MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA PREVENCIÓN DEL LAVADO DE DINERO Y FINANCIACION DEL TERRORISMO

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA PREVENCIÓN DEL LAVADO DE DINERO Y FINANCIACION DEL TERRORISMO MARZO 2012 -

2 INDICE 1. ALCANCE...5 2. POLÍTICAS DE ANTI LAVADO...5 2.1. Introducción...5 2.2. Principio de la política de EUSA contra el lavado de dinero...6 2.3. Marco Regulatorio...6 2.4. Normativa aplicable...7 2.5. Normas Internacionales...8 3. LAVADO DE DINERO...9 3.1. Esfuerzos internacionales para combatir el lavado de dinero...9 3.2. Etapas del lavado...9 3.3. Financiamiento del Terrorismo...10 3.4. Riesgos y sanciones...10 3.5. Responsabilidad de los empleados...11 3.6. Departamento de Cumplimiento...12 4. CÓDIGO DE ÉTICA (ANEXO III)...13 5. CODIGO DE BUENAS PRÁCTICAS BANCARIAS (ANEXO IV)...13 6. POLÍTICA Y PROCEDIMIENTOS DE DEBIDA DILIGENCIA DE CLIENTES...14 6.1. Clientes con los cuales Exprinter (Uruguay) S.A. no debe hacer negocios...14 6.2. Conozca a su cliente y debida diligencia...15 6.3. Proceso de apertura de cuenta...17 6.4. Clientes ocasionales...22 6.5. Cuentas abiertas con personas físicas o jurídicas que manejan fondos de terceros...23 7. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO...23 7.1. Procedimientos...23 7.2. Controles diarios...25 7.3. Controles anuales...27 8. CONTROL SOBRE CANCELACIONES DE PRÈSTAMOS...29 9. ARCHIVO Y RETENCION DE LA DOCUMENTACION...29 10. REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DEL CLIENTE...30 11. INSTITUCIONES FINANCIERAS CORRESPONSALES...31 12. CONTROLES AL INGRESO DE NUEVO PERSONAL A LA INSTITUCIÓN...31 12.1. Previo a la contratación...31 Manual de Prevención contra el Lavado de dinero y financiamiento del terrorismo - 03/2012 Página 2

3 12.2. Integridad del personal de EUSA (ANEXO VII)...32 13. OPERACIONES SOSPECHOSAS O INUSUALES...32 13.1. Procedimiento a partir de la detección de una operación sospechosa...34 13.2. Denuncia de operaciones sospechosas al BCU...37 14. AUDITORIA...37 Manual de Prevención contra el Lavado de dinero y financiamiento del terrorismo - 03/2012 Página 3

4 ANEXO I - Acta de Directorio aprobando el presente manual ANEXO II Normativa ANEXO III Código de Ética ANEXO IV Código de Buenas Prácticas ANEXO V - Apertura de Cuentas de Personas Físicas ANEXO VI - Apertura de Cuentas de Personas Jurídicas ANEXO VII - Formulario de actualización de Datos Personales del Funcionario ANEXO VIII Modelo de informe circunstanciado Manual de Prevención contra el Lavado de dinero y financiamiento del terrorismo - 03/2012 Página 4

5 1. ALCANCE Las políticas, procedimientos y normas documentadas en el presente Manual ALD/CFT son obligatorios para todos los empleados de Exprinter Uruguay S.A. (EUSA) y deberán ser aplicados desde el momento en que el cliente (individual o empresa) solicita los productos y/o servicios de EUSA en cualquiera de las formas ofrecidas (ya sean relativos a créditos o no) y a lo largo de toda la relación de negocios establecida, hasta su culminación (incluyendo aquellos períodos de mantenimiento o retención de documentos e información requeridos por las autoridades oficiales de control). En el caso de contradicciones entre tales políticas y las leyes aplicables, el Oficial de Cumplimiento deberá solicitar al Comité de Cumplimiento el análisis del impacto causado y la realización de las modificaciones correspondientes. 2. POLÍTICAS DE ANTI LAVADO 2.1. Introducción Esta política se aplica a los clientes de EUSA, a los efectos de evitar el lavado de dinero. El Directorio de la Institución considera que esta política es una de sus más importantes responsabilidades debido a que es fundamental para el éxito del negocio y dicha responsabilidad es compartida con cada empleado de la Institución. 2.1.1 Política del Directorio para el cumplimiento de las leyes bancarias de la República Oriental del Uruguay relativas a la prevención contra el lavado de dinero y financiamiento del terrorismo. El Directorio de EUSA. ha sido encomendado para cumplir con los mandatos de las leyes de la República Oriental del Uruguay y/o decretos ejecutivos relativos a la prevención contra el lavado de dinero y combate al financiamiento del terrorismo, y declara que es la intención de la institución, cumplir con la legislación actual sobre prevención contra el lavado de dinero y combate al financiamiento del terrorismo, así como también con las disposiciones y pautas, en particular las leyes y pautas relativas a la identificación de clientes y notificación de transacciones inusuales. Es el propósito ético y profesional evitar que las instalaciones, productos financieros y servicios de EUSA sean utilizados para dar legitimidad a fondos que son o serán el producto de acciones ilícitas definidas como tales por las leyes del país, comúnmente conocidas como lavado de dinero y financiamiento del terrorismo. El Directorio reconoce su obligación y se compromete a proporcionar su colaboración a todas las autoridades nacionales para implementar las leyes relativas al lavado de dinero y financiamiento del terrorismo. A estos efectos, El Directorio se compromete y aprueba la implementación de un sistema formal de controles internos en EUSA para la prevención de transacciones ilícitas relativas al lavado de dinero y financiamiento del terrorismo diseñado para detectar y notificar operaciones sospechosas y mantener registros adecuados de clientes y transacciones. Manual de Prevención contra el Lavado de dinero y financiamiento del terrorismo - 03/2012 Página 5

