Nº Gaceta: 105 del: 01/06/2001 Manual de Procedimiento Interno para el Mantenimiento, Uso y Control de los vehículos de la CNE Acuerdo tomado por la Junta Directiva de la CNE, en sesión ordinaria N 0111-01, celebrada el 21 de febrero del 2001. El Acuerdo textual mente dice: Articulo V. Presentación del Manual de Procedimientos Interno para el Mantenimiento. Uso y Control de los vehículos de la CNE. Se acuerda: Conocer el Manual de Procedimientos Internos para el Mantenimiento, Uso y Control de los Vehículos de la CNE. Informar a la Contraloría General de la República sobre el particular. Acuerdo unánime. "MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INTERNO PARA EL MANTENIMIENTO, USO Y CONTROL DE LOS VEHÍCULOS DE LA CNE. " Autorización para el manejo de vehículos I. Operadores de equipo móvil. 1 Previo al nombramiento como operador do equipo móvil, el interesado deberá aprobar el Curso de Manejo de Vehículos de Emergencia. 2 El Jefe de Transportes confeccionará el respectivo expediente y carne, que posteriormente será firmado por el Director Ejecutivo. 3 Posteriormente la Sección de Transportes hará entrega de la identificación al interesado. II. Otros funcionarios. 1 El Jefe del Departamento interesado solicitara por escrito a la Dirección Ejecutiva la autorización para que determinado subalterno sea autorizado para conducir los vehículos de la CNR. 2 Dicha solicitud será trasladada a la Sección de Transportes, quien revisara y verificara que el funcionario cumpla con los requisitos de la prueba práctica, exigencias de la Ley de Tránsito y la demás normativa existente y que haya aprobado el Curso de Manejo de Vehículos de Emergencia y tener experiencia utilizando la doble tracción.
3 Si el funcionario cumple con los requisitos, el Jefe de transportes informará al Director Ejecutivo y confeccionará el respectivo expediente y carné, que posteriormente será firmado por el Director Ejecutivo. 4 Posteriormente la Sección de Transportes hará entrega de la identificación al interesado. III. Normas generales. Cualquier funcionario que no cumpla con las condiciones generales, no podrá ser autorizado para manejar vehículos de la Institución. Es obligación de todo funcionario autorizado a conducir vehículos de la Institución portar el respectivo carné. De los formularios y registros existentes. a- Registro de firmas y expedientes conductores. 1- El Jefe de Transportes deberá mantener un registro de todos los funcionarios que están autorizados para conducir vehículos de la CNE, por lo que en él debe incluir lanío a los que desempeñan Cargo de Operador de Equipo Móvil, como al resto de los funcionarios que han sido acreditados para conducir. 2- El Jefe de Transportes deberá confeccionar un expediente por cada uno de los Conductores con copia de toda la documentación que requiera. b- Formularios. 1. Cada Departamento interesado solicitará a la Bodega de la CNE, mediante tos trámites regulares, los formularios de solicitud de vehículos para su custodia y uso. 2. El Departamento interesado procederá a llenar la boleta de solicitud de vehículos, anotando claramente la descripción del recorrido (indicando lodos los lugares propuestos a visitar), otros funcionarios que le acompañarán, hora y fecha de salida, entre otras. 3. El Departamento interesado remitirá la boleta original con todas sus copias a la.sección de Transportes debidamente firmada por el Jefe de Departamento, cuando el horario de la solicitud se encuentre dentro de los días ; horas regulares de trabajo ó de lo contrario si es para una gira u actividad fuera del horario normal de la CNE, la solicitud será entregada con el Encargado de la ventanilla única para que éste gestione la firma en la Dirección Administrativa Financiera ó en su defecto al Director Ejecutivo cuando se requiera. 4. La Sección de Transporte verificará con el registro de firmas autorizadas, que el solicitante del servicio esté debidamente registrado y que la información
