ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS? Es la planeación, organización, dirección y control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo. También se dice que la administración de proyectos ocurre cuando se da un énfasis y una atención especial para conducir actividades no repetitivas con el propósito de lograr un conjunto de metas. Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que actúan como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnología. El administrador de proyectos puede ser definido como el individuo que cumple con la tarea de integrar los esfuerzos dirigidos hacia la ejecución exitosa de un proyecto específico. Esta persona enfrenta un conjunto de circunstancias único en cada proyecto. El administrador de proyectos es una extensión del administrador general de una organización. FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS El administrador de proyectos opera independientemente de la cadena de mando normal dentro de la organización. Debe dirigir y evaluar el proyecto; también planear, proponer e implementar políticas de administración de proyectos, asegurar la finalización del proyecto mediante compromisos contractuales. Otras tareas que debe cumplir son desarrollar y mantener los planes del proyecto, darle una calendarización y financiamiento adecuados al proyecto y evaluar y reportar su avance. Debe resolver los problemas a través de decisiones orientadas al objetivo. Además, el administrador de proyecto debe resolver las siguientes preguntas: Qué se va a hacer? Cuándo se va a hacer? Por qué se va a hacer? Cuánto dinero está disponible para hacerlo? Qué tan bien se está haciendo el proyecto?
IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS La administración de proyectos implica una gran importancia, por lo que es usada en una gran diversidad de campos; desde proyectos espaciales, en bancos, en desarrollo de sistemas en computadora, en procesamiento de hidrocarbono, en la industria petroquímica, en telecomunicaciones, en defensa nacional, etc. Los cambios tecnológicos, la necesidad de introducir nuevos productos al mercado, las cambiantes exigencias de los consumidores de productos, entre otras cosas, incrementan el fluido de operaciones en una organización, provocando que los métodos de administrativos convencionales sean inadecuados. Por esta razón la administración de proyectos es importante, ya que ofrece nuevas alternativas de organización. Sirve para aprovechar de mejor manera los recursos críticos cuando están limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad. También ayuda a realizar acciones concisas y efectivas para obtener el máximo beneficio. IMPORTANCIA DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS La posición del administrador de proyectos es importante porque las organizaciones modernas son muy complejas como para excluir una administración efectiva y más específica usando estructuras y relaciones organizacionales tradicionales. Además, esta persona provee el liderazgo necesario para que la cadena de proyectos fluya dentro de la red organizacional. Programación Una de las tareas más comunes en la administración es la de programar y hacer seguimiento a una serie de acontecimientos; la complejidad de esta tarea puede variar considerablemente, dependiendo de las necesidades de la organización de que se trate, de el/los usuario/s y de cómo se utiliza la herramienta. Algunos desafíos comunes incluyen: Acontecimientos que dependen el uno del otro de diversas maneras. Recursos humanos disponibles para trabajar en las diversas tareas. Incertidumbres en las estimaciones de la duración de cada tarea. Ordenación de las tareas para satisfacer los plazos. Interferencia entre múltiples proyectos, para satisfacer distintos requerimientos simultáneos. interferencia de datos bidireccionales.
Cálculo de la Ruta Crítica En muchos proyectos complejos, habrá una trayectoria crítica o serie de acontecimientos que dependan uno del otro y que sus duraciones determinen directamente la longitud del proyecto entero. Algunos usos del software (por ejemplo, soluciones de la matriz de la estructura de dependencia) pueden destacar estas tareas, que son las que concentrarán el esfuerzo de seguimiento y optimización. Para más información sobre ruta o camino crítico. Abastecimiento de la información El software de planeamiento de proyectos necesita proporcionar mucha información a diversas personas, para justificar el tiempo que se lleva usándolo. Los requisitos típicos podrían incluir: Listas de tareas para la gente, y la programación de la asignación de los recursos Información descriptiva acerca de cuánto tiempo tomarán las tareas para terminarse Detección temprana de riesgos del proyecto Información sobre carga de trabajo, por la planeación de días festivos. Información histórica sobre cómo han progresado los proyectos, y en particular, cómo se relaciona el desempeño planeado con el actual. ROLES DE ADMINISTRADOR DEL PROYECTO En la selección y en la definición de un modelo de proyecto se requiere de una comprensión del trabajo y las clases de actividades que se necesitan para alcanzar los objetivos del proyecto. El administrador del proyecto debe visualizar el ambiente total y seleccionar una filosofía organizacional. La actividad del ingeniero en los aspectos de evaluación y pruebas, de verificación y validación y de mantenimiento es una parte muy importante del desarrollo de cualquier proyecto de ingeniería de software. Para evaluar, mejorar la calidad y darle mantenimiento al software, el ingeniero aplica una combinación de técnicas que le sirven para verificar el código fuente, su ejecución, propiedades lógicas de los programas fuente, el funcionamiento del software en su ambiente de trabajo.
