TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS CARTOGRÁFICOS EN LOS ARCHIVOS ESPAÑOLES Después de tratar de los archivos históricos y para continuar el rápido repaso a la situación de las cartotecas de los archivos españoles y a cómo se actúa en ellas, se dará a continuación una breve visión de los archivos militares y del Archivo General de la Administración, como depósito intermedio entre los archivos históricos y los archivos vivos. En todos ellos se conservan mapas y planos de gran valor histórico y en muchos casos artístico. El que guarda un número mayor de documentos cartográficos es el General de la Administración con, aproximadamente, un millón de ejemplares. Aunque puede parecer que en todos los archivos se siguen las mismas pautas al tratar este tipo de documentos, no es exactamente así; salvo pequeños detalles, todos procedemos del mismo modo al separar los mapas de la documentación textual a que acompañan y al instalarlos de forma adecuada a sus características, pero las diferencias se acentúan en la en la valoración de las piezas que salen en préstamo para exposiciones y en la descripción, porque cada cual utiliza un sistema diferente, y en muchos casos, como es en el General de la Administración, este sistema viene impuesto por el volumen del fondo cartográfico. Ahora debemos procurar que nuestro trabajo sea lo más homogéneo posible. El Archivo General de la Administración tiene su antecedente en el que, con el mismo nombre, se creó por Real Decreto de 17 de julio de 1858 para recoger la documentación generada por las Secretarías de Estado. Este primer Archivo, emplazado en Alcalá de Henares como el actual, fue arrasado totalmente por el fuego en 1939, perdiéndose no sólo fondos riquísimos de la Administración, sino también los protocolos notariales centenarios de la ciudad. Treinta años después, por un Decreto de 8 de mayo de 1969, se crea de nuevo este Archivo, eligiendo para ello el mismo emplazamiento en que estuvo el primitivo, regulando a un tiempo la forma de realizar las transferencias y fijando los plazos de permanencia de la documentación en los archivos vivos de los Departamentos Ministeriales. Su misión es, como lo fue antes, recibir los expedientes y documentos generados por la Administración Pública que, por su antigüedad, no tienen una utilidad administrativa inmediata y por otra parte, seleccionar aquellos que, pasado el tiempo establecido por la legislación, deban pasar al Archivo Histórico Nacional para su conservación definitiva. Para ello se comenzó recogiendo toda la documentación posterior a 1939 y aquella de años anteriores que, por no haberse trasladado en su momento al Archivo, se salvó de la destrucción. El Archivo General de la Administración está formado por los archivos de todos los Ministerios y además por los de otras esferas de la Administración como la Judicial, Institucional, Corporativa, Autonómica y Local, y por los archivos de la Administración del Protectorado de Marruecos y del Comité de control de la zona de Tánger. Entre los documentos que guardaban estos archivos, se encontró una gran cantidad de mapas y planos, tanto originales como reproducciones fotomecánicas, fotostáticas y heliográficas. En su mayoría proceden de los fondos de Obras Públicas, Regiones Devastadas, Gobernación, África y Colegio de Arquitectos de Madrid, casi todos ellos datados en los S. XIX y XX.