6 Con la misión de crear, implementar y supervisar el sistema que la institución ha adoptado para la prevención de transacciones ilícitas relativas al lavado de dinero y financiamiento del terrorismo. El Directorio, ha nombrado un Oficial de Cumplimiento a nivel gerencial y lo respalda con todo lo que se considere necesario para ejecutar dicho sistema de supervisión. El Directorio requiere que dicho sistema incluya procedimientos escritos específicos para el cumplimento de las leyes y/o decretos ejecutivos del país sobre lavado de dinero y financiamiento del terrorismo. Por lo tanto, ha asignado al Oficial de Cumplimiento las responsabilidades diarias para asegurar el cumplimiento adecuado de los procedimientos documentados y ha dado autoridad a este oficial sénior para investigar las transacciones inusuales extensivamente. Adicionalmente, las políticas y procedimientos internos incluyen distintas capacitaciones para incrementar el conocimiento y conciencia del personal en general, en el área de detección de lavado de dinero y financiamiento del terrorismo. El Directorio asigna al Comité de Cumplimiento, la responsabilidad de revisar las políticas y procedimientos documentados para la prevención del lavado de dinero y combate al financiamiento del terrorismo (Manual ALD/CFT). Adicionalmente, el Comité tiene la autoridad de crear y ejecutar cambios, enmiendas y procedimientos en este Manual de ser necesario. El Directorio será notificado sobre estas acciones y ratificará la adopción del programa de cumplimiento documentado una vez al año o cuando este sufra modificaciones. 2.2. Principio de la política de EUSA contra el lavado de dinero La Institución realiza negocios solamente con personas físicas o jurídicas que estén categorizadas como de buena reputación. Para ello se asegura de obtener una identificación de cada nuevo cliente y de monitorear la actividad de todos los clientes ya existentes. Esta política se enmarca en el Manual de Conducta de la Cámara de Entidades Financieras, el cual EUSA ha adoptado. El Manual refleja el compromiso institucional asumido a efectos de evitar el uso del sistema financiero para la legitimación de activos provenientes de actividades delictivas y en el que se exponen las normas éticas y profesionales que rigen las acciones en la materia. El Código de Conducta se encuentra comunicado a todo el personal. 2.3. Marco Regulatorio EUSA, es una empresa de organización S.A. según la Ley 16.060 de la República Oriental del Uruguay y se encuentra regulada por el Banco Central del Uruguay. Las principales normas que la rigen son: Ley 17.835 del 23 de setiembre de 2004 Ley 18.494 del 5 de junio de 2009 Ley 18.026 del 25 de setiembre de 2006 (artículo 28) Decreto 355/010 del 2 de diciembre de 2010 Circulares 1.878 del 2 de octubre de 2003, 1.978 del 27 de noviembre de 2007 y 1.987 del 3 de abril de 2008. Manual de Prevención contra el Lavado de dinero y financiamiento del terrorismo - 03/2012 Página 6

7 Dicha normativa se encuentra adjunta en el Anexo II del presente manual y la restante normativa que regula la actuación en materia de prevención del lavado de activo y financiamiento del terrorismo se encuentra disponible en www.bcu.gub.uy. 2.4. Normativa aplicable Uno de los temas de mayor complejidad que enfrenta la comunidad de servicios financieros, mundialmente, es el de lavado de activos y financiamiento del terrorismo. El cumplimiento con leyes y regulaciones en esta materia no es opcional para EUSA. Fundamentalmente, el cumplimiento con leyes y regulaciones es obligatorio y requiere conocimientos, dedicación, y capacitación para que EUSA pueda, satisfactoriamente, lograr sus objetivos de cumplimiento. Por lo tanto, para cumplir con sus obligaciones y responsabilidades es esencial que EUSA establezca controles internos para cumplir y respetar leyes nacionales e internacionalmente adoptadas en materia de prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo. Controles internos para mitigar riesgos de lavado de activos que resulten inadecuados, insuficientes, o simplemente no satisfactorios, exponen a EUSA a pleitos y multas civiles y criminales, pena de prisión, y/o, en casos agravantes, perdida de la licencia para operar como Casa Financiera. En el 2005, el Fondo Monetario Internacional condujo una reexaminación del régimen de prevención de lavado de activos del Uruguay que a su vez sirvió al GAFISUD de evaluación mutua. Esta reexaminación reconoce los avances del Uruguay con su nueva legislación pero resalta la necesidad de que se creen e implementen algunas regulaciones. El lavado de activos está considerado como una ofensa separada del crimen subyacente. La Ley 17.835 fortalece, significativamente, el régimen de prevención de lavado de activos del Gobierno del Uruguay, ya que esta hace provisiones específicas relacionadas al financiamiento del terrorismo y al congelamiento de activos relacionados a organizaciones terroristas. Bajo la Ley 17.835, las Instituciones de Intermediación Financiera, tales como EUSA, están obligadas a implementar políticas de prevención de lavado de activos, tales como identificación idónea de clientes, registro y reportes de transacciones al BCU, y reporte de operaciones sospechosas a la Unidad de Información y Análisis Financiero. En Noviembre 27, 2007, el Banco Central emitió la Circular 1.978 la cual obliga a las Instituciones de Intermediación Financiera, entre otros, a implementar políticas detalladas de prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo, y a reportar transferencias por valor superior a U$S1,000 (mil dólares USA). Esta Circular también requiere que las Instituciones de Intermediación Financiera presten especial atención a negocios y/o relaciones con personas políticamente expuestas (PEPs por sus siglas en Ingles), con personas, compañías, e instituciones financieras de países que no son miembros del FATF-GAFI o similar cuerpo regional, con personas, Manual de Prevención contra el Lavado de dinero y financiamiento del terrorismo - 03/2012 Página 7

