Manual de capacitación distrital

Manual de capacitación distrital 246-ES (310)

La edición de 2010 del Manual de Capacitación Distrital (246-ES) ha sido diseñada para el uso del Comité Distrital de Capacitación a cargo de los seminarios de instrucción durante los años rotarios 2010-2011, 2011-2012 y 2012-2013. Esta publicación se basa en la información y disposiciones contenidas en los Estatutos prescritos a los clubes rotarios, el Reglamento que se recomienda a los clubes rotarios, los Estatutos de Rotary International, el Reglamento de Rotary International, el Rotary Code of Policies y el Rotary Foundation Code of Policies. Se ruega consultar dichos documentos para obtener la normativa vigente establecida por RI. Todo cambio efectuado a los mencionados documentos por el Consejo de Legislación, la Directiva de RI o el Consejo de Fiduciarios de La Fundación Rotaria invalida la normativa estipulada en esta publicación.

Índice de materias Introducción 1 1 Funciones y responsabilidades 3 Instructores distritales 3 Comité Distrital de Capacitación 4 Eventos de capacitación de Rotary 5 Ciclo de capacitación para el desarrollo del liderazgo 6 Recursos 8 Calendario de planificación 12 2 Guía para la sesión de capacitación del instructor 19 Programa 20 Esbozo de las sesiones 21

Introducción En vista de la rotación anual de los cargos de liderazgo a nivel de club y distrito, es vital para el futuro de la organización que tales líderes estén debidamente preparados para el año en que ejercerán sus respectivas funciones. En calidad de integrante del Comité Distrital de Capacitación, es su responsabilidad garantizar que los dirigentes de los clubes y distritos adquieran las destrezas y los conocimientos necesarios para el desempeño de sus funciones y de mantener actualizados a los rotarios sobre los programas y las actividades de RI. El Manual de capacitación distrital (246-ES) le será de utilidad en el cumplimiento de sus tareas y responsabilidades. La preparación de líderes capaces de establecer y mantener clubes eficaces es un aspecto fundamental de todo programa de capacitación de Rotary. Por disposición de la Junta Directiva de RI, se consideran clubes eficaces aquellos capaces de: Mantener o aumentar el cuadro social. Implementar con éxito proyectos que aborden problemas de la propia comunidad y de comunidades de otros países. Apoyar a La Fundación Rotaria mediante la participación en los programas y las aportaciones económicas. Formar dirigentes para que presten servicio a Rotary más allá del ámbito del club. El Manual de capacitación distrital lo ayudará a planificar y llevar a cabo reuniones de capacitación para impulsar la eficacia de los clubes. En el capítulo 1 se explican las responsabilidades del instructor distrital y del Comité Distrital de Capacitación, el ciclo de capacitación del liderazgo y los recursos de RI disponibles. El capítulo 2 presenta un modelo de la sesión de capacitación del instructor, que usted puede utilizar y adaptar a las necesidades de los dirigentes de su distrito. MANUAL DE CAPACITACIÓN DISTRITAL 1

En www.rotary.org (pulsar en Cuadro social Para los instructores) Capacitación encontrará información complementaria en materia de formación. Si desea obtener una copia impresa de la información, contacte con el personal de la División de Formación y Capacitación de Líderes. Desea enviar sus comentarios? Remita toda consulta o comentario respecto al presente manual a: Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698, EE.UU. Correo electrónico: leadership.training@rotary.org Teléfono: + 1 847 866 3000 Fax: + 1 847 866 9446 2 MANUAL DE CAPACITACIÓN DISTRITAL

1 Funciones y responsabilidades El Comité Distrital de Capacitación y el instructor distrital, quien preside el comité, son los encargados de impartir formación en el ámbito del distrito. Instructores distritales El instructor distrital es responsable de brindar apoyo al gobernador y al gobernador electo en la capacitación de los dirigentes distritales y de club, así como mantener actualizados a los demás rotarios del distrito. Responsabilidades Entre las responsabilidades del instructor distrital se cuentan las siguientes: Presidir el Comité Distrital de Capacitación y designar a las personas a cargo de las reuniones y sesiones de capacitación, según sea necesario. Colaborar con el gobernador de distrito y el gobernador electo a fin de: Implementar el programa desarrollado por el gobernador o el gobernador electo. Colaborar en la búsqueda y selección de dirigentes de los seminarios de capacitación. Determinar los métodos específicos del distrito, a efectos de transmitir los conceptos clave, efectuar los arreglos logísticos necesarios o conducir las sesiones. Determinar el papel que desempeñará el instructor distrital en cada reunión de capacitación. Colaborar con el Comité Distrital de Capacitación a efectos de: Gestionar las actividades de capacitación en el distrito. Comunicarse con otros comités distritales a cargo de la capacitación. Consultar con los funcionarios designados por RI y La Fundación Rotaria, entre ellos: dirigentes de capacitación de RI, coordinadores regionales de La Fundación Rotaria (CRLFR) y coordinadores de Rotary. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 3

