MODULO 3: EJERCICIO PRÁCTICO CONTENIDOS El tercer paso consiste en examinar el marco estratégico en el que se ubica su organización o programa (unidad, departamento). Lo más probable es que su organización tenga una exposición de la visión y una exposición de la misión. Si es así, este paso le dará la oportunidad de examinar dichas declaraciones y de ver si necesitan revisarse. Si no las tiene, este paso le dará la oportunidad de preparar declaraciones de la visión y la misión. En este módulo aplicaremos los conceptos de: Misión Visión Objetivos Estratégicos Estrategias y Plan de acción Para ello se ha construido la siguiente guía de ejercicios que le permitirá abordar los contenidos mencionados. Al igual que los módulos anteriores, este ejercicio tiene el carácter de obligatorio y debe ser enviado a más tardar el día viernes 25 de julio a: cursopes@cepal.org Esta guía se divide en tres pasos consecutivos: a) Definición de Misión y Visión; b) Definición de Objetivos Estratégicos y Estrategias; y c) Definición de las grandes líneas del Plan de Acción. Cada paso constituye un requisito del siguiente, por lo que le invitamos a desarrollarlos todos. OBJETIVOS DE APRENDIZAJE del MODULO: Al término del módulo los alumnos deberán comprender y aplicar conceptos generales de planificación estratégica: visión, misión, objetivos estratégicos, estrategia, y su correspondiente desagregación en un plan de acción Definir la visión y misión del departamento, programa o unidad de la que usted forma parte y establecer cómo se alinea ésta, a la misión y visión institucional. Si no existe una misión y visión en la organización en que usted trabaja, entonces su trabajo será definirla y establecer cómo se alinea a él o los objetivos de política pública de su ámbito de trabajo. Definir los objetivos estratégicos y estrategias del departamento, programa o unidad de la que usted forma parte y establecer cómo se alinea ésta, a la 1
misión y visión institucional. Si no existe una misión y visión en la organización en que usted trabaja, entonces su trabajo será esbozar al menos 3 objetivos estratégicos y definir las estrategias. Establecer los grandes lineamientos de un plan de acción, en cualquier de los dos escenarios de trabajo. Durante todo este proceso, usted ha identificado los momentos en que su organización se ha desempeñado óptimamente y ha imaginado un futuro ideal en el que usted se estaría desempeñando de esta forma todo el tiempo. Ha imaginado propuestas para el futuro que describen el aspecto que tendría su organización si estuviese trabajando bien. En general, ha estado conociendo a su organización mejor que antes y ha estado apreciando lo que es. Sobre la base de los antecedentes trabajados, el esquema de trabajo que seguiremos en este módulo es el siguiente: Análisis Situacional Análisis AFOD Análisis de Desafíos Goal s-based planning Valores Visión Misión Objetivos Estratégicos PPLLAANN DDEE AACCCCIIOONN Formulación de estrategias para cada objetivo 2
Primer Paso: Definición de Misión y Visión Valores Visión Misión En este paso, se le invita a definir la visión y misión del departamento, programa o unidad de la que usted forma parte y establecer cómo se alinea ésta, a la misión y visión institucional. Si no existe una misión y visión en la organización en que usted trabaja, entonces su trabajo será definirla y establecer como se alinea a el/los objetivos de política pública con el ámbito de trabajo de la organización. Basado en el desarrollo de los conceptos del Manual, capítulo IV, revise la misión de la organización en que usted trabaja y responda: PARA LOS QUE TRABAJAN EN INSTITUCIONES QUE TIENEN MISION DEFINIDA: Analice si la misión institucional que su organización ha definido es compatible con las respuestas que usted elaboró a las últimas preguntas del Módulo 2? los cambios necesarios de llevar a cabo en nuestra organización las opciones para mejorar el desempeño organizacional las diferencias que creemos necesarias de hacer los elementos o factores críticos a los cuales debe responder la organización Defina la misión del departamento, programa o unidad de la que usted forma parte. Establezca cómo se alinea su misión a la misión institucional. PARA LOS QUE TRABAJAN EN INSTITUCIONES QUE NO TIENEN MISION DEFINIDA: Definir la visión y misión de la organización en que usted trabaja. Establecer cómo se alinea la misión y visión definidas a el/los objetivos de política pública relacionados con el ámbito de trabajo de la organización. 3
