DOCUMENTACIÓN MERCANTIL La complejidad de las actividades económicas ha hecho que los simples acuerdos verbales queden obsoletos, por la constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados. El mundo moderno de los negocios exige que cualquier paso que se dé en el campo mercantil se sustente a través de documentos con firmas de funcionarios calificados de la empresa. Donde toda emisión y recepción de documentos de diversas índoles podrán respaldar las transacciones económicas y financieras. DEFINICION DE DOCUMENTOS MERCANTILES: Los documentos mercantiles son títulos, efectos, recibos, facturas, notas de débito y crédito, planillas de sueldos, vales de mercaderías, etc. Los cuales sirven para legitimar el ejercicio de las transacciones y documentar las operaciones mercantiles en los comprobantes de contabilidad. Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de Contabilidad, donde el profesional contador obtiene los datos necesarios para procesar las cuentas y efectuar los asientos contables en los comprobantes de contabilidad. Cuanto más grande sea la empresa mucho mayor será la necesidad de usar estos documentos. CLASES DE DOCUMENTOS MERCANTILES Dentro la idea de documentación mercantil, toda constancia escrita de una transacción comercial se puede utilizar para: Certificar los registros contables realizados en libros de contabilidad. Probar un hecho desde el punto de vista legal. Partiendo desde el segundo uso, podemos observar que los libros de contabilidad son tan sólo un medio de prueba y en ciertos casos puede
convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo. Por tal importancia estos documentos son clasificados en: 1. Documentos Negociables. Son todos aquellos documentos que se pueden negociar a través de endosos, descuentos en una entidad financiera antes de su vencimiento. 2. Documentos no Negociables. Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez pueden formar pruebas desde el punto de vista legal. A continuación se presenta todos los documentos mercantiles utilizados en la práctica de la contabilidad. 1. Letra de Cambio 2. Pagares 3. Cheques 4. Recibos 5. Facturas 6. Vales 7. Notas de Remisión 8. Nota de Abono 9. Nota de Crédito MODELO DE BOLETA DE VENTA Caso práctico: La empresa Comercia Inversiones Dos Mil EIRL Domiciliado en Av. Buenos Aires 603 Chimbote con RUC 20445140016 vende al contado según boleta de venta Nº 003-005643 el 15-03-2012 al señor Ricardo Plasencia, domiciliado en Jr. Río Grande Nº 463 Trujillo. 02 escritorios metálicos, cada uno S/. 400.00 y 02 archivadores metálicos cada uno S/. 200.00.
MODELO DE FACTURA Caso práctico: El 15/03/2012 Comercial Ricardo SAC con RUC Nº 20151530406 domiciliado en Jr. Abancay Nº 406 Santa; compra a Comercial Inversiones Valery SAC. domiciliado en Jr. Vinzos Mza E Lote 6-A Santa, con Nº de RUC 20453267841, la siguiente mercadería: 20 cajas de insecticidas a S/. 120.00 cada caja mas IGV 30 fumigadoras a un valor S/. 400.00 más IGV.
