Guía 4: Trámites y gestiones: Seguridad Social AEAT Proyecto Realizado por y Financiado por
Contenido Guía 4:... 1 Trámites y gestiones: Seguridad Social... 1 AEAT... 1 Seguridad Social; Sistema RED... 3 Ámbitos de actuación en el Sistema RED... 10 -Afiliación... 11 -Cotización... 14 -Incapacidad temporal... 24 -Buzón Personal; Servicio de consulta de mensajes... 33 Glosario de términos en los distintos campos... 33 Agencia Estatal de la Administración Tributaria; AEAT... 38 Tema 4. Trámites y gestiones; Seguridad Social y AEAT. Proyecto Amatic. Pág. 2
Seguridad Social; Sistema RED El sistema RED (Remisión Electrónica de Documentos), es un servicio que ofrece la Tesorería General de la Seguridad Social (en adelante TGSS), a pequeñas empresas, (en adelante interesados), a través de Internet utilizando la página web de la Seguridad Social. El fin de RED Directo es eliminar la gestión administrativa por el procedimiento convencional en papel, logrando facilitar y agilizar la relación de las empresas con la TGSS y en conclusión, hacer posible la gestión desde la empresa sin tener que desplazarse a las oficinas y administraciones de este organismo. RED Directo abarca los siguientes ámbitos de actuación: -Afiliación Las posibles actuaciones a realizar en este ámbito son: En relación a trabajadores : Altas y bajas de trabajadores Altas y bajas previas Eliminación de altas y bajas consolidadas Obtención de documentos duplicados de resoluciones de afiliación Anotación de jornadas reales Situaciones adicionales de afiliación Cambio del coeficiente reductor de edad de jubilación Modificación del Sistema Especial RG0132 (Vegetales) Modificación de la fecha de alta (REG 0613) Trabajadores subcontratados o cedidos Anotación de convenios Días trabajados en contratos a tiempo parcial Cambio de grupo de cotización Cambio de contrato (tipo/coeficiente) Cambio de ocupación de TA Cambio de categoría profesional En relación a las empresas: Consultas y petición de informes, entre otros vida laboral de un Código de Cuenta de Cotización, trabajadores en alta, vida laboral de afiliados. Solicitud de certificado de situación de cotización, tanto con detalle cómo sin detalle de deuda Anotación de Convenio Consultas Consulta situación afiliado en la empresa. Consulta de situación de la empresa. Consulta trabajadores en empresa. Consulta número de afiliación. Tema 4. Trámites y gestiones; Seguridad Social y AEAT. Proyecto Amatic. Pág. 3
Consulta de NAF por IPF. Informes Informe vida laboral de afiliados. Informe afiliados en alta en un CCC. Informe IT Enfermedad Común. Informe del número anual medio de trabajadores Informe de movimientos previos de afiliados Informe de trabajadores con movimientos previos en un CCC Duplicados de Documentos TA. Informe de Situación de un CCC Vida laboral de un CCC. Informe de Jornadas Reales. Informe de datos de cotización- trabajadores cuenta ajena -Cotización Las posibles actuaciones a realizar en este ámbito son: Confección y obtención de la Relación Nominal de Trabajadores (TC2) y generación automática del Recibo de Liquidación de Cotizaciones (que sustituye al TC1) Recibos de Liquidación para su ingreso fuera de plazo o solicitud cuota empresarial Ingreso de cuotas: que puede realizarse de formas distintas según la modalidad de pago elegida: -Cargo en cuenta: en este caso el abono de cuotas se realiza a través de la domiciliación en la entidad financiera y cuenta cliente que determine el interesado. -Pago electrónico: en este caso el abono del recibo se realizará a través de cajeros automáticos, banca telefónica, banca a través de internet o personación en la entidad financiera. Saldos acreedores. En el caso de que la liquidación de cuotas resulte a favor del interesado, la presentación de los documentos de cotización por Red directo se considerará Solicitud de Saldo Acreedor y únicamente indicando los datos de la cuenta bancaria se tramitará la devolución del importe correspondiente. Anulación del documento TC2 del periodo actual. Solicitud de recibos de liquidación de cuota obrera -Partes médicos de baja, confirmación de la baja y alta: Las posibles actuaciones a realizar en este ámbito son: Remisión de los partes de bajas médicas, altas y confirmación, derivadas de contingencias comunes y de contingencias profesionales, tanto si dichas contingencias las tiene cubiertas con el INSS o con una Mutua. Grabación de partes de alta y baja médica Consulta de partes Anulación de procesos de IT. Emisión de informes. Tema 4. Trámites y gestiones; Seguridad Social y AEAT. Proyecto Amatic. Pág. 4
-Buzón Personal; Servicio de consulta de mensajes. Este ámbito permite la comunicación entre la TGSS y el interesado, de forma que éste podrá consultar los mensajes que se le envíen al buzón personal que la TGSS pone a su disposición conectándose directamente a través de internet. Las principales ventajas que aporta la utilización de RED Directo son las siguientes: Ahorro en tiempo y costes, al no tener que llevar a cabo una gestión presencial relativa a cotización, afiliación y partes médicos en las administraciones de la TGSS sino pudiendo hacerla desde el propio centro de trabajo. Conexión Directa con la Tesorería General de la Seguridad Social, a través de la página web de la seguridad social, www.seg-social.es. RED Directo permite establecer una conexión en tiempo real que hace posible la tramitación instantánea de los documentos de Cotización, movimientos en materia de Afiliación y de los Partes Médicos. Además, permite realizar consultas y obtener informes. Acceso desde cualquier lugar y Recursos informáticos mínimos, puesto que tan sólo se requiere disponer de un PC con conexión a Internet y de Certificado Digital SILCON o DNI electrónico. Notificación de la publicación de normativas e información de interés (Noticias RED), que se ponen a disposición del usuario a través de la página web de la seguridad social www.seg-social.es. Impresión de documentos con validez legal ante terceros, mediante el uso de sistemas de cifrado de datos, de tal modo que la TGSS inserta un sello digital o huella, en los documentos que han sido presentados permitiendo su impresión tantas veces como se desee. Garantía de seguridad y privacidad en todos los trámites de cotización, afiliación y partes médicos realizados a través de RED Directo con el uso del Certificación Digital SILCON o del DNI electrónico. Herramienta sencilla, no requiere