Hoja de Cálculo Excel

6 Hoja de Cálculo Excel colección pic INFORMÁTICA PARA USUARIOS

Imprime: Imprenta Regional Depósito Legal: MU-911-2005 Diseño: uan Manuel Carbonell Parra

PRESENTACIÓN DEL MANUAL Para la Escuela de Administración Pública, es esencial que los alumnos dispongan de manuales cuyos contenidos respondan a sus necesidades de formación, manuales cuya organización y estructura se adecue a las condiciones de aprendizaje de las personas adultas, con una metodología apropiada para este tipo de formación. El principal objetivo a alcanzar es que estos manuales sean un apoyo esencial en la adquisición de conocimientos, durante la realización del curso, y que, una vez finalizada la acción formativa, sirvan de consulta y resolución de dudas en el desarrollo del trabajo. Estos manuales son fruto del esfuerzo de distintos equipos de profesionales que trabajan con la Escuela de Administración Pública en diversas materias, expertos en adaptar los contenidos al diseño del curso y a la didáctica del mismo. Nuestra intención es ofrecer materiales con calidad, de contenidos que respondan a las espectativas formativas de la administración regional, materiales que pueden y deben ser mejorados por quienes de una u otra manera participan en los planes de formación de la Escuela de Administración Pública Deseamos que estos materiales sean el reflejo del trabajo y el buen hacer de todas las personas que contribuyen a la mejora de la calidad de la formación. p@gina

PRÓLOGO Microsoft Excel 2003 es sin duda una de las mejores hojas de cálculo que existen hoy día en el mercado. Una hoja de cálculo es una aplicación ofimática o programa muy potente que va a permitirle introducir textos, números y fórmulas para obtener los resultados deseados en forma numérica o gráfica. El objetivo de este manual es ayudarle a conocer y a utilizar esta herramienta ofimática. Se pretende pues que, una vez finalizada su lectura, pueda elaborar hojas de cálculo para gestionar sus datos, crear gráficos y automatizar diversas tareas de forma sencilla. El texto está destinado a usuarios que necesitan trabajar con esta herramienta desde un primer momento y que no necesariamente tienen unos conocimientos avanzados de ofimática, si bien es bastante aconsejable manejar con soltura el entorno Windows. También está enfocado a aquellos que ya conocen esta herramienta y necesitan una guía de referencia cómoda y manejable en donde repasar o ampliar conocimientos. La estructura de este manual está organizada de manera que pueda ir aprendiendo progresivamente, de forma que se sea capaz de utilizar la herramienta e ir alcanzado logros desde el inicio de su estudio. Además, es recomendable ir practicando en EXCEL al mismo tiempo que se van adquiriendo los conocimientos. El manual se divide en once módulos temáticos, los cuales van introducidos por un breve comentario que indica los aspectos básicos y fundamentales del mismo, viniendo a ser el resumen de los objetivos de conocimiento que se pretende. Asimismo, cada módulo incluye diversos ejercicios para practicar los conocimientos adquiridos y una bibliografía que permite profundizar en los conceptos desarrollados. Incluye, además, un índice que posibilita la búsqueda de un tema concreto a consultar y un glosario con algunos de los términos más usados en EXCEL para despejar dudas sobre la terminología empleada. El módulo 1, Introducción a las hojas de cálculo, comienza describiendo los conceptos básicos, características, distintos elementos y operaciones más sencillas a realizar en una hoja de cálculo. En el módulo 2, Introducción de datos en una hoja de cálculo. Manejo de celdas, filas y columnas, aprenderemos a introducir datos en una hoja de cálculo en EXCEL, identificando los tipos de datos empleados y las operaciones que pueden realizarse con ellos. El módulo 3, Formato, describe los distintos tipos de formatos que se pueden aplicar según el tipo de dato y enseña a utilizarlos para mejorar el aspecto de una hoja de cálculo. En el módulo 4, Trabajo con fórmulas, aprenderemos lo que es una fórmula en EXCEL, los elementos que intervienen en ella y a introducir en la hoja de cálculo fórmulas sencillas, practicando algunas operaciones que se pueden realizar. Los módulos 5, 6 y 7, Funciones (I), (II) y (III), describen las funciones incorporadas en la hoja de cálculo EXCEL, las distintas categorías en que se agrupan, y explican el significado y p@gina 5

modo de usar algunas funciones desde las más sencillas hasta las menos usuales o complejas. También muestran cómo trabajar con varias hojas simultáneamente y cómo utilizar fórmulas y funciones en las que intervienen, como argumentos, valores de distintas hojas de cálculo. En el módulo 8, Impresión y Gráficos, se estudiarán las diversas opciones que existen a la hora de imprimir, así como la forma de elegir la parte del libro de trabajo que queramos obtener en papel. También se verá la forma de convertir los datos de una hoja de cálculo en un gráfico para que nos muestre la información de forma visual. En el módulo 9, Importación y exportación de datos, se explica la forma de mover información y establecer vínculos entre diferentes hojas de cálculo EXCEL. Además, trabajaremos con distintos tipos de datos y otra información procedente de diferentes aplicaciones. En el módulo 10, Representación tabular, aprenderemos a trabajar con listas en EXCEL, así como a realizar operaciones de insertar, eliminar, mover y copiar filas. También aprenderemos a realizar búsquedas, a aplicar filtros y ordenación personalizados. En el módulo 11, Macros y otras utilidades, se estudiarán las macros, para qué sirven, cómo pueden crearse y las diversas maneras que tenemos para ejecutarlas. Además, conoceremos algunas herramientas de Microsoft Excel 2003 que complementan y ayudan a optimizar el trabajo. Por último, el anexo I muestra un listado de las funciones más usadas en EXCEL y el anexo II recoge algunas teclas de acceso rápido. Esperamos que este libro sirva como manual de aprendizaje y excelente guía práctica para ayudar a conocer y manejar con cierta destreza esta herramienta tan universalmente utilizada. p@gina

1 - INTRODUCCIÓN A LAS HOAS DE CÁLCULO El objetivo de este primer módulo es explicar los conceptos básicos, características, distintos elementos y operaciones más sencillas a realizar en una hoja de cálculo. ÍNDICE DEL MÓDULO 1 MÓDULO 1. Introducción a las hojas de cálculo... 7 1.1. Hoja de cálculo... 9 1.2. Libro de trabajo... 9 1.3. Concepto de celda, fila y columna... 10 1.4. Concepto de Rango... 11 1.5. Descripción del entorno de Excel... 12 1.5.1. La ventana principal de Excel... 12 1.5.2. Barra de título... 12 1.5.3. Barras de herramientas, menús y comandos... 12 1.5.4. Etiquetas de hojas... 13 1.5.5. Celda activa... 14 1.5.6. Barra de fórmulas... 14 Cuadro de verificación... 14 Cuadro de cancelación... 14 1.6. Las barras de herramientas personalizadas... 14 1.6.1. Cómo mostrar una barra de herramientas concreta?... 15 1.6.2. Cómo acoplar una barra de herramientas flotante en la pantalla?... 15 1.6.3. Cómo prescindir de comandos en una barra de herramientas?... 15 1.7. Movimiento dentro de una hoja de cálculo... 16 1.7.1. Movimiento con cursores y teclas de paginación... 16 1.7.2. Movimiento directo... 16 1.8. Movimientos dentro del libro... 17 Cómo cambiar de hoja?... 17 1.9. Otros aspectos interesantes... 17 1.9.1. Extensiones de los archivos de Excel... 17 1.9.2. Haciendo más fácil nuestra tarea mediante las Plantillas... 18 1.9.3. Trabajar con seguridad mediante el Guardado automático... 19 1.10. Uso de la Ayuda de Excel... 20 1.10.1. Solicitar ayuda al Ayudante de Office... 20 1.10.2. Ayuda de Microsoft Excel.... 21 1.11. Mapa conceptual del módulo... 23 1.12. Ejercicios... 24 1.12.1. Crear un libro nuevo, recuperar y guardar libros (guiado)... 24 1.12.2. Moverse por el libro (guiado)... 26 1.12.3. Personalizar barras de herramientas... 29 1.12.4. Manejo de la ayuda... 29

1 - Introducción a las hojas de cálculo El objetivo de este primer módulo es explicar los conceptos básicos, características, distintos elementos y operaciones más sencillas a realizar en una hoja de cálculo. 1.1. Hoja de cálculo Una Hoja de cálculo es un programa de ordenador que permite trabajar con números dispuestos en cuadrículas. Esta disposición permite realizar de forma sencilla e intuitiva cálculos matemáticos mediante fórmulas y funciones y representar los resultados gráficamente. Excel es una importante Hoja de cálculo que existe en el mercado cuyo fabricante es Microsoft y que incluye en su conocido paquete Office. Figura 1.1. Ventana principal de Excel 1.2. Libro de trabajo Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenará en un libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión.xls para que el ordenador los reconozca como tales. Cada libro puede contener una o varias hojas para clasificar la información afín en un único archivo. No sólo podemos establecer el nombre que queramos para el libro de trabajo, sino también para cada una de sus hojas de forma individualizada. p@gina 9

1.3. Concepto de celda, fila y columna Un libro de trabajo de Excel suele contener hojas de cálculo que nos permiten almacenar multitud de información en forma de números, texto e imágenes. Lo común es que sean números pues ahí es donde Excel se erige como una potente herramienta de cálculo. Sin embargo, no es necesario ser un profesional matemático o informático para que podamos hacer uso de la misma. Figura 1.2. Partes de una hoja de cálculo En una hoja de cálculo de Excel la información está organizada en forma de cuadrícula.! Cuando hablamos de hoja de cálculo nos referimos a uno de los siguientes conceptos: el referido al programa de ordenador que suele ir en mayúscula (por ejemplo Hoja de cálculo Excel ) o bien, el referido a un tipo de hoja que almacena el libro de trabajo en Excel. En la figura 1.2 podemos ver un ejemplo de hoja de cálculo en donde se muestra una pequeña porción de la cuadrícula pues en realidad está formada por 256 columnas y 65.536 filas. p@gina 10

1 - Introducción a las hojas de cálculo Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,...AA, AB,...IV Cada fila se numera desde 1 hasta 65.536. Así pues, una hoja de cálculo está formada por celdas organizadas en columnas y filas.! La intersección de una columna y una fila conforma una celda. Por ejemplo, en la figura 1.2 hemos destacado una celda formada por la intersección de la columna C y la fila 10. Es importante saber qué nombre tiene una celda determinada dentro de la enorme cuadrícula. Para ello es tan sencillo como emplear el nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila. Por ejemplo, la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. 1.4. Concepto de Rango Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de rango, que es un bloque rectangular de una o más celdas adyacentes que Excel trata como una unidad. Un rango se nombra con el nombre de la celda superior izquierda y el de la celda inferior derecha separados por el carácter de los dos puntos :.! Los rangos son vitales en las hojas de cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos por su comodidad de uso. Por ejemplo, en la figura 1.2 sólo mostramos de toda la hoja el rango A1:F18 que está compuesto por un total de noventa celdas. Es mucho más cómodo y eficaz emplear el rango que tener que especificar una a una las noventa celdas. Otros ejemplos de rangos son los siguientes: Figura 1.3. Rango B1:C4 Figura 1.4. Rango A1:A5 p@gina 11

1.5. Descripción del entorno de Excel 1.5.1. La ventana principal de Excel Como cualquier programa de Windows, cuando abrimos Excel lo primero que veremos será ventana principal compuesta de las secciones habituales aparte de otras específicas propias de esta herramienta. Veamos en la figura siguiente cada una de las partes de la ventana principal de Excel: Figura 1.5. Esquema de la ventana principal de Excel 1.5.2. Barra de título Barra común de las ventanas de Windows en donde se indica el nombre del libro que tenemos abierto en Excel. 1.5.3. Barras de herramientas, menús y comandos Los menús y barras de herramientas permiten dar instrucciones a Excel sobre lo que se desea hacer. A estas instrucciones se les llama comandos (por ejemplo, el comando Nuevo que podemos ver seleccionado en la figura 1.7). p@gina 12

1 - Introducción a las hojas de cálculo Figura 1.6. Vista de las barras de menú y herramientas estándar y de formato En Excel tenemos multitud de barras de herramientas pero las más comunes son la barra Estándar y la barra Formato. Otra que usaremos para hacer más atractivo nuestro trabajo es la barra de herramientas Dibujo. Un menú consiste en una lista de comandos que se despliega al hacer clic con el botón izquierdo sobre el título del menú (ver figura 1.7). Es posible que al lado de algunos de estos comandos aparezca un pequeño icono que sirve para saber rápidamente qué acción realiza el comando. Figura 1.7. Algunos comandos del menú Archivo! Las barras de herramientas sólo muestran iconos de comandos. Es posible personalizar la forma de presentar las barras de herramientas y los comandos que incluyen. 1.5.4. Etiquetas de hojas En la parte inferior izquierda de la ventana de Excel tenemos una referencia a las etiquetas de las hojas del libro. Desde esta área podemos realizar operaciones con las hojas, tales como insertar, eliminar o cambiar el nombre de las mismas. p@gina 13

1.5.5. Celda activa En cualquier momento el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se denomina celda activa y se identifica porque está remarcada (por ejemplo, observar el aspecto de la celda C10 en la figura 1.2 o la celda B8 en la figura 1.5). 1.5.6. Barra de fórmulas Barra de la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar valores o fórmulas en celdas o gráficos. Muestra la fórmula o el valor constante almacenado en la celda activa. Cuadro de verificación p@gina 14 Figura 1.8. Barra de fórmulas Introduce la fórmula que se muestra en la barra de fórmulas en la celda activa de la hoja de cálculo. Cuadro de cancelación Cancela la entrada de la fórmula y regresa a la celda activa. 1.6. Las barras de herramientas personalizadas Como ya hemos visto, en la ventana de Excel se muestran una serie de barras de herramientas que incluyen comandos. Por el mayor o menor uso de dichos comandos desearemos que

1 - Introducción a las hojas de cálculo estén visibles u ocultos. Con el fin de elegir y personalizar qué comandos queremos tener más a mano, Excel permite personalizar las barras de herramientas de la forma siguiente: Mostrando u ocultando barras de herramientas. Acoplando o desacoplando barras de herramientas en la ventana principal. Incluyendo o prescindiendo comandos dentro de cada barra de herramientas. A continuación veremos cómo efectuar estas operaciones con Excel. 1.6.1. Cómo mostrar una barra de herramientas concreta? Mediante el menú Ver, opción Barra de Herramientas podemos mostrar u ocultar las barras de herramientas que deseemos. 1.6.2. Cómo acoplar una barra de herramientas flotante en la pantalla? Las barras de herramientas suelen estar acopladas a la ventana principal de Excel. En ocasiones flotan en la pantalla (como podemos ver en la figura 1.6). Si queremos acoplar una barra de herramientas, tan sólo hemos de arrastrar la barra hacia el borde de la ventana principal de Excel. 1.6.3. Cómo prescindir de comandos en una barra de herramientas? De nuevo, mediante el menú Ver, opción Barra de Herramientas. En este menú tenemos el comando Personalizar cuya pestaña Comandos nos permitirá añadir o quitar comandos de las barras de herramientas. Para quitar un comando de una barra de herramientas, arrastrar el icono fuera de la barra de herramientas. Para incluir un comando en una barra de herramientas, arrastrar el icono desde la pestaña Comandos al lugar deseado (Ver figura 1.9). Figura 1.9. Personalizar barras de herramientas p@gina 15

1.7. Movimiento dentro de una hoja de cálculo 1.7.1. Movimiento con cursores y teclas de paginación 1.7.2. Movimiento directo Otra forma rápida de movernos por la hoja cuando se sabe con seguridad a la celda donde se desea ir, es con el comando Ir a... que se encuentra en el menú Edición. Paso a Paso: 1. Seleccionamos el menú Edición. 2. Hacemos clic sobre la opción Ir a... o pulsamos la tecla F5. 3. Escribimos en el recuadro Referencia la dirección de la celda a donde pretendemos desplazarnos. 4. Hacemos clic en Aceptar. p@gina 16

1 - Introducción a las hojas de cálculo 1.8. Movimientos dentro del libro Imaginemos un libro con cinco hojas, siendo la hoja activa (donde estamos situados para trabajar) la hoja Hoja1. En esta suposición nuestro libro mostrará la barra de etiquetas siguiente: Figura 1.10. Barra de etiquetas de hojas de un libro Cómo cambiar de hoja? Si hacemos clic sobre cualquier pestaña (ver figura 1.10) cambiaremos la hoja activa, es decir, la hoja que se muestra para trabajar. También podemos cambiar de hoja utilizando los botones de movimiento (ver figura 1.10). Podemos utilizar el teclado según describe la siguiente tabla: MOVIMIENTO Hoja Siguiente Hoja Anterior TECLADO CTRL. + AVPAG CTRL. + REPAG 1.9. Otros aspectos interesantes 1.9.1. Extensiones de los archivos de Excel Según el formato de los datos guardados, el archivo tendrá una determinada extensión: Libro Excel (.XLS) Plantilla Excel (.XLT) Datos separados por comas (.CSV) Texto (.TXT) Página Web (.HTM) p@gina 17

! Es posible convertir un archivo entre los formatos mencionados mediante la opción Guardar como tipo en el cuadro de diálogo asociado al comando Guardar como del menú Archivo (ver figura 1.11). Figura 1.11. Convertir el formato del archivo en Excel 1.9.2. Haciendo más fácil nuestra tarea mediante las Plantillas Las plantillas son libros que podemos emplear de partida para la creación de otros libros y así evitamos realizar trabajos repetitivos. También tenemos plantillas para las hojas de cálculo. El usuario sólo ha de conformar un libro u hoja a su gusto y guardar su creación con la extensión XLT usando el cuadro de diálogo Guardar como (ver figura 1.11). Posteriormente, mediante el comando Nuevo del menú Archivo elegiremos la plantilla que queremos usar para nuestro nuevo libro u hoja de cálculo de entre las que hayamos creado y guardado en nuestro PC.! Existen plantillas predeterminadas en Excel que son Libro.xlt y Hoja.xlt para los libros y las hojas respectivamente de las que por defecto se crean cualquier libro u hoja. Asimismo, disponemos de una serie de plantillas prediseñadas, siempre que estén instaladas, que nos ayudan a realizar tareas como elaborar una factura, realizar un informe de gastos, etc. (ver figura 1.12) p@gina 18

1 - Introducción a las hojas de cálculo Figura 1.12. Plantillas prediseñadas 1.9.3. Trabajar con seguridad mediante el Guardado para autorecuperación Durante nuestro trabajo podemos minimizar el riesgo que supone una pérdida de información debida a cualquier incidente como un corte de corriente eléctrica. Para ello usaremos la función de Guardado para autorecuperación: 1. En el menú Herramientas, elegir el comando Opciones, pestaña Guardar. Figura 1.13. Activar el complemento Guardado automático p@gina 19

2. En el cuadro de diálogo Guardar (ver figura 1.13), active la casilla de verificación Guardar información de autorecuperación cada. 3. En el cuadro minutos, introduzca la frecuencia con que desea que Microsoft Excel guarde los libros. En la siguiente casilla puede cambiar el lugar de guardado. 4. Marcando la casilla de verificación Deshabilitar autorecuperación, puede evitar eventualmente el guardado automático.! No use Autorrecuperación como substituto de guardar regularmente el trabajo haciendo clic en Guardar 1.10. Uso de la Ayuda de Excel 1.10.1. Solicitar ayuda al Ayudante de Office MS Office trae un ayudante que podemos activar cuando estamos trabajando con EXCEL a través del menú? y la opción Mostrar el ayudante de Office en este menú. A continuación nos aparecerá un icono como el que muestra la figura 1.14. Lo activaremos haciendo clic sobre él. Figura 1.14. Mostrar el ayudante de Office Es una forma interactiva de solicitar ayuda cuando tengamos dudas acerca de cómo realizar cierta tarea. Por ejemplo, para obtener ayuda sobre cómo crear un gráfico, escribiremos Crear un gráfico en el Ayudante (ver figura 1.15). Excel nos mostrará el Panel de ayuda con su propuesta para elegir la que más se acerque a lo que buscamos. p@gina 20

1 - Introducción a las hojas de cálculo Podemos cambiar las opciones que afectarán a cómo el Ayudante nos proporcionará ayuda haciendo clic con botón derecho sobre él, seleccionando el menú Opciones y variando las mismas. Figura 1.15 Obtener ayuda sobre Crear un gráfico Además, de forma automática, el Ayudante proporciona ayuda y sugerencias útiles acerca de las tareas que realizamos. Para percatarnos que el Ayudante quiere proporcionarnos alguna sugerencia, aparece el símbolo de la bombilla encendida en el que haremos clic. Por ejemplo, si queremos imprimir una hoja de cálculo, el Ayudante nos guiará para configurar los aspectos de impresión. 1.10.2. Ayuda de Microsoft Excel La ayuda se obtiene pulsando en cualquier momento la tecla de función F1 que mostrará el Panel de ayuda de Excel que podemos ver en la figura 1.16. Tenemos varias posibilidades: a) Escribir una palabra o frase específica a buscar en la ventana Buscar. b) Hacer clic sobre Tabla de contenido para revisar el contenido de todo Excel que se nos mostrará en forma de índice. c) Acceder a otra información de interés, incluso de Internet. p@gina 21

Figura 1.16. Ayuda de Microsoft Excel p@gina 22

1 - Introducción a las hojas de cálculo 1.11. Mapa conceptual del módulo. INTRODUCCIÓN A EXCEL. LIBRO DE TRABAO: CREAR, GUARDAR Y RECUPERAR HOA DE CÁLCULO - Celda - Fila - Columna - Rango - Moverse por una hoja de cálculo MOVERSE EN UN LIBRO ENTORNO - Ventana - Barra de título - Barras de herramientas - Menús - Comandos - Etiquetas - Celda activa - Barra de fórmulas PLANTILLAS OBTENER AYUDA EN EXCEL p@gina 23

1.12. Ejercicios 1.12.1. Crear un libro nuevo, recuperar y guardar libros (guiado) 1 Si no está abierto Excel 2003, abrirlo para realizar el ejercicio. De manera automática tenemos un nuevo libro para comenzar a trabajar. 2 Nos situamos en la celda A1 y escribimos Prueba de operaciones con archivos en EX- CEL. 3 Escribir El primer método consiste en guardar como en la celda A3. Supongamos que ahora nos interesa guardar nuestro libro en la carpeta Mis documentos del disco duro, y asignarle el nombre Pruebas. 4 Seleccionar el menú Archivo. 5 Elegir la opción Guardar como... Nos aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como... Observar cómo en el recuadro Guardar en aparece la carpeta Mis documentos, donde se supone que deseamos guardar nuestro libro de trabajo. En caso de no querer guardar la información en esta carpeta, habría que hacer clic sobre la flecha de la derecha para que aparezca la unidad de disco o la carpeta deseada. Si queremos guardar el libro de trabajo en una carpeta Mis documentos, aparecerá en la parte inferior, y bastará con hacer doble clic sobre ésta para abrirla. 6 Escribir Pruebas en el recuadro Nombre de archivo. Por defecto Excel le asignará como nombre Libro1, Libro 2,... dependiendo del libro en el que estábamos. Observar cómo en el recuadro Guardar como tipo pone Libro de Microsoft Excel, esto hace que le asigne automáticamente la extensión XLS al libro. 7 Hacer clic sobre le botón Guardar. Se guardará nuestro libro en la carpeta Mis documentos, y el nombre de éste aparecerá ahora en la barra de título. Ahora vamos a seguir trabajando con nuestro libro. 8 Escribir El segundo método consiste en guardar en la celda A5. 9 Seleccionar el menú Archivo. 10 Elegir la opción Guardar. Parece que no se haya realizado ninguna operación, pero en realidad se ha guardado el libro de trabajo completo con el mismo nombre que tenía Pruebas, y en la carpeta Mis documentos. 11 Escribir También se puede guardar con el botón de la barra de herramientas en al celda A6. 12 Hacer clic sobre el botón guardar de la barra de herramientas. p@gina 24

1 - Introducción a las hojas de cálculo Se ha realizado la misma operación que con la opción Guardar del menú Archivo. Supongamos que no queremos seguir trabajando con este libro de trabajo, tendremos que cerrarlo. 13 Seleccionar el menú Archivo. 14 Elegir la opción Cerrar. Si ésta no se encuentra en el menú, situarse sobre el botón último para ampliarlo. Ahora nuestro documento ya no estará en pantalla. Vamos a recuperar nuestro trabajo. 15 Seleccionar el menú Archivo. 16 Elegir la opción Abrir... Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir. 17 En el recuadro Buscar en tiene que poner la carpeta donde se encuentra el libro de trabajo a recuperar, por defecto pondrá Mis documentos. Como a la hora de guardar, si nuestro libro no se encuentra esta carpeta, podremos hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otra unidad de disco u otra carpeta. Si se encuentra en una carpeta que visualizamos en la parte inferior, bastará con hacer doble clic sobre ésta para abrirla. 18 Una vez tengamos abierta la carpeta de nuestro libro, éste deberá aparecer en la parte inferior, seleccionarlo haciendo clic sobre éste, de forma que aparezca en el recuadro Nombre de archivo. 19 Hacer clic sobre el botón Abrir. Nuestro libro de trabajo aparecerá otra vez en pantalla. Ahora vamos a volver otra vez a nuestro trabajo, pero sin utilizar el menú. 20 Hacer clic sobre el botón cerrar que se encuentra en la barra de menú. Volveremos a recuperarlo utilizando la barra de herramientas. 21 Hacer clic sobre el botón abrir de la barra de herramientas. 22 Recuperar el libro Pruebas tal como acabamos de explicarte. Seguiremos trabajando con el libro. 23 Escribir Estamos terminando con el ejercicio en la celda A8. 24 Cerrar el libro con el botón cerrar de la barra de menús. Nos aparecerá un cuadro de diálogo avisándonos de una modificación realizada en el libro que no se ha guardado. 25 Hacer clic sobre el botón Sí para guardar los últimos cambios. 26 Volver a recuperar el libro haciendo clic sobre el botón abrir de la barra de herramientas. Observar cómo en la celda A8 aparece el texto introducido. Supongamos ahora que deseamos empezar un nuevo libro de trabajo. 27 Seleccionar el menú Archivo. p@gina 25

28 Elegir la opción Nuevo... Aparecerá el cuadro de diálogo Nuevo. 29 Dejar seleccionada la opción Libro del cuadro, y hacer clic sobre el botón Aceptar. Aparecerá otro libro vacío en pantalla, si observas el nombre provisional, seguramente pondrá Libro2. No significa que nuestro trabajo anterior se haya borrado, ni que se haya cerrado el libro, sino que sigue abierto por debajo del libro vacío. 30 Cerrar el libro2 con el botón cerrar de la barra de menús. Observar cómo vuelve a aparecer nuestro trabajo. Vamos a empezar otro libro utilizando la barra de herramientas. 31 Hacer clic sobre el botón nuevo de la barra de herramientas. Aparecerá automáticamente el libro vacío, que seguramente se llamará Libro3. 32 Escribir Otra prueba en la celda B2. 33 Cerrar el libro3 con el botón cerrar de la barra de menús. Como se ha escrito algo y no se ha guardado, aparecerá el cuadro de aviso. 34 Hacer clic sobre el botón No para no guardar los cambios realizados. Volverá en pantalla nuestro libro Pruebas. 35 Cerrar el libro Pruebas con el botón cerrar de la barra de menús. Seguramente no aparecerá ningún libro, y la pantalla estará de color gris. 36 En caso de tener algún libro abierto, cerrarlo. 1.12.2. Moverse por el libro (guiado) 1 Si Excel no está abierto, iniciarlo. Al entrar estaremos situados en la celda A1. 2 Pulsar la tecla FLECHA ABAO del teclado. Observar como la celda activa pasa a ser A2, es decir, la FLECHA ABAO sirve para situarnos en la celda siguiente a la que nos encontramos, dentro de la misma columna. 3 Pulsar la tecla FLECHA ARRIBA del teclado. Ahora la celda activa volverá a ser A1, ya que la FLECHA ARRIBA nos sitúa en la celda anterior a la que nos encontramos, dentro de la misma columna. 4 Pulsar la tecla FLECHA DERECHA del teclado. Nos situaremos en la celda B1, es decir, en la celda que se encuentra a la derecha de la que nos encontramos, dentro de la misma fila. 5 Pulsar la tecla FLECHA IZQUIERDA del teclado. Volveremos a la celda A1, a la celda que se encuentra a la izquierda de donde nos encontramos, dentro de la misma fila. p@gina 26

1 - Introducción a las hojas de cálculo 6 Pulsar la tecla AV PAG del teclado. En qué celda nos sitúa? Se ha producido un desplazamiento vertical de la pantalla hacia abajo. 7 Pulsar la tecla RE PAG del teclado. En qué celda nos sitúa? Se ha producido un desplazamiento vertical de la pantalla hacia arriba. 8 Hacer clic sobre la celda D5. Automáticamente pasa a ser ésta la celda activa. 9 Pulsar la tecla INICIO del teclado. Con esta tecla observar como nos situamos en A5, es decir, la primera celda de la fila donde nos encontramos. 10 Ir a la celda F9 haciendo clic sobre ésta. 11 Pulsar la combinación de teclas CTRL+INICIO (Pulsar la tecla CTRL del teclado y manteniéndola pulsada, pulsar la tecla INICIO, al final puede soltar la dos teclas). Observar como nos situamos automáticamente en la primera celda de la hoja, es decir, A1. 12 Pulsar la tecla FIN, y a continuación la tecla FLECHA ABAO. La celda activa pasa a ser la última hacia abajo dentro de la misma columna, es decir, A65536. 13 Pulsar la tecla FIN, y a continuación la tecla FLECHA DERECHA. Nos situamos en la última celda hacia la derecha dentro de la misma fila, es decir, IV65536. 14 Pulsar la tecla FIN, y a continuación la tecla FLECHA ARRIBA. La celda activa pasa a ser IV1, es decir, la última hacia arriba (la primera) dentro de la misma columna. 15 Pulsar la tecla FIN, y a continuación la tecla FLECHA IZQUIERDA. Volvemos a la celda A1, es decir, la última hacia la izquierda (la primera) dentro de la misma fila, como podemos observar este método equivale a pulsar la tecla INICIO. Ahora vamos a probar utilizar la barra de desplazamiento. 16 Hacer clic varias veces sobre la flecha hacia abajo de la barra de desplazamiento vertical, hasta que se visualice la fila 50. Observar como se realiza un desplazamiento vertical de la pantalla, pero cuidar que la celda activa sigue siendo la celda donde nos encontrábamos antes del desplazamiento, es decir, A1. 17 Hacer clic varias veces sobre la flecha hacia derecha de la barra de desplazamiento horizontal, hasta que se visualice la columna Z. 18 Para situarnos en la celda Z50, hacer clic sobre ésta. Ahora ya habrá cambiado la celda activa. 19 Utilizar la flecha hacia arriba de la barra de desplazamiento vertical y la flecha hacia la izquierda de la barra de desplazamiento horizontal para situarnos en la celda N20. Si queremos realizar un desplazamiento lejano dentro de la hoja, este método puede resultar p@gina 27

lento, por ello se puede utilizar las barras de desplazamiento para realizar desplazamientos más rápido arrastrando el cuadro que se encuentra en la barra de desplazamiento. 20 Arrastrar el cuadro de la barra de desplazamiento vertical hacia abajo (es decir, pulsar el puntero del ratón sobre éste y manteniéndolo pulsado arrastrar el puntero hacia abajo, sin soltar el botón del ratón). Observar cómo el desplazamiento es mucho más rápido. 21 Arrastrar el cuadro de la barra de desplazamiento horizontal hacia la derecha. Observar el resultado. Si queremos realizar un desplazamiento más preciso dentro de la hoja de cálculo, utilizaremos el comando Ir a. 22 Hacer clic sobre el menú Edición. 23 Si no se encuentra la opción Ir a..., desplegar totalmente el menú. 24 Hacer clic sobre la opción Ir a... 25 Escribir BT500 en el recuadro Referencia. 26 Hacer clic sobre el botón Aceptar. Observar cómo la celda activa pasa a ser automáticamente BT500. 27 Pulsar la combinación de teclas CTRL+INICIO para volver a la celda A1. Ejercicios de desplazamiento dentro del libro: 28 Estamos situados en la celda A1 de la Hoja1. 29 Hacer clic sobre la pestaña Hoja2 de nuestro libro de trabajo. Observar cómo ahora queda remarcada dicha pestaña indicándonos que nos encontramos en esta hoja. 30 Hacer clic sobre la pestaña Hoja1 para volver a la primera hoja. 31 Hacer clic sobre el último botón de la barra de etiquetas. Observar cómo ahora nos encontraremos en la Hoja5, es decir, nos hemos desplazado hasta la última hoja. 32 Hacer clic sobre el segundo botón de la barra de etiquetas. Ahora hemos ido a la Hoja3, es decir, la hoja anterior a la que nos encontrábamos. 33 Hacer clic sobre el primer botón de la barra de etiquetas. Nos vamos a la Hoja1, es decir, la primera de las hojas del libro de trabajo. 34 Hacer clic sobre el tercer botón de la barra de etiquetas. Observar cómo nos situamos en la Hoja2, es decir, la hoja siguiente a la que nos encontrábamos. p@gina 28

1 - Introducción a las hojas de cálculo Ahora vamos a utilizar las teclas del teclado. 35 Pulsar la combinación de teclas CTRL+AV PAG (es decir, pulsar la tecla CTRL del teclado, y manteniéndola pulsada, pulsar la tecla AV PAG). Observar cómo con esta combinación de teclas nos situamos en la siguiente hoja, es decir, Hoja2. 36 Pulsar otra vez CTRL+AV PAG. Observar el resultado. 37 Ahora pulsar la combinación de teclas CTRL+ RE PAG. Observar cómo con esta combinación de teclas nos situamos en la hoja anterior. 1.12.3. Personalizar barras de herramientas a) Personalizar las barras de herramientas Estándar y Formato de manera que compartan la misma fila. b) Acoplar la barra de herramientas Dibujo en la parte superior de la ventana de Excel junto al resto de barras de herramientas. c) Cambiar el orden de las barras de herramientas poniendo la barra Dibujo en primer lugar. 1.12.4. Manejo de la ayuda a) Buscar ayuda sobre cómo convertir archivos Excel a diferentes formatos. b) Averiguar qué significan los botones de la barra de herramientas Estándar. p@gina 29

2 - INTRODUCCIÓN DE DATOS EN UNA HOA DE CÁLCULO. MANEO DE CELDAS, FILAS Y COLUMNAS. En este módulo aprenderemos a introducir datos en una hoja de cálculo en EXCEL, identificando los tipos de datos empleados y las operaciones que pueden realizarse con ellos. ÍNDICE MÓDULO 2 MÓDULO 2. Introducción de datos en una hoja de cálculo. Manejo de celdas, filas y columnas.... 31 2.1. Introducción de datos alfanuméricos, numéricos, de tipo fecha y fórmulas... 33 2.1.1. Introducir datos... 33 2.1.2. Modificar datos existentes... 33 2.1.3. Cancelar la edición de dato... 34 2.1.4. Datos que son valores constantes... 34 Valores numéricos... 34 Fechas y horas... 35 Datos alfanuméricos (texto)... 35 2.1.5. Datos que son fórmulas... 36 2.1.6. Alineación de texto y números... 37 2.2. Selección simple, múltiple de filas y múltiple de columnas... 37 2.2.1. Selección simple de datos... 37 2.2.2. Selección múltiple de datos... 38 2.2.3. Resumen de teclas para la selección de datos... 39 2.2.4. Nombres y cuadro de nombres de una selección... 39 2.3. Selección celdas, filas y columnas no adyacentes... 40 2.4. Añadiendo, eliminando y borrando filas y columnas... 40 2.4.1. Insertar filas/columnas... 40 2.4.2. Eliminar filas/columnas... 41 2.5. Uso de los comandos buscar y reemplazar... 41 2.5.1. Comando Buscar... 41 2.5.2. Comando Reemplazar... 42 2.6. Mapa conceptual del módulo... 43 2.7. Ejercicios... 44 2.7.1. Introducir datos de tipo texto, numéricos y fechas... 44 2.7.2. Introducir fórmulas... 48 2.7.3. Seleccionar una celda, varias celdas y la hoja entera... 49 2.7.4. Copiar y mover los datos de un sitio a otro de la hoja y del libro... 50 Arrastrar el contenido de celdas a otras celdas... 50 Copiar celdas... 51 Mover celdas... 51 2.7.5. Borrar contenido de celdas... 51 2.7.6. Deshacer y rehacer comandos ejecutados... 51 2.7.7. Insertar nuevas filas y columnas y eliminarlas... 52