8 compañías, e instituciones financieras de países que están sujetos a medidas especiales por no cumplir con las Recomendaciones del FATF, y cuentas abiertas o transacciones relacionadas con personas físicas o jurídicas que manejen fondos de terceros. Uruguay es uno de los miembros fundadores del GAFISUD. El 03/04/2008 se publica la Circular del BCU Nº 1.987 referida a la Normativa del Gobierno Corporativo y sistema de gestión integral de riesgos, con definiciones, alcances y responsabilidades del Directorio, de los diferentes Comités y de Funciones. Por lo aquí expuesto, es evidente que en los últimos años el Gobierno del Uruguay ha tomado medidas significativas para fortalecer su régimen de prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo. Las últimas resoluciones de pasar leyes criminalizando el financiamiento del terrorismo colocan al Uruguay como líder ante otras naciones de la región, todos los esfuerzos del Gobierno para erradicar la actividad criminal de su sistema financiero en su lucha contra el lavado de activos y financiamiento del terrorismo, y lograr estándares internacionales, se reflejarán en las obligaciones de cada una de las instituciones del sistema financiero uruguayo y la presión de cumplimiento se sentirá cada vez más. Por lo tanto, los sistemas de control de EUSA deben ser inflexibles y robustos para cumplir con la normativa nacional. Con fecha 05/06/2009 se aprobó la ley 18.494 la cual modifica la ley 17.835 del 23/09/04 y el decreto-ley 14.294 del 31/10/74, sobre prevención y control del lavado de activos y financiamiento del terrorismo. El Decreto 355/010 del 02/12/2010 obliga a todos los sujetos obligados a reportar operaciones inusuales o sospechosas a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) a cumplir e implementar las disposiciones del decreto y de las reglamentaciones en la materia que emitan los organismos de control o el Banco Central del Uruguay, las que comprenderán especialmente: las políticas y procedimientos de debida diligencia de los clientes, el registro de las transacciones que con ellos realicen, la observación de la guía de operaciones riesgosas o señales de alerta y los procedimientos para el reporte de operaciones inusuales o sospechosas. La normativa vigente en materia de prevención del lavado de activos y financiamiento del terrorismo se encuentra disponible en la página web del Banco Central del Uruguay www.bcu.gub.uy 2.5. Normas Internacionales El Programa de prevención incorpora además, las disposiciones emergentes de los principales estándares internacionales en la materia en lo aplicable a EUSA: Manual de Prevención contra el Lavado de dinero y financiamiento del terrorismo - 03/2012 Página 8

9 Las Cuarenta Recomendaciones (FATF) emitidas en 1990, revisadas en 1996 y revisadas nuevamente en Junio de 2003. (http://www.fatfgafi.org/dataoecd/38/53/34030987.pdf) Las nueve recomendaciones especiales contra el financiamiento del terrorismo emitidas en Octubre de 2001 y en el 2004 por FATF. (http://www.gafisud.info/pdf/9recomendacionesespeciales_es_1.pdf) Debida diligencia con la clientela de los bancos del Comité de Basilea sobre Supervisión Bancaria emitido en Octubre de 2001. (http://www.bis.org/publ/bcbs85s.pdf) Ciertas disposiciones de la Ley Patriota de EEUU, respecto de las verificaciones de la OFAC. (www.fincen.gov/pa_main.htm) 3. LAVADO DE DINERO 3.1. Esfuerzos internacionales para combatir el lavado de dinero La forma de prevenir el lavado de dinero, ha llamado la atención a las autoridades de los diferentes países, emitiendo leyes y regulando a través de sus bancos centrales. Las naciones están tomando medidas regulatorias y solicitando reportes a las Instituciones de forma de evitar las actividades ilegales como son tráfico de drogas y de armas y terrorismo. La prensa ha publicado que grandes volúmenes de dinero, han sido lavados en el sistema financiero y las instituciones no han podido detectarlos y prevenirlos. 3.2. Etapas del lavado Las personas que blanquean dinero han sido cada vez más sofisticadas en sus técnicas, por tanto los procedimientos a implementar para prevenir el lavado de dinero también han evolucionado, intentando conocer cada vez más el negocio de los clientes y de monitorearlos. Básicamente las etapas del lavado de dinero son: 3.2.1. Ingreso o Colocación Los fondos provenientes de actividades ilícitas son introducidos al sistema financiero por ej. mediante depósitos en efectivo u otros instrumentos negociables, en esta etapa es vulnerable en cuanto a su detección. 3.2.2. Estadía Manual de Prevención contra el Lavado de dinero y financiamiento del terrorismo - 03/2012 Página 9

10 Una vez que los fondos ilícitos ingresaron al sistema financiero, toman distancia de la operación original mediante operaciones complejas a los efectos de evitar los controles de auditoría, originando anonimato en sus titulares. Estas operaciones incluyen transferencias bancarias, compra de letras, y préstamos con collateral offshore. 3.2.3. Integración Se integra los fondos a la economía, como si fueran fondos legítimos. 3.3. Financiamiento del Terrorismo El financiamiento de la actividad terrorista puede involucrar tanto fondos de origen legítimo, tales como, donaciones personales, ganancias de negocios y organizaciones de caridad, así como también fondos de origen criminal, tales como, tráfico de drogas, contrabando de armas y otros bienes, fraude, rapto y extorsión. Los terroristas utilizan técnicas similares a las de los que realizan lavado de dinero, para evadir la atención de las autoridades y proteger la identidad de sus patrocinadores y de los beneficiarios últimos de los fondos. Sin embargo, las transacciones financieras asociadas al financiamiento del terrorismo, tienden a realizarse en cantidades menores que aquellas del lavado de dinero, y cuando los terroristas obtienen fondos de origen legítimo, la detección y seguimiento de estos fondos se torna muy difícil. Para mover sus fondos, los terroristas utilizan el sistema bancario formal, sistemas informales de transferencia de valores y el método más antiguo de transferencia de activos que es el transporte físico de efectivo, oro y otros valores a través de rutas de contrabando. Tal como sucede con el lavado de dinero, para el financiamiento del terrorismo hay tres etapas, obtención, movimiento y almacenamiento. En la etapa de obtención, se utilizan técnicas que incluyen, obtención de depósitos a través de organizaciones de caridad para disimular su utilización final. Ejemplo de técnicas utilizadas en la etapa de movimiento podría ser la utilización de transferencias electrónicas y sistemas formales e informales de envío de dinero. Ejemplos de la última etapa, almacenamiento, en la cual los fondos se utilizan, podrían ser, financiar el alojamiento y alimentación de los terroristas para apoyar su causa o la compra de materiales para construir o crear armas para la actividad terrorista. 3.4. Riesgos y sanciones El incumplimiento de las leyes y regulaciones contra el lavado de dinero, puede exponer a la Institución a varias sanciones, incluso se puede llegar a la suspensión de actividades como Casa Financiera, esta sería decretada por parte del ente regulador (BCU). Manual de Prevención contra el Lavado de dinero y financiamiento del terrorismo - 03/2012 Página 10