Requisitos Se recomienda que el instructor distrital cumpla estos requisitos básicos: Ser socio activo de un club del distrito durante un mínimo de tres años y estar al día en el cumplimiento de sus obligaciones. Ser ex gobernador de distrito, ex asistente del gobernador experimentado o ex presidente de un comité distrital. Trabajar bajo la dirección del convocador de la respectiva reunión (el gobernador o el gobernador electo). Tener disposición y capacidad para aceptar las responsabilidades del cargo, según lo dispuesto por cada distrito. Ejercer en un campo relacionado con la enseñanza o capacitación. Comité Distrital de Capacitación La función del comité es brindar apoyo al gobernador y al gobernador electo en la capacitación de los dirigentes distritales y de los clubes, además de supervisar el plan general de capacitación del distrito. En calidad de presidente del Comité de Capacitación, el instructor distrital designa a las personas responsables de las reuniones de capacitación, según sea necesario. Responsabilidades El comité, bajo la dirección del convocador de la reunión, se encarga de: Dirigir la evaluación de las necesidades de capacitación y analizar los resultados. Coordinar los arreglos logísticos. Administrar el presupuesto de la reunión. Seleccionar y preparar a los dirigentes de capacitación. Preparar y distribuir los materiales. Gestionar el proceso de inscripción. Analizar las evaluaciones de las reuniones. Ayudar a los instructores de los clubes en la planificación y promoción de las reuniones de capacitación. Requisitos Los integrantes del comité deberán cumplir los siguientes requisitos básicos: Poseer experiencia en los campos de la educación o capacitación, o en calidad de moderador. Ser socio activo de un club del distrito, al día en el cumplimiento de sus obligaciones. Organización El Comité Distrital de Capacitación se organizará de acuerdo a las necesidades del distrito. El comité en pleno bien podría trabajar en todas las reuniones, asignándosele a cada integrante una tarea específica (selección del local o preparación del material, por ejemplo), o se podría designar a 4 MANUAL DE CAPACITACIÓN DISTRITAL

un miembro del comité como responsable de una reunión en particular (un integrante podría encargarse del PETS y otro del Seminario de Capacitación para el Liderazgo Distrital, por ejemplo). Independientemente de la modalidad que se utilice, se deberá incluir a un representante o persona de enlace de los comités distritales que generalmente organizan una reunión de capacitación, tales como el Comité Distrital de La Fundación Rotaria o el Comité Distrital de Desarrollo del Cuadro Social. Eventos de capacitación de Rotary En www.rotary.org (Cuadro social Eventos) figura la relación de las reuniones de capacitación que se recomiendan para los dirigentes distritales y de club, incluidos el objetivo, programas, temas y materiales de cada sesión. El gobernador de distrito electo es el convocador de los siguientes programas de capacitación. Evento Seminario de Capacitación del Equipo Distrital Seminario de Capacitación para Presidentes Electos de Club (PETS)* Asamblea de Distrito Seminario Distrital para el Desarrollo del Cuadro Social Participantes Asistentes del gobernador e integrantes de comités distritales Presidentes electos Presidentes, secretarios, tesoreros y presidentes de comités de los clubes Presidentes de club, integrantes de los Comités de Desarrollo del Cuadro Social de los clubes y rotarios interesados * Si se celebra un PETS multidistrital, el gobernador electo selecciona a un representante del distrito (generalmente el instructor distrital o, en algunas ocasiones, otro miembro del Comité Distrital de Capacitación), quien tendrá a cargo el desarrollo y la conducción de las sesiones de capacitación y aportará ideas para efectuar los arreglos logísticos, el programa y los materiales del seminario. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 5

El gobernador de distrito es el convocador de los siguientes programas de capacitación. Evento Seminario de Capacitación para el Liderazgo Distrital Programa de desarrollo del liderazgo, de ser apropiado Seminario Distrital de La Fundación Rotaria Reunión de Capacitación del Liderazgo Distrital de Rotaract Otras reuniones de capacitación que se consideren adecuadas en el distrito Participantes Rotarios interesados en desempeñarse como funcionarios distritales Todo rotario con interés en el liderazgo Presidentes de club, Comités de La Fundación Rotaria de los clubes y rotarios interesados Presidentes y funcionarios entrantes de clubes Rotaract, representantes distritales de Rotaract entrantes, asistentes del gobernador, Comités de Rotaract de los clubes rotarios patrocinadores y asesores de clubes Rotaract Ciclo de capacitación para el desarrollo del liderazgo Dado que los dirigentes de los clubes y distritos cambian anualmente, la capacitación es un aspecto fundamental para garantizar la continuidad. El ciclo de capacitación para el desarrollo del liderazgo en Rotary International y La Fundación Rotaria consta de una serie de reuniones de capacitación consecutivas en el distrito. Puesto que el ciclo de capacitación ofrece un formato flexible, las sesiones pueden adaptarse a las necesidades de los distritos y participantes. Al modificar el ciclo de capacitación, tenga presente las siguientes alternativas: Realizar la reunión en un día de semana. Combinar varias reuniones si los participantes deben recorrer largas distancias. Celebrar reuniones simultáneas de manera que los participantes puedan viajar juntos. Realizar reuniones virtuales. Como se aprecia en el diagrama que aparece a continuación, cada programa de capacitación para los funcionarios entrantes se basa en la sesión anterior, a fin de garantizar que todos los dirigentes de los clubes y el distrito compartan la misma visión al comenzar el nuevo año rotario. Las oportunidades de formación permanente, incluidos el Seminario de Capacitación para el Liderazgo Distrital y el Seminario Distrital de La Fundación Rotaria, aseguran que los dirigentes de los clubes y el distrito cuenten con información actualizada sobre Rotary y la Fundación, y adquieran las destrezas necesarias de liderazgo. 6 MANUAL DE CAPACITACIÓN DISTRITAL

