I. INTRODUCCIÓN. El presente Manual es un instrumento útil para la toma de decisiones en relación a la Oficina de Acceso a la Información de la Superintendencia de Seguros. En él se identifican la Misión, Visión y Valores de la Oficina de Acceso a la Información, la forma en que la misma se encuentra estructurada, así como las funciones que ha sido llamada a cumplir y hacer cumplir, de conformidad con lo que establece la Ley General de Libre Acceso a la Información Pública, No.200-04, del 28 de julio del 2004, y su Decreto- Reglamento de Aplicación No. 130-05, del 25 de febrero del 2005. a. Usos del Manual. Dado su contenido, el Manual debe ser usado para la administración efectiva de la Oficina de Acceso a la Información como una guía valiosa para que cada empleado conozca cuáles son sus deberes y responsabilidades. b. Estructura del Manual. El Manual se ha estructurado en cinco partes: i. Conceptos Importantes. ii. Misión, Visión y Valores. iii. Estructura. iv. Funciones de la Oficina de Acceso a la Información. v. Proceso de Solicitud de Información. c. Revisión del Manual. El Manual está diseñado de forma tal que permite su perfeccionamiento, renovación y modificación constante, acorde con el comportamiento dinámico de la Superintendencia de Seguros. d. Objetivos del Manual: i. Ser guía útil a todos los servidores públicos de la Superintendencia de Seguros sobre el proceso a seguir para dar acceso a la ciudadanía a las informaciones de la institución. ii. Describir clara y cabalmente las relaciones de autoridad y dependencia en la Oficina de Acceso a la Información, así como las relaciones de coordinación con otras áreas y entidades públicas y privadas del entorno. iii. Formalizar la Estructura Orgánica y Funcional. iv. Dar a conocer a los servidores públicos de la Superintendencia de Seguros cuáles son los derechos de los ciudadanos y las ciudadanas acerca del acceso a la información generada por la institución. 1
II. CONCEPTOS IMPORTANTES. a. OFICINA DE ACCESO A LA INFORMACION (OAI). Es un mandato de la Ley General de Libre Acceso a la Información Pública Ley 200 04 y el Decreto 130 05 que crea el reglamento de dicha ley, con el objetivo de apoyar a entidades y personas tanto públicas como privadas que soliciten algún tipo de información a cualquier organismo, entidad o institución que reciba y maneje dineros del Estado. b. ENCARGADO DE LA OAI O REPRESENTANTE DE ACCESO A LA INFORMACION (RAI). Es el responsable principal de tramitar y facilitar las informaciones requeridas por los usuarios y de ser el canal de comunicación entre la institución y la ciudadanía. Tramita además las quejas, denuncias, reclamaciones y sugerencias recibidas por la Línea 311 Atención Ciudadana. c. ASISTENTES Y AUXILIARES DE ACCESO A LA INFORMACION. Son el personal de apoyo y quienes ejecutan los procesos administrativos de la OAI, son los primeros encargados de atender a los usuarios en sus solicitudes de información, quejas, denuncias, reclamaciones y sugerencias, debiendo orientarlos en el proceso a seguir y asegurándose de que reciban respuesta oportuna. d. INFORMACION PÚBLICA. Cualquier tipo de documentación financiera relativa al presupuesto público o proveniente de instituciones financieras del ámbito privado que sirva de base a una decisión de naturaleza administrativa, así como las minutas de reuniones oficiales. Será igualmente información pública todo documento escrito, fotografías, grabaciones, soportes magnéticos o digitales o en cualquier otro formato y que haya sido creada u obtenida por ella o que se encuentre en su posesión y bajo su control de una institución pública o que reciba fondos del Estado. III. MISION, VISIÓN Y VALORES. MISIÓN Garantizar el acceso de los ciudadanos a la información que produce la Superintendencia de Seguros para estimular la transparencia administrativa y motivar la participación de la ciudadanía en la planificación, ejecución, seguimiento y evaluación de políticas públicas. 2
VISIÓN Convertir la información pública en una herramienta al servicio de la ciudadanía y un instrumento para la promoción de la transparencia y la cultura de ética de la Superintendencia de Seguros. VALORES Eficiencia. Cortesía. Transparencia. Honestidad. Civilidad. Celeridad. IV. ESTRUCTURA ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ORGANIGRAMA FUNCIONAL 3
