ELECCIONES DE AUTORIDADES LOCALES 28 DE OCTUBRE 2007

PROGRAMA DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN ELECCIONES DE AUTORIDADES LOCALES 28 DE OCTUBRE 2007 GOBERNADORES, ASAMBLEAS DEPARTAMENTALES, ALCALDES MUNICIPALES, CONCEJOS MUNICIPALES Y MIEMBROS DE JUNTAS ADMINISTRADORAS LOCALES

CARTILLA: CENSO ELECTORAL 2

TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN 4 OBJETIVO 6 1. CENSO NACIONAL ELECTORAL 7 1.1. CONCEPTO 7 1.2. IMPORTANCIA 7-6 1.3. CONFORMACIÓN 1.3.1 CEDULAS DE CUIDADANIA DE PRIMERA VEZ 7 1.3.2 INSCRIPCION DE CEDULAS 7-8 2. NOVEDADES QUE AFECTAN EL CENSO ELECTORAL 9 2.1. NOVEDADES 9 2.1.1. NOVEDADES GENERALES 12 2.1.2. NOVEDADES ESPECIALES 12 2.2. CÉDULAS QUE NO ESTÁN EN EL CENSO 12-10 2.2.1. CEDULAS CANCELADAS 10 2.3. NOVEDADES ESPECIALES 10-11 2.4. CÉDULAS EXCLUIDAS 16 2.5. CÉDULAS DADAS DE ALTA 17-14 3. PRECENSO 15 4. CENSO DEFINITIVO 16 4.1. CANTIDAD DE CIUDADANOS POR MESA 16 4.2 EXPEDICION DE COPIAS DEL CENSO ELECTORAL 16 4.3 SISTEMA DE INFORMACION A VOTANTES 16 5. FORMULARIOS E - 12 17 5.1. CASOS QUE AMERITAN LA EXPEDICIÓN 17 5.2 ERRORES QUE DEBEN EVITARSE 19 3

INTRODUCCIÓN En todo sistema democrático la jornada electoral es fundamental pues es la oportunidad en que la sociedad expresa su voluntad mediante la elección de sus representantes y el Estado garantiza el libre ejercicio del derecho de elegir y ser elegido que tiene todo ciudadano El sistema electoral Colombiano debe garantizar el desarrollo de los mecanismos de participación ciudadana contemplados en el Titulo IV de la Constitución Política de 1991 y es la Registraduría Nacional del Estado Civil la encargada de organizar los procesos electorales para que esta participación se manifieste. Aunque todo ciudadano puede hacer uso del derecho a elegir y ser elegido, nuestra legislación contempla algunas limitaciones que afectan tanto a los miembros en servicio activo de las Fuerzas Militares y de Policía, como a quienes se les suspende la ciudadanía por decisión judicial al ser condenados a pena accesoria de inhabilitación de derechos y funciones públicas. Por estos motivos, la Registraduría Nacional ha venido excluyendo del Censo Electoral las cédulas de estos ciudadanos y a su vez, cancelando de manera oportuna las cédulas consignadas en los registros civiles de defunción comunicados oportunamente por las autoridades. Igualmente se han incorporado los documentos de identidad de los nuevos ciudadanos para hacer efectivo el derecho al sufragio. Todos estos factores se han tenido en cuenta para depurar el Censo Electoral, lo que ha contribuido de manera importante a la transparencia de las elecciones en el país. Bajo este marco legal se delimita el tamaño del electorado y radica la importancia del Censo Electoral, entendido éste como el conjunto de ciudadanos que conforme a la Ley están habilitados para elegir, permitiendo a la Organización Electoral distribuir el electorado en circunscripciones y elaborando un registro de votantes potenciales para cada municipio, zona y mesa. 4

Por estas razones, los Delegados del señor Registrador Nacional del Estado Civil, los Delegados departamentales y los Registradores del país, deben asumir de manera diligente la responsabilidad que tienen en el proceso de conformación del Censo Electoral de cada una de sus circunscripciones. 5