especiales conocimientos, ni informáticos ni en materia de Seguridad Social. Simplifica el cumplimiento de la obligación de cotizar, utilizando formularios digitales, sencillos, dinámicos y personalizados. El uso de RED Directo requiere estar autorizado por la TGSS. Esta autorización se concede a aquellas empresas, agrupaciones de empresas, profesionales colegiados y demás personas que en el ejercicio de su actividad cumplimenten y presenten documentos de cotización en representación de los sujetos responsables de la obligación de cotizar, siempre que gestionen CCCs con un número no superior a 15 trabajadores en el momento de solicitar la autorización. Si el número de trabajadores asignados a un CCC de una autorización RED Directo aumenta a lo largo de la vida del CCC, se podrá seguir utilizando esta modalidad de transmisión hasta un máximo de 25 trabajadores. Los colectivos a los que se puede conceder autorizaciones de RED Directo son los siguientes: -Empresas. Tema 4. Trámites y gestiones; Seguridad Social y AEAT. Proyecto Amatic. Pág. 5
-Agrupaciones de empresas. -Profesionales Colegiados. -Terceros. Aunque en el futuro todos los Regímenes estarán incluidos en RED Directo, a fecha de hoy, en función del ámbito de actuación están disponibles los siguientes: -En el ámbito de Cotización: Régimen General, para liquidaciones normales L00 y complementarias L02, L03, L09 y L13. -En el ámbito de Afiliación y Partes Médicos Régimen General, (incluidos: Régimen Especial de Artistas, Sistema Especial de Frutas Hortalizas y Conservas Vegetales y el Sistema Especial de Manipulado y Empaquetado del Tomate Fresco). Régimen Especial Agrario (Jornadas Reales). Régimen Especial de la Minería del Carbón (Trabajadores por Cuenta Ajena). Régimen Especial de Trabajadores del Mar (Trabajadores por Cuenta Ajena). El acceso al sistema RED se realiza a través de Internet en tiempo real, siendo el Certificado Digital SILCON o el DNI electrónico, los elementos que garantizan la seguridad en las comunicaciones. Los pasos a seguir para efectuar la conexión con RED Directo son: 1. Acceso a través de la página web de la Seguridad Social (www.seg-social.es), desde el icono Sistema RED On Line en Accesos de Interés. 2. Introducción del Certificado Digital (SILCON o DNIe). Al acceder a RED Directo, se solicita el Certificado Digital o el DNI electrónico y la contraseña del usuario. Si la validación del certificado digital es correcta, el usuario podrá acceder a través de la opción Servicios RED a los ámbitos de actuación de RED Directo anteriormente mencionados. Se ha definido un proceso a seguir para la correcta incorporación de las empresas y profesionales a RED Directo. Este proceso se estructura en seis etapas: A. Información El primer paso para la incorporación a RED Directo es obtener toda la información de este nuevo servicio. Existen diversos canales de información básica sobre RED Directo: -Página web de la seguridad Social: www.seg-social.es. En el área del sistema RED, existe información general sobre el nuevo servicio (normativa, plazos, ventajas, procedimientos, etc.), así como un área de documentación de libre descarga donde se indican los formularios necesarios para la incorporación a RED Directo. Tema 4. Trámites y gestiones; Seguridad Social y AEAT. Proyecto Amatic. Pág. 6
-Información Presencial en las Unidades de Atención Técnica de las Direcciones Provinciales de la TGSS y en las Administraciones de la Seguridad Social. La TGSS organiza cursos de información y formación a usuarios. El curso está dirigido a aquellos usuarios que operarán habitualmente en RED o RED Directo. Abarca los ámbitos de Cotización, Afiliación y Partes de IT. Pueden solicitar los cursos a través de las Unidades de Atención al Usuario, Dirección Provincial, o en las Administraciones. -Servicio de Atención Telefónica de la TGSS: En el número de teléfono 901 50 20 50 y bajo las opciones del Sistema RED, las Unidades de Atención Técnica le informarán de todos los aspectos relacionados con este nuevo servicio. B. Solicitud de Autorización En función del tipo de colectivo que desee incorporarse a RED Directo, la documentación a presentar (presencialmente o mediante fax) en las Direcciones Provinciales o Administraciones de la Seguridad Social, variará: Empresa: Se solicitará este tipo de autorización cuando sea la propia empresa la que vaya a realizar los trámites con la Seguridad Social a través de RED Directo. En este caso se acompañarán: -Documento Oficial TA101/1D. -Fotocopia de documento identificativo (DNI, NIE o pasaporte) del titular de la autorización. -Documento Oficial TA102D. Solicitud de usuario secundario: Para aquellos casos en que además del titular de la autorización vayan a trabajar con RED Directo otros usuarios, se deberá acompañar igualmente fotocopia del documento identificativo (DNI, NIE o pasaporte). -Además, en caso de asignar CCCs/NAF a la autorización será necesario presentar los siguientes formularios: Documento Oficial FR104: Solicitud de Asignación/Rescisión de Códigos de Cuenta de Cotización y/o Números de Afiliación a autorizados del Sistema RED. Se utilizará para los casos en los que el autorizado RED y los CCCs y/o NAF a asignar o rescindir tienen el mismo NIF. Documento Oficial FR103: Autorización para actuar en representación de un Afiliado en el ámbito del Sistema RED y de las Notificaciones Telemáticas. Se utilizará sólo cuando el Autorizado RED y el NAF a asignar tienen distinto NIF. -Es importante se indiquen como máximo tres CCCs para habilitarlos para realizar prácticas en afiliación. Agrupaciones de Empresa: A tal efecto se entienden aquellas empresas entre las que existe un vínculo común que les permite ser gestionadas de manera conjunta en RED Directo. Las agrupaciones de empresas podrán presentar solicitud de autorización única. Tema 4. Trámites y gestiones; Seguridad Social y AEAT. Proyecto Amatic. Pág. 7