2 - Introducción de datos de una hoja de cálculo. Manejo de celdas, filas y columnas. En este módulo aprenderemos a introducir datos en una hoja de cálculo en EXCEL, identificando los tipos de datos empleados y las operaciones que pueden realizarse con ellos. 2.1. Introducción de datos alfanuméricos, numéricos, de tipo fecha y fórmulas 2.1.1. Introducir datos En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir texto, números o fórmulas. Figura 2.1. Introducir datos Paso a paso (ver figura 2.1): 1. Situar el cursor sobre la celda donde vamos a introducir los datos. 2. Teclear los datos. (Aparecerán en la celda activa y en la Barra de fórmulas) 3. Para introducir el valor en la celda hay tres métodos: TECLA ENTRAR. TECLAS DE MOVIMIENTO (CURSORES) CUADRO DE VERIFICACION 2.1.2. Modificar datos existentes Paso a paso: 1. Hacer clic o desplazarse a la celda que contenga los datos. 2. Activar la edición en la celda pulsando la tecla F2. También podemos editar la celda mediante la Barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. p@gina 33

3. La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar. 4. En la Barra de fórmulas aparece el punto de inserción o cursor al final de la misma. Qué ocurre si queremos modificar datos y no pulsamos F2? 2.1.3. Cancelar la edición de dato Imaginemos que después de haber modificado los datos de una celda y antes de validarla se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial. Podemos actuar de dos formas igualmente eficaces: Pulsar la tecla ESC Hacer clic sobre el Cuadro de cancelación de la Barra de fórmulas 2.1.4. Datos que son valores constantes Valor constante (dato cuyo valor no cambia salvo cuando se modifica o elimina directamente), puede ser cualquiera de estos tipos: Números Fechas u horas Texto Valores numéricos Un número puede contener sólo los siguientes caracteres: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ), / $ %. E e Los signos + a la izquierda de los números se ignoran. Los números negativos se simbolizan mediante el signo o los paréntesis. Por ejemplo 5 y (5) son el mismo número. El carácter E sirve para especificar que usamos notación científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5). Se pueden incluir los puntos de miles. Por ejemplo, 300.000 Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal. Si al finalizar un número se escribe Pta o, Excel asigna formato Moneda al número y así se verá en la celda, pero en la Barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo. El símbolo % al final de un número expresa un porcentaje. Para expresar fracciones, incluiremos un 0 y un espacio delante de la fracción. Por ejemplo, 0 1/4 y 0 6/89, representan las fracciones y respectivamente. Si un número no cabe en su celda, Excel lo presenta en notación científica. Por ejemplo, 123456789012345 pasaría a 1,23457E14 La precisión de la que es capaz de trabajar Excel es como máximo 15 dígitos Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda. p@gina 34

2 - Introducción de datos de una hoja de cálculo. Manejo de celdas, filas y columnas. Fechas y horas Las fechas se expresan separando el día, mes y año mediante la barra diagonal / y el guión -. Por ejemplo: 24/04/1973 Las horas se expresan separando horas, minutos y opcionalmente segundos mediante los dos puntos :. Por ejemplo: 8:35 Excel considera internamente las fechas y las horas como números. Está predeterminado que las fechas y horas se alineen hacia la derecha. El modo de presentación de una hora o una fecha en la hoja de cálculo dependerá del formato aplicado a la celda. Si Excel no puede reconocer el formato de fecha o de hora se introduce como texto. Para escribir una fecha y hora en la misma celda, se separan con un espacio. Excel interpreta la hora basándose en 24 horas. Para expresar horas basadas en 12 horas, detrás de la hora es necesario un espacio seguido de am o pm. Las horas y las fechas pueden sumarse, restarse e incluirse en otros cálculos.! Para introducir la fecha del día presente, presione CTRL+MAYÚS+; (punto y coma).! Para introducir la hora actual, presione CTRL+MAYÚS+: (dos puntos). Datos alfanuméricos (texto) El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto. Si un texto no cabe en la celda, Excel usa todas las adyacentes que están en blanco a su derecha para visualizarlo. Por defecto, el texto está alineado a la izquierda en la celda. Para introducir un retorno de carro en una celda, presione ALT+ENTRAR Existen unos caracteres que es posible no estén disponibles en el teclado como por ejemplo,,, y otros. Para insertarlos, usaremos el Mapa de caracteres que está disponible a través del botón Inicio de Windows, Todos los Programas, Accesorios, Herramientas del Sistema (ver figura 2.2). p@gina 35

Figura 2.2. Mapa de caracteres de Windows 2.1.5. Datos que son fórmulas A diferencia del valor constante, una fórmula es una expresión de cálculo que hace referencia a celdas, nombres, valores constantes, funciones y operadores cuya combinación produce un resultado en función de los valores que toman los datos referenciados y las operaciones realizadas. Las fórmulas comienzan siempre con el signo de igual (=) y su valor no es constante. Por ejemplo, si modificamos el valor de una celda a la que la fórmula esté haciendo referencia, el resultado de la fórmula varía automáticamente. Para introducir una fórmula en una celda: 1. Haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula. 2. Escriba un signo igual (=). 3. Escriba la fórmula. Ejemplos de fórmulas: =5-6+7 =(5+3*A1)*4 =Suma(A3:B5) p@gina 36

2 - Introducción de datos de una hoja de cálculo. Manejo de celdas, filas y columnas. 2.1.6. Alineación de texto y números Por defecto (alineación general): Números y fechas alineados a la derecha Texto alineado a la izquierda Para cambiarlo alineación de modo rápido usar los botones de la barra de herramientas Formato Alineación izquierda Alineación centrada Alineación derecha Para aplicar sangría: Aumentar la sangría izquierda Disminuir la sangría derecha 2.2. Selección simple, múltiple de filas y múltiple de columnas 2.2.1. Selección simple de datos Veamos cómo podemos seleccionar los siguientes elementos dentro de una hoja de cálculo: celdas, rangos, filas y columnas. Para seleccionar Una sola celda Texto de una celda Un rango de celdas Una fila o columna Qué debemos hacer? Hacemos clic sobre la celda o nos desplazamos a ella con las teclas de dirección. Editar la celda (tal como vimos en 2.1.2 en la página 39) y seleccionar el texto de la celda en la misma celda o en la Barra de fórmulas. Hacer clic en la primera celda del rango y, a continuación, arrastrar hasta la última celda o bien mantener pulsado MAYUS mientras hacemos clic en la última celda. Hacer clic en el título de la fila o de la columna. p@gina 37

2.2.2. Selección múltiple de datos Filas o columnas adyacentes Una hoja entera, es decir, todas las celdas de un hoja Filas y columnas no adyacentes. Distintos rangos simultáneamente Para seleccionar Filas o columnas adyacentes Todas las celdas de una hoja de cálculo Qué debemos hacer? Arrastrar por encima de los títulos de fila o columna, o seleccionar la primera fila o columna y, a continuación, mantener presionada la tecla MAYÚS mientras seleccionamos la última fila o columna. Hacer clic en el botón Seleccionar todo (ver figura 2.3 más adelante) Figura 2.3. Selección de todas las celdas de la hoja p@gina 38

2 - Introducción de datos de una hoja de cálculo. Manejo de celdas, filas y columnas. 2.2.3. Resumen de teclas para la selección de datos Para seleccionar Fila actual Columna Actual Toda la Hoja Rangos Rangos múltiples Usar combinación de teclas MAYUS + BARRA ESPACIADORA CTRL + BARRA ESPACIADORA CTRL + MAYUS + BARRA ESPACIADORA F8 (EXTender Selección) MAYUS + F8 (AGRegar selección) 2.2.4. Nombres y cuadro de nombres de una selección Cuando seleccionamos una celda o varias, es posible establecer un nombre para dicha selección. Nombrar la selección realizada nos permite efectuar sin esfuerzo dicha selección en cualquier momento posterior. Esto supone una ventaja importante ya que permite repetir, de forma instantánea, selecciones que usemos con frecuencia. Para nombrar una selección usaremos el cuadro de nombres de selección al que nos referimos en la figura 2.4. Una vez realizada la selección como hemos visto en los apartados anteriores, haremos clic dentro del cuadro de nombres de selección para escribir el nombre que deseemos. Para usar la selección posteriormente, elegiremos el nombre desde la lista que podemos desplegar a la derecha del botón del cuadro de nombres de selección, tal como hemos indicado en la figura 2.4. Figura 2.4. Nombrar una selección p@gina 39

2.3. Selección celdas, filas y columnas no adyacentes Seleccionar la primera celda o rango de celdas y, a continuación, mantener presionada la tecla CTRL mientras seleccionamos las demás celdas o rangos (ver figura 2.5). Para seleccionar Celdas no adyacentes o rangos de celdas Qué debemos hacer? Seleccionar la primera celda o rango de celdas y, a continuación, mantener presionada la tecla CTRL mientras seleccionamos las demás celdas o rangos (ver figura 2.5). Figura 2.5. Selección de celdas y rangos no adyacentes 2.4. Añadiendo, eliminando y borrando filas y columnas 2.4.1. Insertar filas/columnas Usaremos el menú Insertar, opción Filas u opción Columnas para realizar la inserción de una o varias filas/columnas. Previamente debemos hacer lo que indicamos a continuación según corresponda: p@gina Para insertar una única fila/columna, hacemos clic en cualquier celda de la fila/columna situada inmediatamente debajo/a la derecha de la posición en la que desea insertar la nueva fila/columna. Para insertar varias filas/columnas, seleccionamos las filas/columnas situadas inmediatamente debajo/a la derecha de la posición en que desea insertar las nuevas. El número de filas/columnas que hayamos seleccionado será justamente el número de filas/ columnas que deseemos insertar. 40

2 - Introducción de datos de una hoja de cálculo. Manejo de celdas, filas y columnas. 2.4.2. Eliminar filas/columnas Usaremos el menú Edición, opción Eliminar para eliminar una o varias filas/columnas. Para ello, debemos seleccionar las filas/columnas que deseemos eliminar y seguidamente usar la mencionada opción. 2.5. Uso de los comandos buscar y reemplazar 2.5.1. Comando Buscar Usaremos el comando Buscar para localizar rápidamente una determinada información que sea de nuestro interés. Por ejemplo, una hoja de cálculo que contenga la relación de varios millares de solicitudes de oferta de empleo público, para localizar una solicitud con rapidez, podríamos usar este comando sabiendo el NIF del solicitante. Para emplear este comando (ver figura 2.6): 1. Usar CTRL+B o el menú Edición opción Buscar tras lo que Excel mostrará un cuadro de diálogo. 2. En el cuadro de diálogo Buscar especificaremos el texto que deseamos buscar. 3. Podemos especificar una serie de opciones interesantes: a. La dirección de la búsqueda, es decir, si buscamos dentro de la hoja activa o del libro completo, por filas o por columnas y, por último, dentro de las fórmulas, valores o comentarios. b. Nos puede interesar buscar el texto donde las letras mayúsculas y minúsculas son importantes para localizar la información deseada. Para ello marcaremos la opción Coincidir mayúsculas y minúsculas. c. También podemos acotar la búsqueda a un texto con un formato concreto especificando este desde el botón Formato. 4. Haremos clic en el botón Buscar siguiente para localizar la siguiente ocurrencia del texto especificado, que quedará seleccionada. Figura 2.6. Cuadro de diálogo Buscar. p@gina 41

2.5.2. Comando Reemplazar El comando Reemplazar da un paso más con respecto al comando Buscar ya que nos permite no sólo localizar una información, sino que además nos permite alterarla a nuestro criterio de forma eficiente. Por ejemplo, si nos percatamos de una errata en una hoja de cálculo que afecta a una multitud de datos, usaremos este comando para enmendar el error de una manera muy eficiente pues sólo escribiremos una vez el texto correcto. Para emplear este comando (ver figura 2.7): 1. Usar CTRL+L o el menú Edición opción Reemplazar tras lo que Excel mostrará un cuadro de diálogo. 2. En el cuadro de diálogo Reemplazar especificaremos el texto que deseamos cambiar y el texto nuevo con el que se reemplazará. 3. Podemos especificar una serie de opciones interesantes: a. La dirección de la búsqueda, es decir, si buscamos dentro de la hoja activa o del libro completo, por filas o por columnas y, por último, dentro de las fórmulas, valores o comentarios. b. Nos puede interesar buscar el texto donde las letras mayúsculas y minúsculas son importantes para localizar la información deseada. Para ello marcaremos la opción Coincidir mayúsculas y minúsculas. c. También podemos acotar la búsqueda a un texto con un formato concreto especificando este desde el botón Formato. Asimismo, se puede decidir qué formato se va a aplicar al nuevo texto por el que se sustituirá. 4. Haremos clic en el botón Reemplazar para localizar y reemplazar la siguiente ocurrencia del patrón de texto especificado. 5. Alternativamente al paso anterior, podremos usar el botón Reemplazar todos para reemplazar todas las ocurrencias del texto buscado. Figura 2.7. Cuadro de diálogo Reemplazar. p@gina 42

2 - Introducción de datos de una hoja de cálculo. Manejo de celdas, filas y columnas. 2.6. Mapa conceptual del módulo. INTRODUCCIÓN Y MANEO DE DATOS INTRODUCIR Y MODIFICAR DATOS TIPOS - Alfanuméricos - Numéricos - Fechas y horas - Fórmulas ALINEAR TEXTO Y NÚMEROS - Izquierda - Derecha - Centrada SELECCIONAR - Selección simple de datos - Selección múltiple de datos - Nombrar una selección - Seleccionar filas, columnas y celdas no adyacentes AÑADIR, ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS BUSCAR Y REEMPLAZAR p@gina 43

2.7. Ejercicios 2.7.1. Introducir datos de tipo texto, numéricos y fechas Empezaremos por trabajar con valores constantes. 1 Si no tienes abierto EXCEL, ábrelo para realizar el ejercicio. 2 Situarse en la celda A1 y escribir 2005 3 Pulsar la tecla ENTRAR Este es un dato de tipo número, y por defecto Excel lo alinea a la derecha. 4 Situarse en la celda A2 y escribir 2.005 y pulsar la tecla ENTRAR Los números se pueden escribir con o sin punto de miles. Excel también lo alinea a la derecha. 5 Situarse en la celda A3 y escribir 2005,12 6 Pulsar FLECHA ABAO Excel por defecto admite como símbolo decimal la coma, y sus reglas corresponden a las de cualquier número entero. Observa también que al pulsar FLECHA ABAO como con la tecla ENTRAR, se introducirá el valor de A3 y automáticamente el cursor se posicionará en la celda inferior. 7 Escribir 12345678901234 en la celda A4 8 Pulsar FLECHA ABAO Si el número no cabe en la celda, Excel lo visualizará con formato Exponencial, aparecerá 1,23457E+13 que equivale a 1,234567*10 13. 9 Escribir -3200 en la celda A5 10 Pulsar ENTRAR Para introducir un valor negativo, basta con escribir el signo - delante del valor numérico. 11 Situarse en la celda A6 y escribir (3200) 12 Pulsar ENTRAR Excel también lo tomará como un valor numérico negativo y lo modificará por -3200 tanto en la celda como en la Barra de fórmulas. 13 Situarse en la celda A7 y escribir 12% 14 Pulsar ENTRAR Excel también nos permite introducir un número como un porcentaje, realmente 12% equivale a 0,12. 15 Situarse en la celda A8 y escribir 12,7% 16 Pulsar ENTRAR Excel también admite decimales en los porcentajes, pero en la celda le asignará dos dígitos para los decimales. p@gina 44

2 - Introducción de datos de una hoja de cálculo. Manejo de celdas, filas y columnas. 17 Situarse en la celda A9 y escribir 1200 pta 18 Pulsar ENTRAR Excel visualizará en la celda el valor tal como se introdujo, añadiendo el punto de los miles, pero en la Barra de fórmulas el valor será 1200, recuerda que para comprobar el valor en la Barra de fórmulas basta con volver a situarse en la celda y mirar arriba en la Barra de fórmulas. El símbolo monetario (pta) deberá escribirse correctamente, sino Excel lo tomará como dato tipo texto y lo alineará a la izquierda. 19 Situarse en la celda A10 y escribir 12/12 20 Pulsar ENTRAR Queríamos introducir la fracción 12/12; Excel lo ha tomado como una fecha y visualiza la fecha correspondiente a la fracción introducida. Para escribir una fracción, hay que colocar un 0 y un espacio en blanco delante. Si no dejamos el espacio en blanco, Excel lo tomará como un texto. Como el valor introducido no es correcto, para sustituirlo por otro valor basta con situarse sobre la celda a modificar e introducir el nuevo valor 21 Sin moverse de celda, escribir 0 12/12 22 Pulsar ENTRAR Excel calcula automáticamente el valor de la fracción. Si el resultado de la fracción corresponde a un número entero, Excel coloca dicho valor en la celda y en la Barra de fórmulas. 23 Situarse en la celda A11 y escribir 0 1/3 24 Pulsar ENTRAR Excel escribirá en la celda la fracción (1/3), pero en la Barra de fórmulas aparecerá el resultado final de la fracción (0,333333333333). 25 Situarse en la celda A12 y escribir 0 12/24 26 Pulsar ENTRAR En caso de poder simplificar la fracción, Excel lo hará automáticamente para visualizarla en la celda, es decir, en la celda colocará la fracción simplificada (1/2) y en la Barra de fórmulas, el resultado de la fracción (0,5). 27 Situarse en la celda B1 y escribir 1/1/1900 28 Pulsar la tecla ENTRAR Este es un dato de tipo fecha. Verás que al introducirlo en la celda se alineará también a la derecha, como los números. 29 Situarse en la celda B2 y escribir 12-12-1900 30 Pulsar ENTRAR Verás que al introducirlo en la celda, por defecto le asignará como formato dd/mm/aa, es decir, dos dígitos para el día, dos para el mes y dos para el año, todos ellos separados por la barra inclinada. p@gina 45

31 Situarse en la celda B3 y escribir 1/1/2000 32 Pulsar ENTRAR Parece que Excel no distinga entre los años de siglo distintos con el formato de fechas asignado por defecto, pero más adelante veremos que sí los distingue, es solamente un efecto de visualización, ya que si observas la Barra de fórmulas, verás como el contenido real sigue siendo 1/1/2000. 33 Situarse en la celda B4 y escribir 12/13/1994 34 Pulsar ENTRAR Como no existe el mes 13, Excel introduce la fecha como si fuese un texto, no una fecha, por esto lo alinea a la izquierda. 35 Situarse en la celda B5 y escribir 30-02-1994 36 Pulsar ENTRAR Al ser una fecha errónea, Excel lo introduce también como un texto. 37 Situarse en la celda B6 y escribir 12-MAYO 38 Pulsar ENTRAR Excel colocará en la celda la fecha introducida pero usando únicamente los tres primeros caracteres del mes. Y en la Barra de fórmulas colocará la fecha con el formato dd-mm-aaaa tomando como año el del sistema del ordenador. 39 Situarse en la celda B7 y escribir 12-mayo-2005 40 Pulsar ENTRAR En la celda aparecerá la fecha introducida con dos dígitos para el día, los tres primeros caracteres para el mes y dos para el año. 41 Situarse en la celda B8 y escribir mayo-2005 42 Pulsar ENTRAR En la celda aparecerá los tres primeros caracteres del mes y dos para el año, y en la Barra de fórmulas aparecerá la fecha introducida tomando como día el 1. 43 Situarse en la celda C1 y escribir 0:0 44 Pulsar ENTRAR Este es un dato de tipo hora. También se alinea automáticamente a la derecha. 45 Situarse en la celda C2 y escribir 12:30:12 46 Pulsar ENTRAR 47 Situarse en la celda C3 y escribir 22:12 48 Pulsar ENTRAR 49 Situarse en la celda C4 y escribir 10 pm 50 Pulsar ENTRAR En la celda aparecerá 10 PM, pero en la Barra de fórmulas aparecerá la hora con el formato 22:00:00. p@gina 46

2 - Introducción de datos de una hoja de cálculo. Manejo de celdas, filas y columnas. 51 Situarse en la celda C5 y escribir 10AM 52 Pulsar ENTRAR Cuidado, si no dejamos el espacio entre la hora y el símbolo, Excel lo tomará como un texto. 53 Estando situado en la celda C5, escribir 10 Am 54 Pulsar ENTRAR 55 Situarse en la celda C7 y escribir 1/1/95 1:1 56 Pulsar ENTRAR Verás como Excel también admite la introducción de una fecha y hora simultáneamente, aunque muchas veces no nos quepa todo en la celda. 57 Situarse en la celda C8 y escribir 12/12/95 12:30 58 Pulsar ENTRAR 59 Situarse en la celda D1 y escribir Casa 60 Pulsar ENTRAR Este es un dato de tipo texto que Excel alinea automáticamente a la izquierda. 61 Situarse en la celda D2 y escribir La Hoja de Cálculo Excel 62 Pulsar ENTRAR Al introducir el texto verás como en la Hoja ocupa más de una celda, la D2 y la E2. Los datos tipo texto pueden ocupar más de una celda en la Hoja mientras no se escriba nada en las celdas que ocupa. 63 Situarse en la celda E2 y escribir Hombre 64 Pulsar ENTRAR Parece que se borre parte del texto de la celda D2, pero no es cierto, lo que ocurre es que el contenido de E2 oculta parte del texto de D2 pero no lo borra. Si nos situamos sobre la celda D2 y observamos su contenido en la Barra de fórmulas, veremos como no se ha borrado. Para solucionar dicho problema bastará con ampliar la anchura de la celda D2, pero esto lo veremos más adelante. 65 Situarse en la celda D3 y escribir grande 66 Pulsar FLECHA ABAO El cursor se moverá automáticamente a la celda inferior D4. 67 Escribir La Hoja de Cálculo Excel que vamos a estudiar corresponde a la versión 2000 en la celda D4. 68 Pulsar la tecla ENTRAR Observa como el texto introducido ocupa varias celdas en la Hoja aunque el texto realmente permanece en la celda D4. p@gina 47

2.7.2. Introducir fórmulas Ahora vamos a practicar la introducción de fórmulas. 1 Hacer clic sobre la pestaña de la Hoja2. 2 Situarse sobre la celda A1 y escribir =1200+12, para sumar 12 a 1200. 3 Pulsar FLECHA ABAO No olvides empezar siempre una fórmula con el signo = Observarás como en la celda aparece el resultado de la fórmula u operación anterior, pero que en la Barra de fórmulas aparece la fórmula introducida. 4 Escribir =11-10 en la celda A2, para restar 10 de 11. 5 Escribir =13*2 en la celda A3, para multiplicar 13 por 2. 6 Escribir =24/2 en la celda A4, para dividir 24 entre 2. 7 Escribir =10^2 en la celda A5, para realizar la operación 10 elevado a 2. Ahora vamos a utilizar referencias o otras celdas y operadores aritméticos. Queremos que en la celda B1 Excel nos realice la suma entre el contenido de la celda A1 y A2. 8 Escribir =A1+A2 en la celda B1. Al introducir la fórmula anterior observarás como en la celda aparece el resultado de la operación anterior, pero en la Barra de fórmulas aparece la fórmula introducida. De esta forma si modificamos el valor de la celda A1 y/o A2, Excel recalculará automáticamente las fórmulas que contengan referencias a las celdas modificadas. 9 Situarse en la celda A1. 10 Escribir 1000 11 Pulsar ENTRAR Observa como el resultado de la celda B1 se modifica también. Ahora utilizaremos referencias a otras celdas y operadores de texto. 8 Escribir La en la celda C1. 9 Escribir casa en la celda C2. Queremos escribir en la celda C3 la concatenación del contenido de la celda C1 y C2. 10 Escribir =C1&C2 en la celda C3. Observa como aparece la concatenación del contenido de las dos celdas mencionadas. Resultaría más real si dejáramos un espacio en blanco entre las dos celdas. 11 Escribir =C1& &C2 en la celda C4. 12 Escribir =C1& gran &C2 en la celda C5. También se pueden concatenar con valores numéricos. 13 Escribir =C2&A4 en la celda C7. 14 Escribir =C1&12 en la celda C8. Pasaremos a estudiar los operadores relacionales. p@gina 48

2 - Introducción de datos de una hoja de cálculo. Manejo de celdas, filas y columnas. 15 Escribir =10>12 en la celda B3. Excel nos devolverá el valor VERDADERO si es cierta la operación o el valor FALSO en caso contrario. En nuestro ejemplo, le preguntamos si el valor 10 es mayor que el valor 12, lo cual es Falso. Éste será el valor que aparecerá en la celda. 15 Escribir =A1>1 en la celda B4. El resultado será cierto ya que el contenido de A1 (1000) es mayor que 1, en la celda aparecerán el valor Verdadero. 16 Escribir =A1=A4 en la celda B5. Excel comprobará si el valor de la celda A1 (1000) es igual al valor de la celda A4 (12), lo cual es FALSO. 2.7.3. Seleccionar una celda, varias celdas y la hoja entera 1 Si no tienes abierto EXCEL, ábrelo para realizar el ejercicio. Ahora supongamos que queremos seleccionar la celda D6: 2 Hacer clic sobre la celda D6, automáticamente el recuadro aparecerá alrededor de dicha celda indicándonos que se encuentra seleccionada. Si queremos realizar una selección que englobe desde la celda A1 hasta la B6: 3 Situarse sobre la celda A1, pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrarlo hasta la celda B6, donde ya podremos soltar el botón del ratón. Al realizar una selección se ha eliminado la anterior. Observa como las celdas aparecen de color negro excepto la celda activa, pero están todas seleccionadas. Si lo que queremos es añadir otra celda u otro rango a nuestra selección: 4 Pulsar la tecla CTRL, y manteniéndola pulsada, hacer clic sobre la celda D6. Observa como ahora la selección anterior no se ha eliminado. 5 Pulsando la tecla CTRL, añadir el rango E1:E5. 6 Hacer clic sobre la celda A1 y así sólo tendremos seleccionada la celda A1. Si queremos seleccionar la columna B entera. 7 Situarse sobre el identificativo de la columna B en la parte superior de la hoja de cálculo, y hacer clic. También podemos seleccionar varias columnas consecutivas, como por ejemplo desde la columna C hasta la E: 8 Situarse sobre el identificativo de la columna C, pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta la columna E. También se pueden seleccionar columnas no consecutivas, por ejemplo si queremos seleccionar la columna A y la D: 9 Seleccionar la columna A. p@gina 49

10 Hacer clic sobre el identificativo de la columna D manteniendo pulsada la tecla CTRL. Lo mismo ocurre con las filas 11 Hacer clic sobre el identificativo de la fila 2, para seleccionar esta fila entera. Si son filas consecutivas como por ejemplo desde la fila 4 hasta la 7: 12 Situarse sobre el identificativo de la fila 2, pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrarlo hasta la fila 7. Y si son filas no consecutivas, como la 1 y la 5: 13 Seleccionar la fila 1. 14 Seleccionar la fila 5 manteniendo pulsada la tecla CTRL. Si nos interesa seleccionar la hoja entera. 15 Hacer clic sobre el botón superior izquierdo de la hoja, situados entre la columna A y fila 1. En ocasiones, la selección que queremos realizar es demasiado grande y no caben todas las celdas en pantalla, por ejemplo desde la celda A1 hasta la celda L40. 16 Probar situarse en la celda A1 y arrastrar manteniendo pulsado el botón del ratón hasta la celda L40. Cuando se sobresale de la pantalla, la selección va muy rápida y a lo mejor nos perdemos en la selección. Si no queremos tener este problema, seguir los siguientes pasos: 17 Seleccionar la celda A1. Ahora queremos ampliar el rango hasta la celda L40, por lo tanto: 18 Desplazarse por la hoja con las barras de desplazamiento hasta que se vea en pantalla la celda donde queremos que termine nuestra selección, en nuestro caso, L40. Cuidado que no hay que hacer clic sobre ninguna celda al realizar el paso 18. 19 Pulsar la tecla MAYUS y manteniéndola pulsada, hacer clic sobre la celda L40. Observa el resultado de la operación. Este método también sirve para reducir la selección Por ejemplo si nuestra selección debería haber sido hasta la K38 en vez de L40: 19 Pulsar la tecla MAYUS y manteniéndola pulsada, hacer clic sobre la celda K38. Observa el resultado. 20 Cerrar el libro de trabajo sin guardar los cambios. 2.7.4. Copiar y mover los datos de un sitio a otro de la hoja y del libro. Arrastrar el contenido de celdas a otras celdas A continuación veremos cómo realizar paso a paso estas operaciones. El alumno practicará los pasos sobre una hoja de cálculo con datos. p@gina 50

2 - Introducción de datos de una hoja de cálculo. Manejo de celdas, filas y columnas. Copiar celdas Seleccionar la/s celda/s que deseemos copiar. Hacer clic en el menú Edición, opción Copiar o en el botón Desplazarnos al lugar donde queremos depositar la/s celda/s copiada/s. Hacer clic en el menú Edición, opción Pegar o en el botón Alternativamente, podemos efectuar esta operación arrastrando una copia de las celdas seleccionadas en el paso 1. Para ello, mientras mantenemos pulsado en el teclado la tecla CTRL, haremos clic sobre el marco de la selección y sin soltar el botón izquierdo del ratón, podemos hacer copia en otro lugar sin más que desplazarnos al lugar deseado y soltando el ratón. Mover celdas Si sabemos como copiar celdas, casi sabremos mover celdas ya que sólo hemos de cambiar el paso 2. En este caso debemos usar el comando Cortar. Alternativamente, podemos efectuar esta operación arrastrando las celdas seleccionadas en el paso 1. Para ello, haremos clic sobre el marco de la selección y sin soltar el botón izquierdo del ratón, podemos hacer copia en otro lugar sin más que desplazarnos al lugar deseado y soltando el ratón. 2.7.5. Borrar contenido de celdas Podemos practicar el borrado del contenido de celdas con una hoja de cálculo. Para borrar el contenido de la/s celda/s usaremos la tecla SUPR una vez seleccionada/s la/s celda/s. 2.7.6. Deshacer y rehacer comandos ejecutados El alumno practicará cómo deshacer o rehacer comandos de forma libre en una hoja de cálculo. En ciertos casos nos ocurre que llevamos a cabo operaciones que producen un efecto no deseado. Por ejemplo, si al usar el comando Reemplazar especificamos incorrectamente qué buscamos, puede que reemplacemos más de la cuenta y eso afecte a gran parte de la hoja de cálculo. Para paliar esta situación, podemos dar marcha atrás, con el comando Deshacer. Para ello, tenemos varias posibilidades: Menú Edición, opción Deshacer Combinación de teclas CTRL + Z p@gina 51

Barra de herramientas Estándar, botón En caso de querer repetir la misma operación varias veces, es útil usar el comando Repetir: Menú Edición, opción Repetir Combinación de teclas CTRL + Y Barra de herramientas Estándar, botón 2.7.7. Insertar nuevas filas y columnas y eliminarlas 1 Si no tienes abierto EXCEL, ábrelo para realizar el ejercicio. 2 Numera las filas del 1 al 10 escribiendo el número que le corresponda en el rango A1:A10. 3 Numera las columnas del 1 al 10 escribiendo el número de cada columna en el rango B1: 1. 4 Inserta 5 filas a continuación de la quinta fila. 5 Inserta 5 columnas a continuación de la quinta columna. 6 Elimina las filas comprendidas en el rango A2:A14 y las columnas en el rango B1:N1 p@gina 52

3 - FORMATOS Este módulo describe las distintas clases de formatos que se pueden aplicar según el tipo de dato y enseña a utilizarlos para mejorar el aspecto de una hoja de cálculo. ÍNDICE MÓDULO 3 MÓDULO 3.Formatos... 53 3.1. Formato de celda: número, alineación, fuente, borde, trama y protección... 55 3.1.1. Número... 55 3.1.2. Alineación... 58 3.1.3. Fuente... 58 3.1.4. Borde... 60 3.1.5. Trama... 60 3.1.6. Protección... 61 3.2. Formato fila, columna, hoja... 62 3.2.1. Ocultar y mostrar... 62 3.2.2. Dimensiones de filas y columnas... 63 3.2.3. Ajuste automático de dimensiones... 63 3.2.4. Ancho estándar de las columnas... 63 3.2.5. Fondo de hoja... 63 3.3. Estilo y Autoformato... 64 3.3.1. Menú Formato, opción Estilo... 64 3.3.2. Menú Formato, opción Autoformato... 64 3.4. Formato condicional... 66 3.4.1. Expresar una condición... 66 3.4.2. Establecer el formato asociado a una condición... 66 3.5. Mapa conceptual del módulo... 68 3.6. Ejercicios... 69 3.6.1. Cambiar el aspecto de una hoja de cálculo alineando texto y números, cambiando formatos y asignando diferentes tipos de letra y tamaños... 69 3.6.2. Resaltar celdas con bordes y tramas personalizadas... 70

3 - Formatos Este módulo describe las distintas clases de formatos que se pueden aplicar según el tipo de dato y enseña a utilizarlos para mejorar el aspecto de una hoja de cálculo. 3.1. Formato de celda: número, alineación, fuente, borde, trama y protección 3.1.1. Número Excel trabaja principalmente con números que pueden mostrarse de muy diversas maneras a las que Excel denomina Categorías. Para escoger entre las distintas categorías, usaremos el cuadro de diálogo Formato de celdas, accesible desde el menú Formato o bien presionando en el teclado la combinación de teclas CONTROL + 1 y elegiremos la pestaña Número. En la figura 3.1, mostramos este cuadro de diálogo con la lista de categorías. Cada categoría determina para la(s) celda(s) seleccionada(s) el formato de presentación de la información almacenada en dicha(s) celda(s). Es de gran utilidad observar en la parte derecha la explicación y la muestra de cada categoría para hacernos una idea muy aproximada del aspecto final. Figura 3.1. Formato de celdas, Número, General p@gina 55

! Cuando el formato de celda tiene asignada la categoría Texto, es posible obtener resultados inesperados cuando contiene números. Excel mostrará en la celda el número, sin embargo no lo tratará como tal si se usa en una operación aritmética (por ejemplo, una operación tan simple como una suma no funcionará). Para solucionar esto, elegiremos siempre una categoría con valor numérico ( General, Número, etc.) En algunos casos, la categoría elegida implica la configuración de una serie de opciones como son las posiciones decimales, si se usa o no separador de miles o cómo veremos los números negativos. Vea la figura 3.2 en donde se ha elegido la categoría Número : Figura 3.2. Formato de celdas, Número, Número Para el caso de las fechas, también podremos personalizar de forma más específica de qué manera queremos que se muestren. La manera de hacerlo es eligiendo la categoría Fecha. Por ejemplo, en algunos casos querremos que se muestre sólo el mes y el año, sin que se muestre el día. En la figura 3.3 vemos la lista de posibles formatos de fecha. Algo similar a las fechas ocurre con las horas. Es posible personalizar la forma en la que las horas se muestran a través de la categoría Hora. En la figura 3.4. podremos ver la lista de formatos de hora disponibles, más que suficiente para poder personalizar a nuestro gusto el formato de presentación, incluido el formato AM/PM. p@gina 56

3 - Formatos Figura 3.3. Formato de celdas, Número, Fecha Figura 3.4. Formato de celdas, Número, Hora p@gina 57

3.1.2. Alineación En la pestaña Alineación del cuadro de diálogo Formato de celdas (ver figura 3.5), podremos establecer el lugar que ocupará el texto dentro de la celda y cambiar la orientación habitual por otra personalizada (texto en vertical por ejemplo). Qué ocurre cuando el texto es más grande que la celda que lo contiene? El texto se extiende ocupando una o más celdas adyacentes por la derecha, es decir, se desborda de su celda. Para evitar este efecto aplicaremos según convenga las opciones Control del texto del cuadro de diálogo Formato de celdas: Ajustar el texto a su celda (opciones Ajustar texto y Reducir hasta ajustar). Emplear varias celdas de forma predeterminada (opción Combinar celdas). Figura 3.5. Formato de celdas, Alineación 3.1.3. Fuente En la pestaña Fuente podremos establecer las características del tipo de letra, tamaño y color que veremos en el texto que escribamos dentro de la celda. En la siguiente figura podemos ver las distintas opciones disponibles: p@gina 58

3 - Formatos Figura 3.6. Formato de celdas, Fuente! Para establecer una fuente predeterminada para los nuevos libros, bajo el menú Herramientas, opción Opciones, cambiaremos los campos Fuente estándar y Tamaño en la pestaña General, tal como indicamos en la figura 3.7. Figura 3.7. Fuente predeterminada para nuevos libros. p@gina 59

3.1.4. Borde Es posible personalizar las líneas tanto del contorno como del interior de las celdas, estableciendo su forma, grosor y color. Usaremos la pestaña Bordes siguiente: 3.1.5. Trama Figura 3.8. Formato de celdas, Bordes La pestaña Tramas del cuadro de diálogo de Formato de celdas permite establecer un sombreado de celdas basado en colores y tramas (ver figura 3.10). Las tramas son sombreados especiales formados por diversos diseños simples (por ejemplo líneas diagonales, puntos, etc.). Por ejemplo, en la figura 3.9, la celda C8 tiene una trama: Figura 3.9. Ejemplo de trama p@gina 60

