Un buen equipo nos lleva a un Fundraising exitoso

Un buen equipo nos lleva a un Fundraising exitoso Leticia Becerril Comunicación y Desarrollo CIDE Isabel Hinojosa Desarrollo Institucional APEC Ana Luisa Ramírez Consultora

La procuración de fondos es mucho más que pedir dinero, es invitar a otros a invertir en un sueño valioso, es ayudar a otros a descubrir el gozo de dar. Henry Rosso

El trabajo en equipo es La base de la Procuración de Fondos Nadie es más inteligente que todos juntos El mejor fundraiser es todos juntos

Objetivos Entender el ciclo del donativo como un trabajo en equipo Entender los adecuados de la procuración de fondos (Henry Rosso): quiénes, cómo, cuándo y cuánto de la solicitud de donativo Prepararse y elaborar un plan para hacer una solicitud de donativo

Procuración de Fondos Procuración de fondos = labor de ventas Producto insustituible: la ayuda a los demás, parte de la solución o la solución a un problema social. Es un compromiso que va más allá de un simple desembolso económico. Es una transacción en la cual intervienen sentimientos y voluntades.

Friendrasing before Fundraising

Ciclo del donativo Identificar Cultivar Investigar Semilla Agradecer Cultivar Solicitar Relación = COMPROMISO

El Ciclo de la Procuración de Fondos Empieza con el conocimiento de los principios de la mercadotecnia Expandir el cuerpo de voluntarios Preparar el plan de comunicación Preparar el plan de procuración de fondos Renovar el donativo Solicitar el donativo Examinar el caso Definir la misión y los objetivos Preparar el mensaje de las necesidades Analizar requerimientos del mercado Involucrar al consejo Validar el mensaje de las necesidades Identificar donantes potenciales Evaluar los grupos de donantes Seleccionar el vehículo de procuración de fondos

V I C

Detrás de una procuración de fondos exitosa tenemos Los 6 adecuados (Henry Rosso) Proyecto / causa adecuados Solicitante adecuado Prospecto adecuado Tiempo adecuado Cantidad adecuada Forma adecuada

Primer adecuado Para qué? Causa / proyecto adecuado

El Caso Institucional Consideraciones Previas Este documento es necesario para Vender a su Institución. Es la herramienta más importante para lograr el ÉXITO en la tarea de obtención de recursos. Debe reflejar puntual y claramente los servicios que ofrece la institución y el beneficio que representa para el donante y la sociedad.

El Caso Institucional Es importante que intervengan en su redacción las personas que tienen mayor conocimiento sobre la institución, director de desarrollo y si es posible un consejero. El tiempo que se lleva redactar este caso depende de qué tanta información relacionada con su institución / campaña. No debemos olvidar que una imagen / gráfica dice más que muchas palabras.

Misión 1. Debe reflejar claramente lo que hace la institución 2. Con vocabulario claro, no utilizar palabras difíciles de pronunciar 3. Corto que se pueda recordar fácilmente 4. Peter Drucker dice que no más de ocho renglones 5. Que se pueda actualizar sin cambiar el sentido

La Misión debe... Expresar el propósito y los proyectos de su institución en tal forma que inspire. Poder decirla en una forma convincente y fácil de captar. Lo suficientemente corta para poderla repetir fácilmente. Utilice verbos con fuerza (ej. brindar, luchar, proporcionar). Sin palabras inútiles (jerga).

Responda a estas preguntas: Quién soy? Qué busco? Porqué lo hago? Para quién trabajo? Y redacte su misión de vida

Redacte la Misión de su Institución Quiénes somos? = identidad, legitimidad Qué buscamos? = Propósitos Porqué lo hacemos? = Valores, principios, motivaciones Para quiénes trabajamos? = beneficiarios, comunidad

Misión de vida Misión institucional Qué tanto están alineadas?

Misión Educar personas para que, por medio del estudio, el diálogo y la reflexión, busquen la verdad y se comprometan con ella. Promover en los universitarios -profesores y alumnos- un humanismo cristiano que posibilite la construcción de un mundo más justo, a través del enriquecimiento de los saberes y el entendimiento entre los hombres. Nuestra misión: La institución fue fundada en 1990 como una asociación civil. Procuramos fondos para cumplir con nuestra misión de brindar apoyo educativo a niños de escasos recursos de la zona

Misión Ofrecer a enfermos de escasos recursos económicos, una atención oftalmológica médica y quirúrgica de alta calidad científica utilizando para ello equipos con tecnología de punta que nos permita ayudar a los pacientes para que se integren a la sociedad lo antes posible.