11 3.5. Responsabilidad de los empleados Cada empleado debe ser consciente que cada operación sospechosa debe ser detectada y prevenida. Las políticas deben ser estrictamente llevadas a cabo ya que el empleado puede ser observado, multado, sancionado, o apresado, de acuerdo a lo definido por la Institución. Las sanciones serán definidas caso a caso e individualmente, en el Comité de Cumplimiento y su severidad dependerá en cada oportunidad, del alcance o el daño que ocasione a la Institución. A continuación se mencionan los distintos involucrados en los procesos descriptos en el manual: Comité de Cumplimiento Integración: Oficial de Cumplimiento, Vicepresidente del Directorio, Secretario del Directorio y Gerente de Legales. Facultad: Fijación de políticas referentes a Lavado de dinero, determinación de los procedimientos a llevar a cabo para evitar el ingreso de fondos ilícitos a la institución, análisis y resolución de operaciones puntuales que se puedan presentar. Sesiona: Con la mitad más uno de sus integrantes con la presencia preceptiva del Oficial de Cumplimiento y resolverá por mayoría de los presentes debiendo contar con el voto favorable del Oficial de Cumplimiento. En caso de no contar con el mismo el asunto se elevará al Directorio para su resolución final. Oficial de Cumplimiento Integración: Oficial de Cumplimiento. Facultad: Aprobación de todos los clientes que operan con la institución, monitoreo de las operaciones realizadas por estos, control sobre los funcionarios de la institución sobre el cumplimiento de las políticas y procedimientos definidos, control sobre la integridad del personal de la institución, revisión permanente del Manual de Lavado de dinero. Manual de Prevención contra el Lavado de dinero y financiamiento del terrorismo - 03/2012 Página 11

12 Gerencia de sector Integración: Gerente de cada sector Facultad: Consideración sobre situaciones que les planteen sus subordinados en cuanto a operaciones que puedan considerarse como sospechosas y observación en cuanto a modificaciones en la situación patrimonial de sus subordinados sin causa aparente. Personal de Exprinter Integración: Cada uno de los funcionarios de Exprinter Uruguay Facultad: desarrollar un conocimiento pleno de los clientes. Es el primer filtro de todas las operaciones que se realizan en la institución, debieran ser los primeros en detectar la ocurrencia de la operación sospechosa cuando ésta se presente. 3.6. Departamento de Cumplimiento En virtud de las Disposiciones y Directrices sobre Detección y Disuasión de Lavado de Dinero y Financiamiento al Terrorismo emitidas por el Banco Central del Uruguay, EUSA ha establecido un Departamento de Cumplimiento y ha designado un Oficial de Cumplimiento (OC) a nivel gerencial, responsable por la disuasión y detección de actividades de lavado de dinero y financiamiento del terrorismo. El OC reporta directamente al Directorio y cuenta con la autonomía necesaria para realizar las tareas requeridas, este Oficial es responsable de velar por el cumplimiento de las leyes, el sistema de monitoreo de cuentas de EUSA y de la notificación de transacciones inusuales (ROS). El departamento de cumplimiento es responsable por: 1) El acceso diario al sitio web del Sistema de Monitoreo de Operaciones Sospechosas ( SOS ). 2) La emisión del listado de alertas con acciones pendientes originados el día anterior. 3) La verificación de la información indicada sobre la alerta contra el texto del estado de cuenta bancario de corresponsales por transferencias recibidas. 4) La verificación de la información indicada sobre la alerta contra el texto de instrucciones de clientes para casos de transferencias emitidas. 5) La clasificación de la alerta como Normal si la transacción se encuentra dentro de los parámetros establecidos de acuerdo al perfil del cliente. 6) La solicitud de información suplementaria y documentos de respaldo al Oficial de Cuentas, cuando el concepto de la transacción no sea indicado o no quede claro. Manual de Prevención contra el Lavado de dinero y financiamiento del terrorismo - 03/2012 Página 12

13 7) Proporcionar solución final a las alertas. 8) La revisión, análisis y aprobación (o rechazo) de los documentos de apertura de cuentas recibidos. 9) Previo al ingreso de fondos para nuevas cuentas, comunicar la aprobación para que el número de cuenta sea asignado. 10) Seguido a la aceptación de la nueva cuenta, asignar el perfil monetario del cliente e ingresar en el sistema SOS para el monitoreo adecuado de la cuenta/transacciones durante el período en el cual la cuenta se encuentre abierta. 11) Solicitar a los Oficiales de Cuentas que obtengan información completa de la ruta de la transferencia cuando las instrucciones de pago de los clientes sean incompletas. 12) La solicitud a los Oficiales de Cuentas y seguimiento junto con ellos de la actualización de cuentas existentes. 13) Chequear los nombres de clientes con las bases de datos de anticlientes. 14) Capacitar al personal de EUSA sobre temas relativos a ALD/CFT, manteniendo al mismo informado sobre cambios en leyes y reglamentos y evaluar su comprensión del material presentado. 15) Reclasificar los riesgos y perfiles monetarios asignados a clientes cuando fuere necesario. 16) Control sobre los funcionarios de la institución sobre el cumplimiento de las políticas y procedimientos definidos. 17) Control sobre la integridad del personal de la institución. 18) Revisión permanente del Manual de Lavado de dinero. 19) Respuestas a pedidos de informes de la UIAF del BCU. 20) Elaboración de las Actas del Comité de Cumplimiento. 21) Informe anual del Oficial de Cumplimiento, según Art.36.2 de la circ.1.987 22) Chequeo de los oficios judiciales recibidos del BCU. 23) Publicación virtual (Info_Lavado_Dinero) del 100 % del material recogido en todos los seminarios, talleres, conferencias, etc. que concurre el Oficial de Cumplimiento, con aviso a través de mail a todos los funcionarios para que ingresen y se informen. 4. CÓDIGO DE ÉTICA (ANEXO III) EUSA adoptó el Código de Ética aprobado por la Cámara de Entidades Financieras, como propio, con el convencimiento de que el debido cumplimiento de los deberes éticos es esencial para el desarrollo del sector financiero uruguayo dentro de un marco adecuado a las costumbres internacionales. Con la aprobación de este Código de Ética se pretende que los funcionarios en su ejercicio profesional y de negocios adopten al respecto criterios y prácticas que contemplen el espíritu del mismo. Anualmente el Código de Ética será firmado por todos los funcionarios. 5. CODIGO DE BUENAS PRÁCTICAS BANCARIAS (ANEXO IV) Manual de Prevención contra el Lavado de dinero y financiamiento del terrorismo - 03/2012 Página 13