Los documentos a presentar son los mismos que para la autorización de Empresa, siendo necesaria adicionalmente la acreditación de la existencia de un vínculo común distinto a la remisión de documentos mediante RED Directo. -Además, en caso de asignar CCCs/NAF a la autorización será necesario presentar los siguientes formularios: Documento Oficial FR103: Autorización para actuar en representación de un Afiliado en el ámbito del Sistema RED y de las Notificaciones Telemáticas. Se utilizará sólo cuando el Autorizado RED y el NAF a asignar tienen distinto NIF. Documento Oficial FR10: Se utlizará cuando el Autorizado RED y el o los CCCs a asignar tienen distinto NIF. Será utilizado sólo por autorizaciones de tipo Agrupación de Empresas, Profesional Colegiado y Terceros, y deberá estar firmado siempre tanto por el titular de la autorización como por el representante del CCC a asignar. Profesional Colegiado: A tal efecto, están reconocidos por RED Directo los siguientes Colegios: Graduados Sociales, Gestores Administrativos, Abogados, Economistas, Titulados Mercantiles y Empresariales, Propiedad Inmobiliaria, Agentes Tributarios, Seguros, Administraciones de Fincas Urbanas, Ingenieros Técnicos Industriales, Procuradores y Registradores. Los documentos a presentar son los mismos que para la autorización de Empresa. Adicionalmente, también es necesaria la fotocopia del título de colegiado de la persona que va a ser el titular de la autorización. -Además, en caso de asignar CCCs/NAF a la autorización será necesario presentar los siguientes formularios: Documento Oficial FR103: Autorización para actuar en representación de un Afiliado en el ámbito del Sistema RED y de las Notificaciones Telemáticas. Se utilizará sólo cuando el Autorizado RED y el NAF a asignar tienen distinto NIF. Documento Oficial FR10: Se utlizará cuando el Autorizado RED y el o los CCCs a asignar tienen distinto NIF. Será utilizado sólo por autorizaciones de tipo Agrupación de Empresas, Profesional Colegiado y Terceros, y deberá estar firmado siempre tanto por el titular de la autorización como por el representante del CCC a asignar. Documento Oficial FR104: Solicitud de Asignación/Rescisión de Códigos de Cuenta de Cotización y/o Números de Afiliación a autorizados del Sistema RED. Se utilizará para los casos en los que el autorizado RED y los CCCs y/o NAF a asignar o rescindir tienen el mismo NIF. Tercero: Son aquellas personas físicas o jurídicas que, en el ejercicio de su actividad cumplimenten y presenten documentos de cotización en representación de los sujetos responsables del cumplimiento de la obligación de cotizar. Los documentos a presentar son los mismos que para la autorización de Profesional Colegiado. Todos los formularios a presentar son de libre descarga en la página web de la Seguridad Social. Tema 4. Trámites y gestiones; Seguridad Social y AEAT. Proyecto Amatic. Pág. 8
C. Solicitud Certificado DIGITAL Las transmisiones en RED Directo se realizan a través de Internet, por lo que es necesario garantizar la seguridad de las comunicaciones. Esto se consigue mediante la utilización de un Certificado Digital que proporciona una entidad certificadora. Los Certificados Digitales que se pueden utilizar en el ámbito de RED Directo son: DNI electrónico: El DNI electrónico se debe solicitar presencialmente en las comisarías de policía habilitadas para la expedición del mismo. El DNI electrónico se entrega en el momento de su expedición. Certificado SILCON: Este Certificado SILCON se debe solicitar de manera presencial en las Administraciones de la Seguridad Social o Direcciones Provinciales de la TGSS e INSS (consultar disponibilidad en el área Oficina Virtual de la página web de la Seguridad Social), mediante la identificación del usuario con su documento identificativo (DNI, NIE o pasaporte). El Certificado SILCON se entrega con una contraseña en sobre cerrado modificable a través de la página web de la Seguridad Social. D. Formación Para trabajar correctamente con RED Directo, es necesario conocer su funcionamiento así como las acciones que se pueden realizar a través de él. Para ello se han elaborado manuales de ayuda, que se encuentran a disposición de los interesados en la sección de Documentación de RED Directo del apartado Documentación del área del Sistema RED de la página web de la Seguridad Social. Asimismo, los usuarios cuentan con el apoyo de las Administraciones de la Seguridad Social para la resolución de incidencias, y para responder a las dudas que surjan sobre el manejo de RED Directo, así como con el Servicio de Atención Telefónica de la TGSS (901 50 20 50) y de las Unidades de Atención Técnicas. E. Prácticas en el nuevo servicio Después de haber obtenido la información necesaria y de haberse formado sobre este nuevo servicio, el interesado está listo para comenzar a trabajar con RED Directo. Se aconseja que antes de comenzar a utilizarlo en modo real se realicen una serie de pruebas. Las pruebas se realizan de forma diferente en los ámbitos de Afiliación y Cotización: -Afiliación: Existe la posibilidad de transmitir información en modo de prácticas, es decir, sin efecto real sobre las bases de datos de la TGSS. Es necesario disponer al menos de un Código de Cuenta de Cotización en prácticas. Sobre ese CCC el usuario podrá realizar las prácticas correspondientes. Para ello, se ha de entrar por la opción Tema 4. Trámites y gestiones; Seguridad Social y AEAT. Proyecto Amatic. Pág. 9
de Afiliación Online Prácticas existente en el apartado de Afiliación Online de la página web. -Cotización: En la página web no existe un apartado Cotización RED Directo Prácticas, como en el caso de Afiliación, pero el usuario puede entrar a confeccionar el TC2 en borrador y realizar todas las pruebas que considere necesarias, pues éstas no tendrán ningún efecto hasta que no Apruebe el Recibo de Liquidación de Cotizaciones. Al cierre del plazo de presentación, los documentos TC2 en borrador, no tendrán ninguna validez para la TGSS. Además en todo momento los usuarios de RED Directo disponen de tres fuentes de información y resolución de incidencias ajustadas a sus necesidades: Página web de la Seguridad Social. Información en las Administraciones de la TGSS y en las Unidades de Atención Técnicas de las Direcciones Provinciales Servicio de Atención Telefónica de la TGSS. En el número de teléfono 901 50 20 50 y en horario de 8:00 a 21:30, los usuarios de RED Directo podrán resolver cualquier tipo de consulta o incidencia, ya sea relativa tanto a su funcionamiento como a su gestión. Este servicio le proporcionará un asesoramiento personalizado según su situación, atenderán sus consultas e incidencias. Ámbitos de actuación en el Sistema RED Una vez presentado, con carácter general, el sistema RED pasaremos a examinar, de forma básica, el uso de dicho sistema y sus servicios, distinguiendo los siguientes apartados: 1.-Acceso al servicio. Para acceder al Red Directo deben llevarse a cabo los siguientes pasos: -Introducir en el navegador la dirección www.seg.social.es para acceder a la web de la Seguridad Social. -Una vez en la página web se accede al sistema RED ON-LINE mediante el icono sistema Red On line que se encuentra en el apartado de Accesos de Interés. -Una vez pulsado el icono se muestra la pantalla a través de la cual se debe introducir el certificado SILCON y la contraseña. Para seleccionar el certificado SILCON se debe seleccionar del ordenador el certificado deseado y pulsar el botón abrir. Tras ello se debe introducir la contraseña correspondiente al certificado SILCON. Tema 4. Trámites y gestiones; Seguridad Social y AEAT. Proyecto Amatic. Pág. 10
