GUÍA RÁPIDA PARA INTRODUCCIÓN DE CALIFICACIONES FINALES SISTEMA DE GESTIÓN ACADÉMICA AVANZADA VEGA 16/10/2008
Cómo conectarse. Antes de empezar a usar el Campus Docente Sigm@ (en adelante CDS) es recomendable ver el apartado requisitos técnicos en la Web principal de la Sigm@, con el fin de conocer los requisitos y configuración adecuados de nuestro equipo. Es conveniente entrar en la aplicación a través del portal del Campus Docente Sigm@, pues así se accederá a información de interés sobre el servicio (novedades, actualizaciones, manuales, preguntas frecuentes, etc.). No obstante, es posible acceder directamente a través de la siguiente dirección de Internet: http://150.214.113.21 /Navegacion/Inicio.html Pulsar en Entrar para acceder a la aplicación Importante. Se necesita tener cookies activadas y una máquina virtual java 1.3 o superior. Paso 1 Dirección de correo electrónico UCO (p.e. cc7calop) Paso 2 Password de correo electrónico UCO Paso 3 Pulsar en Entrar Importante. El sistema diferencia entre mayúsculas y minúsculas en las claves de usuario y contraseña, de modo que el usuario hay que introducirlo en minúsculas, sin que valgan alias, y la contraseña, tal y como la tengamos definida. 1
Navegación. UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA Al acceder a la aplicación nos encontramos con la siguiente pantalla: Menú superior Menú lateral Menú inferior En la pantalla encontramos tres zonas: 1. El Menú superior, compuesto por un conjunto de pestañas que nos permitirán ingresar en las distintas funciones de la aplicación. 2. El Menú lateral, en el que se tiene acceso a información diversa (portal web del Campus Docente Sigm@, página principal de la UCO, etc.). 3. El Menú inferior, en el que existen las siguientes pestañas: a) Menú Principal nos lleva al menú raíz de (si únicamente se tiene acceso al Campus Docente, es posible que esta pestaña nos lleve a la pantalla de inicio). b) Listados. Mediante esta pestaña se abre la aplicación GECO (gestión de colas), mediante la que veremos los listados y documentos generados con CDS). c) Procesos. Es una pestaña reservada para el Administrador del Sistema, de modo que carece de interés para el profesorado. d) Menú. Pulsando esta opción saldremos de la aplicación, salvo que tengamos asignado un perfil que nos conceda acceso a otras funciones de la aplicación (parametrización, coordinación de titulación, etc.). e) Mail. Permite enviar un correo al Administrador del Sistema. f) Ayuda. Acceso a los menús de ayuda del Sistema. g) Desconexión. Salir ordenadamente de la aplicación. Pestañas del menú superior. Grupos La primera operación que es necesario realizar para usar el Campus Docente Sigm@ es seleccionar el grupo con el que vamos a trabajar. Para ello, pulsamos en la pestaña Grupos del menú superior. Aparecerán entonces todas las asignaturas y grupos en que impartimos docencia según el plan docente del curso académico que hayamos seleccionado. Si no apareciese alguno de los grupos en que seamos docentes o nos aparece asignado alguno que no nos corresponde, debemos ponernos en contacto con la Secretaría del Centro que imparte la titulación a la que pertenece la asignatura. Una vez subsanado el error, CDS ofrecerá los grupos correctos al día siguiente. 2
En el campo Año académico aparece por defecto el curso actual. La columna selección, a la izquierda de la tabla de asignaturas grupos, mostrará el símbolo cuando accedamos por primera vez a los grupos de un curso académico. Este símbolo indica que los alumnos no han sido aún incorporados a CDS. Para incorporarlos pulsamos sobre el símbolo; cuando finaliza la transferencia, el símbolo anterior es sustituido por un botón de radio ( ), lo que indica que en algún momento anterior se ha producido la transferencia de alumnos a CDS. Este botón nos permitirá, además, seleccionar la asignatura grupo con la que deseemos trabajar. Con la carga inicial que acabamos de describir, se produce la incorporación del alumnado matriculado en ese momento en la asignatura grupo correspondiente. Las variaciones que puedan producirse como consecuencia de cambios de matrícula, cambios de grupo, nuevas