Reuniones de capacitación para funcionarios entrantes JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO SEMINARIO DISTRITAL DE DESARROLLO DEL CUADRO SOCIAL Los dirigentes de club determinan las metas del cuadro social para el año. ASAMBLEA DE DISTRITO Los presidentes electos trazan planes con el equipo de liderazgo del club. SEMINARIO DE CAPACITACIÓN PARA PRESIDENTES ELECTOS (PETS) Los gobernadores electos capacitan a los presidentes de club entrantes. SEMINARIO DE CAPACITACIÓN DEL EQUIPO DISTRITAL Los gobernadores electos formulan planes con el equipo de liderazgo distrital. ASAMBLEA INTERNACIONAL Los gobernadores electos intercambian ideas con los GDE de todo el mundo. SEMINARIO DE CAPACITACIÓN PARA GOBERNADORES ELECTOS (GETS) Los gobernadores electos trazan planes para su año con otros GDE de su zona. Oportunidades de formación permanente JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO INSTITUTOS ROTARIOS Y SEMINARIOS REGIONALES DE LFR Ex funcionarios, funcionarios en ejercicio y entrantes de RI SEMINARIO DISTRITAL DE LA FUNDACIÓN ROTARIA Comités distritales y de club de LFR PROGRAMA DE DESARROLLO DEL LIDERAZGO Dirigentes de club potenciales SEMINARIO DE CAPACITACIÓN PARA EL LIDERAZGO DISTRITAL Dirigentes de club con experiencia (celebrado junto con la Conferencia de Distrito) FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 7

Recursos Los integrantes del Comité Distrital de Capacitación deberán poseer conocimientos generales de los recursos y materiales de RI disponibles para capacitar e informar a los rotarios sobre la historia, los objetivos, las normas y la estructura de la organización. La mayoría de las publicaciones de RI se actualizan cada tres años; por lo tanto, no es de sorprenderse que en algunas publicaciones figure a veces información desactualizada. En estos casos, recomendamos revisar y actualizar los datos según sea necesario. En el código impreso en la portada o la contraportada de la publicación se indica la fecha de la última revisión. Por ejemplo, el código de este manual es 246-ES (310), lo cual significa que es la publicación número 246, el idioma es español (ES), y la última revisión fue en marzo de 2010. NUEVO Indica una publicación nueva o actualizada Disponibilidad en el sitio web: (W) = material que también está disponible para su descarga. Sólo en la web = material que sólo puede obtenerse descargándolo de la web NUEVO Manual de capacitación distrital Preparado para ayudar al Comité de Capacitación Distrital a organizar y dirigir sesiones distritales de capacitación. Contiene información sobre las reuniones distritales de RI y la Fundación, planificación de los programas y logística, y preparación de los dirigentes de capacitación. 2010. EN,ES,FR,JA,KO,PT. (W) 246-ES, US$3 Año de publicación o actualización Disponibilidad en otros idiomas Número de publicación Precio: Todos los precios figuran en dólares estadounidenses e incluyen franqueo y envío Tanto en el Directorio Oficial como en www.rotary.org encontrará los datos de contacto del personal de la Secretaría y de los funcionarios de RI y la Fundación, así como la relación de las personas nombradas a diversos cargos. Podrá descargar publicaciones de www.rotary.org/downloadlibrary, u obtenerlas en línea en shop.rotary.org, por correo electrónico (shop.rotary@rotary.org), o la oficina de RI correspondiente a su región. 8 MANUAL DE CAPACITACIÓN DISTRITAL

Los recursos que figuran a continuación le serán de suma utilidad en el cumplimiento de sus responsabilidades: Rotary.org En el sitio web de RI (www.rotary.org) encontrará un caudal de información acerca de Rotary así como servicios especiales. Entérese sobre la historia, la filosofía, los programas y la estructura administrativa de Rotary International y La Fundación Rotaria. También podrá descargar toda una variedad de formularios, solicitudes y publicaciones. Ya se trate de material mediático, libros o folletos, con solo pulsar el ratón tendrá acceso a información de último momento. t $BQBDJUBDJØO J 1BSB MPT JOTUSVDUPSFT En esta sección encontrará información sobre cómo organizar un evento de capacitación distrital o cómo impartir instrucción, además de otros temas como: Planificación de reuniones de capacitación (determinar las necesidades de capacitación, arreglos logísticos y evaluación de la reunión) Capacitación de los rotarios (técnicas didácticas para la formación de adultos, sugerencias para facilitar el aprendizaje y actividades interactivas) Capacitación del instructor (formación de los dirigentes de capacitación, versión electrónica del modelo de la Guía para la sesión de capacitación del instructor) Seminarios web (mejores prácticas, instrucciones y lista de control para la realización de una conferencia web) Instructor del club (funciones y responsabilidades, cómo incorporar el cargo dentro de la estructura del club rotario) Rotary Training Talk (boletín electrónico mensual con últimas noticias acerca del área de capacitación, incluida información sobre las remesas de material de RI, decisiones adoptadas por la Directiva en materia FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 9

