de control interno, recalcando por igual: (1) la eficacia del sistema en brindar información útil y oportuna a la gerencia del cliente, y (2) la eficacia general del sistema de control interno en proteger los activos y recursos de las organizaciones. Describa cualquier debilidad específica del control interno que advirtió en la gestión financiera del proyecto y los procedimientos de auditoría con que se abordó o compensó esa debilidad. Deberá incluir recomendaciones para limitar o eliminar las debilidades que advirtió en el control interno. 4
INVOLUCRAMIENTO DE OTROS AUDITORES Si el auditor recibió apoyo de otros auditores para conducir algunos aspectos de su trabajo, resumirá la manera en que participaron los otros auditores. De otra forma, si el auditor apoyó a otros auditores para conducir algunos aspectos de su trabajo, resumirá la manera en que planificó involucrarse en el trabajo que realizaron los otros auditores. También deberá incluir una evaluación de la independencia y las competencias de dichos auditores. CONFIRMACIÓN DE LA INDEPENDENCIA DEL AUDITOR Confirme su independencia y describa las acciones tomadas para mitigar los riesgos al respecto. LEGITIMIDAD (SUBVENCIONABILIDAD) DEL COSTO El monto de los costos subvencionables para los proyectos financiados por Agriterra deberá especificarse de acuerdo al siguiente formato. Especificación de los proyectos de Agriterra (cada proyecto debe especificarse por separado) Número del proyecto Número del contrato Nombre del proyecto Período del contrato Total de costos subvencionables Número de referencia del proyecto (véase el contrato del proyecto) Número de referencia del contrato (véase el contrato del proyecto) Nombre del proyecto según el contrato Mencione el período de acuerdo al contrato Los costos subvencionables financiados por Agriterra para la totalidad del contrato (en el caso de proyectos plurianuales) MEMORÁNDUM DE TEMAS DESTACADOS Nota: Si la información sobre los elementos específicos en este Memorándum de temas destacados ya fue incluida en una sección anterior, refiérase a la sección donde la incluyó. Este memorándum sintetiza las características principales de la auditoría y los temas primordiales que de ésta surgieron. Los puntos planteados en este documento ya han sido abordados con la gerencia del cliente. En el Memorándum de temas destacados se deberán documentar al menos los siguientes elementos: Enfoque de la auditoría: la documentación producida durante la auditoría, los materiales usados y la diferencia entre la auditoría programada y el trabajo realizado. Temas principales que emergen de la auditoría; por ejemplo: detalles de cualquier transacción inusual o de cualquier elemento fuera de lo común. Aspectos contables: incluya elementos en los que el tratamiento o la presentación contable implica un grado considerable de juicio o cálculo subjetivo, de haberlos. Otros asuntos de interés: se refiere a aquellos asuntos que no son problemáticos sino de interés general y que podrían ayudar mucho a comprender al cliente y sus actividades. Otros elementos: esta sección abarca todo otro punto que se considere importante y que no esté tratado en otra sección del memorándum; por ejemplo: tareas inconclusas de la auditoría, cualquier restricción que impuso 5
el cliente al alcance de su trabajo de auditoría y cualquier otro obstáculo que se haya presentado durante la auditoría. 6
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE AUDITORÍAS ASPECTOS GENERALES Sí No N.a. Comentarios 1. Confirme que no hubo restricción alguna en cuanto al alcance de su inspección. 2. La firma auditora mantuvo su independencia financiera del cliente y no ocupa cargo alguno ni es parte de acuerdo alguno que podría estar en conflicto con los deberes de auditoría. 3a. Recibió una Carta de Representación de la gerencia con todos los elementos que menciona ISA 580? Favor anexar esta Carta. 3b. La fecha de la emisión de la Carta de Representación de la gerencia era lo más cercana posible, aunque no posterior, a la fecha del informe del auditor sobre los estados financieros. 3c. Existe coherencia entre la Carta de Representación de la gerencia y otra evidencia que concierne a la auditoría? Es innegable la confiabilidad de la Carta de Representación de la gerencia? 7
ASPECTOS GENERALES Sí No N.a. Comentarios 4. En su opinión como auditor, el sistema de control interno del cliente: a. se adecúa a las circunstancias del cliente? b. es operado con eficacia? 5. Los registros contables que mantiene el cliente, satisfacen los requisitos necesarios, etc. a. de las directrices del contrato con Agriterra? b. para lograr su accesibilidad con el fin de ser auditados (observan requerimientos y procedimientos nacionales, etc.)? 6. La presentación de la Carta de control interno es obligatoria. Favor anexar copias de la carta y la respuesta correspondiente de la gerencia del cliente. 7. Recibió una carta de los abogados del cliente sobre la existencia o inexistencia de demandas legales? 8. Examinó la gerencia del cliente la razonabilidad de las estimaciones contables? 8
INFORME DE GASTOS Sí No N.a. Comentarios 9. Se le explicó de forma razonable por qué hubo variaciones sustanciales entre los gastos y el presupuesto durante el período de revisión? 10. Se ha revelado todo elemento importante, inusual y extraordinario? 11. Se ha revelado todo cambio importante en las bases contables? CONSIDERACIONES ADICIONALES Sí No N.a. Comentarios 12. Se revisaron subsecuentemente los sucesos para examinar lo ocurrido entre la fecha de conclusión del trabajo de campo y la fecha de emisión del informe de auditoría? 13. Hay algún otro asunto que el auditor considere que deberíamos saber? De ser así, sírvase detallarlo. GRUPO DE ACTORES INVOLUCRADOS 14. Se le entregó una lista de todas las oficinas regionales del cliente? Sí No N.a. Comentarios 9
COMENTARIOS GENERALES DE AUDITORÍA 15. Procedimiento y plan de trabajo de la auditoría a. El auditor a cargo aprobó el programa de la auditoría antes de que se iniciara el trabajo? b. Se planificó y acordó el trabajo antes de iniciarlo? c. Especifica el plan de trabajo la naturaleza y el alcance del trabajo a realizar y las razones para optar por esa naturaleza y ese alcance? Sí No N.a. Comentarios 16. Trabajo realizado a. Se cumplió con todo el trabajo previsto? (Si la respuesta es No, explique esto con más detalle en nota aparte). b. Se examinó el control interno del cliente? (De ser así, conforme a cuáles procedimientos?). c. Se ha evaluado su posible efecto en los estados financieros consolidados anuales? 10