2. PLANTILLAS Una plantilla es un documento que contiene estilos de formato, imágenes, tablas, objetos y cualquier otra información preestablecida. Ésta se usa como base para crear documentos a partir de ciertos estilos. Por ejemplo, puede definir estilos de párrafo y de carácter en un documento, guardarlo como plantilla y usarlo para crear un nuevo documento con los mismos estilos. Si no lo especifica de otro modo, todos los documentos de texto nuevos de OpenOffice.org se basarán en la plantilla predeterminada. Una plantilla es un modelo o patrón para crear documentos nuevos. En una plantilla se guarda internamente el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente, el tamaño, etcétera., de todo el documento, así como los formatos de las tablas, las tabulaciones incluidas, la configuración de números de página, encabezados y pies de página. Una plantilla es útil cuando es necesario crear repetidas veces un documento con la misma estructura. Por ejemplo, para mandar faxes, el documento será siempre muy parecido, ya que tendrá títulos para identificar al autor, la dirección, el remitente, el asunto, etcétera. Writer guarda las plantillas con el formato plantilla de documento (.ott) La principal característica de una plantilla es que al utilizarla se crea un documento Writer normal con los datos introducidos en ese momento y la plantilla permanece en su estado original, esto es, el formato y el contenido de la plantilla no se modifica, la información que se introduzca en la plantilla se guarda como un documento común de Writer con las propiedades de formato de la plantilla. En OpenOffice.org existen diversas plantillas, todas ellas se encuentran en la carpeta "C:\Archivos de programa\openoffice.org 2.4\share\template\es". Para modificar una plantilla, primero debemos abrirla, hacer los cambios que se requieran y posteriormente se guarda como plantilla. Si por cualquier motivo hemos realizados demasiados cambios y no se recuerda cómo estaba en su estado original es posible recuperar la plantilla original eliminándola, es decir borrar el archivo de la plantilla del disco duro. La próxima vez que se inicie Writer con un documento nuevo, la plantilla se creará automáticamente. 1
2.1. Creación de plantillas a partir de Documentos Writer Las plantillas y los documentos Writer son dos tipos distintos de documentos. A partir de un documento Writer podemos crear una plantilla simplemente cambiándole el tipo de documento al guardarlo. Figura 1: Cuadro de diálogo Guardar como... Así pues, para crear una plantilla a partir de un documento de Writer tendremos que: Diseñar el documento Writer Modificar el documento Writer para darle el aspecto de una plantilla. Se pueden incluir campos de estilo "Haga clic aquí...", aunque no es necesario que una plantilla contenga estos campos. Por supuesto, también es posible partir de un documento en blanco para diseñar una plantilla. Guardar como Plantilla Hacer clic en Guardar como... y en el campo Tipo seleccionar Plantilla de documento. Como ya se expuso en el punto anterior, Writer lo colocará automáticamente en la carpeta template. Darle un nombre a la plantilla y hacer clic en Aceptar. 2
También es posible entrar por el menú Archivo Plantillas Guardar..., Writer mostrará el cuadro de diálogo que tenemos en la imagen inferior, asigne nombre y ubicación, finalmente haga clic en el botón Aceptar para concluir. Figura 2: Cuadro de diálogo Plantilla de documento Se pueden crear las plantillas que sean necesarias, no hay límite, y para tenerlas organizadas existe el comando Archivo Plantillas Administrar. Este comando permite crear carpetas para clasificar las plantillas y mantenerlas organizadas. Figura 3: Cuadro de diálogo Administrar plantillas Elementos que se guardan en una Plantilla. Una plantilla no solo conserva las propiedades de formato de texto de un documento Writer, también: Los estilos que se definan. Las modificaciones a las barras de herramientas, si se añadieron o eliminaron iconos. Las entradas o modificaciones de Autotexto. 3
Lo mismo sucede con las macros y otros elementos pendientes por revisar en este curso. Es decir, en una plantilla se conserva un entorno completo de trabajo de Writer. De ahí la potencia de las plantillas para trabajar de manera eficiente. 2.2. Modificación una plantilla Es factible modificar plantillas ya existentes, tanto las plantillas proporcionadas por Writer como las que se hayan creado a partir de documentos Writer. Para modificar una plantilla es necesario abrirla y el procedimiento es el siguiente: desde el menú Archivo Abrir o hacer clic en el icono de la barra de herramientas estándar. En el disco duro es fácil encontrar diversas plantillas ubicadas en la ruta: "C:\Archivos de programa\openoffice.org 2.4\share\template\ es\wizard" aunque de este modo se mostrará el aspecto general de la plantilla, por lo que es mejor abrir una plantilla, modificar el documento y guardarla mediante el menú Archivo Plantillas Guardar. Figura 4: Cuadro de diálogo Abrir Writer muestra el cuadro de diálogo que aparece en la Figura 19. Es recomendable crear carpetas nuevas para organizar las plantillas por categorías (cartas personales, profesionales, facturas, recibos, etcétera.). 4
Figura 5: Cuadro de diálogo Plantilla de documento Si se conoce la ubicación concreta de una plantilla es viable poder abrirla para modificarla desde Archivo Plantillas Editar... 5
2.3. Uso del asistente para la creación de plantillas Desde el menú Archivo Asistentes, Writer permite crear plantillas con ayuda de un asistente; mediante una sucesión de pantallas seleccione las opciones que se ajusten a la plantilla. En la Figura 20 se aprecian los tipos de documentos que es posible crear con la ayuda del Asistente. Figura 6: Menú Asistentes Veamos por ejemplo las diversas pantallas por las que es menester pasar para crear una plantilla basada en Cartas. Al seleccionar Carta... el primer cuadro de diálogo que se muestra corresponde a la imagen de la derecha. Este cuadro permite elegir el tipo de carta que se requiera crear: Carta comercial o Carta personal y el Estilo que requiera utilizar. Posteriormente haga clic en Siguiente > para mostrar el cuadro de diálogo posterior. El paso siguiente es determinar qué elementos se deben imprimir en la plantilla; pulse Siguiente > para continuar. Figura 7: Paso 3: Asistente para cartas - "Elementos impresos" 6
En el tercer cuadro de diálogo indique el remitente de la carta o elija combinar correspondencia. Figura 8: Paso 4: Asistente para cartas - "Destinatario y remitente" En este cuadro indique si es necesario agregar un pie de página. Figura 9: Paso 5: Asistente para cartas - "Pie de Página" A continuación teclee el nombre con el que desea guardar la plantilla, Writer pregunta si requiere utilizarla o proseguir haciendo modificaciones manuales. 7
Figura 10: Paso 6: Asistente para cartas - "Nombre y ubicación" Por último se hace clic en Finalizar para salir del Asistente y ya tenemos una plantilla para generar cartas. 8