Informe técnico Arquitectura de Cisco Collaboration: Mejora la eficacia del empleado para lograr un mayor impacto empres sarial Descripción general La capacidad de reunir a un grupo de personas en los momentos críticos puede aumentar de forma significativa sus posibilidades de éxito. La colaboración es fundamental para resolver problemas, innovar y aumentar la competitividad de su organización. En este informe, descubrirá cómo la arquitectura de Cisco Collaboration puede ayudarle a abordar tendencias como la movilidad, el uso de dispositivoss personales en el trabajo o el vídeo, y a crear una plataforma flexible de colaboración. El entorno de trabajo está cambiando Hoy en día se trabajaa de forma distinta a como se hacía hace tan solo unos años. Actualmente, los empleados son mucho más móviles y prefieren utilizar sus propios dispositivoss informáticos y de comunicación tanto para trabajar como para uso personal. Generalmente los equipos organizativos incluyen miembros situados en distintas instalaciones del país o del mundo. Eso hace que reunir a esas personas para lograr una colaboración eficaz sea más importante que nunca; y conectar gente, dispositivos e información requieree un nuevo enfoque para implementar las tecnologías de colaboración y las arquitecturas de red. La movilidad es la tendencia principal Los smartphones y las tablets están invadiendo los lugares de trabajo. Cada vez es más frecuente que los gerentes de TI prefieran implementar en su organización smartphones y tablets en lugar de ordenadores portátiles. Esto se debe a muchas razones, comoo lo convenientee que resulta su forma y su compatibilidad con importantes aplicaciones de la empresa o la adaptación a planes futuros. Muchos empleados están familiarizados con los smartphoness o las tablets y prefieren las interacciones sociales y las aplicaciones que les permiten participa en blogs, suscribirse a información y trabajar con compañeros en tiempo real. Las comunicaciones visuales son esencialess Una segunda tendencia a la que se enfrentan las organizaciones es la creciente dependencia del vídeo y el aumento del tráfico de red que conlleva. La gentee está acostumbrada a los contenidos en vídeo y por eso los prefieren como forma para aprender, compartir y acceder a la información. Además, muchos empleados trabajan con compañeros repartidos por todo el mundo. La capacidad para ver a los compañeros de trabajo y partners en persona ayuda a mejorar la confianza del equipo, la eficacia de la colaboración y las relaciones en los negocios. Flexibilidad gracias a la nube Con la movilidad, surge la necesidad de acceder a las herramientas de trabajo y a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar. Los gerentes de TI que buscan formas de simplificar la prestación de servicios optan por la flexibilidad de los servicios y las implementaciones en la nube. Gracias 2012 Cisco y sus filiales. Todos los derechos reservados. Este documento es información pública de Cisco. Página 1 de 111
a la nube, se pueden enviar los recursos de la empresa a una gran variedad de dispositivos en numerosos entornos. Los flexibles modelos en nube también facilitan al equipo de TI la labor de hacer posible la colaboración fuera de la organización de forma segura. Las capacidades basadas en la nube no solo cambian la forma en la que se implementan los servicios, sino que también permiten prestar multitud de servicios nuevos que pueden aumentar los ingresos, mejorar la satisfacción de los empleados, acelerar la toma de decisiones y mejorar las relaciones con los clientes, los partners y los proveedores. Cambiar la empresa requiere cambiar el enfoque Anteriormente, para facilitar las nuevas iniciativas de una empresa era necesario hacer cambios en las infraestructuras de red y de comunicaciones. Por ello, las iniciativas se promovían y dependían de la organización de TI. Sin embargo, actualmente la colaboración es esencial para los dirigentes de empresas, por lo que a menudo promueven la implementación y la adopción de nuevos servicios de colaboración. Por ejemplo, es frecuente que un único departamento implemente una solución de colaboración, como la aplicación para reuniones Cisco WebEx, para reunir a las personas del departamento. El reto de los sistemas independientes Las implementaciones de colaboración independientes suponen un nuevo conjunto de retos para los equipos de TI. Cuando se implementa una variedad de herramientas de forma independiente en la organización, puede que no funcionen bien juntas. Incluso aunque el equipo de TI siga