3 - Formatos 3.1.6. Protección Figura 3.10. Formato de celdas, Tramas El formato de protección de una celda sirve para evitar que dicha celda pueda ser modificada por el usuario (opción Bloqueada) o bien que su fórmula no se muestre al usuario (opción Oculta). En la figura 3.11 podemos ver estas opciones.! Para que la protección sea efectiva es absolutamente necesario que activemos la protección de la hoja a través del menú Herramientas, opción Proteger, Proteger hoja (ver figura 3.12) Figura 3.11. Formato de celdas, Proteger p@gina 61

Figura 3.12. Cuadro de diálogo Proteger hoja 3.2. Formato fila, columna, hoja El formato de de las filas, columnas y hojas se lleva a cabo mediante el menú Formato. A continuación veremos las distintas opciones posibles para las filas, columnas y hojas. En el menú Formato, se agrupan las opciones que en algunos casos tienen el mismo nombre, bajo las subopciones Fila, Columna y Hoja. Figura 3.13. Menú Formato, Fila 3.2.1. Ocultar y mostrar Es posible ocultar y mostrar filas, columnas y hojas enteras. Para efectuar esta operación de ocultar o mostrar, existe la opción Ocultar y la opción Mostrar en el menú Formato. También es posible realizar esta operación usando el ratón sobre la fila o columna, mediante el menú emergente que se obtiene con un clic en el botón derecho. Las hojas sólo pueden ocultarse mediante el menú Formato, Hoja, Ocultar.! En la figura 3.13, la fila 3 y la columna B están ambas ocultas. Aparte de que no aparezca la etiqueta de la fila oculta o de la columna oculta, la línea es más gruesa en el encabezado de las filas o columnas adyacentes (ver figura 3.13). p@gina 62

3 - Formatos 3.2.2. Dimensiones de filas y columnas El alto de las filas y el ancho de las columnas es posible establecerlos mediante el menú Formato, Fila, Alto y Formato, Columna, Ancho respectivamente. 3.2.3. Ajuste automático de dimensiones Podemos pedir a Excel realice un ajuste automático del alto de las filas como del ancho de las columnas. Para ello, emplearemos el menú Formato, Fila, Autoajustar y Formato, Columna, Autoajustar a la selección respectivamente.! Hay una manera más directa de realizar esta operación de ajuste del ancho o alto. Basta con hacer doble clic en el encabezado de las filas o columnas, sobre la línea de separación. 3.2.4. Ancho estándar de las columnas Para cambiar el ancho estándar de las columnas de una hoja en un solo paso, emplearemos Formato, Columna, Ancho estándar. 3.2.5. Fondo de hoja Es posible establecer una imagen de fondo en la hoja de cálculo, mediante el menú Formato, Hoja, Fondo que nos mostrará el cuadro de diálogo Fondo de hoja (ver figura 3.14). La imagen debe estar creada con anterioridad y almacenada en un archivo de imagen que elegiremos para insertar. Figura 3.14. Cuadro de diálogo Fondo de hoja p@gina 63

3.3. Estilo y Autoformato 3.3.1. Menú Formato, opción Estilo Un estilo es una personalización de las distintas opciones de formato de celda (Número, Fuente, Alineación, Bordes, Tramas y Protección). Los estilos nos permiten establecer en un solo paso y de forma agrupada, una serie opciones a nivel de formato de celda, por ejemplo, la figura 3.15 el cuadro de diálogo Estilo muestra el estilo Normal. Figura 3.15. Cuadro de diálogo Estilo Dado que tenemos varias opciones de formato, es posible modificar cada opción de manera independiente, así como prescindir totalmente de cualquiera de ellas. Para prescindir de una opción de formato, desmarcaremos la casilla de verificación a la izquierda de la etiqueta de opción.! Es posible incorporar a un libro los estilos que contiene otro libro. Para efectuar esta operación, usaremos el botón Combinar del cuadro de diálogo Estilo, pero sólo funcionará si tenemos abierto el libro de donde queremos copiar los estilos. 3.3.2. Menú Formato, opción Autoformato El autoformato es similar al estilo pues también es una agrupación de opciones de formato. Además, al igual que ocurre con los estilos, en los autoformatos podemos elegir qué opciones han de aplicarse y cuáles no. p@gina 64

3 - Formatos El uso autoformatos es otra manera de aplicar un formato a las celdas de una hoja. En este caso es preciso seleccionar en primer lugar el rango de celdas. A continuación, debemos escoger uno de los formatos predefinidos mediante el cuadro de diálogo Autoformato (ver figura 3.16). Como puede apreciarse, es una manera muy gráfica de aplicar formatos y nos permite tener una idea previa sobre el resultado final del formato. Figura 3.16. Cuadro de diálogo Autoformato! Si queremos quitar un formato de un rango de celdas, aplicaremos el autoformato Ninguno que está en último lugar en la lista del cuadro de diálogo Autoformato. El resultado es que las celdas se quedan con el estilo Normal.! Otra forma de borrar un formato es mediante el menú Edición -> Borrar -> Formatos. p@gina 65

3.4. Formato condicional 3.4.1. Expresar una condición Una condición identifica la situación en la que el valor de la celda toma un determinado valor constante. También que el valor de la celda está entre dos valores o es mayor o menor que un valor constante de referencia. Por ejemplo, una condición podría ser que la celda D7 que contiene la suma de las solicitudes de licencia de pesca supere el valor de 100. Las condiciones se expresan fácilmente a través del cuadro de diálogo Formato condicional (ver figura 3.17). Primero especificamos el operador de comparación que puede ser uno de los siguientes: entre el valor está entre los valores de un rango con valor inicial y final no está entre : el valor no está incluido entre un valor inicial y otro final igual a: el valor es exactamente uno concreto que especificamos no igual a: el valor es distinto a uno concreto que especificamos mayor que: el valor es superior a uno concreto que especificamos menor que: el valor es inferior a uno concreto que especificamos mayor o igual que: el valor es igual o superior a uno concreto que especificamos menor o igual que : el valor es igual o inferior a uno concreto que especificamos Figura 3.17. Cuadro de diálogo Formato condicional 3.4.2. Establecer el formato asociado a una condición Asociado a la condición, estableceremos un formato determinado de celda que se aplicará de forma automática cuando dicha condición se cumpla. Asimismo, cuando la condición deje de cumplirse, el formato quedará sin efecto. El cuadro de diálogo Formato condicional mostrará una vista previa, como se puede apreciar en el cuadro de fondo azul claro en la figura 3.18. p@gina 66

3 - Formatos Figura 3.18. Cuadro de diálogo Formato condicional p@gina 67

3.5. Mapa conceptual del módulo. FORMATOS. FORMATO CELDA - Número - Alineación - Fuente - Borde - Trama FORMATO FILA, COLUMNA Y HOA - Ocultar / Mostrar - Dimensionar filas y columnas - Ajustar automáticamente las dimensiones - Ancho estándar de las columnas - Poner fondo de hoja ESTILO Y AUTOFORMATO FORMATO CONDICIONAL p@gina 68

3 - Formatos 3.6. Ejercicios 3.6.1. Cambiar el aspecto de una hoja de cálculo alineando texto y números, cambiando formatos y asignando diferentes tipos de letra y tamaños 1 Empezar un nuevo libro de trabajo y crear la hoja que mostramos a continuación: 2 Insertar en la fila 1 y en la 3 una fila en blanco y en la columna A una columna en blanco. 3 Escribir un título que abarque las columnas B:E con fuente Arial 12 y modificar las opciones de formato de celdas para que obtenga un aspecto parecido a: p@gina 69

4 Modificar el nombre de la hoja Hoja3 por Formato y ocultar Hoja1 y Hoja2 5 Guardar el trabajo con el nombre Formatos-1.xls 3.6.2. Resaltar celdas con bordes y tramas personalizadas 1 Abrir el archivo Formatos-1.xls del ejercicio anterior. 2 Establecer un fondo de hoja de libre elección (por ejemplo C:\Windows\Plumas.bmp ) 3 Cambiar el color de la fuente a color blanco y establecer un borde y trama de color para el título, tal como mostramos a continuación: 4 Establecer dos formatos condicionales para las cantidades de la columna E. Uno para las cantidades mayores de 50.000 y otro para las cantidades entre 15.000 y 50.000. El formato deberá ser similar al que se muestra en la imagen anterior. 5 Guardar el trabajo con el nombre Formatos-2.xls p@gina 70

4 - TRABAO CON FÓRMULAS En este módulo aprenderemos lo que es una fórmula en EXCEL, los elementos que intervienen en ella y a introducir en la hoja de cálculo fórmulas sencillas, practicando algunas operaciones que se pueden realizar. ÍNDICE DEL MÓDULO 4 MÓDULO 4. Trabajo con fórmulas... 71 4.1. Introducción a las fórmulas... 73 4.1.1. Esquema de una fórmula en Excel... 73 El signo =... 73 Los operandos... 73 Los operadores... 74 El orden de ejecución de las operaciones... 75 Detalle del esquema de una fórmula sencilla... 75 4.1.2. Como introducir fórmulas en Excel... 75 4.1.3. La barra de fórmulas... 76 4.1.4. Usar referencias a celdas... 77 Celdas dependientes de una celda... 78 Celdas precedentes a una celda... 78 4.1.5. Tipos de Referencias... 78 Referencias relativas... 78 Referencias absolutas... 79 Referencias mixtas... 79 4.1.6. Cuándo se calcula el valor?... 79 4.1.7. Cambiar cuándo y cómo se calculan las fórmulas... 79 4.2. Expresiones con formulaciones básicas... 80 4.2.1. Operaciones aritméticas básicas... 80 Sumar y restar... 80 Multiplicar... 80 Dividir... 81 Potencias... 81 Porcentaje... 81 4.2.2. Operaciones de comparación... 81 Comparar dos valores... 81 4.3. Mover formulas... 81 4.3.1. Copiar fórmulas... 81 4.3.2. Mover o cortar y pegar fórmulas... 82 4.3.3. Llenado automático de fórmulas... 82 4.4. Mapa conceptual del módulo... 83 4.5. Ejercicios... 84 4.5.1. Trabajo con fórmulas paso a paso... 84 4.5.2. Calculo de áreas... 85 4.5.3. Calculo sobre renta... 86

4 - Trabajo con fórmulas En este módulo aprenderemos lo que es una fórmula en EXCEL, los elementos que intervienen en ella y a introducir en la hoja de cálculo fórmulas sencillas, practicando algunas operaciones que se pueden realizar 4.1. Introducción a las fórmulas Podemos definir una fórmula como una ecuación o regla que relaciona objetos matemáticos. En Excel una fórmula es una ecuación que efectúa operaciones con los valores de la hoja de cálculo. Estas operaciones pueden ser: Matemáticas como suma, resta, multiplicación, división, Comparaciones de valores que devuelven como resultado verdadero o falso. Manipulación de texto como por ejemplo concatenar dos textos. A continuación podemos ver unos ejemplos de fórmulas sencillas: =A1-23*C4 =A1+B2+C3 =(C26-14)/(1000-A5^2) 4.1.1. Esquema de una fórmula en Excel Las fórmulas en Microsoft Excel siguen una sintaxis específica, u orden, que incluye un signo igual (=) seguido de los elementos con los que se van a realizar los cálculos (los operandos), que están separados por operadores de cálculo. El signo = Para Excel entienda que lo que estamos introduciendo en la celda activa es una fórmula siempre debemos comenzar la misma escribiendo un signo igual = Los operandos Son los valores o elementos de la hoja que van participar en las operaciones de la fórmula. Como operandos podemos utilizar: Valores fijos o también llamados constantes. Por ejemplo: Números 25, 300,14 Fechas 22/10/2004, Texto Hola compañeros Referencias a celdas. Por ejemplo B7 o C5 Funciones. ( Hablaremos de ellas más adelante) p@gina 73

Los operadores Son símbolos o signos que especifican el tipo de cálculo (como suma, resta o multiplicación) que se va a ejecutar entre los elementos de una fórmula. Los operadores pueden ser: Operadores matemáticos, que ejecutan operaciones matemáticas básicas. + Suma - Resta * Multiplicación / División ^ Potencia % Porcentaje Operadores de comparación (u operadores lógicos) que comparan dos valores y generan el valor lógico VERDADERO o FALSO. = Igual a (A1=B1) > Mayor que (A1>B1) < Menor que (A1<B1) >= Mayor o igual que (A1>=B1) <= Menor o igual que (A1<=B1) <> Distinto de (A1<>B1) El operador &, que conecta o concatena dos cadenas de texto en un único valor de texto combinado. = hola & amigos produciría el resultado de hola amigos Operador de referencia :, que genera una referencia a una celda o a un rango de celdas a partir de dos referencias ( A3:B7) p@gina 74

4 - Trabajo con fórmulas El orden de ejecución de las operaciones Cuando en una fórmula hay más de un operador las operaciones que forman parte de una fórmula se ejecutan en un orden específico establecido por el orden de precedencia de operadores definido en Excel, si hay dos operadores con el mismo orden de precedencia se ejecutarán de izquierda a derecha. El orden de precedencia de operadores es el siguiente: Orden de precedencia Operador Descripción 1.º : (dos puntos) (un solo espacio), (coma) Operadores de referencia 2.º - Negación (como en -1) 3.º % Porcentaje 4.º ^ Exponenciación 5.º * y / Multiplicación y división 6.º + y - Suma y resta 7.º & Conecta dos cadenas de texto (concatenación) 8.º = < > <= >= <> Comparación! Podremos controlar el orden en que se ejecutarán las operaciones de una fórmula utilizando paréntesis. Las operaciones que están entre paréntesis se realizan en primer lugar. La fórmula =3 + 2*5 dará como resultado 13, sin embargo =(3+2) *5 dará como resultado 25 Detalle del esquema de una fórmula sencilla Figura 4.1. Esquema de una fórmula 4.1.2. Como introducir fórmulas en Excel Para introducir una fórmula en Excel: 1. Hacer clic en la celda en que desee introducir la fórmula. 2. Escribir un signo igual =. 3. Introducir la fórmula. 4. Presione ENTRAR p@gina 75

Si la formula es correcta Excel muestra en la celda el resultado de los cálculos. Si es incorrecta Excel muestra en la celda códigos de error.! Cuando estamos editando una fórmula podemos incluir referencias a celdas haciendo clic sobre la celda que queremos referenciar. Excel escribirá una referencia a esa celda en la fórmula. De igual modo si queremos referenciar un rango, seleccionamos el mismo y Excel colocará una referencia al rango donde estuviera el punto de edición. 4.1.3. La barra de fórmulas Cuando la celda activa contiene una fórmula Excel nos muestra el resultado de la fórmula en la celda, y la fórmula en la barra de fórmulas. Observando la figura podemos ver: que la celda activa es B5 (como vemos en la parte izquierda de la barra de fórmulas), que en la celda se muestra el resultado (47) de una fórmula que podemos ver la barra de fórmulas =B3 +E3. Figura 4.2 Barra de fórmulas! Podemos conseguir que Excel muestre las fórmulas en las celdas activando la opción Fórmulas en le menú Herramientas, Opciones, Ver. p@gina 76

4 - Trabajo con fórmulas Figura 4.3 Herramientas, Opciones, Ver fórmulas 4.1.4. Usar referencias a celdas Podemos usar una referencia a una celda o un rango de celdas como operando en una fórmula, ésta indicará a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores que se utilizarán para calcular el resultado de la fórmula. Supongamos que tenemos los siguientes valores en una hoja de cálculo: Según la hoja de arriba podemos poner las dos fórmulas siguientes y obtener el mismo resultado: a) =30+70+110 b) =B2+C2+D2 Cuál es la diferencia entre ambas? La primera fórmula utiliza valores constantes y por tanto su resultado siempre será el mismo y no se verá afectado por los cambios que se produzcan en otras celdas de la hoja de cálculo. El resultado no depende de ninguna otra celda. p@gina 77

Sin embargo la segunda fórmula utiliza referencias a celdas (B1, B2, B3) lo que significa que Excel para calcular el resultado de la fórmula debe ir a las celdas referenciadas para encontrar los valores que contienen y con ellos realizar las operaciones de la fórmula. El resultado será dependiente de los valores de otras celdas, las referenciadas en la fórmula (en el ejemplo B1, B2, B3). Aparecen pues los dos siguientes nuevos conceptos: Celdas dependientes de una celda Son las celdas cuyo valor (resultado de la fórmula que contienen) se verá afectado por los cambios que se produzcan dicha celda. Celdas precedentes a una celda Son las celdas cuyos valores intervienen en el cálculo del valor de la celda actual.! Excel nos permite ver de modo gráfico las celdas precedentes y dependientes de la celda activa utilizando la barra de herramientas de Auditoría. Figura 4.4 Barra de herramientas de Auditoría de fórmulas. 4.1.5. Tipos de Referencias Referencias relativas Una referencia en una fórmula, escrita como A1 (letra de columna y número de fila), se llama referencia relativa porque por que se basa en en la posición relativa de la celda referenciada respecto a la celda donde se está escribiendo la fórmula. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si copiamos la fórmula en otra celda, la referencia se ajusta automáticamente. Pongamos un ejemplo: Si en la celda C5 utilizamos una referencia relativa a la celda B6 estaremos haciendo referencia a celda que está 1 columna a la izquierda y 1 fila hacia abajo. Si copiamos la celda C5 y la pegamos en la celda H20 la referencia relativa se adaptara a su nueva posición y pasará ser G21 (una columna a la izquierda de la H y una fila hacia debajo de la 20). p@gina 78

4 - Trabajo con fórmulas Referencias absolutas Una referencia absoluta a una celda en una fórmula, escrita como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicación fija. Si se cambia la posición de la fórmula, la referencia absoluta no cambia. Una celda se convierte en absoluta añadiendo antes de la letra de la columna, y antes del número de la fila el signo dólar ($). Referencias mixtas Una referencia mixta es aquella que tiene una parte absoluta y la otra relativa. Podremos usar referencias de columna absoluta con la forma $A1 y referencias de fila absoluta adopta la forma A$1. Si copiamos la fórmula a otra celda se cambia la parte relativa de la referencia y se mantiene fija la parte absoluta de la fórmula.! Si pulsamos F4 cuando el punto de edición está tras una referencia irá cambiado el tipo de la misma entre los cuatro posibles: Relativa, Absoluta, Columna Absoluta, Fila Absoluta. 4.1.6. Cuándo se calcula el valor? De manera predeterminada, Excel actualiza automáticamente las fórmulas cuando cambian las celdas de las que dependen. Excel también calcula los libros cada vez que se abren. 4.1.7. Cambiar cuándo y cómo se calculan las fórmulas Se puede cambiar el instante en el que realizar los cálculos cambiando las opciones predeterminadas: En el menú Herramientas, elegir Opciones y, a continuación, hacer clic en la ficha Calcular. En esta ficha Calcular se puede decidir si se quiere realizar el cálculo de modo Automático o Manual. El cambio de esta opción afecta a todos los libros abiertos. p@gina 79

Figura 4.5 Menú Herramientas, Opciones, Calcular! Presionando F9 se calculan las fórmulas que han cambiado desde el último cálculo y las fórmulas que dependen de ellas en todos los libros abiertos. 4.2. Expresiones con formulaciones básicas 4.2.1. Operaciones aritméticas básicas Sumar y restar =5+5+6 Suma cinco más cinco más 6. Su resultado será siempre 16 =A1+5-B7 Toma el valor de la celda A1 le suma siete y le resta el valor que haya en la celda B7. Su resultado dependerá de los valores que haya en A1 y B7 Multiplicar =F15*6 Toma el valor que haya en F15 y lo multiplica por 6. =C45*H15 Multiplica el valor que haya en C45 por el valor que haya en H15. p@gina 80

4 - Trabajo con fórmulas Dividir =A7/5 Toma el valor que haya en A7 y lo divide por 5 =C45/H15 Divide el valor que haya en C45 por el valor que haya en H15. Potencias =C2^2 Eleva al cuadrado el valor que haya en C2. =C2^3 Eleva al Cubo el valor que haya en C2. =A7^5 Toma el valor que haya en A7 y lo eleva a la quinta potencia Porcentaje Tres fórmulas para calcular el 15 por ciento del valor que haya en la celda A1: =A1*15/100 =A1*0,15 =A1*15% 4.2.2. Operaciones de comparación Comparar dos valores =A1=7 su resultado es VERDADERO si el valor de A1 es 7 de no ser así el resultado es FAL- SO =A1=B1 su resultado es VERDADERO si el valor de A1 es igual al de B1 de no ser así el resultado es FALSO. =A1>B1 su resultado es VERDADERO si el valor de A1 es mayor que el de B1 de no ser así el resultado es FALSO. =A1>=B1 su resultado es VERDADERO si el valor de A1 es mayor o igual al de B1 de no ser así el resultado es FALSO. =A1<B1 su resultado es VERDADERO si el valor de A1 es menor que el de B1 de no ser así el resultado es FALSO 4.3. Mover formulas 4.3.1. Copiar fórmulas. Si copiamos fórmulas y las pegamos en otra celda las referencias relativas cambian para adaptarse a la nueva posición. Las referencias absolutas permanecen idénticas. p@gina 81

4.3.2. Mover o cortar y pegar fórmulas. Si movemos (arrastrando con el ratón) o cortamos y pegamos en otra ubicación celdas con referencias no cambia ninguna referencia ni las relativas ni las absolutas. 4.3.3. Llenado automático de fórmulas. Cundo realizamos llenados automáticos con celdas que contienen referencias las que son relativas cambian para adaptarse a su nueva posición. Las absolutas permanecen fijas. p@gina 82

4 - Trabajo con fórmulas 4.4. Mapa conceptual del módulo. FÓRMULAS. ESQUEMA DE UNA FÓRMULA - El signo = - Operandos - Operadores - Orden de ejecución de las operaciones REFERENCIAS Y TIPOS - Relativas - Absolutas - Mixtas FÓRMULAS BÁSICAS - Operaciones aritméticas básicas - suma - resta - producto - división - potencias - porcentaje ) - Operaciones de comparación: - =, >, < MOVER, CORTAR, PEGAR, FÓRMULAS Y LLENAR AUTOM. p@gina 83

4.5. Ejercicios 4.5.1. Trabajo con fórmulas paso a paso 1. Escribe los siguientes datos en una hoja de cálculo: 2. Colocar el cursor en la celda B9 3. Escribir una formula para sumar los ingresos de la forma más intuitiva: =B4+B5+B6+B7 4. Aceptar la formula pulsando INTRO 5. Coloca el cursor en la celda B10 6. Escribir una formula para sumar los ingresos utilizando los valores: =2500+1800+3000+1500 7. Aceptar la formula pulsando INTRO En ambos casos al aceptar la fórmula se han realizado los cálculos automáticamente y el resultado es el mismo tanto en B9 como en B10. 8. Cambiar el valor de B4 poniendo 8500. Observaremos que el valor de la celda B9 ha se ha recalculado sin embargo el de B10 sigue con el resultado anterior Por qué? Porque en B9 usamos referencias a celdas y en B10 valores fijos. La ventaja de usar referencias es que si posteriormente cambiamos algún dato de las celdas, la fórmula se recalcularía automáticamente y devolverá el resultado real. 9. Volver a dejar B4 con su valor original 2500. 10. Borrar la celda B10 11. Hacer que B9 sea la celda activa y Copiar al portapapeles su contenido. (Edición - Copiar). 12. Colocar el cursor en la celda D9 y pega el contenido copiado previamente (Edición - Pegar). En la barra de fórmulas observaremos como la fórmula se ha copiado, pero Excel ha adaptado las referencias de la nueva fórmula a la nueva posición. 13. Colocar el cursor en la celda A11 y escribir el texto: RESULTADO DEL EERCICIO: p@gina 84

4 - Trabajo con fórmulas 14. Colocar el cursor en la celda B11 y escribe la siguiente fórmula: =B9-D9 15. Pulsar Intro veremos el resultado. 16. Guardar el libro con el nombre Club_Olimpia.xls 4.5.2. Calculo de áreas. Partiendo de una columna con valores para el radio o lado que aumentan de 0,5 m en cada fila y van desde 5 a 20 metros. Crear cuatro columnas más con los valores: - Longitud del círculo con ese radio: 2π * r - Área de la circunferencia con ese radio: 2 π * r - Perímetro del cuadrado con ese tamaño de lado: 4*lado - Área del cuadrado con ese tamaño de lado: lado* lado Aplicar formato a la hoja a discreción. Sugerencias: - Escribir el valor 5 en una celda, en la celda de abajo escribir 5,5 y después utilizar llenado hacia abajo para rellenar. - Escribir las fórmulas en la primera fila (en la cual lado o radio tiene el valor 5) y hacer llenado hacia abajo. - El aspecto final de la hoja debe ser similar a: p@gina 85

4.5.3. Calculo sobre renta Un trabajador tiene un SALARIO BRUTO anual de 22.150,21 Euros. Se le efectúa una retención para el IRPF del 15%. Su contribución a la Seguridad Social es de un 6% de su salario bruto. Un 2% de sus ingresos son INGRESOS EXENTOS de tributar. Con estos datos vamos a preparar una hoja de cálculo en la que mostrar: - Importes absolutos de: SEGURIDAD SOCIAL, RETENCIONES, INGRESOS EXENTOS (son porcentajes del SALARIO BRUTO). - Calcularemos otros valores utilizando las siguientes formulas: NETO PERCIBIDO = SALARIO BRUTO SEGURIDAD SOCIAL RETENCIONES BASE IMPONIBLE = SALARIO BRUTO - S. SOCIAL INGRESOS EXENTOS CUOTA INTEGRA = 28,06% * (BASE IMPONIBLE - INGRESOS INTEGROS) CUOTA DIFERENCIAL = CUOTA INTEGRA - DEDUCCIONES - RETENCIONES Poner formato monetario con dos decimales y símbolo del euro a todos los resultados de las fórmulas aplicadas en la hoja. El resultado final debe ser similar a la imagen: p@gina 86

5 - FUNCIONES (I) En este módulo describen las funciones incorporadas en la hoja de cálculo EXCEL, las distintas categorías en que se agrupan y se explica el significado y el modo de usar algunas funciones más sencillas. ÍNDICE DEL MÓDULO 5 MÓDULO 5. Funciones (I)... 87 5.1. Concepto de función... 89 5.1.1. Definición... 89 5.1.2. Estructura... 89 5.2. Parámetros o argumentos... 90 5.2.1. Funciones anidadas... 90 5.3. Categorías o tipos de funciones... 90 5.4. Asistente de funciones... 91 5.4.1. Cómo invocar al asistente para funciones... 92 5.4.2. Encontrar la función que queremos usar... 92 5.4.3. Elegir el nombre de la función... 93 5.4.4. Asignar valores a los argumentos... 93 5.4.5. Modificar fórmulas que contienen funciones... 95 5.5. Algunas funciones básicas... 95 5.5.1. Función SUMA... 95 Autosuma... 96 5.5.2. Función PROMEDIO... 97 5.5.3. Función MAX... 97 5.5.4. Función MIN... 98 5.6. Mapa conceptual del módulo... 99 5.7. Ejercicios... 100 5.7.1. Trabajo con funciones paso a paso... 100 5.7.2. Supuesto práctico... 101

5 - Funciones (I) En este módulo se describen las funciones incorporadas en la hoja de cálculo EXCEL, las distintas categorías en que se agrupan y se explica el significado y el modo de usar algunas funciones más sencillas. 5.1. Concepto de función 5.1.1. Definición Las funciones son fórmulas predefinidas internamente en Excel y asociadas a un nombre, que ejecutan cálculos más o menos complejos necesitando para ello algunos datos denominados argumentos, y como toda fórmula tiene un resultado. De esta definición debemos extraer algunas ideas fundamentales: Cada función tiene un nombre. Los cálculos que realiza cada función para obtener su resultado están definidos internamente en Excel y no necesitamos conocerlos para poder utilizar la función. La mayoría de funciones necesitan valores con los que realizar los cálculos y que debemos proporcionar cada vez que usamos una función en la hoja de cálculo. Estos valores se llaman parámetros o argumentos. Toda función, como cualquier otra fórmula, tiene un resultado que es el que Excel mostrará en la celda donde pongamos esa función, y lo usará para realizar cálculos si forma parte de otras fórmulas. 5.1.2. Estructura Para que Excel interprete lo que estamos escribiendo como una función debe cumplir una Estructura. La estructura de una función en Excel es la siguiente: El nombre de la función, seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por punto y coma ; y un paréntesis de cierre. Además si la está al principio de una fórmula debe escribirse un signo igual (=) delante del nombre de la función. La estructura o sintaxis de cualquier función es: =nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumenton) Si la función no tiene argumentos después del nombre de la misma se pondrá el paréntesis de apertura y el de cierre sin nada dentro de ellos. Así pues la sintaxis de una función sin argumentos es: =nombre_función() p@gina 89

5.2. Parámetros o argumentos La mayoría de funciones de Excel necesitan datos para poder realizar con ellos los cálculos que tienen definidos, estos datos se llaman parámetros o argumentos de la función. Los parámetros de una función cumplen una serie de reglas: Deben ir entre paréntesis tras el nombre de la función. Si hay más de un parámetro deben de ir separados por punto y coma. Si se quiere omitir el valor de un parámetro se pone ; ; Hay parámetros obligatorios que si se omiten no se puede obtener el resultado de la función y parámetros no obligatorios sin los cuales la función puede ofrecer un resultado. La definición de cada función se especificará cuantos parámetros necesita, que tipo de dato debe ser cada parámetro, en que orden deben colocarse, cuales de ellos son obligatorios y cuales no lo son. Los parámetros o argumentos como cualquier dato de la hoja de cálculo pueden ser de cualquiera de los tipos válidos para Excel: Números o fechas Texto Valores lógicos como VERDADERO o FALSO Matrices o rangos Además se pueden usar como parámetros referencias de celda, fórmulas y funciones cuyo valor o resultado sea del tipo esperado para ese argumento. En los tres últimos casos deberán generar un valor válido para el mismo. 5.2.1. Funciones anidadas Se puede usar una función como un argumento de otra es lo que se llama funciones anidadas. Cuando se utiliza una función anidada como argumento, deberá devolver el mismo tipo de dato que el solicitado para el argumento en cuestión. Límites: Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas 5.3. Categorías o tipos de funciones Excel tiene predefinidas unas 200 funciones y las agrupa en categorías de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. A continuación relacionamos las categorías de funciones definidas en Excel citando alguna de las funciones que forman parte de ellas: Funciones matemáticas y trigonométricas que realizan cálculos numéricos y tienen un resultado numérico como por ejemplo SUMA, PRODUCTO, SENO, COS, ATAN, ABS,... Funciones estadísticas que ejecutan análisis estadísticos de rangos de datos como por ejemplo CONTAR, PROMEDIO, MAX, MIN, CUARTIL, DESVEST,... p@gina 90

5 - Funciones (I) Funciones financieras que ejecutan operaciones contables comunes, como determinar los pagos de un préstamo o el valor futuro de una inversión. En esta categoría se incluyen funciones como PAGO, PAGOINT, PAGOPRIN, RENDTO, TASA, TIR,... Funciones de texto utilizadas para manipular texto en fórmulas por ejemplo MAYUSC, MINUS, CONCATENAR, EXTRAER, ENCONTRAR, HALLAR, IZQUIERDA, DERECHA,... Funciones de fecha y hora nos permiten realizar operaciones con la fechas que hayamos introducido en la hoja DIA, HORA, AHORA, HOY, DIASEM,... Funciones lógicas para trabajar con condiciones, su resultado suele ser verdadero o falso, funciones de esta categoría son Y, O, NO, SI, VEDADERO, FALSO,.. Funciones de base de datos permiten realizar operaciones con los elemento de listas o bases de datos definidas dentro de la hoja, todas suelen tener entre sus argumentos un rango que especifica la base BDCONTAR, BDMAX, BDMIN,... Funciones de búsqueda y referencia para buscar elementos en la hoja, obtener referencias celdas podemos usar funciones como BUSCAR, BUSCARV, FILA, COLUMNA,... Funciones de información que se pueden usar para conocer el tipo de datos que contiene una celda: CELDA, ES.PAR, ES.IMPAR, ESNUMERO, ESFECHA,... Funciones de ingeniería que realizan análisis de ingeniería. La mayoría de estas funciones son de tres tipos: Para trabajar con números complejos Para convertir valores entre diferentes sistemas de numeración, como los sistemas decimal, hexadecimal, octal y binario Para convertir valores entre diferentes sistemas de medida En el Anexo I podemos ver una lista con todas las funciones de Excel agrupadas por categorías.! En la ayuda de Excel podremos encontrar la descripción detallada de todas las funciones 5.4. Asistente de funciones Como ya hemos comentado antes cada función debe cumplir con una sintaxis y tiene sus propios argumentos, dado el elevado número de funciones disponibles en Excel resulta prácticamente imposible recordarlas todas. Para facilitarnos la tarea Excel dispone de una ayuda o asistente para utilizar las funciones sin necesidad de conocerlas previamente, nos bastaría con saber su nombre. p@gina 91

5.4.1. Cómo invocar al asistente para funciones Hay dos modos de invocar al asistente para funciones de Excel: Desde la barra de menús: menú INSERTAR ->FUNCIÓN Desde la barra de herramientas haciendo clic sobre el icono Mediante el teclado pulsando MAYÚS+F3 Después de la llamada aparecerá la siguiente pantalla: Figura 5.1 Asistente para funciones: Cuadro de diálogo Insertar función 5.4.2. Encontrar la función que queremos usar Una vez que nos aparece la pantalla del asistente para funciones debemos encontrar la función que queremos utilizar. Como Excel dispone de tantas funciones para encontrar las que queremos habrá que ir acotando el número de funciones y para ello debemos elegir a qué categoría pertenece nuestra función en el recuadro Seleccionar una Categoría. Además de las categorías de funciones que hemos comentado al principio del módulo el asistente proporciona dos grupos más que resultan bastante útiles: Usadas recientemente. En este grupo aparecerán las últimas funciones que hayamos utilizado. Todas en este grupo tendremos todas las funciones de Excel ordenadas alfabéticamente, lo cual resulta interesante cuando no estamos seguros de la categoría en la que se encuadra una determinada función. p@gina 92

5 - Funciones (I) 5.4.3. Elegir el nombre de la función Una vez que en el recuadro Seleccionar una función aparece visible la función que vamos a utilizar hay que seleccionarla haciendo clic sobre su nombre. Observar que una vez que seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta.! Si queremos obtener una información detallada sobre la función, sus parámetros y algún ejemplo debemos hacer clic en el enlace Ayuda sobre esta función situada al final del cuadro de diálogo Insertar función. Figura 5.2 Ayuda sobre la función ABS. 5.4.4. Asignar valores a los argumentos Una vez elegida la función pulsaremos el botón ACEPTAR y nos aparecerá un cuadro de diálogo como el de la figura 5.3 en el cual podremos completar los valores para cada uno de los argumentos que la función necesite. p@gina 93

Figura 5-3. Asistente para funciones: Cuadro diálogo Argumentos (Paleta de fórmulas) Este cuadro tendrá tantas cajas de texto como argumentos para rellenar su valor. Conforme vayamos colocando el cursor sobre cada uno de los argumentos de la función iremos obteniendo en el mismo cuadro información concreta sobre ese argumento. Si queremos usar como argumento referencias a celdas o rangos de la hoja podemos escribirlas directamente en la caja de texto habilitada para ese argumento, o podemos seleccionar esa referencia usando el ratón. El procedimiento para seleccionar con el ratón es el siguiente: 1. Hacer clic sobre le botón 2. El cuadro se hace más pequeño y podemos ver toda la hoja de cálculo. 3. Seleccionar el rango de celdas deseadas como argumento. 4. Pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo. Conforme vamos completando los argumentos la función en la parte baja del cuadro de diálogo podremos ver el resultado que va tomando la fórmula. En la barra de fórmulas vemos como va quedando escrita la fórmula.! En funciones que puedan tener más argumentos de los que muestra inicialmente el cuadro de dialogo de argumentos, al colocar el cursor en el último argumento visible inmediatamente aparecerá una nueva caja de texto para rellenar un argumento más. p@gina 94

5 - Funciones (I) 5.4.5. Modificar fórmulas que contienen funciones Podemos modificar una fórmula con funciones escrita en una celda editándola en la barra de fórmulas como cualquier dato de la hoja, pero también podemos utilizar la paleta de fórmulas (es igual que la pantalla de argumentos del asistente para funciones). Para que aparezca la paleta de fórmulas, haga clic en el botón Modificar fórmula en la barra de fórmulas. En la paleta aparecerá la primera función de la fórmula y cada uno de sus argumentos. Si queremos modificar otra función de la misma fórmula, tendremos que hacer clic en la barra de fórmulas sobre la función que queramos modificar. La Paleta de fórmulas irá mostrando el nombre de la función que se esta modificando, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado de la función editada y el resultado de toda la fórmula. La función que se está modificando se verá en negrita en la barra de fórmulas. Figura 5.4 Paleta de fórmulas. 5.5. Algunas funciones básicas 5.5.1. Función SUMA Sin duda una de las funciones más utilizadas en Excel es la función Suma, esta función tiene como resultado es las suma de todos los valores que sean números entre la lista argumentos que haya recibido. p@gina 95