suministrada este correcta, terminará de completarla, asignará el vehículo y el Conductor cuando se requiera, sellará y firmara el formulario. 5. La Sección de Transpones comunicará a la dependencia interesada el vehículo ó Conductor asignado, de acuerdo a la clasificación previamente establecida como lo exige el Reglamento de Vehículos. 6. El Jefe de Transportes confeccionará y entregará el permiso de circulación (Formulario N 2) al Conductor en los casos en que el vehículo deba circular fuera de horas y días del horario normal de la CNE. 7. En relación con el Formulario N 1, para aquellos funcionarios que están solicitando traslado después del horario normal de la CNP, deberán anotar la descripción del recorrido considerando el siguiente horario: si la hora de salida es antes de las 10,00 p.m., serán trasladados hasta la terminal de buses correspondiente y si es posterior de las 10,00 p.m. serán llevados a su casa de habitación. Salida de vehículos, revisión por parte de la Sección de Transportes, conductor del vehículo y el oficial de seguridad. 1. El Jefe de Transportes antes de proceder a la asignación del vehículo efectuará una inspección del mismo y elaborará un reporte, si presenta daños o desperfectos, utilizará para ello el formulario N 4. Deberá tener el vehículo previamente inventariado mediante el formulario N 3 con las herramientas y equipo que contiene. 2. La Sección de Transportes, sin excepción, entregará bajo inventario toda la herramienta y equipo al Conductor que se le está asignando el vehículo. 3. El Jefe de Transportes deberá de llevar el control de la información que le brindan los Conductores de los vehículos, en relación a los lugares en donde serán guardados fuera de la jornada laboral de trabajo y verificará previamente porque estos presenten toda la seguridad necesaria. 4. El Conductor recibirá el vehículo contra inventario, que incluye los formularios N" 3 y?4 y verificará que porte los dispositivos, placas correspondientes, sus niveles de lubricantes, combustible, frenos, dirección, luces, presión de las llantas, el estado general de (as llantas, nivel de agua. etc. en caso de desperfecto deberá informarlo por escrito al Jefe de Transportes. 5. El Conductor deberá asegurarse que tiene el permiso de circulación respectivo (Formulario N o 3 y el Formulario N 1 debidamente firmados. 6. El Oficial de Seguridad, revisará que los Formularios N 1 (Solicitud de Vehículos) y N 2 (Permiso de Circulación, cuando el vehiculo deba circular fuera de horas y días del horario normal de la CNF ), estén debidamente autorizados y anotará el kilometraje de salida en la bitácora.
7. El Oficial de Seguridad, verificará que tanto el Conductor como las personas que le acompañan sean las que se autorizaron en la solicitud de vehículos, de lo contrario no procederá a otorgar la salida y lo reportará al Jefe de Transportes, para que se emita una nueva boleta de salida con los datos correspondientes. Obligaciones del conductor del vehículo durante y después de una gira. 1. Todos los funcionarios estarán en la obligación de entregar al Jefe de Transportes una copia del plan de giras como soporte para la solicitud de vehículos que quedará en custodia en la Sección de Transpones como respaldo de la asignación del vehículo. Documento que será de utilidad para la verificación posterior del control de kilometraje, gastos de combustible u otros rubros, que forman parte de la liquidación de viáticos del Conductor. 2. Será obligación de lodo conductor presentar a la Sección de transportes una copia de las facturas por concepto de combustible, lubricantes u otros accesorios que tengan que ver con el mantenimiento del vehículo, para su firma y V B. 3. Previo a la gira ó durante una gira ü al finalizar la jornada de trabajo cuando se requiera, el Conductor del vehículo deberá informar al Jefe de Transportes o a Base Cero del lugar donde dejará el vehículo guardado, va que él será el responsable por la seguridad de la unidad a su cargo. 4. Aparte de las consideraciones que dicta el Reglamento de Vehículos en el Capitulo IV y V, artículos 12 y 13 e incisos del a) al k) y del a) al i) respectivamente, el Conductor del vehículo deberá dejar el mismo, inmediatamente al concluir una gira de acuerdo a lo programado, en las instalaciones de la CNE. 5. El vehículo lo dejará lavado, con el tanque de combustible lleno y en óptimas condiciones o en su defecto con el reporte de los desperfectos dirigido al Jefe de Transportes y si llega después de la jornada ordinaria dejará las llaves en la Cásela de Seguridad, después que se le realice la inspección ocular por parle del Oficial de Segundad en tumo, para verificar que se cumpla con estos supuestos. Ingreso de vehículos a la CNE. 1. El oficial de Seguridad anclará cu la bitácora el kilometraje de entrada y remitirá el reporte respectivo a la Sección de Transportes, así como en horarios fuera de la jornada de trabajo elaborara un informe de los desperfectos encontrados en e! vehículo. 2. Durante la jornada normal de trabajo el Jefe de Transportes recibirá bajo inventario el vehículo, efectuará una inspección del mismo y si es necesario elaborará un reporte.si presenta daños o desperfectos que deberán anotarse en el formulario N o 4.