-Una vez validado el usuario y la contraseña se accede al menú de servicios ofrecidos a través del sistema RED. Dentro de este Menú Principal existen cuatro posibilidades. 2.- Menú Principal. -Afiliación RED Directo permite enviar los datos que actualmente se incluyen en los documentos de afiliación (modelos TA), así como la realización de distintas acciones de afiliación, todo ello a través de Internet. Las acciones realizadas en afiliación se pueden procesar a través de dos procedimientos diferentes: -Prácticas: las acciones solicitadas se realizan sobre una base de datos en prácticas, con lo que los datos no se procesan de forma real. Su fin, es el aprendizaje de la herramienta sin el riesgo de cometer errores con los datos reales de los afiliados. -Real: las acciones se realizan sobre el Fichero General de Afiliación, con lo que los datos son procesados de forma real. El usuario debe seleccionar Afiliación Online Prácticas o Afiliación Online Real dependiendo de si quiere trabajar en prácticas o en real. Con la selección de la opción de Afiliación Online (tanto en Prácticas como en Real) aparece una pantalla con tres submenús que muestra todas las transacciones que se pueden realizar. Esta pantalla permite seleccionar la opción que se desee dentro de los tres módulos siguientes: Actualizaciones de Información: Dentro de este menú se accede a la actuación que se quiera realizar (altas, bajas, modificaciones...) Consultas: Se visualiza en la pantalla en tiempo real datos de trabajadores o empresas en función de la consulta seleccionada. Informes: Se solicitan informes que el usuario puede imprimir con validez jurídica (huella electrónica). Para un mayor detalle se puede consultar el Manual de Afiliación Online disponible en la página web de la Seguridad Social (www.seg-social.es), concretamente en la sección de Documentación del apartado Sistema RED. En el submenú Actualizaciones aparecen todas las acciones que pueden llevarse a cabo. A continuación, a modo de ejemplo, se muestra la realización de un alta y una baja. Para realizar un Alta, tanto en Afiliación Prácticas como en Real, es necesario seleccionar dentro del menú Actualización la opción Altas Sucesivas y Bajas. Aparecerá una primera pantalla en la que hay que informar la acción a realizar, en este caso Alta y completar el resto de campos que se solicitan relativos al trabajador: Número de Afiliación (NAF), Identificador de Personas Físicas (IPF), Régimen, Cuenta Tema 4. Trámites y gestiones; Seguridad Social y AEAT. Proyecto Amatic. Pág. 11
de Cotización, (datos obligatorios); y Fecha de Nacimiento y Sexo (estos dos últimos son datos opcionales y sólo en el caso de que no figuren en el FGA (Fichero General de Afiliación). En caso de no conocer el NAF y disponer únicamente del IPF (DNI, pasaporte o NIE) del trabajador, se puede realizar una consulta del NAF a partir del IPF y de los apellidos del trabajador seleccionando esta opción dentro del menú Consultas. Tras completar todos los campos de la primera pantalla de Altas y bajas de trabajadores, pulsando sobre la opción Continuar aparecerá una segunda pantalla en la que se deben informar los campos correspondientes a la acción de Alta que se quiere realizar. Si se desea obtener la Resolución de Alta, en la opción Impresión Documento de esta segunda pantalla se deberá seleccionar SI. Para obtener los datos respecto a cotización, así como las peculiaridades de cotización en la opción impresión I.D.C. se deberá seleccionar SI. En caso de existir dudas sobre el contenido a informar en cada campo, posicionándose sobre él y pulsando el botón Ayuda o F1, se mostrará la información específica para cada campo. Una vez completados todos los datos necesarios se pulsará Continuar. Si alguno de los datos introducidos no son correctos aparecerá un mensaje de error en la parte inferior izquierda de la ventana y no se podrá continuar con la acción hasta que los datos erróneos sean corregidos. Si todos los datos son correctos el alta se producirá en tiempo real, y si se ha solicitado la impresión de documentos, se abrirá el Acrobat Reader mostrando el informe de resolución del Alta en formato pdf, pudiéndolo imprimir posteriormente. La comprobación de cualquier movimiento realizado a través de Afiliación se puede realizar a través de la consulta Consultar Situación Afiliado en la Empresa del módulo de Consultas. La tramitación de bajas se realiza a partir de la misma opción y de la misma forma que las altas: Se debe seleccionar el movimiento a realizar ( Baja ) y cumplimentar los diferentes campos que aparecen en la pantalla de la opción altas sucesivas y bajas del menú Actualización Si se ha seleccionado la opción de impresión del documento se abrirá el Acrobat Reader mostrando la resolución de la baja. Si se ha seleccionado la opción de impresión de I.D.C. del documento se abrirá el Acrobat Reader mostrando los datos determinantes de la cotización y las peculiaridades de cotización. Las resoluciones obtenidas a partir de Afiliación Prácticas no tienen validez. Cuando se solicita la impresión del documento en Afiliación Real la resolución lleva una cadena de dígitos o Huella Electrónica que aporta la misma validez legal ante terceros que los documentos selladas por la Administración. En el submenú Consultas es posible visualizar, en tiempo real, datos de trabajadores o de la propia empresa: Tema 4. Trámites y gestiones; Seguridad Social y AEAT. Proyecto Amatic. Pág. 12