14 Así como oportunamente, EUSA adoptó como propio, el Código de Ética aprobado por la Cámara de Entidades Financieras se acuerda también aprobar este Código de Buenas Prácticas Bancarias con el fin de contribuir a mantener la calidad del servicio bancario y la reputación de las empresas. Trianualmente se aprobará este Código y será firmado por todos los funcionarios. 6. POLÍTICA Y PROCEDIMIENTOS DE DEBIDA DILIGENCIA DE CLIENTES 6.1. Clientes con los cuales Exprinter (Uruguay) S.A. no debe hacer negocios A su vez, EUSA ha adoptado las siguientes políticas de Conozca a su Cliente: 1) Establecer relaciones, únicamente, con individuos o corporaciones de sólido y probado carácter y cuya buena reputación pueda ser verificada y documentada; 2) NO establecer relaciones y velar por no mantener relaciones o hacer negocios con cualquiera que: Abuse o haya abusado de la industria financiera, a través de actividades como lavado de dinero, estafas, fraudes, corrupción, etc. Clientes cuya integridad y actividad económica sea cuestionable. Personas físicas o jurídicas, vinculadas al terrorismo o al lavado de dinero. Clientes que se rehúsen a proveer la información requerida o que produzcan información incorrecta o falsa. Personas que aparezcan en las listas de individuos o entidades asociadas confeccionadas por la ONU siendo identificadas como terroristas o pertenecientes a organizaciones terroristas 3) Únicamente establecer cuentas o depósitos nominativas(os); es decir se prohíbe la apertura de cuentas o depósitos, sin nombre o cuyo titular sea al portador. 4) NO son admitidas por la Institución las relaciones con personas políticamente expuestas (PEP`s), según su descripción bajo el artículo 39.9 de la Circular 1.978, sus familiares y asociados cercanos. Se exceptúan a aquellos funcionarios diplomáticos en actividad o ex funcionarios con Residencia en la República Oriental del Uruguay o acreditados ante la misma como miembros de embajadas o consulados, para los cual deberán realizarse procedimientos de debida diligencia ampliada. A tales efectos la institución deberá: Contar con procedimientos que le permitan determinar cuando un cliente está incluido en esta categoría; Manual de Prevención contra el Lavado de dinero y financiamiento del terrorismo - 03/2012 Página 14

15 Obtener la aprobación del Comité de Cumplimiento de la Institución al establecer una nueva relación con este tipo de cliente; Tomar medidas razonables para determinar el origen de los fondos; Llevar a cabo un seguimiento especial y permanente de las transacciones realizadas por el cliente. Los procedimientos de debida diligencia ampliada se deberán aplicar, como mínimo, hasta dos años después de que una persona políticamente expuesta haya dejado de desempeñar la función respectiva. Los funcionarios de EUSA deberán notificar al Oficial de Cumplimiento hechos que puedan afectar la calificación de los clientes. Éste evaluará la situación y considerará posibles cambios de categoría. 6.2. Conozca a su cliente y debida diligencia 6.2.1. Aspectos Generales de la Política Como política interna EUSA no establecerá o mantendrá cuentas ni tramitará transacciones por cuenta de clientes, sean estos habituales u ocasionales, a quienes no se les pueda identificar debidamente. Para estos efectos, como medidas de control interno y en cumplimiento con lo estipulado bajo el Articulo 39.1 de la Circular No. 1.978, EUSA ha desarrollado e implementado procedimientos para obtener, actualizar, y conservar información relativa a la identidad y actividad económica de los clientes, los cuales permiten desarrollar un buen conocimiento de estos, de la procedencia de los fondos que manejan por medio de la institución, y de esa forma establecer si la actividad económica de los clientes encaja con la actividad de las operaciones que estos generan mediante la utilización de nuestros servicios y productos. Para asegurar el adecuado cumplimiento de estas medidas de control interno EUSA: 1) Dará a conocer a sus empleados la política de Conozca a su Cliente, identificación adecuada de los mismos, debida diligencia, verificación de la información obtenida, y naturaleza de sus recursos, actividad económica de los clientes. 2) Se dictarán programas de capacitación dirigidos a conocer los procedimientos de la Institución para reconocer el lavado de activos, las aplicaciones de estos procedimientos, los controles, las responsabilidades y las obligaciones legales, donde aplique. 3) Pondrá en funcionamiento programas de revisiones a través del Departamento de Cumplimiento con apoyo de otras áreas de control que permitan verificar el cumplimiento de las disposiciones vigentes establecidas. Manual de Prevención contra el Lavado de dinero y financiamiento del terrorismo - 03/2012 Página 15

16 4) Fomentará una cultura y ambiente de consciencia, entre los empleados y clientes, de la necesidad de mantener una actitud permanente y sistemática de prevención del uso indebido de los servicios y productos de la institución. 5) Mantendrá mecanismos de conservación o retención de documentos que permitan obtener y someter información, donde aplique y sea necesario, a solicitud de organismos competentes. 6) Mantendrá una actitud objetiva y discreta en cuanto a las transacciones inusuales y los clientes. 6.2.2. Aplicación de la Política de Conozca a su Cliente Se denomina cuenta a la relación de depósito/crédito que establece EUSA con una persona física o jurídica. El inicio de una relación de cuenta, crédito, o financiamiento se efectuará después de la aplicación de procesos adecuados que aseguren que la identidad de un cliente esté satisfactoriamente establecida y que la solicitud de apertura de cuenta consta con todos los datos requeridos. Para el proceso de aperturas de cuentas, existen formularios de vinculación de cliente y de conoce a tu cliente, mediante los cuales se solicitan una serie de datos que debe suministrar el cliente en forma completa para todos los titulares, ya sean personas físicas o jurídicas y para los autorizados a firmar (apoderados). D e igual forma en la apertura debe identificarse al beneficiario final de la cuenta entendiéndose por éste a la o las personas físicas que son las propietarias finales o tienen el control final de la operativa de un cliente y/o la o las personas en cuyo nombre se realiza una operación. El término también comprende a aquellas personas físicas que ejercen el control efectivo final sobre una persona jurídica, un fideicomiso, un fondo de inversión u otros patrimonios de afectación independientes. (Artículo 39.3 de la R.N.R.C.S.F.). A tal fin en los formularios de apertura se establecerá si los integrantes de la cuenta son sus beneficiarios finales y en caso contrario se completará la declaración de beneficiario final. La solicitud de vinculación de cliente debe ser completada en su totalidad, debido a que este documento se considera de suma importancia para identificar adecuadamente al cliente, por contener todos los datos personales de éste. La misma representa el perfil del cliente que debe mantener EUSA para Conocer a su Cliente. Para procesar una solicitud de apertura de cuenta, es obligatorio cumplir con el siguiente proceso: Los oficiales de cuenta deberán asegurarse de que: Todos los solicitantes de cuenta, solidarios obligados, y personas adicionales presentan una identificación oficial: Cédula Licencia de Conducir Pasaporte Manual de Prevención contra el Lavado de dinero y financiamiento del terrorismo - 03/2012 Página 16