LETRA DE CAMBIO La letra de cambio es una orden incondicional por escrito hecha por una persona natural o jurídica dirigida a otra persona también natural o jurídica, con el objeto de exigir que ésta efectué el pago de una determinada cantidad de dinero, a una fecha futura fija o determinable. MODOS DE GIRO DE LETRA DE CAMBIO Las modalidades de giro pueden variar según el país donde se practique la contabilidad, pero los principios siguen las modalidades de: A la vista. No se necesita ser previamente aceptada, solo basta presentar el mismo día de su giro o cualquier otro día para exigir su pago. No es muy usual hacer uso de esta práctica. A días o meses vista. Esta modalidad tiene la característica de que el plazo de vencimiento se computa a partir de la fecha de aceptación de la letra, es decir la fecha en que "a visto" el aceptante y firmado el compromiso de pagaría. A días o meses fecha. En esta modalidad el plazo de vencimiento se computa desde la fecha en que la letra fue girada. En este caso se cuentan los días conforme al año civil, es decir computando los días que tiene cada mes. A fecha fija. En esta modalidad se especifica la fecha de pago en la letra de cambio. MODELO DE LA LETRA DE CAMBIO
El llenado de una letra de cambio se realiza de la siguiente manera: 1. Valor o importe de la letra de cambio en números. 2. Fecha de emisión de la letra de cambio. 3. Número correlativo de letras de cambio que emite la empresa. 4. Plazo o fecha de vencimiento. 5. Letra o Única. 6. Nombre del beneficiario. 7. Valor de la letra en forma literal. 8. Recibido. 9. Registro del nombre del deudor, su dirección y teléfono. 10. Firma del acreedor. EL PAGARE El pagaré es una promesa escrita e incondicional de pagar una suma fija o determinable de dinero en un tiempo determinado. Este documento tiene que estar firmado por las personas que acuerdan efectuar el pago. Este es un documento privado de crédito, que en su caso puede ser elevado a instrumento público mediante el reconocimiento de firmas y rúbricas antes o después de la transacción. El pagaré se diferencia de la letra de cambio por: Incluir la estipulación de intereses ordinarios y penales. No pueden ser girado a la vista sino: A días o meses fecha. A fecha fija. Los pagarés pueden ser de diferentes tipos: 1. Simple o a sola firma. Este tipo de pagaré está firmado solamente por el deudor quien garantiza el cumplimiento de la obligación a la fecha de vencimiento. 2. Con garantía personal. Este tipo de pagaré establece que cuando existe la garantía de otra persona quien en forma solidaria y mancomunada se
compromete a satisfacer la obligación en la fecha de vencimiento en caso del incumplimiento por parte del deudor. 3. Con garantía prendaria. Este tipo de pagaré garantiza la deuda con una prenda que puede ser vehículos, joyas, títulos de propiedad, etc. 4. Con garantía hipotecaria. Este tipo de pagaré es utilizado en casos de que exista una garantía hipotecaria como un bien inmueble, en este caso el acreedor puede gestionar el remate del bien para recuperar el valor de crédito si no fue satisfecha la obligación en la fecha de vencimiento. 5. Mixto. Este tipo de pagaré es utilizado cuando existe la combinación de las garantías mencionadas. Como por ejemplo: el crédito se otorgue con garantías personales y prendarias. FORMATO DE UN PAGARE El formato de un pagaré puede tomar el siguiente modelo: Para el llenado del pagaré se procede de la siguiente manera: 1. Importe en cantidad de la deuda. 2. Nombre completo del deudor. 3. Fecha de vencimiento de la obligación.