3. La Sección de transportes archivará las copias del formulario #1 en el consecutivo, otra en el expediente del vehículo y otra en el expediente de la Dependencia que lo utilizó. Reporte mensual de kilometraje, consumo de combustible y mantenimiento. 1. El Jefe de Transportes mensual mente elaborará un reporte por vehículo que deberá contener el kilometraje recorrido, gasto de combustible, cambio de aceite y todo lo relacionado con el mantenimiento del vehículo. El reporte reflejará lo que se gastó en el servicio normal, en la prevención y atención de emergencias y especificará en cuales emergencias. 2. El Jefe de Transportes mensual mente elaborará un reporte del uso de vehículos por Departamento, que contendrá: cantidad de kilómetros recorridos, estimación de gasto de combustible, número de solicitudes tramitadas, accidentes ocurridos, etc. El reporte deberá reflejar lo que se gastó en el servicio normal, en la prevención y atención de emergencias y cuales emergencias. 3. Estos reportes serán remitidos a la Jefatura de Servicios Generales, dentro del informe mensual de labores. Revisión periódica de vehículos. 1. El Jefe de Transportes elaborara trimestralmente un programa de revisión y mantenimiento de vehículos, que remitirá a la Jefatura de Servicios Generales para su aprobación. Deberá abarcar: lavado de chasis y moler, arrancador, asientos, balería, caja de cambios, carrocería, conjunto de clutch, compensadores, depurador de aire, dirección, llantas, motor, radiador, pintura y otros detalles que estimen necesarios, como el funcionamiento del equipo de comunicaciones. 2. Los vehículos que presenten algún tipo de desperfecto o ajustes que se deben realizar, se enviarán al taller mecánico que esté prestando el servicio en ese momento. 3. El Jefe de Transportes levara un control estricto de cambios de aceite y lubricantes para motor, diferenciales, caja de velocidades y dirección, cambios de filtros lubricantes y otros, así como las fechas para realizar los correspondientes afinamientos. 4. El Jefe de Transportes velara porque el servicio de limpieza de los vehículos se esté practicando debidamente por cada uno de los responsables del vehículo, dicho control lo realizará de forma periódica. 5. Cada vez que se requiera, pero al menos una vez trimestralmente, se enviarán los vehículos al Departamento de Comunicaciones para la revisión del radio, remitiendo éste último a la Sección de Transportes por escrito la situación de la revisión para su información.
6. El Jefe de Transportes deberá realizar el inventario regularmente también de las herramientas básicas del vehículo y equipo que tenga. Control de las pólizas. 1. Será responsabilidad del Encargado de Servicios Generales llevar un registro y control de las pólizas que la CNE tiene suscritas con el Instituto Nacional de Seguros, además, será responsable de las inclusiones oportunas de nuevos vehículos, exclusiones, renovación y pagos de primas. 2- El Jefe de Transportes deberá comunicar por escrito al Encargado de Servicios Generales aquellos vehículos que por diversas razones han estado fuera de funcionamiento por un periodo mayor a seis meses, para que estos sean excluidos de la misma. Reporte de accidentes. a) Obligaciones del conductor del vehículo. 1. Al incurrir en un accidente el Conductor deberá llamar al 800-800-8000 del Instituto Nacional de Seguros y deberá esperar la llegada del funcionario de esta institución y de la Policía de Tránsito, ó dirigirse al OIJ si es para denunciar inmediatamente el delito de robo ó hurto. En caso de que el Conductor no pueda hacer esta gestión deberá comunicarse a Base O para que ésta la realice. 2. El Conductor deberá comunicarse con base cero de la CNE y reportar lo sucedido, solicitando que le informen de inmediato al Jefe de Transportes, cumplido los trámites de rigor, le presentará el informe para su respectivo seguimiento en un término de 24 horas. 3. El Conductor una vez que e! funcionario del INS termine su trabajo y el Inspector de Tránsito elabore el parte correspondiente de ser posible, trasladara el vehículo a la CNE. Si no es factible, coordinará con el Jefe de la Sección de Transportes para que realice el traslado. 4. El Conductor debe presentar el aviso de accidente del vehículo, en el plazo estipulado por el INS y debe presentar la licencia de conducir al día, cédula de identidad, tarjeta de circulación. 5. El Conductor una vez que realizó el reporte del accidente, solicitará una cita en el Centro de valoración y ajuste ubicado al costado este del Redondel de Zapote para valorar los daños causados al vehículo.
