INFORME DE AUSTERIDAD Y EFICIENCIA DEL GASTO EMPRESAS DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS EMPITALITO ESP. Periodo: Primer trimestre año 2012 vs primer trimestre año 2013. Tipo de Proceso: EVALUACION Y CONTROL Proceso: GESTION DE CONTROL INTERNO Objetivo del informe: Consolidar y analizar la información correspondiente al período comprendido entre el primer trimestre del año 2012 y el primer trimestre del año 2013 que permita visualizar el comportamiento y eficiencia del gasto público en EMPITALITO ESP. Alcance del Informe: Determinar mediante el análisis de variaciones los incrementos o decrementos de los rubros que componen los gastos de funcionamiento de la Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios y determinar las políticas de reducción. RESPONSABLE: OFICINA DE CONTROL INTERNO PRESENTACION El presente informe corresponde al seguimiento realizado por el Jefe de Control Interno a los Gastos Generales ejecutados por EMPITALITO ESP, verificando el cumplimiento a lo establecido en el Artículo 22 del Decreto 1737 de 1998, modificado por el Decreto 0984 del 14 de Mayo de 2012, y a las disposiciones establecidas sobre austeridad y eficiencia del gasto público, toma como punto de referencia el comportamiento de los gastos ocasionados en el período de los meses de Enero, Febrero y Marzo del 2012 y los meses de Enero, Febrero y Marzo de 2013, datos tomados de los Informes de Gastos de Funcionamiento, Servicios Públicos, Horas Extras, Impresos y Publicaciones, Publicidad y Propaganda, Viáticos y Gastos de Viajes, Ejecución Presupuestal y los Informes de Contratación generados por la Secretaria de Administrativa de la Entidad. Dando cumplimiento al Decreto 0984 del 14 de mayo de 2012, la Oficina de Control Interno verificara en forma mensual el cumplimiento de las estas disposiciones, como de las demás restricción de gasto que continúan vigentes, y realizará los informes de seguimiento de la Austeridad del Gasto Público de forma trimestral, para de esta manera establecer parámetros que permitan a la Entidad paulatinamente ir reduciendo el gasto y con ello dar continuidad al cumplimiento de las medidas establecidas por el Gobierno Nacional en materia de austeridad en el gasto público.
1. INFORME SOBRE LA ADOPCIÓN DE MEDIDAS DE AUSTERIDAD En desarrollo de las políticas de austeridad EMPITALITO ESP., adopto las medidas contempladas en los Decretos 1737 de 1998 y el Decreto 0984 del 14 de mayo de 2012 referentes a la austeridad en el gasto público. Mediante estos actos administrativos se han establecido y ampliado las políticas de austeridad en el gasto público, las cuales son acordes con las directrices que sobre la materia han impartido las instancias de nivel nacional. 2. SERVICIOS PUBLICOS servicios publicos CONSOLIDADO GASTOS DE FUNCIONAMIENTO PRIMER TRIMESTRE COMPARATIVO 1ER TRIMESTRE 2012 2013 ENERO FEBRERO MARZO ENERO FEBRERO MARZO 2012 2013 ENERGIA 2,785,76 2,611,48 2,285,31 2,292,51 2,254,75 2,410,52 7,682,55 6,957,78 TELEFONO FIJO + INTERNET 313,20 684,19 564,78 542,40 493,41 537,12 1,562,17 1,572,93 CELULAR 1,133,496.20 1,069,770.52 1,059,668.64 771,551.72 815,316.03 789,187.60 3,262,935.36 2,376,055.35 FACTURA EMPITALITO - - - 29,90 27,739.00 31,10-88,739.00 TOTAL 4,232,456.20 4,365,440.52 3,909,758.64 3,636,361.72 3,591,215.03 3,767,927.60 12,507,655.36 10,995,504.35 Comparativo de gastos en los servicios públicos de primer trimestre 2012 vs primer trimestre 2013 REDUCCION O INCREMENTO SERVICIO PUBLICOS AÑO 2012 AÑO 2013 DIFERENCIA % ENERO 4,232,456.20 3,636,361.72-596,094.48-14.08389011 FEBRERO 4,365,440.52 3,591,215.03-774,225.49-17.73533476 MARZO 3,909,758.64 3,767,927.60-141,831.04-3.627616256 TOTAL 12,507,655.36 10,995,504.35-1,512,151.01-12.09
