Pág. 1 Instrucción de servicio nº 1/2010 sobre tramitación de gastos de viaje como consecuencia de la firma de un contrato de servicio de asistencia técnica y de gestión de viajes para la Universidad de Salamanca Con fecha 21 de octubre de 2010, el Rectorado de la Universidad de Salamanca ha dictado Resolución de adjudicación definitiva del Expte. núm. SE 34/10: Contratación de un servicio de asistencia técnica y de gestión de viajes para la Universidad de Salamanca, a favor de la empresa Viajes El Corte Inglés, S.A., C.I.F. A-28229813. El contrato entre la empresa Viajes El Corte Inglés, S.A. y la Universidad se ha firmado con fecha 29 de octubre de 2010 y tiene por objeto el servicio de asistencia técnica y organización de los desplazamientos, transporte y alojamiento del profesorado, personal de administración y servicios de la Universidad de Salamanca, alumnos o personal relacionado con actividades propias de la Universidad de Salamanca por motivos profesionales; así como personal perteneciente a Cursos Internacionales, Fundaciones Universitarias y Club Deportivo Básico. Dicho servicio comprenderá todas aquellas funciones propias de una Agencia de Viajes (información, programación de viajes, reservas, su confirmación, expedición de billetes de líneas regulares de transporte, reservas de alojamiento, etc.; tanto en territorio nacional como en el extranjero) con aplicación de las tarifas más ventajosas posibles en cada momento. Se encargará igualmente de la tramitación de reservas y cuantas gestiones relacionadas le encargue cualquiera de los Centros, Departamentos, Servicios o Unidades Administrativas de la Universidad de Salamanca, para la realización de pruebas selectivas, congresos o cualquier otra actividad programada por la Universidad. Las condiciones del contrato se reflejan en el pliego de prescripciones técnicas del contrato y en la oferta económica realizada por la empresa en el proceso de licitación. Ambos documentos se adjuntan a la presente instrucción y se encuentran disponible en http://www.usal.es/gestioneconomica. No obstante, interesa resaltar en esta exposición de motivos que, de acuerdo con el pliego de prescripciones técnicas la empresa Viajes El Corte Inglés, S.A. está obligada a: - Que los importes por desplazamientos se ajusten a lo establecido en el Real Decreto 462/2002, de 24 de mayo, sobre indemnizaciones por razón del servicio.
Pág. 2 - Que la categoría de los alojamientos se ajuste a las cuantías fijadas para los distintos grupos del territorio nacional y extranjero, señaladas en el citado Real Decreto. - Realizar el descuento por los servicios que preste que figuran en su oferta económica. - Aplicar el descuento ofrecido en su proposición económica igualmente al personal de la Universidad de Salamanca cuando soliciten servicios particulares Con el fin de regular el procedimiento interno derivado de la firma del contrato a que se ha hecho referencia, se emite la siguiente instrucción de servicios: Primero.- A partir del día 2 de noviembre de 2010 la Universidad de Salamanca y las Empresas; Sociedades y Fundaciones con participación mayoritaria de la USAL solo podrán concertar los servicios objeto del contrato suscrito con la empresa Viajes El Corte Inglés, S.A., que deberá prestarlos en los términos contenidos en el pliego de prescripciones técnicas del contrato suscrito y en la oferta económica formulada por la empresa en el proceso de licitación, que se adjuntan como anexos I y II. No obstante, en el caso de que la Universidad o las entidades incluidas en el párrafo anterior pudieran obtener tarifas más ventajosas que las ofrecidas en cada momento por la empresa citada, podrán adquirir los billetes o reservas de alojamientos correspondientes directamente en el mercado (tanto nacional como internacional). Segundo.