OBJETIVO Al finalizar el presente módulo, los participantes estarán en capacidad de conocer la importancia del Censo dentro del proceso electoral, la manera como se genera y actualiza y los informes que apoyan las novedades en el Censo Electoral de un lugar específico. Conocer las particularidades y procedimientos de la conformación del Censo Electoral, le permitirá a los funcionarios electorales contribuir a su depuración, comprensión por parte de la ciudadanía y la clase política y ha subsanar o corregir las inconsistencias que puedan existir. 6

1. CENSO NACIONAL ELECTORAL 1.1. CONCEPTO Se denomina Censo Electoral, al conjunto de cédulas de ciudadanos aptas para votar por estar inscritas e incorporadas en un determinado lugar. La palabra CENSO viene del latín "census" que se define como un padrón o lista de personas y bienes que se hacía cada cinco años entre los romanos. En el desarrollo del presente módulo auto formativo cada vez que se utilice la palabra CENSO, se hará referencia al CENSO ELECTORAL, a diferencia del CENSO POBLACIONAL que hace mención al padrón o listado de los habitantes de un país o comunidad. 1.2. IMPORTANCIA EL Censo Electoral es la base fundamental para la planeación, organización y desarrollo de todo evento electoral incluyendo los diferentes mecanismos de participación ciudadana, los cuales permiten dar paso a la democracia participativa y la intervención directa del pueblo, para la conformación, ejercicio y control del poder político. A partir de la determinación del tamaño del CENSO y de la participación ciudadana en los diferentes procesos electorales es posible calcular la cantidad de mesas, lo que a su vez permite cuantificar los recursos humanos, técnicos, materiales y financieros que se requieren para la realización del evento. 1.3 CONFORMACIÓN DEL CENSO. Para la conformación de los censos a utilizar en procesos electorales de carácter ordinario se toma como base el Censo Electoral utilizado en la elección anterior, se 7

incorporan las cédulas inscritas durante el periodo programado para tal fin, e igualmente se adicionan las cédulas preparadas por primera vez hasta cuatro (4) meses antes de la respectiva elección. Por otra parte, se excluyen las cédulas, cuyo estado de vigencia fue afectado durante el lapso comprendido entre la última elección y la fecha de conformación. Este procedimiento técnico, se efectúa en las Oficinas Centrales de la Registraduría Nacional, en el cual interviene la siguiente información: Censo base (Elección ordinaria o atípica, inmediatamente anterior). Cédulas inscritas. Cédulas expedidas por primera vez, cuatro (4) meses antes de la elección. Novedades de identificación (Generales y Especiales). Para las votaciones de las elecciones de Gobernador, Alcalde Municipal o Distrital, Asamblea Departamental, Concejo Municipal o Distrital y Miembros de las Juntas Administradoras Locales del 28 de Octubre de 2007, el Censo Electoral que se implementará, estará conformado por: Las cédulas que integraban el censo electoral utilizado para la elección de Presidente y Vicepresidente de la República del 28 de mayo de 2006. Las cédulas de ciudadanía expedidas por primera vez preparadas hasta cuatro meses antes de las elecciones, en esta oportunidad se incorporaran los documentos que se expidan hasta el 27 de junio de 2007. Las cédulas inscritas en los términos señalados por el señor Registrador Nacional del Estado Civil. Período de inscripción del 1 de marzo y el 21 de mayo de 2007, Resolución 372 del 31 de enero de 200. 8

