Bogotá D.C, 17 de diciembre de 2009 Señores Proponentes Bogotá Ref.: Invitación a Cotizar IDT- 29 de 2009. Reciba cordial saludo. En atención a lo dispuesto en el artículo 1 del Decreto 3576 del 2009, el cual establece: ARTICULO 1: Artículo 1. Modifíquese el parágrafo del artículo 17 del Decreto 2474 de 2008, el cual quedará así: "Parágrafo. El procedimiento de selección para la celebración de contratos cuyo objeto sea la adquisición de bienes o servicios a los que se refiere el presente artículo, cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía de la entidad, será el de subasta inversa, que para efecto del presente parágrafo corresponde a la adjudicación del contrato al mejor postor; la que se regirá exclusivamente por las siguientes reglas. Una vez hecha la justificación previa a que se refiere el parágrafo 1 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, Y con el fin de garantizar la publicidad del procedimiento, la Entidad formulará invitación pública a presentar ofertas, a través de su página web, o en su defecto, en un lugar de su sede de fácil acceso al público. La escogencia recaerá sobre aquella oferta con el precio más bajo, siempre que se encuentre en condiciones de mercado y satisfaga las necesidades de la entidad. De igual manera se procederá si sólo se presenta una sola oferta. En caso de empate la entidad requerirá a los empatados a presentar nueva oferta económica. La Entidad establecerá en la invitación los requisitos mínimos habilitantes que serán verificados únicamente en el oferente con el precio más bajo. En caso que éste no cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, se podrá contratar con el oferente que haya presentado el segundo menor precio previa verificación de sus calidades habilitantes. En caso de que éste tampoco cumpla, se verificarán las de quien presentó el tercer menor precio y así sucesivamente hasta obtener un oferente habilitado. En todo caso, la oferta deberá encontrarse en condiciones del mercado y satisfacer las necesidades de la entidad. De no lograrse lo anterior, se repetirá el proceso de selección. En este procedimiento no será necesario contar con la ficha técnica a que se refiere el artículo 20 del presente decreto, ni se exigirá a los oferentes estar inscritos en el RUP, ni aportar garantía de seriedad de la oferta. Para efectos de la garantía única de cumplimiento, se dará aplicación a lo señalado en el inciso primero del artículo 8 del Decreto 4828 de 2008. El contrato constará por escrito, bien sea en un documento firmado por las partes, o mediante intercambio de documentos escritos entre la entidad y el contratista, o mediante la factura presentada por el proveedor de bienes o servicios aceptada por la entidad, o en órdenes de trabajo, compra o de servicio, o en cualquier otro instrumento siempre que el mismo reúna las condiciones de existencia y validez del negocio jurídico.
Con el fin de garantizar la publicidad del procedimiento, la entidad dejará constancia escrita de los trámites realizados, tomando las medidas que se requieran para la conservación de la información, de conformidad con las normas de archivo aplicables." A continuación se presenta la información necesaria, para que el proponente presente su propuesta dentro de la invitación a cotizar de la referencia, así: 1. Aspectos Generales: a. Justificación. El INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO tiene como objeto ejecutar las políticas, planes y programas para la promoción del turismo y el posicionamiento del Distrito Capital como destino turístico sostenible. La Asesora de Comunicaciones tiene como funciones: 1. Asesorar la elaboración y ejecutar el Plan de Comunicación, Divulgación y Prensa del Instituto con base en los requerimientos de los proyectos misionales. 2. Orientar e impulsar mecanismos de comunicación y divulgación, en los cuales se compartan los logros obtenidos en el desarrollo turístico de Bogotá y se difundan temas de interés para el sector turístico, para ser establecidos por la Directora General. 3. Asistir a la Directora General para un eficiente y productivo manejo del sistema interno en lo referente a: prensa hablada y escrita, Internet, teleconferencias y televisión que requiera la administración. 