de formación de líderes y sugerencias de capacitación; suscripción gratuita, en español y otros idiomas) Base de datos de las mejores prácticas de capacitación (reseña de actividades de capacitación llevadas a cabo con éxito por clubes y distritos rotarios; sólo en inglés) Capacitación autodidacta en línea para los socios de clubes rotarios. Se pueden descargar o consultar en línea módulos, videos y mejores prácticas para los socios nuevos y funcionarios de club. Tal metodología no tiene como fin sustituir las reuniones distritales de capacitación, sino más bien, los módulos deben usarse como formación complementaria. Introducción en línea a Rotary International. Incluye videos de corta duración ideales para nuevos socios y rotarios experimentados, además de ser un excelente recurso para la captación de socios. Fototeca de RI con función de búsqueda que contiene miles de fotografías descargables de proyectos, programas, y rotarios de todo el mundo, ideal para usarlas en presentaciones, páginas web y publicaciones. (Disponible únicamente en la versión en inglés del sitio web de RI.) Recursos humanos Coordinadores regionales de La Fundación Rotaria (CRFR y asistentes de los CRFR) Grupo de rotarios que asiste a los clubes y distritos en todos los aspectos relacionados con La Fundación Rotaria. Coordinadores de Rotary Rotarios nombrados para servir como principal fuente de información sobre los programas de RI, cuadro social y el funcionamiento de clubes eficaces. Dirigentes de capacitación de RI Líderes rotarios de todo el mundo, quienes reciben entrenamiento en técnicas de moderación de sesiones, encargados de dirigir los grupos de discusión para los gobernadores electos durante la Asamblea Internacional. Personal de la División de Formación y Capacitación de Líderes de RI Asiste a los clubes y distritos en la implementación de sus iniciativas de formación. Recursos de uso general Directorio Oficial (007-EN) Contiene los datos de los funcionarios de RI y la Fundación, comités, grupos de acción y personal de la Secretaría de RI; la lista mundial de todos los distritos y gobernadores; la lista de los clubes de cada distrito en orden alfabético y datos de contacto. Se publica anualmente. Manual de Procedimiento (035-ES) Contiene la normas y procedimientos, además de los documentos estatutarios de RI, establecidos por acuerdos legislativos y decisiones de la Directiva de RI y el Consejo de 10 MANUAL DE CAPACITACIÓN DISTRITAL

Fiduciarios de La Fundación Rotaria. Se publica cada tres años, después de reunirse el Consejo de Legislación. Catálogo de RI (019-ES) Lista de publicaciones, programas audiovisuales, formularios y otros materiales de RI. Disponible en ejemplar impreso o en línea. Se actualiza anualmente. Cuadro social Guía para el desarrollo del cuadro social (417-ES) Describe los procedimientos básicos para formular un plan de acción que promueva el desarrollo del cuadro y contiene, además, sugerencias para la implementación de estrategias eficaces para captar y mantener socios. Orientación de socios nuevos (414-ES) Recurso para rotarios a nivel de club responsables de los programas de información para socios nuevos y en perspectiva. Proyectos de servicio Comunidades en acción (605-ES) Guía con instrucciones detalladas para la planificación, realización y evaluación de un proyecto de servicio. Manual de Interact (654-ES) Guía completa para la organización y administración de clubes Interact, tanto para los rotarios de los clubes patrocinadores como para los dirigentes de los clubes Interact. Manual de Rotaract (562-ES) Guía para la organización y administración de clubes Rotaract y la implementación de proyectos de servicio y de desarrollo profesional. Manual para los Grupos de Rotary para Fomento de la Comunidad (770-ES) Explica los pasos básicos para la organización de los grupos y la selección de posibles líderes futuros; incluye además estudios de casos prácticos e ideas para proyectos. Guía para los Seminarios de Rotary para Líderes Jóvenes (694-ES) Guía para la organización de seminarios de RYLA, cuyo objetivo es desarrollar aptitudes de liderazgo en la gente joven. Manual del programa de Voluntarios de Rotary (263-ES) Publicación que ofrece información sobre oportunidades de voluntariado en la comunidad local e internacional, así como directrices para coordinadores de proyectos rotarios y presidentes de comités distritales y de club. Servicio en la Comunidad Mundial: Guía para la acción (742-ES) Este manual contiene información sobre el SCM y brinda una visión general de proyectos de donaciones en especie y del programa de Voluntarios de Rotary, así como de los programas de subvenciones que otorga La Fundación Rotaria que podrían utilizarse para financiar proyectos de SCM. Manual del Intercambio de Jóvenes (746-ES) Información completa para los rotarios interesados en organizar un programa de Intercambio de Jóvenes en sus distritos. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 11

La Fundación Rotaria Manual de instrucción para el Seminario Distrital de La Fundación Rotaria (438-ES) Material de consulta para organizar y dirigir tales seminarios. La Fundación Rotaria Tarjeta informativa (159-ES) Folleto de bolsillo con las más recientes estadísticas, programas y contribuciones recibidas por la Fundación. La Fundación Rotaria de RI Guía de consulta rápida (219-ES) Ofrece una reseña general de los programas y servicios prestados por La Fundación Rotaria. Relaciones públicas Relaciones públicas eficaces: Guía para los clubes rotarios (257-ES) Ofrece sugerencias y recursos básicos para ayudar a los rotarios a promocionar las actividades del club. Guía para situaciones de crisis (515-ES) Orienta a clubes y distritos rotarios a manejar eficazmente situaciones inesperadas y cómo responder a la prensa ante tales circunstancias. Recursos distritales Los materiales de RI se diseñan para cubrir las necesidades generales de todos los rotarios del mundo. Tales materiales pueden complementarse con información específica de su distrito o región como: Estructura del distrito Directorio distrital Sitio web del distrito Ejemplos de proyectos y actividades llevados a cabo con éxito Ejemplos de iniciativas eficaces para fomentar el aumento del número de socios Calendario de planificación de los eventos distritales más importantes Ejemplos de estrategias para mejorar la organización del club o distrito Calendario de planificación En el siguiente calendario se describen las tareas necesarias para la planificación de una reunión de capacitación. El cronograma enumera los pasos que deben tomarse en los meses especificados antes de la reunión de capacitación. En los espacios provistos en las dos columnas de la derecha deberá incluirse el nombre de la persona responsable de cada tarea y la fecha de conclusión. En www.rotary.org (Cuadro social Capacitación Para los instructores) encontrará más información sobre el particular y un archivo electrónico del calendario. 12 MANUAL DE CAPACITACIÓN DISTRITAL

