Reservas - Rooming List Desde esta pantalla obtendremos la rooming list del día o periodo solicitados. 1. Criterios para obtener la Rooming List En la parte derecha de la pantalla se nos ofrecen todas las opciones sobre las que debemos decidir para obtener la rooming list deseada: En Seleccionar por, marcaremos las reservas que queremos ver en función de: su día de entrada o llegada día de salida cualquiera de las dos, de entrada y salida En los campos de fechas marcaremos el día (mismo día desde que hasta) o periodo de días del que queremos obtener el listado. Para ello, bastará con seleccionar los días con ayuda del calendario que aparece en el desplegable. En Ver reservas introduciremos el número de la reserva, cuando solo queremos consultar una. Una vez tecleado el número, hay que pulsar sobre el botón de Buscar para que el programa la localice y la muestre en pantalla. Además podemos decidir el tipo de reservas que queremos: Todas las reservas Solo las reservas de clientes privados Solo las reservas de agencias. En este caso, además se pueden seleccionar todas las agencias o una sola. Para ver las reservas de una sola agencia bastará con seleccionarla en el desplegable que se activa al marcar esta opción de agencias. Además, pueden seleccionarse las reservas que pertenecen a un determinado grupo. Para ello basta con marcar la casilla correspondiente y seleccionar en el desplegable que se activa el grupo deseado. Se pueden crear grupos desde esta pantalla. Ver Crear grupos Una vez marcados todos los criterios de selección de las reservas, hay que pulsar sobre el botón de Recalcular para obtener el listado resultante de la búsqueda. 2. Rooming List En la parte izquierda de la pantalla se obtiene el listado resultante de la selección realizada en la parte de la izquierda. Pza. Honduras,29 46022 valencia 963554654 96355.46.54 corfu@ghcorfu.com - 1 -
La información que se da de cada reserva es la siguiente: Número de habitación, si se trata de una habitación ya fijada o que está ocupada. Se queda en blanco si todavía no hay habitación asignada. Y aparece el texto de Múltiples cuando se trata de una reserva que tiene más de una habitación reservada. Número de reserva Desde o fecha de llegada Hasta o fecha de salida Nombre de la agencia o cliente privado Número de voucher Grupo al que pertenece Apellidos y nombre del cliente Tipo de habitación solicitada en la reserva Número de habitaciones solicitadas en la reserva Número de adultos Número de niños Base. Se trata del importe de la tarifa menos el descuento a aplicar según la reserva Tratamiento contratado según la reserva Observaciones incluidas en su ficha de reserva Este listado puede ordenarse alfabéticamente, por fechas o por números, pulsando sobre cualquiera de los botones de ordenación que aparecen en la cabecera de estas columnas. En principio está ordenado por la fecha de llegada. 3. Grupos. Cambio de nombre de una reserva Para facilitar el trabajo con grupos en la Rooming List, podemos cambiar de una forma rápida los datos del cliente. Para ello bastará con hacer <clic> sobre la fila de la reserva correspondiente. Aparecerá entonces una ventana en la que se permite, de forma muy rápida, cambiar algunos datos de la ficha del cliente: Primer apellido Segundo apellido Nombre NIF Por defecto, en las casillas se ven los datos del cliente tal y como están archivados. Pero se pueden cambiar. Es muy útil, por ejemplo, cuando se ha hecho una duplicación de reservas, y por tanto todas tienen el mismo cliente. Desde esta opción se permite cambiar los datos de cada uno de estas reservas e introducir de forma rápida los datos del cliente de cada una de ellas. Pza. Honduras,29 46022 valencia 963554654 96355.46.54 corfu@ghcorfu.com - 2 -
Es importante recordar que una reserva múltiple mantiene siempre, en todas las habitaciones que ocupa, el mismo cliente, ya que todas las habitaciones hacen referencia a una misma reserva. En cambio, cuando se ha realizado una duplicación de reservas, cada una de ellas puede mantener un nombre diferente, puesto que cada habitación hará referencia a una reserva independiente de las demás. Si se pulsa el botón de limpiar, estos campos se quedan vacíos, preparados para una nueva entrada de datos. Si se teclean algunas letras de un apellido o del nombre y se pulsa sobre el botón de Buscar, en el desplegable nos aparecerá la lista de clientes que tenemos archivados en cuyo apellido o nombre se incluyen las letras tecleadas. Esto es muy útil para no duplicar clientes. Cuando el nombre del cliente lo queremos cambiar por otro que sabemos que está archivado en el histórico, bastará con localizarlo. Con el botón de Archivar, los datos de la ventana pasarán a la reserva, quedando modificados. Con el botón de Salir, se vuelve a la pantalla de la Rooming list sin modificar el titular de la reserva sobre la que se ha accedido. Pza. Honduras,29 46022 valencia 963554654 96355.46.54 corfu@ghcorfu.com - 3 -
Si hacemos <clic>> en la primera columna, se accederá a la ficha de Reserva desde donde se podrá modificar además otros datos como las fechas de llegada y salida y cualquier otro dato de la reserva y/o cliente. 4. Exportación a Excel En la parte derecha de la pantalla Rooming List, aparece también un botón con el logotipo de Excel. Haciendo <clic> sobre ese botón el programa generará luna exportación a Excel de la Rooming List solicitada. 4.1. Cómo Importar a Excel? Supongamos que el fichero se llama PRUEBA.TXT y que lo hemos guardado en la Carpeta: TEXTOS del disco duro Local C: Abrimos Excel <Clic> en Archivo <Clic> en Abrir (seleccionar en la parte inferior Archivos de texto *.TXT) Localizar el disco C:, la carpeta Texto y el fichero PRUEBA <Clic> en Abrir Marcar delimitados <Clic> en Siguiente Marcar Punto y Coma <Clic> en Siguiente <Clic> en Finalizar Pza. Honduras,29 46022 valencia 963554654 96355.46.54 corfu@ghcorfu.com - 4 -