17 Credencial Cívica Otra identificación oficial con foto Partida de nacimiento para menores si no tiene otro documento Una vez se haya identificado al cliente o solicitante, los firmantes y beneficiarios deberán proporcionar, para registros de EUSA, una fotocopia fiel de su documento de identidad La unidad de Cumplimento deberá asegurar que: Ninguna de las personas involucradas en la solicitud de cuenta (titulares, autorizados, obligados solidarios, representante legal, apoderados, cónyuges, etc.) aparezca registrada en las listas de personas indeseables consideradas en el sistema SOS, como ser OFAC, ONU, DEA, FBI y PEP`s. En caso de tratarse de un PEP se verificará si el mismo cumple con las excepciones establecidas para mantener relaciones comerciales con EUSA. Se imprima el resultado de la consulta realizada y se conserve con los documentos de solicitud de apertura de cuenta requeridos. El expediente de todo cliente será archivado y contendrá además de la solicitud, todos los documentos e información establecidos en este Manual de ALD/CFT, según corresponda. 6.3. Proceso de apertura de cuenta 6.3.1. Requisitos para la apertura de cuenta El cliente deberá completar y firmar los formularios vinculados con el proceso de apertura de cuenta que se detallan: Formulario de Solicitud de Apertura de Cuenta Formulario de Conocimiento del Cliente. Formulario de origen de fondos Formulario de declaración de beneficiario final en el caso en que el titular no se corresponda con el beneficiario final. Adicionalmente el cliente deberá aportar los siguientes documentos: Fotocopias de los documentos de identidad, así como de los documentos legales de la empresa, en caso de ser persona jurídica Documentación operativa (cartas órdenes, instrucciones, etc.) Constancia de domicilio Documentación de respaldo de la actividad económica o profesional desarrollada y del volumen de ingresos. Manual de Prevención contra el Lavado de dinero y financiamiento del terrorismo - 03/2012 Página 17

18 6.3.2. Verificación de la identidad del cliente El Oficial de Cuenta deberá determinar y verificar, a través de métodos documentales, la identidad del cliente (titular/es de la cuenta) y de sus representantes y mandatarios (autorizados a operar), cuando se trate de una persona jurídica. Asimismo, deberán tomar medidas razonables para identificar al beneficiario final de los fondos, en caso de corresponder. A tales efectos, se deberá solicitar documento de identidad de todas las personas físicas asociadas a una cuenta: titulares, representantes, autorizados y de sus respectivos cónyuges en caso de corresponder; conservando una copia de los mismos e incorporándola al Legajo del Cliente. El documento de identificación debe estar emitido por una autoridad gubernamental, debe estar vigente y contener una fotografía actualizada, que permita la identificación de la persona que solicita los servicios. Cuando se trate de una persona jurídica, se deberá solicitar, además, documentación probatoria de la existencia de esa persona jurídica (copia autenticada del contrato social o estatutos, constancia de inscripción en Registro Público y General de Comercio), así como aquella que acredite la capacidad legal para contratar de sus representantes y autorizados a operar (Actas de Directorio, Poderes, entre otros). 6.3.3. Verificación de los antecedentes del cliente A efectos de obtener referencias del potencial cliente, el Oficial de Cumplimiento realizará consultas a las siguientes bases de datos, en función de los datos obtenidos en la etapa de verificación, tanto para individuos como para las empresas: Clearing de Informes: antecedentes crediticios de personas físicas y jurídicas residentes, Infractores del BCU, Informe Nosis (para personas o empresas No Residentes Argentinas), SOS: Este software permite cruzar la información del potencial cliente con listas internacionales de personas indeseables como ser: OFAC, ONU, DEA, FBI y PEP`s (Personas expuestas políticamente). La Institución no deberá realizar negocios con los siguientes tipos de clientes: Clientes cuya integridad y honestidad sean cuestionables. Clientes cuyas actividades hagan imposible verificar la legitimidad de sus actividades o de sus fondos De hallar referencias negativas en las listas internacionales de personas indeseables sobre un potencial cliente, se rechaza la apertura de la cuenta. Se debe dejar como evidencia un legajo con una impresión de las consultas realizadas y toda la documentación recabada así como el motivo por el que se generaron dudas acerca de la buena fe del cliente y su posterior rechazo. Se deberá realizar la Manual de Prevención contra el Lavado de dinero y financiamiento del terrorismo - 03/2012 Página 18