Seminario de capacitación Año rotario De 12 a 6 MESES antes de la FECHA DE LA REUNIÓN Fecha: Tarea Asignada a Plazo hasta Seleccionar la(s) fecha(s) y el local de la reunión en colaboración con el convocador. SEIS MESES antes de la FECHA DE LA REUNIÓN Fecha: Tarea Asignada a Plazo hasta Determinar las necesidades de capacitación. Planificar la evaluación de las necesidades. Distribuir el Cuestionario para la evaluación de las necesidades de capacitación (disponible en www.rotary.org) entre ex participantes y posibles participantes. Examinar evaluaciones anteriores o recopilar comentarios de ex participantes sobre reuniones previas de capacitación, ya sea por teléfono o personalmente. Considerar el programa de las sesiones de capacitación. Qué temas son esenciales para las sesiones? Qué temas deberían añadirse o combinarse? Empezar la búsqueda de instructores preparados. Determinar a cuánto ascienden los ingresos y gastos de la reunión, en base a presupuestos de seminarios similares realizados anteriormente. Analizar el cuestionario y las entrevistas para la evaluación de las necesidades de capacitación. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 13

Elaborar un programa de promoción. Promover la reunión a través de boletines mensuales, sitios web distritales y correspondencia masiva. TRES MESES antes de la FECHA DE LA REUNIÓN Fecha: Tarea Asignada a Plazo hasta Concretar el programa de la reunión. Decidir la disposición de las salas para cada sesión, según el programa (consulte la sección Planificación de una reunión de capacitación en www.rotary.org). Finalizar el presupuesto (consultar la Hoja de trabajo para la preparación del presupuesto en www.rotary.org). Cerciorarse de contar con el espacio adecuado, según el método de capacitación elegido. Suministrar al local los detalles de la sesión: fecha, nombre de la sala, hora de comienzo y finalización de las reuniones, y los servicios que proporcionará el local, tales como disposición de las salas, equipo audiovisual, computadoras, comidas, decoraciones y señalización. Cerciorarse de que se cuente con servicio de conserjería antes y después de cada sesión. Disponer los arreglos para el servicio de comidas. Seleccionar a los dirigentes de capacitación. Entregarles, una vez que hayan aceptado el cargo, la Hoja de trabajo para la preparación del dirigente de capacitación, disponible en www.rotary.org. 14 MANUAL DE CAPACITACIÓN DISTRITAL

Impartir la debida formación a los dirigentes de capacitación (consulte la Guía para la sesión de capacitación del instructor incluida en este manual y disponible en www.rotary.org). CINCO SEMANAS antes de la FECHA DE LA REUNIÓN Fecha: Tarea Asignada a Plazo hasta Determinar qué materiales impresos se necesitarán para la reunión (papel con membrete, sobres, distintivos, tarjetones para mesas, programas, formularios de inscripción, vales para las comidas, hojas de trabajo, material publicitario, evaluaciones y letreros) y programar cómo y cuándo los distribuirá. Nombrar un jefe de redacción que se encargue de examinar todos los materiales antes de imprimirlos. Programar la producción de los materiales para la reunión. Determinar qué otros artículos de oficina se necesitarán en sede (blocs, bolígrafos, rotafolios, marcadores, borradores). Disponer de los arreglos para el equipo necesario (micrófonos, parlantes, proyectores LCD, pantallas, computadoras, televisores/dvd, atriles, servicio de agua, etc.) con el local contratado o los proveedores del caso. Contactar con los clubes que no se hayan inscrito. Contratar a los intérpretes, si es necesario. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 15

DOS SEMANAS antes de la FECHA DE LA REUNIÓN Fecha: Tarea Asignada a Plazo hasta Terminar la lista de participantes. Imprimir los tarjetones para mesa y distintivos o gafetes. Enviar un recordatorio a todos los participantes por correo electrónico. Verificar que los materiales de inscripción contengan las hojas informativas y vales necesarios. UN DÍA antes de la REUNIÓN Fecha: Tarea Asignada a Plazo hasta Examinar el local de la reunión. Disponer los asientos para los invitados importantes y funcionarios de Rotary, según el orden de precedencia prescrito en el Rotary Code of Policies.* Reunirse con los dirigentes de capacitación para aclarar dudas de último momento. Suministrar a los dirigentes de capacitación la lista de control para la sala de capacitación incluida en la Hoja de trabajo para la preparación del dirigente de capacitación, disponible en www.rotary.org. Guardar los archivos pertinentes en una computadora portátil, CD-ROM o un disco de memoria flash. * El apartado 26.090. del Rotary Code of Policies establece el protocolo respecto al orden en que se ha de presentar a los dignatarios indicados a continuación y la asignación de los asientos correspondientes a estas autoridades rotarias en toda reunión y acto oficial de Rotary: funcionarios de Rotary International y La Fundación Rotaria, ex funcionarios y futuros funcionarios de RI y LFR, integrantes de comités, y sus respectivos cónyuges. 16 MANUAL DE CAPACITACIÓN DISTRITAL

DURANTE LA REUNIÓN Fecha: Tarea Asignada a Plazo hasta Examinar el local de la reunión. Conversar con los participantes para constatar que todo marche satisfactoriamente. Utilizar un programa/lista de control detallada al minuto para la conducción de la reunión. Distribuir los formularios de evaluación. Hasta DOS SEMANAS después de la FECHA DE LA REUNIÓN Fecha: Tarea Asignada a Plazo hasta Reunirse con los miembros del comité para que rindan sus informes y analizar los resultados de la reunión. Reunirse con todos los dirigentes de capacitación para que rindan sus informes. Examinar las evaluaciones y analizar los resultados. Intercambiar ideas con los dirigentes distritales a fin de hacer las mejoras necesarias para reuniones futuras. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 17