- Los servicios de la empresa Viajes El Corte Inglés, S.A se solicitarán mediante impreso normalizado de hoja de pedido que se adjunta a la presente instrucción como anexo III. que se remitirá por fax o mediante correo electrónico a la dirección usal@viajesci.es. (Se incluyen en anexo IV datos adicionales de contacto y horario de atención de la empresa) La Agencia de Viajes enviará presupuesto normalizado por correo electrónico en el plazo de 24 horas desde la petición. Además, facilitará a la mayor brevedad posible, a los usuarios de los servicios, cualquier tipo de información adicional que soliciten relativa a la organización de los viajes, especialmente itinerarios, horarios, formalidades, precios, etc. Tercero.- Si el solicitante del servicio obtiene de otra agencia de viajes una oferta que, en igualdad de condiciones con la ofrecida por Viajes El Corte Inglés, S.A., resulte total o parcialmente más ventajosa desde el punto de vista económico, tramitará el pago por los cauces
Pág. 3 habituales, remitiendo junto con el resto de documentación necesaria el presupuesto emitido por Viajes El Corte Inglés, S.A. A partir del 1 de enero de 2011 no se admitirán a trámite facturas, bien por alojamiento, bien por transporte, bien por ambos conceptos, emitidas por empresas diferentes de Viajes El Corte Inglés, S.A. que superen los importes incluidos en el presupuesto emitido por ésta, salvo que se acredite que se han reservado con anterioridad a la publicación de la presente instrucción en el Boletín Informativo Interno de la Universidad de Salamanca. En Salamanca, a 2 de noviembre de 2010. EL VICERRECTOR DE ECONOMÍA Y GESTIÓN Fdo.: Ricardo López Fernández
Pág. 4 1.- OBJETO DEL CONTRATO ANEXO I PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS El presente contrato tiene por objeto el servicio de asistencia técnica y organización de los desplazamientos, transporte y alojamiento del profesorado, personal de administración y servicios de la Universidad de Salamanca, alumnos o personal relacionado con actividades propias de la Universidad de Salamanca por motivos profesionales; así como personal perteneciente a Cursos Internacionales, Fundaciones Universitarias y Club Deportivo Básico. Dicho servicio comprenderá todas aquellas funciones propias de una Agencia de Viajes (información, programación de viajes, reservas, su confirmación, expedición de billetes de líneas regulares de transporte, reservas de alojamiento, etc.; tanto en territorio nacional como en el extranjero) con aplicación de las tarifas más ventajosas posibles en cada momento. Se encargará igualmente de la tramitación de reservas y cuantas gestiones relacionadas le encargue cualquiera de los Centros, Departamentos, Servicios o Unidades Administrativas de la Universidad de Salamanca, para la realización de pruebas selectivas, congresos o cualquier otra actividad programada por la Universidad. La prestación de este servicio que se pretende contratar se realizará en la ubicación física que se describe más adelante y para la que la empresa dotará del personal y los medios técnicos necesarios para su funcionamiento Adicionalmente y sin perjuicio de lo anterior, también prestará su servicio por medios telefónicos y/u ofimáticos. La Universidad no asume la obligación de contratar todos los viajes a través de la Agencia que resulte adjudicataria, siempre y cuando las condiciones ofertadas por otras Empresas sean económicamente más ventajosas Los gastos que se generen por el envío de billetes serán por cuenta del adjudicatario. 2.- USUARIOS DEL SERVICIO Los usuarios de las prestaciones objeto del presente contrato serán todos los miembros de la Comunidad Universitaria (Profesores, Alumnos y Personal de Administración y Servicios) y cualquier otra persona que viaje en territorio nacional y fuera del mismo por cuenta de la Universidad (comisionados). Los servicios particulares que no se originen como consecuencia de una Orden de Comisión de Servicio con derecho a indemnización, se concertarán y abonarán directamente por los interesados, sin compromiso ni obligación alguna para la Universidad.