19 denuncia ante la Unidad de Información y de Análisis Financiero cuando se detecte una situación de este tipo. 6.3.4. Definición de perfil del cliente El Oficial de Cumplimiento analiza toda la documentación recibida y el formulario de Conozca su cliente completado por el Oficial de Cuenta. En caso de determinar que la información es insuficiente, le debe solicitar al Oficial correspondiente que realice la gestión ante el cliente para obtener la información faltante. En caso de que el cliente ya esté vinculado a EUSA el Oficial de cuenta, debe asegurarse que el expediente del cliente está completo, de ser un cliente muy antiguo, el Oficial de Cumplimiento debe asegurarse de actualizar la información archivada. El formulario Conozca a su cliente deberá detallar como mínimo: Identificación de los titulares, representantes y autorizados a operar; Indicar el estado civil de los titulares y ordenantes de las personas jurídicas y en caso de ser casados el nombre completo del cónyuge y el número de documento de identidad. Descripción detallada de la actividad económica, negocio o profesión del cliente; Declaración del origen de fondos; Activo potencial a ser manejado, perfil transaccional; Descripción de la operativa a utilizar El Oficial de Cuenta, en base al conocimiento que dispone del cliente, deberá asignar el Perfil Transaccional de la Cuenta, documentándolo en el informe Conozca a su Cliente y con posterioridad será revisado por el Oficial de Cumplimiento. Dicho perfil se determina como el monto máximo individual por cada movimiento. Para aquellos clientes a los cuales se les hubiera definido un perfil transaccional superior a USD 1:000.000 (un millón de dólares USA) o se encuentren calificados como de riesgo alto se elaborará un informe circunstanciado en el cual se expliciten todos los elementos considerados para elaborar el perfil. Este informe deberá estar adecuadamente respaldado por documentación u otra información que permita establecer la situación patrimonial, económica y financiera o justificar el origen de los fondos manejados por el cliente Una vez definido el perfil monetario, es ingresado al sistema SOS lo que posibilita el monitoreo diario de las operaciones de la cuenta. Dicho perfil tiene vigencia de un año, llegado el vencimiento el Oficial de Cumplimiento evaluará posibles modificaciones y en forma conjunta con el Oficial de cuenta o el Gerente Comercial establecerá el nuevo perfil para la cuenta, el que se ajustará en el sistema SOS. Toda la documentación que respalde el cambio de perfil deberá adjuntarse en el legajo diario. Manual de Prevención contra el Lavado de dinero y financiamiento del terrorismo - 03/2012 Página 19

20 Los perfiles de los clientes podrán cambiarse no solo al vencimiento sino toda vez que el Oficial de Cumplimiento así lo determine por detectar que la operativa de la cuenta se está sobrepasando del perfil definido por encontrarse éste obsoleto. Se procede de la misma manera que el cambio al vencimiento. 6.3.5. Clasificación de clientes en función del riesgo El Oficial de Cumplimiento clasificará al cliente según su riesgo en: Bajo, Medio y Alto dependiendo de la documentación recibida y de la información relevada. 6.3.5.1 Insatisfactorios Serán las personas físicas o jurídicas que presenten algunas de las siguientes características, estos clientes no serán aprobados como tales: Clientes que nieguen presentar toda la documentación requerida. Clientes que nieguen justificar el propósito y naturaleza de la relación comercial con EUSA. Clientes que se muestren contrarios a declarar el origen inicial de los fondos a presentar al momento de realizar la apertura de cuenta Personas políticamente expuestas. Se exceptúan a aquellos funcionarios diplomáticos en actividad o ex funcionarios con Residencia en la República Oriental del Uruguay o acreditados ante la misma como miembros de embajadas o consulados. Personas incluidas en listas de personas indeseables de organismos internacionales y/o nacionales en función a sus antecedentes. Conocidos criminales, narcotraficantes y delincuentes de cualquier tipo. Personas vinculadas al terrorismo. Vendedores en el mercado negro de copias registradas de marcas conocidas de ropa, joyas o productos farmacéuticos. Agencias de viaje no conocidas en plaza. Compañías virtuales. 6.3.5.2. Riesgo Alto Serán las cuentas cuyos titulares o apoderados cumplan con alguna de las siguientes disposiciones. Clientes vinculados a las siguientes actividades: Casinos. Agentes inmobiliarios, cuando participan en operaciones para sus clientes relacionadas con la compra y venta de bienes muebles Comerciantes dedicados a la compra venta de metales preciosos y piedras preciosas. Comerciantes dedicados a la compra venta de antigüedades o coleccionistas. Representantes de jugadores de futbol y clubes que transfieren fondos producto de la compra-venta de jugadores o de otras Manual de Prevención contra el Lavado de dinero y financiamiento del terrorismo - 03/2012 Página 20

21 operaciones vinculadas como ser la renta de predios deportivos, sponsors, etc. Clientes que tengan cuentas y transfieran normalmente desde o hacia bancos ubicados en países no colaboradores de acuerdo al GAFI o en los llamados paraísos fiscales. Cuentas que realicen operaciones de negocios con el exterior operando sus clientes con bancos ubicados en alguno de los lugares geográficos recién mencionados. Clientes que reciban transferencias desde instituciones financieras con bajas calificaciones internacionales. Clientes residentes en países con mala reputación ya sea por narcotráfico o terrorismo. Instituciones financieras con mala reputación en el mercado y/o con déficit en cuanto a los controles instalados para lavado de activos y/o ubicadas en países no colaboradores o paraísos fiscales. Funcionarios diplomáticos en actividad o ex funcionarios con Residencia en la República Oriental del Uruguay o acreditados ante la misma como miembros de embajadas o consulados. Clientes que en forma habitual manejan fondos de terceros. 6.3.5.3. Riesgo Medio Serán clasificados en esta categoría las cuentas que presenten las características detalladas seguidamente: Clientes que demoren más tiempo del usual en presentar la documentación requerida. Clientes dubitativos en cuanto a la justificación dada del propósito y naturaleza de la relación comercial. Clientes que trabajen directamente para instituciones de intermediación financiera ya sea en forma independiente como dependiente. Clientes que reciban transferencias desde instituciones financieras con bajas calificaciones internacionales. Clientes que realicen operaciones de negocios con el exterior y liquiden las mismas siempre al contado. Clientes que realicen una cantidad importante de transacciones que implique constante entrada y salida de fondos de las arcas de la institución. 6.3.5.4. Riesgo Bajo Serán clasificados como de riesgo bajo todas las cuentas que no cumplan con alguna de las hipótesis detalladas en las otras categorías. 6.3.6. Debida Diligencia Ampliada Manual de Prevención contra el Lavado de dinero y financiamiento del terrorismo - 03/2012 Página 21