Las cédulas de los ciudadanos extranjeros residentes en Colombia inscritas entre el 1 de marzo y el 21 de mayo de 2007, de acuerdo a la Resolución 0373 del 31 de enero de 2007. En atención a la Ley 1070/2006, Se conformara un censo especial para estos ciudadanos residentes en Colombia. Igualmente, se procesarán en el Censo, las novedades relacionadas con el estado de vigencia de las cédulas producidas por la Dirección de Identificación desde el 21 de abril de 2006, a la fecha de corte del censo que será aproximadamente el 9 de septiembre de 2007. IMPORTANTE: a) No hacen parte del Censo Electoral las cédulas expedidas por primera vez con anterioridad al 14 de marzo de 1988, si no han sido inscritas. Por consiguiente quien no la haya inscrito y desee sufragar, debe inscribirla. (Articulo 76 C.E) b) Las cédulas permanecerán en el Censo del respectivo lugar mientras no sean canceladas, dadas de baja o inscritas en otro lugar. (Art. 76 C.E.) 1.3.1. CÉDULAS DE CIUDADANÍA DE PRIMERA VEZ Teniendo en cuenta, que el Articulo 66 del Código Electoral, determina la inclusión en el Censo Electoral de las cédulas de primera vez preparadas hasta cuatro meses antes de las elecciones, en esta oportunidad se incorporarán los documentos que se expidan hasta el 27 de junio de 2007. A pesar que esta actividad se ha venido realizando quincenalmente, en el mes de julio, se solicitará a la Dirección de Identificación la información relacionada con las cédulas expedidas desde el mes de enero, con el propósito de incorporar aquellas que aún no estén en el Censo. 9

1.3.2. INSCRIPCIÓN DE CÉDULAS Es oportuno advertir que mediante carta circular 024 del 2007, la Dirección de Censo Electoral informó a los Delegados y Registradores Distritales, sobre la necesidad de enviar antes del 16 de julio de 2007 a la Dirección de Identificación el CD con la información de las cédulas tramitadas hasta el 27 de junio para incluirlas en el Censo Electoral. Con las Resoluciones 0372 y 0373 de enero 31 de 2007 se autorizaron a partir del 1 de marzo las inscripciones de cédulas de ciudadanía tanto para los ciudadanos colombianos como para los extranjeros residentes en Colombia, en todas las sedes de las Registradurías Municipales, Especiales y Auxiliares del territorio nacional. Entre el 14 y el 21 de mayo de 2007, se tiene previsto extender las inscripciones de cédulas a los Puestos de los Municipios Zonificados y a los Corregimientos e Inspecciones de Policía. Es usual que en éste lapso en que se amplía a todos los lugares de votación la inscripción de cédulas, haya más afluencia de ciudadanos, específicamente en los últimos tres días. La inscripción de la cédula de ciudadanía es un acto mediante el cual, el ciudadano se registra ante el funcionario electoral, con el fin de quedar incluido en el censo en un determinado lugar y así poder ejercer el derecho al sufragio. Para que la inscripción tenga validez se necesita: La presentación personal del ciudadano ante el funcionario electoral, con su cédula de ciudadanía original, como único documento válido de identificación, en cualquiera de las tres versiones (blanca laminada, café plastificada y amarilla con holograma). Dirección de residencia del ciudadano (Art. 316 de C.P.). 10

Impresión de la huella del índice de la mano derecha. Por su parte, el funcionario responsable de adelantar las inscripciones, también debe estampar la huella del índice de la mano derecha en el correspondiente espacio del formulario E-3. Para el procesamiento oportuno de la información de acuerdo a la Carta Circular 024 de 2007, todos los formularios E-3 diligenciados deberán estar dispuestos en cada Delegación Departamental y en la Registraduría Distrital a más tardar el 28 de mayo de 2007. 1.3.3 INSCRIPCIÓN DE CEDULAS DE LOS EXTRANJEROS RESIDENTES EN COLOMBIA En cumplimiento de la Ley 1070 de 2006, por medio de la cual se reglamenta el voto de los extranjeros residentes en Colombia, es necesario conformar el Censo de estos ciudadanos para que puedan votar en las elección de Alcaldes Distritales y Municipales, Concejos Distritales y Municipales y Juntas Administradoras Locales, Distritales y Municipales en todo el territorio nacional. Como es la primera vez que se implementará un censo para los extranjeros, este se formará sólo con las cédulas que inscriban los ciudadanos del 1 de marzo al 21 de mayo de 2007. 2. NOVEDADES QUE AFECTAN EL CENSO ELECTORAL 2.1. NOVEDADES Es la información relacionada con todas aquellas cédulas que presenten cambio en su estado de vigencia, inhabilitando en algunos casos a los titulares para ejercer el derecho al sufragio. Las principales novedades son: 11

