ALCANCE DE LA CONSULTORÍA Mejora y Optimización del Proceso para la Inspección Técnica de Seguridad en Defensa Civil 1. Antecedentes El Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) con el propósito de mejorar la competitividad y el entorno de negocios ha lanzado el Plan de Mejora del Clima de Negocios (2009-2011) que busca colocar a la economía peruana en la primera posición a nivel de Latinoamérica. Para ello, se han propuesto una serie de reformas, que involucran a entidades del Gobierno Nacional y Local. En este último caso, se ha priorizado la simplificación y agilización de los trámites municipales para la apertura de empresas, en el marco de una optimización de todo el proceso nacional de constitución de empresas. La Ley Nº 28976 Ley Marco de Licencia de Funcionamiento agiliza y estandariza los procedimientos de obtención de licencia de funcionamiento a nivel nacional, la Ley Nº 29090 Ley de Regulación de Habilitaciones Urbanas y de Edificaciones, el Decreto Supremo Nº 024-2008-VIVIENDA Reglamento de Licencias de Habilitación Urbana y Licencias de Edificación, el Decreto Supremo Nº 025-2008- VIVIENDA el Texto Único Ordenado de Reglamentos de los Revisores Urbanos, la Ley Nº 29476 Ley que modifica y complementa la Ley Nº 29090, ley de Regulación de Habilitaciones Urbanas y de Edificaciones, el Decreto Supremo Nº 066-2007-PCM que aprueba el nuevo Reglamento de Inspecciones Técnicas de Seguridad en Defensa Civil y la Resolución Jefatural Nº 251-2008-INDECI que aprueba el nuevo Manual de Ejecución de Inspecciones Técnicas de Seguridad en Defensa Civil conforman el marco normativo que rige el proceso de Inspección Técnica de Defensa Civil, la Ley Nº 27972 Orgánica de Municipalidades El Instituto Nacional de Defensa Civil es el ente rector del Sistema Nacional de Defensa Civil, con las atribuciones y competencias conferidas en el Decreto Ley Nº 19338 Ley del Sistema Nacional de Defensa Civil, el Decreto Supremo Nº 005-88- SGMD que aprueba el Reglamento del Sistema Nacional de Defensa Civil, el Decreto Supremo Nº 058-2001-PCM que modifica un artículo del Reglamento del Sistema Nacional de Defensa Civil, el Decreto Supremo Nº 069-2005-PCM que modifica el Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Defensa Civil, desarrolla la Gestión del Riesgo de Desastres a través de diferentes mecanismos entre ellos la referida a la autorización que se emite para el funcionamiento de empresas o negocios. La Corporación Financiera Internacional, a través de sus servicios de Asesoría para América latina y el Caribe ha realizado un estudio denominado Mapeo de Procesos de Inspección para Empresas en el que se identificó los principales procesos de inspección que las empresas deben enfrentar para iniciar y operar un negocio, así como los problemas ocasionados a los empresarios con motivo de las inspecciones. El estudio comprendió un análisis del marco legal, un trabajo de campo (en 12 entidades del Poder Ejecutivo; 7 municipalidades provinciales y distritales a nivel nacional; 3 Gobiernos Regionales; 7 gremios empresariales y 4 cámaras de comercio, construcción, turismo y otros; y 49 empresas sometidas a procesos de inspección en las ciudades de Lima, Huaraz, Piura y Trujillo), la
identificación y descripción de las mayores barreras burocráticas que afectan a las empresas en materia de inspecciones y las oportunidades de asistencia técnica en la mejora de inspecciones. Este diagnóstico preliminar demuestra que los empresarios relacionan las inspecciones técnicas de seguridad con pérdida de tiempo, altos costos y procesos burocráticos, también existe la percepción de que se solicitan muchos requisitos, y que en el momento de realizar la inspección existen muchas variables subjetivas de parte del inspector que podría desarrollar la inspección de forma rigurosa o muy superficial sin tomar en cuenta el criterio de riesgo de la actividad empresarial que se desarrolla. Un tema importante a considerar es que la normativa vigente ha dispuesto la obligación de renovar el Certificado de Defensa Civil cada 2 años, es decir el proceso de Inspección Técnica de Seguridad de Defensa Civil acompañará siempre a los establecimientos comerciales por su periodicidad, en contradicción con el carácter indefinido de la Licencia de Funcionamiento, adicionalmente, el proceso se vuelve más lento y burocrático dependiendo de la complejidad del giro y del metraje del establecimiento comercial del cual se trate. Por ello, se identificó la necesidad de simplificar el trámite referido a las Inspecciones Técnicas de Seguridad en Defensa Civil con el fin de lograr optimizar el sistema de emisión inmediata de Licencias de Funcionamiento. Por ello, se requiere contratar una consultoría especializada para analizar a profundidad el proceso de