GUÍA NUEVAS FUNCIONALIDADES V

Transcripción

1 GUÍA NUEVAS FUNCIONALIDADES V Página 1 de 16

2 Tabla de contenido Sistema de liquidación directa de la Seguridad Social (Sistema CRETA)... 3 Pruebas de envío y recepción del sistema CRETA de la Seguridad Social... 4 Activación del sistema CRETA en Colmadwin... 6 Cálculo de bases y contabilización (Nóminas-Nóminas y SS SS- Sistema Creta)... 7 Cotización a la Seguridad Social (Nóminas-Nóminas y SS. SS.-Sistema Creta)... 8 Envío de bases y solicitudes a la seguridad social (Nóminas-Nóminas y SS. SS.-Sistema Creta)... 9 Conciliación de trabajadores tramos (Nóminas- Nóminas y SS. SS, Sistema Creta) Cálculos y contabilización de liquidaciones a la Seguridad Social (Nóminas- Nóminas y SS. SS, Sistema Creta) Registro de envíos a la Seguridad Social (Nóminas- Nóminas y SS. SS, Sistema Creta) pasos y procesos que debemos seguir para completar las liquidaciones y contabilización con el sistema creta Página 2 de 16

3 SISTEMA DE LIQUIDACIÓN DIRECTA DE LA SEGURIDAD SOCIAL (SISTEMA CRETA) El nuevo sistema de liquidación directa de cotizaciones de la Seguridad Social gestionará el proceso de cálculo de las cuotas de cotización, solo a las empresas, pymes y autónomos adheridas al sistema Red de la S.S. Los adheridos al sistema Red Directo no les afecta las operaciones a realizar de prácticas y procedimientos descritos en esta ayuda. Tanto para comenzar con el periodo de prueba, así como con el envío real la Seguridad Social necesita información previa que tendremos que facilitársela a través de ficheros que han de ser generados por Colmadwin. De igual modo podremos solicitar la información que la SS tenga de los empleados antes de realizar el envío definitivo de nuestros datos. Básicamente la información a enviar son las bases de cotización en cada situación o peculiaridad del empleado. Cada situación diferente tendrá una duración determinada dentro del periodo de cotización (habitualmente el mes de cotización), a este grupo de días se les conoce como tramos. Un tramo lo genera cualquier cambio en la afiliación de los empleados, como en la ocupación, grupo de cotización, categoría, cambios del contrato y las situaciones de IT (incapacidad transitoria por enfermedad o accidente laboral). Se ha de tener en cuenta la correcta gestión de los historiales en los datos de los empleados en Colmadwin, cualquier cambio que haya que reflejar ha de hacerse en la pestaña historial, ya que esto implica un nuevo tramo a notificar a la S.S. Un cambio en el historial que afecte desde el campo Tip.Tap.Cot. hacia abajo supone, como recomendación, un nuevo historial, ya que afecta al cálculo de las cotizaciones empresariales, por lo tanto, cualquier cambio que afecte al tipo de tabla de cotización, grupo de cotización, ocupación, tipo de contrato, colectivo bonificado, nº de días u horas de prestación del trabajador y todo lo afecto a las bonificaciones, generará un nuevo historial con las nuevas situaciones que se convertirán en nuevos tramos a notificar a la S.S. En este momento dispone de más información sobre el nuevo sistema de cotización CRETA en la página de la Seguridad Social: Sistema de liquidación directa Procedimiento general: Noticias RED 2015/3 sección Novedades del sistema de liquidación directa Manual de ayuda del programa SILTRA: Página 3 de 16

4 PRUEBAS DE ENVÍO Y RECEPCIÓN DEL SISTEMA CRETA DE LA SEGURIDAD SOCIAL Cuando la SS notifica que podemos realizar envíos de archivos a su plataforma a través del sistema CRETA nos concede un periodo de tres meses de pruebas. Se ha incorporado en Colmadwin la posibilidad de realizar una copia del espacio de trabajo activo, de tal forma que los datos reales no se vean afectados por los posibles cambios que se puedan realizar para ejecutar las pruebas. Para realizar la copia del espacio de trabajo Colmadwin tiene un asistente en el que se proponen datos por defecto para completar la tarea, puede modificar los que desee. En la descripción del nuevo espacio de trabajo se especifica el nombre de PRUEBAS CRETA y el número desde el que se realiza la copia. Página 4 de 16