deliberadamente el mejor enfoque posible para implementar las herramientas de colaboración, los resultados pueden ser decepcionantes. Por ejemplo, es posible llamar desde el sistema de la sala de videoconferencias al teléfono de un despacho o a un cliente de Comunicaciones Unificadas? Si un ejecutivo o alguien que trabaja desde casa tiene un dispositivo de vídeo en casa, se podrá llamar desde el sistema de la sala de videoconferencias de las instalaciones de la empresa al sistema de casa? Es posible acceder al sistema de videoconferencias desde ubicaciones remotas? Y será necesario un cliente exclusivo u otro dispositivo? Antes de que el usuario inicie la colaboración, tendrá que pensar qué dispositivos tienen los participantes o qué esquema de direcciones debe usar? Desde el punto de vista de las TI, los retos pueden ser aún más complejos. Por ejemplo, si se ha implementado una solución de Comunicaciones Unificadas, pero no se ajusta a los mismos estándares que el sistema de vídeo, es posible que el cliente de escritorio no pueda participar en reuniones por videoconferencia. Si cada vez hay más herramientas de videoconferencia, especialmente los clientes de vídeo de escritorio no gestionados, el rendimiento de las aplicaciones de la empresa se verá afectado y el departamento de TI se enfrentará a la resolución de problemas críticos para la empresa y a retos relacionados con el ancho de banda. Gestión de la proliferación de dispositivos Otro reto que puede surgir es la gestión de la proliferación de dispositivos. Puede que este año los empleados utilicen iphones de Apple o dispositivos Android y que al año que viene utilicen diversas tablets. Cuando el equipo de TI piensa en implementar capacidades de colaboración, debe confiar en que los proveedores de soluciones las hagan compatibles con la amplia variedad de dispositivos móviles que se introduzcan en el mercado. 2012 Cisco y sus filiales. Todos los derechos reservados. Este documento es información pública de Cisco. Página 2 de 11
Motivar la adopción Independientemente de la solución de colaboración que se utilice, la experiencia de usuario es esencial. Una experiencia de usuario pobre o incoherente suele tener como resultado una adopción insuficiente o en el abandono de la solución. Si no se adoptan las soluciones de colaboración, no podrán suponer una mejora para la empresa. Enfoque típico de silos Muchas organizaciones utilizan un enfoque de silos para la implementación de soluciones de colaboración. Generalmente estas soluciones han ido surgiendo a lo largo del tiempo en respuesta a distintas necesidades. Muchas organizaciones se basan en sistemas de centralita privada (PBX) o en una infraestructura de servidor de llamadas para la telefonía. Sin embargo, sus infraestructuras y capacidades de vídeo se suelen gestionar en una parte totalmente distinta de la organización, como el departamento de instalaciones. Mientras tanto, otro grupo distinto, como el IT Desktop, puede estar considerando la posibilidad de implementar un sistema de mensajería instantánea o de Comunicaciones Unificadas. Con el enfoque de silos, los usuarios no solo tienen una experiencia distinta con cada tecnología, sino que además se pueden encontrar con importantes limitaciones de interoperabilidad y una gran complejidad. La situación se complica aún más cuando se quiere integrar la colaboración en los procesos de la empresa. Por ejemplo, si se va a proporcionar acceso a todas las personas de la organización a un directorio corporativo, la función "hacer clic para llamar" se diseñará para telefonía, para vídeo o para Comunicaciones Unificadas? Para poder sacar el mayor partido a las soluciones de colaboración, estas deben resultar sencillas de usar y de conectar, sin que sea necesario pensar en dispositivos o tecnologías. A medida que las organizaciones avanzan hacia un entorno en el que solo es necesario hacer un clic para comunicarse, surge la necesidad de un enfoque flexible que permita el acceso de todo el mundo a las herramientas adecuadas a sus necesidades, en el lugar apropiado y en el momento preciso. Arquitectura de Cisco Collaboration Para crear la base de un entorno en el que solo haga falta hacer un clic para comunicarse, es necesario un enfoque arquitectónico. De acuerdo con las prácticas recomendadas y con la experiencia de miles de clientes, Cisco ha desarrollado la arquitectura de Cisco Collaboration: un enfoque modular para derribar las barreras de la colaboración que han existido tradicionalmente entre los distintos formatos de contenido, las