Título del eje Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Pitalito E.S.P Comparativo Servicios públicos 5.00 4.00 3.00 2.00 1.00 - AÑO 2012 AÑO 2013 ENERO 4.232.456.20 3.636.361.72 FEBRERO 4.365.440.52 3.591.215.03 MARZO 3.909.758.64 3.767.927.60 Grafico 1. Comparativo mensual 13.00 12.507.655.36 12.50 12.00 11.50 10.995.504.35 11.00 10.50 1 AÑO 2012 AÑO 2013 Grafico 2. Comparativo Total
ACUMULADO 1 TRIMESTRE 2012 ACUMULADO 1 TRIMESTRE 2013 REDUCCION O INCREMENTO DIFERENCIA % FACTURA EMPITALITO 88,739.00 88,739.00 10 ENERGIA 7,682,55 6,957,78-724,77-9.43 TELEFONO FIJO + 1,562,17 INTERNET 1,572,93 10,76 0.69 TELEFONO CELULAR 3,262,935.36 2,376,055.35-886,880.01-27.18 TOTAL 12,507,655.36 10,995,504.35-1,512,151.01-12.09 8.00 7.682.55 6.957.78 6.00 4.00 2.00 3.262.935.36 2.376.055.35 1.562.17 1.572.93 88.739.00 1 2 FACTURA EMPITALITO 88.739.00 ENERGIA 7.682.55 6.957.78 TELEFONO FIJO + INTERNET 1.562.17 1.572.93 TELEFONO CELULAR 3.262.935.36 2.376.055.35 1 Trimestre 2012 1 Trimestre 2013 En cuanto al comportamiento del servicio de energía como lo demuestra la grafica se mantiene en un rango estable, su diminución fue del 9.43 % con respecto al trimestre de 2012, sin embargo se debe continuar insistiendo a todos los funcionarios y demás trabajadores, el uso racional de la energía. Se ha podido verificar en las inspecciones hechas a cada una de las diferente oficinas que los funcionarios dejan los equipos encendidos en horas no laborarles, como por ejemplo al medio día y después de las seis de la tarde, y para terminar se constató que en ocasiones también los fines de semana. En términos generales se observa una
diminución, pero la empresa a través de los jefes de cada área, deberá seguir insistiendo a sus subalternos en dejar los equipos apagados y desconectados y realizar seguimiento a las personas que reincidentes, para el llamado de atención pertinente. 3. INFORME SOBRE ASIGNACIÓN Y USO DE TELEFONOS CELULARES Y TELFONOS FIJOS En cuanto a este ítem la Empresa empezó en el primer trimestre de 2012 con 10 líneas de celular: 1 Líneas para el Despacho del Gerente, 1 Bocatoma, 1 Planta de tratamiento, Secretaria de Gerencia, Control Interno, Jefe de la Unidad Administrativa, Secretaria Unidad Administrativa, Jefe Unidad Operativa, Inspector de Aseo e Inspector de Ac y Alca Pagando un promedio mensual de 1.066.770, para el primer trimestre del 20113 se cancelaron 3, (Secretaria de gerencia, Secretaria unidad administrativa y bocatoma)., la línea de control interno se asigno a la oficina de P.Q.R. En la actualidad se tienen 7 líneas de celulares (Gerente, Unidad Administrativa, Unidad Operativa, Inspector de Aseo, inspector de Acueducto y Alcantarillado, Planta de Tratamiento, y Oficina de P.Q.R.) reduciendo los gasto en el trimestre en un 27.18 %. No CELULAR No MINUTOS NOMBRE EMPLEADO VALOR FACTURA 3142988295 86.330.40 550 PLANTA TRATAMIENTO GUIT 81.281 3142989502 276.012.48 1630 GERENTE 245.496 3203407090 77.547.60 998 JEFE UND ADMINISTRATIVA. 73.013 3203405869 78.368.88 998 ING. OPERATIVO 73.013 3203405861 98.926.40 998 ALBERTO HERNANDEZ 73.013 3203405889 101.583.96 998 SEGUNDO REYES B. 73.013 321500475 718.769.72 998 OFICINA DE PQR $ 618.829 En lo relacionado con teléfonos fijos de la Empresa, se tiene una Planta de Teléfono Computarizada PBX que enlaza las dependencias, cuenta con 7 líneas telefónicas: por valor que oscila de $236.180, más el servicio de Internet por un valor fijo de $324.880. Su reducción fue del 0.69%. Se puede concluir que estas líneas y aparatos de comunicación se utilizan de forma ordenada y eficiente sin exagerar su uso, dentro de los límites de tolerancia de la Administración.
