UNIVERSIDAD PERUANA CAYETANO HEREDIA VICERRECTORADO ACADÉMICO DIRECCIÓN UNIVERSITARIA DE PERSONAL DOCENTE (DUPD) MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF) LIMA - PERU
PRESENTACIÓN La Dirección Universitaria de Personal Docente, forma parte de la Estructura Orgánica de la Universidad Peruana Cayetano Heredia desde su fundación (21 de setiembre de 1961). Es así, que en Sesión de Consejo de Gobierno del 07 de marzo de 1967 se aprobó la nueva Estructura Orgánica de la UPCH, constituyéndose la DIRECCION DE SELECCION Y PROMOCION DEL PERSONAL DOCENTE Y ADMINISTRATIVO, conformada por un Director y cinco profesores. A partir de entonces se establece que las Direcciones se convierten en órganos consultivos, coordinadores y ejecutivos encargados de estudiar y solucionar aspectos específicos de la marcha institucional, dentro de las atribuciones que les concedió el Reglamento inspirado en la Ley Universitaria de aquella época. La denominación de DIRECCION DE SELECCION Y PROMOCION DEL PERSONAL DOCENTE Y ADMINISTRATIVO estuvo vigente durante una década (1967-1977). De 1978 a 1983 se denominó DIRECCION UNIVERSITARIA DE PERSONAL DOCENTE (DUPD). De 1984 a 1996 como OFICINA UNIVERSITARIA DE PERSONAL DOCENTE (OPD). De 1996 a 1999 con la reglamentación de la Reestructuración Orgánica y Funcional, se denominó DIRECCION UNIVERSITARIA DE PERSONAL Y EVALUACION UNIVERSITARIA (DUPYEU). La estructura orgánica de la DUPYEU, consideró un Director de Personal Docente y un Director Asistente encargado del proceso de Autoevaluación institucional con miras a la Acreditación Universitaria. En Asamblea Universitaria del 30 de junio de 1999 se aprueba que la Dirección Universitaria de Personal y Evaluación Universitaria (DUPYEU) se transforme en Dirección Universitaria de Personal Docente (DUPD), órgano consultivo dependiente del Vicerrectorado Académico para la coordinación y gestión de las actividades del área de su competencia. En virtud a los cambios estatutarios es que se da origen al Manual de Organización y Funciones (MOF), como un instrtumento de guía y orientación para los que los que conforman el Consejo Directivo de la DUPD. El Manual de Organización y Funciones (MOF) ha sido elaborado tomando como Base Legal la Ley Universitaria, Estatuto vigente y los Reglamentos que rigen a la DUPD. DR. AMADOR CARCELEN BUSTAMANTE DIRECTOR 2
TABLA DE CONTENIDO 1. Presentación. 2 2. Introducción.. 5 3. Objetivo. 5 4. Finalidad.. 5 5. Alcance 5 6. Composición y Constitución de la DUPD. 6 Estructura Orgánica de la DUPD 6 Flujograma: Grado de Responsabilidad... 7 Organigrama Funcional 9 7. Funciones Establecidas en el Estatuto vigente.. 10 8. Línea de Dependencia... 10 9. Líneas de Coordinación Interna. 10 10. Base Legal 11 11. Elaboración, Aprobación, Publicación, Periodicidad y Actualización. 11 12. Funciones de los Cargos Directivos y Ejecutivos de la DUPD.. 12 12.1 Del Director.. 12 Pag. Organización.. 12 Función Principal 12 Funciones Específicas. 12 12.2 Del Consejo Directivo de la DUPD. 14 Organización.. 14 Función Principal 14 Funciones Específicas.. 3
12.3 De las Comisiones 15 Organización.. 15 Función Principal.. 15 Funciones Específicas. 15 12.4 De la Secretaría Técnica.. 15 Organización 15 Función Principal. 15 Funciones Específicas 12.5 De la Asistente Ejecutiva de Administración. 16 Organización.. 16 Función Principal 16 Funciones Específicas. 16 12.6 De la Secretaria Ejecutiva.. 18 Función Principal.. 18 Funciones Específicas. 18 4
Disposiciones estatutarias rigen el quehacer de las funciones ejecutivas a las cuales son designados los docentes de la UPCH, ya sea a propuesta o elegidos por mayoría, funciones que se cumplen por períodos dando origen a los cambios necesarios para la supervivencia y progreso institucional. Por ello, la Dirección Universitaria de Personal Docente (DUPD) ha elaborado el Manual de Organización y Funciones (MOF), que permite conocer claramente el rol de cada uno de los miembros integrantes. La misión del presente Manual es la de uniformizar los canales de conducción en el marco de la estructura orgánica, grado de responsabilidad y organigrama funcional de nuestra Universidad. El Manual de Organización y Funciones (MOF) de la Dirección Universitaria de Personal Docente (DUPD) tiene como objetivo principal definir el rol de cada uno de los miembros que conforman el órgano de gobierno consultivo y de apoyo como lo es la DUPD. Organizar las funciones generales y específicas de la DUPD, en lo que a cargos Directivos, Ejecutivos y Técnico-Operativo le concierne en el marco de los Lineamientos Estatutarios. Introducción.