matriculaciones, anulaciones, etc., no se cargan en CDS en tanto no se actualicen los datos. Por ello, es conveniente, sobre todo al inicio del curso, actualizar los datos cada vez que entremos en CDS. Para ello pulsaremos en Los alumnos que hayan causado baja por cambios de grupo o asignatura o por anulación de matrícula, no desaparecen CDS tras una actualización de datos, si bien se muestran marcados como alumno no matriculado. Si deseamos quitarlos definitivamente, podemos hacerlo con el icono que aparece a la izquierda de la pantalla. Es importante señalar que CDS permite realizar un conjunto de operaciones sobre los datos cargados, que no tienen trascendencia alguna sobre el expediente del alumno en tanto en cuanto no se produzca la transferencia de calificaciones por parte del profesorado responsable de la asignatura grupo. Introducción de calificaciones finales. Una vez seleccionada la asignatura grupo con que queremos trabajar mediante la activación del botón de radio oportuno ( ), pulsaremos el botón Calificaciones finales y accederemos a la pantalla de introducción de notas: 3
Lo primero que tenemos que hacer es elegir la convocatoria que vamos a calificar, señalándola en el campo desplegable correspondiente. También podemos indicar al Sistema cómo queremos ordenar al alumnado en el listado inferior, si por apellidos y nombre o por DNI. CDS nos va a permitir calificar al alumnado que: 1. No haya superado la asignatura en convocatorias anteriores (por ejemplo la de diciembre o extraordinaria de finalización de carrera enero ). 2. No haya consumido las dos convocatorias posibles a lo largo del mismo curso académico. 3. La asignatura no haya sido anotada como superada en el expediente por otros procesos (convalidaciones, adaptaciones o reconocimientos). Pulsando sobre este símbolo accederemos a la ficha del alumnado. NIA. Número de Identificación del Alumno. Es un número que el Sistema asigna automáticamente a cada alumno para identificarlo internamente. DNI Las columnas siguientes al NIA reflejan las calificaciones obtenidas por el alumnado en las convocatorias anteriores del curso actual a las que haya comparecido. Columnas de calificación, cuantitativa (obligaria) y cualitativa (que el Sistema coloca automáticamente, salvo en el caso de que exista más de una opción). El alumnado aparecerá con la observación No calificable cuando haya superado la asignatura en alguna convocatoria anterior, cuando haya agotado las convocatorias de que dispone durante el curso académico, cuando el alumno curse un programa de intercambio fuera de la universidad o bien cuando no sea repetidor y estemos en la convocatoria extraordinaria de diciembre,.. Para introducir las calificaciones señalaremos la numérica con un decimal y automáticamente aparecerá la cualitativa. En el caso de que una calificación numérica lleve asociada más de una cualitativa, aparecerá un mensaje como el siguiente, pidiéndonos la que queremos señalar. 4
El Sistema ofrece una tabla informativa al final de la pantalla con las diferentes calificaciones y sus equivalencias. Importante. Una vez introducidas las calificaciones hay que pulsar el botón Grabar en la parte superior de la pantalla, pues de lo contrario no quedarán registradas en CDS. Traspaso y cierre de actas. El Sistema de Gestión Académica Avanzada VEGA mantiene un procedimiento de traspaso de las calificaciones a expediente que se sucede en dos fases: 1. Traspaso de actas. Consiste en la transferencia al Sistema de las calificaciones existentes en CDS, de modo que las notas pueden visualizarse por el alumno o por el personal de Secretaría en la consulta de expediente, de forma provisional hasta el cierre de actas. 