Estos documentos especiales, una vez separados del resto y eliminados todos los elementos extraños que pudieran contribuir a su deterioro (carpetillas, cuerdas, gomas, elementos metálicos, etc.), se protegen de forma individual mediante pliegos de papel barrera o con hojas de mylar y se instalan en planeros DIN A0. Los de pequeño formato, se montan sobre cartulinas neutras en que se pueden acoplar varias piezas, pudiendo adaptarlos así al tamaño de las carpetas y de los cajones, mientras que, los de gran formato, se instalan en rulos que se colocan en planeros de doble batea capaces de contenerlos con comodidad. Mediante bases de datos ACCESS, se controlan los planeros, su ocupación y el estado de conservación de los documentos que contienen. Para su manejo y traslado, se utilizan carros especiales que permiten transportar las carpetas de forma vertical, con lo cual se facilita el acceso a los montacargas; también disponen de carros especiales para el traslado de los rulos. La limpieza y restauración no se hace de forma sistemática, sino sólo de aquellos ejemplares que lo necesitan. Se encuentra en proceso de reproducción la documentación que ya está restaurada e instalada de forma definitiva; con estas reproducciones se pretende evitar que el investigador maneje el original. El inmenso volumen de estos fondos desborda a los funcionarios y determina, no sólo que no estén todos descritos sino que el nivel de profundidad de la descripción sea desigual. De todos se conoce cual es la procedencia, pero sólo algunos están identificados a nivel individual (por ejemplo los del fondo de África) y los menos, están descritos con más detalle (como es el caso de los procedentes del fondo de Regiones Devastadas). LOS ARCHIVOS MILITARES La organización de los archivos militares, se inició en el S. XIX y en 1898 se creó el Archivo General Militar de Segovia, para reunir los archivos dependientes del Ministerio de la Guerra, con la obligación de remitir cada diez años la documentación de más de dos decenios de antigüedad, por lo que es fundamental para la investigación de la historia del Ejército, pero si para este estudio se quiere ahondar en fechas anteriores a aquel siglo, es indispensable acudir a los archivos históricos generales y provinciales. Más adelante, para contribuir a la difusión de la cultura militar, se crea en 1939 el Servicio Histórico Militar, constituido por la Sección de Historia y Estadística Militar dependiente del Depósito de Guerra que funcionaba desde 1847. Este Servicio es el antecedente directo del Instituto de Historia y Cultura Militar, en el cual se encuentra el Archivo General Militar de Madrid. Sus fondos se refieren a todo el espacio geográfico que un día fue España: África, América y Filipinas. De entre estos fondos, se han extraído unos 45.000 planos de los siglos XVII a XX, en los cuales se encuentran representados estos territorios y además tocan temas como el urbanismo, obras de construcción, desarrollo de las campañas de guerra, etc. La cartoteca de este Archivo está integrada por los planos cuyo formato excede del tamaño de la caja normalizada. A medida que se describe la documentación se retiran los de mayor tamaño y se instalan en la cartoteca con signatura propia, dejando en su lugar un testigo; el resto, permanece en la unidad documental a que acompaña. De los 45.000 ejemplares que contiene, 33.000 están descritos de acuerdo con las normas de bibliotecas ISBD (CM) e informatizados en la base de datos Carhibe, gestionada por la Subdirección de Publicaciones del Ministerio de Defensa. Estos
planos son de libre consulta y reproducción, para lo cual se ofrecen tanto transparencias como reproducciones en soporte digital, ambas sujetas a las tarifas vigentes en el Instituto de Historia y Cultura Militar. Está en proceso la digitalización de estos documentos que comenzó en el año 2004, eligiendo en primer lugar los pertenecientes a las provincias de España. Otro centro ejemplo de los Archivos Militares es el Archivo Cartográfico del Centro Geográfico del Ejército. Está constituido por los fondos del Archivo del Depósito de Guerra que fue creado en 1810 y organizado, según el Reglamento que se aprobó en 1847, en dos Secciones: de Historia y Estadística, y de Geografía y Topografía. Durante la República se suprimió el Depósito de Guerra, restableciéndose en 1939 como Servicio Geográfico y Cartográfico del Ejército, llamado desde 1942 Servicio Geográfico del Ejército. La parte histórica había pasado a depender del Servicio Histórico Militar (hoy