Sintaxis: SUMA(número1;número2;...) Número1; número2;... son entre 1 y 30 números cuya suma desea obtener Permite usar como argumento referencias a rangos y celdas Si un argumento es una referencia, sólo se considerarán los números incluidos en esa referencia. No se tendrán en cuenta celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error en la matriz o en la referencia.. Sin embargo si se toman en cuenta números, valores lógicos y representaciones de números que escriba directamente en la lista de argumentos. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números causarán errores. Ejemplos: SUMA(8; 4) es igual a 12 SUMA( 8 ; 4; VERDADERO) es igual a 13, ya que el valor lógico VERDADERO se traduce como 1. A diferencia del ejemplo anterior, si A1 contiene 8 y B1 contiene VERDADERO, entonces: SUMA(A1; B1; 4) es igual a 12, ya que las referencias a valores no numéricos de las referencias no se traducen. Si las celdas A1:A5 contienen 50; 1; 100; 20 y 10: SUMA(A1:C5) es igual a 181 SUMA(A1:A5; 20) es igual a 201 Autosuma Cuando se trabaja en Excel es muy común el uso de la función suma para sumar los valores de un rango por ello en Excel han preparado en la barra de herramientas estándar una herramienta llamada Autosuma que nos facilita la creación de funciones suma con rangos. Los pasos para utilizar la herramienta autosuma son los siguientes: 1. Colocar el cursor en la celda en que queremos tener la suma. 2. Hacer clic en la herramienta Autosuma. 3. La herramienta nos propone un rango para sumar enmarcado por unos bordes de línea discontinua parpadeante, si es el que nos interesa vamos al paso siguiente, si no lo es seleccionamos el rango que queramos sumas. 4. Aceptamos la función propuesta (pulsando INTRO por ejemplo). p@gina 96

5 - Funciones (I) Figura 5.5 Uso de Autosuma 5.5.2. Función PROMEDIO Otra función sencilla similar a la anterior es la función promedio que devuelve como resultado el promedio (media aritmética) de los argumentos. Sintaxis: PROMEDIO(número1;número2;...) Los argumentos deben ser números o referencias que contengan números. Si un argumento de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, esos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluyen las celdas cuyo valor sea 0 (cero).! Sugerencia: Al calcular el promedio de las celdas, tenga en cuenta la diferencia entre las celdas vacías y las que contienen el valor cero Ejemplos: PROMEDIO(A1:A5) PROMEDIO(A1:A5; 5) 5.5.3. Función MAX Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores. Sintaxis: MAX(número1;número2;...) Loas Argumentos: Número1, número2,... son entre 1 y 30 números de los cuales desea encontrar el valor máximo. p@gina 97

Podemos especificar los argumentos que sean referencias. Si un argumento es referencia, sólo se usan los números de esa matriz o referencia. Las celdas vacías, valores lógicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasan por alto. Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0. Ejemplos: MAX(10;30;4;59) devuelve como resultado 59 Figura 5.8 Según la figura 5.8: MAX(C1:C7) devolverá 10 MAX(B1:B7) devolverá 0 MAX(B1:C7) devolverá 10 5.5.4. Función MIN Es igual similar a la anterior pero devuelve el valor mínimo. Ejemplos: MIN(10;30;4;59) devuelve como resultado 4 Según la figura 5.8: MIN(C1:C7) devolverá 6 MIN(B1:B7) devolverá 0 MIN(B1:C7) devolverá 6 p@gina 98

5 - Funciones (I) 5.6. Mapa conceptual del módulo. FUNCIONES (I). CONCEPTO Y ESTRUCTURA - Definición - Estructura - Parámetros o argumentos CATEGORÍAS - Matemáticas y trigonométricas - Estadísticas - Financieras - De texto - De fecha y hora - Lógicas - De base de datos - De búsqueda y referencia - De información - De ingeniería USAR EL ASISTENTE FUNCIONES BÁSICAS - Suma, Autosuma - Promedio - Valor máximo - Valo mínimo p@gina 99

5.7. Ejercicios 5.7.1. Trabajo con funciones paso a paso 1. Crear un libro nuevo en Excel. 2. Introducir en la celda A1 el valor 100 3. Introducir en la celda A2 el valor 250 4. Introducir en la celda A3 el valor 150 5. Introducir en la celda A4 el valor 300 6. Introducir en la celda B1 el valor 500 7. Introducir en la celda B2 el valor 600 8. Introducir en la celda B3 el valor 700 9. Introducir en la celda B4 el valor 800 Queremos tener en celda A5 la suma de los valores de A1, A2, A3 y A4 utilizando la función SUMA. 10. Poner el cursor en la celda A5 11. En el menú Insertar. Elegir la opción Función... Aparecerá el cuadro de diálogo Pegar función. 12. Seleccionar en el recuadro Categoría de la función la opción Matemáticas y trigonométricas. 13. Seleccionar en el recuadro Nombre de la función SUMA. 14. Miramos en la parte inferior del cuadro de diálogo una breve descripción de la función y los argumentos que necesita. 15. Hacer clic sobre el botón Aceptar. 16. Hacer clic sobre el botón para que el cuadro Pegar función se haga más pequeño y podamos ver la hoja de cálculo. 17. Seleccionar el rango deseado, es decir, situarse en la celda A1 y manteniendo pulsado el botón del ratón arrastrar hasta la celda A4, donde soltaremos el botón del ratón. 18. Pulsar la tecla INTRO. Volveremos automáticamente al cuadro de diálogo Pegar función, y el rango seleccionado aparecerá en el recuadro Número1. 19. Hacer clic sobre le botón Aceptar. Ya tenemos nuestra suma en A5 20. Nos vamos a la celda A6 para calcular en ella la media de los cuatro valoresa1:a4. 21. Hacemos clic sobre el botón de la barra de herramientas. 22. En el cuadro de dialogo pegar función en Categoría de la función seleccionamos el grupo Estadísticas. p@gina 100

5 - Funciones (I) 23. Elegir PROMEDIO en el recuadro Nombre de la función. 24. Hacer clic sobre el botón Aceptar. 25. Realizar los pasos 16-18 para indicar que el primer argumento Número1 es A1:A4. 26. Hacer clic sobre le botón Aceptar. Siguiendo el mismo método: 27. En la celda A7 queremos que muestre el valor máximo del rango A1:A4. Función MAX 28. En la celda A8 queremos que muestre el valor máximo del rango A1:A4. Función MIN Ahora vamos a realizar las mismas operaciones en la columna B pero sin utilizar el cuadro de diálogo Pegar función. 29. Situarse en la celda B5 y escribir =SUMA(B1:B4) 30. Situarse en la celda B6 y escribir =PROMEDIO(B1:B4) Ahora vamos a utilizar un método más rápido para la introducción de referencias a celdas dentro de fórmulas. Este método también se hubiera podido utilizar para las funciones anteriores. 31. Situarse en la celda B7 y escribir =MAX( 32. Seleccionar el rango B1:B4, situándose en la celda B1 y manteniendo pulsado el botón del ratón, arrastrar hasta la celda B4. Observa como se está modificando el argumento de la función. 33. Escribir ) para terminar la función. 34. Pulsar INTRO para introducir la función. 35. Utilizando el método anterior, escribir en la celda B9 =MIN(B1:B4) Utilizar Autosuma para calcular la suma de A1:B4 en la celda D1. 36. Situarse en la celda D1. 37. Hacer clic sobre el botón Autosuma de la barra de herramientas. Aparecerá directamente la fórmula =SUMA(A1:C1). 38. Como el rango que aparece por defecto no es correcto, seleccionar el rango A1:B4,. 39. Pulsar INTRO para introducir la función. Observa el resultado. 40. Guardar el libro de trabajo. 5.7.2. Supuesto práctico La consejería de Economía y Hacienda de la CARM pretende realizar un muestro sobre la cantidad de instancias recogidas en el primer cuatrimestre de 2005 en cuatro de sus Ventanillas Únicas. Se necesita tener un modelo que muestre los resultados de las ventanillas con sus correspondientes totales por mes y por ventanilla similar al siguiente, teniendo en cuenta que las celdas sombreadas son fórmulas con funciones: p@gina 101

Solución: p@gina 102

6 - FUNCIONES (II) Este módulo enseña a escribir algunas fórmulas que incluyen distintas funciones de EXCEL, para realizar operaciones que probablemente nos resulten menos familiares hasta ahora que las típicas operaciones matemáticas. ÍNDICE DEL MÓDULO 6 MÓDULO 6. Funciones (II)... 103 6.1. La función SI... 105 Algunos ejemplos de uso de la función SI... 105 6.2. Generación de números aleatorios... 106 Función ALEATORIO... 106 Función ALEATORIO.ENTRE... 106 6.3. Eliminar cifras decimales... 107 Función REDONDEAR... 107 Función TRUNCAR... 108 6.4. Funciones para contar valores... 108 6.5. Funciones que manejan valores de tipo texto... 109 Convertir texto a mayúsculas o minúsculas... 109 Comprobar si una celda contiene texto... 110 Combinar texto de varias celdas... 110 Combinar texto y números... 111 Combinar texto con fechas u horas... 112 Comparar el contenido de las celdas... 113 6.6. Funciones que manejan fechas... 113 Insertar la fecha y la hora actuales en una celda... 113 Aumentar o disminuir días... 113 Componer una fecha partiendo de los valores de mes, día y año... 114 Componer una fecha partiendo de los valores de mes, día y año... 114 6.7. Funciones de información... 115 6.8. Mapa conceptual del módulo... 116 6.9. Ejercicios... 117 6.9.1. Supuesto práctico 1... 117 6.9.2. Supuesto práctico 2... 119

6 - Funciones (II) Este módulo enseña a escribir algunas fórmulas que incluyen distintas funciones de EXCEL, para realizar operaciones que probablemente nos resulten menos familiares hasta ahora que las típicas operaciones matemáticas. 6.1. La función SÍ Esta función nos va a permitir elegir el resultado entre dos valores dependiendo de que se cumpla una condición o no. Su sintaxis es la siguiente: SI(prueba_lógica; valor_si_verdadero; valor_si_falso) Como podemos ver necesita tres argumentos: El primer argumento (prueba_lógica) es una expresión lógica la cual será evaluada y como toda expresión lógica devolverá VERDADERO o FALSO. El segundo argumento (valor_si_verdadero) será el valor que devuelva como resultado de la función si la condición del primer argumento toma el valor VERDADERO. El tercer argumento (valor_si_falso) será el valor que devuelva como resultado de la función si la condición del primer argumento toma el valor FALSO. Algunos ejemplos de uso de la función SI a) Para comparar los valores de dos celdas: =SI(B2=C2; Son iguales ; Son distintos ) b) Evitar divisiones por cero, para ello comprobaremos si el divisor es cero, si lo es daremos como resultado texto que avise de ello, y si no es cero dejaremos la división como resultado: =SI(B2=0; No puedes dividir por 0 ;A2/B2 ) c) No mostrar valores cero, comparando la fórmula con cero (primer argumento) y si es VERDADERO devolviendo como resultado una celda en blanco (segundo argumento), y si es FALSO el resultado será la fórmula. =SI(A2-A3=0; ;A2-A3) d) Evitar losa mensajes de error del tipo #DIV/0!, #N/A, # NOMBRE?, # NULO!, # NUM!, # REF! y # VALOR! =SI(ESERROR(A2/A3), -,A2/A3) e) Para realizar una operación sólo si una celda toma un valor determinado. En el ejemplo si el valor de la celda C10 es 100 haremos la suma de todos los valores del rango A1:A100, y si no la dejaremos en blanco. =SI(C10=100; SUMA(A1:A100); ) p@gina 105

6.2. Generación de números aleatorios Función ALEATORIO Devuelve como resultado un número aleatorio mayor o igual que 0 y menor que 1. Cada vez que se calcula la hoja de cálculo, se devuelve un número aleatorio nuevo. No necesita ningún argumento Su sintaxis es =ALEATORIO() Ejemplos: Generar un número aleatorio mayor o igual que 0 pero menor que 100 con decimales =ALEATORIO()*100 Función ALEATORIO.ENTRE Esta función devuelve un nuevo número entero aleatorio entre dos límites, cada vez que se calcula la hoja de cálculo. Su sintaxis es: ALEATORIO.ENTRE(inferior;superior) Necesita dos parámetros: El primer parámetro (Inferior) es el menor número entero que la función ALEATO- RIO.ENTRE puede devolver. El segundo parámetro (Superior) es el mayor número entero que la función ALEA- TORIO.ENTRE puede devolver. Ejemplos: Para generar números al azar entre 25 y 150 utilizaríamos la función =ALEATORIO.ENTRE(25;150)! SI Excel no reconoce la función ALEATORIO.ENTRE es porque necesita activar el complemento herramientas para el análisis. Para activar los complementos de Excel podemos utilizar la opción complementos del menú herramientas, que nos mostrará el cuadro de diálogo de la Figura 6.1 p@gina 106

6 - Funciones (II) Figura 6.1 6.3. Eliminar cifras decimales Como ya habíamos visto anteriormente utilizando el formato de número podemos fijar el número de decimales que queremos mostrar en la celda pero internamente queda almacenado el número con todos sus decimales y se utilizará en los cálculos que intervenga con todos sus decimales. Si lo que queremos hacer es eliminar los decimales tanto del valor mostrado como del valor real EXCEL nos suministra dos funciones para ello: Función REDONDEAR Esta función devolverá como resultado un número redondeado al número de decimales que se le indique o sea el número con la cantidad de decimales especificada más cercano. Así pues cuando se redondea si el primer decimal que se desprecia es mayor o igual que 5 el último decimal que quedará se incrementará en 1. La sintaxis Argumentos: =REDONDEAR(número; núm_de_decimales) El primer argumento (Número) es el número que desea redondear. El segundo argumento (Núm_de_decimales) especifica el número de dígitos al que desea redondear el argumento número. p@gina 107

Comportamiento de la función: Si el argumento núm_de_decimales es mayor que 0 (cero), número se redondeará al número de lugares decimales especificado. Si el argumento núm_de_decimales es 0, número se redondeará al entero más próximo. Si el argumento núm_de_decimales es menor que 0, número se redondeará hacia la izquierda del separador decimal y sustituyendo por tantas posiciones como indique el valor absoluto de núm_de_decimales Ejemplos REDONDEAR(2,15; 1) es igual a 2,2 REDONDEAR(2,149; 1) es igual a 2,1 REDONDEAR(56,149; -1) es igual a 60 Función TRUNCAR La función truncar es similar a REDONDEAR pero simplemente desprecia los decimales no deseados. Se quedará con el número de decimales especificado por el segundo argumento y despreciará el resto. Su sintaxis es =TRUNCAR(número; núm_de_decimales) Número es el número que desea truncar. Núm_de_decimales es un número que especifica la precisión al truncar. El valor predeterminado del argumento núm_de_decimales es 0 y pude omitirse. Ejemplos TRUNCAR(6,6666;2) es igual a 6,66 TRUNCAR(-7,944;1) es igual a -7,9 TRUNCAR(PI()) es igual a 3 6.4. Funciones para contar valores Existen una serie de funciones para contar valores que son de un determinado tipo o que cumplen una serie de condiciones. Esta funciones tienen como mínimo un argumento que es un rango o una lista de valores para contar. p@gina 108

6 - Funciones (II) CONTAR (referencia1;referencia2;...) Cuenta los números que hay entre los argumentos. Si se usa un rango como argumento entrarán en la cuenta todas las celdas de ese rango. CONTARA (valor1;valor2;...) Cuenta valores y por valores entiende las que no están en blanco. Como en la función anterior se pude usar un rango en los argumentos. CONTAR.BLANCO (rango) Cuenta las celdas vacías dentro del rango. CONTAR.SI(rango;criterio) Cuenta las celdas de dentro del rango que cumplen determinado criterio Ejemplos: Figura 6.2 Según la hoja de la figura 6.2: =CONTAR(A3:E4) da como resultado 3 =CONTARA(A3:E4) da como resultado 5 =CONTAR.BLANCO(A3:E4) da como resultado 5 =CONTAR.SI(A3:E4; >6 ) da como resultado 2 6.5. Funciones que manejan valores de tipo texto Mediante las funciones de texto podemos manipular cadenas de texto en fórmulas. A continuación vamaos a citar algunas casos en los que necesitaremos usar funciones de texto y veremos como utilizarlas. Convertir texto a mayúsculas o minúsculas Utilizaremos las funciones MAYUSC, MINUSC y NOMPROPIO. Las tres tienen un único argumento de tipo texto que es el que se convertirá a mayúsculas o minúsculas según la función usada. p@gina 109

Ejemplos: Suponiendo que tenemos los siguientes datos en una hoja: Figura 6.3 =MAYUSC(B1) Cambia el texto a todo mayúsculas. Su resultado PEDRO PEREDA =MINUSC(B1) Cambia el texto a todo minúsculas. Su resultado pedro pereda =NOMPROPIO(B1) Cambia el texto a tipo título. Su resultado Pedro Pereda Comprobar si una celda contiene texto Para este cometido utilizaremos la función ESTEXTO(valor) que devuelve como resultado VERDADERO si valor es un dato de tipo texto y FALSO si no lo es Figura 6.4 =ESTEXTO(B1) Comprueba si la celda A1 tiene texto. Su resultado es VERDADERO. =ESTEXTO(B2) Comprueba si la celda A2 tiene texto, su resultado es FALSO. Combinar texto de varias celdas Para resolver problemas de este estilo utilizaremos el operador & o la función CONCATENAR(texto1; texto2;...) Ejemplos: Figura 6.5 p@gina 110

6 - Funciones (II) =A2&B2 Une los nombres anteriores. Resultado pedropereda =A2& &B2 Une los nombres anteriores, separados por un espacio. Resultado pedro pereda =B3&, &A3 Combina los nombres anteriores, separados por una coma. Resultado pedro,pereda =CONCATENAR(A2; ;B2) Combina los nombres anteriores, separados por un espacio. Resultado pedro pereda Combinar texto y números Para poder combinar texto con números en el resultado de una fórmula Excel tiene que convertir previamente los números a tipo texto, para hacer esto Excel utiliza el valor efectivo sin formato. Si necesitamos algún formato de número la función TEXTO nos permitirá convertir un valor numérico en texto con un formato de número (o fecha) específico. Sintaxis: TEXTO(valor; formato) Valor es un valor numérico, o una fórmula con resultado numérico o una referencia a una celda que contenga un valor numérico. Formato es un formato de número, en forma de texto, indicado en el cuadro Categoría en la ficha Número del cuadro de diálogo Formato de celdas. El argumento formato no puede contener un asterisco (*) y no puede ser el formato de número General. Ejemplos: =TEXTO(3,943; 0,00 ) es igual a 3,94 =TEXTO( 15/11/2001, dd mmmm, aaaa ) es igual a 15 noviembre, 2001 Figura 6.6 p@gina 111

Según la hoja de la figura 6.6. =A2& ha conseguido el &TEXTO(B2/ B6; 0% )& del total de puntos. T i e- ne como resultado: Pedro ha conseguido el 33% del total de puntos. =CONCATENAR(A3, ha conseguido ;B3; puntos. ) da el resultado: uan ha conseguido 25 puntos. Observamos que al usar la función TEXTO en la fórmula podemos aplicar formato al número a la vez que se concatena. Combinar texto con fechas u horas La función TEXTO también nos permite combinar texto con valores tipo fecha u hora en el formato que indiquemos. Para comprender vamos a ver unos ejemplos. Suponemos que la celda B1 tiene el valor 12/10/2005 = Fecha inicio actividad: &TEXTO(B1, dd-mmm-aaaa ) dará como resultado 12- oct-2005! Para copiar el código de formato de número utilizado en una celda y usarlo como argumento de la función TEXTO ir al menú Formato elegir Celdas hacer clic en la ficha Número. En el cuadro Categoría, hacer clic en Personalizada y copiar el contenido del cuadro Tipo para el formato deseado. Ver figura: Figura 6.7 p@gina 112

6 - Funciones (II) Comparar el contenido de las celdas Para comparar si el contenido de dos celdas con valores texto es el mismo podemos utilizar la función IGUAL que compara dos cadenas de texto y devuelve VERDADERO si son exactamente iguales y FALSO si no lo son. IGUAL distingue mayúsculas y minúsculas. Su sintaxis es: IGUAL(texto1;texto2) Texto1 es la primera cadena de texto, entre comillas (o una referencia a celda con valor texto). Texto2 es la segunda cadena de texto, entre comillas(o una referencia a celda con valor texto). Ejemplos: IGUAL( maravilloso ; maravilloso ) da como resultado VERDADERO IGUAL( Maravilloso ; maravilloso ) da como resultado FALSO IGUAL( m aravilloso ; maravilloso ) da como resultado FALSO 6.6. Funciones que manejan fechas Insertar la fecha y la hora actuales en una celda Las funciones AHORA() y HOY() nos proporcionan la hora y fecha actuales. La fecha y la hora las toma del reloj del equipo por lo que no necesitan parámetros. Sólo cambian cuando se calcula la hoja de cálculo (no cada vez que cambia el reloj del sistema). Ejemplos: =HOY() Si en A2 ponemos el valor 31/12/2010 la fórmula =A2-HOY() tendrá como resultado el número de días desde la fecha actual hasta el fin del año 2010 y como al abrir un libro de trabajo se recalculan las fórmulas cada día que abramos el libro nos mostrará un valor distinto. Aumentar o disminuir días Recordemos que Microsoft Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que puedan utilizarse en los cálculos. De forma predeterminada, el 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y el 1 de enero de 2008 es el número de serie 39448 porque viene 39.448 días después del 1 de enero de 1900. Teniendo esto en cuenta cuando queramos aumentar una fecha en N días sumaremos N a esa fecha. p@gina 113

Componer una fecha partiendo de los valores de mes, día y año La función FECHA partiendo de tres parámetros de tipo número nos devuelve como resultado un valor de tipo fecha (internamente un número) Sintaxis: FECHA(año, mes, día) Año Especifica el año de la fecha. Si el año está entre 0 (cero) y 1899 (inclusive), Excel agrega ese valor a 1900 para calcular el año. Por ejemplo, FECHA(100,1,2) devuelve la fecha 2 de enero del 2000 (1900+100). Si el año está entre 1900 y 9999 (inclusive), Excel utiliza ese valor como año. Por ejemplo, FECHA(2000,1,2) devuelve la fecha 2 de enero del 2000. Si el año es inferior a 0 o superior a 10000, Excel devuelve el valor de error # NUM Mes es un número que representa el mes del año. Si el mes es superior a 12, el mes agrega ese número de meses al primer mes del año especificado. Por ejemplo, FECHA(1998,14,2) devuelve el número de serie que representa la fecha 2 de febrero de 1999. Día es un número que representa el día del mes. Si el día es superior al número de días del mes especificado, día agrega ese número de días al primer día del mes. Por ejemplo, FE- CHA(1998,1,35) devuelve el número de serie que representa la fecha 4 de febrero de 1998. Componer una fecha partiendo de los valores de mes, día y año Para hacer operación contraria a la anterior disponemos de tres funciones que reciben como argumento un valor tipo fecha y nos dan como resultado la parte que pidamos según la función utilizada: DIA(valor_fecha) MES(valor_fecha) AÑO(valor_fecha) Ejemplos: Si en A2 tenemos el valor 10/03/2000 =DIA(A2) da como resultado 10 =MES(A2) da como resultado 3 =AÑO(A2) da como resultado 2000 =FECHA(AÑO(A2),MES(A2)+5,DIA(A2)) Agrega 5 meses al valor de A2 su resultado será 10/08/2000 =FECHA(AÑO(A2)+2,MES(A2)+2,DIA(A2)+2) Agrega 2 años, 2 meses y 2 días al valor que hay en A2 su resultado será 12/05/2002 p@gina 114

6 - Funciones (II) 6.7. Funciones de información Solo citar que existen una serie de funciones que nos permiten saber si un valor o el contenido de una celda es de un determinado tipo. Todas tienen un único argumento valor ( si es una referencia a una celda trabajara con el valor que haya en la celda ) Algunas de estas funciones son: ESBLANCO(valor) Devuelve el valor VERDADERO si el valor está en blanco. ESLOGICO(valor) Devuelve VERDADERO si el valor es un valor lógico. ESNOTEXTO(valor) Devuelve el valor VERDADERO si el valor es no texto. ESNUMERO(valor) Devuelve VERDADERO si el valor es un número. ES.PAR(valor) Devuelve el valor VERDADERO si el valor es par. ES.IMPAR(valor) Devuelve el valor VERDADERO si el número es impar. ESTEXTO(valor) Devuelve el valor VERDADERO si el valor es texto. p@gina 115

6.8. Mapa conceptual del módulo. FUNCIONES (II) OTRAS FUNCIONES - Función SÍ - Función para generar números aleatorios - Funciones de redondeo y truncado - Funciones que manejan valores de tipo texto - Funciones que manejan fechas y horas - Funciones de información p@gina 116

6 - Funciones (II) 6.9. Ejercicios 6.9.1. Supuesto práctico 1 La Empresa ACME S.A. va a realizar la selección de un Auxiliar Administrativos para ello llevará a cabo tres pruebas y para ser considerado apto necesitará superar la nota para aprobado en las tres pruebas. Debemos preparar una hoja de calculo que simule la evaluación de resultados de estas pruebas similar a la siguiente: p@gina 117

1. Las notas son valores aleatorios. 2. La columna resultado será la media de las tres pruebas si las 3 notas del aspirante son superiores al valor necesario para aprobar (B2) 3. La fila 30 calcula media de todas las notas de cada examen 4. La fila 31 calcula máxima de cada examen 5. La fila 32 calcula mínima de cada examen 6. La fila 34 calcula número de notas superiores a 5 de cada examen 7. La fila 35 calcula número de notas inferiores a 5 de cada examen 8. La fila 34 calcula número de no presentados de cada examen Solución al supuesto 1: p@gina 118

6 - Funciones (II) 6.9.2. Supuesto práctico 2 Confeccionar una hoja de cálculo para hacer un listado de personal de la empresa ACME S.A. similar a la siguiente: 1. En la celda B2 aparecerá la fecha del día actual que se recalculará cada vez que abramos el libro de trabajo. 2. Los valores de Nombre, Fecha de nacimiento y Fecha Ingreso son valores fijos, el resto de columnas están calculados con fórmulas. 3. Las celdas de A1:G1 están combinadas en una única celda que contiene varias líneas de texto con distinto formato de texto en cada una. 4. Mejorar el formato que aparece en la figura a gusto del alumno. p@gina 119

Solución al supuesto 2: Hemos supuesto 365 por año al calcular la edad y los días por no complicar en exceso las fórmulas. p@gina 120

7 - FUNCIONES (III) En este módulo veremos cómo trabajar con varias hojas simultáneamente y cómo utilizar fórmulas y funciones en las que intervienen, como argumentos, valores de distintas hojas de cálculo. También se explicará cómo proteger las fórmulas en una hoja para que no sean modificadas por error o para que no se puedan mostrar. ÍNDICE DEL MÓDULO 7 MÓDULO 7. Funciones (III)... 121 7.1. Formulación avanzada... 123 7.1.1. Usar valores de otras hojas en una fórmula... 123 7.1.2. Usar valores de otros libros... 124 7.1.3. Referencias 3D... 124 Comportamiento de las referencias 3D cuando se mueven, copian, insertan o eliminan hojas de cálculo... 125 Cómo escribir una referencia 3D utilizando el ratón... 125 7.2. Trabajar con varias hojas en un mismo libro... 126 7.2.1. Selección de hojas... 126 7.2.2. Introducción de datos en hojas agrupadas... 127 7.2.3. Desagrupar hojas... 127 7.3. Protección de Celdas y fórmulas... 127 7.4. Proteger libro... 129 7.5. Mapa conceptual del módulo... 130 7.6. Ejercicios... 131 7.6.1. Trabajo con múltiples hojas y referencias entre ellas... 131 7.6.2. Supuesto práctico sobre múltiples Hojas y referencias entre ellas... 133

7 - Funciones (III) En este módulo veremos cómo trabajar con varias hojas simultáneamente y cómo utilizar fórmulas y funciones en las que intervienen como argumentos valores de distintas hojas de cálculo. También se explicará cómo proteger las fórmulas en una hoja para que no sean modificadas por error o para que no se puedan mostrar. 7.1. Formulación avanzada El nivel de las fórmulas que podremos introducir en nuestras hojas de cálculo va a depender directamente del nivel de conocimientos, sobre todo matemáticos, que tengamos y de la complejidad del modelo que pretendamos reflejar en nuestras hojas de cálculo. Para seguir avanzando con la formulación en Excel 2003 con independencia de nivel matemático de cada alumno (que no es el objeto de este curso) nos centraremos en como usar los valores que tenemos ya en nuestros libros en las fórmulas que vamos a crear. Ya hemos visto como utilizar referencias a valores de la misma hoja, ahora vamos a ver como usar valores de otras hojas e incluso otros libros en nuestras fórmulas. 7.1.1. Usar valores de otras hojas en una fórmula Excel 2003 nos permite utilizar referencias a celdas de otra hoja. Las referencias a otra hoja tienen el siguiente formato: Nombre_de_la_hoja!Referencia_celda_o_rango Consta pues de tres partes: Nombre_de_la_hoja Es la etiqueta de la hoja en la que está el valor Signo de cerrar admiración! como separador entre el nombre de la hoja y de la referencia. Referencia_celda_o_rango La referencia de celda o rango que queremos utilizar Para utilizar una referencia a celdas de otra hoja podemos hacerlo escribiendo directamente la referencia o también podremos hacerlo utilizando el ratón. Utilizando el ratón debemos hacer lo siguiente: 1. Posicionar el cursor en la posición de la fórmula donde queramos poner la referencia. Seleccionar de hoja donde a la que nos queremos referir. 2. Seleccionar la celda o rango en esa hoja. 3. Continuar la edición de la fórmula o aceptar si hemos acabado Ejemplos: =Hoja2!A1* B7+10 Multiplica el valor de la celda A1 de la Hoja2 por el valor de la celda B7 de la hoja en la cual está la fórmula. p@gina 123

=SUMA(DatosGenerales!A1:B7; B6:C12) Suma los valores del rango A1:B7 en la hoja DatosGenerales y los del rango B6:C12 de la hoja donde se escribe la fórmula. 7.1.2. Usar valores de otros libros También podemos utilizar referencias a celdas de otra libro. Las referencias a otro libro tienen el siguiente formato: [Tablas_multiplicar.xls]Nombre_de_la_hoja!Referencia_celda_o_rango Consta pues de tres partes: [Tablas_multiplicar.xls] Es el nombre del libro entre corchetes. Si el libro está cerrado la referencia incluirá también la ruta de la carpeta (PATH) donde está guardado el libro. Nombre_de_la_hoja Es la etiqueta de la hoja en la que está el valor Signo de cerrar admiración! como separador entre el nombre de la hoja y de la referencia. Referencia_celda_o_rango La referencia de celda o rango que queremos utilizar Ejemplos: Libro abierto: =[Tablas_multiplicar.xls]Hoja1!$D$9 * B15 +23 Libro cerrado = C:\excel\[Tablas_multiplicar.xls]Hoja1!$D$9 + D9 7.1.3. Referencias 3D Si deseamos utilizar los datos de la misma celda o del mismo rango de celdas en varias hojas de cálculo dentro de un libro, podemos utilizar una referencia 3D. Una referencia 3D consta de dos partes: la referencia de celda o de rango, precedida de un rango de nombres de hoja de cálculo. Sintaxis: HojaInicial:HojaFinal!referencia_celda_o_rango Excel utilizará las hojas de cálculo almacenadas entre los nombres inicial y final de la referencia. p@gina 124

7 - Funciones (III) Ejemplo: =SUMA(Hoja3:Hoja10!C6) suma todos los valores contenidos en la celda C5 de todas las hojas de cálculo comprendidas entre la Hoja 3 y la Hoja 10, ambas incluidas. Las referencias 3D a las celdas de otras hojas se pueden utilizar en fórmulas medique contengan las siguientes funciones: SUMA, PROMEDIO, PROMEDIOA, CONTAR, CONTARA, MAX, MAXA, MIN, MINA, PRO- DUCTO, DESVEST, DESVESTA, DESVESTP, DESVESTPA, VAR, VARA, VARP y VARPA. Hay que dejar claro que una referencia 3D incluye todas las hojas que haya entre las dos hojas que nombramos en la referencia (HojaInicial y HojaFinal), así que cualquier movimiento de hojas dentro del libro podrá afectar a las fórmulas que incluyan referencias 3D. Comportamiento de las referencias 3D cuando se mueven, copian, insertan o eliminan hojas de cálculo En los ejemplos siguientes vemos lo que ocurre cuando se mueven, copian, insertan o eliminan hojas de cálculo que están incluidas en una referencia 3D. Se utiliza la fórmula =SUMA(Hoja2:Hoja6!A2:A5) para sumar las celdas A2 a A5 desde la hoja 2 hasta la hoja 6. Insertar o copiar hojas: Si insertamos o se copiamos hojas entre la Hoja2 y la Hoja6 del libro (HojaInicial y HojaFinal en el ejemplo), Microsoft Excel incluirá en los cálculos todos los valores en las celdas de la A2 a la A5 de las hojas que se hayan agregado. Eliminar hojas: Si eliminamos hojas de las que hay entre la Hoja2 y la Hoja6, Excel eliminará los valores de esas hojas del cálculo. Mover hojas: Si movemos hojas situadas entre la Hoja2 y la Hoja6 a una posición situada fuera del rango de hojas al que se hace referencia, Excel eliminará del cálculo sus valores. Si se mueve la Hoja2 (HojaInicial) o la Hoja6 (HojaFinal) a otra ubicación en el mismo libro, Excel ajustará el cálculo para que incluya el nuevo rango de hojas que exista entre ellas. Cómo escribir una referencia 3D utilizando el ratón Además de escribir la referencia 3D utilizando el teclado EXCEL nos permite utilizar el ratón para utilizar referencias 3D en nuestras fórmulas. El procedimiento es el siguiente: p@gina 125

Situar el cursor en la posición de la fórmula donde queremos utilizar la referencia 3D. Si fuese al principio de la fórmula no debemos olvidar comenzar con el signo igual como toda fórmula. 1. Hacer clic sobre etiqueta HojaInicial 2. Mantener pulsada Mayúsculas y hacer clic sobre la HojaFinal 3. Seleccionar la celda o el rango de celdas al que va a hacerse referencia. 4. Completar la fórmula y validar la misma. 7.2. Trabajar con varias hojas en un mismo libro Al introducir o cambiar datos, los cambios afectan a todas las hojas seleccionadas. Estos cambios pueden sustituir los datos en la hoja activa y otras hojas seleccionadas. 7.2.1. Selección de hojas Para seleccionar hojas hay que hacer uso de la barra donde aparecen las etiquetas de las hojas y de los botones de desplazamiento que hay en la misma. Figura 7.1 Etiquetas de hojas y botones de desplazamiento. Una sola hoja: Hacer clic en la etiqueta de la hoja. Dos o más hojas adyacentes. Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación, mantener presionada la tecla MAYÚS y hacer clic en la etiqueta de la última hoja. Dos o más hojas NO adyacentes. Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación, mantener presionada la tecla CTRL y hacer clic en las etiquetas de las demás hojas. Todas las hojas de un libro. Hacer clic con el botón derecho del ratón en la etiqueta de alguna hoja y, a continuación, eligir Seleccionar todas las hojas en el menú contextual.! Si no vemos la etiqueta de la hoja buscada, hacer clic en los botones de desplazar etiquetas para verla y, a continuación, haga clic en la etiqueta. Las hojas seleccionadas tendrán su etiqueta de color blanco. En la Figura 7.2 podemos ver que las hojas Hoja1, Hoja3, Hoja4, Hoja6 están seleccionadas. p@gina 126

7 - Funciones (III) Figura 7.2. Varias hojas seleccionadas 7.2.2. Introducción de datos en hojas agrupadas Cuando tenemos más de una hoja seleccionada diremos que esas hojas están agrupadas. Todas las operaciones de introducción de datos, fórmulas, formato... que llevemos a cabo en la hoja activa se harán también en el resto de hojas agrupadas.! Cuando tengamos hojas agrupadas hay algunas operaciones que no se pueden realizar como por ejemplo crear gráficos o insertar imágenes. 7.2.3. Desagrupar hojas Para cancelar una selección de varias hojas en un libro, hacer clic en cualquier hoja no seleccionada. Si no está visible ninguna hoja no seleccionada, hacer clic con el botón derecho del ratón en la etiqueta de una hoja seleccionada. A continuación, hacer clic en Desagrupar hojas en el menú contextual. 7.3. Protección de Celdas y fórmulas Una vez que ya somos capaces de introducir formulas de todo tipo en Excel, nos puede resultar interesante conocer algún mecanismo para evitar que se modifiquen celdas que contienen fórmulas o incluso la posibilidad de que ni se vea la fórmula en la barra de fórmulas. EXCEL nos permite tanto bloquear como ocultar celdas una celda podrá estar: BLOQUEADA: Evita que la celda sean modificada, desplazada, cambiada de tamaño o eliminada. OCULTA: Oculta la fórmula que haya en la celda de manera que no aparezca en la barra de fórmulas al seleccionar la celda. p@gina 127