2. Cierre de actas. Cuando se produce el cierre de un acta, las calificaciones se traspasan al expediente del alumnado. Es en este momento cuando, además de poder seguir siendo visualizadas mediante las opciones de consulta de expediente, las calificaciones adquieren plenos efectos académicos y administrativos. En tanto el acta no haya sido cerrada, las calificaciones se verán en la consulta de expedientes marcadas como provisionales. Durante el curso académico 2008 2009 es obligatorio realizar el traspaso de las actas simultáneamente a la publicación de un listado de calificaciones provisionales en los tablones de anuncios, junto a la fecha, lugar y hora de revisión. El listado puede ser obtenido de SIGMA, como se indica más adelante. A partir del curso 2009 2010, para dar publicidad a las calificaciones provisionales, bastará con el traspaso de actas al Sistema, sin que sea necesaria la publicación de listados en tablones de anuncios. El sistema permitirá que el profesorado inserte la fecha, lugar y hora de revisión de calificaciones, datos éstos que serán visibles por el alumnado mediante la consulta de su expediente. Traspaso de actas. Las actas de asignaturas que han de ser evaluadas por tribunales (proyectos o trabajos profesionales fin de carrera, estancias, etc.), no pueden ser traspasadas a expediente mediante CDS, sino que han de ser tramitadas en la Secretaría del Centro. Para el resto de asignaturas, el traspaso de calificaciones al acta oficial, debe realizarse después de cubrir los siguientes pasos: 1. Seleccionar la convocatoria que vamos a traspasar. 2. Introducir las calificaciones. 3. Revisar que son correctas. 4. Pulsar el botón Grabar. Verificados estos pasos, accedemos a la opción Calificaciones finales de la pantalla principal de CDS (si no estamos ya en ella), y pulsamos el botón: Aparece entonces una pantalla como la que sigue: 5
En esta pantalla deben aparecer todas las actas abiertas de la asignatura grupo que hayamos seleccionado. Si notásemos la falta de algún acta, hemos de ponernos en contacto con la Secretaría del Centro correspondiente para que nos resuelvan el problema. Recordemos que el alumnado que haya de ser calificado por un tribunal (quienes estando en sexta convocatoria así lo hayan solicitado, o quienes estén en la séptima), o el que aparezca en CDS como No matriculado, no puede ver su calificación traspasada al acta oficial, razón por la que el sistema lo ignorará en el traspaso. Damos al botón Aceptar y tras unos instantes el Sistema nos proporcionará un informe similar al siguiente: En la parte inferior de la pantalla se nos ofrecen las incidencias que hayan podido producirse durante el traspaso (en el ejemplo se señala un alumno que estando en CDS no se encuentra incluido en el acta). En todo caso, aunque es opcional, nos conviene marcar siempre la casilla de Actualizar datos, pues de esta manera las calificaciones traspasadas serán actualizadas en CDS y aparecerán en la columna correspondiente de la convocatoria traspasada. Una vez resueltas las incidencias, para traspasar las calificaciones, hemos de pulsar el botón Aceptar. Entonces aparece de nuevo la pantalla de Listado de incidencias del proceso, para informarnos que todo ha ido bien. Pulsamos Volver y regresamos a la pantalla de Calificaciones finales en la que podemos comprobar que ya aparecen en la columna correspondiente las calificaciones de la convocatoria que se acaba de traspasar. 6
Cierre de Actas En tanto en cuanto no se produzca el cierre del acta, es posible realizar modificaciones a través de CDS. Así es posible realizar los cambios que puedan venir determinados por las revisiones que pudiera plantear el alumnado durante el período de exposición pública o en la sesión de revisión. Una vez finalizada la revisión, para que las calificaciones tengan plena efectividad en el expediente del alumnado, es necesario cerrar el acta, siguiendo un procedimiento similar al que se describió para el traspaso de calificaciones, pero pulsando en la opción de cerrar. Téngase en cuenta que cuando se produce el cierre del acta las calificaciones ya no pueden ser modificadas a través de CDS. Cualquier diligencia que deba ser realizada en fecha posterior al cierre de un acta será efectuada siguiendo los procedimientos establecidos en el Reglamento de Régimen Académico vigente, es decir, directamente en la Secretaría del Centro, si la diligencia se produce en los quince días posteriores a la fecha de cierre del acta, o a través de la Secretaría General de la UCO, si la diligencia se formula después de quince días de la fecha del cierre. Muy importante. Compruebe las calificaciones y, sobre