El Caso Institucional Desarrollo del Caso interna Declaración del Caso externa

Componentes Desarrollo del Caso Antecedentes Misión Visión Objetivos Resumen de cómo y porqué nació la Institución cuándo, quienes estuvieron involucrados etc. Responde a por qué? Es una declaración filosófica de las necesidades que atiende. Responde a qué? Es una declaración de metas, que hablan de lo que la institución quiere resolver. Responde a cómo? Qué haces para lograr la misión, o las metas, deben ser objetivos cuantificables con un indicador.

Componentes Desarrollo del Caso Programas o Servicios Gobierno Personal Instalaciones /Infraestructura Describir cada uno de los programas quiénes reciben sus servicios, resultados obtenidos, cómo instrumentan sus objetivos. Tienen Consejo, un patronato, quién respalda la instiución y cómo. Quiénes son los patronos. Organigrama. Voluntarios. Descripción del inmueble y sus espacios así como equipo. Indicar si tienen otros inmuebles.

Componentes Desarrollo del Caso Finanzas/ formas de financiamiento Cómo obtiene sus recursos y cómo los gasta. Estado Financiero Demuestra la transparencia de la institución Planeación Planeación Estratégica. Planeación Anual. Relación instituciones Relaciones con otras instituciones. Qué impacto tienen afuera. Testimonio Comentarios de visitantes. Anécdotas CONTAR HISTORIAS Presumir Premios Distinciones Reconocimientos

Declaración del Caso Por qué a nosotros? Por qué ahora? Por qué tú? Fuente: Ahern, Tom

Por qué a NOSOTROS? Qué estamos haciendo que es tan sorprendente, único, maravilloso

Por qué AHORA? Cuál es la urgencia, qué cambió, qué es crucial en este momento

Por qué TÚ - donante? Dónde están los donantes en la visión? Los hemos transformado en héroes? Qué ganchos emocionales tenemos?...

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El Caso Institucional Desarrollo del Caso Declaración del Caso Es interno Para uso de todos los involucrados en la institución No tiene fin, se alimenta siempre y está en continua modificación Tiene muchas respuestas a muchos objetivos de la causa Es externo Para donantes y prospectos Es específico para un fin (campaña) Contesta a un objetivo de una campaña específica Tiene varias opciones de comunicación según sea la necesidad Fuente: Ahern, Tom El contenido y representación es según el prospecto / campaña

Segundo adecuado Quién? Solicitante adecuado

Solicitante adecuado Líder Bien capacitado Que conozca al donante Preparado para la entrevista Conozca la causa

Liderazgo Consejo / Patronato Director Ejecutivo - Autoridades Director de Desarrollo Personal profesional para brindar el servicio Voluntariado

Liderazgo en procuración de fondos VIC Liderazgo Consejeros Staff Voluntarios Estratégico Estratégico Operativo Específico

Liderazgo en procuración de fondos Consejo Dir. operativo Buena comunicación del EQUIPO

Tercer adecuado Quién? Prospecto adecuado

Prospecto adecuado Qué fase del ciclo de donativo? Tomador de decisiones Visitar primero al mejor prospecto

Círculo de Rosso Mercado de donantes Individuos Fundaciones Corporaciones INTERESES CLIENTES DONANTES MAYORES Público Privado Social Academia Arte y Cultura

Cómo involucrar a los prospectos? La Investigación Fuentes para obtener listas de prospectos: Donantes actuales. Donantes anteriores. Beneficiarios Listas externas: De organizaciones no lucrativas De comercios, profesionales o cívicas Directorios de la ciudad Por referencia de los miembros del Consejo, del personal o de otros donantes Listas de amigos y compañeros de trabajo

Lista de potenciales donantes No basta con tener la lista Quién nos abre la puerta? Están cultivados? VIC

Importancia de la base de datos Una base de datos es una entidad en la cual se pueden almacenar datos de manera estructurada, con la menor redundancia posible. Estos datos se deben poder utilizar por diferentes personas y en nuestras diferentes campañas o programas. Es una red que nos debe servir para compartir la información de nuestros donantes.