herramientas, los dispositivos y las personas que trabajan juntas (figura 1). La arquitectura de Cisco Collaboration proporciona una base abierta e integrada que funciona tanto con tecnologías nuevas como con las ya existentes. Establece las capacidades necesarias para proporcionar: Una experiencia uniforme para los usuarios desde cualquier dispositivo Envío de vídeo, voz y datos para una interacción inmersiva Comunicación con cualquier sistema basado en los estándares Un acceso muy seguro y fiable desde cualquier lugar Un entorno de colaboración basado en las capacidades de la arquitectura de Cisco Collaboration le permite desarrollar un plan de colaboración que proporciona interoperabilidad con los recursos existentes. Como resultado, ganará flexibilidad y agilidad para adaptar rápidamente las soluciones de colaboración a su empresa. 2012 Cisco y sus filiales. Todos los derechos reservados. Este documento es información pública de Cisco. Página 3 de 11
Figura 1 Estructura de la arquitectura de Cisco Collaboration La arquitectura de Cisco Collaboration se basa en un conjunto de servicios de colaboración que se ejecutan en una red y en una infraestructura informática para que sean compatibles con aplicaciones y dispositivos. La seguridad básica, la gestión, el desarrollo y otras tecnologías proporcionan recursos adicionales a esta arquitectura. Los modelos de implementación flexible permiten al equipo de TI implementar la arquitectura de colaboración de la forma más conveniente para la empresa. Toda la arquitectura está diseñada para proporcionar una experiencia de usuario coherente y de calidad en una gran variedad de entornos de trabajo. Capa de informática y de red El vídeo modifica la forma de crear las redes. En la arquitectura de Cisco Collaboration, la capa de red proporciona funciones informáticas, de transporte y de almacenamiento. Los servicios de red multimedia están incorporados en las aplicaciones y terminales de routing, switching, voz y vídeo de Cisco. Además, la arquitectura de Cisco Collaboration no tiene fronteras, lo que significa que el tráfico de voz y vídeo se ejecuta en una única red IP en lugar de en redes superpuestas. Los recursos informáticos y de red se pueden virtualizar para facilitar la implementación. Por ejemplo, la plataforma Cisco Unified Computing System (Cisco UCS ) permite que los servicios de colaboración se conviertan en máquinas virtuales implementadas en un Data Center centralizado con capacidades totalmente redundantes. La arquitectura de Cisco Medianet une las aplicaciones, la red y los terminales. Medianet permite que las aplicaciones multimedia sean más fáciles de instalar y de administrar. Estas aplicaciones le permiten identificar y priorizar el tráfico de voz y de vídeo, y las herramientas integradas de diagnóstico inteligente y supervisión le ayudan a resolver y aislar problemas. La capa de informática y de red es fundamental para disfrutar de una experiencia de colaboración completa (figura 2). Las arquitecturas multimedia y la guía del diseño validadas le ayudan a proporcionar nuevos servicios con detección de medios y seguridad integrada. 2012 Cisco y sus filiales. Todos los derechos reservados. Este documento es información pública de Cisco. Página 4 de 11
Figura 2 Capa de informática y de red Servicios de colaboración Los servicios de colaboración ofrecen capacidades de conferencia y control de llamada, lo que le permite implementar una amplia gama de funciones de colaboración. Las capacidades de control de llamada (que se basan en Cisco Unified Communications Manager) posibilitan la implementación de servicios de telefonía a nivel de empresa, videoconferencia, telepresencia inmersiva, mensajería instantánea, presencia y directorio en una única y probada plataforma líder en el sector. Además, se pueden añadir capacidades de Cisco Unified Messaging mediante Cisco Unity Connection, lo que le permite acceder fácilmente a mensajes desde cualquier teléfono IP, terminal de vídeo, escritorio o cliente móvil Jabber, o mediante un navegador web. Los servicios de colaboración también proporcionan servicios de vanguardia basados en estándares para ofrecer compatibilidad con la interconectividad troncal de la red pública de telefonía conmutada (PSTN), la red digital de servicios integrados (ISDN) y el protocolo de inicio de sesión (SIP). Esta conectividad crítica permite una colaboración basada en los estándares, transparente y segura en su firewall con clientes, proveedores y partners. Un aspecto importante de Cisco Collaboration