Se recomienda la intervención de los asesores de telefonía celular y comunicación fija para comparar los planes existentes y/o la actualización de los mismos frente a los combos de que podrían mejorar el servicio y ayudar contribuir con la austeridad del gasto. 4. INFORME SOBRE ASIGNACIÓN Y USO DE VEHÍCULOS OFICIALES, COMPRA DE COMBUSTIBLE Y MANTENIMIENTO DE LOS MISMOS Dentro de La Empresa existen 6 Vehículos discriminados así: 4 vehículos Recolectores para servicio de Aseo, 1 camión tipo turbo para la Unidad Operativa y 1 Montero para actividades varias de la Empresa, en cuanto a los gastos relacionados con el mantenimiento, suministro de repuestos y combustible se suscribió un contrato para suministro de combustible y lubricantes, claro está dentro de actividades coordinadas que optimicen su gasto y uso. Para el traslado en misiones oficiales de los demás servidores públicos se tiene asignado viáticos de conformidad con las escalas y remuneraciones legales vigentes. Comparativo de gastos en combustibles y lubricantes COMBUSTIBLE VEHICULOS 2012 2013 enero 6,939,037.00 11,835,206.00 febrero 9,727,463.00 12,351,841.00 marzo 10,279,43 8,316,11 Total general 26,945,93 32,503,157.00 11.835.206.00 12.351.841.00 14.00 10.279.43 12.00 9.727.463.00 1 6.939.037.00 8.316.11 8.00 6.00 4.00 2.00 1 2 enero 6.939.037.00 11.835.206.00 febrero 9.727.463.00 12.351.841.00 marzo 10.279.43 8.316.11 enero febrero
En lo relacionado con el suministro de combustible para los vehículos de la empresa, se tiene previamente suscrito un contrato, al cual se le hacen pagos parciales de acuerdo al seguimiento y control que realiza el interventor. En la siguiente tabla nos muestra el gasto mensual del primer trimestre del año 2012 comparado con el gasto mensual del primer trimestre del 2013 LUBRICANTES VEHICULOS 2012 2013 enero 218,00 3,840,00 febrero 1,808,432.00 1,184,00 marzo 1,649,35 165,00 Total general 3,675,782.00 5,189,00 3.84 4.00 3.50 3.00 2.50 1.808.432.00 1.649.35 2.00 1.184.00 1.50 1.00 218.00 165.00 50 1 2 enero 218.00 3.84 febrero 1.808.432.00 1.184.00 marzo 1.649.35 165.00 enero febrero marzo El comportamiento de los lubricantes, registra un incremento que corresponde a los rangos normales, en cuanto al primer mes es bajo porque no se hace los cambios de aceite de los vehículos de trasporte de aseo, que se tiene previsto cada 3.000 km y 5.000 km, y se incrementa en el primer mes de la vigencia 2013, porque para la época se realizó el cambio de aceite de todos los vehículos y baja para el mes de marzo, lo que quiere decir que aproximadamente para el mes de abril se incrementa debido al cambio nuevamente de aceites y demás productos y elementos propios de dichos mantenimientos Comparativo de gastos en mantenimientos y reparaciones.