2.1.1 NOVEDADES GENERALES - Cédulas canceladas por muerte - Cédulas de los ciudadanos a quienes se les haya inhabilitado para ejercer los derechos y funciones públicas. - Múltiple cedulación - Cédulas expedidas a menores de edad - Cédulas canceladas por renuncia a la nacionalidad Colombiana - Falsa identidad o suplantación 2.1.2. NOVEDADES ESPECIALES - Cambio de género - Cédulas de miembros activos de la Fuerza Pública - Cambio de lugar de votación (Inscripción de cédula) - Cédulas con Revocatoria Especial de inscripción - Necrodactilias Positivas e inhumaciones *Código de excepción 2.2. CÉDULAS QUE NO DEBEN ESTÁR EN EL CENSO Corresponde a todas aquellas cédulas que se encuentran con alguna de las novedades mencionadas y se relacionan en un documento anexo a la lista de sufragantes denominado Listado de Novedades, así: Código Novedad Descripción de la novedad 12 Baja por inhabilitación o suspensión de los derechos políticos Cédula excluida del censo, debido a que el titular fue condenado a pena accesoria mediante sentencia expedida por un Juez. Cédula que salio del Censo por fallecimiento del titular 21 Cancelación por muerte 22 Cancelada por doble cedulación Cédula excluidas del censo, debido a que el ciudadano ya poseía documento 12

23 cancelada por falsa identidad Cédula que salio del Censo porque el ciudadano aportó documentos falsos. 24 Cancelada por minoría de edad Cédula que salió del Censo, debido a que la persona en el momento de solicitarla no tenía la mayoría de edad 25 Cancelada por extranjería Cédula que salio del Censo por que el ciudadano renuncio a la nacionalidad Colombiana Incorporar al puesto de votación más cercano de la Registraduría Auxiliar, donde se tramito la cédula 69 Baja por Resolución No 2809/2003 82 Baja por inhumación o necrodactilia positiva 87 Baja por no aparecer en el ANI 99 Pendiente por estar en proceso de expedición de ciudadanía de 1ª vez en Bogotá. Cédula que se excluyó del censo debido a que el titular fue reportado como fallecido, por la Secretaria de Salud, Notaria o por el Instituto de Medicina Legal Cédula inscrita pero que no figura en el Censo ni en el Archivo Nacional de Identificación Cédula que no figura en el censo debido a que el documento no se ha fabricado 2.2.1. Cédulas Canceladas Las causales de cancelación de cédulas de ciudadanía enunciadas en el Artículo 67 del C.E, son las siguientes: Muerte del Ciudadano: El documento base para cancelar la cédula de ciudadanía por muerte del titular es el Registro Civil de Defunción, expedido por el funcionario competente 13

(notarios públicos y registradores) indicando claramente el número de la cédula de ciudadanía y los apellidos y nombres completos del occiso. Este documento debe remitirse al Grupo de Novedades de la Registraduría Nacional del Estado Civil, dentro de los cinco (5) primeros días del mes siguiente a su elaboración. Art. 69 C.E. Múltiple Cedulación Se presenta cuando un ciudadano posee más de un número de cédula de ciudadanía. La múltiple cedulación se prueba mediante cotejo dactiloscópico. Expedición de cédula de ciudadanía a un menor de edad. Cuando se detecta este tipo de novedad y el titular de la cédula ya ha cumplido la mayoría de edad, se procede a la rectificación de la fecha de nacimiento y expedición, respectivamente, conservando el mismo número de cédula. Es decir, si se establece que la cédula se expidió a un menor de edad cuando este sea ya mayor, la cédula no será cancelada, sino rectificada. Por renuncia a la nacionalidad Colombiana Cédulas de ciudadanos colombianos que renunciaron a su nacionalidad y optaron por una nacionalidad de otro País. Falsa identidad o suplantación Se configura cuando el documento base aportado por el ciudadano para la preparación de la cédula es falso o adulterado. Los interesados deben demostrar su verdadera identidad. Cuando se establezca una múltiple cedulación, falsa identidad, o suplantación, o expedición de cédula de ciudadanía a un extranjero, la Registraduría Nacional del Estado Civil cancelará las cédulas respectivas y pondrá el hecho en conocimiento de la autoridad competente. 14