-Consulta Situación Afiliado en la empresa: devuelve todos los datos relativos al alta del trabajador en el CCC (contrato, fecha de alta ). -Consulta Situación de la Empresa: muestra todos los datos de Seguridad Social relativos al CCC consultado. -Consulta de Trabajadores en una empresa: muestra el listado de trabajadores de alta en un CCC en el momento de realizar la consulta. Únicamente se mostrará los datos de identificación de los trabajadores (Nombre, NAF e IPF). -Consulta Número de Afiliación: A partir del NAF (sin Dígitos de Control) de cualquier trabajador se mostrará su nombre y apellidos e IPF. -Consulta de NAF por IPF: mostrará el NAF de cualquier trabajados a partir de su IPF y los apellidos. Para cada una de las consultas, a través de la pantalla correspondiente, se podrá aplicar un filtro de búsqueda que permitirá obtener aquél elemento que se desea consultar. A modo de ejemplo, en el caso de la Consulta de trabajadores en una empresa los pasos a seguir son: -Seleccionar la consulta en el menú consultas, en Afiliación. -Indicar el CCC que se desea consultar -Seleccionar Altas reales, es decir, aquellos trabajadores que, en ese momento se encuentran de alta en la empresa, o movimientos previos, que son todos aquellos trámites de alta o baja realizados previamente a la fecha del movimiento por lo que, aunque ya han sido grabados por el usuario, aún no ha llegado la fecha real en la que se producen y por tanto, no están consolidados en el sistema. -Al pulsar continuar se mostrará el listado de trabajadores. Si el número de trabajadores fuese demasiado grande se distribuirían en varias páginas. En ese caso se debe pulsar el botón Pág.Sig para pasar a la siguiente pantalla. En el submenú de Informes aparecen todas las acciones que esta opción permite realizar. Los informes disponibles en Afiliación Online Real son: -Informe vida laboral de afiliados: muestra la vida laboral del trabajador seleccionado en ese CCC. No los datos laborales del trabajador en otras empresas. -Informe afiliados en alta en un CCC: Listado de los trabajadores (Nombre, NAF y IPF) de alta en ese CCC en el momento de la solicitud. -Informe IT Enfermedad Común: Comunica si el trabajador ha cotizado al menos 180, en cualquier empresa, en los últimos cinco años. -Informe del número medio de trabajadores. Muestra el número medio anual de trabajadores en alta en un período determinado. -Informe de Mov. Previos de Afiliados. Muestra los datos sobre movimientos previos de un afiliado en un C.C.C. -Inf. de Trab. con Mov. Previos en un C.C.C. Muestra los relación de trabajadores que tienen movimientos previos en un C.C.C. -Duplicados de Documentos TA: Duplicado de la resolución de Alta, Baja o Variación de datos de cualquier acción realizada anteriormente. -Informe de Situación de un C.C.C. Informa todos los datos de gestión, cotización, actuales de un C.C.C. Tema 4. Trámites y gestiones; Seguridad Social y AEAT. Proyecto Amatic. Pág. 13
-Vida laboral de un CCC: Muestra los trabajadores que han estado de alta en el CCC entre las dos fechas indicadas por el usuario, así como los datos más relevantes del contrato. -Informe de Jornadas Reales (Régimen 613): informa, las empresas del Régimen Especial Agrario, de las Jornadas Reales realizadas por un trabajador en el mes seleccionado por el usuario. -Informe datos de cotización-trab.cuenta Ajena. Informa de los datos de cotización así como las peculiaridades de cotización de un determinado trabajador. Para cada una de las acciones, a través de la pantalla correspondiente, se introducirán los datos necesarios para obtener el informe deseado. Como ejemplo, a continuación se muestra el Informe de Vida Laboral de Afiliados. Una vez seleccionada dicha acción, aparecerá la pantalla con los campos a cumplimentar para la obtención del informe. En esta pantalla se deberá informar el número de afiliación del trabajador cuya vida laboral se quiere obtener. Una vez completado el campo anterior y tras pulsar en el botón de Continuar, aparecerá el Informe solicitado que podrá ser imprimido en formato PDF. -Cotización. Para acceder al módulo de cotización, hay que seleccionar la opción Cotización Online dentro de Servicios R.E.D., se mostrarán dos menús Cotización RED Directo y Gestión de Deuda. En la opción, Cotización RED Directo se mostrará un submenú con las siguientes opciones: -Confección del TC2: Permite confeccionar la relación nominal de trabajadores para los CCCs gestionados por el usuario. Este servicio estará operativo todos los días del periodo recaudatorio, cerrándose el último día del plazo de recaudación a las 20:00 horas (hora peninsular). -Consulta e impresión de Duplicados: Permite consultar documentos consolidados y generar duplicados tanto del recibo de Liquidación de Cotizaciones, como de la relación nominal de trabajadores (TC2). -Recibos de Liquidación para su Ingreso Fuera de Plazo o Solicitud de Cuota Empresarial: Obtención de recibos de cuotas pendientes y obtención del recibo de Cuota empresarial. -Cambio de Datos Bancarios o Modo de Pago: Permite modificar los datos bancarios asociados o el modo de pago seleccionado para los CCCs gestionados por el usuario. Este servicio estará operativo hasta las 24:00 horas del día 18 del periodo de presentación (hora peninsular), fecha del cierre de la modalidad de pago Cargo en Cuenta. -Anulación del Documento TC2 del Período Actual: Permite la anulación de los documentos consolidados. Este servicio estará operativo todos los días del periodo recaudatorio, cerrándose el último día del plazo de recaudación a las 20:00 horas (hora peninsular). Tema 4. Trámites y gestiones; Seguridad Social y AEAT. Proyecto Amatic. Pág. 14
En el caso de que se haya elegido el ingreso por Cargo en Cuenta, la anulación de documentos sólo será posible hasta las 24:00 horas del día 18 del mes de presentación (hora peninsular), fecha en la que se cierra esta modalidad de pago. -Solicitud de recibo de liquidación de cuota obrera: El usuario podrá solicitar el desglose de la cuota correspondiente al trabajador y la cuota empresarial a través del Sistema. En la opción, Gestión de deuda se mostrará un submenú con las siguientes opciones relativas a deudas de cotización: -Solicitud del Certificado del Certificado de Situación de Cotización: Se obtiene un certificado que informa si la empresa está al corriente de sus obligaciones de pago con la Seguridad Social. -Relación de Trabajadores Asociados a Documentos de Deuda: Permite obtener información adicional de determinados documentos de deuda. -Documentos de Deuda: Consulta, Informe y Solicitud de Documento de Ingreso: Permite consultar y solicitar documentos para el ingreso de deudas. Examinando estos dos