Pág. 5 El descuento ofrecido en la proposición económica por las empresas licitadoras se aplicará igualmente al personal de la Universidad de Salamanca cuando soliciten servicios particulares. 3.- SOLICITUD DE SERVICIOS Los servicios serán solicitados a la Agencia de Viajes por las distintas unidades administrativas de la Universidad, mediante un impreso normalizado (hoja de pedido) que se remitirá por fax o mediante correo electrónico. La Agencia de Viajes facilitará, a la mayor brevedad posible, a los usuarios de los servicios, cualquier tipo de información que soliciten relativa la organización de los viajes, especialmente itinerarios, horarios, formalidades, precios, etc. 4.- LUGAR DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS La prestación del servicio que se pretende contratar se realizará en las propias oficinas de la empresa adjudicataria, debiendo indicar en su oferta (Sobre B) el domicilio de la oficina o de las sucursales donde se prestará este servicio. Asimismo, indicará el número o números de teléfonos exclusivos y correo electrónico destinados a la Universidad. 5.- MEDIOS TÉCNICOS Y HUMANOS Las empresas licitadoras deberán acreditar suficiente infraestructura que garantice los servicios que se soliciten con detalle del equipo humano con que cuenta, en preparación y experiencia, así como los medios técnicos, esencialmente locales y equipos informáticos. La empresa adjudicataria se compromete a prestar el servicio con la máxima rapidez y eficacia, debiendo garantizar la atención a los usuarios de pedidos de la Universidad de Salamanca a través de correo electrónico, fax o mediante su gestión a través de la página web de la Universidad. El licitador deberá especificar los medios mecánicos, informáticos o de cualquier otra clase que pondrá a disposición de la ejecución del contrato. Los medios utilizados para la ejecución del servicio serán por cuenta de la empresa adjudicataria. El licitador deberá indicar en su oferta el número de personas que va a destinar a la gestión del servicio y que serán las encargadas de proporcionar asesoramiento técnico a los solicitantes de los servicios y de entregarles los títulos de viaje y/o alojamiento una vez concretados los términos del mismo. La adjudicataria designará una persona que actuará de interlocutor con la Universidad de Salamanca y será la responsable máxima de todo el servicio objeto de la licitación y deberá resolver las incidencias que puedan surgir en el funcionamiento puntual e inmediato del servicio. Por ello deberá acompañar en su propuesta el compromiso de nombramiento de un delegado con las atribuciones indicadas en el caso de resultar adjudicatario del contrato.
Pág. 6 La empresa adjudicataria proporcionará los medios humanos con la formación necesaria para atender sus obligaciones, y materiales suficientes para que cumpla los fines a que está destinada, que incluirán los terminales expendedores de billetaje necesarios. Ambos extremos deberán documentarse como parte del proyecto descriptivo que se deberá adjuntar en el SOBRE B. 6.- HORARIOS El contratista prestará el servicio de forma regular y continuada, de lunes a viernes, en el horario mínimo de 10:00 a 14:00 horas y de 17:00 a 20:00 horas. En periodos no lectivos, según se señale en el calendario académico, se podrá negociar la reducción de horario en función de las necesidades de servicio de la Universidad. Las empresas licitadoras podrán mejorar el horario exigido y se valorará también como un servicio de atención 24 horas / 365 días. 7.