2.3. Novedades Especiales Cambio de Género Se denomina así al hecho del cambio de sexo, el cual no está contemplado en el Código Electoral. Implica la cancelación del número anterior de cédula y la incorporación al Censo del nuevo número asignado, para los casos con cupos numéricos masculino o femenino. Cédulas del Personal de la Fuerza Pública Las cédulas de las personas que hacen parte de la Fuerza Pública, integrada por la Fuerzas Militares y la Policía Nacional, serán excluidas del Censo Electoral. Art. 86 C.E. La lista del personal activo, será remitida a la Registraduría Nacional del Estado Civil por el Ministerio de Defensa Nacional, con carácter reservado, hasta tres (3) meses antes de la fecha de la elección, es decir 27 de julio de 2007, de acuerdo a las especificaciones técnicas solicitadas por Dirección de Censo Electoral. Cédulas con revocatoria especial de Inscripción Esta circunstancia se presenta cuando los ciudadanos inscriben sus cédulas en un lugar diferente al de su residencia, para las votaciones que se realicen en la elección de autoridades locales y previa investigación en cuyo caso el Consejo Nacional Electoral deja sin efecto las inscripciones. Art. 316 C.P. Si no estaban inscritos o incorporados en el Censo Electoral, desaparecen del censo; de lo contrario, quedan en el lugar de la inscripción anterior. Necrodactilias Positivas: Se configura esta novedad cuando se identifican cadáveres a partir de necrodactilias, mediante un cotejo en el archivo dactiloscópico de la Registraduría. La información e impresiones del ciudadano fallecido proviene de organismos tales como (Medicina Legal, DAS, SIJIN, etc). 15

Una vez identificado plenamente el cadáver, la Coordinación de Novedades de la Dirección de Identificación informa a la Dirección de Censo los datos del fallecido para ser excluidos del Censo Electoral. Sin embargo, estos números de cédula permanecen vigentes en el ANI hasta tanto no se formalice la inscripción en el Registro Civil de Defunción. Inhumaciones: A partir del registro de inhumaciones que se lleva en los cementerios, y la información que recopila las Secretarias de salud, los Registradores del Estado Civil informan a la Dirección de Censo Electoral los datos esenciales de las personas fallecidas identificados (Nombres y apellidos y Número de cédula), para excluirlos del Censo Electoral. También se excluyen aquellas cédulas cuyos números fueron consignados erróneamente por los Notarios o Registradores, pero luego de una búsqueda minuciosa, se logra establecer el número de cédula real que corresponda al nombre del fallecido 2.4. CEDULAS EXCLUIDAS. Por Inhabilitación de los derechos y funciones públicas. Serán excluidos del censo electoral, mediante resolución, los números de cédula a cuyos titulares se les ha proferido fallo que decrete la inhabilitación de los derechos y funciones públicas. Los Jueces y Magistrados enviarán a la Registraduría Nacional del Estado Civil copia de la parte resolutiva de las sentencias en las cuales se decrete la inhabilitación de los derechos y funciones públicas, dentro de los quince (15) días siguientes a su ejecutoria, para que las cédulas de ciudadanía sean dadas de baja en los censos electorales. Esta Novedad llega a la Dirección de Identificación, donde se afecta la cédula en el ANI y se da de Baja del Censo. 16