MANTENIMIENTO VEHICULOS 2012 2013 enero 842,00 febrero 613,60 921,50 marzo 3,660,00 584,00 Total general 4,273,60 2,347,50 4.00 3.66 3.50 3.00 2.50 2.00 842.00 1.50 921.50 613.60 584.00 1.00 50 1 2 enero 842.00 febrero 613.60 921.50 marzo 3.66 584.00 enero febrero marzo Durante el mes de marzo se presentó un incremento del gasto generado o anexo a los mantenimientos y las reparaciones menores que se realizaron a los vehículos de recolección de basuras. Los demás meses presentan un comportamiento normal. REPARACIONES VEHICULOS 2012 2013 enero febrero 13,800,00 marzo 29,995,996.00 11,684,00 Total general 29,995,996.00 25,484,00
3 25.00 2 15.00 1 5.00 Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Pitalito E.S.P 29.995.996.00 1 2 enero febrero 13.80 marzo 29.995.996.00 11.684.00 enero febrero marzo 13.80 11.684.00 La misma situación ocurre dentro del gasto de reparaciones durante el mes de marzo que se incrementa debido a reparaciones parciales realizadas a los vehículos de la empresa, situación que se normaliza con respecto a los tres primeros meses del primer semestres del 2013. MANTENIMIENTO VEHICULOS REPARACIONES VEHICULOS COMBUSTIBLE VEHICULOS LUBRICANTES VEHICULOS Acumulado 1 trimestre 2012 Acumulado 1 trimestre 2013 DIFERENCIA % 4,273,60 2,347,50-1,926,10-45.07 29,995,996.00 25,484,00-4,511,996.00-15.04 26,945,93 32,503,157.00 5,557,227.00 20.62 3,675,782.00 5,189,00 1,513,218.00 41.17
35.00 3 25.00 2 15.00 1 5.00 32.503.157.00 29.995.996.00 26.945.93 25.484.00 4.273.60 2.347.50 5.189.00 3.675.782.00 Acumulado 1 trimestre 2012 Acumulado 1 trimestre 2013 MANTENIMIENTO VEHICULOS COMBUSTIBLE VEHICULOS REPARACIONES VEHICULOS LUBRICANTES VEHICULOS Para concluir este capítulo podemos observar que tenemos un reducción de los porcentajes de los gasto de mantenimiento y reparaciones con respecto a los mismo para el primer trimestre del año anterior. Aumentan el porcentaje del gasto con lo relación al combustible y lubricantes por los incrementos graduales que estos registran durante todo el año. 5. Comparativo de gastos de impresos, publicaciones y publicidad durante el periodo de enero a marzo de 2012 2013. IMPRESOS PUBLICACIONES SUSCRIPCIONES PUBLICIDAD Y PROPAGANDA AÑO 2012 AÑO 2013 AÑO 2012 AÑO 2013 ENERO ENERO FEBRERO 1,512,00 FEBRERO 220,00 1,050,00 MARZO MARZO 6,205,00 1,050,00 TOTAL 1,512,00 TOTAL 6,425,00 2,100,00
Impresos Publicaciones Suscripciones 1.60 1.40 1.20 1.00 80 60 40 20 AÑO 2012 AÑO 2013 ENERO FEBRERO 1.512.00 MARZO En el primer trimestre de 2013 no se realizaron gasto de impresos, publicaciones y suscripciones en comparación con el único gasto del 2012, el cual fue bajo, ayudando notablemente a la disminución de gasto, y contribuyendo a fin de la austeridad del gasto. Publicidad y Propaganda 7.00 6.00 5.00 4.00 3.00 2.00 1.00 AÑO 2012 AÑO 2013 ENERO FEBRERO 22 1.05 MARZO 6.205.00 1.05 Por el mismo orden encontramos los gastos de publicidad y propaganda seguidos de una normalidad en el primer trimestre de 2013.