5 Una vez completada la copia que puede tardar unos segundos en función del tamaño de su base de datos, esta pasará a ser el espacio de trabajo activo y se mostrará un diálogo para introducir el número de autorización que nos asignó la SS para realizar los envíos. La introducción de este número activará el menú de opciones para CRETA y bloqueará el del sistema RED. Página 5 de 16

6 ACTIVACIÓN DEL SISTEMA CRETA EN COLMADWIN Si ha creado una copia para las pruebas de CRETA este espacio de trabajo ya tiene activado CRETA por lo que no será necesario realizar este paso. Antes de la fecha de la obligatoriedad de realizar envíos en real a través del sistema CRETA hemos de activar CRETA en Colmadwin, esto es necesario porque en el cálculo de las nóminas ya se ha de calcular información necesaria para enviar a la Seguridad Social. En Colmadwin CRETA se activa guardando el número de autorización de la SS en la empresa del administrador (000000) en la pestaña nóminas, campo Nº de autorización, de esta forma las opciones de menú del sistema RED quedan bloqueadas solo dejando acceso a los datos informativos. Página 6 de 16

7 CÁLCULO DE BASES Y CONTABILIZACIÓN (NÓMINAS-NÓMINAS Y SS SS- SISTEMA CRETA) Una vez tengamos generadas las nóminas se ha de preparar la información (Cálculo de bases y contabilización) para enviar a la SS, para ello se leerán las nóminas y las situaciones de IT que se hubieran dado para generar cada tramo y su base de cotización. Este proceso al igual que el utilizado para el sistema RED generará los asientos contables de sueldos y salarios, pero no incluirá el coste empresarial ya que este tendrá que remitirlo la SS. Por el momento y hasta que la SS actualice sus sistemas e integre el módulo de afiliación en el sistema CRETA los archivos CRA han de seguir enviándose por esta vía por lo que los seguros sociales del sistema RED se seguirán calculando hasta que el sistema se dé de baja. Los TCs se calcularán al mismo tiempo que los tramos de cotización. Página 7 de 16

8 COTIZACIÓN A LA SEGURIDAD SOCIAL (NÓMINAS-NÓMINAS Y SS. SS.-SISTEMA CRETA) Mantenimiento de las liquidaciones calculadas para la SS. Las liquidaciones de tipo L00 no se pueden modificar ni borrar por ser calculadas por el programa, excepto la bonificación por formación que es un dato global a la liquidación. Los cálculos de las cuotas se incorporarán a cada liquidación y se generará el asiento contable correspondiente a cada liquidación por el importe de la cotización empresarial. En el sistema CRETA los importes de las cuotas las informa la SS en un fichero de cálculos que debemos solicitar. Página 8 de 16

9 ENVÍO DE BASES Y SOLICITUDES A LA SEGURIDAD SOCIAL (NÓMINAS-NÓMINAS Y SS. SS.-SISTEMA CRETA) Este proceso permite generar los ficheros para solicitar información a la SS y también para el envío de los tramos de cada empleado y sus bases de cotización. El proceso se puede realizar seleccionando un rango de entidades e indicado el tipo de entidades que queremos que se procesen. Es necesario indicar el Nº de autorización que nos ha facilitado la SS, este número corresponde al administrador (Entidad ) que es quien realiza el envío de la información no ha de indicarse el de ningún cliente del que se esté mandado la información de cotización. Para comodidad del usuario este dato se puede guardar en la pantalla de mantenimiento de empresas en la pestaña de Nóminas. En el envío hemos de indicar, en el campo documento, que tipo de información es la que estamos solicitando o enviando. Podemos filtrar el proceso por el tipo de liquidaciones a procesar. El periodo corresponde al mes en el que se han calculado las nóminas. La ruta de SILTRA es la carpeta en la que se ubicarán los archivos generados para enviar, ya en la plataforma SILTRA. Aunque desde esta se puede seleccionar un archivo desde cualquier ruta, la primera en la que busca es en la XECR, de esta forma evitamos pasos innecesarios. Página 9 de 16