submenús señalaremos: -Cotización RED directo: -Confección TC2 Permite confeccionar la Relación Nominal de trabajadores de un CCC. Actualmente se permite la elaboración de Liquidaciones normales L00 y Liquidaciones complementarias L02, L03, L09 y L13. Liquidaciones normales L00 Para confeccionar el TC2 debemos introducir, en primer lugar los datos que identifican el TC2: -Código de Cuenta de Cotización -Régimen de la Seguridad Social al que pertenece el CCC. (Actualmente RED directo únicamente permite confeccionar el TC2 para CCC pertenecientes al Régimen General. -Periodo de liquidación -Tipo de Liquidación L00. Una vez introducidos los datos se pulsa el botón Aceptar. En la siguiente ventana se muestra la totalidad de trabajadores en alta en el CCC seleccionado en el período de liquidación indicado. Debajo de la relación de trabajadores, se muestran los siguientes botones. - Incluir situaciones especiales : Permite incluir las situaciones especiales al trabajador de la lista seleccionado, (incapacidad temporal, maternidad, etc...) - Incluir otros datos : Permite introducir las bases de cotización (Base de Contingencias Comunes y base de Accidentes de Trabajo) del trabajador seleccionado en la lista. Se utilizará esta opción cuando las bases de cotización de Contingencias Comunes y AT/EP tengan distinto importe, o bien cuando sea necesario añadir otra Tema 4. Trámites y gestiones; Seguridad Social y AEAT. Proyecto Amatic. Pág. 15
información como horas extraordinarias, horas complementarias, modalidad de salario... (independientemente de que las bases sean o no del mismo importe ). - Introducir/modificar base COMÚN de cotización/horas : Permite introducir la base de cotización de Contingencias Comunes y de AT/EP de los trabajadores seleccionados de la lista, siempre que ambas bases sean iguales. Se utilizará esta opción cuando ambas bases sean la misma y no se tengan que introducir otros datos adicionales. Es un método más rápido que el anterior pues permite introducir las bases de más de un trabajador de forma simultánea. - Borrar base COMÚN de cotización/horas : Permite borrar la base común de cotización que ha sido introducida previamente. - Consulta de Afiliado : Permite consultar las características de cotización que figuran en el Fichero General de Afiliación de uno de los trabajadores seleccionados en la lista, tales como fechas de alta en el período de liquidación, grupo de cotización al que pertenece, tipo de contrato, CNAE y peculiaridades de cotización. A continuación se detallan las utilidades de cada una de estas funcionalidades: Introducir/modificar base común de cotización/horas. En el caso de que las Bases de Cotización por Contingencias Comunes y por Accidente de Trabajo y Enfermedad Profesional sean las mismas para un trabajador determinado ambas pueden ser introducidas al mismo tiempo. Para ello, en primer lugar, se debe seleccionar a aquellos trabajadores para los que se de esta circunstancia en la tabla de confección del TC2, y pulsar el botón Introducir/modificar base COMÚN de cotización/horas. En la siguiente ventana se mostrará a todos los trabajadores que previamente han sido seleccionados. Se debe introducir la base correspondiente a cada uno de ellos en el campo Base COMÚN de cotización. En el caso de los trabajadores a tiempo parcial se deberá notificar, además, el número de horas mensuales cotizadas. Finalizado este proceso se debe pulsar el botón Continuar y comprobar que las bases han quedado registradas en la tabla de trabajadores. En caso de que se desee modificar alguna base introducida anteriormente se debe seleccionar al trabador/es y repetir el proceso con las nuevas bases. Incluir otros datos Para introducir las Bases de Contingencias Comunes y AT/EP de un mismo trabajador de un modo independiente, por ser estas diferentes, se debe utilizar la opción Incluir Otros Datos. Este se utilizará también para introducir otro tipo de datos como las compensaciones por Incapacidad Temporal. En la tabla con los datos de los trabajadores se debe seleccionar a aquel cuyas bases quieran ser incluidas. Hay que tener en cuenta que los trabajadores a los que se les vaya a introducir las bases deben ser seleccionados uno a uno, a diferencia con los casos en que las Bases de CC y AT/EP son idénticas, donde si era posible seleccionar a varios trabajadores a la vez para incluir los importes. Tras seleccionar el trabajador, hay que pulsar el botón Incluir Otros Datos. En la siguiente ventana, se debe introducir la base de cotización por Contingencias Comunes, base de AT/EP y Bases de cotización de Horas Extraordinarias, correspondientes al trabajador seleccionado. Tema 4. Trámites y gestiones; Seguridad Social y AEAT. Proyecto Amatic. Pág. 16
Una vez finalizado el proceso se debe pulsar el botón Aceptar. En este caso, la base no se contempla en la tabla de trabajadores de la empresa, pues en la columna Base Común de Cotización sólo aparecen las bases que se hayan introducido con el botón Introducir/modificar Base COMÚN de cotización/horas. Cuando se hayan introducido las bases de cotización mediante el botón Incluir otros datos, en la columna Otros Datos figurará el valor SI. Borrar Bases de Cotización de los Trabajadores El procedimiento a seguir para borrar Bases de Cotización de los trabajadores variará en función de si se trata de bases de Contingencias Comunes y AT/EP iguales o diferentes: Borrar Bases de CC y AT/EP iguales Los pasos a seguir son: -Hay que seleccionar, en la tabla de datos de los trabajadores, aquellos cuyas bases deben ser eliminadas. Pueden ser eliminadas las bases de varios trabajadores a la vez. -Una vez seleccionados los trabajadores se debe pulsar el botón Borrar base COMÚN de cotización/horas. -Si las bases han sido eliminadas correctamente desaparecerán de la tabla de datos de los trabajadores. Borrar Bases de CC y AT/EP diferentes Los pasos a seguir son: -Se selecciona al trabajador cuyas bases quieren ser eliminadas. En este caso las bases deben eliminarse trabajador a trabajador. -Una vez se ha seleccionado el trabajador debe pulsarse el botón Incluir Otros Datos. -Hecho esto se mostrarán las bases de cotización correspondientes a dicho trabajador. Para eliminarlas debe pulsarse el botón Borrar, situado en la parte inferior de la pantalla. Introducción de Situaciones Especiales (IT, Maternidad ) En el caso de que un trabajador presente alguna situación especial, tal como