Services son las capacidades de conferencia de Cisco WebEx. Las aplicaciones de Cisco WebEx Meeting hace posibles las reuniones entre personas situadas tanto dentro como fuera de su organización. Los participantes pueden usar PC, Macs, tablets o smartphones con voz, vídeo, uso compartido de contenido y listas disponibles para todos los participantes. Solo la arquitectura de Cisco Collaboration con Cisco TelePresence WebEx OneTouch hace posible que en una única reunión se pueda usar videoconferencia, sistemas de Cisco TelePresence y conferencias web. Gracias a los servicios de colaboración, puede añadir funciones de participación social, como la publicación 2012 Cisco y sus filiales. Todos los derechos reservados. Este documento es información pública de Cisco. Página 5 de 11
de contenidos en una comunidad, la suscripción a contenidos y actividades o el seguimiento de sus compañeros (figura 3). Figura 3 Servicios de colaboración La gestión de contenidos y los servicios multimedia amplían aún más las capacidades de colaboración. Además de crear un entorno de reunión de cualquiera con cualquiera, puede capturar el contenido de la reunión, grabar vídeo, cambiar los formatos de la reunión y difundirla a una audiencia mayor. Por ejemplo, puede transmitir una reunión para un grupo de empleados o hacer que esté disponible sin conexión. Los vídeos analíticos de Cisco Pulse permiten al usuario mirar dentro del vídeo, ver quién habla e identificar las palabras clave que se han utilizado para navegar fácil y rápidamente por el contenido del vídeo. Aplicaciones y dispositivos Una característica única de la arquitectura de Cisco Collaboration es su compatibilidad con una amplia gama de dispositivos terminales y de aplicaciones. Cisco Unified Communications Manager puede reunir una amplitud incomparable de experiencias de usuario que varían desde los teléfonos IP básicos hasta las conferencias de telepresencia inmersiva y los clientes para PC que se ejecutan en una multitud de sistemas operativos. Todos los elementos de la arquitectura de Cisco Collaboration están basados en los estándares para garantizar una interoperabilidad completa. En un entorno de varios proveedores, podrá disfrutar de la seguridad de una interoperabilidad basada en los estándares para las capacidades de voz y vídeo (figura 4). 2012 Cisco y sus filiales. Todos los derechos reservados. Este documento es información pública de Cisco. Página 6 de 11
Figura 4 Aplicación y dispositivos Para ofrecer una experiencia de usuario de calidad, es necesario permitir a los asistentes el uso de cualquier dispositivo que tengan. La mejor de las experiencias de colaboración es compatible con dispositivos de escritorio, sistemas basados en sala, videoconferencias, conferencias de telepresencia inmersiva o con dispositivos cliente que funcionan en teléfonos Windows, Mac, iphone, Android o BlackBerry y tablets. La arquitectura de Cisco Collaboration elimina la tradicional complejidad asociada al uso de una variedad de dispositivos en constante cambio al tiempo que proporciona un acceso transparente para la colaboración en toda la organización. Además, la arquitectura de Cisco Collaboration proporciona un conjunto completo de capacidades de colaboración con clientes y del Contact Center multimedia. Estas funciones incluyen capacidades únicas para supervisar y responder de forma proactiva a la actividad de las redes sociales, y para conectar con expertos de vídeo remotos. Tecnologías fundamentales La gestión, la seguridad, las interfaces de programación de aplicaciones (API), los estándares y las tecnologías Medianet fundamentales se integran en la arquitectura de colaboración. La gestión y la implementación se simplifican con tecnologías de gestión, y las API y los kit de desarrollo de software (SDK) le permiten integrar las capacidades de colaboración en los procesos y aplicaciones de su empresa. Con la creciente adopción de nuevas aplicaciones multimedia y de vídeo, las tecnologías Medianet adquieren una importancia crítica para garantizar la predictibilidad, el rendimiento, la calidad y la seguridad 2012 Cisco y sus filiales. Todos los derechos reservados. Este documento es información pública de Cisco. Página 7 de 11