6. El Conductor en coordinación con el Jefe de Transportes debe tener presente que la flotilla de vehículos esta asegurada con las coberturas A-C-D-E-F-H, las cuales dependiendo así serán los requisitos que deba cumplir para los trámites con el INS. 7. El Conductor del vehículo debe tener presente que la Boleta de Citación dada por el Inspector en el lugar del accidente no debe confundirse con el Parte Oficial de Tránsito, que debe recogerse en la Alcaldía o Juzgado que conoce la causa judicial, lugar donde deberá presentarse dentro de los S días siguientes a la colisión, este parle debe portar los sellos respectivos y requisitos que exige el INS. 8. El Conductor entregará al Jefe de Transpones la siguiente documentación: Informe por escrito del accidente dirigido al Jefe de Transportes, boleta de citación, parte oficial de tránsito, aviso de accidente ante el 1NS, plano del tránsito, declaración en la Alcaldía o Despacho Judicial corres pon diente, que forman parte de la sumaria que se presenta al INS, para el respectivo estudio de indemnización. Obligaciones del Jefe de Transportes. 1. El Jefe de transportes velará porque el Conductor presente la denuncia sobre el accidente en un plazo no mayor de cinco días hábiles, contados a partir del día siguiente de sucedido, de que haya presentado la declaración y formulario '"Aviso de Accidente" en el Departamento de Indemnizaciones ubicado en el costado este del Redondel de Zapote o en cualquiera de las Sucursales del INS. 2. El Jefe de Transportes deberá instruir a los Conductores que a la hora de presentar el aviso de accidente, debe solicitar la hoja de requisitos para el cobro de los daños. 3. El Jefe de Transportes presentará posteriormente los documentos necesarios que elige el Instituto Nacional de Seguros para el trámite de pago y cobro de daños. 4. Si por alguna razón el taller que fue asignado para la reparación del vehículo no cumplió debidamente con la reparación, el Jefe de Transportes lo reportará al Departamento de Valoración de Daños del INS, para solucionar el problema. 5. El Jefe de transportes debe tener presente que la flotilla de vehículos esta asegurada con las coberturas A-C-D-E-F-H, las cuales dependiendo del percance así serán los requisitos que deba cumplir para los trámites con el INS. 6. Es obligación del Jefe de Transportes, llevar un auxiliar actualizado de lodos los casos reportados al INS y el estado de trámite de los mismos. 7. El Jefe de Transportes tendrá la obligación de remitir todo el expediente del caso del accidente con su recomendación a la Jefatura de Servicios Generales para su revisión y trámite posterior. c) Escogencia del taller autorizado por el 1NS para que realice la reparación y trámites posteriores.