incapacidad temporal, maternidad, etc... esta situación debe ser informada antes de introducir las bases de cotización correspondientes a dicho periodo. Los pasos a seguir son: -En la tabla dónde se presentan los trabajadores de la empresa, seleccionar aquel trabajador para el que se desea introducir una situación especial. Las situaciones especiales existente durante el periodo de liquidación deben ser anotadas trabajador a trabajador. -Una vez seleccionado el trabajador, pulsar el botón Incluir Situaciones Especiales -En la siguiente ventana, será necesario introducir el tipo de situación especial, así como el periodo en el que está comprendida dentro del Periodo de Liquidación. -Una vez incluidos estos datos se debe pulsa Aceptar. Si la situación especial lo requiere, se abrirán nuevos campos específicos para cumplimentar en caso de que sea necesario. Hecho esto se debe pulsar Aceptar. -Continuar pulsando el botón Atrás. Si se trata de una situación especial que no abarca la totalidad del mes, en la tabla de Trabajadores de la Empresa aparecerán para el trabajador en situación especial, tantas filas como tramos. Tema 4. Trámites y gestiones; Seguridad Social y AEAT. Proyecto Amatic. Pág. 17
-A continuación se deben indicar las bases de cotización para ese trabajador, en cada uno de los tramos. Para ello, deberá seleccionar cada uno de los tramos e introducir las bases de cotización. En el supuesto de situación especial de pago delegado, en la pantalla de Incluir Otros Datos podrá consignarse el importe de la compensación de Pago Delegado. Las situaciones especiales de un trabajador pueden ser consultadas en cualquier momento seleccionándolo y pulsando el botón Incluir Situaciones Especiales. Cálculo del borrador del Recibo de Liquidación Una vez que se han introducido las bases de cotización de todos los trabajadores, así como las situaciones especiales que se deseen, para calcular el borrador del Recibo de Liquidación el usuario debe pulsar el botón Aceptar situado en la parte inferior de la pantalla con los datos de los trabajadores. En este momento se validarán los datos que han sido introducidos por lo que, en caso de que hubiese algún error, será detectado en este punto. Si la información es correcta se mostrará un borrador del Recibo de Liquidación. Para realizar una impresión del borrador del TC2, se debe seleccionar la opción Borrador de la Relación Nominal de Trabajadores (TC2) y pulsar el botón Previsualizar. En la parte superior de la pantalla, se indica que hay un informe disponible. Para verlo pulsar sobre el texto Informe: Borrador del documento TC2. Al pulsar, se muestra en una nueva ventana el borrador del TC2. De igual forma, se puede imprimir también el borrador del Recibo de Liquidación. Consulta de cálculos Es posible consultar los datos de cálculo de los trabajadores, tanto por tramos como acumulados. Para ello se seleccionará el trabajador que se desee consultar y con el botón de Consulta de Cálculos se muestran los cálculos realizados para el tramo. Si se desean los cálculos acumulados en la totalidad del mes para un trabajador, se seleccionará un tramo correspondiente a ese trabajador y se pulsará el botón Consulta de Cálculos del Trabajador por mes. Selección de Modalidad de Pago Para completar la confección del TC2 se debe pulsar el botón Continuar situado en la parte inferior de la pantalla. En la siguiente pantalla se mostrarán los datos del Recibo de Liquidación y se solicitará la selección de Modalidad de Pago. Las Modalidades de Pago disponibles son: -Cargo en Cuenta: El importe resultante de la liquidación será cargado a la cuenta bancaria informada por el usuario. Dicho cargo será realizado el último día hábil del mes correspondiente. El plazo para solicitar Cargo en Cuenta finalizará el día 18 de cada mes. -Pago Electrónico: El usuario obtendrá un Recibo de Liquidación de Cotizaciones que incluye una cabecera de pago. Dicha cabecera permitirá realizar el pago mediante una Entidad Financiera. Una vez seleccionada la Modalidad de Pago se debe pulsar el botón Continuar. Tema 4. Trámites y gestiones; Seguridad Social y AEAT. Proyecto Amatic. Pág. 18
-En caso de haber seleccionado cargo en cuenta se mostrará una nueva ventana en la que se solicitará la Cuenta Bancaria mediante la cual se desea realizar el pago -Si se ha seleccionado Pago Electrónico se mostrarán los datos de cabecera del Recibo de Liquidación. Para finalizar el proceso se debe pulsar el botón Aprobar Recibo de Liquidación de Cotizaciones. En este momento el documento queda consolidado y se mostrarán los datos del Recibo de Liquidación de Cotizaciones. Pulsando el botón Continuar, se accede a una pantalla con la documentación consolidada que se puede consultar para impresión. En esta documentación consolidada, además del Recibo de Liquidación, se encuentra la Relación Nominal de trabajadores que cuenta, al final del documento, con una Huella Electrónica que confiere validez legal al documento. En caso de que existiese algún error en estos documentos que deba ser corregido será necesario, en primer lugar, anular la Relación Nominal que ya ha sido consolidada. Consulta e impresión de duplicados Esta opción permite la consulta de documentos ya consolidados así como la impresión de duplicados del recibo de liquidación de cotizaciones y de la Relación Nominal de Trabajadores (TC2). Los pasos para realizar la consulta son: -Acceder desde el menú Cotización RED Directo, mediante la opción Consulta e Impresión de Duplicados. -En la siguiente pantalla se debe introducir el Código de Cuenta de Cotización, Periodo y Tipo de Liquidación que se desea consultar. -Al Pulsar el botón Continuar se mostrarán los datos del TC2. Se podrá consultar para cada trabajador sus datos de afiliación y sus situaciones especiales, así como obtener un duplicado del documento TC2. -Para consultar la Modalidad de Pago seleccionada por el usuario se debe pulsar el botón Modo de Pago. -Para consultar el Recibo de Liquidación de Cotizaciones correspondiente al TC2 se debe pulsar Recibo de Cotización. Se podrá obtener un duplicado del mismo pulsando el botón Previsualizar. Recibos de Liquidación para su ingreso Fuera de Plazo o Solicitud Cuota Empresarial. Esta opción permite obtener los Recibos de Liquidaciones de Cuotas Pendientes. También en el caso de que se haya solicitado previamente el Cálculo del recibo de Liquidación Cuota Obrera permite obtener el recibo de la Cuota Empresarial de la liquidación correspondiente. El acceso se realiza a partir del menú Cotización RED Directo, mediante la opción Recibos de Liquidación para su ingreso Fuera de Plazo o Solicitud Cuota Empresarial. (Estos recibos estarán disponibles en esta opción, siempre y cuando la TGSS no haya generado la correspondiente deuda para este documento. Es este caso estarán disponibles en el menú Gestión de Deuda RED Directo ). En la ventana de Recibos de Liquidación para su ingreso Fuera de Plazo o Solicitud Cuota Empresarial, se deben introducir los datos que identifican el TC2: -Código de Cuenta de Cotización. -Régimen al que pertenece el CCC. -Período de liquidación. Tema 4. Trámites y gestiones; Seguridad Social y AEAT. Proyecto Amatic. Pág. 19