4. Nombre del beneficiario o acreedor. 5. Importe literal. 6. El porcentaje de interés ordinario. 7. El porcentaje de interés penal en caso de mora. 8. Nombre del garante. 9. Fecha de emisión del pagaré. 10. Firma del deudor. 11. Firma del garante. EL RECIBO El recibo es un documento mercantil, mediante el cual una persona acredita haber recibido de otra persona una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de comprobante de pago. Existen varios tipos de recibos, entre las más importantes tenemos los recibos de: Recibo de Caja de Ingreso. Recibo de Caja de Egreso. Recibo de Alquiler. Recibo de Depósito en cuenta corriente. Recibo de Depósitos en garantía. Recibo de Depósitos en custodia. Recibo de Depósito a plazo fijo. Recibo de Depósito judicial. RECIBO DE CAJA DE INGRESO Es un documento que se emite para respaldar la recepción de efectivo o cheque por ventas al contado, cobranzas al cliente y otros deudores. El formato del recibo de caja de ingreso, por lo general toma la siguiente estructura:
Los recibos deben ser pre numerados y deben emitirse respetando la correlatividad de los mismos. La emisión se efectúa de la siguiente forma: 1. Importe en numeral. 2. Nombre de quién se recibe el efectivo o cheque. 3. Importe en literal, tachando lo que no corresponde. 4. Una breve descripción del pago. 5. Número del cheque y el banco. 6. Lugar y fecha de emisión. 7. Firma de cajero, en señal de haber recibido conforme. RECIBO DE LA CAJA DE EGRESO Es un documento que respalda el desembolso de efectivo por compra de bienes y servicios al contado o pago de deudas de la empresa. El formato de los recibos de caja de egreso puede seguir la siguiente estructura:
Los recibos deben ser prenumerados y deben emitirse respetando la correlatividad. La emisión se efectúa de la siguiente forma: 1. Importe en numeral. 2. Nombre del beneficiario a quién se paga el efectivo. 3. Importe en literal, tachando lo que no corresponde. 4. Una breve descripción del pago. 5. Lugar y fecha de emisión. 6. Firma del cajero en señal de haber pagado conforme. 7. Firma del beneficiario. RECIBO DE ALQUILER Este documento debe ser extendido en forma obligatoria por el dueño de casa, por el dinero que recibe del inquilino. El formato del mencionado recibo sigue el siguiente modelo:
RECIBO DE DEPOSITO EN CUENTA CORRIENTE Es un documento que firma y sella la entidad financiera, como constancia de haber recibido una determinada cantidad de dinero dentro una transacción realizada a alguna cuenta corriente o caja de ahorros de la empresa. Estos fondos son de libre disponibilidad del depositante, quien puede retirar en forma parcial o total mediante el giro de cheques o a través de cajeros automáticos que todos los bancos tiene este servicio. RECIBO DE DEPÓSITO A PLAZO FIJO Este documento mercantil es emitido por el Banco, que especifica el plazo del depósito que puede ser de 30, 90, 360, etc. días y la tasa de interés que reconoce el Banco. En este tipo de depósitos la entidad financiera ofrece a mayor plazo mayor tasa de interés. El depósito usualmente es devuelto a la fecha de vencimiento, capital más intereses. RECIBO DE DEPOSITOS EN GARANTIA Este documento es emitido por los Bancos como constancia de haber recibido valores, títulos de propiedad, etc. como garantía de un
préstamo otorgado, de modo que la devolución se efectuará una vez satisfecha la deuda tanto en capital como intereses devengados hasta la fecha de vencimiento. RECIBO DE DEPOSITO EN CUSTODIA Este documento es emitido por los Bancos o Depositarios que es otorgado como constancia de haber recibido valores, joyas, documentos y otros, las que serán devueltas al término del tiempo establecido previo pago de una comisión. RECIBO DE DEPÓSITO JUDICIAL Este documento es la constancia del depósito que se efectúa en una entidad financiera por orden del Juez. Para su retiro se requiere el endoso de la misma autoridad. RECIBOS POR HONORARIOS Si eres un trabajador independiente, es decir, no estás en planilla, pero recibes una remuneración por tu trabajo y entregas recibos por honorarios, debes conocer cuánto te corresponde pagar por impuesto a la renta de Cuarta Categoría, según el monto generado. A continuación los pasos para cumplir con tus obligaciones tributarias. 1 Inscríbete en el Registro Único de Contribuyentes (RUC) para obtener tu clave SOL y acceder al sistema por internet de declaraciones mensuales y pagos a cuenta de la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (Sunat). 