Para poner una celda en uno de los estados anteriores es preciso realizar dos tareas: 1. Seleccionar las celdas de que se trate, aplicar Formato Celdas y en la ficha Proteger especificar cuales son las celdas en las que: i. Se permitirán cambios. (Desmarcar la opción Bloqueada) ii. Se ocultará su fórmula. (Marcar la opción Oculta) Figura 7.3. Formato celdas: Ficha Proteger 2. Proteger la Hoja. Para ello utilizar el Menú Herramientas elegir Proteger y después elegir Proteger Hoja nos mostrará el siguiente cuadro de diálogo que opcionalmente nos permitirá poner una contraseña para que sólo pueda desproteger la hoja quien conozca esta contraseña y dar permisos o no a usuarios para realizar determinadas acciones sobre la hoja protegida. p@gina 128 Figura 7.4 Herramientas Proteger Hoja

7 - Funciones (III) Bloquear y Ocultar no será efectivo a menos que se proteja la hoja. Para poder hacer modificaciones sobre las celdas bloqueadas habrá que desproteger la hoja: Menú Herramientas elegir Proteger y después elegir Desproteger Hoja. (Si habíamos puesto una contraseña nos la pedirá antes de desproteger la hoja)! Por defecto todas las celdas están marcadas como Bloqueadas y por ello una vez que se bloquea la hoja las únicas celdas modificables son aquellas a las que previamente se les desactivó la opción Bloqueada. 7.4. Proteger libro EXCEL también nos permite proteger la estructura y las ventanas de un libro. Al proteger la estructura del libro vamos a evitar que las hojas se puedan eliminar, mover, ocultar, volver a mostrar ni cambiar de nombre, y que tampoco se puedan insertar hojas nuevas. Proteger las ventanas evita que las ventanas se muevan o se cambien de tamaño. Esto se consigue con el Menú Herramientas elegir Proteger y después elegir Proteger Libro (cuando el libro activo está protegido, el nombre del comando cambia a Desproteger libro). En el cuadro de diálogo Proteger Libro podremos elegir las opciones de Proteger Estructura y Ventanas según deseemos. Figura 7.5 Cuadro diálogo Proteger Libro p@gina 129

7.5. Mapa conceptual del módulo. FUNCIONES (III) FORMULACIÓN AVANZADA - Usar valores de otras hojas - Usar valores de otros libros - Referencias 3D TRABAAR CON VARIAS HOAS DE UN MISMO LIBRO - Seleccionar hojas - Introducir datos en hojas agrupadas - Desagrupar hojas PROTEGER - Celdas - Fórmulas - Hojas - Libro p@gina 130

7 - Funciones (III) 7.6. Ejercicios 7.6.1. Trabajo con múltiples hojas y referencias entre ellas Un concesionario de venta de coches dispone de 4 tiendas y pretende realizar un estudio de las ventas de varios de sus modelos durante el año 2004. Para ello piensa utilizar un libro de Excel con las siguientes características: Debe tener una hoja de cálculo para cada tienda, con el nombre de la misma (Tienda1, Tienda2, Tienda3 y Tienda4). Debe crear una última Hoja con los datos Totales de todas las tiendas. Las 5 hojas deben tener un formato común similar al siguiente: Realizar los siguientes apartados: Parte 1: Datos, formulas y formato Para nuestro ejercicio los datos de ventas por modelo y mes de las 4 tiendas deben ser una formula que genere números aleatorios y que la escribiremos en una única celda, y al aceptarla su valor quedará escrito en todo el rango C7:F18 de las 4 hojas de tienda. Trabajaremos con todas las hojas de forma simultánea de manera que con diseñar la primera tengamos las 5 iguales. La hoja de Totales tendrá como datos una fórmula que realizará la suma de esa misma celda en las 4 hojas anteriores. Para ello usaremos referencias 3D. p@gina 131

En la hoja de totales tendremos una celda con una fórmula para calcular el total de unidades vendidas independiente del modelo que sea. Será un formula con referencias a un rango 3D. Parte 2: Gráficos (completar cuando se vea el tema de gráficos) Realizar en cada hoja un gráfico de barras para comparar las ventas los distintos modelos mes a mes. Realizar en cada hoja un gráfico de tarta para comparar el porcentaje total de ventas de cada modelo en todo el año. Parte 3: Impresión (completar cuando se vea el tema de impresión) Definir un pie de página en cada hoja que nos ponga, nombre del libro, nombre de la hoja. Definir un encabezado con el nombre del autor y la fecha de impresión. Preparar la página para que imprima con orientación apaisada y que quepa tanto datos como gráficos en una única hoja. Imprimir. p@gina 132

7 - Funciones (III) 7.6.2. Supuesto práctico sobre múltiples Hojas y referencias entre ellas Se pretende crear un libro para registrar las temperaturas máximas del año 2004 agrupadas por meses y realizar el análisis de las mismas. Para ello se propone: 1.- Crear un libro nuevo y guardar con el nombre Temperaturas2004. 2.- Insertar hojas en el libro hasta 12 hojas y cambiarles el nombre de manera que tengamos una hoja para cada mes del año cuyo nombre sea el del mes Enero, Febrero,, Diciembre. 3.- Diseñar de una sola vez las 12 hojas (agruparemos las 12 hojas para trabajar simultáneamente en todas) para que tengan: a.- Una tabla con la fecha y la temperatura máxima para cada uno de los días del mes: b.- Un análisis de las temperaturas del mes 4.- Insertar otra Hoja más y llamarla ResumenAnual 5.- Colocadla la primera del libro. 6.- Calcular en esta hoja las temperatura MEDIA, MÁXIMA y MINIMA anual usando formulas y funciones con referencias 3D 7.- Aplicar formatos para dar mayor vistosidad a nuestro libro. 8.- Guardar el libro. p@gina 133

8 - IMPRESIÓN Y GRÁFICOS En este módulo se estudiarán las diversas opciones que existen a la hora de imprimir, así como la forma de elegir la parte del libro de trabajo que queramos obtener en papel. También se verá la forma de convertir los datos de una hoja de cálculo en un gráfico para que nos muestre la información de forma visual. ÍNDICE DEL MÓDULO 8 MÓDULO 8. Impresión y Gráficos... 135 8.1. Impresión... 137 8.1.1. Vista preliminar... 137 8.1.2. Configurar página... 140 Página... 141 Márgenes... 141 Encabezado y pie de página... 142 Hoja... 144 8.1.3. Imprimir... 145 8.2. Gráficos... 146 8.2.1. Crear un gráfico... 146 Concepto de gráfico... 146 8.2.2. Asistente para gráficos... 147 Paso 1: Tipo de Gráfico... 147 Paso 2: Datos de origen... 148 Paso 3: Opciones de gráfico... 150 Paso 4: Ubicación del Gráfico... 153 8.2.3. Modificar un gráfico ya existente... 154 8.2.4. Elementos más esenciales de un gráfico. Formatos... 155 8.3. Mapa conceptual del módulo... 156 8.4. Ejercicios... 157 8.4.1. Elaborar de una hoja y varios tipos de gráficos... 157 8.4.2. Supuesto práctico sobre Incremento poblacional año 2.004... 158

8 - Impresión y Gráficos. En este módulo se estudiarán las diversas opciones que existen a la hora de imprimir, así como la forma de elegir la parte del libro de trabajo que queramos obtener en papel. También se verá la forma de convertir los datos de una hoja de cálculo en un gráfico para que nos muestre la información de forma visual. 8.1. Impresión Una de las posibilidades más interesantes de Microsoft Excel 2003 es la impresión de tablas y gráficos. Vamos a estudiar las diferentes técnicas relacionadas con la impresión de datos, como puede ser la configuración de las páginas a imprimir, la vista preliminar para ver el documento antes de mandarlo a la impresora y por supuesto la operación misma de imprimir los datos. Microsoft Excel 2003 nos proporciona tres maneras de ver y ajustar el aspecto de la hoja de cálculo ante de ser impresa: Vista normal. Es la vista predeterminada, la que utilizamos para ver y trabajar en pantalla. Vista preliminar. Muestra la página impresa y permite ajustar fácilmente las columnas y los márgenes de nuestra hoja. Vista previa de salto de página. Muestra los datos que van a aparecer en cada página y permite ajustar rápidamente el área de impresión y los saltos de página.! Podemos cambiar la vista para ver los efectos de los cambios realizados en la hoja antes de imprimirla. 8.1.1. Vista preliminar La vista preliminar es una opción del Menú Archivo que nos permite visualizar nuestra hoja antes de mandarla a la impresora. No siempre se imprime tal como aparece en pantalla durante la elaboración de la hoja de cálculo. Una vez seleccionada nos aparecerá la siguiente pantalla: Figura 8.1 Vista preliminar. p@gina 137

! Existen dos formas de elegir la vista preliminar: Desde el menú Archivo, elegimos la opción Vista preliminar o bien, hacer clic sobre el botón Vista preliminar de la barra de herramientas. Si lo que vamos a imprimir consta de varias páginas, podemos movernos para ver también el aspecto de las demás páginas pulsando los botones Siguiente y Anterior.! Si nuestra hoja sólo tiene una página los botones Siguiente y Anterior estarán desactivados. Al situarnos sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratón se convierte en una lupa, de tal forma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la página. Si nos situamos sobre cualquier parte de la página y hacemos clic, se ampliará la parte de la página donde nos encontramos situados. Y si volvemos a hacer clic se volverá a visualizar la página entera. Esta operación se puede realizar también haciendo clic sobre el botón Zoom. Si la hoja de cálculo necesita alguna modificación de aspecto en cuanto a orientación del papel (horizontal/vertical), márgenes o encabezado y pie de página, pulsaremos el botón Configurar... El botón Márgenes muestra u oculta los controladores de margen que podemos arrastrar para ajustar los márgenes de página, de encabezados y pies de página, así como el ancho de las columnas. Figura 8.2 Controladores de tamaño. p@gina 138 Figura 8.3 Vista preliminar con márgenes.

8 - Impresión y Gráficos. Con el botón Saltos de página cambiamos a la vista previa de salto de página en la que podemos ajustar los saltos de página de la hoja de cálculo activa, así como cambiar el tamaño del área de impresión. Figura 8.4 Vista preliminar. Saltos de página. Microsoft Excel 2003 inserta automáticamente los saltos de página basándose en el tamaño del papel, la configuración de los márgenes y las opciones de Ajustar página de la ficha Página en Configurar página, que vamos a ver en el siguiente apartado. Pueden controlarse los saltos de página, insertándolos manualmente a través del menú Archivo, Insertar salto de página. Excel ajustará de forma automática todos los demás saltos de página del documento. Los saltos de página pueden ser de página horizontal o de página vertical.! Los saltos de página establecidos por el usuario son líneas azules sólidas y los saltos de página que establece automáticamente Microsoft Excel 2003 son las líneas discontinuas. p@gina 139

Figura 8.5 Inserción de varios saltos de página. Si la hoja de cálculo ya se encuentra preparada para la impresión, haremos clic sobre el botón Imprimir, para que aparezca el cuadro diálogo de impresión. En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botón Cerrar para cerrar la Vista preliminar.! Cuando volvemos a nuestra hoja de cálculo en vista normal después de haberla editado con Vista preliminar, aparecen unas líneas discontinuas que nos indican donde hará Microsoft Excel 2003 los saltos de página. Estas líneas no se imprimen. 8.1.2. Configurar página Antes de imprimir una hoja de cálculo, Microsoft Excel 2003 nos permite modificar factores que afectan a la presentación de las páginas impresas. La configuración de cómo se imprimirán las páginas se realiza desde el menú Archivo, opción Configurar página (o bien, como ya vimos antes, a partir de la vista preliminar) en donde se nos muestra un cuadro diálogo como el de la figura 8.6. En este cuadro encontramos cuatro fichas: Página, Márgenes, Encabezado y pie de página y por último Hoja. Desde cada una de ellas es posible acceder a la vista preliminar, y poder ir observando los cambios que vamos realizando, también podemos imprimir directamente la hoja si consideramos que los cambios son los oportunos o bien ir a opciones específicas de la impresora seleccionada para imprimir. p@gina 140

8 - Impresión y Gráficos. Figura 8.6 Configurar página. Ficha Página. Vamos a analizar cada una de las fichas con sus diferentes opciones. Página En este caso los elementos configurables son: Orientación: selecciona la orientación del papel, vertical u horizontal. Ajuste de escala: mediante la opción Ajustar al se aumenta o reduce el tamaño de la hoja el porcentaje que se especifique. También podemos ajustar el área a imprimir a un número específico de páginas de alto por un número específico de páginas de ancho. Tamaño del papel y Calidad de impresión: las opciones disponibles dependerán de la impresora instalada pudiéndose elegir las dimensiones del papel a utilizar y la calidad de la impresión.! Una página de ancho por una de alto significa que vamos a imprimir en una sola hoja. Márgenes Aquí podremos modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir. Por defecto todos están a cero. Si la hoja tiene encabezado o pie de página, también nos permite indicar a cuántos centímetros del borde del papel queremos que se sitúe. p@gina 141

También podemos conseguir que las hojas queden centradas en la página tanto horizontal como verticalmente con sólo activar las casillas de verificación Horizontalmente y/o Verticalmente.! El centrado horizontal de la hoja se establece entre los márgenes izquierdo y derecho, mientras que el centrado vertical lo hace entre los márgenes superior e inferior. Figura 8.7 Configurar página. Ficha Márgenes. Encabezado y pie de página Figura 8.8 Configurar página. Encabezado y pie de página. p@gina 142

8 - Impresión y Gráficos. Tanto el encabezado como el pie de página se utilizan para incluir información que se desea aparezca en todas las páginas, tal como número de página, fecha, nombre de la hoja, nombre del libro o nombre del autor. Microsoft Excel 2003 ofrece un conjunto de opciones predefinidas tanto para el pie de página como para el encabezado, pero también permite personalizar estos valores. 8.9 Encabezado y pie de página. Introducción de valores predeterminados. Sólo se puede disponer de un encabezado y un pie de página personalizados en cada hoja de cálculo. Cuando creamos uno nuevo, en realidad estamos sustituyendo al encabezado o pie de página existente en la hoja. Para crear un encabezado o pie de página personalizados pulsamos sobre Personalizar encabezado... o Personalizar pie de página... y aparece un cuadro diálogo donde poder introducir el texto en las secciones izquierda, central o derecha. Sobre estas secciones podemos introducir texto o bien insertar campos ya predefinidos con tan solo hacer clic en los botones. Hay que asegurarse de que el margen deje el suficiente espacio para que quepa el encabezado o pie de página personalizados. Figura 8.10 Personalización del encabezado p@gina 143

! Los encabezados y los pies de página sólo se muestran cuando se aplica una vista previa y cuando se imprimen. Consejos de uso: Si queremos incluir en el encabezado Hotel & Restaurante debemos escribir Hotel && Restaurante. Para empezar la numeración de las páginas con un número diferente del 1, podemos sumar o restar al campo página el número deseado. Por ejemplo si queremos que la primera página empiece por 4, utilizaremos &[Página]+3. No se pueden insertar gráficos o referencias de celda en un encabezado o pie de página. Hoja En esta ficha se nos muestran las diferentes opciones correspondientes a la impresión de las celdas. Se pueden distinguir cuatro apartados: área de impresión, imprimir títulos, imprimir y orden de las páginas. Área de impresión. Aquí podemos especificar uno o más rangos de celdas que pueden imprimirse si no se desea imprimir toda la hoja de cálculo. Se puede indicar mediante teclado (A27:H50) o directamente con el ratón pinchando sobre el botón. El área de impresión también es posible indicarla directamente desde el menú Archivo, submenú Área de impresión, mediante los comandos Establecer área de impresión y Borrar área de impresión. Figura 8.11 Configurar página. Hoja. p@gina 144

8 - Impresión y Gráficos. Imprimir títulos. Esta opción se utiliza para que aparezca en todas y cada una de las páginas a imprimir una(s) determinada(s) columna(s) y/o fila(s) de la hoja de cálculo. Esta información es posible indicarla o bien seleccionando la(s) fila(s)/columna(s) con el ratón directamente sobre la hoja (usando entonces el botón ), o bien indicando un rango absoluto de filas o columnas ($1:$2;$A:$B). Imprimir. En esta parte disponemos de varias opciones: líneas de división (para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja), blanco y negro (por si tenemos la hoja con colores), calidad de borrador (para realizar una impresión rápida) y títulos de filas y columnas (para imprimir los números de fila y letras de columna en cada página) Figura 8.12. Ejemplo de impresión con líneas de división y con títulos de filas y columnas. Orden de las páginas. Indica el orden en que se va a realizar la impresión. Por defecto se realiza primero hacia abajo hasta finalizar las filas y luego hacia la derecha. La otra opción es imprimir primero hacia la derecha y luego hacia abajo. 8.1.3. Imprimir Una vez que nuestra hoja de cálculo ya tiene el aspecto deseado, podemos pasar a imprimirla directamente pulsando el botón de la barra de herramientas estándar, pero si previamente queremos seleccionar las opciones de impresión elegiremos la opción Imprimir del menú Archivo. Figura 8.13 Comando Imprimir. p@gina 145

En el recuadro impresora aparece el nombre de la impresora predeterminada con la que vamos a imprimir. Si deseamos cambiarla sólo tendremos que desplegar la lista de valores y elegir otra. Otras de las opciones que podemos configurar es si queremos imprimir toda la hoja o bien un rango de páginas, el número de copias que queremos realizar, si las queremos intercaladas y además el rango de impresión (todo el libro, las hojas activas o lo que tengamos seleccionado). En resumen, antes de mandar nuestra hoja a la impresora, podemos configurar las páginas a imprimir, y hacer una vista preliminar de la hoja para asegurarnos de que el resultado sea el deseado, y una vez que estemos seguros enviarlo directamente a la impresora. 8.2. Gráfico 8.2.1. Crear un gráfico Concepto de gráfico Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo. El gráfico como tal nos ayuda a interpretar mejor los datos de la hoja. Además nos facilita la visualización de comparaciones, tramas y tendencias de los datos. Figura 8.14 Ejemplo de gráfico Antes de hacer el gráfico, hay que seleccionar los datos que se quieren representar. La selección puede ser de datos no adyacentes que se tratan como un rango rectangular sencillo. Una vez seleccionados los datos de origen, éstos quedan vinculados al gráfico de tal manera que el gráfico se actualiza al actualizar los datos de la hoja de cálculo. p@gina 146

8 - Impresión y Gráficos. Una vez seleccionados los datos, seleccionamos del menú Insertar la opción Gráfico (o bien pulsando directamente el botón de la barra de herramientas estándar) y nos aparece en pantalla el primer paso del asistente para gráficos. 8.2.2. Asistente para gráficos A la hora de crear un gráfico, Microsoft Excel 2003 dispone de un asistente que nos guiará en la creación de éste de forma que nos resulte más fácil. Vamos a analizar cada uno de los pasos de creación de un gráfico. Paso 1: Tipo de Gráfico Es el primer cuadro de una secuencia de cuatro. En él tenemos que decidir que tipo de gráfico queremos utilizar para la representación de los datos. Primero seleccionamos de qué grupo queremos el gráfico y dentro de sus subtipos seleccionamos a la derecha uno en concreto, tal como aparece en la figura 8.15.! Si no tenemos muy claro la diferencia entre los subtipos, en la parte inferior del recuadro aparece una breve descripción de éste.! Además disponemos de la ayuda de Excel con tan solo pulsar el botón Podemos ver en lugar de los subtítulos una muestra de nuestro gráfico si pulsamos sobre el botón Presionar para ver muestra y lo mantenemos pulsado. Existe otra ficha, Tipos personalizados, en donde existen más tipos de gráficos. Figura 8.15 Asistente para gráficos. Tipo de gráfico p@gina 147

! Con el botón Finalizar, salimos del asistente creando el gráfico con las opciones por defecto. Pulsando el botón Siguiente > iremos al siguiente paso. Paso 2: Datos de origen En este paso tenemos que definir los datos que queremos que aparezcan en el gráfico. Dispone de dos fichas: Rango de datos y Serie. En la primera ficha aparecerá el rango seleccionado antes de llamar al asistente. Podemos modificarlo al hacer clic sobre el botón de manera que el asistente se convierte en una barra como la de la figura 8.16: Figura 8.16 Elección del rango de datos para un gráfico Sobre esta barra introducimos el nuevo rango a representar y hacemos clic sobre el botón para volver al asistente de gráficos. Dependiendo de cómo estén introducidas en la hoja de cálculo cada serie de datos, seleccionaremos la opción Filas o Columnas (siempre podemos actuar conforme la muestra de nuestro gráfico). Figura 8.17 Asistente para gráficos. Datos de origen. Rango de datos. p@gina 148

8 - Impresión y Gráficos. En la ficha Serie aparece cada una de las series de datos representadas en nuestro gráfico, nombradas como Serie1, Serie2,. Para cambiar el nombre de cada serie, la seleccionamos y en el recuadro Nombre, escribimos directamente el nombre, o si éste está en alguna celda de la hoja de cálculo es mejor indicar la celda utilizando el botón de del recuadro. De esta forma nos garantizamos que si cambiamos el valor de la celda que contiene el nombre, automáticamente queda reflejada la serie en el gráfico sin necesidad de tener que editar el gráfico para modificarlo. En el recuadro Valores estará el rango de celdas donde se encuentran los datos a representar para esta serie de datos.! Cuando en la hoja de cálculo tenemos los nombres de las series si las seleccionamos formando parte del rango de datos antes de llamar al asistente de gráficos, éstas ya aparecen establecidas por el asistente sin necesidad de tener que ir definiéndolas una por una. Figura 8.18 Asistente para gráficos. Datos de origen. Serie. Disponemos de los botones Agregar y Quitar para añadir o eliminar alguna serie de datos respectivamente. El recuadro Rótulos del eje de categorías (X): se utiliza para darle nombre a cada punto de las series de datos. Por defecto se utilizan los valores 1,2,3,... Para asignarles nombre podemos utilizar celdas de la hoja de cálculo utilizando el botón o bien escribiendo directamente los valores en el recuadro, separando cada uno de ellos por punto y coma. p@gina 149

! Al igual que ocurría con las series, si los rótulos se encuentran en la hoja de cálculo y hacemos que formen parte del rango de datos, el asistente se encarga de ubicarlos dentro del gráfico. En este momento estamos en condición de ir al siguiente paso pulsando el botón Siguiente >, o en volver hacia el paso anterior pulsando el botón <Atrás. Paso 3: Opciones de gráfico Este paso consta de seis fichas para especificar detalles sobre el aspecto del gráfico. Algunas opciones pueden variar dependiendo del tipo de gráfico. Pasamos a analizar una a una todas las fichas: La primera es la ficha Títulos. En ella vamos a poder especificar: el título del gráfico, el título que queremos asignar al eje de categorías (eje X) y el título que queremos asignar al eje de valores (eje Y). Una vez establecidos estos valores, podemos pasar a la ficha siguiente pulsando el botón Siguiente >. Figura 8.19 Asistente para gráficos. Títulos.! Recuerda que al cambiar la configuración podemos comprobar la vista previa del gráfico y asegurarnos de que obtenemos la presentación deseada. En la ficha Eje podemos activar las casillas para la visualización del eje de categorías y del eje de valores. unto con el eje de categorías podemos especificar la escala utilizada para ver los rótulos. Estas opciones sólo tienen sentido en caso de que los rótulos del eje sean fechas. p@gina 150

8 - Impresión y Gráficos. Figura 8.19 Asistente para gráficos. Eje. La siguiente ficha es sobre las Líneas de división del gráfico. Las líneas de división son líneas horizontales o verticales que ayudan a clarificar la posición de los marcadores de datos respecto a las escalas de los ejes. Figura 8.20 Asistente para gráficos. Líneas de división. p@gina 151

La ficha destinada a la Leyenda nos permite mostrar u ocultar la leyenda. Por defecto Microsoft Excel 2003 nos muestra la leyenda en la parte derecha del gráfico pero podemos ubicarla en distintas posiciones (Abajo, Esquina, Arriba, Derecha e Izquierda) siempre y cuando tengamos la casilla de mostrar leyenda activada. Figura 8.21 Asistente para gráficos. Leyenda. La ficha siguiente, Rótulos de datos, permite asociar diferentes tipos de rótulos a los marcadores de datos. Si seleccionamos cualquiera de ellos, se nos permite activar la casilla Clave de la leyenda para que aparezca junto con el rótulo el color de la serie representada. Figura 8.22 Asistente para gráficos. Rótulos de datos. p@gina 152

8 - Impresión y Gráficos. La última ficha, Tabla de datos, nos permite incluir una tabla de datos junto con el gráfico. Para incluirla activamos la casilla Mostrar tabla de datos. Si ésta está activada se nos permite activar o desactivar la casilla Mostrar clave de leyenda para ver o no el color del a serie de datos en la tabla. Figura 8.23 Asistente para gráficos. Tabla de datos. Paso 4: Ubicación del Gráfico En el cuarto y último paso, se decide el destino del gráfico. Podemos colocar el gráfico en una hoja de cálculo como objeto o en una hoja de cálculo nueva. Si elegimos en una hoja nueva, tendremos que dar un nombre para la nueva hoja de gráfico (por defecto nos ofrece Gráfico1). Si lo queremos como objeto debemos elegir una hoja de cálculo existente. En este momento podemos retroceder sobre nuestros pasos para modificar las opciones o bien terminar el gráfico pulsando el botón Finalizar. Figura 8.24 Asistente para gráficos. Ubicación del gráfico. p@gina 153

Cuando el gráfico ha sido creado como objeto dentro de una hoja de cálculo podemos modificar su posición en la hoja, para ello sólo tenemos que pinchar sobre el gráfico y, sin soltar, arrastramos hasta donde deseemos colocarlo. Para cambiar su tamaño situamos el puntero del ratón sobre cualquiera de los indicadores alrededor del cuadro del gráfico, como si quisiéramos cambiar de tamaño una ventana. 8.2.3. Modificar un gráfico ya existente Una vez creado el gráfico, es posible modificarlo. Para ello disponemos del menú de Gráfico a partir del cual podemos ir accediendo de forma directa a cada uno de los diferentes pasos del asistente para gráficos.! Este menú aparece en la barra de herramientas siempre que tengamos seleccionado el gráfico de la hoja de cálculo. Figura 8.25 Menú gráfico. Otra opción disponible en este menú es la de Agregar datos... al gráfico que nos permite añadir una nueva serie. Figura 8.26 Agregar datos. También podemos Agregar línea de tendencia... usada para mostrar gráficamente las tendencias de los datos, es decir se utilizan para predecir valores futuros. p@gina 154

8 - Impresión y Gráficos. 8.2.4. Elementos más esenciales de un gráfico. Formatos. Cuando tenemos seleccionado el gráfico, automáticamente se nos activa la barra de herramientas del gráfico. A través de ella podemos ir dando formato a cada uno de los elementos del gráfico. Figura 8.27 Barra de herramientas del gráfico. A cada uno de estos elementos, le podemos ir dando formato si pulsamos el botón, que es el botón de formato. Las opciones de formato disponibles varían dependiendo del elemento de gráfico que tengamos seleccionado. Figura 8.28 Formato del área del gráfico A continuación del botón de formato, disponemos de una serie de botones que me permiten ir configurando el gráfico: Tipo de gráfico Leyenda Tabla de datos Por filas Por columnas Texto en ángulo descendente Texto en ángulo ascendente p@gina 155

8.3. Mapa conceptual del módulo PREPARAR Y REALIZAR IMPRESIÓN - Vista preliminar - Área de impresión - Configurar página - Márgenes - Encabezado - Pie - Hoja - Imprimir - Copias - Impresora - Intervalo de páginas REPRESENTACIÓN GRÁFICA - Concepto y Tipos - Crear y modificar un gráfico - Elementos: - Título - Ejes - Líneas de división - Leyenda - Tabla de datos - Rótulos - Series p@gina 156

8 - Impresión y Gráficos. 8.4. Ejercicios 8.4.1. Elaborar de una hoja y varios tipos de gráficos Crear una hoja de cálculo que recoja los datos de la siguiente imagen sobre el correo enviado con acuse de recibo automático. Realizar las actuaciones pertinentes para, con estos datos, generar los siguientes gráficos dentro de la misma hoja de cálculo. p@gina 157

Figura 8.32 Gráfico tercero, ejercicio 1. 8.4.2. Supuesto práctico sobre Incremento poblacional año 2.004. Vamos a realizar un estudio sobre el incremento de la población masculina y femenina durante el año 2004. A la hora de la elaboración de las hojas tener en cuenta que: Las celdas correspondientes a las columnas Total Hab., %Hombres y %Mujeres de las tres hojas de cálculo, se corresponden con fórmulas. En la tercera hoja, CRECIMIENTO, las columnas Hombres y Mujeres, son el resultado de restar los hombres y mujeres de las hojas de nacidos y fallecidos. p@gina 158

8 - Impresión y Gráficos. Con estos datos vamos a crear tres hojas de gráfico para habitantes nacidos en 2.004, fallecidos en 2.004 e incremento de población en 2.002, conforme las siguientes figuras. p@gina 159

p@gina 160

9 - IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS Este módulo describe la forma de mover información y establecer vínculos entre diferentes hojas de cálculo EXCEL. Además, trabajaremos con otros tipos de datos e información procedente de diferentes aplicaciones. ÍNDICE DEL MÓDULO 9 MÓDULO 9. Importación y exportación de datos... 161 9.1. Vínculos entre diferentes hojas y entre Excel y otras aplicaciones... 163 9.1.1. Objeto vinculado y objeto incrustado... 163 Objeto vinculado... 163 Objeto incrustado... 163 9.1.2. Vincular o incrustar un objeto... 164 Menú Edición... 164 Menú Insertar... 165 Menú Insertar, submenú Imagen, comando Imágenes prediseñadas... 166 Menú Insertar, submenú Imagen, comando Imagen desde archivo... 166 Menú Insertar, submenú Imagen, comando Autoformas... 167 Menú Insertar, submenú Imagen, comando Organigrama... 167 Menú Insertar, submenú Imagen, comando WordArt... 168 Menú Insertar, submenú Imagen, comando Desde escáner o cámara... 169 Menú Insertar, comando Objeto... 169 Menú Insertar, comando Hipervínculo... 171 9.1.3. Ejemplo de vincular objetos. Pegado especial... 173 9.2. Guardar con diferentes formatos... 177 9.2.1. Menú Archivo, opción Guardar Como... 177 9.2.2. Formato de texto (*.txt)... 177 9.2.3. Formato de texto con formato, delimitado por espacios (*.prn)... 179 9.2.4. Formato CSV, delimitado por comas (*.csv)... 179 9.2.5. Formato de plantilla (*.xlt)... 180 9.2.6. Formato Página Web (*.htm y *.html)... 180 9.3. Mapa conceptual del módulo... 182 9.4. Ejercicios... 183 9.4.1. Vinculación de Word con Excel... 183

9 - Importación y Exportación de datos Este módulo describe la forma de mover información y establecer vínculos entre diferentes hojas de cálculo EXCEL. Además, trabajaremos con otros tipos de datos e información procedente de diferentes aplicaciones. 9.1. Vínculos entre diferentes hojas y entre Excel y otras aplicaciones 9.1.1. Objeto vinculado y objeto incrustado Cuando se copia información entre Microsoft Excel 2003 y otro programa como, por ejemplo, Microsoft Word, puede copiarse la información como un objeto vinculado o como un objeto incrustado.! Para que dos programas puedan compartir información, es necesario que ambos admitan OLE (Tecnología de integración de aplicaciones que puede utilizarse para compartir información entre aplicaciones). El archivo en el que se inserta un objeto vinculado o incrustado, recibe el nombre de archivo de destino. El archivo que contiene la información utilizada para crear el objeto es el archivo de origen. Objeto vinculado La información se actualiza en el archivo de destino cada vez que se cambia en el archivo de origen. En un objeto vinculado, la información original permanecerá almacenada en el archivo de origen, de tal forma que en el archivo de destino sólo habrá una referencia a la ubicación de los datos originales. Si se cambian los datos originales, la información vinculada se actualizará automáticamente.! El archivo de origen debe estar disponible en el equipo o en la red para que se mantenga el vínculo con los datos originales. Objeto incrustado La información se guarda en el archivo de destino y deja de mantener relación con el archivo de origen. Obviamente, en este caso, el archivo de destino necesitará más espacio en el disco que si se vincula la información.! Para modificar un objeto incrustado, sólo tenemos que hacer doble clic en el objeto para abrirlo y modificarlo en el programa de origen (el cuál deberemos tener instalado en nuestro equipo). p@gina 163

Si la información no puede insertarse como objeto incrustado (por ejemplo si se ha copiado desde un programa que no admita OLE), la información se pegará como una imagen estática que no podrá modificarse. 9.1.2. Vincular o incrustar un objeto Existen varias formas de vincular o incrustar objetos. Podemos utilizar el menú Edición o bien el menú Insertar (imagen, objeto e hipervínculo). Menú Edición A través del menú Edición, si utilizamos el comando Pegado especial y seleccionamos la opción Pegar vínculos, la información se pegará como un objeto vinculado. Si lo que queremos es que la información se pegue como un objeto incrustado tenemos dos formas. Una a través del menú Edición, comando Pegar. Otra desde el mismo menú Edición, comando Pegado especial, opción Pegar. Figura 9.1 Comando Pegado especial. Opción Pegar. p@gina 164

9 - Importación y Exportación de datos Figura 9.2 Comando Pegado especial. Opción Pegar vínculos.! Para que esté activa la opción Pegar vínculos, es necesario que tengamos algún objeto copiado en el portapapeles. Menú Insertar El comando Objeto y la mayoría de los comandos del submenú Imagen del menú Insertar, también insertarán la información como objetos vinculados u objetos incrustados. Figura 9.3 Menú Insertar. p@gina 165

Menú Insertar, submenú Imagen, comando Imágenes prediseñadas El comando Imágenes prediseñadas abre la Galería de imágenes de Office, donde podemos seleccionar la imagen que deseemos insertar en el archivo o actualizar la colección de imágenes variando los criterios de búsqueda. Figura 9.4 Galería de imágenes prediseñadas. Menú Insertar, submenú Imagen, comando Imagen desde archivo Con Imagen desde archivo podemos insertar una imagen existente en el punto de inserción del archivo activo. Tanto en el caso anterior como en éste, cuando tenemos la imagen seleccionada, se nos activará la barra de herramientas Imagen, que me permitirá poder cambiar las características de la imagen. Por ejemplo el color, el contraste, el brillo, etc. Figura 9.5 Barra de herramientas Imagen. p@gina 166

9 - Importación y Exportación de datos Figura 9.6 Menú Insertar imagen. Menú Insertar, submenú Imagen, comando Autoformas Si elegimos Autoformas, se nos muestra las categorías de Autoforma que podemos insertar en nuestra hoja. Para insertar una de ellas, tenemos que hacer clic en una categoría de Autoforma, elegir la Autoforma que queramos, haciendo nuevamente clic sobre ella. En este momento el cursor pasa a tener forma de cruz. Una vez elegida, nos situamos en la hoja en el punto donde deseemos insertar la Autoforma, hacemos clic y arrastramos para otorgarle el tamaño deseado. Figura 9.7 Autoformas. Menú Insertar, submenú Imagen, comando Organigrama Con el comando Organigrama, se nos inserta un objeto de tipo organigrama en nuestra hoja de cálculo y nos aparece la barra de herramientas de organigrama para que podamos personalizarlo a nuestro gusto o interés. p@gina 167

Figura 9.8 Menú Insertar, imagen, organigrama. Menú Insertar, submenú Imagen, comando WordArt A través de WordArt podemos crear efectos de texto insertando un objeto de dibujo de Microsoft Office. Figura 9.9 Galería de WordArt.! Las categorías de Autoforma, WordArt e Insertar imagen prediseñada pertenecen a la barra de herramientas de Dibujo. p@gina 168

9 - Importación y Exportación de datos Menú Insertar, submenú Imagen, comando Desde escáner o cámara Con el último comando del submenú Imagen, Desde escáner o cámara, podremos cargar una imagen con un escáner o con una cámara digital y, a continuación, insertar la imagen resultante en nuestra hoja de cálculo. El resultado de haber insertado todas las opciones anteriores lo podemos visualizar en la figura siguiente: Figura 9.10 Ejemplo. Menú Insertar, comando Objeto Inserta un objeto en el punto de inserción, por ejemplo, un dibujo, un efecto de texto de WordArt o una ecuación. Figura 9.11 Insertar Objeto. Crear nuevo. Disponemos de dos fichas, una para crear un objeto nuevo y otra para crear de un archivo. Cuando creamos un objeto nuevo éste es un objeto incrustado en nuestro archivo. Podemos presentar el objeto en pantalla como un icono, para ello sólo tenemos que activar la casilla de verificación Mostrar como icono. Para que aparezca el objeto sólo tendremos que hacer doble clic sobre el icono. p@gina 169