Hoja de Donantes

Requerimientos Qué necesidades hay Es necesario hacer una lista de requerimientos por áreas y ver la prioridad que tiene cada una de ellas. Es muy importante conocer el monto de cada una de nuestras necesidades para ver a quien estaremos solicitando cada rubro. Una vez que sabemos que necesitamos y cuánto cuesta, lo cruzamos con nuestro círculo de donante para saber quien es el donante adecuado para cada requerimiento. Cruce con Círculo de Rosso

Cuarto adecuado Cuándo? Momento adecuado

Tiempo adecuado Adecuado para la organización El mejor momento de la organización Existe un buen proyecto La organización tiene la capacidad institucional Ventajas de la organización Adecuado para el donante

Consejos prácticos Solicitud de donativo Al solicitar la cita Consejero Reconfirmen Tip: sala de juntas Secretaria Antes Check list de adecuados Definan roles Cuando llegan Agradecer Con cuánto tiempo cuentan Durante Introducción - icebreak Presentar el programa Hacer la solicitud Cerrar

Quinto adecuado Cómo? Forma adecuada

Forma adecuada Cuenta tu historia Estrategia de fundraising Embonar Ajustar Convenir Preparación de materiales Ppt Folletos Reportes anuales Web Video Testimonios Las noticias buenas, también son noticia. Inspiramos

Fuentes de financiamiento Diversificación Local Nacional Internacional Público Privado

Cómo? Forma adecuada Diferentes estrategias de procuración de fondos Donativos mayores Campaña anual Campaña de capital Eventos especiales Campañas electrónicas Convocatorias Fondo patrimonial Correo directo Financiamiento de proyectos Clubes de donantes Donaciones planeadas Subsidios Aportaciones Cada uno tiene su propia función y su propio impacto

Estrategias de campaña Estrategias masivas Estrategias por grupo específico Estrategias personalizadas Operación Campaña Anual Donante Proyectos específico Infraestructura Equipo Patrimonio Campaña de Capital Donativos Mayores Endownment

La selección del vehículo adecuado para la procuración de fondos Campaña de Fondo Anual Propósitos: Proporcionar en forma repetitiva una cantidad de dinero anualmente, tanto de manera restringida como abierta. Establecer hábitos y patrones de donativos. Establecer un donativo que conduzca a donativos de capital mayores, así como donativos planeados también mayores. Proporcionar una lista continua de prospectos importantes.

Campaña de Fondo Anual Propósitos del fondo anual: Permitir la reiteración anual del mensaje de la organización. Exigir a la organización que informe de una mayordomía, en forma continua y anual. El fondo anual puede destinarse a cubrir gastos opertivos de la organización.

La selección del vehículo adecuado para la procuración de fondos Campaña de Capital Es un programa periódico de procuración de fondos, cuidadosamente organizado y estructurado. Emplea voluntarios apoyados por el personal, más consultores especializados en la procuración de fondos. Necesidades específicas que deben ser satisfechas en un tiempo específico, con una meta fija en dinero. Permite que los donantes se comprometen a dar donativos a lo largo de un número de años determinados.

Tipos de Campaña de Capital a. Campaña tradicional ladrillos y concreto : Nuevas construcciones, renovaciones importantes de las instalaciones existentes, y/o compras mayores de equipo. b. Campaña de fondo patrimonial: Crear o incrementar el fondo de inversión de capital de la organización. Apoyar programas definidos por las políticas del Patronato o por el donante.

Tipos de Campaña de Capital c. Campaña amplia o combinada: Necesidades de la organización relativas a edificios, equipo, así como de un fondo patrimonial. (se pueden incluir en los objetivos de la campaña el Fondo Anual). d. Campaña para un proyecto: Programas actuales, proyectos especiales, edificios. etc.

La selección del vehículo adecuado para la procuración de fondos Herencias o Legados En México no se dan con mucha frecuencia. Pueden ser desde terrenos y edificios hasta fuertes cantidades de dinero en inversiones. Los bienes inmuebles se pueden rentar para asegurar un ingreso mensual y continuo a la institución. Es un acto voluntario, pero que requiere de un gran cultivo del donante.

Otros mecanismos de procuración de fondos PREMIOS Y RECONOCIMIENTOS Premios compartir http://www.compartir.org.mx/html/convocatoria_20 13/ Premio Razón de Ser http://www.fundáacionmerced.org.mx/razonser.php Reconocimiento al Compromiso con los Demás http://www.cemefi.org/reconocimientoalcompromiso conlosdemas/?page_id=2

Otros mecanismos de procuración de fondos PREMIOS Y RECONOCIMIENTOS Premio Nacional de Acción Voluntaria y Solidaria http://www.premioaccionvoluntaria.gob.mx/ Premio Eugenio Garza Sada http://www.pegs.com.mx/convocatoria.htm Premio Carlos Slim de la Salud http://www.salud.carlosslim.org/premios-carlos-slimde-la-salud/