V. FUNCIONES DE LA OFICINA DE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA. De acuerdo a la Ley 200-04, la OAI cumplirá las siguientes funciones: 1. Cumplir con los principios jurídicos y sociales, relativos al libre Acceso a la información pública, así como con lo dispuesto al respecto, por la Constitución de la República y las Convenciones Internacionales que versan sobre Derechos Humanos, que se encuentren debidamente ratificadas por el Congreso Nacional; 2. Respetar los procedimientos, plazos y limitaciones establecidas en la Ley No. 200-04, para hacer efectivo el ejercicio del derecho de acceso a información, a todo lo relativo a los distintos organismos que componen a esta Superintendencia de Seguros. 3. Garantizar la fluidez de la información, a través de boletines, publicaciones oficiales, páginas de Internet y todo otro medio de difusión que esté a nuestro alcance, indicando en los mismos, la ubicación física de la OAI, su teléfono, así como su dirección y correo electrónico. 4. Acatar y sistematizar lo dispuesto en los artículos 11 y 12 del Reglamento No. 130-05, el cual consagra lo siguiente: a. Recolectar, sistematizar y difundir la información referida en el Capítulo IV del Reglamento; b. Recibir y dar trámite a las solicitudes de acceso a la información; c. Auxiliar en la elaboración de solicitudes de acceso a la información y, en su caso, orientar a los solicitantes respecto de otros organismos, instituciones o entidades que pudieran tener la información que solicitan; d. Realizar los trámites dentro de su organismo, institución o entidad, necesarios para entregar la información solicitada; e. Efectuar las notificaciones a los solicitantes; f. Proponer los procedimientos internos que pudieran asegurar una mayor eficiencia en la gestión de las solicitudes de acceso a la información; g. Llevar un archivo de las solicitudes de acceso a la información, sus antecedentes, tramitación, resultados y costos; h. Elaborar estadísticas y balances de gestión de su área en materia de acceso a la información. i. Poner a disposición de la ciudadanía, tanto en Internet como en un lugar visible en sus instalaciones, un listado de los principales derechos que, en materia de acceso a la información, asisten al ciudadano. j. Elaborar, actualizar y poner a disposición de la ciudadanía un índice que contenga la información bajo su resguardo y administración. k. Realizar las correspondientes tachas en caso de solicitarse un documento que contenga información parcialmente reservada. Las tachas se harán bajo la responsabilidad de la máxima autoridad del organismo, institución o entidad. 4
l. Realizar las demás tareas necesarias que aseguren el efectivo ejercicio del derecho de acceso a la información, la mayor eficiencia en su misión y la mejor comunicación entre el organismo, institución o entidad y los particulares. 5. Además la Oficina de Libre Acceso a la Información Pública de la Superintendencia de Seguros recibe, tramita y da respuestas a las quejas, denuncias, reclamaciones y sugerencias recibidas por la Línea 311 Atención Ciudadana. VI. PROCESO DE SOLICITUD DE INFORMACION. 1. Completar el formulario de solicitud de información. 2. Se procede a la revisión de dicho documento con la finalidad de verificar que está debidamente completado. 3. Se hace entrega de acuse de recibo al solicitante. 4. Según la complejidad de la información, se asigna una fecha de entrega. La Ley 200-04 dispone un plazo de 15 días hábiles para la entrega de la información, en casos excepcionales la ley establece una prórroga de 10 días hábiles, esta debe ser notificada al solicitante. En caso de no ser la Superintendencia de Seguros la institución competente para ofrecer la información requerida, dicha solicitud se refiere a la institución correspondiente y se le informa al solicitante el curso que ha tomado y la institución destinataria. 5. Seguimiento de la(s) solicitud(es) hasta confirmar que se ha suministrado la información. 6. En caso de que la solicitud de información esté incompleta, incorrecta y/o confusa se le notifica al solicitante en un plazo de 3 días hábiles para que proceda a corregirla. 7. Si la solicitud de información es rechazada por alguno de los motivos dispuestos en el artículo 17 de la Ley 200-04 se le notifica al solicitante en un plazo de 10 días hábiles. La notificación debe exponer el motivo y base legal del rechazo. 5