2 Cada recibo por honorario expedido que supere el monto máximo establecido para este año, S/.1,500, sufrirá una retención de 10%, según el régimen tributario para la cuarta categoría. Estas retenciones sirven como créditos (adelantos) contra los pagos totales mensuales que se debe efectuar por percibir este tipo de ingresos. 3 Asimismo, por concepto de Pagos a Cuenta, el contribuyente deberá pagar el 10% del total de sus ingresos brutos mensuales, si superan el límite establecido para 2012 (S/.2,625). Este monto se calcula en base a todos los recibos por honorarios presentados a sus empleadores. 4 Sus declaraciones y pagos mensuales los podrá realizar por Internet, vía SUNAT Virtual (se requiere contar con su Clave SOL) o a través de las agencias de los bancos autorizados, llevando el archivo de su declaración. Solamente será exceptuado de estas obligaciones, cuando sus ingresos por rentas de Cuarta Categoría, no superen los S/.2,625 mensuales (en 2012). 5 Como trabajador independiente deberá presentar, cada año, la Declaración Jurada Anual del Impuesto a la Renta por los ingresos obtenidos durante el ejercicio gravable. Para 2013, la administración tributaria
dispuso que los contribuyentes obligados a declarar Rentas de Cuarta Categoría, sean todos aquellos que hubieran obtenido ingresos anuales superiores a S/.31500. 6 Reciba su constancia de pago. Registre toda esta información (el número de orden) en el PDT 616. CRONOGRAMA ULTIMO DÍGITO DEL RUC FECHA DE VENCIMIENTO 9 25 de marzo de 2013 0 28 de marzo de 2013 1 29 de marzo de 2013 2 30 de marzo de 2013 3 31 de marzo de 2013 4 01 de abril de 2013 5 04 de abril de 2013 6 05 de abril de 2013 7 06 de abril de 2013 8 07 de abril de 2013 CASO PRÁCTICO 1 Con fecha 2 de diciembre de 2012, el señor Manuel Sánchez Zúñiga, ingeniero electrónico, emitió un recibo por honorarios a una empresa por un importe de S/.1700, sobre el cual le descontaron el 10% equivalente a S/.170. Posteriormente, con fecha 30 de diciembre de 2012, giró otro recibo por honorarios a una persona natural sin negocio por un monto de S/. 1,000.
Dado que, la totalidad de sus ingresos del período diciembre de 2012 exceden el límite (2,700 > 2,589) se encuentra obligado a presentar la declaración por el pago a cuenta mensual. Entonces, el monto a pagar se determina de la siguiente forma: TOTAL INGRESOS DEL ME S/.2,700 Impuesto a la Renta (10%) 270 Retenciones (-170) Saldo a pagar 100 En el mismo supuesto, de ser el caso que el segundo recibo por honorarios hubiera tenido retención de 10% equivalente a S/. 100, la obligación se determinaría de la siguiente forma: TOTAL DE INGRESOS DEL MES S/.2,700 Impuesto a la Renta (10%) 270 Retenciones (270.00) Saldo a pagar 00 Como puede observar, en este último ejemplo a pesar que el ingreso del mes de S/ 2,700 excede el límite mensual de (S/. 2,589) se exime al trabajador independiente de presentar la declaración mensual, ya que las retenciones del período cubren la totalidad del pago a cuenta determinado. (Con información de Sunat)
Caso práctico 2 El señor Luis Gómez Terán, de profesión administrador, ha percibido ingresos independientes en 2010 por los siguientes conceptos: Por servicios a la empresa Consultores & Gerentes : Por honorarios percibidos sin retención (docencia): Total de Ingresos anual: Total de Ingresos mensual: S/.32,400 (S/.2,700 mensual) S/.14,400 (S/.1,200 mensual) S/.46,800 S/.3,900 Según Sunat: Límite mensual recibo honorarios S/.1500 Límite mensual pagos a cuenta: S/.2625 Límite anual: S/.31500 Descuento mensual: El monto fijado en su recibo por honorarios supera los S/.1500 por lo que se aplica la retención Por prestar servicios a la empresa Consultores de Gerencia le retuvieron 10% del recibo emitido (mensual) S/.270 Determinación del Impuesto a la Renta Anual 10% del Impuesto a la Renta anual S/.4,680 Menos: Retención anual de Consultores de Gerencia S/.3,240 (S/.270 x 12) Al año se le descontó (por declarar y pagar) S/.1,440