2 Guía para la sesión de capacitación del instructor El presente modelo tiene como objetivo facilitar la preparación y adaptación de la guía para las sesiones de capacitación de los instructores. Incluye un programa y los esbozos de las sesiones. Podrá encontrar información complementaria en www.rotary.org. Las sesiones que siguen a continuación incluyen los respectivos recursos disponibles en línea. A fin de aprovechar al máximo las sesiones de capacitación, recomiende anticipadamente a los participantes que repasen dichas páginas antes de asistir a la reunión. En www.rotary.org (Cuadro social J Capacitación J Para los instructores J Capacitación del instructor) encontrará la versión en Word de la guía de la sesión y las diapositivas correspondientes. Utilice las preguntas y las actividades sugeridas que mejor se ajusten a las necesidades de los participantes. GUÍA PARA LA SESIÓN DE CAPACITACIÓN DEL INSTRUCTOR 19

Programa Este programa es para una reunión de capacitación de un día de duración, la cual puede celebrarse los demás cursos de formación del año. Si piensa llevar a cabo en el distrito una sesión de capacitación el instructor para cada una de las reuniones distintas, modifique el programa de manera acorde. Desde Hasta Duración Capacitación del instructor 60 min. Comida e inscripción (optativo) 30 min. Palabras del instructor distrital 30 min. Ciclo de capacitación para el desarrollo del liderazgo 15 min. Descanso 60 min. La capacitación de los rotarios 60 min. Comida 60 min. Capacitación con moderador 45 min. Comunicación no verbal 15 min. Descanso 60 min. Manejo del tiempo 45 min. Métodos de capacitación interactivos 30 min. Palabras del instructor distrital y evaluación 20 MANUAL DE CAPACITACIÓN DISTRITAL

Sesión plenaria de apertura El Comité Distrital de Capacitación debe aprovechar la sesión plenaria de apertura como una oportunidad para marcar la tónica del seminario para informar, motivar e inspirar a los participantes. Pautas para la sesión Explicar cómo la sesión preparará a los dirigentes de capacitación para impartir formación a los rotarios. Repasar el programa, incluido el horario de los descansos y las comidas. Explicar los aspectos logísticos para los grupos de discusión. Sesión 1: Ciclo de capacitación para el desarrollo del liderazgo Se conoce como Ciclo de capacitación para el desarrollo de liderazgo al programa anual de sesiones de formación que recomienda Rotary con el objeto de preparar a los rotarios que asumirán nuevos cargos de liderazgo y mantener a los socios actualizados. Se ha establecido para cada reunión temas específicos, así como materiales y recursos para el convocador y los participantes. Al finalizar la sesión, los participantes: Estarán familiarizados con el Ciclo de capacitación para el desarrollo del liderazgo Sabrán cuáles son las reuniones de capacitación que se celebran en el distrito Entenderán cabalmente la función que cumplirán como dirigentes de capacitación Recursos en línea En www.rotary.org (Cuadro social Eventos) encontrará información detallada sobre el Ciclo de capacitación para el desarrollo del liderazgo, los eventos de formación que recomienda Rotary, los convocadores y participantes de cada reunión y los recursos y materiales pertinentes. Pautas para la sesión Proporcionar un cuadro panorámico del ciclo de capacitación para el desarrollo del liderazgo de Rotary. Explicar cómo cada reunión del ciclo de capacitación se basa en la anterior. Mencionar los programas de capacitación que ofrece el distrito. Indicar las fechas de las próximas reuniones de capacitación en el distrito. Explicar las funciones del dirigente de capacitación en el distrito. Explicar las expectativas respecto a la función de los dirigentes de capacitación. GUÍA PARA LA SESIÓN DE CAPACITACIÓN DEL INSTRUCTOR 21

Preguntas para la discusión Qué beneficios reportan estas reuniones de capacitación al club y distrito? Cómo se benefician el club y el distrito con un sistema de formación permanente? Qué reunión de capacitación es la más importante y por qué motivo? Qué funciones cumplirán en cada reunión de capacitación? Actividades que se sugieren Establezca, al inicio de la sesión, las normas de procedimiento que se usarán, por ejemplo, esperar el turno para hacer uso de la palabra, animar a los participantes a expresar sus opiniones y respetarlas y limitar el uso de teléfonos móviles. Exhiba el comportamiento que los participantes deberían emular al conducir sus reuniones de capacitación. Es importante sentar las normas desde un comienzo a fin de que todos sepan lo que se espera de ellos, y propiciar así una participación plena y ordenada. Divida a los participantes en subgrupos, y asigne a cada grupo una reunión de capacitación. Déles 10 minutos para que intercambien ideas sobre la reunión asignada y los motivos por los cuales los rotarios deberían asistir a la misma. Luego, cada grupo deberá hacer una presentación acerca de la reunión que le ha tocado, incluidos los temas a tratarse, la fecha de realización, y los motivos por los cuales los rotarios deberían asistir. Imprima copias del Ciclo de capacitación para el desarrollo del liderazgo para la reunión. En una hoja de rotafolio, anote las reuniones recomendadas por la Directiva y pida a los participantes que marquen la reunión que consideran más importante. Una vez que todos hayan votado, analice las razones de su selección. Sesión 2: La capacitación de los rotarios Recuerde que los rotarios son voluntarios cuyo tiempo es sumamente valioso. A fin de que se imparta una capacitación eficaz, deberán aplicarse técnicas didácticas básicas para adultos. Al finalizar la sesión, los participantes podrán: Comprender las características de los alumnos adultos. Nombrar las técnicas más propicias para la retención de información por parte de los adultos. Utilizar distintas estrategias para hacer presentaciones. Recursos en línea En www.rotary.org (Cuadro social Capacitación Para los instructores Capacitación de los rotarios) encontrará información acerca de técnicas para la enseñanza/aprendizaje de adultos. 22 MANUAL DE CAPACITACIÓN DISTRITAL