! En el cuadro Tipo de objeto, sólo aparecen los programas instalados en el equipo y que admitan objetos OLE. En la otra ficha, Crear de un archivo, podemos insertar un objeto vinculado o incrustado de un archivo existente. Figura 9.12 Insertar Objeto. Crear de un archivo. Podemos escribir directamente el nombre del archivo, o bien seleccionarlo de una lista pulsando el botón Examinar. Si queremos crear un objeto vinculado, activamos la casilla de verificación Vincular. Si ésta permanece desactivada, estaremos creando un objeto incrustado. Igual que antes, podemos asignar un icono al objeto.! Con el comando Objeto no podemos insertar gráficos. Tendremos que usar en el menú Insertar el submenú Imagen, opción Crear desde un archivo. p@gina 170

9 - Importación y Exportación de datos Menú Insertar, comando Hipervínculo Un hipervínculo es un texto en color subrayado o un gráfico que representan un vínculo a una ubicación en un archivo de la red, en una unidad de disco local o en Internet. Cuando se hace clic en el hipervínculo, se abre la ubicación especificada. Figura 9.13 Insertar hipervínculo. Si el hipervínculo es un enlace a un archivo, la diferencia con Insertar Objeto la podemos observar en la siguiente figura. Figura 9.14 Diferencia entre insertar un archivo como Objeto o como hipervínculo. p@gina 171

Un hipervínculo se caracteriza por: La ubicación del archivo al que hace referencia (documento, página Web, e-mail, etc). Info. de pantalla, que aparece en un recuadro amarillo cuando nos situamos con el ratón por encima del hipervínculo (caso de no especificar ninguna nos aparece la ubicación del archivo). El texto que aparece en el libro original, que puede ser un nombre o frase (cuadro Texto). Figura 9.15 Insertar hipervínculo. Figura 9.16 Resultado.! También puede crear un hipervínculo en una celda escribiendo directamente en ella una dirección de página Web, siempre que comience la dirección con http://, ftp:// o \\servidor\recurso compartido\. La propia dirección pasa a ser el texto o nombre del hipervínculo. p@gina 172

9 - Importación y Exportación de datos 9.1.3. Ejemplo de vincular objetos. Pegado especial Vamos a ver un ejemplo de vínculo entre Microsoft Word y Microsoft Excel 2003. Creamos en Microsoft Word una tabla de 4 filas por 5 columnas, que recogerá el nombre, los apellidos, el DNI, la fecha de nacimiento y el título de los alumnos según se muestra en la figura 9.17. Lo guardamos y le damos el nombre de TABLA WORD.doc. Figura 9.17 TABLA WORD.doc. A continuación seleccionamos la tabla y la copiamos al portapapeles, conforme podemos observar en la siguiente figura: Figura 9.18 Tabla WORD.doc. Selección de datos. p@gina 173

Abrimos un nuevo libro en Microsoft Excel 2003 y en una hoja de cálculo copiamos el contenido del portapapeles (Menú Edición-Comando Pegar). Quedando la hoja como se muestra en la figura 9.19. Figura 9.19 Pegado de TABLA WORD.doc Nos situamos en una celda debajo de la tabla e intentamos pegar nuevamente el contenido del portapapeles, pero ahora con Pegado Especial, opción Pegar: Figura 9.20 Pegado Especial de Tabla WORD.doc (Opción Pegar). p@gina 174

9 - Importación y Exportación de datos Y por último, volvemos a copiar el contenido del portapapeles con la opción Pegar vínculos de Pegado Especial: Figura 9.21 Pegado Especial de Tabla WORD.doc (Opción Pegar vínculos). Observamos que en la primera tabla, el texto se copia realmente en las celdas de la hoja de cálculo como si lo hubiéramos escrito directamente en Excel. De las otras dos formas, la acción de pegado especial inserta dos objetos en la hoja, el primero incrustado, y el segundo vinculado. Para comprobarlo, abrimos el documento Word y modificamos el título de los alumnos según aparece en la figura 9.22: Figura 9.22 Modificación de Tabla WORD.doc. p@gina 175

Vamos a nuestra hoja Excel y, para actualizar los vínculos, pulsamos en el menú Edición la opción Vínculos, apareciéndonos el siguiente cuadro de diálogo: Figura 9.23 Actualización de vínculos En esta pantalla podemos observar todos los archivos sobre los que tenemos información vinculada (en este caso sólo uno). Si pulsamos Actualizar valores se actualizarán todos los vínculos que tengamos seleccionados.! Cuando abrimos un libro Excel que contiene vínculos, Microsoft Excel 2003 nos pedirá si queremos que se actualicen todos los vínculos a los que hace referencia el libro que acabamos de abrir. Tenemos la opción de no querer actualizarlos, que es útil, por ejemplo, cuando el vínculo es a un libro en Internet y en ese momento no estamos conectados. Tras la actualización el resultado obtenido es el siguiente: p@gina 176 Figura 9.24 Resultado de la actualización de vínculos

9 - Importación y Exportación de datos 9.2. Guardar con diferentes formatos 9.2.1. Menú Archivo, opción Guardar Como Utilizaremos esta opción de menú cuando queramos cambiar el nombre del archivo, su ubicación o su formato de archivo. Figura 9.25 Guardar como. Si guardamos un libro de Excel con otro formato de archivo, los formatos y las características exclusivos de Microsoft Excel 2003 no se conservarán.! Para guardar un libro con una extensión distinta a la predeterminada (*.xls), deberemos encerrar el nombre del archivo completo entre comillas. Por ejemplo, Gastos.xxx. Si no lo hacemos, el archivo se guardará como Gastos.xxx.xls. Vamos a estudiar algunas de las distintas extensiones que podemos fijar. 9.2.2. Formato de texto (*.txt) Cabe distinguir dos tipos de formato de archivo Texto: Unicode y delimitado por tabulaciones. Ambos guardan el texto y los valores como aparecen en las celdas de la hoja de cálculo activa. No obstante, cuando intentamos abrir un archivo en formato texto Unicode utilizando un programa que no soporta Unicode, los datos se perderán. Con el formato delimitado por tabulaciones, las columnas de datos se separan mediante tabulaciones y cada fila termina en un retorno de carro. p@gina 177

Todo el formato, gráficos, objetos y cualquier otro contenido de la hoja de cálculo se perderán. Vamos a guardar en formato de texto la siguiente hoja de cálculo: Figura 9.26 Libro Excel con tabla y gráfico. Elegimos en el menú Archivo, opción Guardar como y en la lista desplegable elegimos Texto Unicode (*.txt) según aparece en la figura 9.27. Figura 9.27 Guardar como Texto Unicode. p@gina 178

9 - Importación y Exportación de datos El archivo visto con la aplicación de Windows Bloc de Notas quedaría: Figura 9.28 Libro1.txt. 9.2.3. Formato de texto con formato, delimitado por espacios (*.prn) También guarda el texto y los valores como aparecen en las celdas de la hoja de cálculo activa. Si una fila de celdas contiene más de 240 caracteres, los posteriores al 240 se enviarán a una nueva fila al final del archivo convertido, no a la fila siguiente. Por ejemplo si las filas de la 1 a la 3 contienen más de 240 caracteres, el texto restante de la fila 1 se colocará en la fila 4, el de la fila 2 en la fila 5 y el de la 3 en la 6. Todo el formato, gráficos, objetos y cualquier otro contenido de la hoja de cálculo se perderán. Figura 9.28 Libro1.prn. 9.2.4. Formato CSV, delimitado por comas (*.csv) Al igual que los anteriores formatos, guarda el texto y los valores de la hoja pero no el formato, los gráficos y los objetos. Las columnas de datos se separan mediante comas y cada fila termina en un retorno de carro. p@gina 179

Figura 9.29 Libro1.csv. 9.2.5. Formato de plantilla (*.xlt) Este formato de archivo mantiene todos los datos de la hoja de cálculo, formatos, macros, gráficos y otras características disponibles en Microsoft Excel 2003. 9.2.6. Formato Página Web (*.htm y *.html) Utilizaremos este formato cuando queramos que la hoja pueda ser visualizada desde un navegador: p@gina 180 Figura 9.30 Libro1.htm.

9 - Importación y Exportación de datos! Podemos modificar los datos de nuestra página Web a partir de Microsoft Excel con tan solo pulsar el botón. Una vez efectuados los cambios en la hoja de cálculo y guardados, para verlos reflejados en el navegador debemos pulsar F5. Podemos comprobar que se crea automáticamente una carpeta llamada Libro1_archivos en la misma ubicación del archivo convertido / guardado y que contiene objetos propios de páginas html. p@gina 181

9.3. Mapa conceptual del módulo. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS - Vínculos hojas - Incrustar y vincular objetos - Pegado especial VÍNCULOS HOAS Y OTROS OBETOS INSERTAR IMÁGENES - Prediseñadas - Desde archivo - Autoformas - Organigrama - WordArt - Desde escáner - Insertar objeto - Insertar Hipervínculo GUARDAR LIBRO CON FORMATOS DIFERENTES - Formato texto (*.txt) - Texto con formato (*.prn) - Delimitado por comas (*.csv) - Platilla (*.xlt) - Página Web (*. htm, *.html) p@gina 182

9 - Importación y Exportación de datos 9.4. Ejercicios 9.4.1. Vinculación de Word con Excel Vamos a crear un vínculo en Word con una hoja de cálculo Excel. Introducimos en una hoja de cálculo Excel los siguientes datos correspondientes a las personas asistentes a una conferencia. Una vez introducidos guardamos el libro con el nombre ASISTENTES.xls. Figura 9.31 Creación de la tabla de asistentes. Copiamos estos mismos datos en un documento Word al que llamaremos DIAS.doc. Figura 9.31 DIAS.doc. p@gina 183

Volvemos a Excel y creamos un gráfico como el que aparece a continuación: Figura 9.32 DIAS.doc. Copiamos el gráfico de Excel a Word estableciendo un vínculo entre ambos programas. Figura 9.33 DIAS.doc con gráfico vinculado. Comprobar si funciona el vínculo cambiando el valor de la celda B2 en la hoja de cálculo por el número 200. p@gina 184

10 - REPRESENTACIÓN TABULAR En este módulo aprenderemos a trabajar con listas en EXCEL, así como a realizar operaciones de insertar, eliminar, mover y copiar filas. También aprenderemos a realizar búsquedas, a aplicar filtros y ordenación personalizados. ÍNDICE DEL MÓDULO 10 MÓDULO 10. Representación tabular... 185 10.1. Qué es una base de datos en Excel?... 187 10.1.1. Normas para crear listas... 187 10.1.2. Formato de la lista... 188 10.2. Formularios de introducción de datos... 189 10.2.1. Agregar un registro a una lista usando un formulario de datos... 189 10.2.2. Otras operaciones con registros... 191 Buscar... 191 Modificar... 192 Eliminar... 192 10.2.3. Dar formato a la lista. Autoformato... 192 10.3. Ordenar, filtros, subtotales y validación... 193 10.3.1. Ordenar los datos de una lista... 193 10.3.2. Filtros... 194 Autofiltro... 194 Filtro avanzado... 196 10.3.3. Quitar filtros de una lista... 197 10.3.4. Subtotales... 197 Crear informes y gráficos de resumen... 198 10.3.5. Validación... 198 10.4. Importar datos. Ejemplo de importación de un archivo de texto... 201 10.5. Mapa conceptual del módulo... 204 10.6. Ejercicios... 205 10.6.1. Elaboración de una hoja a partir de un archivo csv... 205

10 - Representación tabular En este módulo aprenderemos a trabajar con listas en EXCEL, así como a realizar operaciones de insertar, eliminar, mover y copiar filas. También aprenderemos a realizar búsquedas, a aplicar filtros y ordenación personalizados. 10.1. Qué es una base de datos en Excel? Una base de datos es un conjunto de información relacionada entre sí y organizada en filas (también llamadas registros) y columnas (también llamadas campos). En Microsoft Excel 2003 también se las conoce con el nombre de listas. La primera fila de la lista tiene los rótulos de columna tal como se muestra en la figura 10.1. Figura 10.1 Ejemplo de lista 10.1.1. Normas para crear listas Para facilitar el análisis y la administración de los datos de una lista por parte de Microsoft Excel 2003, tenemos que seguir una serie de instrucciones. Debemos utilizar sólo una lista por hoja de cálculo. Los elementos de una columna deben ser similares (del mismo tipo). Es aconsejable mantener la lista separada de manera que exista, como mínimo, una columna y una fila en blanco entre la lista y los demás datos de la hoja de cálculo. No tenemos que tener filas o columnas ocultas cuando introducimos cambios en la lista. Es posible que se eliminen datos por equivocación. p@gina 187

10.1.2. Formato de la lista Para facilitar el que Microsoft Excel reconozca nuestra lista como una base de datos, debemos dar un formato coherente a la lista. Crearemos rótulos de columna con formato en la primera fila de la lista. Este formato debe ser distinto al formato que asignemos a los datos de la lista.! Microsoft Excel utiliza los rótulos para generar informes así como para buscar y organizar los datos. Si queremos destacar los rótulos de datos, es aconsejable utilizar bordes de celda. No podemos utilizar filas en blanco ni guiones para separar los rótulos de los datos. Evitaremos las filas y columnas en blanco en los datos, ya que ello impide que Excel detecte y seleccione la lista. No insertar espacios iniciales ni finales ya que estos influyen en las clasificaciones y en las búsquedas.! En lugar de insertar espacios, podemos aplicar sangría al texto dentro de la celda. Para que los datos de la lista tengan el mismo formato y éste también se mantenga al agregar nuevas filas de datos al final de una lista, tenemos que tener seleccionada la opción Extender formatos de rangos de datos y fórmulas del menú Herramientas, Opciones, ficha Modificar. Para poder ser extendidos, los formatos y las fórmulas deben aparecer al menos en tres de las cinco filas de lista anteriores a la nueva fila. Figura 10.2 Extender formatos de rangos de datos y fórmulas p@gina 188

10 - Representación tabular 10.2. Formularios de introducción de datos Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario introducir o mostrar con facilidad una fila entera de información (registro) en una lista de una sola vez. También se pueden usar los formularios para eliminar registros. Microsoft Excel 2003 los genera automáticamente con tan solo situarse encima de una de las celdas de la lista.! Los formularios de datos pueden presentar 32 campos como máximo a la vez. 10.2.1. Agregar un registro a una lista usando un formulario de datos Antes de agregar un registro a la lista, debemos crear los rótulos de datos. Es conveniente agregar una fila de datos para ayudar a Microsoft Excel 2003 a distinguir entre éstos y los rótulos de columna. Figura 10.3 Ejemplo de introducción de los rótulos de columna y primera fila de datos de una lista Después, estando sobre una celda de la lista, seleccionamos del menú Datos, el comando Formulario. Nos aparece el formulario de introducción de datos de la lista, tal como se muestra en la figura 10.4. Figura 10.4 Formulario de introducción de datos de una lista p@gina 189

Podemos observar que el nombre del formulario coincide con el de la hoja de cálculo (Hoja1). Además los campos que contienen fórmulas presentan los resultados como rótulo y no se permite su modificación. Para seguir introduciendo datos tenemos que hacer clic en el botón Nuevo. Una vez introducidos los datos, presionamos ENTER para agregar el registro. Cuando ya hayamos introducido todos los registros, haremos clic en Cerrar para agregar el último y cerrar el formulario de introducción de datos. Si se agrega un registro que contenga una fórmula, ésta no se calcula hasta que pulsamos ENTER o bien pulsamos el botón Cerrar. Figura 10.5 Introducción del registro número 2 De esta forma podemos ir introduciendo todos los registros de la lista de manera que el resultado final sea similar a la figura 10.6. Figura 10.6 Lista de productos p@gina 190

10 - Representación tabular 10.2.2. Otras operaciones con registros Además de introducir datos podemos realizar otra serie de operaciones en el formulario. Buscar Una de las más importantes es la de poder buscar un registro. Para desplazarnos por la lista de registros podemos utilizar o bien las flechas de la barra de desplazamiento, o bien los botones Buscar siguiente (para desplazarnos al registro siguiente) y Buscar anterior (para movernos al registro anterior). También podemos definir unas condiciones de búsqueda, o criterios de comparación.! Un criterio de comparación es un conjunto de condiciones de búsqueda que se utiliza para buscar datos. Los criterios de comparación pueden ser una serie de caracteres que queramos cotejar, como Televisores ; o una expresión como >300. Los criterios de comparación se definen a partir del botón Criterios. En los campos de texto, podemos utilizar caracteres de comodín:?: Un único carácter en la misma posición que el signo de interrogación. Por ejemplo, Cop? buscará Copa y Copo. *: Cualquier número de caracteres en la misma posición del asterisco. Por ejemplo, Procesa* buscará Procesar y Procesador. ~ seguida de?,* o ~: para que el valor del carácter no sea sustituido por lo que representa. Por ejemplo, what~? buscará what?.! Cuando evalúa datos Microsoft Excel 2003 no distingue entre mayúscula y minúscula. Como ejemplo, podemos buscar en la lista los televisores de coste menor a 1.200. Figura 10.7 Criterios de búsqueda Figura 10.8 Resultado de la búsqueda p@gina 191

Modificar Otra posibilidad es poder modificar el registro de una lista utilizando el formulario de datos. Una vez que tengamos el registro a modificar editado en el formulario podemos ir cambiando los datos, campo a campo. Si cambiamos un registro que contenga una fórmula, ésta no se calculará hasta que presionemos ENTER o pulsemos el botón Cerrar.! Mientras se está cambiando un registro, pueden deshacerse los cambios haciendo clic en el botón Restaurar. Eliminar También podemos eliminar un registro, pero teniendo en cuenta que si la eliminación es mediante un formulario de datos no lo podremos recuperar. El registro quedará eliminado permanentemente. Si la eliminación es directamente en la hoja, siempre podemos utilizar el comando Deshacer para recuperar el registro. 10.2.3. Dar formato a la lista. Autoformato Podemos dar formato a la lista mediante el menú Formato, comando Autoformato. Nos aparecerá la siguiente pantalla: Figura 10.9 Autoformato p@gina 192

10 - Representación tabular Y tras pulsar el botón Aceptar el resultado es el de la figura 10.10. Figura 10.10 Resultado Autoformato 10.3. Ordenar, filtros, subtotales y validación 10.3.1. Ordenar los datos de una lista A partir del menú Datos, comando Ordenar, podemos organizar la información de las listas seleccionadas por orden alfabético, numérico o por fechas. Al ordenar una lista, Microsoft Excel 2003 organiza las filas en función del contenido de la columna que elijamos: la columna Ordenar por. Además podemos ordenar las filas en orden ascendente o descendente en función del contenido de una, dos o más columnas. También podemos establecer opciones de ordenación, como por ejemplo distinguir entre mayúsculas y minúsculas. O bien ordenar de izquierda a derecha para ordenar columnas en función del contenido de filas. Figura 10.11 Criterios de ordenación Figura 10.12 Opciones de ordenación p@gina 193

En nuestro caso podemos ordenar por el ARTÍCULO de forma descendente y por el CODIGO de forma ascendente: 10.3.2. Filtros Figura 10.13 Criterios de ordenación Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar y trabajar con un subconjunto de datos de una lista. Una lista filtrada muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Microsoft Excel 2003 proporciona dos comandos para aplicar filtros a las listas: Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples. Filtro avanzado, para criterios más complejos. A diferencia de ordenar, el filtrado no reorganiza las listas. El filtrado oculta temporalmente las filas que no deseemos mostrar. Autofiltro Es la manera más rápida de seleccionar sólo los elementos que deseamos mostrar de una lista. Figura 10.14 Autofiltro p@gina 194

10 - Representación tabular Haciendo clic en una de las flechas de Autofiltro se muestra una lista con todos los elementos visibles y únicos de la columna. Si seleccionamos un elemento, podemos ocultar inmediatamente todas las filas que no contengan el valor seleccionado. Figura 10.15 Autofiltro aplicado! Microsoft Excel 2003 indica los elementos filtrados. La flecha de Autofiltro de la columna con un valor seleccionado es azul. Los números de las filas filtradas también son azules. Al elegir la opción Personalizar, que se muestra al desplegar la selección en el título de una columna cualquiera, estamos creando un Autofiltro personalizado. Estos filtros se utilizan para mostrar las filas que cumplan más de una condición en una columna. Por ejemplo podemos filtrar los artículos cuyo precio se encuentre entre 600 y 1000. Figura 10.15 Autofiltro personalizado Figura 10.16 Resultado de Autofiltro personalizado p@gina 195

Podemos sobre una lista aplicar un filtro directamente utilizando el botón de Autofiltro. Con ello conseguimos activar la característica Autofiltro y después aplicar un filtro a la lista para mostrar sólo las filas que cumplen la condición. Por ejemplo si queremos activar un Autofiltro para la marca ELBE: Figura 10.17 Botón Autofiltro Figura 10.18 Resultado Botón Autofiltro Filtro avanzado Filtra los datos de una lista para mostrar sólo las filas que cumplen una condición especificada mediante un rango de criterios. Cuando se usa un filtro avanzado, las flechas desplegables de Autofiltro no aparecen. Para cambiar la forma en que se filtran los datos, hay que cambiar los valores del rango de criterios y volver a aplicar el filtro a los datos. Figura 10.18 Filtro avanzado p@gina 196

10 - Representación tabular 10.3.3. Quitar filtros de una lista Para quitar un filtro de una columna de lista, haremos clic en la flecha situada junto a la columna y después en Todos. Para quitar filtros aplicados a todas las columnas de la lista, seleccionaremos Filtro en el menú Datos y haremos clic en Mostrar todo. Para quitar las flechas de filtro de una lista, seleccionaremos Filtro en el menú Datos y haremos clic en Autofiltro. 10.3.4. Subtotales Microsoft Excel 2003 nos permite calcular valores de subtotales y de totales en una lista. Para usar los subtotales automáticos, la lista debe estar ordenada por las columnas para las que se desee calcular los subtotales. Para insertar subtotales en una lista, estando situados sobre ella, pulsamos en el menú Datos, el comando Subtotales. Figura 10.19 Subtotales Cuando se insertan subtotales automáticos, la lista se organiza agrupando las filas con detalles con la fila de subtotal asociada y las filas de subtotales con la fila de total general. En el caso del subtotal elegido en la figura 10.19 el resultado es el siguiente: Figura 10.20 Resultado Subtotales p@gina 197

! Podemos insertar subtotales de grupos más pequeños en los grupos de subtotales existentes (subtotales anidados). Para ello sólo tenemos que desactivar la casilla Reemplazar subtotales actuales cuando insertemos en la lista el siguiente subtotal. Siempre que queramos quitar los subtotales de una lista sólo tendremos que pulsar el botón Quitar todos. Crear informes y gráficos de resumen Se puede crear un informe de resumen haciendo clic en los símbolos del esquema para ocultar los detalles y mostrar sólo los subtotales. Y a la vez podemos representar los datos del resumen en un gráfico, tal como se muestra a continuación. Figura 10.20 Informe resumen Figura 10.22 Gráfico resumen 10.3.5. Validación A través del menú de Datos, comando Validación, podemos definir qué datos son válidos para celdas individuales o rangos de celdas. Este comando restringe la entrada de datos a un tipo concreto, como números enteros, números decimales o texto, y establece límites para las entradas válidas. Antes de ejecutar el comando es necesario que tengamos seleccionada la celda o rango de celdas sobre las que queramos hacer la validación.! Si lo hacemos sobre sólo una celda, podemos extender la validación a las demás con tan solo seleccionarlas y ejecutar el comando de nuevo. Microsoft Excel 2003 detecta que la selección contiene algunas celdas sin configuración para validación de datos y nos pregunta si queremos extender la validación de datos a esas celdas. p@gina 198

10 - Representación tabular En la ficha Configuración establecemos los criterios de validación. Figura 10.22 Validación de datos. Configuración En la ficha Mensaje entrante introduciremos el texto que queramos que aparezca cuando el cursor se sitúe sobre la celda que estamos validando. Figura 10.23 Validación de datos. Mensaje entrante En la ficha Mensaje de error, escribiremos el mensaje de error que queramos que aparezca cuando introduzcamos datos no válidos. Podemos elegir el estilo de mensaje: límite, advertencia o información. La diferencia entre ellos es que con límite no permite la introducción de datos no válido, con advertencia deja que sea el usuario el que decida si lo permite o no y con información sencillamente nos lo advierte sin impedirlo. p@gina 199

Figura 10.24 Validación de datos. Mensaje de error El resultado de aplicar la validación a la columna de código es el que aparece en la figura 10.25 Figura 10.25 Validación columna CODIGO p@gina 200

10 - Representación tabular 10.4. Importar datos. Ejemplo de importación de un archivo de texto A partir del menú de Datos, submenú Obtener datos externos, comando Importar archivo de texto, podemos insertar en nuestra hoja datos pertenecientes a cualquier archivo de texto (*.txt, *.csv, *.prn). Como ejemplo podemos intentar importar uno de los archivos de texto que guardamos como en el módulo anterior. Figura 10.26 Importar archivo de texto Tras elegir el archivo pasamos al primero de tres pasos: Figura 10.27 Paso 1 p@gina 201

En este paso tenemos que seleccionar la opción Delimitados si la separación entre los campos es por comas, tabulaciones u otro carácter. Si los campos están alineados en columnas con espacios entre ellos, seleccionaremos De ancho fijo. Disponemos de una vista previa del archivo que nos permite ver la alineación y separación entre los campos. Tras pulsar al botón Siguiente pasamos al segundo paso en donde podremos establecer los separadores contenidos en los datos. En el cuadro separadores disponemos de valores fijos para Tabulación, Punto y coma, Coma y Espacio, aunque podemos introducir el carácter del que se trate en el campo Otro. En este paso también disponemos de una vista previa para ver como cambia el texto según marcamos los separadores Figura 10.28 Paso 2 Pulsando el botón Siguiente, pasamos al paso 3. En él se nos permite importar o no la columna y definir el formato de cada columna. Disponemos de tres formatos diferentes: General (deja cada formato como esté, es decir los números los deja como números, las fechas como fechas y todo lo demás como texto), formato Texto y formato Fecha. p@gina 202

10 - Representación tabular Figura 10.28 Paso 3 Figura 10.29 Resultado importación p@gina 203

10.5. Mapa conceptual del módulo. REPRESENTACIÓN TABULAR DE DATOS BASES DE DATOS, LISTAS Y FORMATOS - Concepto - Normas - Formatos FORMULARIOS - Agregar registros - Buscar, modificar y eliminar filas - Autoformato OPERACIONES CON LISTAS - Ordenar datos - Filtros: Poner y quitar - Crear Subtotales - Validación de datos IMPORTAR DATOS - Obtener datos externos desde archivos: (*.txt, *.csv, *.prn) p@gina 204

10 - Representación tabular 10.6. Ejercicios 10.6.1. Elaboración de una hoja a partir de un archivo csv Hemos recibido las ventas semanales de nuestra tienda en un fichero separado por comas llamado VentaFruta.csv que contiene los siguientes datos: Figura 10.30 VentaFruta.csv p@gina 205

Con esos datos tenemos que hacer los siguientes gráficos comparativos: 1.- Gráfico de Reparto del Importe total de las ventas de cada fruta. 2.- Gráfico comparativo de los valores medio, mínimo y máximo de cada fruta. Para ello abrimos un nuevo libro de Excel 2003 y realizamos los siguientes pasos: 1.- Importamos el archivo VentaFruta.csv a través del menú Datos, submenú Obtener datos externos, el comando Importar archivo de texto (utilizamos como separador el ; ). Una vez importado lo guardamos como VentaFruta.xls. Figura 10.31 Importar archivo de texto VentaFruta.csv 2.- Cambiamos el nombre a la hoja por VentaFruta. Figura 10.32 Cambiar nombre hoja p@gina 206

10 - Representación tabular 3.- Ordenamos la lista de datos por fruta. Figura 10.33 Ordenar por Fruta 4.- Añadimos una columna Importe total e insertamos una fórmula con el Importe Total de cada día. Figura 10.34 Fórmula Importe total 5.- Ir a una hoja nueva y crear una tabla como la siguiente con los datos de ventas: Fruta Precio Máximo Precio Mínimo Valor Medio Total Ventas Cerezas Manzanas Naranjas Plátanos p@gina 207

6.- Rellenar las celdas utilizando subtotales anidados: Figura 10.35 Cálculo de subtotales anidados Figura 10.36 Referencia a celdas de otra hoja 7.- Realizar un gráfico de tarta para el Total Ventas. Figura 10.37 Gráfico Total Ventas p@gina 208

10 - Representación tabular 8.- Realizar un gráfico de barras para el resto de valores. 9.- Modificar el gráfico para cambiar las barras por dibujos de frutas. Para ello, sobre una de las columnas hacemos clic con el botón derecho del ratón, pulsamos Formato de serie datos, seleccionar Efectos de relleno, ficha Imagen, seleccionar de nuestro directorio la imagen nombre_fruta.wmf, pulsamos Insertar, y en Formato Apilar. Figura 10.38 Gráfico Precios Máximo y Mínimo y Valor Medio p@gina 209

11 - MACROS Y OTRAS UTILIDADES En este módulo se estudiarán las macros, para qué sirven, cómo pueden crearse. También se verán las diversas maneras que tenemos para ejecutarlas. Además, conoceremos algunas herramientas de Microsoft Excel 2003 que complementan y ayudan a optimizar el trabajo. ÍNDICE DEL MÓDULO 11 MÓDULO 11. Macros y otras utilidades... 211 11.1. Introducción a las macros... 213 11.1.1. Creación de una macro... 213 Nombrar una macro... 214 Asignación a una tecla rápida... 214 Ubicación... 215 Descripción... 215 11.1.2. Grabar macros y detener grabación... 215 11.1.3. Modificar las opciones, eliminar y ejecutar una macro... 216 11.1.4. Edición de macros... 217 11.1.5. Macros automáticas... 218 Asignar una macro a un botón... 218 Asignar una macro a un objeto gráfico... 219 11.1.6. Macros y seguridad... 221 11.2. Otras utilidades... 221 11.2.1. Poner comentarios a celdas... 221 11.2.2. Auditoría (referencias circulares)... 223 11.3. Mapa conceptual del módulo... 225 11.4. Ejercicios... 226 11.4.1. Crear las macros LimpiarHoja y PonerSerie... 226

11 - Macros y otras utilidades En este módulo se estudiarán las macros, para qué sirven, cómo pueden crearse. También se verán las diversas maneras que tenemos para ejecutarlas. Además, conoceremos algunas herramientas de Microsoft Excel 2003 que complementan y ayudan a optimizar el trabajo. 11.1. Introducción a las macros En ocasiones, tenemos que realizar acciones repetitivas y rutinarias una y otra vez. En lugar de hacerlas manualmente, podemos crear una macro que trabaje por nosotros. Una macro es una sucesión de acciones a las que se asigna un nombre. Podríamos decir que una macro es un pequeño programa que se ejecuta dentro de Excel y que nos permite ahorrar tiempo y trabajo. Se utiliza para automatizar algunas acciones que repetimos asiduamente. Microsoft Excel 2003 crea, en un lenguaje de programación llamado VBA (Visual Basic para Aplicaciones), las sentencias que ejecutan las macros de forma automática y que en la mayoría de las ocasiones las dejaremos tal y como el programa las crea, pero en otras ocasiones las modificaremos, siempre con mucho cuidado, para que la macro haga exactamente lo que queremos.! Es muy difícil crear una macro utilizando el lenguaje de programación VBA, pero en la mayoría de las ocasiones es muy fácil entender lo que Excel escribe de forma automática y lo que significa cada sentencia, sobre todo si sabemos las operaciones que realiza la macro. 11.1.1. Creación de una macro Lo primero que tenemos que tener claro es lo que deseamos que realice la macro y cómo debe hacerlo, es decir, tenemos que saber exactamente a dónde queremos llegar y debemos saber cómo llegar de forma manual a nuestro objetivo.! De hecho el proceso de creación de una macro consiste básicamente en hacer todo el proceso que queremos automatizar paso a paso de forma manual. Para crear una nueva macro desplegaremos el menú Herramientas de la barra de menús, elegiremos la opción Macro del menú y posteriormente la opción Grabar nueva macro del submenú, con lo que nos aparecerá la siguiente pantalla: Figura 11.1 Primeras opciones al crear macro p@gina 213

En el cuadro de diálogo anterior podemos especificar una serie de características de la macro como son el nombre, asignación a una tecla rápida, ubicación y descripción. Nombrar una macro Lo primero que debemos hacer es darle nombre a la macro. El nombre de una macro debe comenzar por una letra, y sólo puede contener letras, números y el carácter subrayado (_).! Si introducimos un nombre no válido Microsoft Excel 2003 nos lo dice con un mensaje una vez que hacemos clic en el botón Aceptar. Figura 11.2 Mensaje de error para nombre de macro no válido Para separar las palabras del nombre de la macro utilizaremos el carácter subrayado o bien escribiremos la primera letra de cada palabra con mayúsculas y el resto con minúsculas, así son nombres de macro válidos MiPrimeraMacro, o bien mi_primera_macro. Es conveniente que el nombre de la macro sea representativo de la acción que realiza. Si por ejemplo creamos una macro que establezca el ancho de todas las columnas a 12 puntos y el alto a 15 podríamos asignarle el nombre PonerAnchoYAltoALasCeldas. Asignación a una tecla rápida Lo siguiente que podemos hacer en el cuadro de diálogo que se nos muestra es indicar si queremos que la macro se ejecute pulsando la tecla de CTRL y una letra, para ello debemos escribir dicha letra en la casilla correspondiente.! Si en esta casilla escribimos una letra que ya tenga una función predeterminada (por ejemplo CTRL + C = copiar) dejará de realizarse la opción predeterminada. Como la mayoría de las letras combinadas con la tecla CTRL ya tienen una función predeterminada, se aconseja no hacer uso de esta opción o asegurarse de con invalidar una ya existente. p@gina 214

11 - Macros y otras utilidades Figura 11.3 Opciones para guardar la macro Ubicación La siguiente opción se nos presenta bajo una lista desplegable y se utiliza para elegir el lugar en el que queremos que se grabe la macro. Si deseamos que la macro esté disponible siempre que se utilice Microsoft Excel, almacenaremos la macro en el libro de macros personal en la carpeta de inicio de Microsoft Excel 2003. Este libro es utilizado para guardar macros de uso cotidiano. Libro nuevo se utiliza para guardar macros que sólo utilizaremos en determinados libros y que abriremos únicamente cuando sea necesario. Por último, la opción Este libro se utiliza para macros que son específicas del libro en el que estamos trabajando. En el caso que nos ocupa, como es una macro genérica la grabaremos en el libro de macros personal. Descripción Para incluir una descripción de la macro debemos escribirla en el cuadro Descripción. Una vez hecho esto haremos clic en el botón Aceptar. 11.1.2. Grabar macros y detener grabación Tras pulsar Aceptar nos aparece una nueva barra de herramientas con un botón cuadrado azul para detener la grabación. Figura 11.4 Barra de herramientas de grabación A partir de ahora, y hasta que pulsemos el botón azul (o elijamos la opción detener macro del submenú Herramientas Macro) todo lo que hagamos se grabará en la macro y podrá repetirse de forma automática. En este momento podemos ir realizando las acciones que deseemos que realice nuestra macro; en nuestro caso primero seleccionaremos toda la hoja haciendo clic en el cuadrado de la p@gina 215

esquina superior izquierda que está encima del número 1 y la izquierda de la letra A. Luego pondremos el alto de las filas a 15 puntos y el ancho de las columnas a 12, nos posicionamos en la celda A1 y haremos clic en el botón cuadrado azul para detener la grabación. La macro ha quedado grabada en un libro que se llama Personal.xls que está oculto. Si se seleccionan celdas mientras se está ejecutando una macro, ésta seleccionará las mismas celdas independientemente de la celda que se haya seleccionado en primer lugar, ya que graba referencias absolutas de celda. Si lo que queremos es tener una macro para seleccionar celdas independientemente de la posición que tenga la celda activa cuando se ejecute la macro, debemos configurar el grabador de macros para que grabe referencias relativas de celda. En la barra de herramientas Detener grabación, hacemos clic en el botón de referencias relativas. De esta forma continuaremos grabando la macro con referencias relativas hasta que termine la sesión con Excel o hasta que hagamos clic otra vez en el botón.! En una misma macro podemos mezclar las referencias absolutas y las referencias relativas con tan sólo ir pulsando el botón en la barra de herramientas Detener grabación. 11.1.3. Modificar las opciones, eliminar y ejecutar una macro Para modificar o eliminar una macro ya existente desplegaremos el menú Herramientas de la barra de menús, elegiremos la opción Macro del menú y posteriormente la opción Macros... del submenú, con lo que nos aparecerá la siguiente ventana: Figura 11.5 Modificar opciones o eliminar una macro p@gina 216

