GUÍA PARA MANEJAR GOOGLE DRIVE 1 Universidad de Córdoba Grupo de Investigación AVI Ambientes Virtuales Interactivos
GOOGLE DRIVE GOOGLE DOCS O GOOGLE DRIVE Google Docs es una sencilla pero potente suite ofimática, todo en línea. El 17 de septiembre de 2007 Google presentó su programa Google Docs. Es un programa gratuito que se utiliza para crear documentos y archivos en línea e incentiva el desarrollo de trabajos colaborativos. Se pueden editar los documentos y compartir los trabajos. Ahora bien, actualmente se encuentra el servicio de Google Drive, el cual es una opción de almacenamiento de archivos en línea. Fue introducido por Google el 24 de abril de 2012 en reemplazo de Google Docs y se ha cambiado su dirección de enlace de docs.google.com por drive.google.com entre otras cualidades. Cada usuario cuenta con 5 Gigabytes de espacio gratuitos para almacenar sus archivos, ampliables mediante pago. Está disponible para computadoras y portátiles. 2 Nos permite crear nuevos documentos, editar los que ya teníamos o compartirlos en la red. Las principales ventajas de Google Docs son: Nuestros documentos se almacenan en línea: esto nos permite acceder a ellos desde cualquier ordenador con conexión a internet, y compartirlos con quienes nosotros queramos, permitiendo su edición o llegar a publicarlos para que todo el mundo pueda verlos. La gran cantidad de formatos que soporta: con el procesador de texto podremos editar nuestros documentos de Word, Openoffice, documentos de texto... y guardarlos con el mismo formato u otros distintos. Y lo mismo sucede con presentaciones y hojas de cálculo. Su precio: Google Docs es una herramienta totalmente gratuita. Dentro de las aplicaciones pedagógicas tenemos: La lectura y comprensión, escritura y redacción, uso de fórmulas, resolución de problemas, compartir y respetar opiniones, favorece el trabajo en equipo.
Para hacer uso de Google Docs se debe tener una cuenta de correo electrónico en Gmail, con este mismo usuario y contraseña se registra en el sitio ingresando en tu navegador en la página www.docs.google.com ó www.drive.google.com. Otra manera de encontrar el enlace a Docs o también llamado Drive es a través del acceso a los servicios de Google en la barra superior (menú de aplicaciones) de la página del buscador como tal o al tener acceso a la cuenta de Gmail. Nos aparecerá una ventana como esta, en la cual se valida con su usuario y contraseña igual que en Gmail. 3 Luego de iniciar sesión aparece la siguiente pantalla en la que debemos hacer clic en el botón azul Empezar con 5Gb gratis.
De esta manera podrás empezar a trabajar tus documentos ya sea cargando archivos desde una unidad de almacenamiento para ser compartido con tus contactos como más adelante veremos ó creando los propios documentos de diferente tipo, según lo que se necesite. Veamos cómo: 4 Veamos cómo crear un nuevo documento, teniendo en cuenta que Google Docs nos permite la creación de seis elementos, así: Documentos Sirve para trabajar archivos de texto. Presentación Su uso se apunta a crear presentaciones o diapositivas. Hoja de Cálculo Se utiliza para manejar archivos donde se requieran hacer cálculos. Formulario Con el cual se pueden recolectar información. Dibujo Funciona como un editor de dibujo. Carpeta Con este se crean carpetas para luego organizar los archivos. Para crear documentos se debes hacer clic en el botón CREAR, en este se despliega un menú con los tipos de archivos en línea a trabajar, se selecciona según lo que se pretenda utilizar:
A continuación se presenta cómo se muestran las distintas pantallas según la opción que se seleccione: 5 Crear Documento de texto
Crear Hoja de Cálculo 6 Crear Diapositivas
Crear Dibujo ó Editar imágenes En la opción de Crear Carpeta se muestra un cuadro en el que se coloca el nombre de la carpeta a crea para la organización de los archivos en Línea, a manera de sugerencia el nombre de la carpeta será acorde a la información que va a estar contenida en esta. 7 Crear Formularios