de las soluciones de colaboración. Cisco Medianet es una arquitectura avanzada e inteligente que se incorpora en los switches, routers y en las aplicaciones y terminales de colaboración para optimizar la experiencia multimedia. Cisco Medianet, que proporciona la capacidad de ver flujos de vídeo en tiempo real y de anticipar cuellos de botella, le permite optimizar la operación y la implementación de sus soluciones de vídeo. Ofrece las siguientes características: Multimedia: puede detectar y optimizar distintos archivos multimedia y tipos de aplicaciones (telepresencia, videovigilancia, colaboración de escritorio y transmisión multimedia) para ofrecer la mejor experiencia Terminales: detecta y configura automáticamente los terminales multimedia Redes: puede detectar y responder ante cambios en los dispositivos, las conexiones y la disponibilidad del servicio Implementación flexible Toda organización necesita flexibilidad de implementación para optimizar su retorno de la inversión (ROI). La arquitectura de Cisco Collaboration le ofrece la posibilidad de tener una solución basada en las instalaciones, un servicio de suscripción o una combinación de ambas. Experiencia de usuario El objetivo principal de la arquitectura de Cisco Collaboration es proporcionar experiencias de usuario sencillas, coherentes y convincentes. Cuando el personal ya no se limita a trabajar en un escritorio, la arquitectura debe ser capaz de darle servicio de forma fiable y coherente en una gran variedad de entornos; ya que puede trabajar desde casa, en la ubicación de un cliente, de viaje o en la ubicación de una sucursal. Además, puede utilizar las funciones de un teléfono, el sistema de una sala, un smartphone, PC o una tablet. Desde cualquier lugar en el que se encuentre y sean cuales sean sus necesidades, debe poder acceder a los medios, encontrar a un compañero, mantener una conversación rápida, compartir contenidos o reunirse con un cliente mediante videoconferencia sin tener que preocuparse por la conectividad, la compatibilidad o la calidad de la experiencia. Una infraestructura completa de Cisco Collaboration Cisco Unified Communications Manager se encuentra en el núcleo de la arquitectura de Cisco Collaboration y reúne soluciones líderes del sector de telefonía, vídeo y Comunicaciones Unificadas. Es compatible con la gama más extensa de terminales, desde teléfonos IP básicos, videoteléfonos, telepresencia personal o sistemas para conferencias instalados en salas hasta sistemas de telepresencia inmersivos. Nuestra persuasiva estrategia de conferencias permite a los clientes implementar voz, vídeo y conferencias web en una amplia variedad de entornos y de sistemas operativos (figura 5). 2012 Cisco y sus filiales. Todos los derechos reservados. Este documento es información pública de Cisco. Página 8 de 11
Figura 5 Soluciones de Cisco Collaboration en la arquitectura de Cisco Collaboration Aumentar la eficacia de los empleados La arquitectura de Cisco Collaboration respalda una estrategia de colaboración completa. Gracias a su amplio alcance en todas las ubicaciones y a una experiencia coherente y de calidad, las soluciones de Cisco Collaboration le permiten prestar apoyo a sus empleados en el lugar en el que estén y de la forma más conveniente. Asimismo, las operaciones simplificadas y el importante ROI han transformado la gestión de la colaboración. La colaboración es esencial para alcanzar los objetivos de su empresa, por ello, la arquitectura de Cisco Collaboration se lo pone más fácil. Innovar para crecer Deje que las capacidades de colaboración impulsen la innovación en su organización. Integre la colaboración en las aplicaciones primarias para ahorrar tiempo, reestructurar el flujo de trabajo y promover la innovación. Los usuarios pueden utilizar herramientas de colaboración en las aplicaciones de la empresa, como Web Apps, MS Outlook o SharePoint, en lugar de tener que alternar entre las aplicaciones. La mejora de la telefonía con vídeo personaliza las comunicaciones y crea vínculos de confianza entre la gente de una forma que era impensable con las herramientas tradicionales. Los ocupados ejecutivos pueden reunirse cara a cara sin tener que salir de su oficina, lo que aumenta la calidad y la velocidad de las decisiones. Permite la colaboración interactiva y visual con participantes externos de cualquier lugar. Las reuniones visuales refuerzan la confianza y el entendimiento entre personas de distintas zonas horarias, lo que le permite expandir su negocio de forma eficaz a nuevos mercados geográficos. 2012 Cisco y sus filiales. Todos los derechos reservados. Este documento es información pública de Cisco. Página 9 de 11