Segundo Paso: Definición de Objetivos Estratégicos y Estrategias Continuando con el desarrollo de los contenidos expuestos en el Manual, capítulo IV, se le invita en este a paso a definir los objetivos estratégicos y estrategias del departamento, programa o unidad de la que usted forma parte y para aquellos que no cuentan con misión en su V Val organización, a esbozar los 3 objetivos estratégicos y definir las estrategias M correspondientes. Objetivos Estratégicos Estrategias En este módulo no se requiere un desarrollo detallado de las estrategias, solamente una descripción general, las que serán retomadas en el Plan de Acción. PARA LOS QUE TRABAJAN EN INSTITUCIONES QUE TIENEN MISION DEFINIDA: Defina los objetivos estratégicos programa o unidad de la que usted forma parte cuidando que éstos sean coherentes con la misión y visión definidas. Defina la o las estrategias para lograr cada objetivo estratégico definido. PARA LOS QUE TRABAJAN EN INSTITUCIONES QUE NO TIENEN MISION DEFINIDA: Si no existe una misión y visión en la organización en que usted trabaja, entonces su trabajo será esbozar los 3 objetivos estratégicos principales para llevar a cabo la misión y visión definidas Defina la o las estrategias para lograr cada objetivo estratégico definido en términos generales, dado que la evaluación de las mismas y su traducción en un plan de acción se realizará una vez que tengamos establecidos los indicadores y las metas que nos permiten monitorear y evaluar los resultados esperados. 4
Tercer Paso: Definición del Plan de Acción (Para ser desarrollado en el siguiente módulo) Val V M Objetivos Estratégicos Estrategias Plan Plan de de acció acción En este paso, Ud. responderá a la última de las preguntas básicas de planificación estratégica: Cómo puedo alcanzar los resultados esperados?. En pocas palabras, usted describirá ahora las acciones concretas prácticas y alcanzables que su organización o departamento o unidad, emprenderá para hacer una realidad la propuesta elaborada en los pasos anteriores. Focalizará su atención también en cómo llegará allí su organización? En su forma final, su plan de acción estará redactado en un formato que indique las actividades que se emprenderán, el calendario para realizarlas y la persona o personas responsables de ellas, los recursos financieros necesarios, así como la asistencia técnica requerida para cada acción. El reto aquí consiste en seleccionar las acciones que apoyan claramente a la realización de cada objetivo estratégico. Un Plan de Acción contiene en la mayor parte de los casos una detallada descripción de las estrategias y pasos necesarios para la implementación del Plan Estratégico. Los planes de acción tienen que detallar los métodos o estrategias que utilizaremos para alcanzar los objetivos, metas que nos permitirán materializar la misión de la institución, sus programas y subprogramas. Las tareas y responsabilidades que están definidas en un Plan de Acción deben ser: Específicas Medibles Desafiantes, pero atendibles Orientada a los resultados pero con plazos delimitados Los planes de acción deben ser prácticos y alcanzables y constituir el mejor camino que lleve al futuro óptimo de la organización. 5
Tal como se menciona en el manual, esta fase de establecimiento del plan de acción requiere que Ud. formule claramente sus cursos de acción o estrategias. Este proceso requiere dedicación y requiere contar ya con una estimación aproximada de cuanto costará a la institución alcanzar los resultados esperados. Desde esta perspectiva, los costos, beneficios, y las consecuencias de los cursos alternativos de acción deben ser evaluados. Por esta razón en el siguiente módulo y a partir de los siguientes capítulos del manual se le solicitará desarrollar los planes de acción, para determinar la asignación de recursos necesarios de cada unos de los objetivos que ha definido en esta etapa. BIBLIOGRAFÍA: - Manual del Curso, Capitulo IV - PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA: Un Enfoque de Indagación. Serie de Manuales de Capacitación de CEDPA, The Centre for Development and Population Activities -Shack, Nelson. 2006. Avanzando hacia la Cuantificación del Gasto Público en Materia de Reparaciones. Págs. 30-40. 6