Otros mecanismos de procuración de fondos CONVOCATORIAS CEMEFI http://www.cemefi.org/table/convocatorias/ Junta de Asistencia Privada del DF http://www.jap.org.mx/index.php?option=com_cont ent&view=category&layout=blog&id=37&itemid= 787 Fundación MAJOCCA http://www.fundacionmajocca.org/index.php/catalog o-de-convocatorias.html

Otros mecanismos de procuración de fondos CONVOCATORIAS Fondos a la Vista http://www.fondosalavista.mx/ Compartir Fundación Social, IAP http://www.compartir.org.mx/html/apoyo/index.html Fundación Gonzalo Río Arronte http://www.fgra.org.mx/ Nacional Monte de Piedad, I.A.P. http://donativos.montepiedad.com.mx/donativos/def ault.aspx

Convocatorias Internacionales Foundation Center http://foundationcenter.org/ USAID http://www.usaid.gov/ Fundación AVINA http://www.avina.net/esp/ Índice de Donantes a América Latina http://www.indicedonantes.org/ Centro de Recursos Int l para Organizaciones Civiles http://recursosinternacionales.org/

Sexto adecuado Cuánto? Monto adecuado

La Petición Sugiera la cifra Atrévase a pedir mucho Escuche al donante No se emocione Cierre la negociación El NO ya lo tenemos, vamos por el SI

Planeación de # de donativos Donor Retention Legados Donativos Mayores Fundaciones Corporaciones Individuos Donativos individuales Anuales Recurrentes 1ª vez Mercado de potenciales donantes

Planeación de # de donativos Donativos Mayores 10% 60% del $$ Donantes Incrementados 20% 20% del $$ Base de donantes 70% 20% del $$

Tabla de Rangos META : $ 60,000 Rango del donativo - $ Número de donativos Número de prospectos $ por rango 3,000 2 10 (5:1) 6,000 1,500 4 20 (5:1) 6,000 750 12 48 (4:1) 9,000 500 18 72 (4:1) 9,000 250 24 72 (3:1) 6,000 60 222 36,000 10% de los donantes 60% de la meta 100 120 360 (3:1) 12,000 20% de los donantes 20% de la meta -100 ($29.00) 420 840 (2:1) 12,000 70% de los donantes 20% de la meta 600 donantes 1,422 prospectos

Qué más podemos solicitar? Tiempo Talento Información Consejos Contactos Recursos: RH, RM y RF

Al termino de la solicitud / reunión Seguimiento a la visita Definir el siguiente paso Carta de agradecimiento Concreción del donativo Gracias, gracias, gracias (corto, mediano y largo plazo) Transparencia y buena administración de los donativos

Recomendaciones El líder tiene que ser líder en todo: suscribir su propio donativo TODOS. Trabajo en equipo. Visitar al mejor prospecto permitirá tener posibilidades de éxito. No estamos pidiendo dinero, estamos invitando a ser parte de un gran proyecto - Dar énfasis a las oportunidades, no a las necesidades. Identificar las motivaciones del posible donante: emocionales, intelectuales, espirituales, sociales. La visita personal es un diálogo. Escuchar al donante potencial.

Recomendaciones (cont.) Ser creativos, claros y breves. Mensajes positivos. Atreverse a pedir mucho. Solicitar nombres de otros donantes potenciales. Anticipar reacciones positivas y negativas. No ver al mismo donante con solicitantes diferentes - falta de coordinación de la campaña. No vean al donante solo por $.

Juego de Roles

Recordar Vendemos soluciones, no problemas. Los fundraisers inspiramos.

Los miembros de AFP aspiran a Estándares de ejercicio profesional Solicitud y uso de los fondos filantrópicos Presentación de información Compensación

El éxito de solicitar un donativo depende de Compromiso propio con la organización / causa Actitud propia Entusiasmo Convicción P A S I Ó N

before Fundraising

El fundraiser no nace se hace No hay peor fundraising que el que no se hace

Datos de contacto Leticia Becerril Palacios Directora de Comunicación y Desarrollo Centro de Investigación y Docencia Económicas, A.C. (CIDE) leticia.becerril@cide.edu @LetyBecePala Isabel Hinojosa Muñoz de Cote Coordinación de Desarrollo Institucional Asociación para evitar le ceguera en México, I.A.P. (APEC) desarrollo@apec.com.mx @hinojosa_isabel Ana Luisa Ramírez Ramírez Consultora Asesoría Filantrópica analuisaram@gmail.com

D. R. Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey Av. Eugenio Garza Sada 2501 Col. Tecnológico, C.P. 64849 Monterrey, N.L. México, 2013 Se prohíbe la reproducción total o parcial de este documento por cualquier medio sin el previo y expreso consentimiento por escrito del ITESM