5. Botón de Crear Grupos Pulsando el botón de Crear grupos se accede a una nueva pantalla desde la que se permite generar nuevos grupos de una forma rápida y sencilla. Basta para ello con situarse en la última línea de la tabla y escribir el nombre del nuevo grupo que queremos crear. El botón de eliminar permite eliminar un grupo de esta tabla. Hay que tener en cuenta que las reservas que contengan este grupo eliminado perderán su referencia y quedarán archivadas como si no pertenecieran a ningún grupo 6. Botón de Welcome Card Anticipada En la parte derecha inferior de la pantalla está el botón de Welcome Card Anticipada. Al hacer <clic> sobre él se accede a una nueva pantalla desde donde se pueden emitir las Welcome Card de forma anticipada, antes de que lleguen los clientes al hotel. 6.1. La Tarjeta de Bienvenida o Welcome Card La Welcome Card es la tarjeta que se va a entregar a los clientes acompañando a las llaves. Costa de dos partes, separadas por un corte en el papel. Al cliente se le entregará la parte superior y en recepción se quedará la parte inferior. En la parte que se entrega al cliente aparecerán los datos siguientes: Nombre y apellidos del cliente. Si se trata de un hombre irá encabezado por Sr.D./Mr, y si se trata de una mujer (según la ficha de reserva) por Sra.Dña/Ms. El número de la habitación que va a ocupar. Este campo se quedará en blanco en el caso de que se hayan impreso desde esta pantalla. El número de personas alojadas en la habitación La fecha de llegada La fecha de salida Precio. Si se trata de un cliente privado se indicará el precio o tarifa asignado por cada noche. En el caso de que exista una segunda o tercera tarifa, también se especifica, indicando a partir de qué día se contabilizan esas otras tarifas. Si se trata de un cliente de agencia este campo de Pza. Honduras,29 46022 valencia 963554654 96355.46.54 corfu@ghcorfu.com - 5 -
quedará en blanco. En la última fila aparecerá un texto en donde se indica el Tratamiento contratado y si el precio incluye o no el IVA. En la parte que se queda Recepción aparecerán los datos siguientes: Nombre y apellidos del cliente. Si se trata de un hombre irá encabezado por Sr.D./Mr, y si se trata de una mujer (según la ficha de reserva) por Sra.Dña/Ms. El número de la habitación que va a ocupar. Se quedará en blanco cuando se trate de una Welcome Card anticipada El número de personas alojadas en la habitación Número de Reserva La fecha de llegada La fecha de salida Precio. Si se trata de un cliente privado se indicará el precio o tarifa asignado por cada noche. En el caso de que exista una segunda o tercera tarifa, también se especifica, indicando a partir de qué día se contabilizan esas otras tarifas. Si se trata de un cliente de agencia, no aparece la tarifa, se queda ese espacio en blanco Una vez impresa la Welcome Card, debe ser entregada al cliente para que la firme en la parte inferior que se queda en Recepción. Después, se corta y se entrega al cliente la parte superior, doblada, con las llaves dentro. La parte inferior se queda en recepción para posibles consultas. 6.2. Welcome Card anticipada Existe la posibilidad de imprimir la Welcome Card antes de que se realice el Check-in. De esta forma, cuando se esperan varias llegadas, podemos tener el trabajo ya preparado. Estas tarjetas impresas de forma anticipada, no tendrán puesto el número de habitación, es decir, se quedará este campo en blanco. De esta forma no se obliga marcar de antemano la habitación a entregar. Cuando el cliente llegue y se le realice el check-in, se completará este campo a mano. Desde la pantalla de Rooming-List, pulsando sobre el botón de Welcome Card anticipada se accede a un listado del día con todas las Welcome Card que se pueden imprimir. En la parte inferior de la pantalla, se ofrece la posibilidad de reducir el listado mostrado en pantalla, siguiendo los criterios siguientes: Pza. Honduras,29 46022 valencia 963554654 96355.46.54 corfu@ghcorfu.com - 6 -
Entre número de reservas, es decir, ver solo las reservas que estén comprendidas entre los dos números marcados, ambos inclusive. Que solo se vean las de una agencia determinada Que solo se vean las de un grupo determinado O cualquier combinación entre ellas. Además, se puede seleccionar otro día cualquiera. Para ello bastará con introducir el día deseado. Una vez hecha la selección habrá que pulsar sobre el botón de Calcular. Para que se imprima una tarjeta bastará con seleccionar la línea, es decir, hacer <clic> sobre ella. De forma inmediata se procede a la impresión de la tarjeta. Es importante recordar que la tarjeta de Bienvenida debe estar parametrizada en la impresora correspondiente para que no haya problemas a la hora de la impresión (Ver menú de Parametrización la opción de General y la opción de Parametrización Impresoras). Seleccionando cualquiera de las líneas y pulsando sobre el botón de Ver Ficha se accederá a la ficha de la reserva que le corresponde. Pza. Honduras,29 46022 valencia 963554654 96355.46.54 corfu@ghcorfu.com - 7 -