4. Asesorar la producción de mensajes tele-periodísticos, radio-periodística y para prensa escrita así como apoyo a la reproducción, producción y pos-producción de medios en prensa, radio y televisión. b. Descripción de la necesidad. El contrato que se pretende celebrar, tendrá por objeto Proveer al Instituto Distrital de Turismo de: grabadora para periodista, flash y lente de mayor alcance para cámara fotográfica Ref. CANNON EOS REBEL XT. c. Oportunidad Una vez revisado el plan de compras y contratación por el Asesor de Planeación y Sistemas de la Entidad se observa que la presente contratación está incluida dentro del mismo, motivo por el cual se da la viabilidad para continuar con la contratación. d. Conveniencia El Instituto Distrital de Turismo se ha convertido en una fuente irrelevante de noticias de turismo en la ciudad. Cada día organiza eventos y lanza proyectos alrededor de este tema, que deben ser cubiertos periodísticamente para dar a conocer su actividad a los medios de comunicación. Para la elaboración de comunicados y realización de piezas comunicativas, la oficina de comunicaciones necesita realizar entrevistas con las directivas del IDT y con expertos en turismo A la fecha no se cuenta con una grabadora para periodista que permita dejar registro digital de las entrevistas que servirá como archivo de
lo que se dijo para evitar manipulaciones de la información. Por esta razón se hace necesaria dicha adquisición. A su vez, gran parte de los eventos que organiza el IDT son reuniones de trabajo, lanzamientos, presentaciones y demás actividades inherentes a su actividad, en oficinas o salones no muy iluminados o con luz artificial muchas veces difusa y parpadeante, que da como principal resultado que las imágenes tomadas con la cámara sean muy planas, con predomino de colores azulados. Adicionalmente, el flash y el lente con los que cuenta actualmente la cámara Canon EOS Rebel XT, tienen una potencia muy baja lo cual obliga a reducir la distancia entre el fotógrafo y su objetivo, para que éste entre en el área de iluminación. Sin el dispositivo correcto, las fotos son muy oscuras y movidas. Dado que estas fotos son utilizadas para publicaciones en prensa, entidades distritales, gremios, medios de comunicación externos e internos, se hace necesaria la adquisición de un flash y lente de mayor alcance, que permita mejorar la iluminación de las fotografías y así optimizar la calidad de las imágenes. e. Características de idoneidad con quien se quiere contratar. Se requiere contratar con una empresa que demuestre experiencia mínima de dos (2) años en provisiòn de equipos tecnológicos. Objeto del contrato Proveer al Instituto Distrital de Turismo de: Grabadora para periodista, flash y lente de mayor alcance para cámara fotográfica Ref. CANNON EOS REBEL XT. 2. Requisitos y obligaciones: 2.1. Grabadora para periodista: 1GB de memoria interna que permita grabación en formato MP3 Compatible con medios de almacenamiento USB Con altavoz interno salida de 330mV Micròfono zoom incorporado Entrada de micrófono y salida para audífonos Batería de larga duración de 45 horas Compatible con sistemas operativos Windows 2000, Windows XP, Windows Vista. 2.2. Flash Externo: Nùmero de guía màx. 58/190 (ISO100 en m/pies) Funciones personalizadas: 14 Cobertura de 0.6 a 10 m (centro) y de 0.6 a 5 m (periférico) 4 pilas AA (alcalinas, litio o Ni-MH) Terminal para fuente de alimentación externa
Cabezal reflector-zoom orientable Ssitema de control inalámbrico entre el flash maestro y los flashes esclavos. 4 canales de control, 3 grupos de flash esclavos. Iluminaciòn de pantalla LCD mediante botón de iluminación-temporizado a 12 segundos. 2.3. Lente. Objetivo zoom con distancia focal 75-300 Apertura máxima de diafragma: 4-5, 6 Angulo de visión diagonal: 32º 11-8º 15 Composición de las lentes (elementos / grupos): 13/9 Composición del diafragma: 7 hojas Apertura mínima: 32-45 Distancia mínima de enfoque: 1,5 m Amplificación 0,25x Diámetro de filtro: 58 mm 3.1 Obligaciones del Contratista Seleccionado: 3.1.1 Obligaciones Generales: 1. Presentar los documentos necesarios para la suscripción del contrato. 2. Cumplir con el contrato, teniendo en cuenta lo señalado en los Estudios Previos y en la minuta de contrato. 3. Suscribir oportunamente el Acta de Inicio y el Acta de Liquidaciòn del contrato de prestación de servicios, conjuntamente con el/la supervisor/a de la/el misma/o. 4. Mantener estricta reserva y confidencialidad sobre la información que conozca por causa o con ocasión del contrato. 3.1.2 Obligaciones especificas: 1. Realizar entrega de grabadora para periodista, flash y lente de mayor alcance para cámara fotográfica Ref. CANNON EOS REBEL XT según especificaciones técnicas requeridas por el IDT. 2. Ofrecer grantìa de los equipos por un tèrmino mínimo de seis (6) meses. 3. Las demás que por ley o la naturaleza del servicio correspondan. 3. Valor estimado del contrato. El presupuesto oficial establecido para la presente contratación es de CUATRO MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS ($4.500.000.00) M/CTE Este valor incluye todos los impuesto a que haya lugar, de acuerdo con las normas vigentes. 4. Forma de pago.