11 - Macros y otras utilidades Desde esta pantalla podremos eliminar la macro seleccionada (pulsando el botón Eliminar), ejecutarla (pulsando el botón Ejecutar) o bien cambiar las opciones de la macro (pulsando el botón Opciones...): Figura 11.6 Modificar opciones de la macro! Como podemos apreciar en la figura 11.6 podemos reasignar una tecla de método abreviado a la macro, o bien cambiar su descripción. Pero lo que no podemos hacer es cambiarle el nombre. 11.1.4. Edición de macros Si hacemos clic en el botón Modificar podremos ver las sentencias VBA a las que Microsoft Excel 2003 ha convertido las operaciones que hemos ido grabando: Figura 11.7 Vista del editor de VBA de la macro que acabamos de realizar p@gina 217

Como podemos intuir la primera sentencia se corresponde con la selección de toda la hoja, la segunda con el establecimiento del alto de fila a 15 puntos, la tercera pone el ancho de columna a 12 y la cuarta sitúa la celda A1 como celda activa. Evidentemente podemos modificar cualquiera de estos valores para que el ancho o alto de las celdas sea distinto del que previamente hemos establecido, o bien en el lugar de A1 podemos escribir otra celda para que al finalizar la macro se posicione en ella.! La parte izquierda de la ventana despliega la lista de macros existentes en el resto de los libros que tengamos abiertos y para modificar algunas propiedades de éstos. 11.1.5. Macros automáticas En la sección anterior vimos que desde el menú Herramientas, Macro, comando Macros.. podíamos ejecutar una macro seleccionándola y pulsando el botón Ejecutar. También podemos ejecutarla a través de una tecla rápida (CTRL+tecla_asignada), siempre que la hallamos definido con esta propiedad. Existen otras dos maneras de ejecutar una macro: Asignarla a un botón o asignarla a un objeto gráfico. Asignar una macro a un botón Debemos mostrar la barra de herramientas de Formularios para poder insertar un botón en nuestra hoja de cálculo. Para ello pulsamos en el menú Ver, opción Barra de Herramientas, Formularios. Y nos aparecerá en pantalla una barra como la que se muestra a continuación: Figura 11.8 Barra Formularios. Insertamos un botón en la hoja de cálculo y a continuación Microsoft Excel nos pedirá el nombre de la macro que queremos asignarle. p@gina 218

11 - Macros y otras utilidades Figura 11.9 Asignar macro a un botón Figura 11.10 Botón asignado a una macro! También podemos ejecutar la macro desde un botón que se encuentre ubicado en una barra de herramientas integrada o desde una barra de herramientas personalizada. Asignar una macro a un objeto gráfico Podemos asignar una macro a un objeto gráfico existente en nuestra hoja de cálculo. El objeto gráfico podría ser una imagen, autoforma o un objeto WordArt. Los pasos a seguir son los siguientes: 1.- Crear un objeto gráfico. p@gina 219

2.- En el menú contextual (hacer clic con botón derecho del ratón sobre el objeto), hacemos clic en Asignar macro. Figura 11.11 Menú contextual objeto gráfico 3.- Para asignar una macro al objeto gráfico escribimos el nombre de la macro en el cuadro Nombre de la macro y, a continuación, hacemos clic en Aceptar. Para grabar una nueva macro y asignarla al objeto gráfico seleccionado, hacer clic en Grabar. Figura 11.12 Asignar macro a un objeto gráfico p@gina 220

11 - Macros y otras utilidades 11.1.6. Macros y seguridad Microsoft Excel 2003 incluye protecciones contra virus susceptibles de ser transmitidos por macros. Si se comparten macros con otros usuarios, se puede certificar esas macros con una firma digital de modo que los demás usuarios pueden comprobar que proceden de una fuente fidedigna. Al abrir un libro que contiene macros, se puede comprobar su origen antes de habilitarlas. Todo lo relacionado con la seguridad de macros se gestiona a través del menú Herramientas, opción Macro, comando Seguridad tal y como aparece en la figura 11.13. 11.2. Otras utilidades Figura 11.13 Macro. Seguridad 11.2.1. Poner comentarios a celdas Un comentario es una nota que se adjunta a una celda independientemente de otro contenido. Los comentarios son útiles como avisos propios, por ejemplo para anotar cómo funciona una fórmula compleja o para informar a otros usuarios. Podemos insertar un comentario a una celda de dos maneras: Desde el menú Insertar, opción Comentario, estando sobre la celda, o pulsando con el botón derecho y en el menú contextual elegimos Insertar comentario. Las celdas con comentarios tienen triangulitos indicadores de color rojo en la esquina superior derecha. Situando el puntero sobre una celda que tiene un indicador aparecerá su comentario asociado. p@gina 221

Figura 11.14 Comentarios de celda También podemos mostrar los comentarios de forma continua e individualmente (a través de la opción Mostrar comentarios del menú contextual) o todos los de la hoja de cálculo habilitando la opción del menú Ver, opción Comentarios. Cuando los comentarios aparecen en la hoja, ya sean todos o individualmente, podemos imprimirlos en las posiciones en que aparecen en la hoja.! Para imprimir los comentarios al final de la hoja o en la hoja debemos especificarlo en el cuadro Comentarios del menú Archivo, opción Configurar página, ficha Hoja. Figura 11.15 Impresión de los comentarios de celda p@gina 222

11 - Macros y otras utilidades 11.2.2. Auditoría (referencias circulares) Microsoft Excel 2003 proporciona herramientas que ayudan a realizar el seguimiento de problemas en las hojas de cálculo. Los comandos de auditoría reflejan gráficamente, o rastrean, las relaciones entre las celdas y las fórmulas que tengan flechas de rastreo. Al auditar una hoja de cálculo, podemos rastrear los precedentes (las celdas que proporcionan datos a una celda concreta) o los dependientes (las celdas que dependen del valor de una celda específica). Figura 11.16 Rastreo de precedentes y dependientes Una flecha de rastreo de color azul muestra que las celdas F2 y G2 son precedentes de la celda H2, que contiene la fórmula =F2+G2. Las otras flechas de rastreo azules muestran que la celda B6 es dependiente de las celdas H12, H13 y H14. Cuando en una fórmula se utiliza un rango, éste se rastrea como grupo, tal como sucede con la figura 11.17: Figura 11.17 Rastreo de grupos p@gina 223

Si una fórmula muestra un error, como # DIV/0!, podemos usar la opción Rastrear error para buscar todas las celdas que proporcionan datos a la fórmula (flechas en azul) así como también podemos rastrear el error que provoca la celda que tiene el error sobre otras celdas (flechas en rojo). También podemos buscar las celdas que crean una referencia circular. Una referencia circular se produce cuando una celda forma parte, directa o indirectamente, de la fórmula que contiene. Para localizar las celdas con referencia circular debemos utilizar la barra de herramientas Referencia circular. A través de esta barra podemos revisar la referencia pulsando en el cuadro Explorar referencia circular hasta conseguir corregirla (ya no aparecerá en la barra de estado Circular: A1 ). Figura 11.18 Referencias circulares p@gina 224

11 - Macros y otras utilidades 11.3. Mapa conceptual del módulo. MACROS Y OTRAS UTILIDADES. TRABAAR CON MACROS SENCILLAS - Grabar y detener un macro - Modificar una macro - Macros automáticas - Asignar macros a botón y a objetos - Seguridad UTILIDADES SENCILLAS - Comentarios a celdas - Auditoría: Celdas precedentes y celdas dependientes y Referencias p@gina 225

11.4. Ejercicios 11.4.1. Crear las macros LimpiarHoja y PonerSerie Vamos a crear dos macros una para borrar la hoja de cálculo en la que me encuentro y otra para poner una serie con los días de la semana, que llamaremos respectivamente LimpiarHoja y PonerSerie. Asignaremos la primera a un botón y la segunda a una imagen. Ejecutaremos ambas macros desde menú y desde las imágenes asociadas. Pasos a seguir. LimpiarHoja: Seleccionar toda la hoja y pulsar el botón suprimir. PonerSerie: Situarnos en una celda. Escribir Lunes y arrastrar hacia abajo hasta Domingo. Hay que tener en cuenta que en este caso debemos tener pulsado el botón de referencias relativas para que la serie se rellene a partir de la celda donde estemos situados. Figura 11.19 Macros LimpiarHoja y PonerSerie Ahora las asignamos a un botón y a un imagen. p@gina 226

11 - Macros y otras utilidades Figura 11.20 Asignación de botón y de imagen a LimpiarHoja y PonerSerie Ahora sólo tenemos que situarnos encima de los objetos y pinchar para que se ejecuten o bien hacerlo desde el menú Herramientas, submenú Macro, opción Macros, comando Ejecutar. p@gina 227

12 - ANEXOS

12 - Anexos Anexo I: Funciones disponibles en EXCEL 2003 Matemáticas y trigonométricas ABS Devuelve el valor absoluto de un número ACOS Devuelve el arco coseno de un número ACOSH Devuelve el coseno hiperbólico inverso de un número ASENO Devuelve el arco seno de un número ASENOH Devuelve el seno hiperbólico inverso de un número ATAN Devuelve el arco tangente de un número ATAN2 Devuelve el arco tangente de las coordenadas X e Y ATANH Devuelve la tangente hiperbólica inversa de un número MULTIPLO.SUPERIOR Redondea un número hasta el entero o múltiplo significativo más próximo COMBINAT Devuelve el número de combinaciones para un número determinado de objetos COS Devuelve el coseno de un número COSH Devuelve el coseno hiperbólico de un número CONTAR.SI Cuenta el número de celdas que no están en blanco dentro de un rango que coincida con los criterios especificados GRADOS Convierte radianes en grados REDONDEA.PAR Redondea un número al entero par más próximo EXP Devuelve e elevado a la potencia de un número determinado FACT Devuelve el factorial de un número FACT.DOBLE Devuelve el factorial doble de un número MULTIPLO.INFERIOR Redondea un número hacia abajo, hacia cero M.C.D Devuelve el máximo común divisor ENTERO Redondea un número hasta el entero inferior más próximo M.C.M Devuelve el mínimo común múltiplo LN Devuelve el logaritmo neperiano de un número LOG Devuelve el logaritmo de un número en una base especificada LOG10 Devuelve el logaritmo en base 10 de un número MDETERM Devuelve la matriz determinante de una matriz MINVERSA Devuelve la matriz inversa de una matriz MMULT Devuelve la matriz producto de dos matrices RESIDUO Devuelve el resto de la división REDOND.MULT Redondea un número al múltiplo deseado MULTINOMIAL Devuelve el polinomio de un conjunto de números REDONDEA.IMPAR Redondea un número al entero impar más próximo PI Devuelve el valor de Pi p@gina 231

POTENCIA Devuelve el resultado de elevar el argumento número a una potencia PRODUCTO Multiplica sus argumentos COCIENTE Devuelve la parte entera de una división RADIANES Convierte grados en radianes ALEATORIO Devuelve un número aleatorio entre 0 y 1 ALEATORIO.ENTRE Devuelve un número aleatorio entre los números que especifique NUMERO.ROMANO Convierte un número arábigo en número romano con formato de texto REDONDEAR Redondea un número a un número especificado de dígitos REDONDEAR.MENOS Redondea un número hacia abajo, hacia cero REDONDEAR.MAS Redondea un número hacia arriba, en dirección contraria a cero SUMA.SERIES Devuelve la suma de potencias basadas en la fórmula SIGNO Devuelve el signo de un número SENO Devuelve el seno de un ángulo dado SENOH Devuelve el seno hiperbólico de un número RAIZ Devuelve la raíz cuadrada de un número RAIZ2PI Devuelve la raíz cuadrada de un número multiplicado por PI (número * pi) SUBTOTALES Devuelve un subtotal en una lista o base de datos SUMA Suma sus argumentos SUMAR.SI Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio SUMAPRODUCTO Devuelve la suma de los productos de los componentes de la matriz correspondiente SUMA.CUADRADOS Devuelve la suma de los cuadrados de los argumentos SUMAX2MENOSY2 Devuelve la suma de la diferencia de los cuadrados de los valores correspondientes de dos matrices SUMAX2MASY2 Devuelve el sumatorio de la suma de los cuadrados de los valores correspondientes de dos matrices SUMAXMENOSY2 Devuelve el sumatorio de los cuadrados de las diferencias entre los valores correspondientes en dos matrices TAN Devuelve la tangente de un número TANH Devuelve la tangente hiperbólica de un número TRUNCAR Trunca un número y lo convierte en entero Estadísticas DESVPROM Devuelve el promedio de las desviaciones absolutas de la media de los puntos de datos PROMEDIO Devuelve el promedio de los argumentos PROMEDIOA Devuelve el promedio de los argumentos, incluidos números, texto y valores lógicos p@gina 232

12 - Anexos DISTR.BETA Devuelve la función de distribución beta acumulativa DISTR.BETA.INV Devuelve la inversa de la función de distribución acumulativa para una distribución beta especificada DISTR.BINOM Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria discreta siguiendo una distribución binomial DISTR.CHI Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria continua siguiendo una distribución chi cuadrado de una sola cola PRUEBA.CHI.INV Devuelve el inverso de una probabilidad dada, de una sola cola, en una distribución chi cuadrado PRUEBA.CHI Devuelve la prueba de independencia INTERVALO.CONFIANZA Devuelve el intervalo de confianza para la media de una población COEF.DE.CORREL Devuelve el coeficiente de correlación de dos conjuntos de datos CONTAR Cuenta cuántos números hay en la lista de argumentos CONTARA Cuenta cuántos valores hay en la lista de argumentos COVAR Devuelve la covarianza, el promedio de los productos de las desviaciones pareadas BINOM.CRIT Devuelve el valor menor cuya desviación binomial acumulativa es menor o igual que un valor de un criterio DESVIA2 Devuelve la suma de los cuadrados de las desviaciones DISTR.EXP Devuelve la distribución exponencial DISTR.F Devuelve la distribución de probabilidad F DISTR.INV.F Devuelve el inverso de una distribución de probabilidad F FISHER Devuelve la transformación Fisher PRUEBA.FISHER.INV Devuelve el inverso de la transformación Fisher PRONOSTICO Devuelve un valor en una tendencia lineal FRECUENCIA Devuelve una distribución de frecuencia como una matriz vertical PRUEBA.F Devuelve el resultado de una prueba F DISTR.GAMMA Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria siguiendo una distribución gamma DIST.GAMMA.INV Devuelve el inverso de la función gamma acumulativa GAMMA.LN Devuelve el logaritmo natural de la función gamma, G(x) MEDIA.GEOM Devuelve la media geométrica CRECIMIENTO Devuelve valores en una tendencia exponencial MEDIA.ARMO Devuelve la media armónica DISTR.HIPERGEOM Devuelve la probabilidad para una variable aleatoria discreta siguiendo una distribución hipergeométrica INTERSECCION.EE Devuelve la intersección de la línea de regresión lineal p@gina 233

CURTOSIS Devuelve la curtosis de un conjunto de datos K.ESIMO.MAYOR Devuelve el k-ésimo mayor valor de un conjunto de datos ESTIMACION.LINEAL Devuelve los parámetros de una tendencia lineal ESTIMACION.LOGARITMICA Devuelve los parámetros de una tendencia exponencial DISTR.LOG.INV Devuelve el inverso de la distribución logarítmico-normal DISTR.LOG.NORM Devuelve la distribución logarítmico-normal acumulativa MAX Devuelve el valor máximo de una lista de argumentos MAXA Devuelve el valor máximo de una lista de argumentos, incluidos números, texto y valores lógicos MEDIANA Devuelve la mediana de los números dados MIN Devuelve el valor mínimo de una lista de argumentos MINA Devuelve el valor mínimo de una lista de argumentos, incluidos números, texto y valores lógicos MODA Devuelve el valor más frecuente en un conjunto de datos NEGBINOMDIST Devuelve la distribución binomial negativa DISTR.NORM Devuelve la distribución normal acumulativa DISTR.NORM.INV Devuelve el inverso de la distribución normal acumulativa DISTR.NORM.ESTAND Devuelve la distribución normal estándar acumulativa DISTR.NORM.ESTAND.INV Devuelve el inverso de la distribución normal acumulativa estándar PEARSON Devuelve el coeficiente de correlación del momento del producto Pearson PERCENTIL Devuelve el k-ésimo percentil de los valores de un rango RANGO.PERCENTIL Devuelve el rango de un valor en un conjunto de datos como porcentaje del conjunto PERMUTACIONES Devuelve el número de permutaciones para un número determinado de objetos POISSON Devuelve la distribución de Poisson PROBABILIDAD Devuelve la probabilidad de que los valores de un rango se encuentren entre dos límites CUARTIL Devuelve el cuartil de un conjunto de datos ERARQUIA Devuelve la jerarquía de un número en una lista de números COEFICIENTE.R2 Devuelve el cuadrado del coeficiente de correlación del momento del producto Pearson COEFICIENTE.ASIMETRIA Devuelve la asimetría de una distribución PENDIENTE Devuelve la pendiente de la línea de regresión lineal K.ESIMO.MENOR Devuelve el k-ésimo menor valor de un conjunto de datos NORMALIZACION Devuelve un valor normalizado p@gina 234

12 - Anexos DESVEST Calcula la desviación estándar basada en una muestra DESVESTA Calcula la desviación estándar de una muestra, incluidos números, texto y valores lógicos DESVESTP Calcula la desviación estándar de la población total DESVESTPA Calcula la desviación estándar de la población total, incluidos números, texto y valores lógicos ERROR.TIPICO.XY Devuelve el error típico del valor de y previsto para cada x de la regresión DISTR.T Devuelve la distribución t de Student DISTR.T.INV Devuelve el inverso de la distribución t de Student TENDENCIA Devuelve valores en una tendencia lineal MEDIA.ACOTADA Devuelve la media del interior de un conjunto de datos PRUEBA.T Devuelve la probabilidad asociada con la prueba t de Student VAR Calcula la varianza de una muestra VARA Calcula la varianza de una muestra, incluidos números, texto y valores lógicos VARP Calcula la varianza en función de toda la población VARPA Calcula la varianza de la población total, incluidos números, texto y valores lógicos DIST.WEIBULL Devuelve la distribución de Weibull PRUEBA.Z Devuelve el valor de probabilidad de una cola de una prueba Z Financieras INT.ACUM Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil que tenga pagos de interés periódico INT.ACUM.V Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil con pagos de interés al vencimiento AMORTIZPROGRE Devuelve la amortización por cada período contable mediante la utilización de un coeficiente de depreciación AMORTIZLIN Devuelve la amortización lineal de un bien al final de un ejercicio fiscal determinado CUPON.DIAS.L1 Devuelve el número de días desde el comienzo del período del cupón hasta la fecha de liquidación CUPON.DIAS Devuelve el número de días del período (entre dos cupones) donde se encuentra la fecha de liquidación CUPON.DIAS.L2 Devuelve el número de días desde el comienzo del período de consolidación hasta la fecha del siguiente cupón CUPON.FECHA.L2 Devuelve la fecha del siguiente cupón después de la fecha de liquidación p@gina 235

CUPON.NUM Devuelve el número de cupones pagaderos entre las fechas de liquidación y vencimiento CUPON.FECHA.L1 Devuelve la fecha del cupón anterior a la fecha de liquidación PAGO.INT.ENTRE Devuelve el interés acumulativo pagado entre dos períodos PAGO.PRINC.ENTRE Devuelve el valor actual acumulativo pagado en un préstamo entre dos períodos DB Devuelve la depreciación de un bien durante un período específico usando el método de depreciación de saldo fijo DDB Devuelve la depreciación de un bien en un período especificado utilizando el método de doble disminución de saldo u otros métodos que se especifiquen TASA.DESC Devuelve la tasa de descuento de un valor bursátil MONEDA.DEC Convierte un precio en una moneda, expresado como una fracción, en un precio expresado en un número decimal MONEDA.FRAC Convierte un precio en una moneda, expresado como un número decimal, en un precio expresado en una fracción DURACION Devuelve la duración anual de un valor con pagos de intereses periódicos EFECTO Devuelve el tipo de interés anual efectivo VF Devuelve el valor futuro de una inversión FV.PLAN Devuelve el valor futuro de un capital inicial después de aplicar una serie de tasas de interés compuesto TASA.INT Devuelve la tasa de interés para la inversión total en un valor bursátil PAGOINT Devuelve el pago de intereses de una inversión durante un período determinado TIR Devuelve la tasa interna de retorno de una inversión para una serie de valores en efectivo INT.PAGO.DIR Calcula el interés pagado durante un período específico de una inversión DURACION.MODIF Devuelve la duración modificada Macauley de un valor bursátil con un valor nominal de 100 $ TIRM Devuelve el tipo interno de una devolución en que los flujos de efectivo positivo y negativo se financian con diferentes tipos de interés TASA.NOMINAL Devuelve el tipo de interés anual nominal NPER Devuelve el número de períodos de una inversión VNA Devuelve el valor neto actual de una inversión basándose en una serie de flujos de efectivo periódicos y un tipo de descuento PRECIO.PER.IRREGULAR.1 Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor con un primer período irregular RENDTO.PER.IRREGULAR.1 Devuelve el rendimiento de un valor con un primer período irregular PRECIO.PER.IRREGULAR.1 Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor con un último período irregular p@gina 236

12 - Anexos RENDTO.PER.IRREGULAR.2 Devuelve el rendimiento de un valor con un último período irregular PAGO Devuelve el pago periódico de una anualidad PAGOPRIN Devuelve el pago del valor actual de una inversión durante un período determinado PRECIO Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor bursátil que paga una tasa de interés periódica PRECIO.DESCUENTO Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor bursátil con descuento PRECIO.VENCIMIENTO Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor bursátil que paga interés a su vencimiento VA Devuelve el valor actual de una inversión TASA Devuelve la tasa de interés por período de una anualidad CANTIDAD.RECIBIDA Devuelve la cantidad recibida al vencimiento de un valor bursátil completamente invertido SLN Devuelve la depreciación por método directo de un bien en un período dado SYD Devuelve la depreciación por suma de dígitos de los años de un bien durante un período específico LETRA.DE.TES.EQV.A.BONO Devuelve el rendimiento de un bono equivalente a una letra del Tesoro (de EE.UU.) LETRA.DE.TES.PRECIO Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de una letra del Tesoro (de EE.UU.) LETRA.DE.TES.RENDTO Devuelve el rendimiento de una letra del Tesoro (de EE.UU.) DVS Devuelve la depreciación de un activo durante un período especificado o parcial utilizando el método de depreciación de saldos decrecientes TIR.NO.PER Devuelve la tasa interna de retorno para un flujo de caja que no es necesariamente periódico VNA.NO.PER Devuelve el valor neto actual para un flujo de caja que no es necesariamente periódico RENDTO Calcula el rendimiento en un valor bursátil que paga intereses periódicos RENDTO.DESC Devuelve el rendimiento anual de un valor descontado; por ejemplo, una letra del Tesoro (de EE.UU.) RENDTO.VENCTO Devuelve el rendimiento anual de un valor bursátil que paga intereses al vencimiento De texto ASC Cambia letras inglesas o katakana de ancho completo (bit doble) dentro de una cadena de caracteres a caracteres de ancho medio (bit sencillo) p@gina 237

TEXTOBAHT Convierte un número en texto, usando el formato de moneda ß (baht) CARACTER Devuelve el carácter especificado por el número de código DESPEAR Elimina caracteres que no se pueden imprimir CODIGO Devuelve el número de código del primer carácter del texto CONCATENAR Une varios elementos de texto en uno solo MONEDA Convierte un número en texto, usando el formato de moneda $ (dólar) IGUAL Comprueba si dos valores de texto son exactamente iguales ENCONTRAR Busca un valor de texto dentro de otro (distingue entre mayúsculas y minúsculas) DECIMALES Da formato a un número como texto con un número fijo de decimales IS Cambia letras inglesas o katakana de ancho medio (de un byte) dentro de una cadena de caracteres en caracteres de ancho completo (de dos bytes) IZQUIERDA Devuelve los caracteres situados en el extremo izquierdo de un valor de texto LARGO Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto MINUSC Convierte texto en minúsculas EXTRAE Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto, empezando en la posición que especifique FONETICO Extrae los caracteres fonéticos (furigana) de una cadena de texto NOMPROPIO Escribe en mayúsculas la primera letra de cada palabra de un valor de texto REEMPLAZAR Reemplaza caracteres dentro de texto REPETIR Repite el texto un número determinado de veces DERECHA Devuelve los caracteres situados en el extremo derecho de un valor de texto HALLAR Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue entre mayúsculas y minúsculas) SUSTITUIR Sustituye el texto nuevo por el texto previo en una cadena de texto T Convierte los argumentos en texto TEXTO Da formato a un número y lo convierte en texto ESPACIOS Elimina espacios del texto MAYUSC Convierte el texto en mayúsculas VALOR Convierte el argumento de un texto en un número De fecha y hora FECHA Devuelve una fecha determinada FECHANUMERO Convierte una fecha representada por texto en un número de serie DIA Convierte un número que representa una fecha en el día del mes correspondiente DIAS360 Calcula el número de días entre dos fechas basándose en un año de 360 días FECHA.MES Devuelve el número que representa una fecha que es un número determinado de meses anterior o posterior a la fecha inicial FIN.MES Devuelve el número correspondiente al último día del mes, que es un número determinado de meses anterior o posterior a la fecha inicial p@gina 238

12 - Anexos HORA Convierte un número en la hora correspondiente MINUTO Convierte un número en el minuto correspondiente MES Convierte un número en el mes correspondiente DIAS.LAB Devuelve el número de días laborables completos entre dos fechas AHORA Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales SEGUNDO Convierte un número en el segundo correspondiente NSHORA Devuelve el numero de una hora determinada HORANUMERO Convierte una hora representada por texto en un número de serie HOY Devuelve el número que representa la fecha actual DIASEM Convierte un número en el día de la semana correspondiente NUM.DE.SEMANA Convierte un número en un número que indica dónde cae la semana numéricamente dentro de un año DIA.LAB Devuelve el número que representa una fecha que es determinado número de días laborables anterior o posterior a la fecha especificada AÑO Convierte un número en el año correspondiente FRAC.AÑO Devuelve la fracción de año que representa el número de días enteros entre fecha_inicial y fecha_final Lógicas Y Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son verdaderos FALSO Devuelve el valor lógico FALSO SI Especifica un texto lógico para ejecutar NO Invierte la lógica de sus argumentos O Devuelve VERDADERO si algún argumento es VERDADERO De base de datos BDPROMEDIO Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas de la base de datos BDCONTAR Cuenta las celdas que contienen números en una base de datos BDCONTARA Cuenta las celdas que no están en blanco en una base de datos BDEXTRAER Extrae de la base de datos un único registro que coincida con los criterios especificados BDMAX Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la base de datos BDMIN Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de la base de datos BDPRODUCTO Multiplica los valores de un campo determinado de registros de la base de datos que coinciden con los criterios especificados BDDESVEST Calcula la desviación estándar basándose en una muestra de entradas seleccionadas de la base de datos p@gina 239

BDDESVESTP Calcula la desviación estándar basándose en la población total de las entradas seleccionadas de una base de datos. BDSUMA Suma los números de la columna del campo de los registros de la base de datos que coincidan con los criterios especificados BDVAR Calcula la varianza basándose en una muestra de las entradas seleccionadas de una base de datos BDVARP Calcula la varianza basándose en la población total de las entradas seleccionadas de una base de datos IMPORTARDATOSDINAMICOS Devuelve los datos almacenados en una tabla dinámica De búsqueda y referencia DIRECCION Devuelve una referencia como texto a una única celda en la hoja de cálculo AREAS Devuelve el número de áreas de una referencia ELEGIR Elige un valor en una lista de valores COLUMNA Devuelve el número de columna de una referencia COLUMNAS Devuelve el número de columnas de una referencia BUSCARH Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la celda indicada HIPERVINCULO Crea un acceso directo o un salto que abre un documento almacenado en un servidor de red, en una intranet o en Internet INDICE Utiliza un índice para elegir un valor a partir de una referencia o matriz INDIRECTO Devuelve una referencia indicada por un valor de texto BUSCAR Busca los valores en un vector o matriz COINCIDIR Busca los valores en una referencia o matriz DESREF Devuelve un desplazamiento de referencia a partir de una referencia determinada FILA Devuelve el número de fila de una referencia FILAS Devuelve el número de filas de una referencia RDTR Recupera datos en tiempo real de un programa que sea compatible con automatización COM TRANSPONER Devuelve la traspuesta de una matriz BUSCARV Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en la fila para devolver el valor de una celda De información CELDA Devuelve información acerca del formato, la ubicación o el contenido de una celda CONTAR.BLANCO Cuenta el número de celdas en blanco dentro de un rango TIPO.DE.ERROR Devuelve un número correspondiente a un tipo de error INFO Devuelve información acerca del entorno operativo en uso p@gina 240

12 - Anexos ESBLANCO Devuelve el valor VERDADERO si el valor está en blanco ESERR Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error excepto #N/A ESERROR Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error ES.PAR Devuelve el valor VERDADERO si el valor es par ESLOGICO Devuelve VERDADERO si el valor es un valor lógico ESNOD Devuelve VERDADERO si el valor es el valor de error #N/A (valor no disponible) ESNOTEXTO Devuelve el valor VERDADERO si el valor es no texto ESNUMERO Devuelve VERDADERO si el valor es un número ES.IMPAR Devuelve el valor VERDADERO si el número es impar ESREF Devuelve VERDADERO si el valor es una referencia ESTEXTO Devuelve el valor VERDADERO si el valor es texto N Devuelve un valor convertido en un número NOD Devuelve el valor de error #N/A TIPO Devuelve un número que indica el tipo de datos de un valor Ingeniería BESSELI Devuelve la función Bessel modificada In(x) BESSEL Devuelve la función Bessel n(x) BESSELK Devuelve la función Bessel modificada Kn(x) BESSELY Devuelve la función Bessel Yn(x) BIN.A.DEC Convierte un número binario en decimal BIN.A.HEX Convierte un número binario en hexadecimal BIN.A.OCT Convierte un número binario en octal COMPLEO Convierte coeficientes reales e imaginarios en un número complejo CONVERTIR Convierte un número de un sistema de medida a otro DEC.A.BIN Convierte un número decimal en binario DEC.A.HEX Convierte un número decimal en hexadecimal DEC.A.OCT Convierte un número decimal en octal DELTA Comprueba si dos valores son iguales. FUN.ERROR Devuelve la función de error FUN.ERROR.COMPL Devuelve la función de error complementaria MAYOR.O.IGUAL Comprueba si un número es mayor que el valor de referencia HEX.A.BIN Convierte un número hexadecimal en binario HEX.A.DEC Convierte un número hexadecimal en decimal HEX.A.OCT Convierte un número hexadecimal en octal IM.ABS Devuelve el valor absoluto (módulo) de un número complejo IMAGINARIO Devuelve el coeficiente de la parte imaginaria de un número complejo p@gina 241

IM.ANGULO Devuelve el argumento theta, un ángulo expresado en radianes IM.CONUGADA Devuelve el conjugado complejo de un número complejo IM.COS Devuelve el coseno de un número complejo IM.DIV Devuelve el cociente de dos números complejos IM.EXP Devuelve el resultado de la función exponencial de un número complejo IM.LN Devuelve el logaritmo neperiano de un número complejo IM.LOG10 Devuelve el logaritmo en base 10 de un número complejo IM.LOG2 Devuelve el logaritmo en base 2 de un número complejo IM.POT Devuelve el resultado de un número complejo elevado a una potencia entera IM.PRODUCT Devuelve el producto de dos números complejos IM.REAL Devuelve el coeficiente real de un número complejo IM.SENO Devuelve el seno de un número complejo IM.RAIZ2 Devuelve la raíz cuadrada de un número complejo IM.SUSTR Devuelve la diferencia entre dos números complejos IM.SUM Devuelve la suma de dos números complejos OCT.A.BIN Convierte un número octal en binario OCT.A.DEC Convierte un número octal en decimal OCT.A.HEX Convierte un número octal en hexadecimal p@gina 242

12 - Anexos Anexo II: Algunas teclas de método abreviado Teclas para moverse y desplazarse por una hoja de cálculo o un libro Presione Para Teclas de dirección Moverse una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o hacia la derecha CTRL+ tecla de dirección Ir hasta el extremo de la región de datos actual INICIO Ir hasta el comienzo de una fila CTRL+INICIO Ir hasta el comienzo de una hoja de cálculo CTRL+FIN Ir a la última celda de la hoja de cálculo, que es la celda ubicada en la intersección de la columna situada más a la derecha y la fila ubicada más abajo (en la esquina inferior derecha) o la celda opuesta a la celda inicial, que es normalmente la celda A1 AV PÁG Desplazarse una pantalla hacia abajo RE PÁG Desplazarse una pantalla hacia arriba ALT+AV PÁG Desplazarse una pantalla hacia la derecha ALT+RE PÁG Desplazarse una pantalla hacia la izquierda CTRL+AV PÁG Ir a la siguiente hoja del libro CTRL+RE PÁG Ir a la hoja anterior del libro CTRL+F6 ó CTRL+TAB Ir al siguiente libro o a la siguiente ventana CTRL+MAYÚS+F6 ó Ir al libro o a la ventana anterior CTRL+MAYÚS+TAB F6 Mover al siguiente panel de un libro que se ha dividido MAYÚS+F6 Mover al anterior panel de un libro que se ha dividido CTRL+RETROCESO Desplazarse para ver la celda activa F5 Mostrar el cuadro de diálogo Ir a MAYÚS+F5 Mostrar el cuadro de diálogo Buscar MAYÚS+F4 Repetir la última acción de Buscar (igual a Buscar siguiente) TAB Desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de cálculo protegida Teclas para introducir datos en una hoja de cálculo Presione Para ENTRAR Completar una entrada de celda e ir hacia abajo en la selección ALT+ENTRAR CTRL+ENTRAR MAYÚS+ENTRAR Comenzar una nueva línea en la misma celda Rellenar el rango de celdas seleccionado con la entrada actual Completar una entrada de celda e ir hacia abajo en la selección TAB Completar una entrada de celda e ir hacia la derecha en la selección p@gina 243

MAYÚS+TAB ESC RETROCESO SUPR CTRL+SUPR Teclas de dirección INICIO F4 o CTRL+Y MAYÚS+F2 CTRL+MAYÚS+F3 CTRL+ CTRL+D CTRL+F3 Completar una entrada de celda e ir hacia la izquierda en la selección Cancelar una entrada de celda Eliminar el carácter situado a la izquierda del punto de inserción o eliminar la selección Eliminar el carácter situado a la derecha del punto de inserción o eliminar la selección Eliminar texto hasta el final de la línea Desplazarse un carácter hacia arriba, abajo, izquierda o derecha Ir al comienzo de la línea Repetir la última acción Modificar un comentario de celda Crear nombres a partir de rótulos de fila y columna Rellenar hacia abajo Rellenar hacia la derecha Definir un nombre Teclas para trabajar en las celdas o la barra de fórmulas Presione Para RETROCESO Modificar la celda activa y, a continuación, borrarla, o eliminar el carácter anterior en la celda activa al modificar el contenido de las celdas ENTRAR Completar una entrada de celda CTRL+MAYÚS+ENTRAR Introducir una fórmula como fórmula matricial ESC Cancelar una entrada en la celda o en la barra de fórmulas CTRL+A Presentar la Paleta de fórmulas, después de escribir un nombre de función en una fórmula CTRL+MAYÚS+A Insertar los nombres de argumentos y los paréntesis de una función, después de escribir un nombre de función en una fórmula CTRL+ALT+K Insertar un hipervínculo ENTRAR (en una celda con hipervín- Activar un hipervínculo F2 Modificar la celda activa y colocar el punto de inserción al final de la línea F3 Pegar un nombre definido en una fórmula MAYÚS+F3 Pegar una función en una fórmula F9 Calcular todas las hojas de todos los libros abiertos CTRL+ALT+F9 Calcular todas las hojas del libro activo MAYÚS+F9 Calcular la hoja activa = (signo igual) Iniciar una fórmula ALT+= (signo igual) Insertar una fórmula de Autosuma CTRL+; (punto y coma) Introducir la fecha p@gina 244