Pautas para la sesión Explicar las características de los alumnos adultos. Mencionar las distintas maneras en que los adultos retienen información. Mostrar distintas estrategias que los dirigentes de capacitación pueden utilizar en sus presentaciones. Preguntas para la discusión Cuáles son algunas características de los alumnos adultos? Qué experiencia tienen en la enseñanza de adultos? Qué factores deben tenerse en cuenta en la capacitación de adultos? Cómo podrían maximizar la retención de información durante la capacitación? Qué destrezas deben tener en consideración cuando hacen una presentación ante un grupo? Qué técnicas de presentación utilizan al preparar una reunión de capacitación? Actividades que se sugieren Escriba las distintas maneras (una por hoja) en que los adultos retienen información, y péguelas en las paredes de la sala. Pida a los participantes que se coloquen junto al método con el que más se identifican. Una vez agrupados, los participantes discutirán las razones por las que consideran dicho método tan eficaz. Luego cada grupo presentará sus razones. Pida a los participantes que se pongan de pie y encuentren en la sala a dos personas que no conozcan. Una vez agrupados, deberán, de manera colectiva, mencionar cinco puntos que se hayan tratado durante la sesión de capacitación. Luego, analice con todo el grupo cómo se dio la retención de la información presentada y si les fue fácil o difícil recordarla. Sesión 3: Capacitación con moderador Los instructores cumplen en realidad la función de moderadores, en otras palabras, deben ser imparciales, además de determinar, orientar y supervisar el rumbo de las discusiones del grupo. En este tipo de sesiones, se pide a los participantes que respondan preguntas en base a sus conocimientos y experiencia. Al finalizar la sesión, los participantes podrán: Describir las cualidades de un buen moderador. Explicar las distintas técnicas que se emplean en las sesiones de discusión con moderador. GUÍA PARA LA SESIÓN DE CAPACITACIÓN DEL INSTRUCTOR 23

Recursos en línea En www.rotary.org (Cuadro social Capacitación Para los instructores Capacitación de los rotarios) encontrará información sobre la función que cumple el moderador, cómo dirigir la discusión y sugerencias para lidiar con participantes que causan problemas. Pautas para la sesión Describir las cualidades de un buen moderador. Explicar las distintas técnicas que se emplean en las sesiones de discusión con moderador. Analizar las diversas maneras de formular preguntas a los participantes. Indicar las técnicas que se utilizan con participantes problemáticos. Preguntas para la discusión Qué cualidades debe reunir un buen moderador? En qué se diferencian el estilo de un moderador y el de un catedrático o conferencista? Por qué se considera una buena técnica la discusión con moderador? Qué técnicas eficaces deben utilizarse durante las sesiones con moderador? Qué harían si los participantes optaran por no intervenir en una sesión con moderador? Qué técnicas utilizarían para lidiar con participantes que causan problemas? Actividades que se sugieren Divida a los participantes en grupos de tres o cuatro y distribuya varias secciones de una de las guías para dirigentes de RI. Asegúrese de que todos los integrantes tengan su propia copia. Pida a cada grupo que lea el material. Déle a cada participante la oportunidad de moderar una discusión con los miembros de su respectivo grupo sobre el material leído. Pida luego a los participantes que rindan un breve informe sobre la actividad y respondan a las preguntas que se formulen. Las guías para dirigentes de capacitación de RI pueden descargarse gratuitamente en ww.rotary.org. Lea en voz alta el siguiente caso hipotético, o prepare uno propio: Supongamos que se encuentran moderando una sesión sobre cómo implementar un proyecto de servicio en el club. A medida que el grupo comienza a analizar las mejores prácticas para la realización de proyectos de servicio, notan que uno de los participantes se está impacientando. Está hablando de brazos cruzados con la persona a su lado, haciendo comentarios en voz alta completamente ajenos a la sesión. Qué harían como moderador? 24 MANUAL DE CAPACITACIÓN DISTRITAL

Sesión 4: Comunicación no verbal Es importante que los instructores estén conscientes de sus propios gestos y ademanes (lo que se conoce como comunicación no verbal) y la connotación que éstos puedan tener en ciertas culturas. Deben estar atentos a las expresiones o manifestaciones no verbales de los participantes en caso de que sea necesario aclarar algún concepto o hacer una pregunta. Al finalizar la sesión, los participantes podrán: Indicar los distintos tipos de comunicación no verbal. Describir cómo modificar la capacitación de acuerdo a la comunicación no verbal. Recursos en línea En www.rotary.org (Cuadro social Capacitación Para los instructores Capacitación de los rotarios) encontrará información complementaria. Pautas para la sesión Mencionar los distintos tipos de comunicación no verbal. Describir cómo modificar la capacitación de acuerdo a la comunicación no verbal. Preguntas para la discusión Qué es la comunicación no verbal? Quién puede darnos un ejemplo de comunicación no verbal? Han tenido que modificar sus técnicas de capacitación debido a la comunicación no verbal manifestada por un participante? Actividades que se sugieren Prepare un ejemplo basado en una sesión en la cual los participantes manifiesten distintos tipos de comunicación no verbal (por ejemplo, un participante está bostezando y a punto de dormirse, y otro frunce el ceño y sacude la cabeza en señal de desaprobación). Tras presentar el ejemplo, divida a los participantes en grupos de cuatro o cinco y pídales que analicen las siguientes preguntas: Qué deducirían de la situación descripta? Cómo modificarían la capacitación según el comportamiento de tales participantes? Los participantes presentarán luego sus conclusiones al grupo entero. Demuestre a los participantes la importancia de hablar claramente y con voz alta durante las sesiones de capacitación. A medida que trate el tema de la comunicación verbal, comience a hablar de manera monótona y vaya bajando la voz hasta que se escuche sólo un susurro. Siga cambiando el tono de voz y esté atento a la reacción de los participantes. Después de unos minutos, haga una pausa en la sesión para explicar la importancia de la calidad y los distintos timbres de voz. GUÍA PARA LA SESIÓN DE CAPACITACIÓN DEL INSTRUCTOR 25