Inspección Técnica de Seguridad en Defensa Civil con el objeto de perfeccionar su regulación para hacerla más efectiva tanto a nivel del procedimiento, a nivel normativo y también a nivel metodológico reduciendo los costos de transacción para los negocios. Para el desarrollo de la consultoría se debe incluir la aplicación de encuestas y entrevistas a los funcionarios municipales de las oficinas de defensa civil, a los funcionarios municipales que emiten licencias de funcionamiento, a los funcionarios de INDECI, administrados, arquitectos y/o profesionales o técnicos que participan en el proceso, revisión de informes de inspecciones técnicas de seguridad en defensa civil tanto a nivel de inspección técnica básica como de inspección técnica de detalle, con el fin de determinar variables de riesgo reales y poder definir la casuística existente y el proceso actual, con el fin de analizarlo y posteriormente a partir de esta labor, se espera la elaboración de propuestas de reforma. La consultoría estará permanentemente acompañada por el Grupo de Trabajo de Inspecciones Técnicas de Seguridad integrado por representantes de la Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros (PCM), representante de Instituto de Defensa Civil (INDECI), representantes del International Finance Corporation del Banco Mundial (IFC) y representantes del Consejo Nacional de la Competitividad (CNC). Para tal efecto, el CNC promoverá la participación activa del citado Grupo de Trabajo facilitando información sobre los avances de la consultoría y convocándolo a las reuniones de trabajo que se sostengan en el marco de la misma. Dicho mecanismo permitirá que el Grupo de Trabajo proponga ajustes, recomendaciones y/o sugerencias al desarrollo de la consultoría. El Grupo de Trabajo podrá aprobar los avances y/o entregables de la consultoría, estando facultado para realizar el seguimiento y monitoreo de las actividades.
La Facilidad Sectorial considera en su Componente 1 Mejora del entorno de negocios, Subcomponente 1.3 Otras acciones de apoyo al Plan de Mejora de Clima de Negocios, la contratación del servicio descrito en la presente Sección, para el logro de los objetivos planteados. 2. Objetivos 2.1 Objetivo General Estudiar el procedimiento de Inspección Técnica de Seguridad en Defensa Civil con el fin de proponer un nuevo procedimiento que mejore su efectividad reduciendo costos y tiempos en base a un modelo de gestión de riesgos. 2.2 Objetivos Específicos a) Contar con un diagnóstico a profundidad del proceso actual de inspecciones incluyendo el marco normativo y la metodología utilizada. b) Formular una Nueva Matriz de Riesgos y propuestas de reforma complementarias para optimizar el proceso. 3. Alcances de la Consultoría 3.1 Elaborar un Documento que incluya lo siguiente: a) La metodología presentada en su Propuesta Técnica, ajustada y/o complementada con los aportes planteados por el Grupo de Trabajo de Inspecciones Técnicas de Seguridad, a fin de enriquecer la estrategia de acción, de ser el caso. La Metodología deberá incluir como Anexo las propuestas de documentación para el levantamiento de información: fichas, formularios, encuestas, cuestionarios para las entrevistas u otros que correspondan. b) Un cronograma de actividades detallado, que incluya la distribución de las tareas en el plazo solicitado para la ejecución de la consultoria. c) Otros aspectos que la Consultora considere necesarios para el buen desenvolvimiento de la consultoría y el logro de los productos esperados. Tener en consideración que la firma consultora deberá coordinar sus actividades en forma permanentemente (se recomienda reuniones quincenales) con el equipo del CNC. 3.2 Elaborar un informe de diagnóstico del proceso actual de Inspección Técnica de Seguridad en Defensa Civil (levantamiento del proceso actual y revisión del marco normativo vigente) Con este diagnóstico se espera identificar la problemática relacionada a cuellos de botella, estandarización de criterios aplicados en la inspección técnica, situaciones no reguladas, comportamientos no deseados de algunos actores, precisando su origen (normas, disposiciones administrativas, usos y costumbres), e identificando, riesgos reales por giro de negocio, así como elementos para una futura estandarización y simplificación del proceso. Para tal efecto, la firma consultora realizará las siguientes actividades:
a) Labor de Gabinete: En el análisis debe priorizar el enfoque a temas de seguridad, sin olvidar identificar los riesgos y problemas del proceso al interior de la organización municipal por lo que debe realizarse con detalle y profundidad en cada municipalidad estudiada. El análisis se debe desarrollar en tres (03) Municipalidades Provinciales (dos de ellas necesariamente serán la Municipalidad Metropolitana de Lima y la Municipalidad Provincial de Cusco) así como en dos (02) Municipalidades Distritales de Lima. Se deberá proponer una metodología y los criterios considerados, que justifique el tamaño de la muestra de los expedientes a estudiar (municipalidades e INDECI, donde se llevará a cabo el estudio de campo), para la aprobación del Grupo de Trabajo. b) El tamaño de muestra será igual o mayor al tamaño mínimo de muestra calculado, a fin de asegurar su representatividad, su estimación deberá ser sustentada estadísticamente por la Consultora y validada por el Grupo de Trabajo sobre la base del plazo establecido para el cumplimiento del servicio y de las condiciones restantes estipuladas en los Término de Referencia. c) Diseñar una metodología para el levantamiento de información en campo, para las municipalidades e INDECI, y presentarlo al Grupo de Trabajo de Inspecciones Técnicas de Seguridad en Defensa Civil para su aprobación. d) El análisis debe incluir datos sobre el contenido y la forma de los informes de inspección, el sustento normativo para los supuestos de aprobación o desaprobación de inspección. e) Priorizar el enfoque en temas de seguridad, identificando los riesgos y problemas de este proceso al interior de la organización municipal, por lo que el análisis debe realizarse a detalle y profundidad en cada municipalidad estudiada. f) Recopilar información sustentatoria, en relación a la normatividad aplicable para el procedimiento de Inspección Técnica de Defensa Civil. 3.2.1 Labor de Campo a nivel Municipal: a) Realizar el Análisis de Gestión del Proceso de Inspección Técnica de Defensa Civil, que involucra: Realizar un levantamiento de procesos en la municipalidad y diseñar un flujograma del proceso actual. Identificar a todos los actores que intervienen en el proceso municipal (funcionarios públicos, profesionales, administrados, etc.). Analizar cómo interrelacionan las áreas involucradas, como Trámite Documentario, Tesorería, área de emisión de Licencias de Funcionamiento, área de emisión de certificado de Defensa Civil, área responsable de la fiscalización y control municipal. Específicamente, se deberá analizar la distribución de ingresos. Identificar si hubieran trámites relacionados (previos, paralelos o posteriores a la licencia de funcionamiento), referidos a aspectos de salubridad, medio ambiente y otros de competencia municipal que se
ejecuten o pudieran ejecutarse dentro de una única intervención o actuación de la administración. Identificar si la municipalidad cuenta con algún sistema de soporte tecnológico para la emisión de informes y certificados de Defensa Civil, de ser el caso, se deberá realizar un cruce de datos con la información física existente, así como otros detalles que el consultor considere relevante. b) Realizar el análisis de expedientes municipales de Inspecciones Técnicas de Defensa Civil, que involucra: Analizar los expedientes municipales a nivel de muestras de 2 tipos: ex post y ex ante. Realizar entrevistas a actores clave en cada caso (ex post y ex ante). La muestra y los actores clave a entrevistar, podrán ser aprobados por el Grupo de Trabajo de Inspecciones Técnicas de Seguridad. c) Verificar el cumplimiento de la normatividad existente por la Municipalidad, en lo relacionado a: Cumplimiento de las normas de seguridad emitidas por INDECI. Cumplimiento de las normas sectoriales aplicables. Existencia de normas municipales en temas de seguridad y defensa civil, así como directivas y/o manuales de procedimiento de inspección técnica de Defensa Civil. Se deberá precisar si los documentos se encuentran aprobados y vigentes. Existencia en el Texto Único de Procedimientos Administrativos de las municipalidades, el procedimiento municipal para inspecciones técnicas, y si estás se encuentra adecuadas a las normas vigentes. 3.2.2 Labor de Campo a nivel de INDECI a) Realizar el análisis de Gestión del Proceso de Inspección Técnica de Defensa Civil Realizar un levantamiento de procesos en INDECI y diseñar un flujograma del proceso actual. Identificar a todos los actores que intervienen en el proceso (funcionarios públicos, profesionales, administrados). Identificar si la normatividad vigente se cumple en su totalidad en el proceso de INDECI. b) Realizar el análisis de expedientes de Inspecciones Técnicas de Detalle, desarrollados por INDECI. Entrevistar a actores claves (funcionarios de todas la áreas que intervienen en el proceso en INDECI). Incluir, en el análisis, datos sobre el contenido y la forma de los informes de inspección, si contienen sustento normativo para los supuestos de aprobación o desaprobación de inspección, si se cuenta con algún sistema de soporte tecnológico para la emisión de los mismos y otros detalles que el consultor considere relevante.