12 - Anexos CTRL+MAYÚS+: (dos puntos) CTRL+MAYÚS+ (comillas) CTRL+` (comilla simple izquierda) CTRL+ (apóstrofo) ALT+FLECHA ABAO Introducir la hora Copiar el valor de la celda situada sobre la celda activa en la celda o en la barra de fórmulas Alternar entre mostrar valores o fórmulas en las celdas Copiar una fórmula de la celda situada sobre la celda activa en la celda o en la barra de fórmulas Presentar la lista de Autocompletar Teclas para aplicar formato a los datos Presione Para ALT+ (apóstrofo) Mostrar el cuadro de diálogo Estilo CTRL+1 Mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdas CTRL+E Aplicar el formato de número General CTRL+MAYÚS+$ Aplicar el formato Moneda con dos decimales (los números negativos aparecen en rojo) CTRL+MAYÚS+% Aplicar el formato Porcentaje sin decimales CTRL+MAYÚS+^ Aplicar el formato numérico Exponencial con dos decimales CTRL+MAYÚS+# Aplicar el formato Fecha con el día, mes y año CTRL+MAYÚS+@ Aplicar el formato Hora con la hora y minutos e indicar a.m. o p.m. CTRL+MAYÚS+! Aplicar el formato Número con dos decimales, separador de millares y signo menos ( ) para los valores negativos CTRL+MAYÚS+& Aplicar un borde CTRL+MAYÚS+_ Quitar los contornos CTRL+N Aplicar o quitar el formato de negrita CTRL+K Aplicar o quitar el formato de cursiva CTRL+S Aplicar o quitar el formato de subrayado CTRL+5 Aplicar o quitar el formato de tachado CTRL+9 Ocultar filas CTRL+MAYÚS+( (paréntesis de apertura) Mostrar filas CTRL+0 (cero) Ocultar columnas CTRL+MAYÚS+) (paréntesis de cierre) Mostrar columnas Teclas para modificar datos Presione F2 ESC Para Modifique la celda activa y coloque el punto de inserción al final de la línea Cancelar una entrada en la celda o en la barra de fórmulas p@gina 245

RETROCESO F3 ENTRAR CTRL+MAYÚS+ ENTRAR CTRL+A CTRL+MAYÚS+A F7 Modificar la celda activa y luego eliminarla; o bien eliminar el carácter precedente en la celda activa mientras se modifica el contenido de la misma Pegar un nombre definido en una fórmula Completar una entrada de celda Introducir una fórmula como fórmula matricial Presentar la Paleta de fórmulas, después de escribir un nombre de función en una fórmula Insertar los nombres de argumentos y los paréntesis de una función, después de escribir un nombre de función en una fórmula Mostrar el cuadro de diálogo Ortografía Teclas para insertar, eliminar y copiar una selección Presione Para CTRL+C Copiar la selección CTRL+X Cortar la selección CTRL+V Pegar la selección SUPR Borrar el contenido de la selección CTRL+GUIÓN Eliminar celdas CTRL+Z Deshacer la última acción CTRL+MAYÚS+ Insertar celdas vacías SIGNO MÁS Teclas para moverse dentro de una selección Presione Para ENTRAR Moverse de arriba a abajo dentro de la selección (abajo), o bien moverse en la dirección que se haya seleccionado en la ficha Edición (menú Herramientas, comando Opciones) MAYÚS+ENTRAR Moverse de abajo a arriba dentro de la selección (arriba), o bien moverse en la dirección que se haya seleccionado en la ficha Edición (menú Herramientas, comando Opciones) TAB Ir de izquierda a derecha dentro de la selección o desplazarse una celda hacia abajo si sólo se ha seleccionado una columna MAYÚS+TAB Ir de derecha a izquierda dentro de la selección o desplazarse una celda hacia arriba si sólo se ha seleccionado una columna CTRL+PUNTO Desplazarse en el sentido de las agujas del reloj hasta la siguiente esquina de la selección CTRL+ALT+FLECHA DERECHA Desplazarse hacia la derecha entre selecciones no adyacentes CTRL+ALT+FLECHA IZQUIERDA Desplazarse hacia la izquierda entre selecciones no adyacentes p@gina 246

12 - Anexos Teclas para seleccionar celdas, columnas o filas Presione Para CTRL+MAYÚS+* (asterisco) Seleccionar la región actual alrededor de la celda activa (la región actual es un área de datos ubicada entre filas y columnas en blanco) MAYÚS+tecla de dirección Ampliar la selección una fila o columna CTRL+MAYÚS+tecla de dirección Ampliar la selección a la última celda que no esté en blanco de la misma columna que la celda activa MAYÚS+INICIO Ampliar la selección hasta el comienzo de la fila CTRL+MAYÚS+INICIO Ampliar la selección hasta el comienzo de la hoja de cálculo CTRL+MAYÚS+FIN Ampliar la selección hasta la última celda utilizada en la hoja de datos (esquina inferior derecha) CTRL+BARRA ESPACIADORA Seleccionar toda la columna MAYÚS+BARRA ESPACIADORA Seleccionar toda la fila CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIA- Seleccionar toda la hoja de cálculo DORA MAYÚS+RETROCESO Seleccionar sólo la celda activa cuando están seleccionadas varias celdas MAYÚS+AV PÁG Ampliar la selección una pantalla hacia abajo MAYÚS+RE PÁG Ampliar la selección una pantalla hacia arriba CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIA- Con un objeto seleccionado, seleccionar todas las celdas de una DORA hoja CTRL+6 Alternar entre ocultar objetos, mostrarlos o mostrar marcadores de los objetos CTRL+7 Mostrar u ocultar la barra de herramientas Estándar F8 Activar la ampliación de una selección utilizando las teclas de dirección MAYÚS+F8 Agregar otro rango de celdas a la selección; o utilice las teclas de dirección para moverse al principio del rango que desee agregar y, a continuación, presione F8 y las teclas de dirección para seleccionar el siguiente rango BLOQ DESP, MAYÚS+INICIO Ampliar la selección hasta la celda de la esquina superior izquierda de la ventana BLOQ DESP, MAYÚS+FIN Ampliar la selección hasta la celda superior derecha de la ventana Teclas para ventanas En una ventana, presione ALT+TAB ALT+MAYÚS+ TAB Para Cambiar al siguiente programa Cambiar al programa anterior p@gina 247

CTRL+ESC CTRL+W o CTRL+F4 CTRL+F5 F6 MAYÚS+F6 CTRL+F6 CTRL+MAYÚS+F6 CTRL+F7 CTRL+F8 CTRL+F9 CTRL+F10 IMPR PANT ALT+IMPRIMIR PANTALLA Mostrar el menú Inicio de Windows Cerrar la ventana del libro activo Restaurar el tamaño de la ventana del libro activo Mover al siguiente panel de un libro que se ha dividido Mover al panel anterior de un libro que se ha dividido Cambiar a la siguiente ventana del libro Cambiar a la ventana anterior del libro Ejecutar el comando Mover (menú del icono del libro, barra de menús) o utilizar las teclas de dirección para mover la ventana Ejecutar el comando Tamaño (menú del icono del libro, barra de menús) o utilizar las flechas de dirección para ajustar el tamaño de la ventana Minimizar la ventana del libro hasta convertirla en un icono Maximizar o restaurar la ventana del libro Copiar la imagen de la pantalla al Portapapeles Copiar la imagen de la ventana activa en el Portapapeles Teclas para cuadros de diálogo En un cuadro de diálogo, presione TAB MAYÚS+TAB CTRL+TAB o CTRL+AV PÁG CTRL+MAYÚS+TAB o CTRL+RE Teclas de dirección BARRA ESPACIADORA Para Desplazarse a la siguiente opción o grupo de opciones Desplazarse a la opción o grupo de opciones anterior Cambiar a la siguiente ficha en un cuadro de diálogo Cambiar a la ficha anterior en un cuadro de diálogo Desplazarse entre opciones en el cuadro de lista desplegable o entre algunas opciones en un grupo de opciones Ejecutar la acción asignada al botón activo (el botón con el punto subrayado), o activar o desactivar la casilla de verificación activa Tecla de letra que corresponda a la primera letra en el nombre de opción que desee (si un cuadro de lista desplegable está selecciona- ALT+letra, donde letra es la tecla correspondiente a la letra subrayada en el nombre de opción ALT+FLECHA ABAO ENTRAR ESC Desplazarse a una opción en un cuadro de lista desplegable Seleccionar una opción o activar o desactivar una casilla de verificación Abrir el cuadro de lista desplegable seleccionado Ejecutar la acción asignada al botón de comando predeterminado en el cuadro de diálogo (el botón en negrita, normalmente el botón Aceptar) Cancelar el comando y cerrar el cuadro de diálogo p@gina 248

12 - Anexos Teclas para trabajar con los cuadros de diálogo Abrir y Guardar como Presione Para CTRL+F12 o CTRL+A Mostrar el cuadro de diálogo Abrir ALT+F2, F12 o CTRL+G Guardar el libro activo ALT+MAYÚS+F2 o MAYÚS+F12 Mostrar el cuadro de diálogo Guardar como ALT+1 Ir a la carpeta anterior ALT+2 ALT+3 ALT+4 Abrir la carpeta que se encuentra un nivel por encima de la carpeta abierta (botón Subir un nivel) Cerrar el cuadro de diálogo y abrir la página de búsqueda (botón Buscar en el Web ) del World Wide Web Eliminar la carpeta o archivo seleccionado (botón Eliminar) ALT+5 ALT+6 ALT+7 Crear una nueva subcarpeta en la carpeta abierta (botón Crear nueva carpeta) Alternar entre las vistas Lista, Detalles, Propiedades y Vista previa Mostrar el menú Herramientas (botón Herramientas) Teclas para ver o imprimir un documento Presione Para CTRL+P o CTRL+MAYÚS+F12 Presentar el cuadro de diálogo Imprimir Trabajo en vista preliminar Presione Teclas de dirección RE PÁG o AV PÁG Para Desplazarse por la página cuando está ampliada Avanzar o retroceder una página cuando está reducida CTRL+FLECHA ARRIBA o CTRL+FLECHA IZQUIERDA CTRL+FLECHA ABAO o CTRL+FLECHA DERECHA Ir a la primera página cuando está reducida Ir a la última página cuando está reducida Teclas para trabajar con hojas de cálculo, gráficos y macros Presione Para MAYÚS+F11 o ALT+MAYÚS+F1 Insertar una nueva hoja de cálculo F11 o ALT+F1 Crear un gráfico que utilice el rango actual p@gina 249

ALT+F8 Mostrar el cuadro de diálogo Macro ALT+F11 Mostrar el Editor de Visual Basic CTRL+F11 Insertar una hoja de macros de Microsoft Excel 4.0 CTRL+AV PÁG Ir a la siguiente hoja del libro CTRL+RE PÁG Ir a la hoja anterior del libro MAYÚS+CTRL+AV PÁG Seleccionar la hoja actual y la hoja siguiente del libro MAYÚS+CTRL+RE PÁG Seleccionar la hoja actual y la hoja anterior del libro p@gina 250

12 - Anexos GLOSARIO DE TÉRMINOS A continuación se muestran algunos de los términos más usados en EXCEL: Alinear Archivo Área de impresión Barra de desplazamiento Barra de estado Barra de fórmulas Barra de herramientas Barra de menús Barra de título Base de datos Carpeta Celda Celda activa Es la operación que permite colocar un dato dentro de una celda a la izquierda, a la derecha, al centro. Es un conjunto de información almacenada en el ordenador. Puede contener textos, dibujos, gráficos, sonidos, programas, vídeo, etc. Todo archivo tiene un nombre y una extensión que lo identifica. Así, un libro de Excel es un archivo (p.e. Presupuesto.xls). Se trata de un bloque de celdas de una hoja de cálculo que seleccionamos para imprimir. Permite desplazar el área de visualización de un documento. Existen dos tipos: la barra de desplazamiento vertical y la barra de desplazamiento horizontal. Muestra información sobre el comando seleccionado o una operación en curso. Está situada en la parte inferior de la pantalla de la aplicación o programa. Muestra la paleta de fórmulas para facilitar la creación de una fórmula con las funciones de una hoja de cálculo. Contiene botones que realizan alguna acción equivalentes a comandos de menús. Suele estar situada en la parte superior de la ventana de la aplicación. Contiene a todos los menús disponibles en la aplicación y suele estar situada debajo de la barra de título en la parte superior de la ventana de aplicación. Franja que contiene el nombre de la aplicación y el nombre del archivo en uso y que está situada en la parte superior de una ventana de aplicación. (Listas) Es un conjunto de información relacionada entre sí y organizada en filas (registros) y columnas (campos). (Carpeta) Son contenedores en donde se guardan los archivos u otros subcarpetas (directorios) dentro del disco del PC. Es la intersección entre una fila y una columna de Excel y contiene información tal como números, texto, fórmulas, funciones,... Una celda tiene un nombre (p.e. C10, columna C y fila 10) Es la celda en la que está posicionado el cursor para realizar alguna operación sobre ella. Se muestra remarcada. p@gina 251

Comando Cuadro de diálogo Cuadro de texto Directorio Estilo Etiqueta de columna Etiqueta de fila Etiqueta de hoja Excel Extensión Filtro Formato Formato condicional Fórmula Se trata de determinados elementos de menú o botones de Excel que permiten realizar acciones al seleccionarlos. Es un ventana que se abre sobre la aplicación al pulsar sobre una opción de menú o botón, que nos pide información para realizar una determinada tarea. Es un pequeño marco en donde el usuario puede introducir información tal como un texto, nombre de archivo, etc. (directorio) Son contenedores en donde se guardan los archivos u otros subdirectorios (carpetas) dentro del disco del PC. Es una personalización de las distintas opciones de formato de celda (número, fuente, alineación, bordes, etc.). Es el nombre que tiene asignado cada columna de una hoja de cálculo (p. e. A, B, C, AA, AB, etc.). Es el nombre que tiene asignado cada fila de una hoja de cálculo (p. e. 1, 2, 3, 4, 5, etc.). Es el nombre que le asignamos a cada una de las hojas de cálculo que forman un libro de Excel. Está situada en la parte inferior de la ventana. Por defecto, se muestra Hoja1, Hoja2,... Es una aplicación o programa de Microsoft que permite trabajar con números dispuestos en cuadrículas. Esta disposición permite realizar de forma sencilla e intuitiva cálculos matemáticos mediante fórmulas y funciones y representar los resultados gráficamente. Es la parte última del nombre de un archivo que permite reconocer el tipo archivo de que se trata. (p. e. Un libro de Excel lleva la extensión XLS). Es un conjunto de criterios que aplicamos a una lista para que nos muestre un subconjunto de datos de la misma que cumplan dichos criterios. Es el aspecto (tipo, alineación, fuente, borde, trama, etc.) aplicado a la información que puede contener una o varias celdas. Forma de presentación de una o varias celdas en función de que se cumplan criterios específicos basados en los valores de estas. (p. e. Aplicar color rojo si el valor obtenido al aplicar una fórmula es negativo). Es una ecuación o regla que relaciona objetos matemáticos (sumas, restas, etc.) p@gina 252

12 - Anexos Formulario de datos Función Gráfico Hoja Hoja de Cálculo Importar datos Libro Línea de entrada Líneas de división Listas Macro Menú desplegable Es un cuadro de diálogo que permite al usuario introducir o mostrar con facilidad una fila entera de información (registro) en una lista de una sola vez. También se pueden usar formularios para eliminar registros. Son fórmulas predefinidas internamente en Excel y asociadas a un nombre, que ejecutan cálculos más o menos complejos necesitando para ello algunos datos denominados argumentos o parámetros, y como toda fórmula tiene un resultado (p. e. SUMA(A1:A4), suma el contenido de las celdas A1, A2, A3 y A4). Es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo. El gráfico como tal nos ayuda a interpretar mejor los datos de la hoja. Además nos facilita la visualización de comparaciones, tramas y tendencias de los datos. Existen diversos tipos de gráficos en Excel tales como barras, circular, líneas, etc.) Es un entramado de filas y columnas que constituyen una hoja de cálculo. Es una programa que permite realizar cálculos y obtener gráficos para su análisis. Es la acción que nos permite traer datos externos a una hoja de cálculo desde cualquier archivo de texto. Es un archivo de Excel formado por una o más hojas de cálculo. Es la zona de la hoja en donde se introducen los datos que van a ir a la celda activa. Suele estar situada debajo de la barra de herramientas. Son las líneas que se entrecruzan formando las celdas en un hoja de cálculo. Excel permite ocultarlas o visualizarlas. (Base de datos) Es un conjunto de información relacionada entre sí y organizada en filas (registros) y columnas (campos). Está formada por una serie de comandos de una aplicación dispuestos en un determinado orden para realizar de una sola vez lo que conllevaría ejecutar varios pasos. A toda macro debemos asociarle un nombre. Son elementos de una aplicación o programa que al ser pulsados despliegan las opciones que encierran. Estas opciones, a su vez, pueden servir para abrir otros menús desplegables o realizar una determinada tarea. p@gina 253

Operadores Platilla Presentación preliminar Rango Vínculo entre hojas Vista preliminar Son utilizados para elaborar fórmulas en una hoja de cálculo. Son del tipo + suma, - resta, * producto, / división, ^ potencia, etc. Es un documento con una determinada estructura que se utiliza para realizar otros documentos similares o iguales. (vista preliminar) Es la visualización en pantalla de la hoja tal y como se verá una vez impresa. Es un bloque rectangular de una o mas celdas adyacentes en una hoja de cálculo. Es la relación que creamos entre dos hojas de cálculo, de manera que si se cambia un dato en la primera se actualizará automáticamente los datos vinculados en la segunda. (presentación preliminar) Es la visualización en pantalla de la hoja tal y como se verá una vez impresa. p@gina 254

12 - Anexos BIBLIOGRAFÍA Guía Visual de Excel 2003, Ed. Anaya Multimedia, Elvira Yebes lópez y otro En este libro resulta muy útil para iniciados, ya que encontrarán una manera rápida de aprender el funcionamiento de esta herramienta ofimática. Como valor añadido al texto cabe decir que contiene gran cantidad de imágenes y gráficos comentados para aprender a manejarse y desarrollar hojas de cálculo de forma fácil y eficaz. Guía práctica para usuarios de Excel 2003, Ed. Anaya Multimedia, Francisco Charte Ojeda Este libro comienza con nociones básicas para ir profundizando poco en conceptos más avanzados. No es un libro recomendado para hacerse un experto, pero es ideal para conocer el potencial de esta herramienta y aprender muy rápidamente a realizar informes, presupuestos y gráficos permite realizar Excel. Manual Avanzado de Excel 2003, Ed. Anaya Multimedia, Francisco Charte Ojeda Este libro está dirigido fundamentalmente al usuario con un nivel medio que quiere profundizar en esta herramienta y ampliar sus conocimientos. Explica comandos y opciones que siempre quedan fuera de muchos manuales, además de otros temas como el uso de escenarios, análisis estadísticos, Bases de Datos, VBA, tablas dinámicas y listas y compartir y proteger documentos. Sin duda es un libro muy recomendable para ir aprendiendo con esta potente herramienta. Contiene CD-Rom. Funciones con Excel 2003, Ed. Prentice Hall, Patrick Blattner Este libro ofrece la oportunidad de profundizar en el conocimiento de la funciones incorporas en Excel. Contiene gran cantidad de ejemplos e información detallada de las funciones y la forma de usarlas. No se trata de una simple descripción de funciones si no más bien de una explicación eminentemente práctica de todas ellas. Contiene un CD-Rom con información y casos prácticos. Excel 2000. Herramientas avanzadas, macros y programación VBA, Ed. Fundación Confemetal, Gema Fernández Pascual y otro Este libro está recomendado para usuarios que ya conocen los procedimientos básicos en Excel, de manera que se centra en desarrollar usos más avanzados del programa con un lenguaje claro. Contiene multitud de ejemplos que hacen de este libro un manual único e indispensable para todos aquellos usuarios que buscan ampliar su formación y conocer todas las posibilidades que brinda Excel. Con el aprenderemos a trabajar con funciones, gráficos, Bases de Da- p@gina 255

tos, Informes de tablas dinámicas, controles, formularios de Visual Basic, objetos de acceso a bases de datos y conexión con otros programas. La Biblia de Excel 2003. Ed. Anaya Multimedia, Patrick Blattner Este libro se divide en capítulos ordenados que van avanzando gradualmente, desde los más básicos hasta los más avanzados, con ejemplos muy detallados que serán de gran ayuda para aprender de forma sencilla. Contiene CD-Rom con los ejemplos desarrollados a lo largo del libro y otras herramientas de utilidad. MS Excel 2003: 37 ejercicios prácticos, Ed. Ra-ma, Fermi Vila Este libro es diferente a lo que conocemos como manual, pues se trata de un curso práctico en el que no hay que leer sino hacer. Este propone una serie de hojas de cálculo de muy distinto tipo para ir realizando y asimilando conocimientos. Ejercicios de Excel 2003, Ed. Anaya Multimedia, Fernando Borruel Cubero Aquí encontraremos una interesante colección de ejercicios a realizar en Excel que permitirán adquirir una serie de conocimientos a través de la práctica. Pedagógicamente los ejercicios están muy bien planteados y mantienen una secuencia normal y progresiva de aprendizaje, pasando de lo más básico a lo más complejo. La metodología que emplea es la de explicación teórica ejercicio práctico resolución. Se trata de un libro muy recomendable. También se propone vistar las siguientes páginas Web en donde se puedrán encontrar una gran variedad de cursos gratuitos de Excel y ejercicios de todo tipo: http://www.abcdatos.com/tutoriales/ofimatica/excel.html http://aulaclic.es/excel2003/ http://www.solocursosgratis.com/cursos_gratis_excel-slckey14419.htm http://www.google.com à EXCEL GRATIS p@gina 256

ÍNDICE Índice General Presentación del Manual... 3 Prólogo... 5 MÓDULO 1 MÓDULO 1. Introducción a las hojas de cálculo... 7 1.1. Hoja de cálculo... 9 1.2. Libro de trabajo... 9 1.3. Concepto de celda, fila y columna... 10 1.4. Concepto de Rango... 11 1.5. Descripción del entorno de Excel... 12 1.5.1. La ventana principal de Excel... 12 1.5.2. Barra de título... 12 1.5.3. Barras de herramientas, menús y comandos... 12 1.5.4. Etiquetas de hojas... 13 1.5.5. Celda activa... 14 1.5.6. Barra de fórmulas... 14 Cuadro de verificación... 14 Cuadro de cancelación... 14 1.6. Las barras de herramientas personalizadas... 14 1.6.1. Cómo mostrar una barra de herramientas concreta?... 15 1.6.2. Cómo acoplar una barra de herramientas flotante en la pantalla?... 15 1.6.3. Cómo prescindir de comandos en una barra de herramientas?... 15 1.7. Movimiento dentro de una hoja de cálculo... 16 1.7.1. Movimiento con cursores y teclas de paginación... 16 1.7.2. Movimiento directo... 16 1.8. Movimientos dentro del libro... 17 Cómo cambiar de hoja?... 17 1.9. Otros aspectos interesantes... 17 1.9.1. Extensiones de los archivos de Excel... 17 1.9.2. Haciendo más fácil nuestra tarea mediante las Plantillas... 18 1.9.3. Trabajar con seguridad mediante el Guardado automático... 19 1.10. Uso de la Ayuda de Excel... 20 1.10.1. Solicitar ayuda al Ayudante de Office... 20 1.10.2. Ayuda de Microsoft Excel... 21 p@gina 257

. 1.11. Mapa conceptual del módulo... 23 1.12. Ejercicios... 24 1.12.1. Crear un libro nuevo, recuperar y guardar libros (guiado)... 24 1.12.2. Moverse por el libro (guiado)... 26 1.12.3. Personalizar barras de herramientas... 29 1.12.4. Manejo de la ayuda... 29 MÓDULO 2 MÓDULO 2. Introducción de datos en una hoja de cálculo. Manejo de celdas, filas y columnas.... 31 2.1. Introducción de datos alfanuméricos, numéricos, de tipo fecha y fórmulas... 33 2.1.1. Introducir datos... 33 2.1.2. Modificar datos existentes... 33 2.1.3. Cancelar la edición de dato... 34 2.1.4. Datos que son valores constantes... 34 Valores numéricos... 34 Fechas y horas... 35 Datos alfanuméricos (texto)... 35 2.1.5. Datos que son fórmulas... 36 2.1.6. Alineación de texto y números... 37 2.2. Selección simple, múltiple de filas y múltiple de columnas... 37 2.2.1. Selección simple de datos... 37 2.2.2. Selección múltiple de datos... 38 2.2.3. Resumen de teclas para la selección de datos... 39 2.2.4. Nombres y cuadro de nombres de una selección... 39 2.3. Selección celdas, filas y columnas no adyacentes... 40 2.4. Añadiendo, eliminando y borrando filas y columnas... 40 2.4.1. Insertar filas/columnas... 40 2.4.2. Eliminar filas/columnas... 41 2.5. Uso de los comandos buscar y reemplazar... 41 2.5.1. Comando Buscar... 41 2.5.2. Comando Reemplazar... 42 2.6. Mapa conceptual del módulo... 43 2.7. Ejercicios... 44 2.7.1. Introducir datos de tipo texto, numéricos y fechas... 44 2.7.2. Introducir fórmulas... 48 p@gina 258

ÍNDICE 2.7.3. Seleccionar una celda, varias celdas y la hoja entera... 49 2.7.4. Copiar y mover los datos de un sitio a otro de la hoja y del libro... 50 Arrastrar el contenido de celdas a otras celdas... 50 Copiar celdas... 51 Mover celdas... 51 2.7.5. Borrar contenido de celdas... 51 2.7.6. Deshacer y rehacer comandos ejecutados... 51 2.7.7. Insertar nuevas filas y columnas y eliminarlas... 52 MÓDULO 3 MÓDULO 3.Formatos... 53 3.1. Formato de celda: número, alineación, fuente, borde, trama y protección... 55 3.1.1. Número... 55 3.1.2. Alineación... 58 3.1.3. Fuente... 58 3.1.4. Borde... 60 3.1.5. Trama... 60 3.1.6. Protección... 61 3.2. Formato fila, columna, hoja... 62 3.2.1. Ocultar y mostrar... 62 3.2.2. Dimensiones de filas y columnas... 63 3.2.3. Ajuste automático de dimensiones... 63 3.2.4. Ancho estándar de las columnas... 63 3.2.5. Fondo de hoja... 63 3.3. Estilo y Autoformato... 64 3.3.1. Menú Formato, opción Estilo... 64 3.3.2. Menú Formato, opción Autoformato... 64 3.4. Formato condicional... 66 3.4.1. Expresar una condición... 66 3.4.2. Establecer el formato asociado a una condición... 66 3.5. Mapa conceptual del módulo... 68 3.6. Ejercicios... 69 3.6.1. Cambiar el aspecto de una hoja de cálculo alineando texto y números, cambiando formatos y asignando diferentes tipos de letra y tamaños... 69 3.6.2. Resaltar celdas con bordes y tramas personalizadas... 70 p@gina 259

MÓDULO 4 MÓDULO 4. Trabajo con fórmulas... 71 4.1. Introducción a las fórmulas... 73 4.1.1. Esquema de una fórmula en Excel... 73 El signo =... 73 Los operandos... 73 Los operadores... 74 El orden de ejecución de las operaciones... 75 Detalle del esquema de una fórmula sencilla... 75 4.1.2. Como introducir fórmulas en Excel... 75 4.1.3. La barra de fórmulas... 76 4.1.4. Usar referencias a celdas... 77 Celdas dependientes de una celda... 78 Celdas precedentes a una celda... 78 4.1.5. Tipos de Referencias... 78 Referencias relativas... 78 Referencias absolutas... 79 Referencias mixtas... 79 4.1.6. Cuándo se calcula el valor?... 79 4.1.7. Cambiar cuándo y cómo se calculan las fórmulas... 79 4.2. Expresiones con formulaciones básicas... 80 4.2.1. Operaciones aritméticas básicas... 80 Sumar y restar... 80 Multiplicar... 80 Dividir... 81 Potencias... 81 Porcentaje... 81 4.2.2. Operaciones de comparación... 81 Comparar dos valores... 81 4.3. Mover formulas... 81 4.3.1. Copiar fórmulas... 81 4.3.2. Mover o cortar y pegar fórmulas... 82 4.3.3. Llenado automático de fórmulas... 82 4.4. Mapa conceptual del módulo... 83 4.5. Ejercicios... 84 4.5.1. Trabajo con fórmulas paso a paso... 84 4.5.2. Calculo de áreas... 85 4.5.3. Calculo sobre renta... 86 p@gina 260

ÍNDICE MÓDULO 5 MÓDULO 5. Funciones (I)... 87 5.1. Concepto de función... 89 5.1.1. Definición... 89 5.1.2. Estructura... 89 5.2. Parámetros o argumentos... 90 5.2.1. Funciones anidadas... 90 5.3. Categorías o tipos de funciones... 90 5.4. Asistente de funciones... 91 5.4.1. Cómo invocar al asistente para funciones... 92 5.4.2. Encontrar la función que queremos usar... 92 5.4.3. Elegir el nombre de la función... 93 5.4.4. Asignar valores a los argumentos... 93 5.4.5. Modificar fórmulas que contienen funciones... 95 5.5. Algunas funciones básicas... 95 5.5.1. Función SUMA... 95 Autosuma... 96 5.5.2. Función PROMEDIO... 97 5.5.3. Función MAX... 97 5.5.4. Función MIN... 98 5.6. Mapa conceptual del módulo... 99 5.7. Ejercicios... 100 5.7.1. Trabajo con funciones paso a paso... 100 5.7.2. Supuesto práctico... 101 MÓDULO 6 MÓDULO 6. Funciones (II)... 103 6.1. La función SI... 105 Algunos ejemplos de uso de la función SI... 105 6.2. Generación de números aleatorios... 106 Función ALEATORIO... 106 Función ALEATORIO.ENTRE... 106 6.3. Eliminar cifras decimales... 107 Función REDONDEAR... 107 Función TRUNCAR... 108 6.4. Funciones para contar valores... 108 6.5. Funciones que manejan valores de tipo texto... 109 p@gina 261

Convertir texto a mayúsculas o minúsculas... 109 Comprobar si una celda contiene texto... 110 Combinar texto de varias celdas... 110 Combinar texto y números... 111 Combinar texto con fechas u horas... 112 Comparar el contenido de las celdas... 113 6.6. Funciones que manejan fechas... 113 Insertar la fecha y la hora actuales en una celda... 113 Aumentar o disminuir días... 113 Componer una fecha partiendo de los valores de mes, día y año... 114 Componer una fecha partiendo de los valores de mes, día y año... 114 6.7. Funciones de información... 115 6.8. Mapa conceptual del módulo... 116 6.9. Ejercicios... 117 6.9.1. Supuesto práctico 1... 117 6.9.2. Supuesto práctico 2... 119 MÓDULO 7 MÓDULO 7. Funciones (III)... 121 7.1. Formulación avanzada... 123 7.1.1. Usar valores de otras hojas en una fórmula... 123 7.1.2. Usar valores de otros libros... 124 7.1.3. Referencias 3D... 124 Comportamiento de las referencias 3D cuando se mueven, copian, insertan o eliminan hojas de cálculo... 125 Cómo escribir una referencia 3D utilizando el ratón... 125 7.2. Trabajar con varias hojas en un mismo libro... 126 7.2.1. Selección de hojas... 126 7.2.2. Introducción de datos en hojas agrupadas... 127 7.2.3. Desagrupar hojas... 127 7.3. Protección de Celdas y fórmulas... 127 7.4. Proteger libro... 129 7.5. Mapa conceptual del módulo... 130 7.6. Ejercicios... 131 7.6.1. Trabajo con múltiples hojas y referencias entre ellas... 131 7.6.2. Supuesto práctico sobre múltiples Hojas y referencias entre ellas... 133 p@gina 262

ÍNDICE MÓDULO 8 MÓDULO 8. Impresión y Gráficos... 135 8.1. Impresión... 137 8.1.1. Vista preliminar... 137 8.1.2. Configurar página... 140 Página... 141 Márgenes... 141 Encabezado y pie de página... 142 Hoja... 144 8.1.3. Imprimir... 145 8.2. Gráficos... 146 8.2.1. Crear un gráfico... 146 Concepto de gráfico... 146 8.2.2. Asistente para gráficos... 147 Paso 1: Tipo de Gráfico... 147 Paso 2: Datos de origen... 148 Paso 3: Opciones de gráfico... 150 Paso 4: Ubicación del Gráfico... 153 8.2.3. Modificar un gráfico ya existente... 154 8.2.4. Elementos más esenciales de un gráfico. Formatos... 155 8.3. Mapa conceptual del módulo... 156 8.4. Ejercicios... 157 8.4.1. Elaborar de una hoja y varios tipos de gráficos... 157 8.4.2. Supuesto práctico sobre Incremento poblacional año 2.004... 158 MÓDULO 9 MÓDULO 9. Importación y exportación de datos... 161 9.1. Vínculos entre diferentes hojas y entre Excel y otras aplicaciones... 163 9.1.1. Objeto vinculado y objeto incrustado... 163 Objeto vinculado... 163 Objeto incrustado... 163 9.1.2. Vincular o incrustar un objeto... 164 Menú Edición... 164 Menú Insertar... 165 Menú Insertar, submenú Imagen, comando Imágenes prediseñadas... 166 Menú Insertar, submenú Imagen, comando Imagen desde archivo... 166 Menú Insertar, submenú Imagen, comando Autoformas... 167 p@gina 263

Menú Insertar, submenú Imagen, comando Organigrama... 167 Menú Insertar, submenú Imagen, comando WordArt... 168 Menú Insertar, submenú Imagen, comando Desde escáner o cámara... 169 Menú Insertar, comando Objeto... 169 Menú Insertar, comando Hipervínculo... 171 9.1.3. Ejemplo de vincular objetos. Pegado especial... 173 9.2. Guardar con diferentes formatos... 177 9.2.1. Menú Archivo, opción Guardar Como... 177 9.2.2. Formato de texto (*.txt)... 177 9.2.3. Formato de texto con formato, delimitado por espacios (*.prn)... 179 9.2.4. Formato CSV, delimitado por comas (*.csv)... 179 9.2.5. Formato de plantilla (*.xlt)... 180 9.2.6. Formato Página Web (*.htm y *.html)... 180 9.3. Mapa conceptual del módulo... 182 9.4. Ejercicios... 183 9.4.1. Vinculación de Word con Excel... 183 MÓDULO 10 MÓDULO 10. Representación tabular... 185 10.1. Qué es una base de datos en Excel?... 187 10.1.1. Normas para crear listas... 187 10.1.2. Formato de la lista... 188 10.2. Formularios de introducción de datos... 189 10.2.1. Agregar un registro a una lista usando un formulario de datos... 189 10.2.2. Otras operaciones con registros... 191 Buscar... 191 Modificar... 192 Eliminar... 192 10.2.3. Dar formato a la lista. Autoformato... 192 10.3. Ordenar, filtros, subtotales y validación... 193 10.3.1. Ordenar los datos de una lista... 193 10.3.2. Filtros... 194 Autofiltro... 194 Filtro avanzado... 196 10.3.3. Quitar filtros de una lista... 197 10.3.4. Subtotales... 197 Crear informes y gráficos de resumen... 198 10.3.5. Validación... 198 p@gina 264

ÍNDICE 10.4. Importar datos. Ejemplo de importación de un archivo de texto... 201 10.5. Mapa conceptual del módulo... 204 10.6. Ejercicios... 205 10.6.1. Elaboración de una hoja a partir de un archivo csv... 205 MÓDULO 11 MÓDULO 11. Macros y otras utilidades... 211 11.1. Introducción a las macros... 213 11.1.1. Creación de una macro... 213 Nombrar una macro... 214 Asignación a una tecla rápida... 214 Ubicación... 215 Descripción... 215 11.1.2. Grabar macros y detener grabación... 215 11.1.3. Modificar las opciones, eliminar y ejecutar una macro... 216 11.1.4. Edición de macros... 217 11.1.5. Macros automáticas... 218 Asignar una macro a un botón... 218 Asignar una macro a un objeto gráfico... 219 11.1.6. Macros y seguridad... 221 11.2. Otras utilidades... 221 11.2.1. Poner comentarios a celdas... 221 11.2.2. Auditoría (referencias circulares)... 223 11.3. Mapa conceptual del módulo... 225 11.4. Ejercicios... 226 11.4.1. Crear las macros LimpiarHoja y PonerSerie... 226 ANEXOS Anexos... 229 Anexo I: Funciones disponibles en EXCEL 2003... 231 Matemáticas y trigonométricas... 231 Estadísticas... 232 Financieras... 235 De texto... 237 De fecha y hora... 238 Lógicas... 239 De base de datos... 239 p@gina 265

De búsqueda y referencia... 240 De información... 240 Ingeniería... 241 Anexo II: Algunas teclas de método abreviado... 243 Teclas para moverse y desplazarse por una hoja de cálculo o un libro... 243 Teclas para introducir datos en una hoja de cálculo... 243 Teclas para trabajar en las celdas o la barra de fórmulas... 244 Teclas para aplicar formato a los datos... 245 Teclas para modificar datos... 245 Teclas para insertar, eliminar y copiar una selección... 246 Teclas para moverse dentro de una selección... 246 Teclas para seleccionar celdas, columnas o filas... 247 Teclas para ventanas... 247 Teclas para cuadros de diálogo... 248 Teclas para trabajar con los cuadros de diálogo Abrir y Guardar como... 249 Teclas para ver o imprimir un documento... 249 Trabajo en vista preliminar... 249 Teclas para trabajar con hojas de cálculo, gráficos y macros... 249 GLOSARIO DE TÉRMINOS... 251 BIBLIOGRAFÍA... 255 p@gina 266

Región de Murcia Consejería de Hacienda y Administración Pública