-Tipo de liquidación. Al pulsar el botón Aceptar, los pasos a seguir serán diferentes dependiendo del cálculo del recibo que se esté solicitando: Recibo de cuotas pendientes de liquidaciones presentadas en plazo. Recibo de liquidación correspondiente a la cuota Empresarial de una Liquidación que ya se solicitó previamente el cálculo de las cuotas correspondientes a los trabajadores. Recibo de Cuotas pendientes. Al pulsar el botón Aceptar aparecerá una ventana en la que se calculará el Recibo de Liquidación de Cotizaciones con el recargo correspondiente. Para ello, se eliminarán las bonificaciones y las reducciones aplicadas en el TC2 presentado en plazo, añadiendo el recargo correspondiente al nuevo Recibo de Liquidación calculado. Recibo de Cuota Empresarial. Al pulsar el botón Aceptar aparecerá una ventana con dos opciones: Liquidación de Cuota Empresarial o Liquidación de Cuota total. Se selecciona una de ellas y se pulsa el botón Aceptar. Aparecerá entonces una ventana en la que se calculará el recibo de Liquidación de Cotizaciones correspondiente. Este recibo se calculará con recargo o no, dependiendo del mes en que se esté solicitando. Si el recibo tiene recargo se eliminarán las bonificaciones y las reducciones aplicadas en el TC2 presentado en plazo. Cambio de Modalidad de Pago o Datos Bancarios Esta opción permite cambiar la modalidad de pago seleccionada para un Recibo de Liquidación generado con anterioridad, tanto para liquidaciones normales como complementarias. Se podrá cambiar la modalidad de pago en el mismo mes, siempre y cuando no se haya realizado el cierre de la modalidad de pago Cargo en Cuenta(hasta las 23:59 horas del día 18 del período de recaudación). Los pasos a seguir son: -Acceder a Cambio de Modalidad de Pago o Datos Bancarios desde el menú Cotización RED Directo. -Introducir el Código de Cuenta de Cotización, el período y tipo de liquidación que se desea modificar y pulsar Aceptar para que se muestren los datos del Recibo de Liquidación y la Modalidad de Pago seleccionada. -Para cambiar la modalidad de pago seleccionada se debe pulsar la nueva Modalidad de Pago deseada y pulsar el botón Modificar. -Introducir los datos bancarios en caso de que se haya seleccionado Cargo en Cuenta. -Para confirmar el cambio se mostrará un mensaje informando de que el Recibo de Liquidación de Cotizaciones emitido con anterioridad carece de validez. -La impresión del nuevo Recibo de Liquidación de Cotizaciones se realiza pulsando el botón Previsualizar. -En la siguiente pantalla, se debe pulsar sobre el texto Documento: Recibo de Liquidación de Cotizaciones para acceder al nuevo documento. Tema 4. Trámites y gestiones; Seguridad Social y AEAT. Proyecto Amatic. Pág. 20
Anulación de Documento TC2 del Período Actual Esta opción permite anular documentos consolidados dentro del plazo de presentación, correspondientes a liquidaciones normales o complementarias. Si se eligió la modalidad de pago Cargo en Cuenta, la anulación de documentos sólo será posible hasta las 23:59 horas del día 18 del mes de presentación, fecha en la que se cierra esta modalidad de pago. Los pasos a seguir para la anulación son: -Acceder a la opción Anulación del Documento TC2 del Periodo actual desde el menú Cotización RED Directo. -En la siguiente pantalla, es necesario introducir el Código de Cuenta de Cotización, el período y tipo de liquidación del documento que se desea anular. -Al pulsar Aceptar se mostrará el TC2 seleccionado. -Para anular el documento se pulsa el botón Anular, situado en la parte inferior de la pantalla. -Es necesario confirmar la anulación Una vez anulado el documento y transcurrida una hora desde la anulación, el TC2 pasará a situación de borrador, por lo que podrá ser modificado nuevamente mediante el servicio Confección del TC2. Solicitud del Recibo de Liquidación de Cuota obrera Esta opción permite solicitar el Recibo de Liquidación de Cuota Obrera, para Liquidación normales L00 presentadas en plazo. El sistema desglosa el recibo de liquidación en las Cuotas de los trabajadores y Cuota Empresarial. El acceso se realiza a partir del menú Cotización RED Directo, mediante la opción Solicitud de Recibo de Liquidación de Cuota Obrera. Una vez seleccionada esta opción se accede a una pantalla en la que se deberá indicar el Código de Cuenta Cotización. Para continuar, pulsar el botón Aceptar situado en la parte inferior de la pantalla. Se muestra entonces un mensaje informando que la solicitud ha sido aceptada. A continuación, se procederá a confeccionar la Liquidación Normal desde la opción Confección del TC2. Una vez se haya accedido a la opción Confección del TC2, se indican los datos de CCC, período y Tipo de Liquidación, se pulsa el botón Aceptar y se accede a la siguiente pantalla. En esta pantalla se informará normalmente de las bases de cotización, situaciones especiales..una vez completados estos datos se pulsa el botón Aceptar. Se accede a una pantalla que permitirá elegir si se continúa con el Cálculo del Recibo de Cuota obrera o bien se solicita el Cálculo del Recibo de Liquidación de la Cuota Total. Se pulsa el botón Aceptar. Aparece una ventana que muestra el Borrador del recibo de liquidación, según la opción seleccionada en la pantalla anterior, se mostrara el Recibo de Liquidación de Cuota obrera o el Recibo de Liquidación Total. A partir de este punto el proceso es el mismo que el de una Liquidación Normal que no se hubiese solicitado el desglose del Recibo de Liquidación. Se pulsa el botón Continuar, aparece una ventana para seleccionar la modalidad de pago, Cargo en Tema 4. Trámites y gestiones; Seguridad Social y AEAT. Proyecto Amatic. Pág. 21