Aumente la productividad Utilice soluciones de colaboración para organizar reuniones con participantes remotos. Las reuniones virtuales reducen los viajes y son ideales para los teletrabajadores. Las videoconferencias ayudan a reducir el retraso de las comunicaciones, por lo que aceleran la toma de decisiones. El vídeo favorece la participación, el uso compartido de la información y el desarrollo del conocimiento, al tiempo que refuerza la confianza y el entendimiento entre los equipos multidisciplinares. La arquitectura de Cisco Collaboration es también esencial para la creación de una plataforma que permita la colaboración en cualquier momento y en cualquier lugar. Aumenta las capacidades de los trabajadores móviles y permite que todos los empleados puedan trabajar desde cualquier dispositivo que elijan para mejorar la satisfacción laboral. Al permitir que los empleados utilicen y administren sus propios dispositivos también se reducen los costes de capital y en TI. Mejore la satisfacción del cliente Las soluciones de colaboración abren la puerta a innovadoras oportunidades de servicio al cliente. Su equipo de atención al cliente puede conectar a los clientes con expertos remotos para que reciban asistencia especializada. Pueden supervisar las redes sociales y responder rápidamente para ganarse la fidelidad de los clientes y volver a hacer negocios con ellos. Gracias a la capacidad de colaborar en todos los canales y medios, Cisco Collaboration le ayuda a estar a la altura de sus clientes. Mejore el compromiso del empleado Una arquitectura de colaboración facilita el apoyo a los teletrabajadores y las sucursales. Con las capacidades de colaboración al alcance de su mano, los empleados pueden colaborar con cualquiera de la organización y sentirse conectados con las oficinas centrales. Las soluciones de colaboración también son ideales para ofrecer eventos y formación online, de forma que todo el mundo pueda trabajar a pleno rendimiento. Control de los costes La consolidación de las comunicaciones en torno en una única red, con gestión centralizada, seguridad y otras funciones, puede reducir los costes de forma significativa. También se puede reducir el espacio físico en la oficina para ahorrar costes inmobiliarios y permitir que los empleados sean móviles o trabajen desde casa. El espacio de la oficina se podría entonces redistribuir para los distintos empleados y las capacidades de colaboración estarían disponibles en cualquier lugar para acoger reuniones. Gracias a la virtualización de los escritorios y al envío de contenido multimedia, los recursos de la compañía están disponibles en cualquier lugar para los empleados que los necesiten. Proteja su inversión Con la arquitectura de Cisco Collaboration, usted decide por dónde empezar y las capacidades que desea añadir a medida que las necesite. Puede empezar con telefonía y añadir después directorios, mensajería y 2012 Cisco y sus filiales. Todos los derechos reservados. Este documento es información pública de Cisco. Página 10 de 11
funciones de presencia. Si tiene aplicaciones WebEx, puede actualizar los sistemas de Cisco TelePresence para los sitios y los ejecutivos clave. También puede organizar videoconferencias en su sala de conferencias e incluir a partners externos para llevar la colaboración entre empresas al siguiente nivel. La arquitectura de Cisco Collaboration es una inversión segura para el futuro que proporciona una flexibilidad incomparable y un importante ahorro de costes. Líder en el mercado Cisco ha sido líder en telefonía para empresas durante varios años. Tanto si hablamos de videoconferencias, Comunicaciones Unificadas o telefonía, Cisco ha logrado posicionarse como líder en todas las categorías. Cisco le puede ayudar a solucionar los retos de colaboración mediante una cartera completa de vídeos que incluye Cisco TelePresence, Cisco Jabber, Cisco WebEx Conferencing y gestión de contenido de vídeo para empresas. Todas estas ofertas se completan con los productos de red líderes del mercado de Cisco y la arquitectura de Cisco Medianet. Mejore la competitividad de su empresa Reunir a distintas personas para resolver problemas, generar nuevas ideas o proporcionar asistencia requiere una base que permita la colaboración desde cualquier lugar, en cualquier momento y con cualquier dispositivo. La arquitectura de Cisco Collaboration proporciona una base para crear un entorno de colaboración flexible y ágil que sea receptivo y más competitivo. Para obtener más información Para obtener más información sobre las soluciones de Cisco Collaboration, visite www.cisco.com. Impreso en EE. UU C11-723230-00 12/12 2012 Cisco y sus filiales. Todos los derechos reservados. Este documento es información pública de Cisco. Página 11 de 11