22 Para aquellos clientes categorizados como de riesgo alto o aquellos que se les haya definido un perfil transaccional superior al monto significativo establecido por EUSA, deberá llevarse a cabo un proceso de debida diligencia ampliada. El perfil de actividad de estos clientes deberá constar en un informe circunstanciado en el que se explicitarán todos los elementos que hayan sido considerados para elaborar dicho perfil. El informe deberá estar adecuadamente respaldado por documentación u otra información que permita establecer la situación patrimonial, económica y financiera o justificar el origen de los fondos manejados por el cliente (estados contables, declaraciones de impuestos, estados de responsabilidad, certificación de ingresos u otra documentación alternativa). Asimismo dicho informe deberá estar acompañado de información adicional que permita obtener un mayor conocimiento del cliente como puede ser búsquedas de proveedores en la web, consulta de antecedentes comerciales en NOSIS, entre otras. Los documentos y la información obtenidos a través de la aplicación de los procedimientos de debida diligencia ampliada en clientes de alto riesgo serán actualizados con una periodicidad no menor al año. 6.4. Clientes ocasionales Para aquellos clientes que, en el período de un año, realicen una serie de transacciones de carácter no permanente cuyo volumen acumulado no sobrepase la suma de U$S 30.000 (treinta mil dólares USA) o su equivalente en otras monedas, se solicitará la siguiente información: Personas físicas nombre y apellido completo; documento de identidad; domicilio y número de teléfono. Personas jurídicas denominación; domicilio y número de teléfono; número de inscripción en el Registro Único de Contribuyentes, si correspondiera dicha inscripción; identificación de la persona física que realiza la operación en los términos antes mencionados, acreditando además su calidad de representante. La documentación recabada será archivada comprobante de caja. en la caja del día junto con el Quedarán eximidas de la obligación de identificación a aquellas operaciones realizadas con clientes ocasionales cuyo importe no supere U$S 3.000 (tres mil dólares USA) o su equivalente en otras monedas, salvo en el caso de las transferencias de fondos. Manual de Prevención contra el Lavado de dinero y financiamiento del terrorismo - 03/2012 Página 22

23 Sin embargo, esta excepción no será aplicable cuando se constate que el cliente intenta fraccionar una operación para eludir la obligación de identificación. Cuando exista algún indicio o se sospeche que una transacción pueda estar vinculada con el lavado de activos o el financiamiento del terrorismo, se deberá proceder a identificar adecuadamente al cliente, independientemente del importe de la misma y continuar con los procesos establecidos por la Institución para operaciones sospechosas o inusuales. 6.5. Cuentas abiertas con personas físicas o jurídicas que manejan fondos de terceros. EUSA establece la siguiente política de aceptación de clientes que en forma habitual manejan fondos de terceros: Cliente regulado: Deberá contar con procedimientos en materia de prevención de lavado y financiamiento del terrorismo; Cliente no regulado: Deberá presentar procedimientos de prevención en materia de lavado y financiamiento del terrorismo e informe de auditoría sobre el sistema de prevención; En caso de no poseer la información requerida en los puntos anteriores el cliente para ser aceptado deberá brindar información sobre la identidad del beneficiario final y se aplicarán al mismo los procedimientos de debida diligencia definidos. En los formularios de apertura se determinará si el cliente está actuando por cuenta propia o a nombre de un tercero en cuyo caso se completará la declaración de beneficiario final. Estos clientes serán clasificados como de riesgo alto y se les aplicarán los procedimientos de debida diligencia ampliada establecidos por la institución. 7. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO 7.1. Procedimientos De acuerdo a sus objetivos de prevención de lavado de activos y financiamiento al terrorismo, EUSA ha nombrado un Oficial de Cumplimiento, quien es responsable por la implementación de los procesos diarios de la función de cumplimiento ALD/CFT. Este Oficial reporta directamente al Directorio estatuario y tiene a su cargo las siguientes funciones: 1) Coordinación de acciones enfocadas a la Prevención de Lavado de activos, con el fin de evitar que en EUSA se realicen operaciones con recursos de procedencia ilícita 2) Verificar y monitorear señales de alertas, revisar listas de personas identificadas como narcotraficantes o terroristas (a la fecha de primera Manual de Prevención contra el Lavado de dinero y financiamiento del terrorismo - 03/2012 Página 23

24 emisión de este Manual, mediante el sistema automatizado de WorldSys), velar que se cumpla la política Conoce A Tu Cliente, conducir investigaciones y aplicar debida diligencia ampliada donde corresponda, y verificar cumplimiento con plan de capacitación 3) Identificar riesgos de Lavado de dinero en todos los procesos internos de la organización y conducir una evaluación de riesgo anual para implementar debidos controles 4) Implementar controles en los procesos críticos, como los son las transferencias, operaciones en efectivo, apertura de cuentas nuevas, mantenimiento y actualización de documentos y registros, entre otros 5) Coordinar con el Comité de Cumplimiento los parámetros e información que se deberá incluir en el Código de Ética 6) Fomentar una Cultura de prevención, control, y actitud responsable Las principales actividades a desarrollar por el Departamento de Cumplimiento en base a cada función anteriormente mencionada son las siguientes: 1) Revisión de reportes automatizados de identificación de operaciones inusuales 2) Identificación de operaciones que pueden ser con recursos de procedencia ilícita 3) Reporte a Comité de Cumplimiento y seguimiento de las operaciones identificadas 4) Revisión de reportes y actualización de listas de personas identificadas como narcotraficantes y/o terroristas (Sistema SOS) 5) Proceder de acuerdo a determinación del Oficial de Cumplimiento 6) Informar al Comité de Cumplimiento respecto a resultados positivos de los cruces con las listas de informados 7) Informar a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) la existencia de bienes vinculados a personas relacionadas con el terrorismo de acuerdo al art. 39.16 de la Circular 1978. 8) Identificación de acciones, procedimientos y funciones que no se encuentren definidos 9) Desarrollar y proponer al Comité de Cumplimiento la documentación de los procedimientos no definidos estableciendo responsabilidades, ámbitos de acción y productos 10) Difusión del nuevo procedimiento a los involucrados 11) Revisión de los procedimientos de ALC/CFT ya existentes 12) Identificación de procedimientos que representen un riesgo de lavado de dinero y/o financiamiento del terrorismo por no estar debidamente documentados o actualizados 13) Proponer modificaciones a políticas, implementación y difusión de nuevos procedimientos 14) Seguimiento y en caso de corresponder respuesta a los comunicados emitidos por los empleados con respecto a operaciones inusuales o sospechosas y tramitar la investigación correspondiente 15) Coordinación permanente en lo que respecta a la capacitación de empleados en el tema de ALD/CFT de acuerdo a política interna y requisitos reglamentarios 16) Difundir al personal de EUSA toda información que emita la UIAF con respecto a patrones sospechosos en el comportamiento de los clientes Manual de Prevención contra el Lavado de dinero y financiamiento del terrorismo - 03/2012 Página 24