2.5. CÉDULAS DADAS DE ALTA Recuperación de los Derechos y funciones públicas. Para ser habilitado en el Censo Electoral el ciudadano que haya sido condenado a pena accesoria de inhabilitación de derechos, deberá acreditar ante la Oficina de Novedades de la Dirección de Identificación mediante decisión o providencia judicial, la extinción de la pena impuesta. La cédula quedará incorporada en el censo electoral del lugar donde se encontraba antes de tal situación, siempre que el documento sea allegado a más tardar al mes de agosto Cédulas con Nueva Inscripción Los ciudadanos que inscriban sus cédulas en un determinado lugar figurarán en este sitio para sufragar, hasta que vuelvan a inscribirse o se cancele la cédula por alguno de los motivos ya enunciados. Revocatoria por cancelación errónea de cédulas Para las cédulas de ciudadanía erróneamente canceladas por muerte, el ciudadano titular, debe allegar a la Coordinación de Novedades, copia del Registro Civil de defunción con la corrección del funcionario que lo expidió y reseña completa o copia de la sentencia en la cual se ordena cancelar el respectivo Registro de defunción. En el caso de no estar incluido el número de la cédula en el Archivo Nacional de Identificación ANI, el Registrador respectivo tomará reseña completa del ciudadano afectado y la enviará directamente al Grupo de Novedades de la Dirección de Identificación. Las Cédulas erróneamente canceladas, serán dadas de alta una vez comprobado el error, mediante Resolución expedida por el Director Nacional de Identificación, revocando la cancelación. 17

TRASHUMANCIA ELECTORAL Otra labor de gran importancia en esta oportunidad es atender las decisiones que adopte el Consejo Nacional Electoral, relacionadas con las investigaciones sobre trashumancia electoral que conllevan a dejar sin efecto las inscripciones de cédulas que adelanten algunos ciudadanos en diferentes municipios del país. Esta actividad implica modificar el censo electoral, en el sentido de cambiar el lugar de votación de los ciudadanos teniendo como base las resoluciones que expida el Consejo Nacional Electoral. Para atender las quejas por trashumancia electoral, se debe observar y dar cumplimiento al procedimiento establecido por el Consejo Nacional Electoral en sus Resoluciones 0424 de 2000 y la 4172 de 2003, descritas en la circular número 024 del 16 de febrero de 2007, de la Dirección de Censo Electoral. La Resolución 0215 de 2007 modifico 4172/2003, en el sentido de ampliar el plazo para presentar la queja o denuncio por el posible delito de Trashumancia dentro de los quince días al cierre del periodo de inscripción de cédulas. 3.0. PRE-CENSO En la primera semana de agosto, se enviará un precenso de cada uno de los lugares de votación del país, el cual reflejará la siguiente información: Las cédulas expedidas de primera vez hasta el 27 de junio de 2007 Las cédulas que inscribieron los ciudadanos entre el 1º. de marzo al 21 de mayo de 2007. Las cédulas canceladas por muerte desde abril de 2006 hasta junio de 2007, siempre que los Registros Civiles de Defunción hayan sido recibidos por la Registraduría Nacional en Bogotá 18

Las cédulas dadas de baja por inhabilitación de derechos realizadas desde abril de 2006 a junio de 2007, siempre que los Jueces de la República hayan allegado a la Oficina de Novedades las correspondientes sentencias. Las inscripciones de cédulas que haya dejado sin efecto hasta junio el Consejo Nacional Electoral y que se hayan comunicado a la Dirección de Censo Electoral Este precenso tendrá que ser revisado y evaluado por los Registradores quienes comunicarán a la Dirección de Censo las observaciones relacionadas con omisión de cedulas expedidas de primera vez, cuyos Set de Transfer Set, hayan sido allegados antes del 16 de julio de 2007, de acuerdo a la Carta Circular 0024 de 2007, inconsistencias en el procesamiento de las cédulas inscritas y los nombres de los puestos de votación. El Registrador del Estado Civil realiza los siguientes procedimientos: - Comparar el Censo anterior o de las últimas Elecciones con el pre-censo del año 2007, para facilitar esta revisión, la Dirección de Censo Electoral, enviará el CD de consulta con la información naturalmente del Precenso - Verificar que en el pre-censo estén incluidas todas las inscripciones, comparando el número de la cédula, contra el número de cédula consignado en la copia del formulario E-3. - Revisar que estén incluidas, las nuevas cédulas expedidas por primera vez hasta el 27 de junio del 2007, si el correspondiente Set de Transfer Set, fue enviado antes del 16 de julio de 2007, tal como se solicito en la carta circular 024 del 2007. - Determinar si los números de las cédulas detectadas como omitidas en la revisión, aparecen en el listado de Novedades. 19