Instituto de Historia y Cultura Militar). La misión de aquel Servicio Geográfico era la ejecución de los trabajos tanto geodésicos y topográficos relacionados con los cometidos del Ejército, como de todos los necesarios para la formación y puesta al día de la cartografía militar. De la gran cantidad de mapas y planos que contiene, unos 2.800 son anteriores al año 1801. Conserva portulanos del S. XVI, como los de Juan de Oliva, Juan Ortiz o Villarroel, gran cantidad de cartas de exploración, descubrimientos, fundación de ciudades, planos de población y fortificaciones, y un número aproximado de 200 Atlas de gran valor, algunos de ellos fechados en el S. XVI. Sus fondos se comenzaron a digitalizar en el año 2000. Primero fueron 1.038 hojas de la cartografía histórica de la Comunidad de Madrid, con la financiación de la propia Comunidad. Posteriormente, con la aportación del Ministerio de Defensa, se reprodujeron 134 hojas de cartografía histórica de Sevilla y 372 de mapas generales de España. Este proyecto se presentó en el XIV Congreso Internacional de Archivos, que se celebró en Sevilla en 2000. De todos los documentos se obtienen tres imágenes: una a escala 1:1, otra en tamaño DIN-A3 y otra icónica, para asociar con las referencias descriptivas. Desde el año 2003, continúan el proyecto con sus propios medios, reproduciendo los mapas por comunidades autónomas, de los cuales están finalizados los de La Rioja, Galicia, Cantabria, Baleares y Castilla la Mancha. El resto de la cartografía, se hará por países. Las imágenes que se obtienen son las mismas que en los proyectos anteriores, pero ahora almacenadas en DVD. Mediante un programa de edición de imágenes Adobe Photoshop, se procesa el archivo guardado en formato TIFF 1:1, para igualar el color con el del original. En la actualidad, disponen de un nuevo escáner provisto de una mesa de aspiración que elimina todo riesgo de deterioro; un sistema de iluminación móvil, permite no iluminar el documento más que sobre una línea, desplazándose con la cámara; la iluminación sobre la superficie del documento es homogénea y el tiempo de exposición, corto. Todos los fondos históricos están catalogados según la norma internacional de descripción de material cartográfico ISBD (CM), y procesados en formato IBERMARC, pasando a engrosar la base de datos Carhibe, a la que ha aportado la descripción de 28.573 piezas. Actualmente están desarrollando una aplicación para la asociación de imagen y descripción, de cara a la consulta en la sala de investigadores, pero con vistas a que en el futuro, también sea accesible a través de Internet. Además, para mayor difusión, insertarán en breve en la página Web del Centro, una visita virtual a su Exposición permanente.
El tercer centro militar que se toma como ejemplo, es el Museo Naval. La documentación de su archivo procede del Depósito Hidrográfico que se fundó en 1789 recogiendo cartas, planos, diarios de navegación y otros documentos cartográficos que estaban en los archivos de los departamentos marítimos. Además, el Estado destacó a tres marinos para que copiaran en los archivos españoles todos los documentos de interés para la historia de la Marina Española. Así se reunieron en 1.024 volúmenes encuadernados, documentos de viajes, levantamiento de cartas, diarios de navegación y descubrimiento de costas, referidos en su mayor parte a América y Filipinas. Se dividieron en cuatro series: tres, correspondientes a cada uno de los marinos que recogió la información que las integran, a las cuales se llamó con sus nombres: Fernández Navarrete (Martín), Vargas Ponce (José) y Sans de Barutell (Juan), y una cuarta serie que se denominó Varios. Actualmente sus fondos cartográficos, al igual que los de los otros Archivos Militares tomados como ejemplo, están catalogados en formato Marc y volcados en la base de datos CARHIBE. Esta base sólo puede consultarse desde el Centro Geográfico del Ejército, el Instituto de Historia y Cultura Militar y el Museo Naval, que son los tres centros representados en ella, y desde el Centro de Documentación del Ministerio de Defensa. Parte de este fondo está digitalizado para el servicio de los investigadores. Actualmente, tienen idea de elaborar un proyecto para hacer una cartoteca georreferenciada en la Web, en colaboración con el grupo Mercator de la Universidad Politécnica de Madrid. Esta exposición se ha realizado con las informaciones que me han proporcionado mis colegas, responsables de los centros de que aquí se trata, por lo cual les doy las más expresivas gracias.