Ahora bien, en el caso de necesitar un archivo tipo texto se escoge la opción DOCUMENTO, en caso tal me muestra la interfaz similar a la un procesador de texto, por ejemplo Microsoft Word u Opendocument. Para darle un nombre se debe hacer clic en el Menú Archivo y luego escoger la opción Cambiar Nombre. 8
Inmediatamente muestra un cuadro en el que se puede Cambiar el nombre del archivo, se debe tener en cuenta que este debe ser acorde a la información que contiene el Archivo, seguido se pulsa el botón Aceptar. Luego de terminar el archivo, se comparte con la persona ó grupo de personas con el cual se pretende realizar el trabajo colaborativo. Se hace de esta manera, se debe hacer clic en el menú Archivo en la opción Compartir. 9
A continuación, en el cuadro que se muestra, configuro en caso de querer compartirlo en las redes sociales ó enviárselo a alguien para que tenga acceso al archivo en línea que se envíe. En la opción de Quién tiene acceso desde aquí se define la visibilidad del archivo en la Red, por lo tanto le damos clic en Cambiar 10 En esta opción se muestra visibilidad del archivo bien sea para Público en la Web ó Red, Cualquier usuario que reciba el enlace ó Privado, cada una de estas dependiendo de lo que se necesite se escoge. Aquí mismo se define la acción que puede realizar el usuario que tenga acceso, ya sea: Puede Modificar, Puede Comentar, Puede Ver. En cualquiera de los casos solo podrá hacer tal acción. Luego le damos clic en Guardar con esto se mantienen las especificaciones que se quieren a la hora de compartir la información.
En caso de escoger la opción Cualquier usuario que reciba el enlace puede, según lo que se defina nos dirá sí se puede modificar, comentar o ver los elementos del archivo en línea. Por su parte, en la parte inferior del cuadro, se encuentra el campo para Añadir a personas a las cuales se les enviará el archivo, en este se escriben los respectivos correos electrónicos. Luego se pulsa en el botón Compartir y Guardar, al remitirse al cuadro siguiente se termina el proceso dando clic en el botón Fin. 11 Al
finalizar el proceso para compartir el archivo y volver a la pantalla de Google Drive ó Google Docs se pasa el puntero junto al nombre del archivo (Nombrado por usted como usuario) y se hace clic en la flecha que indica hacía atrás y se etiqueta con Volver a Google Drive. 12 Ahora veamos cómo se puede cargar el archivo existente en una unidad de almacenamiento para compartir con otras personas. Se debe dar clic en el botón Cargar, seguido se selecciona la opción de Archivo.
Luego se busca el archivo a compartirá través del cuadro de diálogo de búsqueda, tal como lo muestra la imagen. Al encontrarlo se selecciona y luego se hace clic en el botón Abrir. 13 Después aparece un cuadro en el que se indica subida realizada, dando a entender que el archivo se ha subido con éxito, sí se quiere compartir junto al nombre de archivo se tiene la opción de Compartir.
Al dar clic aparecerá el cuadro en el cual se permite configurar las opciones para compartir el archivo: compartir enlace a través de Redes Sociales, quien tenga acceso al archivo sea público en la Web, Privado o cualquier usuario que reciba el enlace, definir además quien lo reciba qué puede hacer con el archivo, ya sea Modificar, Comentar ó Ver los elementos (estos pasos antes se han explicado, remitirse a los mismos). 14 En caso de que se desee eliminar los archivos en línea que no se estén utilizando, se seleccionan en las casillas ubicadas al lado izquierdo del nombre del archivo y luego se elige el icono de la cesta de basura en la parte superior (suprimir).
Después de aplicar estos pasos siguiéndolos muy atentos podrás compartir archivos previamente elaborados o creados en el mismo sitio, en los cuales el trabajo colaborativo les permite acortar distancias y proponer otro tipo de dinámica en las actividades en grupo. 15