Sesión 5: Manejo del tiempo En vista de que los rotarios asisten a las reuniones de capacitación en su tiempo libre, los instructores deben tener un buen manejo del tiempo a fin de que las sesiones comiencen y terminen puntualmente. Al finalizar la sesión, los participantes podrán: Aplicar técnicas para el manejo del tiempo. Determinar los materiales que necesitarán en una sala de capacitación. Recursos en línea En www.rotary.org (Cuadro social Capacitación Para los instructores Capacitación de los rotarios) podrá encontrar la Hoja de trabajo de preparación para el dirigente de capacitación, calendario de planificación y problemas de manejo de tiempo y soluciones que se sugieren. Pautas para la sesión Explicar las pautas para manejar el tiempo en una reunión de capacitación. Repasar la lista de verificación de la sala en la Hoja de trabajo de preparación para el dirigente de capacitación. Preguntas para la discusión Qué técnicas de manejo del tiempo utilizan en sus sesiones de capacitación? Al examinar la sala antes de la sesión de capacitación, qué deben tener en consideración? Actividades que se sugieren Indique a los participantes que analicen el tema del manejo del tiempo y cómo se relaciona con su experiencia personal. Luego, deberán preparar un modelo de programa para una sesión sobre desarrollo del cuadro social de 45 minutos. Incluyeron el tiempo adecuado para que sus participantes trabajen en grupo? Pregunte a los participantes: Cuando ustedes impartieron instrucción o asistieron a una reunión de capacitación, qué cosas no marcharon? Anote las respuestas en el rotafolio, y pregunte: Cómo se resolvió la situación? 26 MANUAL DE CAPACITACIÓN DISTRITAL

Sesión 6: Métodos de capacitación interactivos A fin de mantener la atención y el interés de los participantes, se recomienda a los dirigentes de capacitación incorporar actividades interactivas en sus sesiones. Tales actividades son una oportunidad para que los asistentes se conozcan mutuamente, además de motivar a los participantes a expresar sus opiniones y poner en práctica los conceptos aprendidos durante la sesión. Al finalizar la sesión, los participantes podrán: Comprender las ventajas de utilizar actividades interactivas. Determinar qué técnicas usar para impartir una capacitación interactiva. Recursos en línea En www.rotary.org (Cuadro social Capacitación Para los instructores Capacitación de los rotarios) encontrará una relación de actividades interactivas. Pautas para la sesión Explicar que a veces es necesario modificar la sesión para mantener un alto nivel de participación. Repasar las actividades interactivas con los participantes. Analizar cuál es la mejor técnica para hacer presentaciones en una sesión de capacitación. Preguntas para la discusión Qué método de capacitación prefieren? Cómo podrían incorporar uno de estos métodos si no estuvieran en la guía para la sesión? Actividades sugeridas Indique a los participantes que formen grupos según sus intereses comunes. Asigne a cada grupo un tema para la sesión, por ejemplo: la implementación de un proyecto de servicio o el desarrollo del cuadro social. Cada grupo debe hacer una lluvia de ideas sobre actividades interactivas. Una vez que hayan terminado, pídales que presenten una o dos actividades que sugerirían. Anote las actividades en una hoja de rotafolio y analice las ideas planteadas. GUÍA PARA LA SESIÓN DE CAPACITACIÓN DEL INSTRUCTOR 27

Sesión plenaria de clausura La sesión plenaria de clausura servirá de conclusión a las sesiones de capacitación e intercambios de ideas en que hubieran participado los dirigentes de capacitación durante el seminario. Es la última oportunidad que tendrá el Comité Distrital de Capacitación para destacar los puntos importantes y atender otros asuntos del distrito. El objetivo es cerrar con broche de oro la reunión de capacitación con esta sesión plenaria. Pautas para la sesión Poner de relieve los temas principales de las discusiones y los puntos fundamentales. Agradecer y reconocer la destacada participación de los asistentes al seminario. Invitar a los participantes a formular preguntas al Comité Distrital de Capacitación. Mencionar la importancia que reviste la evaluación para organizar mejores seminarios de capacitación en el futuro. 28 MANUAL DE CAPACITACIÓN DISTRITAL

OBTENGA CAPACITACIÓN DE NIVEL AVANZADO GUÍAS PARA DIRIGENTES DE RI + Brindan un programa de capacitación + Proporcionan materiales audiovisuales + Pueden ajustarse a las necesidades locales específicas Disponibles por intermedio del gobernador electo o el sitio web de RI: www.rotary.org One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698, EE.UU. www.rotary.org 246-ES (310)