- Objetivo.- Finalidad.- Alcance.- El ámbito de aplicación de las disposiciones contenidas en el presente Manual, comprende a la Dirección Universitaria de Personal Docente (DUPD) de la Universidad Peruana Cayetano Heredia. 5
COMPOSICIÓN Y CONSTITUCIÓN DE LA DIRECCIÓN UNIVERSITARIA DE PERSONAL DOCENTE (DUPD) Definición: Requisitos: La DUPD es un órgano consultivo y de apoyo a la Asamblea Universitaria, Consejo Universitario, Rector y Vicerrector Académico, encargándose de facilitar el cumplimiento de la gestión y objetivos estratégicos institucionales enmarcados en el ámbito de su competencia. Para conformar el órgano de gobierno de la DUPD debe satisfacerse los siguientes requisitos: Ser docente Ordinario.. Las Facultades y la Escuela de Posgrado eligen a sus Representantes ante las Direcciones Universitarias, estos pueden ser Principales, Asociados o Auxiliares. Representación estudiantil es a sugerencia de las Asociaciones Estudianliles. El personal de apoyo administrativo profesional y técnico ser graduado o titulado. Descripción: La DUPD gestiona acciones concernientes al personal docente Ordinario y Contratado, manteniendo una estrecha coordinación con las Facultades, siendo competencia de ellas la selección de su personal académico. Estructura Orgánica de la DUPD.- Por la naturaleza de sus funciones, la DUPD está conformada de la siguiente forma: a) Un Director, que deberá ser un Profesor Principal. b) El Consejo Directivo, constituido por un profesor Representante Docente de cada una de las Facultades, Escuela de Posgrado Víctor Alzamora Castro, un alumno que haya aprobado por lo menos dos años o cuatro semestres de estudios o 72 horas-crédito, propuesto por la Dirección Universitaria de Bienestar Estudiantil a sugerencia de las Asociaciones Estudiantiles. c) Las Comisiones y Subcomisiones permanentes y/o Ad-Hoc, designadas por la DUPD, Vicerrector Académico o Rector. d) La Secretaría Técnica conformada por personal profesional y/o técnico con voz pero sin voto. 6
ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA DUPD ASAMBLEA UNIVERSITARIA CONSEJO UNIVERSITARIO VICRRECTORADO ACADEMICO DIRECCION CONSEJO DIRECTIVO SECRETARÍA TÉCNICA COMISIONES Y SUBCOMISIONES PERMANENTES Y/O AD-HOC ASISTENTE EJECUTIVA DE ADMINISTRACION SECRETARIA EJECUTIVA APOYO TÉCNICO 7
FLUJOGRAMA: Grado de Responsabilidad. ASAMBLEA UNIVERSITARIA CONSEJO UNIVERSITARIO VICERRECTORADO ACADEMICO DIRECCION CONSEJO DIRECTIVO SECRETARÍA TÉCNICA COMISIONES Y SUBCOMISIONES PERMANENTES Y/O AD-HOC 8
ORGANIGRAMA FUNCIONAL Director: Representantes: Dr. Amador Carcelén Bustamante Dra. María Rivera Chira Facultad de Ciencias y Filosofía Mag. Elisa Perea Villacorta Facultad de Educación Lic. Inés Silva Mathews Facultad de Enfermería Dr. Hernán Villena Martínez Facultad de Estomatología Dr. Armando Calvo Quiroz Facultad de Medicina Alberto Hurtado Mstro. Vïctor Carrasco Cortéz Facultad de Salud Pública y Administración Carlos Vidal Layseca Dra. Estela Montenegro Serkovic Facultad de Sicología. Dr. Guillermo Leguía Puente Facultad de Veterinaria y Zootecnia Dr. Juvenal Castromonte Salinas Escuela de Posgrado Víctor Alzamora Castro Srta. Carla Romero Palacios Dirección Universitaria de Bienestar Estudiantil Secretaría Técnica: Lic. Doris Quispitupa Córdova Asistente Ejecutiva de Administración Secretaria Ejecutiva Sra. Carmen Quispitupa de De la Cruz Apoyo Técnico Centro de Cómputo de la UPCH 9