CONCEPTO IMPRESOS PUBLICACIONES SUSCRIPCIONES PUBLICIDAD Y PROPAGANDA Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Pitalito E.S.P ACUMULADO 1 TRIMESTRE 2012 VIGENCIA ACUMULADO 1 TRIMESTRE 2013 REDUCCION O INCREMENTO DIFERENCIA % 1,512,00-1,512,00-10 6,425,00 2,100,00-4,325,00-67.32 7.00 6.00 5.00 4.00 3.00 2.00 1.00 6.425.00 1.512.00 ACUMULADO 1 TRIMESTRE 2012 2.10 ACUMULADO 1 TRIMESTRE 2013 IMPRESOS PUBLICACIONES SUSCRIPCIONES PUBLICIDAD Y PROPAGANDA Demuestras las anteriores graficas el comportamiento de impresos, publicaciones y suscripciones, reflejando una clara disminución con respecto al comportamiento del mismo periodo en la vigencia de 2012, que radica en la no contratación por este concepto. En cuanto a los gasto de Publicidad y Propaganda del primer trimestre de 2012, comparado con el primer trimestre de 2013, hubo una reducción del gasto significativa del 67.32 % en cuanto los dos componentes. Lo anterior contribuye con las políticas de austeridad del gasto, entendiendo que debe existir programas de publicidad y programas dirigidos al uso y ahorro del agua, así como también publicidad de los programas de aseo que lidera la empresa y que en ocasiones debe ir con el apoyo de la impresión y publicación de volantes y demás folletos necesarios para realizar los cometidos de estos programas institucionales.
Comparativo de gastos de viáticos y gastos de viaje, durante el periodo de enero a marzo de 2012 2013 VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE AÑO 2012 AÑO 2013 ENERO 1,143,00 1,308,75 FEBRERO 2,462,60 3,165,35 MARZO 4,188,20 1,847,85 TOTAL 7,793,80 6,321,95 5.00 4.00 3.00 2.00 2.462.60 1.143.00 4.188.20 3.165.35 1.308.75 1.847.85 1.00 AÑO 2012 AÑO 2013 ENERO 1.143.00 1.308.75 FEBRERO 2.462.60 3.165.35 MARZO 4.188.20 1.847.85 ENERO FEBRERO MARZO CONCEPTO VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE VIGENCIA ACUMULADO 1 TRIMESTRE 2012 ACUMULADO 1 TRIMESTRE 2013 REDUCCION O INCREMENTO DIFERENCIA % 7,793,80 6,321,95-1,471,85-18.88
VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE 8.00 6.00 4.00 2.00 7.793.80 ACUMULADO 1 TRIMESTRE 2012 6.321.95 ACUMULADO 1 TRIMESTRE 2013 ACUMULADO 1 TRIMESTRE 2012 ACUMULADO 1 TRIMESTRE 2013 Para el primer trimestre de 2012 los gastos de viáticos representan un aumento en el mes de marzo considerable, por lo cual se hará un seguimiento especial con respecto al próximo informe de austeridad en este rubro. Finalmente frente al comparativo tenemos que hubo una reducción del gasto de viáticos y gasto de viaje del 18.88 % lo que representa una austeridad de un millón cuatrocientos setenta y un mil ochocientos cincuenta pesos. 6. COMPARATIVO COSTO PERSONAL ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO POR CONTRATACIÓN COMPARATIVO PRIMER TRIMESTRE 2012 vs PRIMER TRIMESTRE 2013 PERSONAL ADMINISTRATIVO 2012 2013 DIFERENCIA % 53,492,000 94,482,000 40,990,000 76.63
94.482.000 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 53.492.000 1 2 Presenta un crecimiento dado a la contratación de personal para cubrir funciones propias de las áreas administrativas de la empresa, que con el personal de planta no se alcanzan a cubrir, igualmente para el primer trimestre del año 2013 se incrementó el costo del personal por la nivelación salarial de los tecnólogos y profesionales que prestan sus servicios en la actividad administrativa de la empresa, los cuales deben están dentro del rango que se fija para los cargos o escala salarial de las personas de planta APOYO MISIONAL ADMINISTRATIVO 2012 2013 DIFERENCIA % 6,750,000 9,600,000 2,850,000 42.22