Importancia de la asignación de roles Este proceso de visualización requiere una identificación de los roles dentro del proyecto. Los individuos que se consideran como participantes del proyecto son aquellos que se encuentran en el departamento de proyectos, en organizaciones funcionales e incluso personas fuera de la organización. Para realizar la función de planeación, el administrador de proyectos debe definir las tareas y los lineamientos de la organización, para que los miembros dentro de ella puedan construir, desarrollar y mantener una estructura y proceso de trabajo para cumplir con las metas deseadas. La organización de roles se convierte en la estructura a través de la cual todos los esfuerzos dentro del proyecto son coordinados e integrados en un objetivo común. Roles principales Existen varios tipos de roles dentro de la organización del desarrollo de un proyecto: El Administrador de Proyectos. Esta persona se encarga de resolver los problemas y de aprovechar las oportunidades que se cruzan dentro de la organización. Esta persona es una extensión del administrador general y por lo mismo debe tener una visión general. Debe resolver los problemas a través de la toma de decisiones en cumplimiento con el objetivo. El Ingeniero de Proyectos. El rol de esta persona en ocasiones es confundido con el del administrador de proyectos. El ingeniero de proyectos coordina todas las tecnologías para asegurar un diseño técnico satisfactorio del sistema. El Administrador de Diseño. Esta persona se encarga de participar en el desarrollo de planes y en la determinación de las necesidades de recursos para el proyecto. Además, define la carga de trabajo para el diseño y asigna el personal adecuado para las necesidades. Su trabajo también incluye mantener la excelencia técnica de los recursos, reclutar, entrenar y manejar a la gente en la organización. El Ingeniero de Diseño. Ejecuta tareas de diseño y prepara planes detallados y calendarios para el diseño de tareas consistente con todo el plan de proyecto, incluyendo la definición inicial de requerimientos.
Equipo de Programadores. Se encargan de convertir a código en computadora todo el trabajo realizado por el equipo de diseño. Equipo de Mantenimiento. Este grupo contempla tres tipos de actividades, como mejoramiento de las capacidades del producto, adaptación del producto a nuevos ambientes de cómputo, y depuración de errores. Funciones de los Ingenieros. De evaluación y prueba La fase de evaluación y pruebas representa una interesante irregularidad para el ingeniero de software. Durante las fases anteriores de definición y desarrollo, el ingeniero intenta construir el software partiendo de un concepto abstracto y llegando a una implementación tangible. Durante las pruebas, el ingeniero crea una serie de casos que intentan demoler el software que se ha construido. Esto es con el fin de encontrar el mayor número posible de errores antes que sea puesto en circulación. El ingeniero debe diseñar las pruebas para encontrar el mayor número de errores y debe ser probado teniendo en cuenta la función específica para la que es diseñado el producto y poder probar que cada función es completamente operativa. Conociendo el funcionamiento del producto, el ingeniero debe realizar pruebas que aseguren que la operación interna se ajusta a las especificaciones y que todos los componentes internos se comprueben de forma adecuada. Las pruebas se realizan después de haber generado el código fuente. Las pruebas de unidad intentan verificar el rendimiento funcional de cada componente modular individual del software. La prueba de integración constituye un medio de construcción de la arquitectura del software y de prueba de su funcionamiento y de sus interfaces. La prueba de validación comprueba que se han conseguido todos los requisitos. Tras cada uno de estos pasos de prueba, el ingeniero debe realizar una depuración. Para los pasos de prueba se desarrollan planes y procedimientos de prueba. El ingeniero realiza una revisión de la documentación, de los casos de prueba y de los resultados de las pruebas. De verificación y validación Una vez terminada la prueba del software, éste está casi preparado para ser entregado a los usuarios finales. Sin embargo, antes de la entrega se lleva a cabo una serie de
actividades que garanticen la calidad para asegurar que se han generado y catalogado los registros y los documentos internos adecuados, que se ha desarrollado una documentación de alta calidad para el usuario y que se han establecido los mecanismos apropiados de control de configuraciones. Estas actividades son las de verificación y la validación, en las que el ingeniero debe valorar y mejorar la calidad de los productos del trabajo generados durante el desarrollo y modificación del software. Los atributos que debe tomar en cuenta son la corrección, la perfección, la consistencia, la confiabilidad, la utilidad, la eficacia, el apego a los estándares y la eficacia de los costos totales. Existen dos tipos de verificación: formal y del ciclo de vida. Esta última consiste en el proceso de determinar el grado en que los productos de trabajo de una fase dada del ciclo de desarrollo cumplen con las especificaciones establecidas durante fases previas. La verificación formal se hace mediante una rigurosa demostración matemática de la concordancia del código fuente con sus especificaciones. La validación del software se da al final del proceso de desarrollo y es donde el ingeniero determina su conformidad con los requisitos. Durante