Una vez esté perfeccionado el contrato y cumplidos los requisitos de ejecución del mismo, el Instituto Distrital de Turismo cancelará al CONTRATISTA, el valor descrito en un único pago contra entrega de los tres artículos solicitados. Para este pago se requiere la presentación de la factura, certificación de recibo a satisfacción expedida por el supervisor del contrato, carta firmada por el representante legal en donde indica el tipo de cuenta, el número de cuenta y el nombre del banco en donde quiere que se le transifera el valor del pago. El pago estará sujeto a la disponibilidad presupuestal de los recursos del Programa Anual de Caja y a los recursos disponibles de la Tesorería Distrital. 5. Término de ejecución. El plazo de ejecución del contrato es de diez (10) días contados a partir de la fecha que indique el acta de inicio suscrita por el CONTRATISTA y el supervisor(a) del contrato, previo el cumplimiento de los requisitos de ejecución del mismo. 6. Criterios de Selección. La entidad seleccionará al proponente que ofrezca en su cotización, el menor valor por la ejecución de las obligaciones y el objeto contractual aquí establecido. 7. Vigencia de la cotización. La vigencia de la cotización no podrá ser inferior a 30 días, so pena de no tenerse en cuenta la cotización presentada. 8. Fecha de Apertura del proceso y fecha de presentación de la cotización. Se establece como fecha de apertura del proceso el día 17 de diciembre de 2009 y por tanto, se procede a publicar en la link de contratación de la pagina web del Instituto Distrital de Turismo www.bogotarurismo.gov.co. Se establece como fecha de cierre y plazo máximo para la recepción de cotizaciones el día 18 de diciembre de 2009, antes de las 04:00 p.m. La cotización deberá entregarse en sobre cerrado dirigido a la Oficina Jurídica, en la siguiente dirección: Instituto Distrital de Turismo Oficina Jurídica Carrera 5 No. 36 21 Parque Nacional Piso 2 Bogotá D.C. Las cotizaciones que no se presenten dentro del término establecido no se tendrán en cuenta para su comparación y selección del contratista. 9. Condiciones del contrato El contratista seleccionado deberá cumplir entre otros con los siguientes requisitos:
9.1 Clase de contrato. El contrato a celebrar es un contrato de prestación de servicios conforme a lo dispuesto en las normas de contratación de la Administración Pública. 9.2 Documentos necesarios para la suscripción del contrato. A continuación se listan los documentos que el proponente seleccionado deberá presentar para la suscripción del contrato: a) Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio o por la entidad competente (en original y no superior a 45 días). b) Documento de identificación del Representante Legal o de la persona natural. c) Copia legible del Registro Único Tributario RUT d) Copia legible de la Identificación Tributaria - RIT. (Opcional) e) Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personería de Bogotá del Representante Legal. f) Certificado de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación, del Representante Legal y la empresa. g) Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República, del Representante Legal y la empresa. Atentamente, Original firmado ELSA VICTORIA MUÑOZ GOMEZ. Directora General Preparó: Elsy Díaz Gaviria Revisó: Mariluz Ferrer C.