Funciones establecidas en el Estatuto.- a) Cumplir y hacer cumplir el Reglamento de Régimen de Dedicación y Modalidad de Trabajo del Personal Docente de la UPCH, proponiendo oportunamente al Consejo Universitario las modificaciones que sean necesarias en los respectivos reglamentos. b) Coordinar y apoyar a las Unidades de Personal Docente de las Facultades. c) Evaluar y compatibilizar las propuestas de las Facultades para la Ratificación, Promoción y Contratación de Personal Docente y elevarlo al Consejo Universitario para su aprobación. d) Propiciar la capacitación del personal docente de la Universidad para cubrir las necesidades institucionales. Línea de Dependencia: La DUPD depende directamente del Vicerrectorado Académico en lo que a coordinación y gestión de las actividades en su área le compete. Líneas de Coordinación Interna: En caso de ausencia o impedimento temporal del Director, éste será remplazado por el representante con Categoría de Profesor Principal al que le corresponda el primer lugar de precedencia en la carrera docente, y en ausencia de éstos, por el que el Director designe. La DUPD mantiene coordinación estrecha con las Unidades de Personal Docente de todas las Facultades. 10
Base Legal Ley Universitaria N 23733. Ley N 25035 de Simplificación Administrativa. Estatuto vigente de la UPCH. Restructuración Orgánica y Funcional de la Universidad Peruana Cayetano Heredia. Regimén de Dedicación y Modalidad de Trabajo del Personal Docente de la Universidad Peruana Cayetano Heredia. Reglamento de la DUPD. Reglamento de Ratificación y No Ratificación de Docentes. Reglamento de Concurso de Méritos y Capacidad Docente para el Ingreso a la Docencia. Manual de Normas y Procedimientos de la DUPD. Elaboración, Aprobación, Publicación, Periodicidad Y Actualización del Manual de Organización y Funciones. El Manual de Organización y Funciones es elaborado por la DUPD y aprobado por su Consejo Directivo. La DUPD publicará anualmente un tiraje de 1000 ejemplares previa inclusión de las modificaciones en los Lineamientos Estatutarios que rigen a nuestra Universidad. 11
DEL DIRECTOR: Funciones de los cargos Directivos y Ejecutivos de la DUPD.- Organización.- El puesto de Director es un cargo de confianza nombrado por el Consejo Universitario a propuesta del Rector, el período de gestión no excede al del Rector. Nombrado el Director, éste procede a conformar su Consejo Directivo el cual está integrado por los representantes designados por las Facultades, Escuela de Posgrado y Dirección Universitaria de Bienestar Universitario a propuesta de la Asociaciones Estudiantiles. Función Principal- Planifica, organiza, dirige y controla el desarrollo de las actividades de la DUPD así como sustenta las propuestas de creación y/o modificación de los Lineamientos Estatutarios que rigen a la DUPD. Funciones Específicas.- Dirigir la DUPD. Elevar al Consejo Universitario, a través del Vicerrectorado Académico, la nómina de los miembros del Consejo Directivo por el período establecido así como del personal profesional y técnico que requiera la DUPD. Convocar a sesiones de trabajo al Consejo Directivo, por lo menos dos veces al mes. Presidir el Consejo Directivo de la DUPD. Emitir voto y voto dirimente en caso de empate. Velar por el cumplimiento de los objetivos y funciones generales de la DUPD, así como de las funciones de los cargos bajo su responsabilidad. Concurrir a las sesiones del Consejo Universitario de la UPCH, con voz pero sin voto. 12
Elevar al Consejo Universitario, a través del Vicerrector Académico los proyectos, recomendaciones, informes y acuerdos de la DUPD, a pedido de la autoridad superior o a iniciativa propia. Dirigir y controlar el proceso de formulación y evaluación del Plan Operativo de la DUPD, así como informar al Consejo Universitario sobre los avances y resultados obtenidos. Elevar al Consejo Universitario propuestas de medios de difusión destinadas a dar a conocer las políticas, objetivos, planes, programas de capacitación, así como conversatorios de orientación al personal de servicio (autoridades, docentes y administrativos). Organizar conferencias y reuniones sobre asuntos que interesen a los fines de la DUPD. Actuar como vocero de la DUPD ante la comunidad docente en el marco de su naturaleza. Aplicar medidas conducentes a la adecuada administración del Personal Docente, Materiales y Presupuestales, de competencia de la DUPD, de acuerdo a las normas, procedimientos y sistemas vigentes. Aprobar y/o autorizar la información y documentación de competencia de la DUPD para su difusión. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales y normativas vigentes con relación a las funciones generales de la DUPD. Representar a la Dirección, así como integrar los Comités o Comisiones que puedan originarse en la DUPD o designe el Consejo Universitario, Rectorado y/o Vicerrectorado Académico. Establecer la línea de mando para la Dirección de la DUPD en casos de ausencia o impedimento del Director. Coordinar funcionalmente con el Vicerrectorado Académico las acciones que correspondan a dicho nivel, haciéndolas de conocimiento al Consejo Universitario. Desempeñar las demás funciones que, en el ámbito de su competencia, le sean asignadas por la Asamblea Universitaria, Consejo Universitario, Rectorado y/o Vicerrectorado Académico. 13
DEL CONSEJO DIRECTIVO DE LA DUPD: Organización.- Conformada la nómina de representantes, el Vicerrector Académico propone al Consejo Universitario la conformación de los miembros, a solicitud de la DUPD. a) Un Director, que deberá ser un Profesor Principal b) Un representante de cada una de las Facultades, Escuela de Posgrado Víctor Alzamora Castro, y un alumno que haya aprobado por lo menos dos (2) años o cuatro (4) semestres de estudios o 72 horas-crédito, propuesto por la Dirección Universitaria de Bienestar Estudiantil a sugerencia de las Asociaciones Estudiantiles. c) Comisiones y Subcomisiones permanente y Ad-Hoc, designadas por la DUPD, Vicerrectorado Académico o Rectorado. d) Por la naturaleza de la DUPD, el personal profesional asistirá a las reuniones, para tratar asuntos de su competencia, con voz pero sin voto. La participación del personal administrativo profesional y técnico es a propuesta del Director. Función Principal- Analizar técnicamente y con criterio institucional las propuestas y la ejecución de los planes y proyectos ya sea por iniciativa propia o por encargo de las instancias a las que pertenecen. Funciones Específicas.- Concurrir a sesiones de la DUPD. Asesorar al Director de la DUPD en el cumplimiento de las funciones que desarrollan las Facultades a la cual pertenecen. Informar al Director sobre los encargos que puedan haber sido encomendados. Presentar la Propuesta de Promoción de los docentes de la Facultad a la cual pertenece. Proponer cambios, modificar y aprobar los Reglamentos de la DUPD. Desempeñar las labores y demás funciones que le sean asignadas por la DUPD, en cumplimiento de los fines de la misma. 14
DE LAS COMISIONES Organización.- Las Comisiones y Subcomisiones permanentes y/o Ad-Hoc se crearán por necesidad interna de la DUPD, podrán estar integradas por los mismos miembros del Consejo Directivo o por los que designe el Consejo Universitario, Rector y/o Vicerrector Académico. Tendrán una vigencia establecida por las instancias que las convocan y darán cuenta a ellas mismas. Función Principal.- Las Comisiones y Subcomisiones Permanentes y/o Ad-Hoc que se constituyan en la DUPD, a propuesta del Rector y/o Vicerrector Académico, reunirán equipos de trabajo en la que se analizarán aspectos relevantes pero de trascendencia institucional tanto nacional como internacional, si fuera el caso. Las que se asignen de acuerdo a su naturaleza. Funciones Específicas.- DE LA SECRETARIA TECNICA DE LA DUPD: Organización.- La DUPD, en conformidad con su reglamento contará con personal profesional y técnico requerido para el cumplimiento de sus funciones. Función Principal.- Es el órgano de apoyo formado por uno o varios profesionales que tienen algo en común y una tarea por realizar a fin de efectivizar las funciones administrativas de la DUPD. Funciones específicas.- Se encargarán de dar apoyo técnico-operativo funcional a la gestión que desarrolle la DUPD. Otras de acuerdo a su naturaleza. 15