1. El Jefe de Transportes trasladará al Taller de tumo autorizado el vehículo para que le realicen los trabajos de reparación. 2. El Jefe de Transportes deberá entregar al Taller seleccionado para la reparación del vehículo, un documento en donde se establezca los daños a reparar y estará en la obligación de darle el seguimiento correspondiente. 3. Una vez cumplidos los puntos del apartado B) incisos 1-2 y 3 anteriormente descritos, el Jefe de Transportes en conjunto con la asesoría del Mecánico de la Institución, procederá a efectuar ante el INS: Negociar y aceptar el ajuste del reclamo ya sea a causa de pérdida letal, hurto, robo, salvamento, deducibles u otros. Firmar el Finiquito, Firmar la nota de aceptación por parte de la CNE del vehículo reparado a satisfacción. Informar por escrito al Presidente de la CNE que el Taller cumplió con la reparación del vehiculo en forma satisfactoria, con el fin de que el Presidente autorice la entrega de la indemnización por parle del INS al Taller. d) Obligaciones de la Jefatura de Servirlo' Generales. 1. La Jefatura de Servicios Generales tendrá la obligación de velar porque el trámite que haya realizado respetando las normas establecidas en el presente manual de procedimientos y las condiciones que exige el Instituto Nacional de Seguros. 2. Remitirá el expediente del accidente a la Dirección Ejecutiva para que se proceda a la con formación del Procedimiento Administrativo, con el fin de que se realicen las indagaciones necesarias, se apliquen las sanciones, responsabilidades y se lome la resolución correspondiente. 3. La Jefatura de Servicios Generales remitirá todos los expedientes por causa de accidentes al Departamento Legal para el trámite correspondiente. Disposiciones finales. 1 Ningún Conductor de vehículos podrá facilitar dicha unidad a personas ajenas a la Institución o funcionarios activos de la misma, que no cuenten con el respectivo permiso de conducir vigente. 2 Por ser unidades del listado quedan prohibidas las reparaciones o revisiones mecánicas sin previa autorización de la Administración o del Jefe de Transportes, o de lo contrario tendría que sufragar personalmente la responsabilidad de los gastos. 3 Todo accidente o percance en que participe un vehículo de la CNE una vez que la información es recabada por el Jefe de Transportes éste emitirá un informe con la
recomendación respectiva, a la Jefatura de Servicios Generales para que proceda con los trámites posteriores. 4 En relación con el Pago del Deducible: éste será cancelado por la CNE si fuera procedente legalmente. Si se demuestra en el proceso judicial, que el Operador del Equipo es declarado responsable de la colisión, este debe asumir el momo correspondiente al deducible, además de aquellas erogaciones que realizare la CNE en favor de terceros afectados cuando si costo del daño sea inferior al monto del deducible, si es absuelto por los tribunales, el cobro debe trasladarse a la contraparte, trámite de cobro que será realizado por el Departamento Legal de la CNE. 5 Una vez que exista la sentencia en firme por parte de la dependencia Judicial competente, si es del caso el Conductor de la CNE el responsable, deberá cancelar el monto de la mulla, dentro el plazo que establece la Ley de Tránsito y deberá entregar a Servicios Generales la boleta de cancelación que demuestre el cumplimiento de esta obligación. 6 El realizar indebidamente los trámites correspondientes en caso de un accidente, el hecho que se obvie el informe del percance sufrido ante cualquier Jerarca Superior o a la Sección de Transportes, el que las gestiones ante el INS no se hagan en el tiempo requerido, así como el no cumplimiento del trámite de solicitud de vehículo debidamente como se manifiesta en la normativa presente, serán factores a considerar ante un accidente que el arreglo corra por parle del Conductor del equipo en ese momento, situaciones que serán evaluadas mediante un proceso administrativo interno. 7 Es igualmente responsable, quien permita, a otra persona conducir un vehiculo de la CNE sin causa justificada o sin la debida autorización o boleta que así lo indique. 8 Tanto el Conductor como el Jefe de Transportes no deben realizar conciliaciones o arreglos extrajudiciales en caso de un accidente, sin la autorización previa del Instituto Nacional de Seguros o de la Asesoría del Departamento Legal de la CNE. 9 Se recomienda a los Conductores que ante un percance o accidente con un vehículo de la CNE, soliciten la asesoría respectiva al Departamento Legal de la Institución antes de dirigirse a declarar a la Alcaldía o Circuito Judicial competente. 10. Los formularios que se mencionan en este Manual y que se adjuntan se consideran parle del mismo. San José, 23 de febrero del 2001.