- Las omisiones no sustentadas en los anteriores ítems, se comunicarán en el menor tiempo posible a la Dirección de Censo Electoral donde se realizará la modificación correspondiente, si hubiere lugar. - También es importantísimo verificar que los puestos de votación correspondan a la comuna respectiva, para ello se debe tener el acuerdo municipal respectivo. - 4.0. CENSO DEFINITIVO Una vez efectuados los procesos de corrección de inconsistencias detectadas en el pre-censo y los ajustes con las cédulas que tengan revocatoria especial (anulación de inscripción), se generan e imprimen los diferentes listados que soportan el Censo Electoral definitivo por lugar, reflejando la cantidad de mesas que funcionarán el día de la elección. Según el Art. 87 C.E., se imprimen en dos (2) ejemplares del Formulario E-10, destinados así: La primera copia para la Registraduría La segunda para fijar en un lugar público Además se imprimen: un ejemplar del formulario E-11 y uno de las novedades. (Es importante revisar la cantidad de E 10 y novedades para las zonas y puestos en el caso de municipios zonificados. 4.1. CANTIDAD DE CIUDADANOS POR MESA La Registraduría Nacional previo concepto del Consejo Nacional Electoral, fijará por medio de Resolución el número de ciudadanos que podrán sufragar en las distintas mesas de votación. Si después de elaboradas las listas se cancelaren o excluyeren una o más cédulas, el correspondiente Registrador del Estado Civil o su Delegado enviarán a las 20

respectivas mesas de votación la lista de cédulas con las que no se puede sufragar. Art. 85 C.E. 4.2. EXPEDICIÓN DE COPIAS DEL CENSO ELECTORAL Teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 213 del Decreto 2241 de 1986, Código Electoral, cualquier persona podrá inspeccionar en todo tiempo los censos electorales, pero en ningún caso los funcionarios pueden expedir copia de los mismos. 4.3. SISTEMA DE INFORMACIÓN A VOTANTES La Registraduría Nacional del Estado Civil, utilizando diferentes tecnologías de comunicación Puestos de información del censo, línea telefónica con cobertura nacional, PBX, página web, Internet, medios escritos, radiales, magnéticos, etc., facilita a los ciudadanos la información sobre el lugar, incluyendo el número de mesa en donde debe sufragar. 5. CERTIFICADOS E - 12 Este certificado E-12, se ha diseñado en cumplimiento del Artículo 117 del Código Electoral, con el objeto de permitir sufragar al titular de la cédula erróneamente cancelada, y lo podrá hacer en el lugar en donde estaba inscrito antes que se cancelará el documento. 5.1. CASOS QUE AMERITAN LA EXPEDICIÓN Cancelada Erróneamente por Muerte El ciudadano debe presentar su cédula de ciudadanía. 21

El Registrador verificará mediante consulta al Sistema de información a votantes (Call Center, Internet, página Web, CD y listado de novedades) que efectivamente, aparece con la novedad Cancelada por Muerte y el número de la Resolución. Confirmada la novedad, mediante la confrontación de la huella dactilar de la persona que esta solicitando la autorización para votar con la impresa en la cédula del ciudadano, se autoriza el voto diligenciando, todos los datos del formulario incluyendo la huella dactilar y fotocopia de la cédula de ciudadanía. Omisión en la Lista de Sufragantes (E-10 E-11) Para esta novedad, se pueden presentar varios casos, de acuerdo con el origen de la omisión. Cédulas expedidas por Primera vez a partir del 14 de marzo de 1988 y no aparece en el A.N.I. El voto solamente, se autorizará en el lugar en donde fue expedida la cédula, después de verificada la identidad del ciudadano. Nota: Las cédulas expedidas con anterioridad al 14 de marzo de 1988, que no aparezcan en el Censo Electoral, NO SE CONSIDERAN OMISIONES, en consecuencia de darse este caso, NO DEBE AUTORIZARSE EL VOTO. (Art. 76 del Decreto 2241 de 1986. Cédula no incluida en el censo del lugar en donde el ciudadano la inscribió. Verificar la identidad del ciudadano y la autenticidad de la cédula. Verificar que no aparece en el E-10, ni en el Listado de Novedades. El titular de la cédula debe demostrar con el comprobante de Inscripción (Formulario E-4), que la inscribió. 22