- COBERTURA DE RIESGOS Los licitadores dispondrán de una póliza de responsabilidad civil, para cubrir cualquier responsabilidad derivada del cumplimiento del servicio debiendo garantizar, dicha póliza, un mínimo de 600.000 (SEISCIENTOS MIL EUROS) por siniestro y anualidad. Esta póliza deberá estar en vigor durante todo el plazo de duración del contrato y, en su caso, durante la prórroga del mismo. Dicha póliza deberá cubrir a la Universidad por todos los riesgos que pudieran derivarse de la ejecución del servicio, incluyendo la asistencia letrada y representación en juicio en caso de que la Universidad sea demandada, principal o subsidiariamente, por un perjudicado como consecuencia de dicha ejecución. Los licitadores deberán disponer de un seguro colectivo de accidentes que cubra el fallecimiento derivado de accidente, invalidez permanente parcial y la invalidez permanente total y absoluta, así como un seguro de equipajes y de accidente en hoteles para todos los viajes que se realicen y cuyos títulos sean facturados por la agencia de viajes. Las características del seguro (cobertura, indemnizaciones, exclusiones) se incluirán en la documentación técnica para su valoración. El ámbito de cobertura de la póliza de responsabilidad civil y resto de seguros será mundial. Se valorará la aportación de otro tipo de seguros que cubran riesgos no mencionados en apartados anteriores y que cubran riesgos relacionados con el desarrollo de los servicios de agencia de viajes (Seguro de asistencia en viaje, cualquier otro seguro o garantía adicional y en especial la cobertura médica y prestaciones complementarias en países en los que los interesados no dispongan de las mismas). 8.- TARIFAS
Pág. 7 La agencia de viajes negociará con las compañías de transportes y los establecimientos hoteleros las condiciones que sean más ventajosas para la Universidad. La agencia asesorará e informará al usuario, siempre que sea factible, de la posibilidad de acogerse a tarifas más económicas y de las condiciones necesarias para tener derecho a las mismas. Los importes por desplazamientos deberán realizarse de conformidad con lo establecido en el Real Decreto 462/2002, de 24 de mayo, sobre indemnizaciones por razón del servicio, así como en el Convenio Colectivo del Personal Laboral de la Universidad de Salamanca. La categoría de los alojamientos se ajustará a las cuantías fijadas para los distintos grupos del territorio nacional y extranjero, señaladas en el citado Real Decreto, así como en el Convenio Colectivo del Personal Laboral de las Universidades de Castilla y León. Los servicios que preste la empresa adjudicataria estarán bonificados con el descuento que figure en su oferta económica. Los licitadores podrán incluir en su oferta la posibilidad de utilizar líneas aéreas de bajo coste ( low cost ). La empresa adjudicataria deberá emitir oferta escrita, que podrá enviarse por medios electrónicos, para cada uno de los servicios solicitados. En el caso de que la Universidad de Salamanca pudiera obtener tarifas más ventajosas que las ofrecidas en cada momento por la empresa adjudicataria, podrá adquirir los billetes o reservas de alojamientos correspondientes directamente en el mercado (tanto nacional como internacional). 9.- RESERVA DE HOTELES Los hoteles deberán ser céntricos y bien comunicados tanto a nivel nacional como internacional. La agencia de viajes aceptará, tramitará y confirmará todas las reservas de hoteles que demande la Universidad, y en las categorías solicitadas, debiendo efectuar las reservas en los hoteles con tarifas apropiadas y dentro de lo estipulado en las dietas asignadas por alojamiento, según la categoría de la persona para quien se solicite el servicio (anexo II del RD. 462/2002, de 24 de mayo, sobre indemnización por razón del Servicio y grupos señalados en el vigente Convenio Colectivo del Personal Laboral de las Universidades de Castilla y León), poniendo a disposición del personal de la Universidad las tarifas especiales que existan en cada momento en el mercado. 10.- BILLETAJE La Universidad podrá optar, cuando lo desee, por el pago del billetaje aéreo o de otros medios de locomoción y/o hospedaje mediante tarjeta de crédito, teniendo el licitador que indicar en su oferta con cuáles opera la agencia de viajes, las ventajas que reporta, el sistema de conciliación de