la verificación y validación, el ingeniero debe tomar en cuenta las especificaciones tales como la de requisitos, la documentación del diseño, diversos principios generales de estilo, estándares del lenguaje de instrumentación, estándares de proyecto, estándares organizacionales y expectativas del usuario. Además debe examinar los requisitos para asegurarse que concuerden con las necesidades del usuario, así como con las restricciones del ambiente y los estándares de notación. La documentación debe verificarse con respecto a los requisitos también; del código fuente debe revisarse su conformación, su documentación y los estándares. De mantenimiento Tan pronto como se entregue el software a los usuarios finales, el trabajo del ingeniero de software cambia de la construcción al mantenimiento. En esta etapa, el ingeniero realiza modificaciones para mejorar, adaptar y corregir errores en los productos de software después de haberlo entregado al cliente. Tal mantenimiento puede implicar reanalizar, rediseñar, reimplantar y actualizar los documentos de apoyo. El proceso empieza por determinar el tipo de mantenimiento que se llevará a cabo. Si el mantenimiento necesario es correctivo, el ingeniero debe evaluar la severidad del error. Si el error es serio, se debe analizar el problema inmediatamente. Si no lo es, se
evalúa y clasifica la petición de mantenimiento correctivo para luego planificarla de acuerdo con otras tareas. En el caso de mantenimiento adaptativo o perfectivo, primero se evalúan y clasifican las adaptaciones antes de realizar cualquier cosa. Independientemente del tipo de mantenimiento, el ingeniero sigue las mismas tareas. Estas tareas de mantenimiento incluyen la modificación del diseño de software, la revisión, las modificaciones oportunas en el código, la prueba de unidad y de integración, la prueba de validación y la revisión. Para obtener amplias mejoras en la calidad del software es muy importante que el ingeniero de software realice una planeación del mantenimiento, que organice apropiadamente a los programadores y las actividades de mantenimiento y que posea herramientas de mantenimiento apropiadas. Qué cualidades debe tener? Dado que con seguridad va a tener que lidiar con multitud de personas de todo tipo (empleados, clientes, directivos, etc.), debe ser una persona con un fuerte perfil humano. En este sentido, me refiero a que la diplomacia debe ser una de sus armas principales, sobre todo desde el punto de vista de aquella frase que dice que el cliente siempre tiene la razón. Y por supuesto, se entiende que el director de proyectos debe ser una persona en la que confluyan las mejoras cualidades directivas. A saber. Liderazgo Habilidades de comunicación Capacidad de resolución de conflictos Resolución de problemas Capacidad de organización Acostumbrado a la toma de decisiones Con iniciativa
ETAPAS DE UN PROYECTO Desde un punto de vista muy general puede considerarse que todo proyecto tiene tres grandes etapas1: Fase de planificación. Se trata de establecer cómo el equipo de trabajo deberá satisfacer las restricciones de prestaciones, planificación temporal y coste. Una planificación detallada da consistencia al proyecto y evita sorpresas que nunca son bien recibidas. Fase de ejecución. Representa el conjunto de tareas y actividades que suponen la realización propiamente dicha del proyecto, la ejecución de la obra de que se trate. Responde, ante todo, a las características técnicas específicas de cada tipo de proyecto y supone poner en juego y gestionar los recursos en la forma adecuada para desarrollar la obra en cuestión. Cada tipo de proyecto responde en este punto a su tecnología propia, que es generalmente bien conocida por los técnicos en la materia. Fase de entrega o puesta en marcha. Como ya se ha dicho, todo proyecto está destinado a finalizarse en un plazo predeterminado, culminando en la entrega de la obra al cliente o la puesta en marcha del sistema desarrollado, comprobando que funciona adecuadamente y responde a las especificaciones en su momento aprobadas. Esta fase es también muy importante no sólo por representar la culminación de la operación sino por las dificultades que suele presentar en la práctica, alargándose excesivamente y provocando retrasos y costes imprevistos. A estas tres grandes etapas es conveniente añadir otras dos que, si bien pueden incluirse en las ya mencionadas, es preferible nombrarlas de forma independiente ya que definen un conjunto de actividades que resultan básicas para el desarrollo del proyecto: Fase de iniciación. Definición de los objetivos del proyecto y de los recursos necesarios para su ejecución. Las características del proyecto implican la necesidad de una fase o etapa previa destinada a la preparación del mismo, fase que tienen una gran trascendencia para la buena marcha del proyecto y que deberá ser especialmente cuidada. Una gran parte del éxito o el fracaso del mismo se fraguan principalmente en estas fases preparatorias que, junto con una buena etapa de planificación, algunas personas tienden a menospreciar, deseosas por querer ver resultados excesivamente pronto.
Fase de control. Monitorización del trabajo realizado analizando cómo el progreso difiere de lo planificado e iniciando las acciones correctivas que sean necesarias. Incluye también el liderazgo, proporcionando directrices a los recursos humanos, subordinados (incluso subcontratados) para que hagan su trabajo de forma efectiva y a tiempo. Los periodos generales de duración los podemos ver a continuación: