Un proceso paso a paso

Transcripción

1 Redescubrir la comunidad Objetivo: Recopilar información que indique cómo puede el club brindarle un mejor servicio a su comunidad. Propósito: Esclarecer lo que la comunidad necesita y de qué manera su club Kiwanis puede ayudar. Metas: Obtener información que le ayudará al club a evaluar el potencial para nuevas asociaciones, patrocinios y proyectos de servicio. Audiencia: Integrantes de la junta, con participación en las áreas designadas por los socios del club. Las encuestas de la comunidad les ayudan a los clubes a reunir información acerca de lo que la comunidad necesita de las personas a quienes les importa. También ayudan a identificar la manera en la que el club podría asociarse con otros agentes para abordar esas necesidades y fortalecer las relaciones con los líderes de la comunidad. Un proceso paso a paso Esta herramienta está diseñada para guiarlo en forma sistemática en la recopilación de hechos y pruebas anecdóticas que revelarán mucho acerca de los proyectos de servicio de su club, las oportunidades de asociación y las posibilidades de expansión. Este es un proceso que su club debería llevar a cabo, al menos, una vez al año, pero también puede hacerlo cada vez que cambie su dirección estratégica debido a cambios importantes en la demografía o los proyectos de servicio de su club. Paso uno: Crear listas de contactos Genere ideas para identificar a los socios de la comunidad que podrían brindar la información más útil. Entre ellos, se pueden incluir a los siguientes: Socios del club Integrantes de otros grupos con los que el club ya tiene una relación Líderes de la comunidad Funcionarios gubernamentales Funcionarios de la seguridad pública Administradores de escuelas Estudiantes y asesores docentes del Programa de Servicio y Liderazgo Líderes de la Cámara de Comercio Bibliotecarios Integrantes de los medios locales

2 Directores de hospitales Socios de organizaciones religiosas Propietarios de empresas clave Representantes de otras organizaciones que prestan servicios a los niños (p. ej., clubes de niños y niñas) Residentes o trabajadores (para sondear las necesidades de la comunidad en una entrevista espontánea) Paso dos: Identificar a los integrantes del equipo Elija un socio o forme pequeños equipos para llevar a cabo entrevistas. Hacer entrevistas de a dos puede ser más cómodo, pero asegúrese de tomar notas detalladas. Realice entrevistas espontáneas de entre cinco y diez minutos; las entrevistas programadas deberían ser de menos de 30 minutos. Antes de comenzar una entrevista, preséntese, presente a su club e informe el propósito de la entrevista. Hágales saber que todas las preguntas son opcionales y que pueden tomarse todo el tiempo que deseen para contestarlas. Paso tres: Programar y llevar a cabo entrevistas Determine qué integrantes del equipo contactarán a los individuos/grupos y el plazo en el que se deberían completar las entrevistas. Las entrevistas se pueden realizar de diferentes maneras. Puede hacer preguntas por correo electrónico, por teléfono o personalmente. Cuando haya finalizado, pida y ofrezca información de contacto para darle seguimiento a la encuesta. Cualquiera sea la opción que elija, esté preparado. Prevea cómo avanzará la entrevista y mantenga el enfoque. Anote las respuestas en un solo lugar, ya sea un anotador, una grabadora de voz, una tablet o una computadora portátil. A continuación, presentamos algunos guiones y preguntas que pueden ayudarlo. Presentarse a sí mismo: Hola, me llamo y pertenezco al club Kiwanis. Es un gusto conocerlo. Nuestro club es muy activo en la comunidad. Llevamos a cabo proyectos como, pero queremos saber si existen necesidades que desconozcamos. Para ello, intentamos reunir opiniones sobre lo que es bueno en nuestra comunidad y sobre cómo podría mejorarse. Tiene cinco minutos para darme su opinión? Magnífico! No se sienta obligado a responder todas las preguntas y tómese todo el tiempo que necesite. Posibles preguntas: Qué cree que hace bien nuestra comunidad? Qué le gusta más acerca de la comunidad? Qué haría que nuestra comunidad sea un mejor lugar para vivir, trabajar y jugar? Cuáles son algunas de las necesidades no satisfechas de nuestra comunidad? Sobre qué cosas deberíamos preocuparnos más como comunidad? Qué organizaciones o grupos cree que están colaborando para mejorar nuestra comunidad? Cuáles ayudan a mejorar las vidas de los niños? Cuál es su "lista de deseos" para nuestra comunidad? En una escala de uno a cinco, en la que uno es el puntaje más bajo, en qué medida cree que participó en la comunidad en los últimos tres años? Cómo ve su participación en la mejora de la comunidad? Cuáles cree que son las principales barreras para la participación de la comunidad, tanto para usted en forma personal (si corresponde) como para los integrantes de nuestra comunidad?

3 Qué cree que alentaría a las personas a trabajar como voluntarios en la comunidad? Quiénes cree que son las personas más respetadas e influyentes en nuestra comunidad? Con quién más nos recomendaría que hablemos acerca de lo que podemos hacer para ayudar a la comunidad? Tiene necesidades de corto plazo con las cuales nuestro club podría ayudar? Existe alguna necesidad a largo plazo para la cual necesite ayuda comunitaria o respaldo? Qué se está haciendo actualmente (si corresponde) para abordar esas necesidades? Tiene preguntas, comentarios o reflexiones de cierre? Al cerrar: No olvide entregar una tarjeta de presentación de Kiwanis! Gracias por su tiempo,. Ha sido muy amable. Me gustaría intercambiar información de contacto para que podamos darle seguimiento al tema de (algo que no mencionamos o no respondimos). Si se le ocurre algo, alguna necesidad que podamos tener en la comunidad y sobre la cual no hablamos, llámeme. Nuestro club se reúne. Nos encantaría que se una a nosotros para conocer de qué manera Kiwanis se mantiene activo en el área de. Notas de seguimiento Eventos de la comunidad a los cuales los socios del club deben asistir: Ideas sobre medios y marketing: Ideas para la recaudación de fondos: Otras personas/organizaciones para contactar: Paso cuatro: Dar parte y reflexionar Recopilar las opiniones y las necesidades de los líderes de la comunidad tiene poca utilidad si no se les presta atención. Después de completar las encuestas de la comunidad, hágase tiempo para una sesión en la cual dar parte de las respuestas. Recopile los aportes de las entrevistas y analice ideas para posibles proyectos de servicios o eventos de recaudación de fondos, asociaciones o patrocinios nuevos e, incluso, nuevos socios en una reunión de la Junta. Algunas preguntas que debe tener en cuenta:

4 Se obtuvo información sugiriendo necesidades de acción por parte del club? Tiene el club el interés y los medios financieros para aspirar a nuevos proyectos? (Consulte el material Analizar el impacto del club para obtener algunas ideas sobre cómo evaluar los costos y los beneficios de proyectos posibles y actuales). Se recibieron opiniones sobre servicios anteriores de Kiwanis que deberían abordarse? Cómo podría el club contribuir a resolver las inquietudes de la comunidad que surgen con frecuencia? Existen personas u organizaciones con las cuales podría entablar relaciones? (Consulte la herramienta Desarrollar alianzas comunitarias para obtener más ideas sobre cómo cultivar patrocinios y asociaciones). Si descubre que algunas de las cuestiones justifican una mayor conversación entre los líderes comunitarios y las organizaciones, considere organizar un foro comunitario que reúna a una muestra representativa de personas influyentes. Elabore preguntas abiertas sobre las áreas de inquietud identificadas durante la encuesta de la comunidad. Por ejemplo: " Cómo podemos alentar a nuestros niños a participar en la mejora de la comunidad?" o " Cuál cree es el principal problema de los jóvenes de nuestra comunidad?"

5 SUEÑE EN GRANDE! Sobre la base de las necesidades y las ideas que ha generado, piense en lo siguiente: Si pudiera darle algo a su comunidad, qué le daría? Cómo sería ese proyecto de servicio? Es este el "proyecto de servicio distintivo" en el cual participa su club actualmente? Si la respuesta es afirmativa, magnífico! Puede mejorarlo aún más? Si la respuesta es negativa, qué pasos puede seguir su club ahora para que, a esta altura el año próximo, haya dado frutos su nuevo proyecto de servicio distintivo?