10 Todos los envíos se pueden realizar en un solo fichero, este queda referenciado por un número de envío que se asocia a cada liquidación, esta información puede consultarse en la ventana de Cotización a la SS. Aunque si se desea puede generarse un fichero por cada liquidación, lo que facilitará su identificación. Algunos documentos disponen de opciones adicionales: - Trabajadores Tramos: No tiene opciones adicionales. - Bases: el indicador de fichero rectificado es para comunicarle a la SS que las nuevas bases han de sustituir a un envío anterior que hubiera sido consolidado. - Cálculos: esta información son los datos de la liquidación desglosados por bases de trabajador y empresa y también por cada tramo de trabajador indicando la parte que corresponde al trabajador y a la empresa. Para solicitar esta información es necesario indicar la fecha en la que se ha presentado la liquidación que de forma habitual será al mes siguiente del periodo de cotización. Página 10 de 16

11 CONCILIACIÓN DE TRABAJADORES TRAMOS (NÓMINAS- NÓMINAS Y SS. SS, SISTEMA CRETA) En los primeros momentos de la utilización del sistema CRETA se pueden dar incidencias en cuanto a las diferencias de información de afiliación que la SS tiene de los empleados a la que está registrada en Colmadwin, por ello es aconsejable que en los primeros meses, antes de realizar el envío de los tramos y bases, hagamos una solicitud de Trabajadores Tramos, con esta solicitud la SS nos remitirá la información que consta en sus bases de datos sobre la afiliación de los empleados. Con Colmadwin podremos leer los archivos de Trabajadores Tramos y comparando con la información que tengamos en la ficha de historial podremos ver qué diferencias de información de afiliación tenemos con la SS. Este proceso es informativo y es el usuario el que ha de decidir qué acción realizar para resolver la discrepancia, si modificar los datos en Colmadwin o modificar la información de afiliación en la página de SS. Página 11 de 16

12 CÁLCULOS Y CONTABILIZACIÓN DE LIQUIDACIONES A LA SEGURIDAD SOCIAL (NÓMINAS- NÓMINAS Y SS. SS, SISTEMA CRETA) La particularidad del sistema CRETA es que es la SS la que realiza los cálculos de la liquidación y por tanto no sabremos el importe hasta que nos devuelva la liquidación calculada. Los archivos que recibimos de la SS se ubicarán dentro de la carpeta de SILTRA en SVA\Msjrec\. El proceso de contabilización leerá todos los archivos que se encuentren en dicha carpeta y procesará todos aquellos que coincidan con las opciones que hubiéramos indicado. Al encontrar unos cálculos coincidentes estos se incorporarán a la base de datos a la liquidación que corresponda y además se generará, si marcamos generar asientos, un asiento contable con el importe de la cuota empresarial en la fecha indicada. Para la contabilización el programa distribuirá el importe de la cotización por bloques portales, delegaciones o propiedades en función del tipo de entidad y la distribución de los empleados. Página 12 de 16

13 REGISTRO DE ENVÍOS A LA SEGURIDAD SOCIAL (NÓMINAS- NÓMINAS Y SS. SS, SISTEMA CRETA) El registro de envíos nos permite localizar el envío y que CCCs se enviaron en el fichero, así también ayuda a localizar el CCC que referencia la Seguridad Social en las respuestas que nos envía o recepciones de fichero de otro tipo. Si en la columna SS. Núm. introducimos el número del CCC sin la provincia podremos localizar rápidamente la entidad a la que pertenece. El número a introducir ha de tener el total de dígitos correctos para poder localizar el CCC, es decir, para localizar el hemos de introducir al menos el Página 13 de 16