DE LA ASISTENTE EJECUTIVA DE ADMINISTRACION: Organización.- De acuerdo a la naturaleza de la DUPD, ésta puede solicitar la participación de profesionales, y/o técnicos del área de competencia a tratar. Función Principal.- Planifica, organiza, coordina, supervisa y controla las actividades de apoyo ejecutivo-operativo y administrativo de la DUPD. Funciones específicas.- Controlar, supervisar y velar por el cumplimiento de las normas y disposiciones legales existentes para el personal administrativo. Coordinar y controlar la Agenda diaria del Director y programar las reuniones y citas correspondientes. Informar al Director sobre los encargos que pueda haber sido encomendada. Recepcionar, atender y orientar a las Comisiones o personas que deseen entrevistarse con el Director de la DUPD, así como resolver los asuntos de su competencia, de acuerdo a los lineamientos impartidos y normas establecidas. Apoyar en todos los asuntos ejecutivo y administrativo que le sean solicitados por la Dirección; Consejo Directivo; Comisión y Subcomisión Permanente y/o Ad-Hoc así como el Vicerrector Académico y Rector. Emitir informes de todos los asuntos que le sean solicitados por el Director acerca de su accionar cotidiano. Citar por encargo del Director a sesiones ordinarias y extraordinarias del Consejo Directivo. Brindar atención ejecutiva y administrativa a los autoridades y docentes de la UPCH, así como de quien requiera de información. Mantener Actualizada la Base de Datos del Personal Docente Ordinario y Contratado de la UPCH. Analizar los Lineamientos Estatutarios e informar al Director de los cambios que se produzcan. 16
Analizar e informar periódicarmente al Director sobre la estadística de Contratos del Personal Docente. Analizar e informar periódicarmente al Director sobre la estadística de las Categorías Referenciales del Personal Docente. Analizar e informar periódicarmente al Director sobre la estadística de las Promociones del Personal Docente. Analizar e informar periódicarmente al Director sobre la estadística de las Licencias del Personal Docente. Analizar e informar periódicarmente al Director sobre la estadística de los Ceses del Personal Docente. Verificar la conformidad de los documentos de los docentes a contratar. Ordenar y actualizar los expedientes individuales de los docentes ordinarios con fines de promoción, ratificación y/o cese. Proponer al Director una Propuesta de Plan de Proyección de Imagen Institucional de la DUPD. Proponer al Director el Proyecto de Presupuesto Anual de la DUPD. Proponer al Director el Proyecto del Plan Operativo anual de la DUPD. Proponer al Director la elaboración de documentos que puedan generarse por naturaleza de la DUPD Realizar y controlar el inventario físico de los bienes de uso cotidiano de la DUPD. Administrar y controlar los recursos materiales de la DUPD. Controlar el flujo de egresos económicos de la DUPD. Organizar, dirigir, coordinar y controlar la labor del personal de apoyo administrativo asignado a la DUPD. Otras funciones que la DUPD le designe. 17
DE LA SECRETARIA EJECUTIVA: Función Principal.- Organizar, coordinar, supervisar y ejecutar labores Técnicas Ejecutivas Secretariales, con agrado, responsabilidad y confidencialidad, requeridas por el Director y Consejo Directivo y la Asistente de Administración de la DUPD. Funciones Específicas.- Cumplir las normas y disposiciones legales existentes para el personal administrativo. Organizar y controlar el proceso de recepción, clasificación, registro y distribución de la correspondencia de la DUPD, de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos. Organizar y controlar el archivo con el que trabaja la DUPD, en concordancia con las disposiciones vigentes. Atender y efectuar llamadas telefónicas, así como registrar las recibidas. Preparar y ordenar la documentación e información para las reuniones que se realicen, en el ámbito de competencia de la DUPD. Operar el ordenador asignado a la DUPD, así como de otros equipos, en los casos que corresponda. Redactar documentos, tomar dictado y efectuar trabajos mecanográficos. Coordinar y controlar la formulación de requerimientos y la distribución del stock de útiles y materiales de oficina comprendidos en el ámbito de su competencia. Desempeñar las demás funciones que, en el ámbito de su competencia, le sean asignadas por el Director, Consejo Directivo y Asistente de Administración. 18