10 9.600 8.000 6.750 6.000 4.000 2.000 0 1 2 Hacen parte del personal de apoyo misional las personal que ayudan a realizar actividades que si bien es cierto no está directamente relacionadas con el objeto misional de la empresa, esta contribuyen con ejecución de los procesos anexos al objeto misional. VIGILANCIA 2012 2013 DIFERENCIA % 28,450,000 26,660,000-1,790,000-6.29 28.500 28.000 28.450 27.500 27.000 26.660 26.500 26.000 25.500 1 2
Existe una reducción del 6.29% en lo contratación de personal de vigilancia en el área administrativa y operativa, contribuyendo a las políticas de austeridad del gasto. PERSONAL OPERATIVO 2012 2013 DIFERENCIA % TOTAL GENERAL 176,976,012 235,550,013 58,574,001 33.10 PERSONAL OPERATIVO 235.550.013 250 176.976.012 200 150 100 50 0 2012 2013 2012 2013 En el área operativa se encuentran los procesos de toma de lecturas, barrido y recolección, supernumerarios de aseo, fontaneros, personal de apoyo de la unidad operativa, y el personal de cortes y reconexiones, en general vemos un incremento del orden del 33.10% entendido por el aumento de personal de aseo, barrido y personal de apoyo a la unidad operativa justificadas en el crecimiento del área de barrido, la intensidad semanal de barrido en los barrios y el aumento de otro barrio a dicha operación. Así mismo el personal para atender el área de fontanería y operativa para avanzar en los planes de acción de Empitalito en Acueducto y alcantarillado. CONCEPTO ACUMULADO 1 TRIMESTRE 2012 ACUMULADO 1 TRIMESTRE 2013 DIFERENCIA DIFERENCIA %
TOTAL GASTOS GENERALES 34,446,022.00 56,319,997.00 21,873,975.00 63.50 TOTAL GASTOS GENERALES 56.319.997.00 6 5 4 3 2 1-34.446.022.00 ACUMULADO 1 TRIMESTRE 2012 ACUMULADO 1 TRIMESTRE 2013 RECOMENDACIONES Y SUGERENCIAS DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO. La búsqueda de la calidad en el servicio que se presta en la Entidad, ha generado el aumento progresivo en algunos gastos, tales como contratación de servicios de personal, Gastos Operativos en el proceso de Lecturas, facturación y suspensiones en lo que tiene que ver con la mano de obra técnica reforzando las aéreas de Cortes y suspensiones, lecturas, cuadrilla operativa para acueducto y alcantarillado y en el Programa de Aseo por la ejecución del Programa Piloto de Residuos Sólidos Urbanos, como se puede observar los incrementos guardan correspondencia con el crecimiento económico nacional, y con el porcentaje autorizado para el incremento de tarifas por prestación de servicios que cobra la Empresa, estos gastos no se pueden suspender ni de disminuir su remuneración, pues es requerida e indispensable para el funcionamiento, razón de ser de la Entidad, ya que no se cuenta con suficiente personal de planta para realizar dichas labores. Así las cosas, me permito incluir algunas recomendaciones o sugerencias al respecto. Establecer con los Funcionarios de la Empresa las Políticas de Reducción de gastos en cuanto al consumo de papelería (a través de utilización del papel reciclaje y de los correos electrónicos
institucionales los cuales ya la mayoría, sino todos, se encuentran en funcionamiento); ahorro de energía (apagando las luces en los tiempos en los que no se estén en las oficinas igualmente desconectando los equipos de cómputo); cerrando las llaves de los baños y reportando inmediatamente a la Oficina encargada del mantenimiento de los daños que se presentan en las instalaciones), utilizando racionalmente el servicio telefónico. Establecer parámetros que permitan a la Empresa paulatinamente ir reduciendo el gasto en aquellos rubros en los que se superen los % de afectación y con ello dar continuidad al cumplimiento de las medidas establecidas por la Administración y el Gobierno Nacional en materia de austeridad en el gasto público. Optimizar la cultura de autocontrol y autoevaluación en todos y cada uno de los funcionarios de la Entidad. Original Firmado WILMER EDUARDO ALVARADO MUÑOZ Jefe de Control Interno