c) Verificar el cumplimiento de la normatividad existente por INDECI verificando específicamente si: Se cumplen las normas de seguridad emitidas por INDECI. Se cumplen las normas sectoriales aplicables. En el Texto Único de Procedimientos Administrativos de INDECI se encuentra adecuado a todas normas vigentes. d) Para la labor de campo la Consultora deberá aplicar encuestas y entrevistas. El objetivo de las Encuestas es captar información del proceso actual. Para las encuestas a los funcionarios se sugiere que el formato incluya preguntas cerradas sobre criterios de aprobación o desaprobación de la inspección, lugar de ingreso de la solicitud, lugar de entrega de Certificado de Defensa Civil, lugar de atención al administrado, cantidad de expedientes ingresados por mes, cantidad de expedientes atendidos por mes, cantidad de inspectores acreditados, oportunidad de la inspección: obligatoria/discrecional, oportunidad de la inspección: pre / post licencia. Para las encuestas a los administrados el formato necesariamente debe incluir los siguientes datos: Tipo de solicitante (persona natural o persona jurídica), giro del comercio, metraje del comercio, tipo de licencia: indefinida o temporal, grado de conocimiento del trámite, cantidad de veces que debe acercarse a la ventanillas de atención, conceptos y pagos realizados, tiempo total para obtener su certificado de Seguridad. El objetivo de la Entrevista es encontrar propuestas de mejora, identificar donde se encuentran los cuellos de botella, los problemas burocráticos o normativos que existen, etc. Se debe aplicar encuestas y entrevistar a los siguientes actores del proceso: Funcionarios municipales responsables del procedimiento de Inspección Técnica de Seguridad en Defensa Civil Básica de las Municipalidades Provinciales y Distritales en las que se llevará a cabo el estudio de campo. Funcionarios de INDECI responsables del procedimiento de Inspección Técnica de Seguridad en Defensa Civil de Detalle. Inspectores acreditados ante cada una de las Municipalidades Provinciales y Distritales en las que se llevará a cabo el estudio. Inspectores acreditados ante INDECI que elaboren informes de Inspección Técnica de Defensa Civil. Al menos 15 administrados por cada Municipalidad Provincial y Distrital en las que se llevará a cabo el estudio de campo. Al menos 10 administrados que tengan procedimientos ante cada sede de INDECI en las que se llevará a cabo el estudio. 3.2.3 Elaboración del Informe
Elaborar un informe de Diagnóstico completo que contendrá los resultados de la evaluación y análisis, teniendo en consideración lo solicitado en los numerales 3.2.1 al 3.2.3, desagregados por tipos de instituciones (Municipalidad Distrital, INDECI) y se incluirá los datos correspondientes a incumplimientos de parte de los administrados. 3.3 Elaborar una Propuesta de Reformas teniendo en consideración lo siguiente: a) Sobre la base del Diagnóstico del proceso actual de Inspección Técnica de Defensa Civil que contiene la identificación de las deficiencias o los procesos que deben ser optimizados, se sistematizarán las mismas, teniendo en cuenta criterios como tipo de institución, tipo de inspección, tipo de giro comercial y tipo de distrito. b) Se planteará un modelo de gestión del riesgo, con recomendaciones para mejorar el Proceso de Inspección Técnica de Defensa Civil. Para lo cual se deberá investigar al menos dos experiencias internacionales exitosas, de las cuales se puedan recoger buenas prácticas que puedan ser replicadas en el Perú. c) Se planteará un paquete de reformas en el proceso, basadas en un enfoque de gestión del riesgo, identificando las modificaciones normativas necesarias en la Ley Marco de Licencia de Funcionamiento Ley Nro.28976, el Reglamento de Inspecciones Técnicas de Seguridad en Defensa Civil - D.S. 066-2007-PCM y otras normas sectoriales de ser necesario, así como aquellas reformas que el equipo consultor logre identificar y su respectiva propuesta de implementación a corto, mediano y largo plazo, especificando los procesos actuales que deberán a ser reformados. 3.4 Elaborar una Matriz de Riesgo, que incluya lo siguiente a) Implementar un procedimiento ad hoc al riesgo del negocio, evitando inspecciones ineficientes y subjetivas que generan demoras en la obtención del certificado de inspección y por tanto de la licencia de funcionamiento. b) El consultor deberá proponer la estructura de la matriz de riesgo, sin embargo se recomienda que incluya como mínimo lo siguiente: Tipo y nombre del Riesgo Objetivo afectado (tiempo, costos, alcance, etc). Grado del impacto (muy alto, alto, moderado, etc) Probabilidad de ocurrencia Calificación del riesgo (opcional) Estrategia y Acciones de mitigación. Instancia responsable de implementarla Cronograma de implementación de reformas según corto, mediano y largo plazo c) La mejora de tiempos, costos y efectividad con las medidas propuestas.
4. Plazo y Lugar del Servicio La consultoría se desarrollará a nivel nacional, durante un periodo de hasta 120 días calendarios contados a partir de la fecha de suscripción del contrato. 5. Coordinación y Supervisión La coordinación y supervisión de la Consultoría estará a cargo de un equipo del CNC, designado por su Director Ejecutivo o del Coordinador Técnico del CNC para el Contrato de Préstamo Nº 2303/OC-PE.