todo, que no existe ningún alumno/a sin calificar antes de proceder al cierre de actas, pues tras el cierre no se podrán realizar modificaciones a través de CDS, siendo necesario hacerlas en la Secretaría del Centro. Importante. Una vez cerrada el acta hay que proceder a su impresión y firma por el profesorado y entregarla en la Secretaría del Centro. La impresión del acta se realiza mediante un procedimiento similar al que se describe en el apartado de esta guía Listado de calificaciones. Listado de calificaciones. Para extraer un listado de calificaciones pulsaremos sobre el botón Lista de notas en el menú superior de CDS. En la pantalla a la que accederemos, hemos de configurar nuestro listado señalando los campos que queramos que aparezcan en el mismo: Datos personales: Apellidos y Nombre. DNI. 7
NIA. Calificaciones: UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA Profesor (las calificaciones introducidas por el profesorado en CDS, pendientes de traspaso a acta). Acta (las calificaciones ya traspasadas al acta oficial). Tipo de calificaciones: Cualitativa (alfabética). Cuantitativa (numérica). Convocatoria: Señalar la convocatoria que queremos listar (en el ejemplo se visualizan las convocatorias ordinarias, pero también ofrecerá la pantalla las extraordinarias de diciembre y finalización de estudios enero ). Orden: Por apellidos y nombre. Por DNI. Por NIA. Observaciones: Podemos introducir notas aclaratorias o comentarios que aparecerán al final del listado, como por ejemplo, si se trata del listado de publicación de calificaciones provisionales, la fecha, lugar y hora de revisión de exámenes. Una vez configurado, podemos ver nuestro listado pulsando sobre el botón, en la parte superior de la pantalla. Cuando aparezca el listado en pantalla tendremos dos opciones disponibles: Volver: que nos remitirá a la pantalla de configuración del listado para que podamos reformarlo quitando o añadiendo campos. Imprimir: Pulsando esta opción podremos obtener un listado impreso, siguiendo el procedimiento señalado en el apartado GECO, gestor de colas. GECO, gestor de colas. Los datos de la aplicación pueden ser extraídos en formato pdf, Excel u otros. Al ejecutar estos procesos de obtención de datos, se abre una nueva pantalla denominada Consola de gestión de colas de 8
ejecución e impresión. Con esta consola indicaremos al Sistema cómo queremos recuperar los ficheros generados. En esta pantalla podemos seleccionar lo siguiente: Recibir notificación al terminar el proceso: si lo marcamos, recibiremos un mensaje de correo electrónico avisándonos Dirección de e mail para recibir notificaciones y listados: la dirección a la que se enviará la notificación anterior y/o el listado (ver más abajo) Formato: podemos elegir entre los formatos definidos en cada caso (pdf, Excel, etc.) Idioma: sólo está disponible en castellano Enviar por e mail: si marcamos esta opción, recibiremos el fichero con el listado como adjunto a un e mail enviado a la dirección indicada en esta pantalla. Una vez elegidas las opciones, hacemos clic en Aceptar. Si hemos marcado Enviar por e mail, recibiremos el fichero como adjunto a un mensaje. Si hemos marcado Recibir notificación al terminar el proceso, recibiremos otro mensaje avisándonos de que el proceso ha finalizado. Cuando recibamos este mensaje de aviso (o, si no lo hemos marcado, después de unos minutos) podemos pinchar en el botón Listados del menú inferior. Se abre una nueva pantalla en la que aparecen los listados generados por el usuario: los cuales podemos: Abrir en pantalla, pinchando en el nombre. Seleccionar el fichero marcando en la casilla de verificación y ejecutar una de las siguientes acciones: Guardar en nuestro ordenador Enviar por correo electrónico (se abre una nueva pantalla para generar un mensaje de correo con el fichero ya añadido como adjunto. Debemos completar la dirección de destino (A:), el Asunto y el Mensaje. Finalmente, hacer clic en el botón Enviar) 9
Eliminar (tras un mensaje de aviso, borrará el fichero del servidor) Estos listados permanecen en el servidor de CDS hasta que el usuario los elimine o se haga un borrado masivo por razones técnicas. 10