Pág. 8 cargos y abonos entre la Entidad Emisora de la tarjeta, la Agencia de Viajes y que la Universidad propone, y los seguros que lleva implícita. La emisión del billete aéreo será, siempre que técnicamente sea posible, electrónica. La impresión en papel de billetaje aéreo queda excluida, salvo petición expresa y por escrito de un representante autorizado por la Universidad. Por la emisión en papel se cobrará a la Agencia de Viajes el importe que las compañías aéreas repercutan. 11.- CONVENIOS El licitador podrá incluir en su oferta la relación de convenios que tenga suscritos con las diferentes cadenas hoteleras, compañías de transporte aéreo, terrestre y marítimo, compañías de alquiler de vehículos y otras empresas. 12.- FACTURACIÓN Y TRÁMITE La empresa que resulte adjudicataria facturará los servicios prestados de acuerdo con las tarifas contratadas, a las distintas unidades de gestión que le hayan encargado el servicio. La facturación generada por los hoteles será remitida a la empresa adjudicataria del servicio, quien la comprobará y recogerá en una factura global a la que se unirán las copias de las de los hoteles. En ningún caso se recogerán facturas ni se abonarán por parte de la Universidad gastos distintos del alojamiento y desayuno, y especialmente los denominados "suplidos", que deberán ser abonados directamente por el usuario del servicio antes de abandonar el hotel. Asimismo, los gastos ocasionados por el acompañante deberán ser abonados por el usuario antes de abandonar el hotel. La Agencia de Viajes girará los costes de cada viaje (hotel, transporte, etc...) en una sola factura a la Unidad Administrativa o persona responsable que haya realizado la reserva y será la encargada de distribuir a los interesados los billetes y las reservas de los hoteles. Asimismo, las facturas deberán especificar, para cada uno de los servicios, el medio de transporte, las fechas del desplazamiento, días de estancia en cada hotel, así como el nombre del usuario/s de cada uno de los servicios de la Agencia de Viajes. Cada unidad de gestión tramitará el pago de la factura correspondiente a la utilización de los servicios que contrata. Corresponde al contratista la obtención de todas las autorizaciones y licencias, tanto oficiales como particulares, que se requieran para la realización del servicio. El contratista habrá de someterse en todo momento a las decisiones que le afecten y que sean adoptadas por la autoridad universitaria, dentro del área de su respectiva competencia. 13.- CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
Pág. 9 La Agencia de Viajes garantizará que todo el personal que preste servicio en la misma, mantendrá la más absoluta reserva sobre todos los datos que conozca como consecuencia del ejercicio de sus funciones. La infracción de los deberes de confidencialidad y secreto serán causas de resolución del contrato, sin perjuicio de la responsabilidad que pueda deducirse y que se hará efectiva por el procedimiento que corresponda 14.- INFORMES La Agencia adjudicataria facilitará, a la Universidad, al menos trimestral y anualmente, Informes de Gestión sobre los servicios de viajes prestados, que necesariamente han de incluir: Tipos de servicios prestados Destinos: frecuencia. Medios de Transporte y compañías empleadas. Hoteles: frecuencia. Gasto unitario por usuario en cada servicio
Pág. 10 ANEXO II: CONDICIONES DE ADJUDICACIÓN APARTADO 1.- Beneficios económicos expresados en forma de descuento porcentual (con un máximo de dos decimales) homogéneo y único aplicable sobre cada factura y servicios TIPOS DE DESCUENTOS DESCUENTOS EN CARGOS DE EMISIÓN DE BILLETES DE: Porcentaje (%) de descuento AVIÓN 80% TREN 80% AUTOBÚS 80% ALQUILER AUTOMÓVIL CON CONDUCTOR 80% ALQUILER AUTOMÓVIL SIN CONDUCTOR 80% DESCUENTOS EN ALOJAMIENTOS HOTELEROS 12 % DESCUENTOS EN ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y CELEBRACIÓN DE ACTIVIDADES ACADÉMICAS, DE INVESTIGACIÓN Y DE EXTENSIÓN UNIVERSITARIA 8 % APARTADO 2.- OFERTA DE ALOJAMIENTOS Número de hoteles ofertados en Salamanca y su Distrito Universitario Número En Salamanca 47 En Ávila 23 En Zamora 11 En Béjar 5 Número de hoteles ofertados en el resto de España 1.472 Número de hoteles ofertados en el extranjero 74.986