Consultar preferiblemente el archivo de inscritos (Copias de los Formularios E-3), para verificar la causa de la omisión. Es posible que el ciudadano haya efectuado la inscripción en fecha posterior y en diferente lugar. Recuerde que la última inscripción es la que se tiene en cuenta para incorporar al Censo Electoral. Si no es exitosa la anterior búsqueda, verificar dígito por dígito de la cédula en el E-4 y lo anotado en el formulario E-3 (copia), para establecer posible error al anotar el número de la cédula o al digitar en la captura para incluirlo en el censo. Igualmente, de no tener claridad sobre el origen de la omisión, consultar el aplicativo del censo remitido por la Dirección de Censo Electoral. La recomendación general, es identificar plenamente el origen de la inconsistencia. Si es viable, autorizar el voto y expedir el certificado E-12. Cédula excluida del censo cuyo titular ejerció el sufragio en la elección anterior y no la inscribió en lugar diferente. Con base en el Certificado Electoral, aportado por el titular, se debe comprobar que votó en la elección inmediatamente anterior, y a la vez verificar, en que condición ejerció el sufragio, si como jurado de votación o mediante certificado E-12. Si voto como jurado de votación, ésta condición no es suficiente, para incluirlo en el censo del lugar en donde sirvió como jurado y por consiguiente NO ES PROCEDENTE LA AUTORIZACION DEL VOTO. Si votó con el certificado E-12, tampoco es condición para habilitarlo en el censo. El ciudadano debió haber inscrito la cédula durante el período que para tal fin programó la Registraduría Nacional del Estado Civil, es decir del 1 de marzo al 21 de mayo del 2007, en consecuencia no procede la expedición del E-12. 23

Funcionario Público en Comisión El ciudadano debe demostrar con la copia del Acto Administrativo que lo asigna en comisión de funciones, las que ejercerá en sitio diferente al de su residencia. Además, para expedirle el certificado E-12, el Registrador o Funcionario Electoral autorizado para hacerlo, debe verificar que el ciudadano figura en el Censo del departamento y solicitar fotocopia del acto administrativo, para anexarlo al E-12 correspondiente. Nota: Se entiende, que a los ciudadanos vinculados con las firmas contratistas de la Registraduría Nacional del Estado Civil, que se encuentren en comisión, por no ser funcionarios públicos, no se les podrá expedir E-12, para ningún tipo de elección. 5.2. ERRORES EN LA AUTORIZACION DEL VOTO MEDIANTE FORMULARIO E-12 En la Expedición NO debe expedirse E-12 cuando: La persona figura con inhabilitación de derechos y funciones públicas El ciudadano figura en el censo de otro municipio El ciudadano figura en el censo del mismo municipio La persona es miembro activo de la fuerza pública La elección es de carácter local y la cédula del funcionario que está en comisión de servicios figura en el Censo de otro Municipio o departamento La cédula de ciudadanía aparentemente omitida del censo, tiene fecha de expedición anterior al 14 de marzo de 1988. Al ciudadano que en la elección inmediatamente anterior votó con formulario E-12 o como jurado de votación. Errores en el Diligenciamiento 24

No incluyen el código del lugar y nombre del puesto de votación No se toma la impresión dactilar No firma el funcionario que autoriza No indican si el funcionario está en comisión ni registra el nombre de la entidad que lo comisiona. No se anexa el acto administrativo de comisión. Mil gracias por su participación. Sus valiosos comentarios o aportes para mejorar el presente documento, son recibidos en censoelectoral@registraduria.gov.co 25