14 PASOS Y PROCESOS QUE DEBEMOS SEGUIR PARA COMPLETAR LAS LIQUIDACIONES Y CONTABILIZACIÓN CON EL SISTEMA CRETA Cálculo de nóminas: Tal y como se ha estado realizando hasta ahora. Cálculo de bases y contabilización: Este proceso es el que se correspondería al cálculo de SS y contabilización del Sistema Red. La información que obtenemos de los tramos y sus bases por cada trabajador nos servirá para remitir a la Seguridad Social para que pueda realizar los cálculos de cotización, así como la conciliación entre los datos de Colmadwin y los de la S.S. Este proceso, si dejamos activo el tilde de generar asientos? genera los asientos contables correspondientes a las cotizaciones que tiene el trabajador, así como las retenciones de IRPF que corresponda y la deuda al trabajador por la nómina del mes. Envío de bases y solicitudes de información a la Seguridad Social: En esta pantalla podemos seleccionar los diferentes tipos de envío que queramos realizar a la Seguridad Social; opciones del campo Documento : o Trabajadores y Tramos: Es una solicitud que durante el periodo de prácticas iniciales e incluso los primeros meses de envíos en real deberíamos solicitar. o Conciliación de Trabajadores Tramos: Si hemos solicitado los datos a la S.S. de Trabajadores- Tramos, cuando hayamos recibido el informe conciliaremos sus datos con la información que tengamos en Colmadwin, en conciliación de trabajadores y tramos. Las diferencias se mostrarán en amarillo, para corregirlas tendremos que actualizar la información en Colmadwin o comunicarle a la Seguridad Social los cambios pertinentes a través de su página web. En esta pantalla solo se informa de las diferencias. Cualquier cambio a realizar en Colmadwin para conciliar los datos con la S.S. nos obliga: Descontabilizar la nómina o nóminas de los trabajadores afectados Corregir las incidencias Recalcular las nóminas Volver a contabilizar las nóminas Realizar un nuevo envío de Trabajadores Tramos Volver a conciliar o Bases: Es el envío, que debemos realizar todos los meses, de las bases para que la Seguridad Social las confirme y nos remita el OK con los documentos de importes de la liquidación que recibiremos cada mes, estos documentos son: RNT (Relación Nominal de Trabajadores), documento parecido al TC2 actual. DCL (Documento de Cálculo de Liquidaciones), documento tipo TC1 con los nombres de los conceptos de cotización. Página 14 de 16

15 RLC (Recibo de Liquidación de Cotizaciones), documento tipo factura con las cantidades a pagar; si el pago de las cotizaciones no son con cargo en cuenta, este documento es el que nos sirve para llevarlo al banco y realizar el pago. o Confirmación: Si estamos de acuerdo con la información de cotización enviada por la S.S. podremos confirmarla. Si no realizamos ninguna acción la S.S. la confirmará de oficio cuando finalice el plazo de presentación. o Cálculos: Es una solicitud que debemos realizar todos los meses y después de haber realizado el proceso de confirmación ; si hemos optado por que sea la S.S. quien lo realice de oficio, lo solicitaremos después de la confirmación. Cálculos y contabilización de liquidaciones de liquidación: Proceso de contabilización de las liquidaciones en base al fichero de cálculos solicitados, esta operación la debemos realizar todos los meses independientemente de si queremos que Colmadwin genere los asientos de devengo de las cotizaciones de la parte empresarial ya que son necesarios para completar la información de las liquidaciones de modo interno. CONCLUSIONES 1. Este nuevo sistema de cotización necesita interactuar con las empresas para realizar los cálculos de las cotizaciones de los trabajadores. a. La solicitud de trabajadores tramos es una información interna de la empresa que solicita a la S.S. los tramos o las circunstancias laborales de los trabajadores incluida las bajas por IT, accidente laboral u otras circunstancias como huelga, etc. b. El envío de las bases es una información a la S.S. para conocer circunstancias que afectan a la cotización, como por ejemplo: subida de sueldo, retribuciones voluntarias, horas extraordinarias, etc. c. La conciliación hace que exista paridad entre los cálculos de la empresa con los de la S.S., la disparidad de dichos datos hay que modificarlos en Colmadwin o en la página web de la S.S. d. En base a las informaciones y conciliación de los procesos anteriores la S.S. propone y emite factura por los importes a cotizar que las empresas deben confirmar. e. La solicitud de los cálculos y su posterior contabilización cierra los procesos que de forma mensual debemos realizar. f. Todos estos procesos tienen una duración de varios días, ya que cada envío con posterior respuesta de la S.S. tiene un tiempo estimado de 24 horas. g. Como recomendación si en el espacio de trabajo duplicado donde vamos a efectuar las prácticas de cotización con el sistema CRETA realizamos cualquier cambio que afecte a trabajadores, empresas y comunidades, deberemos realizarlo también en Página 15 de 16

16 el espacio de trabajo bueno, el original, que es donde cotizamos por el Sistema Red. Una vez superado este período de prueba, continuaremos trabajando con el espacio original, ya que tendremos las correspondientes modificaciones realizadas. Página 16 de 16