Pág. 11 RELACIÓN DE HOTELES.- La relación de hoteles ofertados por la empresa adjudicataria está disponible en la siguiente dirección: http://www.usal.es/tesoreria. No se admitirán facturas de hotel en hoteles diferentes de los incluidos en el listado, salvo que tengan un coste inferior al incluido en el presupuesto emitido por VIAJES EL CORTE INGLÉS..- Seguro de accidentes de viajes: Seguro de accidentes en viajes asociado a la tarjeta de crédito: Cobertura 1.250.000 : La agencia de viajes suscribirá una tarjeta de crédito DINERS CLUB para la USAL canalizando a través de la misma el pago de los servicios de transporte público (avión y tren) que sean susceptibles de ser cargados en esa tarjeta. Para aquellos servicios de avión y tren en los que se elija un proveedor que no admita esta tarjeta, la agencia de viajes utilizará la tarjeta MASTERD CARD que aplica un seguro en transporte público de 1.202.024,12. Resto de coberturas de la tarjeta: seguro de asistencia en viaje asociado a la tarjeta de crédito; seguro de equipaje asociado a la tarjeta de crédito (cobertura de equipaje: 2.100 ); seguro de repatriación asociado a la trjeta de crédito; anulación y reembolso de vacaciones; adelanto de fondos; responsabilidad civil..- Seguro adicional gratuito de accidentes en hoteles: Cobertura 60.101,21. (La garantía asegurada es la de fallecimiento por accidente ocurrido en la población donde se encuentre ubicado el hotel o, como máximo, en un radio de 50 Km.).- Seguro de Responsabilidad Civil: Cobertura 12.000.000 por siniestro y anualidad del seguro (con certificado de Allianz). Información adicional.- Descuentos a usuarios universitarios en viajes particulares: Descuento en la mayorista de Viajes El Corte Inglés (Tourmundial) 7% (Costas; Islas Canarias y Baleares; Europa; Portugal; América; Países Lejanos, Túnez y Marruecos; Egipto; Hoteles para escaparte; Salud y belleza; Golf; Vacaciones de verano en Canarias; Turismo rural y montaña; Lunas de Miel, Bodas de Plata; Disneyland París; Warner Bros Park; Port Aventura; Cruceros; Silversea; Hurtigruten). Posibilidad de pago de los servicios particulares con la tarjeta de compra de El Corte Inglés con la ventaja de un aplazamiento medio de pago de 45 días. Viajes El Corte Inglés aceptará como pago de los viajes particulares: tarjeta de crédito operativa en el mercado y/o tarjeta de compra de El Corte Inglés. Posibilidad de Pagos aplazados para viajes particulares a 30, 60 y 90 días sin
Pág. 12 intereses o hasta 12 meses con tipo de interés vigente. Otros mayoristas: Folletos con 4% de descuento (Condor Vacaciones; Politours; Soltour; Panavisión; Transrutas; Mapa Tours) y otros folletos con 6% de descuento (Panavisión; Pullmantur).
Pág. 13 ANEXO III IMPRESO NORMALIZADO DE PETICIÓN DE SERVICIOS DATOS DEL SOLICITANTE (1) Nombre: Cargo: FACULTAD / ESCUELA / CENTRO Teléfono de contacto CENTRO DE COSTE Clave orgánica Clave funcional DATOS DEL TITULAR (2) Funcionario de la USAL: SÍ NO Nombre: Teléfono de contacto FACULTAD / ESCUELA / CENTRO Asistencia a: Tribunal oposición Tribunal tesis Comisión servicios Otros DATOS DE LA PRESTACIÓN SOLICITADA 1.- TRANSPORTE: SÍ NO Medio de transporte: Avión Tren Autobús Alquiler de vehículo Itinerario Fecha de salida Fecha de entrada 2.- ALOJAMIENTO: SÍ NO Plaza Hotel Núm. noches Fecha de salida Fecha de entrada OBSERVACIONES: Queda autorizada la prestación del servicio arriba indicada, el importe se imputará al Centro de Coste que se indica. En Salamanca, a... de... de... EL RESPONSABLE DEL CENTRO DE COSTE (1) Solicitante: Persona responsable que autoriza la prestación (2) Titular: Beneficiario de la prestación
Pág. 14 ANEXO IV DIRECCIONES DE CONTACTO (PARA SALAMANCA, AVILA Y ZAMORA).- Delegación de VIAJES EL CORTE INGLÉS en SALAMANCA: Dirección: Paseo de la Estación, 18-20. 37004 Salamanca. Tlf.: 923.282.057 Fax: 923.240.533 Interlocutor con la USAL: Jesús Manuel Miguel (Jefe de Área de Castilla y León). Responsable a atención a la USAL: Carmen Losada Torres..- Servicio de atención de incidencias 24 horas: VIAJES EL CORTE INGLÉS, S.A. Avda. de Cantabria, 51. 28042 MADRID Teléfonos: 902.180.129 y 91.748.06.38 Horario de atención: Lunes a viernes de 18:00 h. a 10:00 h. (fuera del horario de oficina) Sábados, domingos y festivos: 24 horas..- Habilitación de dirección de correo electrónico exclusivo para la USAL: usal@viajesci.es HORARIO DE ATENCIÓN AL PÚBLICO EN OFICINAS.- De lunes a viernes, en horario de 09:30 a 14:00 horas y de 16:30 a 20:00 horas.